文件制度15篇

更新時間：2024-11-20 查看人數(shù)：79

目錄
1.文件管理制度包括哪些方面 2.文件管理制度重要性 3.文件管理制度方案 4.文件制度15篇

文件制度

文件制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了企業(yè)內(nèi)部所有文檔的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索和廢棄等一系列流程。這些流程涉及到的文件類型包括但不限于政策文件、操作手冊、項目報告、財務(wù)報表、合同協(xié)議等。文件制度不僅關(guān)乎企業(yè)的日常運營，也是保障信息準確無誤、防止數(shù)據(jù)泄露、確保合規(guī)性的重要手段。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準，如按功能、部門、重要程度等，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

2. 文件審批流程：規(guī)定文件從起草到發(fā)布的審批步驟，確保文件內(nèi)容的合法性和有效性。

3. 文件存儲與保護：設(shè)定文件的存儲位置、格式、期限，以及安全保護措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

4. 文件使用與更新：明確文件的使用權(quán)限，規(guī)定更新頻率和修訂流程，確保信息的時效性。

5. 文件歸檔與廢棄：設(shè)定文件的歸檔標(biāo)準和廢棄條件，遵循相關(guān)法律法規(guī)進行文件生命周期管理。

6. 文件審計與監(jiān)督：設(shè)立定期的文件審核機制，監(jiān)控文件制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

重要性

1. 提高效率：清晰的文件制度能減少尋找文件的時間，提高工作效率。

2. 保證質(zhì)量：通過審批流程確保文件內(nèi)容的準確性和完整性，降低錯誤發(fā)生的可能性。

3. 防范風(fēng)險：嚴格的文件管理能防止敏感信息泄露，保護企業(yè)利益。

4. 促進合規(guī)：符合行業(yè)標(biāo)準和法規(guī)要求的文件制度，有助于企業(yè)在審計和檢查中順利過關(guān)。

5. 傳承知識：完善的文件存儲和歸檔，有助于企業(yè)知識的積累和傳承。

方案

1. 制定文件管理制度：由企業(yè)管理層主導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)實際需求，制定全面的文件管理制度。

2. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：組織員工進行文件管理制度的培訓(xùn)，確保每個人都了解并遵守規(guī)定。

3. 技術(shù)支持：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如云存儲、權(quán)限管理系統(tǒng)，提升文件管理的便捷性和安全性。

4. 定期評估：設(shè)置定期評估機制，根據(jù)實際情況調(diào)整和完善文件制度。

5. 強化責(zé)任：明確各部門和個人在文件管理中的職責(zé)，對于違反規(guī)定的要進行相應(yīng)處理。

以上方案旨在構(gòu)建一個高效、安全、合規(guī)的文件管理體系，通過持續(xù)優(yōu)化，確保企業(yè)文件制度始終適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境的變化。

文件制度范文

第1篇電子文件管理制度規(guī)范

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1) 開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2) 開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

3) 產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4) 產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準確性、合理性負責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段,設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。

3、設(shè)計文件的提交以starteam為準,設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

1、各相關(guān)負責(zé)人負責(zé)技術(shù)文件的審核和批準;技術(shù)文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時,須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準,并填寫《借閱登記表》,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。

第2篇建設(shè)集團公司公文事務(wù)性文件管理制度

建設(shè)集團公司公文及事務(wù)性文件管理制度

1.目的

為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術(shù)語和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復(fù)上級單位的詢問(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。

3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內(nèi)容

4.1.公文相關(guān)工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會簽;

4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。

代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;

年份應(yīng)標(biāo)全稱,用小括號[]括入;

序號即當(dāng)年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加第字;

編號示例:浙中建[2022]第1號;(即浙江__建設(shè)集團有限公司2022年所發(fā)的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對外發(fā)文,由總裁負責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。

4.2.事務(wù)性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號、文件主題(或文件名稱)和頁碼,以便于檢索;文件主題應(yīng)簡要準確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標(biāo)識用第頁共頁的形式標(biāo)識;

4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;

4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號:

一般性事務(wù)文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;

公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;

部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;

文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

年度編號以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;

每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時用1表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時用2表示,版本標(biāo)識時數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);

編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2022年2月財務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程zc決議jy方案fa計劃jh

議案ya制度zd批復(fù)pf申請sq

流程lc合同ht通告tg報表bb

工作聯(lián)系單l_d通知tz總結(jié)zj日報rb

備忘錄bwl會議紀要hyjy信函_h周報zb1

傳真cz報告bg決定jd月報yb

指示zs請示qs招標(biāo)zb其他qt

說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時由行政人事部制定。

6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見附件。

附件1:表22 對外傳真表

附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表

附件3:表24工作聯(lián)系表

附件4:表25市場營銷人員工作月報表

浙江__建設(shè)集團有限公司

二零一五年二月十二日

第3篇文件管理制度(范文)

小編在這里分享一篇文件管理制度,希望大家以后在使用文件時要多加注意哦。

(一)總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍:

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度;

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;

(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

(6)其他有關(guān)重大事項;

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條發(fā)文程序規(guī)定:

1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;

5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé));

7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后,按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā);

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;

11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍:

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責(zé)歸檔:

(1)上級機關(guān)來文,包括上級對單位報告、申請的批復(fù);

(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;

(4)支部黨員代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

(9)單位日志和大事記;

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

第十七條實施及修改本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。

第4篇 af市二輕聯(lián)社文件管理制度

一、文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件,具體由辦公室負責(zé)。

二、對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。

三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

五、傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

第5篇文件、檔案資料管理制度

一、文件管理

1、文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關(guān)素材，做好前期的準備工作。

2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。

3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。

4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。

5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。

二、檔案資料管理

1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴格登記。

2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。

3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。

4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)>;批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。

5、機密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應(yīng)由指定人員負責(zé)，并采取必要的安全措施。

7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時清理。

8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。

10、各部門文檔負責(zé)人對自己所負責(zé)保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。

11、文檔資料負責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。

12、若文檔負責(zé)人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

13、新接管檔案管理的負責(zé)人要盡快熟悉負責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。

14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。

第6篇工貿(mào)企業(yè)文件管理制度

一、目的

通過對本公司制定的，與安全標(biāo)準化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對本公司安全標(biāo)準化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程的管理。

三、機構(gòu)與職責(zé)

3.1 企業(yè)主要負責(zé)人負責(zé)本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)和安全標(biāo)準化文件的批準和發(fā)布。

3.2安全管理部門負責(zé)安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.3安全管理部門負責(zé)組織編寫安全標(biāo)準化文件。

3.4各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫。

3.5辦公室負責(zé)廠級文件的備案、登記、發(fā)放。

3.6安全管理部門負責(zé)組織安全標(biāo)準化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改和修訂。

3.7各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。

四、文件管理程序

4.1文件的制定

4.1.1安全管理部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準化建設(shè)實施指南》要求，結(jié)合本公司實際，組織制定企業(yè)的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準化文件，經(jīng)生產(chǎn)安全部門負責(zé)人審核、企業(yè)負責(zé)人批準后發(fā)布、實施。

4.1.2 各職能部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準化建設(shè)實施指南》要求，根據(jù)本公司實際，制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度，經(jīng)部門負責(zé)人審核、安全管理部門負責(zé)人批準后發(fā)布、實施。

4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析，經(jīng)風(fēng)險評價小組評價后，制定崗位安全操作規(guī)程，

4.1.3.1操作規(guī)程中應(yīng)有崗位主要危險源的辨識內(nèi)容和危險源的分布情況說明，并應(yīng)包含企業(yè)的各個崗位以及主要設(shè)備設(shè)施等；如果是危險源，還應(yīng)制定緊急情況下的處置方案（事故情況下的的操作規(guī)程）。

4.1.3.2崗位操作規(guī)程（或作業(yè)指導(dǎo)書）主要要求：

1）操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書（作業(yè)標(biāo)準）應(yīng)覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產(chǎn)區(qū)域；

2）崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產(chǎn)規(guī)章的要求基本相同；

3）崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術(shù)人員，按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風(fēng)險進行編制，方便員工掌握和執(zhí)行；

4）在新工藝、新技術(shù)、新裝置投產(chǎn)或使用前，組織編制新的操作規(guī)程；

5）企業(yè)應(yīng)保證各崗位相關(guān)的操作規(guī)程是最新的有效文件。

4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經(jīng)部門負責(zé)人審核，安全管理部門負責(zé)人批準后發(fā)布、實施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個崗位，并做發(fā)放記錄。同時，需要對員工進行培訓(xùn)，看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。

4.2發(fā)放管理

4.2.1辦公室負責(zé)文件的發(fā)放管理。

4.2.2 文件在發(fā)放前，辦公室確定發(fā)放范圍。

4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，填寫《文件發(fā)放（回收）登記表》，領(lǐng)用人簽字。

4.3文件的修改與修訂

4.3.1 在下列情況時應(yīng)及時對相關(guān)規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進行修訂：

1）當(dāng)國家法律、法規(guī)、規(guī)程、標(biāo)準廢止、修訂或新頒布時；

2）當(dāng)企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時；

3）當(dāng)生產(chǎn)設(shè)施新建、擴建、改建時；

4）當(dāng)工藝路線和裝置設(shè)備發(fā)生變革時；

5）當(dāng)上級安全監(jiān)督部門提出相關(guān)意見時；

6）當(dāng)安全大檢查、風(fēng)險評價過程中發(fā)現(xiàn)涉及到規(guī)章制度層面的問題時；

7）當(dāng)分析重大事故和重復(fù)事故原因，發(fā)現(xiàn)制度因素時；

8）其他有關(guān)事項。

4.3.2安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責(zé)人遞交書面申請報告，經(jīng)部門負責(zé)人審核、安全部門負責(zé)人批準后，將申請報告交辦公室對安全生產(chǎn)管理制度進行修改或修訂。

4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責(zé)人遞交書面申請，經(jīng)部門負責(zé)人審核、安全部門負責(zé)人批準后，將申請報告交歸口部門，由歸口部門對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。

4.3.4安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改

4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。

4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。

4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。

4.4 文件的評審

辦公室每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。

4.5文件殘破、缺失后的補發(fā)

4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.5.2當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時，領(lǐng)用部門單位應(yīng)寫明原因，經(jīng)部門單位負責(zé)人審核、經(jīng)主管安全部門負責(zé)人審批后，到辦公室辦理更換手續(xù)，交舊領(lǐng)新，文件使用原發(fā)放號。

4.5.3文件丟失，當(dāng)事人應(yīng)寫明原因，經(jīng)部門單位負責(zé)人審核、主管安全部門負責(zé)人審核批準后，到辦公室辦理補發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號，并注明原號作廢。必要時，由辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門，防止誤用。

4.6文件的借閱

4.6.1文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。

4.6.2外來人員需借閱時，必須經(jīng)安全部門負責(zé)人審批后方可向用戶提供。

4.7廢止和回收

新版本文件發(fā)布時，舊版本文件同時廢止或失效，辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。

第7篇特種設(shè)備文件記錄管理制度

1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄,確保文件和記錄規(guī)范管理,制定本制度。

2文件管理

2.1職責(zé)

2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。

2.1.2特種設(shè)備管理部門負責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制;審核操作規(guī)程;獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。

2.1.3特種設(shè)備管理部門負責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。

2.1.4設(shè)備管理部門負責(zé)操作規(guī)程的編制。

2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理

2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取,可通過網(wǎng)上下載;書店購買;政府部門或相關(guān)方等獲取。

2.2.2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求,由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性,并由特種設(shè)備安全管理部門負責(zé)及時通知到相關(guān)部門。

2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求,由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達,如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等,確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。

2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時,由特種設(shè)備安管理部門及時識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求,并負責(zé)通知到相關(guān)部門。

2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負責(zé)組織編寫,安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負責(zé)組織編寫,特種設(shè)備管理部門審核,安全生產(chǎn)責(zé)任人批準。

2.4特種設(shè)備管理負責(zé)特種設(shè)備文件歸檔,檔案室負責(zé)發(fā)放,各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

2.5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請,特種設(shè)備管理部門審核,安全生產(chǎn)責(zé)任人批準后執(zhí)行更改

2.7文件一般情況下,不允許外借,若因工作需要,如提供給顧問公司,政府機關(guān)或客戶等,由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準后方可外借。

3記錄管理

3.1管理職責(zé)

3.1.1特種設(shè)備管理部門負責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實施政府部門制定的記錄;負責(zé)檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

3.1.2特種設(shè)備管理部門負責(zé)記錄的格式設(shè)計;使用部門本部門負責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。

3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄,由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放,各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

3.3記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,不可隨意涂改,若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目,用斜杠“/”劃去,各相關(guān)欄目負責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容,應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容,在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容,同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

第8篇特種設(shè)備文件和記錄管理制度

1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。

2文件管理

2.1職責(zé)

2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。

2.1.2特種設(shè)備管理部門負責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制；審核操作規(guī)程；獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。

2.1.3特種設(shè)備管理部門負責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。

2.1.4設(shè)備管理部門負責(zé)操作規(guī)程的編制。

2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理

2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網(wǎng)上下載；書店購買；政府部門或相關(guān)方等獲取。

2.2.2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求，由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性，并由特種設(shè)備安全管理部門負責(zé)及時通知到相關(guān)部門。

2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。

2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時，由特種設(shè)備安管理部門及時識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負責(zé)通知到相關(guān)部門。

2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負責(zé)組織編寫，安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負責(zé)組織編寫，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準。

2.4特種設(shè)備管理負責(zé)特種設(shè)備文件歸檔，檔案室負責(zé)發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

2.5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準后執(zhí)行更改

2.7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關(guān)或客戶等，由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準后方可外借。

3記錄管理

3.1管理職責(zé)

3.1.1特種設(shè)備管理部門負責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實施政府部門制定的記錄；負責(zé)檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

3.1.2特種設(shè)備管理部門負責(zé)記錄的格式設(shè)計；使用部門本部門負責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。

3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄，由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

3.3記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

第9篇某公司文件管理制度

f公司文件管理制度

1、發(fā)文程序:包括起草、校對、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。

1.1起草:發(fā)文的草稿由發(fā)文部門/主辦部門指定專人撰寫,文稿擬成后,擬稿人填寫《發(fā)文稿箋》,經(jīng)部門負責(zé)人核稿后,到總經(jīng)辦領(lǐng)取文件編號,按會簽流程報領(lǐng)導(dǎo)審批。

1.2會簽:發(fā)文單位對涉及管理范圍文件或事關(guān)重大涉及面廣的內(nèi)容應(yīng)提請相關(guān)部門會簽。

1.3發(fā)送:經(jīng)各部門會簽完畢,總/副經(jīng)理審批后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一按發(fā)放對象發(fā)文發(fā)送。

2.4.1文件經(jīng)裝訂后由總經(jīng)辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對象發(fā)文,整理歸檔,并請收文人員在發(fā)文登記表上簽字。

2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。

2.4.3總經(jīng)辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。

2.4.4總經(jīng)辦保存原稿,發(fā)文稿箋及三份打印稿,并做好歸檔整理工作。

具體詳見文件審批流程圖。

3、發(fā)文格式與使用表單

3.1發(fā)文稿箋

3.2制度文件編制格式

3.3發(fā)文格式

3.4批復(fù)意見

3.5傳閱表

3.6發(fā)(收)文登記表

3.6.1對內(nèi)行文:指__集團公司及其子公司、分公司、辦事處。

分兩種:一、制度類:如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等

二、申請類:申請、報告、批示等

一、制度類行文的字號規(guī)定如下:

公司行文的字號為:_1_2_3字〔_4〕第○○○○號。_1_2為公司及地區(qū)別,_2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;_3為部門簡稱,_4為年份別,○○○○為公司各部門收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體簡稱如下:

國際物流部為--------智總國字[2001]第號

國內(nèi)物流部為-------- 智總物字[2001]第號

人力資源部為-------- 智總?cè)俗諿2001]第號

財務(wù)部為-------------- 智總財字[2001]第號

信息部為-------------- 智總信字[2001]第號

辦公室為-------------- 智總辦字[2001]第號

市場部為-------------- 智總市字[2001]第號

二、申請類_1_2_3字〔_4〕第○○○○號。_1_2為公司及地區(qū)別,_2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;_3為批復(fù)意見簡稱,_4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:

智總批字[2001]第03001號。

3.4.2對外行文:除對內(nèi)行文即對外行文,指對__集團公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。

對外行文的字號規(guī)定如下:

公司對外行文的字號為:_1_2〔_4〕總字第○○○○號。_1_2為公司簡稱;_3為地區(qū)別,_4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:

智深總字[2001]第號

4、外來文件的接收與傳閱

4.1外來的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經(jīng)辦負責(zé)簽收,并分類登記,由部門負責(zé)人提出處理意見后,總經(jīng)辦應(yīng)及時按要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤。

4.2需傳閱的文件由總經(jīng)辦按傳閱要求進行遞送,并請傳閱人在傳閱登記表上簽署意見,經(jīng)傳閱的文件與傳閱登記表由總經(jīng)辦歸檔保管。

第10篇工程文件管理工作制度

1.總則

1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。

1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機構(gòu))及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。

1.3.工程文件分類及其組成。

1.3.1設(shè)計文件。指由設(shè)計單位通過建設(shè)單位提供,或由建設(shè)單位提供,或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準以及其相應(yīng)的設(shè)計修改通知,或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。

1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計、施工技術(shù)措施、施工計劃、材料供應(yīng)計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關(guān)的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。

其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。

1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件,以及有關(guān)工程建設(shè)活動的批復(fù)、簡報、通報、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀要等,所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。

1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動有關(guān)的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。

1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知,并在二日內(nèi)補發(fā)書面文件。

1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定,否則不符合文件傳遞程序的文件,可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責(zé)任,由責(zé)任方承擔(dān)。

2.設(shè)計文件管理

2.1建設(shè)單位提供用于工程實施的設(shè)計文件均為一式十八份,監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。

2.2設(shè)計文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計單位簽訂的供圖計劃,按時提供給建設(shè)單位。監(jiān)理公司于收到建設(shè)單位設(shè)計文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設(shè)計文件,提出修改意見,通過建設(shè)單位轉(zhuǎn)達回設(shè)計單位研究處理;審核合格圖紙,交承包商執(zhí)行。

2.3承包商對收到的設(shè)計文件應(yīng)進行仔細閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量),對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實施過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計文件中存在的缺陷或錯誤,應(yīng)在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位,供監(jiān)理工程師在施工前或該項作業(yè)實施前作出修改和補充,避免由此引起返工和造成損失。

2.4正式施工前設(shè)計文件必須經(jīng)過會審。

2.5施工過程中,若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設(shè)計文件不符的重大變化,承包商應(yīng)及時書面通知監(jiān)理單位,并提出處理或變更建議報監(jiān)理工程師審批。

2.6施工期間,監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設(shè)單位授權(quán)所簽發(fā)的施工變更指示,承包商應(yīng)予執(zhí)行。

2.7除非合同文件另有規(guī)定,或監(jiān)理文件另有要求,否則經(jīng)監(jiān)理批準的設(shè)計文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示),在送達承包商6小時后生效。

2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計文件,也可通過監(jiān)理公司向建設(shè)單位申請追加提供圖紙份數(shù),并為此支付其費用。

2.9由建設(shè)單位或監(jiān)理公司所提供的設(shè)計文件,承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。

3.施工文件管理

3.1承包商應(yīng)依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求,報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內(nèi)容、格式和細節(jié)應(yīng)符合建設(shè)單位和監(jiān)理公司的要求。

3.2對于已經(jīng)批準的施工文件,若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化,或必須對施工文件作實質(zhì)性的變更,承包商仍應(yīng)按上述要求及時提出書面文件重新報請建設(shè)單位或監(jiān)理公司審批。

3.3合同文件規(guī)定由承包商負責(zé)設(shè)計的工程項目,承包商必須于開工十四天以前,一式四份報監(jiān)理工程師審批。

3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應(yīng)一式四份遞交監(jiān)理公司,并由監(jiān)理公司資料員負責(zé)簽收。經(jīng)建設(shè)單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領(lǐng)取。

3.5對于應(yīng)報送審批并業(yè)已送達的施工文件,監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作,審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復(fù)意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關(guān)規(guī)定和要求修改后重新報送,并承擔(dān)由此所造成施工延誤及經(jīng)濟損失等的合同責(zé)任。

3.6施工文件的報送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時,按有關(guān)監(jiān)理實施細則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。

3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批,可認為該報審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后,監(jiān)理仍有權(quán)對該報審文件提出異議和批復(fù),承包商應(yīng)予執(zhí)行。

4.建設(shè)單位指示或向建設(shè)單位單位報送的文件

4.1除非建設(shè)單位中有指示或合同文件另有規(guī)定,否則承包商向建設(shè)單位報送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司,并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達。

4.2除非建設(shè)單位另有指示或合同文件另有規(guī)定,否則建設(shè)單位關(guān)于工程項目施工的主要意見和決策,都將通過監(jiān)理公司向承包商下達實施。

5.監(jiān)理文件管理

5.1監(jiān)理文件的送達時間以承包商授權(quán)部門與機構(gòu)負責(zé)人或指定簽收人的簽收時間為準。

5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議,可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi),向監(jiān)理公司提出確認或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時限內(nèi)對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復(fù),逾期未予回復(fù)表示監(jiān)理公司對原指令予以確認。

5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認意見有異議,可于該文件或確認意見送達后的3天內(nèi)向建設(shè)單位單位申請復(fù)議,并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的一切費用與損失。

5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認意見)或建設(shè)單位的指示(包括其復(fù)議意見)有異議,應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下,通過友好協(xié)商尋求全面解決。

若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見,建設(shè)單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進行仲裁或提交法律程序,但應(yīng)事先將此意向通報監(jiān)理單位

5.5除非監(jiān)理公司或建設(shè)單位復(fù)議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改,否則在復(fù)議、評審或仲裁期間,原已送達的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。

6.工程文件傳遞與受理

6.1工程文件傳遞流程圖:

設(shè)計文件

設(shè)計單位

項目法人

項目法人指示

監(jiān)理單位

監(jiān)理文件

承包商

施工文件

主導(dǎo)流向

反饋流向

6.2屬緊急工程文件,必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章,受理方應(yīng)在一個合理的短時間內(nèi)作出處理。在非常情況下,還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點,并在隨后的8小時內(nèi)補送書面正式文件。

6.3為促進工程建設(shè)的順利進展和工程建設(shè)合同的切實履行,根據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理合同》文件規(guī)定,建設(shè)單位應(yīng)在14天(對于急件,應(yīng)在一個更短的時間)內(nèi),就監(jiān)理方書面提交并要求建設(shè)單位作出決定的事宜作出書面決定送達監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設(shè)單位的決定意見,可理解為建設(shè)單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議,并將該建議意見視為建設(shè)單位的決定。

第11篇 iso9000文件-消防管理程序制度

公司程序文件版號: a

修改號: 0

ej-qp4. 2消防管理程序頁碼: 1/3

1.目的:

加強消防工作的管理,貫徹以防為主的方針,確保小區(qū)人身財產(chǎn)的安全。

2.適用范圍:

適用于本小區(qū)的消防管理。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.8、4.9、4.10、4.13章

3.2 iso9002標(biāo)準第4.8、4.9、4.10、4.13章

4.職責(zé):

4.1公司全體員工及分承包商員工為義務(wù)消防員;

4.2公司管理者代表為義務(wù)消防隊總指揮;

4.3保安服務(wù)部負責(zé)日常消防的預(yù)防工作;

4.4保安服務(wù)部主任檢查、監(jiān)督日常消防工作。

5.工作程序:

5.1成立義務(wù)消防隊。

5.1.1由保安服務(wù)部成立義務(wù)消防隊,保安服務(wù)部主任即為義務(wù)消防隊負責(zé)人。

5.1.2將義務(wù)消防隊成員名單交給綜合辦公室備案。

5.1.3義務(wù)消防隊負責(zé)人,負責(zé)有關(guān)消防工作的監(jiān)督和檢查。

5.2消防設(shè)備管理和檢查:

5.2.1根據(jù)深圳市消防局制定的《消防條例》,配備消防器材和設(shè)施。

5.2.2義務(wù)消防隊建立《消防設(shè)備登記表》和《消防設(shè)備平面圖》。

5.2.3對小區(qū)消防設(shè)施按《消防設(shè)備、設(shè)施標(biāo)識各檢查方法》標(biāo)出明顯標(biāo)記。

5.2.4每月保安服務(wù)部根據(jù)制定的《消防檢查制度》負責(zé)對消防設(shè)施進行檢查,并在《消防器材設(shè)施檢查表》中作好記錄。

5.3消防檢查:

5.3.1保安服務(wù)部主任制定消防檢查制度,根據(jù)該制度對小區(qū)及地下車庫的消防情況進行檢查,做質(zhì)量記錄。

5.3.1.1對損壞消防設(shè)施、器材的,要求先行修復(fù)并賠償損失。

5.3.1.2對違章使用、更改天然氣管道的,要求停止作業(yè),恢復(fù)原狀。

5.3.1.3對裝修使用易燃易爆物品的,責(zé)令停業(yè)使用,更換其它物品方可再施工。

5.3.1.4其它:視具體情況提出改進要求。

5.3.2對違章情況由消防隊長提出《整改通知書》,發(fā)至相關(guān)單位,

限期改進并跟蹤驗證整改效果。

5.4消防知識培訓(xùn):

5.4.1對住戶的消防要求:

5.4.1.1通過發(fā)放《住戶須知》向住戶宣傳安全用電、用水、安全專用樓宇等常識。

5.4.1.2義務(wù)消防員必須接受消防技能培訓(xùn)。綜合辦公室組織義務(wù)消防隊消防知識的培訓(xùn),并將培訓(xùn)結(jié)果填寫在各人培訓(xùn)檔案。

5.4.2對員工每年學(xué)習(xí)消防知識,增強消防意識,學(xué)習(xí)內(nèi)容:公司制定的《消防檢查制度》、學(xué)習(xí)情況,參加人員要詳細記錄。

5.5消防演練:

5.5.1由保安服務(wù)部每年組織一次消防演練。

5.5.2由保安服務(wù)部主任擬制演練計劃,由管理者副代表批準后,責(zé)成保安服務(wù)部實施。

5.5.3演練后,由保安服務(wù)部組織座談、總結(jié),將總結(jié)形成文字后上報綜合辦公室存檔。

5.6火災(zāi)事故處理:

5.6.1火災(zāi)事故處理程序參見《火災(zāi)應(yīng)急措施》。

5.6.2由保安服務(wù)部主任責(zé)成具體事故單位寫出火災(zāi)事故報告。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《消防檢查制度》 ej-wi-qp4.2-01

6.2《火災(zāi)應(yīng)急措施》 ej-wi-qp4.2-02

6.3《整改通知書》 &

nbsp; ej-wi-qp4.9-05

6.4《消防器材設(shè)施檢查表》 ej-qr-qp4.2-01

6.5《消防設(shè)備登記表》 ej-qr-qp4.2-02

6.6《消防設(shè)備、設(shè)施標(biāo)識和檢查方法》 ej-wi-qp4.2-03

6.7《火災(zāi)隱患檢查表》 ej-qr-qp4.2-03

6.8《消防設(shè)備、設(shè)施檢查卡》 ej-qr-qp4.2-04

6.9《消防設(shè)備平面圖》 ej-wi-qp4.2-04

6.10《消防演練計劃表》ej-qr-qp4.2-05

6.11《消防演練總結(jié)》ej-qr-qp4.2-06

6.12《消防值班記錄》ej-qr-qp4.2-07

6.13《消防系統(tǒng)的檢測和保養(yǎng)規(guī)程》ej-wi-qr4.2-05

第12篇文件管理規(guī)定制度

文件管理規(guī)定制度【1】

機要文件是傳遞、國務(wù)院和省委、政府密級較高的文件,機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批,文件應(yīng)于當(dāng)日處理,電報、急件隨到隨處理。

(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進行傳閱。

(三)需辦理的,按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。

(四)歸檔,交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示,要及時通知有關(guān)科室辦理,并做好機要文件管理,防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守,認真負責(zé),嚴守保密規(guī)定,做到不該說的不說。

(二)對于機要文件,要單獨存放,嚴加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件,需經(jīng)辦公室主任批準;絕密級文件一般不外借,確需借閱,需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件,不得復(fù)制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件,應(yīng)及時清理收回,分類整理,保持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應(yīng)及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

[文件管理制度范文篇四:辦公室管理制度]

第一章總則

一、為了加強辦公室管理,明確公司內(nèi)部管理職責(zé),使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準化、制度化和規(guī)范化,結(jié)合實際情況,特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。

三、切合公司實際,根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé),簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

第二章職責(zé)范圍

一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo),在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作,保證各項事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系,為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

五、負責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達各種指令,及時做出整理,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他工作,如:名片印制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范,相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。

第四章辦公室事務(wù)管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中,文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的,檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規(guī)定。

(一)文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責(zé)起草,行政人事部負責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計

1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二)文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。

4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實際需要及上級安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。

2、按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫<發(fā)文簿>,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進度表;閱讀者需認真學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對照編號列出整理清單。

5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。

6、辦公室負責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責(zé)承擔(dān)。

7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設(shè)計

起草文書→填寫<發(fā)文簿>(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對照編目,列出清單。

4、各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設(shè)計

根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理,規(guī)范辦公用品管理各項程序,節(jié)約辦公經(jīng)費,提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責(zé)辦公用品的處理和管理工作,權(quán)責(zé)一致嚴格要求,無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行“日清月結(jié),出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。

4、辦公用品的采購,應(yīng)進行多方比較,保證性價比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用,合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責(zé)。

2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經(jīng)部門主管批準,財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據(jù)具體實際進行靈活處理,但必須經(jīng)部門主管批準。

3、根據(jù)物品所屬類別,對辦公用品進行及時出入庫登記,注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等,做到賬物相符。

4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放,并做好填表記錄;因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記,事后須及時補填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬,每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。

第三條管理流程設(shè)計

編制<需求計劃表>審批采購入庫登記發(fā)放

編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù),規(guī)范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗,服務(wù)到位,保證借還流程有序進行。

3、根據(jù)圖書類別,對圖書進行編號,并制作目錄卡以備員工查閱。

第二條制度規(guī)范

1、各部門可根據(jù)實際工作需要,申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書,辦公室每季度負責(zé)采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理,貼上類別標(biāo)簽并編號登記,注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿,未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者,按照規(guī)定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點、畫線、涂寫,如嚴重損害或丟失圖書,需做出相應(yīng)的賠償,丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點,如遇圖書丟失,查明原因,報部門主管,按指示行事。

第三條管理流程設(shè)計

1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書,再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條管理要點

1、為了提高會議質(zhì)量,促進有效溝通,提高行動能力,進而規(guī)范會議管理。

2、根據(jù)公司實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精,講究高效原則。

4、會議負責(zé)人有效的控制會議,明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進程的能力與水平,保證會議實效。

5、按照制度規(guī)定,嚴格會議管理,參會人員準時參加會議,并遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢,明確會議要點,做好一切準備工作。

第二條制度規(guī)范

1、收_議議題,根據(jù)選定的議題收_上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責(zé)會議的召開并負責(zé)現(xiàn)場秩序的維護,行政專員負責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。

3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項,及時整理好會議記要或者會議決議,打印并張貼。

4、按照時間排列,將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設(shè)計

會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與,做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點

1、為了營造一個良好的工作環(huán)境,樹立公司形象,保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。

2、按照規(guī)定,清潔人員完成所有規(guī)定項目,并達到相應(yīng)潔凈標(biāo)準。

3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人,管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。

第二條制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排,輪流打掃清潔,行政人事部人員負責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制,辦公室管理人員負責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生,當(dāng)日值日生按時做好所有的清潔,監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護,保證地面整潔,茶水供應(yīng),洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目,填寫<清潔衛(wèi)生值日表>,監(jiān)督員認真核實,并填寫<清潔衛(wèi)生監(jiān)督表>。

6、未按要求清潔者,按照規(guī)定予以處罰。

第三條流程設(shè)計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理

六、日常事務(wù)管理

(一)接待管理

第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分,為使接待工作規(guī)范有序,維護公司的良好形象,對接待工作做具體的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應(yīng)落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴格自己要求,做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條接待人員問清來者意圖,引領(lǐng)其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續(xù)工作。

第四條流程設(shè)計:接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

(二)報刊收發(fā)整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要,訂閱報刊,做出計劃預(yù)算,負責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

第二條辦公室管理人員負責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上,報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽,但不得帶出公司或隨意撕剪,閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。

第四條報紙每周更換一次,所有報紙每季度處理一次。

第五條流程設(shè)計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理

(三)后勤管理

第一條為了認真貫徹公司的各種制度,充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性,根據(jù)實際嚴格制度。

第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。

第三條辦公室人員負責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護,及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

第四條根據(jù)外出工作人員情況,及時督促其按時填寫外出工作時間登記,如實填寫時間及外出事由。

第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計,每兩周進行一次考勤匯總統(tǒng)計,月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的考勤匯總。

第六條流程設(shè)計:監(jiān)督→如實審核→匯總登記→報表

(四)文化宣傳管理

第一條負責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作,同時負責(zé)公司外部的宣傳維護工作。

第二條根據(jù)需要,及時收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。

第三條關(guān)注國家政策法規(guī),及時記錄政策動向,制作簡報以供學(xué)習(xí)。

第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料,豐富大家的知識面,附上簽閱單進行進度跟蹤。

第五條流程設(shè)計:獲取信息來源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔

(五)其他事務(wù)

第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。

第二條負責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。

第三條負責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護工作。

第四條協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他任務(wù)。

附則

第一條本制度由行政辦公室制定,解釋權(quán)歸辦公室。

第二條本辦法由總經(jīng)理核準后實施,修改時亦同。

[文件管理制度范文篇二:電子技術(shù)文件管理制度]

一、總則

1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

二、技術(shù)文件的編制

1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

具體包括:

1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

4)產(chǎn)品維護階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準和規(guī)定要求。

3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準確性、合理性負責(zé)。

三、技術(shù)文件的提交

1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中,設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

3、設(shè)計文件的提交以starteam為準,設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進行刪除。

四、技術(shù)文件的歸檔

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時,須填寫<設(shè)計項目歸檔資料清單>,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。

五、技術(shù)文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準,并填寫<借閱登記表>,然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進行查閱。

3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。

5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責(zé)任追究

各部門應(yīng)嚴格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

辦公室文件管理制度【2】

(一)總則

第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條公文的簽收

2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應(yīng)立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

第七條文件的傳閱與催辦。

3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。

6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍:

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度;

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;

(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;

(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

(6)其他有關(guān)重大事項;

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。

(四)發(fā)文程序與要求

第十條發(fā)文程序規(guī)定:

1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé));

7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;

8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;

9.文稿審核會簽后,按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準簽發(fā);

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;

11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十五條文件的歸檔范圍:

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責(zé)歸檔:

(1)上級機關(guān)來文,包括上級對單位報告、申請的批復(fù);

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;

(4)支部中國**黨地方各級代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;

(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

(9)單位日志和大事記;

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的銷毀

第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

第十七條實施及修改本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。

第13篇物業(yè)管理公司文件管理制度（9）

物業(yè)管理公司文件管理制度(九)

1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。

3、各部門接文件后,要當(dāng)日閱辦,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。

4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。

5、各部門在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。

7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關(guān)會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。

第14篇安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產(chǎn)、安全標(biāo)準化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制,保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標(biāo)準化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責(zé)

1.項目經(jīng)理負責(zé)本項目安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)、安全標(biāo)準化文件、應(yīng)急預(yù)案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發(fā)布。

2.分管安全副經(jīng)理負責(zé)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。

3.安全科負責(zé)組織編寫安全標(biāo)準化文件。

4.各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全操作規(guī)程的編寫與審核。

5.安全科負責(zé)組織標(biāo)準化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準化基本規(guī)范》要求,結(jié)合本項目實際,組織制定項目的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準化文件,經(jīng)分管安全副經(jīng)理審核、項目經(jīng)理批準后發(fā)布、實施。

2.各職能部門根據(jù)《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準化基本規(guī)范》要求,根據(jù)本公司實際,制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度,經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。

(二)發(fā)放管理

1.文件在發(fā)放前,安全科確定發(fā)放范圍。

2.安全科按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放,填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》,領(lǐng)取人簽字。

3.當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時,領(lǐng)取科室、施工隊?wèi)?yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審批后,到安全科辦理更換手續(xù),交舊領(lǐng)新,文件使用原發(fā)放號。

4.文件丟失,當(dāng)事人應(yīng)寫明原因,經(jīng)科室、施工隊負責(zé)人審核、分管安全副經(jīng)理審核批準后,到安全科辦理補發(fā)手續(xù),新文件給予新發(fā)放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現(xiàn)下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標(biāo)準化運行過程中出現(xiàn)變動;

1.3與上級有關(guān)規(guī)定、法令、法規(guī)相悖;

1.4其它情況。