檔案管理制度范本匯編【16篇】

有哪些

檔案管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要組成部分，旨在確保信息的安全、完整與有效利用。主要包括以下幾個(gè)核心內(nèi)容：

1. 檔案分類與編碼：對(duì)各類文件進(jìn)行科學(xué)分類，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件從生成到歸檔的流程，確保及時(shí)、完整收集，有序整理。

3. 檔案保管：明確檔案的存儲(chǔ)條件，包括物理存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)的安全措施。

4. 檔案利用：規(guī)定檔案的查閱、復(fù)制和借閱流程，保障信息的合理利用。

5. 檔案鑒定與銷毀：設(shè)立定期的檔案鑒定機(jī)制，對(duì)過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行安全銷毀。

6. 檔案信息化：推動(dòng)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，提高管理效率。

7. 檔案安全與保密：強(qiáng)化信息安全意識(shí)，制定保密措施，防止檔案失竊或泄露。

8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，實(shí)施定期檢查，確保制度執(zhí)行。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：各部門應(yīng)按照業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分檔案類別，如財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等，每類檔案賦予獨(dú)特編碼，如“f001”代表財(cái)務(wù)類第一份文件。

2. 收集與整理：文件產(chǎn)生后，責(zé)任人需在一周內(nèi)完成歸檔，填寫檔案清單，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。

3. 保管：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行清潔和維護(hù)。電子檔案應(yīng)備份在兩個(gè)不同的安全存儲(chǔ)設(shè)備上。

4. 利用：?jiǎn)T工需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱檔案，復(fù)制檔案需登記，借閱期限不超過(guò)兩周。

5. 鑒定與銷毀：每年進(jìn)行一次檔案鑒定，無(wú)保存價(jià)值的檔案須經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)，由專人監(jiān)督銷毀。

6. 信息化：逐步將紙質(zhì)檔案掃描成電子版，錄入檔案管理系統(tǒng)，方便在線查詢。

7. 安全與保密：設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，敏感檔案加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁非法傳播。違反者將受到紀(jì)律處分。

8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：新員工入職時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，每年至少進(jìn)行一次復(fù)訓(xùn)。管理部門每月檢查一次檔案管理執(zhí)行情況。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度概覽，簡(jiǎn)明扼要地列出主要管理內(nèi)容。

2. 檔案分類及編碼示例，展示各類檔案的編碼規(guī)則。

3. 檔案查閱流程圖，清晰呈現(xiàn)申請(qǐng)、審批、查閱的步驟。

4. 檔案安全警示，強(qiáng)調(diào)保密規(guī)定和違規(guī)后果。

5. 員工職責(zé)和權(quán)限，明確檔案管理的責(zé)任人和權(quán)限分配。

以上檔案管理制度旨在建立一個(gè)高效、安全的信息管理體系，促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的規(guī)范化。各環(huán)節(jié)務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理的合規(guī)性和有效性。

檔案管理制度范本

第1篇 檔案管理制度范本

一,檔案人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國(guó)家檔案工作的方針,政策.

2.熱愛(ài)檔案事業(yè),努力提高政治思想,科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平,不斷進(jìn)行檔案理論和業(yè)務(wù)研究,以保證工作任務(wù)的順利完成,適應(yīng)改革的需要.

3.熟悉本單位業(yè)務(wù),了解工作活動(dòng)和文件材料形成情況,積極協(xié)助搞好本單位的文書處理工作,使應(yīng)歸檔文件齊全,完整,為檔案工作打好基礎(chǔ).

4.負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案,材料,編制案卷目錄,專題目錄,人名卡片等必要的檢索工具和參考資料,積極為各方面提供服務(wù),使檔案的利用快,準(zhǔn),全,充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益.

5.督促和協(xié)助搞好本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的立卷歸檔工作,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化.

6.負(fù)責(zé)本單位和所轄單位檔案工作的指導(dǎo),監(jiān)督與檢查,每年組織檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)一至二次,不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì).

7.認(rèn)真做好檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計(jì),利用,保護(hù)等項(xiàng)工作.

8.積極做好檔案,資料的征集工作,不斷豐富檔案內(nèi)容,為黨和國(guó)家積累檔案史料.

9.堅(jiān)守崗位,忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)制度.

10.不斷向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況,取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持.

11.模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定,嚴(yán)格保守黨和國(guó)家的機(jī)密.

12.積極參加上級(jí)檔案局組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng).按時(shí)向上級(jí)檔案館移交檔案.

13.檔案人員調(diào)動(dòng)時(shí),嚴(yán)格辦理交接手續(xù),手續(xù)辦理之前不得離開(kāi)工作崗位.

二,檔案保密制度

黨和國(guó)家工作人員,均應(yīng)遵守以下保密制度:

1.個(gè)人所借閱的檔案,資料不得隨意攜帶外出.對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得隨意向外泄露.

2.查閱檔案時(shí),只能按介紹信指明的內(nèi)容查閱,不得翻閱無(wú)關(guān)部分.

3.私人通信,電話,個(gè)人筆記本,私人間的談話,不得涉及檔案的機(jī)密.

4.不準(zhǔn)在庫(kù)房?jī)?nèi)接待賓朋親友,談話聊天.

5.保密工作要列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制或與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤,因失職或有意失密,泄密及違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處.

三,檔案借閱制度

1.外單位查,借閱檔案者,須持單位介紹信,寫明借閱者的姓名,政治面貌,查檔內(nèi)容和目的.本單位借閱者也應(yīng)說(shuō)明目的.

2.利用檔案,一般得經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志批準(zhǔn).重要的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù).

3.對(duì)已歸檔的文件,一般在檔案室查閱.須借出時(shí)經(jīng)批準(zhǔn)方可.借閱檔案用完后,應(yīng)及時(shí)送還,如超過(guò)借閱時(shí)間,須重新辦理手續(xù).

4.借閱檔案時(shí),應(yīng)注意愛(ài)護(hù),嚴(yán)禁涂劃,拆損,更不得抽換,遺失.不經(jīng)檔案室同意,不準(zhǔn)公布,翻印,拍照,轉(zhuǎn)借,私抄,如需摘抄,復(fù)制,須經(jīng)批準(zhǔn)的負(fù)責(zé)人同意,作憑證材料時(shí),加蓋圖章后方有效.

5.查,借閱檔案者,要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密規(guī)定,如有損壞,丟失,按照《檔案法》和《保密條例》之有關(guān)規(guī)定處理.

6.凡經(jīng)查,借檔案解決了較大問(wèn)題,取得了顯著效益者,利用者要及時(shí)將情況反饋給檔案管理人員.檔案人員要主動(dòng),及時(shí)地收集檔案利用情況.

四,檔案鑒定與銷毀制度

1.對(duì)各種檔案的保管期限,密級(jí),必須進(jìn)行隨時(shí)或定期的鑒定,對(duì)須鑒定的檔案,由檔案部門和業(yè)務(wù)部門提出意見(jiàn),本單位檔案鑒定委員會(huì)組織有關(guān)人員共同審定,提出鑒定報(bào)告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行.

2.對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案,刪除銷毀時(shí),必須填寫銷毀登記表,連同鑒定報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù),一并存檔備查.執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí),必須由單位領(lǐng)導(dǎo)指定的監(jiān)銷人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀登記表上簽字.

3.銷毀檔案時(shí),可采取兩種法:一是就地焚燒,二是在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下送造紙廠銷毀.

五,立卷歸檔制度

1.根據(jù)歸檔范圍,按照文件材料形成自然規(guī)律和相互之間的聯(lián)系,以分門別類,便于保存和查找的原則,搞好立卷歸檔工作.

2.凡屬本單位在工作活動(dòng)中形成和使用的具有查考利用價(jià)值的各種文件,圖表,聲像,實(shí)物等,均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集,積累,立卷歸檔.

3.依照《檔案保管期限表》對(duì)歸檔的文件材料劃分為永久,長(zhǎng)期,短期三種期限,分別立卷,編目,存放.

4.歸檔的案卷符合規(guī)范化要求.案卷質(zhì)量達(dá)到:文件材料齊全完整,分類準(zhǔn)確,組卷合理,卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng),保管期限劃分準(zhǔn)確,標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,卷內(nèi)目錄完整,書寫工整,裝訂結(jié)實(shí),整齊美觀,案卷排列合理.

5.文書立卷歸檔每年一次.三月份完成上年度的文件材料的收集工作,四月份立卷歸檔完畢,編制移交目錄一式兩份,移交檔案室統(tǒng)一保管.各專業(yè)檔案的歸檔可按各專業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.

第2篇 檔案管理制度范例

一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到:

① 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

公司檔案管理制度

第3篇 檔案室安全管理制度

檔案室安全管理制度

1.檔案室是學(xué)校黨政文書資料、人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案保存使用的場(chǎng)所

，列為學(xué)校安全管理要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。

2.檔案室是機(jī)密部位，非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。

3.各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事

檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。

4.檔案室應(yīng)通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。

5.室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。

6.嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。

7.門窗堅(jiān)固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，

確保安全。

第4篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

第5篇 資產(chǎn)評(píng)估公司公文處理和檔案管理制度

*x資產(chǎn)評(píng)估有限公司公文處理和檔案管理制度

第一條

為切實(shí)做好公司公文處理和檔案管理，使之規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。

第二條

公司的公文，各種業(yè)務(wù)資料，設(shè)專人具體負(fù)責(zé)保管。

第三條

公文處理要做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，由專管人員統(tǒng)一收發(fā)、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

第四條

公文處理和檔案管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保重要文件、業(yè)務(wù)資料和機(jī)密安全。

第五條

凡需辦理的公文，專管人員應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，按規(guī)定程序，及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)批示或交業(yè)務(wù)主管辦理。

第六條

草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。

第七條

公文辦完后，要根據(jù)文書立卷，檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、附件等分類整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。

第八條

本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進(jìn)行，如因工作需要，非帶出不可時(shí)，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時(shí)退回注銷。外單位因工作需要查閱、抄錄、復(fù)印有關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料時(shí)，須持介紹信，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第九條

文書、檔案專管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應(yīng)視情節(jié)給予行政的、經(jīng)濟(jì)的處罰，直至解聘。

第十條

本制度自批準(zhǔn)設(shè)立之日起實(shí)行

第6篇 公司企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)(公司)人事檔案管理制度

一、總則

第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。

第二條集團(tuán)公司員工檔案實(shí)行分級(jí)管理

由集團(tuán)公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團(tuán)人力資源中心統(tǒng)一管理。

(一)原始檔案:員工入司時(shí)隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。

(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料。

(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號(hào)、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過(guò)電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。

經(jīng)集團(tuán)人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司引進(jìn)的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導(dǎo),該公司、部門人事負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)操作和管理,并對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。集團(tuán)公司人力資源中心全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。

二、人事檔案的建立

第四條 新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門直接形成的材料:

(一)各種履歷表、登記表、面試評(píng)價(jià)表、個(gè)人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報(bào)名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復(fù)印件、肝功能、乙肝兩對(duì)半和胸透檢驗(yàn)單(要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫(yī)院進(jìn)行體檢,且出具的體檢證明須真實(shí)有效)等材料。

(二)職務(wù)任免申請(qǐng)表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(學(xué)位等)審批材料。

(三)工資調(diào)整審批表。

(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷及成績(jī)、學(xué)歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報(bào)批評(píng)等材料。

(八)有關(guān)接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個(gè)人申請(qǐng)、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險(xiǎn)等材料。

(十)各種崗位責(zé)任書、競(jìng)聘、施政方案等。

通過(guò)其它渠道形成的材料:

(一)各類組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎(jiǎng)勵(lì)材料。

(二)參加各級(jí)人大或各類協(xié)會(huì)代表大會(huì)材料。

(三)業(yè)務(wù)考績(jī)材料、技術(shù)方面的貢獻(xiàn)材料及各項(xiàng)論文著作篇目等。

(四)出國(guó)審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。

(七)在部隊(duì)或?qū)W校等機(jī)關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。

(八)重要的社會(huì)關(guān)系、親屬關(guān)系的記錄材料。

(九)對(duì)違紀(jì)、違法事件的申訴、申報(bào)以及處理情況記錄等。

第五條 人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應(yīng)具備的條件:

(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒(méi)有最后審定和處理意見(jiàn)的文件。

(二)材料必須以個(gè)人為對(duì)象。對(duì)反映多人有關(guān)情況的材料,應(yīng)當(dāng)分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個(gè)人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標(biāo)記,如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等;對(duì)屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)齊,并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內(nèi)容必須實(shí)事求是,不能帶有虛構(gòu)、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報(bào)告文學(xué)、個(gè)人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整,對(duì)頭尾不清、來(lái)源時(shí)間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個(gè)人重大問(wèn)題的材料,如需查清,應(yīng)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時(shí),應(yīng)針對(duì)具體問(wèn)題具體分析,不能一概而論;同時(shí),還應(yīng)對(duì)檔案中應(yīng)當(dāng)具備而缺少的材料予以登記,并有計(jì)劃地進(jìn)行收集補(bǔ)充。

應(yīng)妥善處理不應(yīng)歸檔的材料:

(一)經(jīng)過(guò)鑒別,凡應(yīng)轉(zhuǎn)往有關(guān)單位保存或處理的材料,應(yīng)填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點(diǎn)核對(duì)后,應(yīng)按程序辦理接收手續(xù)。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應(yīng)開(kāi)列詳細(xì)清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準(zhǔn)后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個(gè)人印章。

(四)對(duì)不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準(zhǔn)后給予銷毀,并應(yīng)對(duì)其本人說(shuō)明。

(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個(gè)人都不得擅自銷毀。

第六條 人事檔案的整理要求:

(一)應(yīng)遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。

(二)應(yīng)做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應(yīng)相一致。

(四)材料增減時(shí)應(yīng)進(jìn)行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本,對(duì)于機(jī)密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條 人事檔案的建立

(一)集團(tuán)公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對(duì)于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時(shí)予以補(bǔ)充完善。

(二)集團(tuán)公司人力資源中心授權(quán)自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負(fù)責(zé)人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊(cè)上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎(chǔ)檔案,并對(duì)員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料(身份證號(hào)、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學(xué)歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報(bào)集團(tuán)人力資源中心。

第八條 人事檔案的編號(hào)

(一)人事檔案編號(hào)構(gòu)成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號(hào)。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個(gè)字的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母(大寫),如采購(gòu)管理中心,其人事檔案編號(hào)為cgg。

(三)員工辭職后的檔案編號(hào)繼續(xù)保留,不重復(fù)使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內(nèi),調(diào)動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應(yīng)該在檔案袋上予以標(biāo)明。

第九條 人事檔案建立的

具體程序

(一)集團(tuán)人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關(guān)的內(nèi)容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條 員工在職期間形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學(xué)生、聘用人員、科級(jí)(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團(tuán)公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。

三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序

(一)人事負(fù)責(zé)人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號(hào)及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因(調(diào)動(dòng)、辭職辭退和開(kāi)除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點(diǎn)。

(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時(shí)反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。

第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴(yán)禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條 員工晉升科級(jí)(含)以上級(jí)別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團(tuán)公司人力資源中心;科級(jí)管理干部被免職后,其檔案材料由集團(tuán)公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應(yīng)公司、部門。

第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊(cè)存檔,并妥善保管二年。銷毀時(shí)須填寫《檔案銷毀申請(qǐng)單》,經(jīng)集團(tuán)公司人力資源中心核準(zhǔn)后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條 檔案查詢和借閱應(yīng)按程序辦理

(一)檔案的查詢應(yīng)先申請(qǐng),說(shuō)明查詢的對(duì)象、理由和范圍,所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借檔登記。最長(zhǎng)借閱期限為一星期。若需延長(zhǎng),需辦理續(xù)借手續(xù)。

(三)各公司、部門、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開(kāi)具介紹信,說(shuō)明理由,再由集團(tuán)公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應(yīng)按照程序進(jìn)行。

五、人事檔案的保管

第十六條 人事檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密的原則。

第十七條 人事檔案管理必須由專人負(fù)責(zé),定期檢查核對(duì),確保檔案完整、準(zhǔn)確。

第十八條 人事檔案存放必須配備專門設(shè)備,不得與其它檔案混放一起。

第十九條 人事檔案存放應(yīng)做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

六、考核辦法

第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負(fù)責(zé)人績(jī)效獎(jiǎng)金20-50元/次:

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當(dāng)手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場(chǎng)所的。

第7篇 水泥廠職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度

水泥公司職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度

一、對(duì)接觸職業(yè)危害的員工,總務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定組織上崗前、在崗期間和離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查,并將檢查結(jié)果如實(shí)告知員工。職業(yè)健康檢查費(fèi)用由公司承擔(dān)。

二、任何部門不得安排未經(jīng)上崗前職業(yè)健康檢查的員工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排有職業(yè)禁忌的員工從事其所禁忌的作業(yè);對(duì)在職業(yè)健康檢查中發(fā)現(xiàn)有與所從事職業(yè)相關(guān)的健康損害的員工,應(yīng)當(dāng)調(diào)離原工作崗位,并妥善安置;對(duì)未進(jìn)行離崗前職業(yè)健康檢查的員工,不得解除或者終止與其訂立的勞動(dòng)合同。

三、總務(wù)部辦公室應(yīng)當(dāng)為員工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并按照規(guī)定的期限妥善保存。員工離開(kāi)公司時(shí),有權(quán)索取本人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,辦公室應(yīng)當(dāng)如實(shí)、無(wú)償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。

四、各部門不得安排未成年工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對(duì)本人和胎兒、嬰兒有危害的作業(yè)。

水泥有限責(zé)任公司

第8篇 天然氣用戶合同檔案及信息管理制度

第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護(hù)公司及用戶合法權(quán)益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃?xì)鈭?bào)警器安裝合同、城市燃?xì)饩用裼脩艄夂贤⒊鞘腥細(xì)馍虡I(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類別。

第四條 符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可，對(duì)于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結(jié)清安裝費(fèi)用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

第五條 合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權(quán)責(zé)要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經(jīng)過(guò)規(guī)劃建設(shè)部測(cè)算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟，大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭(zhēng)議的由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。

第六條 天然氣安裝合同要嚴(yán)格按照物價(jià)部門確定的標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算部門測(cè)定的金額進(jìn)行收費(fèi)，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，不得多收或少收任何款項(xiàng)，嚴(yán)禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。

第七條 業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗(yàn)收?qǐng)D紙辦理開(kāi)戶手續(xù)，簽訂供氣合同。

第八條 用戶開(kāi)戶后，要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃?xì)饩咝畔⒌?，并打印用戶信息?/p>

第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬(wàn)立方米或日用氣規(guī)模在1萬(wàn)立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等，照付不議合同由市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。

第十條 業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料(包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預(yù)算及通知單等)按編號(hào)整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴(yán)禁泄漏公司和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。

第十二條 計(jì)算機(jī)上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫備份，后臺(tái)管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)，要嚴(yán)格設(shè)置分級(jí)管理和查詢使用權(quán)限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。

第9篇 公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度（一）

第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。

第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

第四條人事檔案管理員的職責(zé)

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；

（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；

（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；

（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；

（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料；

（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

第六條人事檔案材料的分類嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷毀清冊(cè)。

六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。

八、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。

六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。

公司人事檔案管理制度（二）

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。

1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。

2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

人力資源部

第10篇 某某公司綜合檔案管理制度

某有限公司綜合檔案管理制度

一、總 則

第一條為了加強(qiáng)公司的檔案管理工作,有效的保護(hù)和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項(xiàng)工作中的作用,按照檔案完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的要求,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實(shí)力。

第二條檔案是科研、管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結(jié)晶,是公司歷史的鑒證。

第三條檔案工作是辦好公司重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關(guān)人員職責(zé)范圍,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

第四條公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開(kāi)發(fā)利用。

二、公司檔案管理工作的基本原則

以集中管理與分散管理相結(jié)合,集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關(guān)部門管理,以便及時(shí)利用和維護(hù)檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件材料,由主辦人負(fù)責(zé)將其相關(guān)的文件資料及時(shí)整理并歸檔。

三、公司檔案管理基本制度

第一條 管理部門

1.文件歸檔結(jié)案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件;如因工作、業(yè)務(wù)處理需要原稿須由制訂部門保管,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復(fù)印件歸檔。

2.公司檔案分類目錄及編號(hào)由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報(bào)送總經(jīng)辦檔案管理處。

第二條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)根據(jù)如下原則點(diǎn)收:

1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸檔。

2.文件如經(jīng)過(guò)抽查應(yīng)有公司領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。

3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

4.與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

第三條 文件整理

第11篇 安全生產(chǎn)文件及檔案管理制度

為規(guī)范和加強(qiáng)站內(nèi)的安全檔案的管理，實(shí)行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容：

（1）安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動(dòng)情況記錄。

（2）從業(yè)人員檔案（包括安全運(yùn)行、培訓(xùn)教育、獎(jiǎng)懲等信息）。

（3）特種作業(yè)人員資格證名單。

（4）特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

（5）危險(xiǎn)源管理清單。

（6）監(jiān)測(cè)資料（設(shè)備運(yùn)行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。

（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

（8）安全生產(chǎn)整改情況記錄。

（9）安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。

（10）安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實(shí)施方案等各種方案及落實(shí)情況；

（11）事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料。

（12）傷亡登記表存檔情況。

（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。

（14）安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。

（15）事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

２、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放，以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

３、按期上報(bào)給各有關(guān)部門，定期向職工公布檔案管理情況。

４、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學(xué)化。

第12篇 集團(tuán)公司檔案管理制度3

集團(tuán)公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團(tuán)檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。

第二條本工作細(xì)則適用于江蘇xx實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務(wù)工作細(xì)則

第三條檔案人員崗位職責(zé)

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對(duì)檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負(fù)責(zé)集團(tuán)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計(jì)集團(tuán)公司的各類檔案。

(六)負(fù)責(zé)檔案的開(kāi)放利用工作,辦理檔案的借閱,對(duì)所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開(kāi)展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報(bào)刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對(duì)檔案室所藏已過(guò)保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見(jiàn)。

(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對(duì)庫(kù)房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長(zhǎng)檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;

(2)應(yīng)歸檔文件為原件;

(3)及時(shí)登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時(shí),由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時(shí)登記,扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過(guò)處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績(jī)效獎(jiǎng)金5-10分/次;觸及國(guó)家法律法規(guī)的,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實(shí)提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對(duì)檔案工作實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲考核;

(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團(tuán)行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;

(三)集團(tuán)各部門、分子公司、項(xiàng)目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實(shí)責(zé)任人;

(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評(píng)比;

(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項(xiàng)目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。

(六)考核由集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對(duì)工作成績(jī)突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫?jiǎng)勵(lì),對(duì)違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎(jiǎng)。

第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第13篇 辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

辦公室管理制度

為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

文件收發(fā)規(guī)定

一、董事會(huì)和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于商業(yè)秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

二、董事會(huì)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。

三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

四、外來(lái)的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

五、文件閱辦部門或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因。

檔案管理制度

一、所有檔案文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。

二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見(jiàn)，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。

三、文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。

四、文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。

五、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。

六、公司文件原件，照冊(cè)登記存檔。

七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，文件原稿不能向他人復(fù)印外借。

八、如公司辦理其它事宜領(lǐng)用文件時(shí)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，承辦人辦理借還手續(xù)方可。

辦公用品購(gòu)置領(lǐng)用規(guī)定

一、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后購(gòu)置。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門所需購(gòu)置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫(kù)手續(xù)，明確金額。需購(gòu)置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購(gòu)置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理。

二、辦公用品購(gòu)置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購(gòu)貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫(kù)手續(xù)。未辦理出入庫(kù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。

三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。

四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

五、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。

公章管理規(guī)定

一、公司文件、申請(qǐng)、協(xié)議、合同等，須加蓋印章時(shí)，要對(duì)文字、用語(yǔ)進(jìn)行校對(duì)無(wú)誤方可加蓋公章。

二、外單位或個(gè)人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時(shí)，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會(huì)或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可加蓋印章。

三、如因某種業(yè)務(wù)須要帶公章前往辦理，辦公室須派專人前往，或經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)辦理帶章外出手續(xù)方可。

四、未經(jīng)批準(zhǔn)私自帶章外出給公司帶來(lái)重大損失和極壞影響時(shí)，公司將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行依法追究。

第14篇 辦公室檔案管理制度

為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各部門、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級(jí)別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。

2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文、社團(tuán)成立申請(qǐng)書等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

(2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團(tuán)名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條歸檔時(shí)間。部門或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個(gè)案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面，填寫時(shí)用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。

第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。

三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊(cè)，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門別類、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：

1、維護(hù)好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對(duì)損壞、霉變、散失的檔案,及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。

2、每季度對(duì)檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保檔案安全與完整。

3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對(duì)進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對(duì)清、檔號(hào)清。

4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。

檔案查閱

九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。

1、機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。

十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號(hào)。歸還檔案時(shí)，檔案員必須進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。

檔案保密

十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。

十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí),不得翻閱其它無(wú)關(guān)檔案。

十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經(jīng)批準(zhǔn),文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。

檔案登記統(tǒng)計(jì)

十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到及時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。

二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

二十一、按時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國(guó)家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊(cè),由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。

二十五、批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。

市信息化項(xiàng)目檔案管理

二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。

二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對(duì)不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。

二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括：

1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算;申請(qǐng)立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。

2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。

3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡(jiǎn)表;項(xiàng)目正式批復(fù)。

4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》

5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開(kāi)發(fā)工作報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收意見(jiàn)書。

6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付情況

7、績(jī)效評(píng)估材料：自我評(píng)估和第三方績(jī)效評(píng)估報(bào)告

三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。

1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時(shí)間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過(guò)程。

2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī)

格不可超過(guò)310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，整卷厚度不得超過(guò)40mm。

3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)(空白頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼)，并在文檔首頁(yè)前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋

三十三、本制度自公布之日起施行

第15篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

第16篇 造價(jià)咨詢公司技術(shù)檔案管理制度

造價(jià)咨詢公司技術(shù)檔案管理制度

1、總則：

1.1為建立、健全事務(wù)所技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理事務(wù)所的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在事務(wù)所發(fā)展中的作用，更好地為事務(wù)所各技術(shù)部門服務(wù)。特制訂本管理制度。

1.2本事務(wù)所技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門在工程審核、招投標(biāo)代理、預(yù)(決)算等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術(shù)資料以及外來(lái)、外購(gòu)資料、圖書等。

1.3事務(wù)所相關(guān)部門要把技術(shù)檔案工作放在重要位置，保證其技術(shù)文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證事務(wù)所技術(shù)檔案公所的順利開(kāi)展。

1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，事務(wù)所設(shè)立檔案室，并配備專職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理事務(wù)所的技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到事務(wù)所技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2、技術(shù)文件資料的歸檔：

2.1每個(gè)執(zhí)業(yè)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按事務(wù)所形成的、技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊(cè)、盒)，有總工程師審查后及時(shí)向事務(wù)所綜合檔案室移交歸檔。

2.2 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整。

2.4 凡各部門形成的成果類文件，應(yīng)復(fù)制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。

2.5 凡外來(lái)、外購(gòu)回事務(wù)所的資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集、計(jì)價(jià)規(guī)則等在開(kāi)封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。

3、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：

3.1 綜合檔案室的任務(wù)：

3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無(wú)法使用、借出無(wú)法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

3.1.2 協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為事務(wù)所有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：

3.2.1 認(rèn)真貫徹事務(wù)所技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)的為執(zhí)業(yè)項(xiàng)目提供技術(shù)資料。

3.2.2 科學(xué)地管理事務(wù)所技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。

3.2.3 遵守事務(wù)所保密制度。

3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

4、技術(shù)檔案的鑒定和銷毀：

4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為三年。

4.2 凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造冊(cè)登記，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。

5、技術(shù)檔案的保管和借閱：

5.1 對(duì)接收來(lái)的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交總工程師審查。總工程師根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

5.4 技術(shù)檔案的保密制度

5.4.1 事務(wù)所職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施做妥善處理。

5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)資料。

5.5 技術(shù)檔案的借閱：

5.5.1 凡本事務(wù)所技術(shù)人員、工作人員，因需要都可借閱技術(shù)檔案。有管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

5.5.2 技術(shù)檔案和各種圖書等，均在事務(wù)所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無(wú)副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。

5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)技術(shù)主管審查，所長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部綜合部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短，可按處罰金額的1/2至全額退回。

5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，所長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送事務(wù)所財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。

6、技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：

6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場(chǎng)所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

6.3 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無(wú)法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無(wú)法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重新發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)總工審查，所長(zhǎng)審批后，送交公司財(cái)務(wù)部綜合部。

7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：

7.1 當(dāng)文件編制部門需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)由更改通知單。對(duì)用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。

7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。

7.3 為防止各使用場(chǎng)所的受控文件失控，各類受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過(guò)期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求

附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求

工程審核執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對(duì)審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：

1、工程審核業(yè)務(wù)約定書(咨詢合同、委托書等)2、基本建設(shè)工程審核報(bào)告(包括附件中的結(jié)算書、定案表原件、審核明細(xì)表等)3、項(xiàng)目審核計(jì)劃書

4、基本建設(shè)工程審核原始資料，依次為：

工程施工合同、協(xié)議

工程前期招投標(biāo)資料(包括技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料)施工單位報(bào)審施工結(jié)算書 工程變更資料 工程簽證資料

工程施工期間材料認(rèn)價(jià)資料

5、工程審核過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、詢證工作底稿

6、工程審核工程量計(jì)算原始底稿 7、客戶回訪意見(jiàn)書 8、工程師承諾函 9、其他相關(guān)資料

附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求

工程招標(biāo)代理執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對(duì)審核資料檢查歸檔，要求如下：

1、發(fā)布的招標(biāo)公告

2、投標(biāo)報(bào)名及資格預(yù)審文件領(lǐng)取表

3、資格預(yù)審文件

4、資格預(yù)審文件送簽表

5、資格預(yù)審報(bào)告

6、建設(shè)工程項(xiàng)目報(bào)建表

7、銀行資金證明

8、計(jì)劃批準(zhǔn)文件

9、資格預(yù)審合格通知書領(lǐng)取表

10、施工招標(biāo)申請(qǐng)書

11、建設(shè)工程投標(biāo)申請(qǐng)書

12、發(fā)標(biāo)會(huì)簽到表

13、發(fā)標(biāo)會(huì)招標(biāo)文件、圖紙領(lǐng)取簽收表

14、答疑會(huì)簽到表

15、答疑文件簽收表

16、圖紙答疑紀(jì)要

17、開(kāi)標(biāo)程序

18、開(kāi)標(biāo)會(huì)簽到表

19、投標(biāo)文件送交及簽收確認(rèn)表

20、開(kāi)標(biāo)會(huì)議投標(biāo)文件密封確認(rèn)表

21、專家通知結(jié)果記錄表

22、開(kāi)標(biāo)記錄表

23、投標(biāo)報(bào)價(jià)評(píng)分表

24、措施費(fèi)評(píng)分表

25、評(píng)標(biāo)結(jié)果匯總表

26、擬評(píng)分清單項(xiàng)表

27、主要清單項(xiàng)目綜合單價(jià)評(píng)分表

28、技術(shù)標(biāo)評(píng)分表

29、技術(shù)標(biāo)評(píng)分匯總表

30、評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)報(bào)告書

31、攔標(biāo)價(jià)

32、中標(biāo)通知書

33、招標(biāo)人對(duì)代理機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)

34、施工招標(biāo)工作總結(jié)