l公司檔案管理制度匯編【16篇】

公司檔案管理制度是企業(yè)運(yùn)營的重要組成部分，它旨在規(guī)范文件的生成、管理、存儲(chǔ)和利用，確保信息的準(zhǔn)確、完整和安全。此制度對(duì)于提升工作效率、保障業(yè)務(wù)連續(xù)性、防范法律風(fēng)險(xiǎn)以及維護(hù)企業(yè)歷史記憶具有關(guān)鍵作用。它能夠幫助企業(yè)有效地查找和利用信息，避免因文件丟失或混亂導(dǎo)致的工作延誤和決策失誤。

包括哪些方面

公司檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：

1. 文件分類與編碼：建立一套清晰的文件分類體系，以便于文件的歸檔和檢索。

2. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、使用、存儲(chǔ)和銷毀等各個(gè)階段的管理規(guī)則。

3. 數(shù)字化與電子化：推動(dòng)紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變，提升文件管理效率。

4. 權(quán)限與訪問控制：明確不同員工對(duì)文件的訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。

5. 安全與備份：制定文件安全策略，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

6. 法規(guī)遵從：確保檔案管理符合相關(guān)法律法規(guī)要求，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，加強(qiáng)日常監(jiān)督，保證制度執(zhí)行。

重要性

良好的公司檔案管理制度對(duì)于企業(yè)的長期發(fā)展至關(guān)重要。它不僅有助于提高內(nèi)部工作效率，減少信息查找的時(shí)間成本，而且能為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，避免因信息缺失或錯(cuò)誤導(dǎo)致的決策失誤。此外，合規(guī)的檔案管理也是企業(yè)應(yīng)對(duì)法規(guī)審查、訴訟糾紛等外部挑戰(zhàn)的必要條件。企業(yè)歷史檔案的保存，可以傳承企業(yè)文化，為未來的戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考。

方案

為了構(gòu)建有效的公司檔案管理制度，建議采取以下措施：

1. 制定詳細(xì)的操作指南：明確各環(huán)節(jié)的操作流程，確保每個(gè)員工都了解自己的職責(zé)。

2. 引入專業(yè)軟件：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)化管理。

3. 建立審核機(jī)制：定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

4. 持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)業(yè)務(wù)變化和員工反饋，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度。

5. 加強(qiáng)培訓(xùn)：定期舉辦檔案管理培訓(xùn)，提升員工的檔案意識(shí)和技能。

6. 設(shè)立專門的檔案管理部門：由專人負(fù)責(zé)檔案的管理和維護(hù)，確保制度的執(zhí)行。

公司檔案管理制度是企業(yè)高效運(yùn)作的基石，需要全員參與，持續(xù)改進(jìn)，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。通過規(guī)范化的管理，我們可以確保信息資源的有效利用，為企業(yè)的發(fā)展注入更強(qiáng)的動(dòng)力。

l公司檔案管理制度范文

【第1篇】l公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1.目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

2.適用范圍

本制度適用于集團(tuán)各公司各類檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實(shí)施工作。

3.3人力資源及行政部行政助理負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的分類、登記、編號(hào)、保存等管理工作。

4.檔案分類及編號(hào)

4.1檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:

4.1.1行政類

4.2.2財(cái)務(wù)類

4.3.3人事類

4.4.4業(yè)務(wù)類

4.5.5工程類

4.6.6資源類

4.7.7合同類

4.2機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

4.3檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》

5.機(jī)要檔案

5.1機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

5.2劃分標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1絕密檔案包括

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。

5.2.2機(jī)密檔案包括

●財(cái)務(wù)資料;

●公司重要會(huì)議紀(jì)要;

●公司經(jīng)營情況;

●人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;

●技術(shù)資料。

5.2.1秘密檔案包括:

●重要項(xiàng)目資料;

●項(xiàng)目合同協(xié)議。

6.檔案的裝訂

6.1以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

7.保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

7.1永久保存

●公司章程

●股東名簿

●股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要

●公司證照

●各級(jí)批文

●印鑒

●公司年度經(jīng)營計(jì)劃

●公司年度經(jīng)營總結(jié)

●年度財(cái)務(wù)報(bào)表

●技術(shù)資料

●不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證

●人事資料

●大型活動(dòng)圖片、音像資料

●其他核定須永久保存的文書

7.2十五年保存:會(huì)計(jì)憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定執(zhí)行)

7.3五年保存:期滿或解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

7.4一年保存:部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告、完結(jié)后無長期保存必要文書。

7.5公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

8.保管部門

8.1財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

8.2人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

8.3股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書或法務(wù)部保管。

8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

9.檔案移交

9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

9.2公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

9.3合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

9.4財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

9.5其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。

9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》。

9.7《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

10.檔案調(diào)閱

10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

10.2行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。

10.3檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

10.4調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

10.5《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

10.6檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí),如借閱時(shí)間需要超過8小時(shí),應(yīng)在說明理由,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

11.檔案的銷毀

11.1超過保存期,且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

11.2需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

11.3部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》。

11.5檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

11.6《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門一份,總經(jīng)辦一份。

12.其他

12.1檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

12.2所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

12.3所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。

12.4本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。

12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號(hào)。

12.6各部門必須嚴(yán)格按照

【第2篇】s公司派遣員工檔案管理制度

某公司派遣員工檔案管理制度

為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請(qǐng)各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。

一、基本原則

公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。

二、根本要求

檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對(duì)檔案的有效利用。

1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。

2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

三、派遣員工個(gè)人檔案的形成

嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案,編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:

1.應(yīng)聘登記表;

2.筆試成績表及面試評(píng)價(jià)表;

3.體測(cè)表;

4.體檢表;

5.培訓(xùn)登記表;

6.考核登記表;

7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;

8.派遣員工告知書;

9.無犯罪記錄證明(聲明);

10.個(gè)人承諾書;

11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;

12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián));

13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;

14.員工離職相關(guān)材料;

15.解除(終止)合同證明;

16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。

四、檔案管理

1.管理部門

派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。

2.歸口管理

2.1.歸檔前,要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。

2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。

2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。

3.檔案的查(借)閱

3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進(jìn)行借閱登記。

3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。

3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。

3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4.檔案的保存和銷毀

4.1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。

4.2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。

4.3.檔案原則上永久保存,對(duì)于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。

五、制度生效

1.本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施,在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。

2.《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。

【第3篇】z公司檔案管理制度

公司檔案管理制度:

一、 文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。

3. 查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門。

5. 對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3. 借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無誤時(shí),方能簽字蓋章。

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、 其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

【第4篇】中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時(shí)間

a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時(shí)歸檔。

c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

b.上級(jí)單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價(jià)值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級(jí)單位送來參閱的簡報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫。

4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷毀

1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

a.檔案保管期限表。

b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見。

3.確定保管期限原則:

a.對(duì)本部門有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6.銷毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

【第5篇】公司音像檔案管理制度4

公司音像檔案管理制度4

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司的音像檔案管理,特制訂本制度。

第二條公司的音像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等。音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明兩部分組成。

第三條音像檔案是公司全部檔案的重要組成部分,必須由檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理。

第二章音像檔案資料的收集

第四條反映公司主要職能活動(dòng)、工作成果和存在問題的音像資料。

第五條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的音像資料。

第六條公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的音像資料。

第七條其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料。

第八條其他具有保存價(jià)值的音像資料。

第九條音像檔案資料應(yīng)在形成后,一個(gè)月內(nèi)隨檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔,如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。

第十條檔案室應(yīng)隨時(shí)收集零散的具備保存價(jià)值的音像資料。

第十一條錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷。

第十二條一般只接收原件,特殊情況下也可以接收復(fù)制件。

第三章音像檔案的整理

音像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門協(xié)助。

第十三條照片檔案按年代、主題分類,同屬一類的照片按時(shí)間順序同時(shí)填寫其底片號(hào),底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào),其格式為卷宗號(hào)上流水號(hào)。

第十四條錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類,按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一案卷號(hào),然后每盤再依次編排序號(hào)。

第十五條編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號(hào)。

第十六條保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠度、有效性等因素,劃定保管期限。

第十七條文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

第十八條照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號(hào)―文字說明―參照號(hào)―攝制時(shí)間―攝制者。

第十九條錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標(biāo)注頁碼,然后按要求逐項(xiàng)填寫。

第四章音像檔案的保管

第二十條音像檔案入庫前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被污損的要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

第二十一條底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)在35%~45%之間;照片庫溫度應(yīng)保持在14~24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持在37.5%~67.5%之間;錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持在18~24℃之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持在40%~60%之間。

第二十二條底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁帶盒之間的間距不小于3毫米,存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十三條對(duì)庫存的照片檔案,每半年檢查一次。

第二十四條歸檔保存的音像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改,銷毀音像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔同意后,報(bào)主管審批并登記造冊(cè)。

第二十五條建立健全音像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好音像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)工作。

第二十六條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。

【第6篇】工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng),根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條 本制度所指的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。

第三條 本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。

第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

第四條 公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理及保管工作。

第五條 公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì)計(jì)檔案的最終歸檔部門。

第三章 會(huì)計(jì)檔案管理范圍

第六條 會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。

(一)會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。

第四章 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

第七條 每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊(cè)。

第八條 會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報(bào)表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè),報(bào)表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。

第九條 會(huì)計(jì)憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊(cè)。

(二)憑證裝訂

1. 會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。

2. 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3. 會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

第十條 會(huì)計(jì)賬簿的立卷

各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷?；疽笫?

(一)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);

(三)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè);

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

第十一條 會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂要求:

(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對(duì)其修補(bǔ)后,完整無缺地裝訂;

(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。

第十二條 其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷

會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔

第十三條 當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號(hào)前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移

交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管

會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì)計(jì)檔案的安全。

第十五條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章 會(huì)計(jì)檔案的借閱使用

第十六條 財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊(cè)。

第十七條 檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊(cè),不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。

第十八條 會(huì)計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章 會(huì)計(jì)檔案的保管期限

第十九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第二十一條 會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章 會(huì)計(jì)檔案的銷毀

第二十二條 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)需經(jīng)總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理。

第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第九章 附則

第二十四條 本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。

第二十五條 本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表

序號(hào)檔案名稱保管期限備注

一、會(huì)計(jì)憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會(huì)計(jì)賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細(xì)賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表

7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析

8月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析

9年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析

四、其他類

10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年

11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久

12會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對(duì)賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點(diǎn)表5年

【第7篇】工程公司檔案管理制度

************工程有限公司檔案管理制度

匯編：

行政人事部

二零一四年十二月四日

檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號(hào)3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：

檔案管理相關(guān)表格

公司檔案管理明細(xì)表

總則

(一)為了加強(qiáng)對(duì)工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

(二)本規(guī)定適用于公司總部及項(xiàng)目部。

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對(duì)部門資料的完整性負(fù)責(zé)。

(四)各部門資料員/資料管理員

1、制度在部門的執(zhí)行;

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作;

3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

(一)文書檔案

1.1歸檔范圍：

1.1.1、集團(tuán)資料

各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等

公司章程

集團(tuán)公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文

1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報(bào)的各類正式行文

1.1.3、外來文件

各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請(qǐng)等文件

1.1.4、會(huì)議資料

會(huì)議紀(jì)要利用明源流程存檔

專題會(huì)會(huì)議講義

1.1.5、法律文件

合同、協(xié)議審核;

訴訟材料

1.1.6、物資采購合同

1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動(dòng)車輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料

1.2歸檔要求：

1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財(cái)務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時(shí)間，保證證照及時(shí)更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

(二)人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議;

2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、任免、離職、降職文件;

2.1.3職稱評(píng)定材料;

2.1.4面試表;

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;

2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案

2.2、歸檔要求

2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

(三)建設(shè)類檔案

3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。

3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：

3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)(立項(xiàng))階段

3.1.4方案審查階段

3.1.5初設(shè)審查階段

3.1.6施工許可證階段

3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段

3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。

3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成后及時(shí)將資料整理歸類造冊(cè)，合理保存。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。

3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。

(四)會(huì)計(jì)檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

4.1.2、會(huì)計(jì)賬簿類：

(1)總賬;

(2)現(xiàn)金日記賬，

(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;

(4)輔助賬簿;

4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：

(1)年度決算報(bào)表(經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后);

(2)月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表;

(3)不定期重要一次性報(bào)表;

(4)審計(jì)報(bào)告;

(5)驗(yàn)資報(bào)告;

(6)資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

4.1.4其他類：

(1)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè);

(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單;

4.2、歸檔要求

4.2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。;

4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

(五)實(shí)物檔案

5.1、歸檔范圍：

5.1.1、照片、音像類

(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。

(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。

(3)公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。

(4)記錄公司重大事件。

(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會(huì))。

(6)其他具有保存價(jià)值。

5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)等

5.1.3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號(hào)

(一)移交

1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

(二)整理

鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時(shí)檔號(hào)→裝訂→對(duì)號(hào)裝盒→入檔案柜

(三)編號(hào)

(公司)簡稱+(業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級(jí)+二級(jí))-年度+順序號(hào);

四、檔案的利用

(一)查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。

(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。

(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

1.2、檔案查閱程序要求

(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。

(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

(二)借閱

2.1、借閱程序要求

(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

2.2、檔案的歸還

(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

(2)檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。

2.3、其他規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。

(三)檔案復(fù)制

申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。

五、檔案的保管

(一)檔案的保管期限

各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

(二)專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案(含會(huì)計(jì)檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

2.2、電子版檔案的傳遞和保存

(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。

(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對(duì)應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

(三)檔案的正式裝盒、造冊(cè)

3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時(shí)間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊(cè)及調(diào)整工作。

(四)檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號(hào)、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷毀

(一)目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷毀。

(二)程序及要求

2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì);銷毀時(shí)應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時(shí)在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。

2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時(shí)登記。

(三)會(huì)計(jì)檔案的銷毀

3.1、會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

3.2、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

3.3、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。

3.4、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴(yán)禁將密級(jí)文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;

2、打印密級(jí)文件的草稿、校對(duì)稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;

5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;

6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;

8、對(duì)模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰;對(duì)因失密、泄密觸犯國家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對(duì)其依法處理。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

【第8篇】物業(yè)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度

物業(yè)公司財(cái)務(wù)制度之會(huì)計(jì)檔案管理

第一條 會(huì)計(jì)檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實(shí)際,建立會(huì)計(jì)檔案管理制度。

第二條 財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時(shí)逐月做好記帳憑證、報(bào)表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求,年度終了后,在次年三月以前做好報(bào)表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報(bào)表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號(hào),抄寫案卷目錄一式三份,一份會(huì)計(jì)部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。

第三條 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時(shí),雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。

第四條 會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。

第五條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。

第六條 非財(cái)務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財(cái)務(wù)部及檔案管理人員同意;財(cái)務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。

第七條 會(huì)計(jì)檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會(huì)同會(huì)計(jì)部門審查鑒定,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),由公司總經(jīng)理簽署意見。同時(shí)將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。

第八條 銷毀檔案時(shí)應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對(duì)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),并在銷毀清冊(cè)上簽字,并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。銷毀清冊(cè)列入會(huì)計(jì)檔案作永久保存。

【第9篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度6

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度6

1.0 主要內(nèi)容及適用范圍

規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

2.0 檔案的管理機(jī)構(gòu)

2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2.3 檔案室主要職責(zé):

2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.3.2 對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3.0 檔案的種類

3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

3.8 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

3.11 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

3.12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

4.0檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。

5.0 檔案的收集。

就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

5.2 立卷歸檔的時(shí)間

5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

5.2.2 對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

5.3.11 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.0 檔案的借閱

6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級(jí)檔案。

6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。

6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情

況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

7.0檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8.0 超期檔案的銷毀

8.1對(duì)超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

9.0 檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

【第10篇】企業(yè)公司檔案管理制度

企業(yè)集團(tuán)檔案管理制度

一、職責(zé)

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對(duì)本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進(jìn)行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實(shí)行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。

二、管理內(nèi)容與方法

1、立卷歸檔

(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:

①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;

②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。

③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、會(huì)議記錄等。

④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)、施工圖紙、設(shè)備資料等。

⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動(dòng)的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑦其他需歸檔的文件資料。

(2)立卷歸檔的要求:

①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊(cè),外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會(huì)議記錄、通報(bào)、紀(jì)要等。

②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷歸檔的文件要便于查找。

④文件有標(biāo)題的,應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題,并標(biāo)上方括號(hào)以示立卷人加的標(biāo)題。

⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對(duì)破損文件應(yīng)加以裱糊。

⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)。

2、檔案的利用

(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。

(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時(shí)歸還。借閱人員對(duì)所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴(yán)防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。

(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。

3、銷毀

(1)檔案保存期,由行政部提議,報(bào)董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財(cái)務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。

(2)對(duì)超過保存期限、失去保存價(jià)值的檔案,由檔案室提出銷毀申請(qǐng),報(bào)董事長批準(zhǔn)。

(3)銷毀檔案時(shí),應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn),由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。

(4)對(duì)已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊(cè)存檔。

4、檔案室管理

(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計(jì)制度。檔案收進(jìn)移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對(duì)保管、利用情況定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。

(3)檔案管理人員對(duì)保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查,平時(shí)注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)報(bào)告解決。

(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。

(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;

(6)檔案移交

①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;

②按年度歸檔的檔案,在每個(gè)自然年結(jié)束后1個(gè)月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;

③負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理一同進(jìn)行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;

④檔案移交時(shí),移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對(duì)交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。

三、責(zé)任

1、損壞、丟失公司檔案的;

2、擅自提供、銷毀公司檔案的;

3、涂改、偽造檔案的;

4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;

5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。

違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。

【第11篇】某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

1、目的:

規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。

2、適用范圍:

適用于各部門各種檔案的管理工作。

3、職責(zé):

3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1檔案管理的內(nèi)容:

4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:

a)公司各種行政文件;

b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;

c)部門收發(fā)文記錄;

d)本部門形成的質(zhì)量記錄;

e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。

4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:

a)辦公室保存公司所有文件(除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。

b)各部門保管各部門的資料。

c)辦公室保管人事檔案和各種合同。

4.2檔案的保管目的

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)延長檔案壽命;

4.3檔案的密級(jí)

檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機(jī)密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 檔案的保管方式

4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí)

各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

4.4.2編制目錄:

4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;

4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。

4.5檔案的查閱權(quán)限

4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.6.2部門檔案管理員審核其資格:

a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財(cái)務(wù)除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財(cái)務(wù)檔案及公司機(jī)密檔案,由總經(jīng)理審批。

4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。

4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.9檔案的銷毀

4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。

4.9.2該清單報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀,財(cái)務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。

4.9.3銷毀時(shí)應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。

5相關(guān)文件

6記錄

6.1《文件歸檔目錄》

6.2《文件和資料銷毀清單》

6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》

【第12篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全

二、歸檔時(shí)間和份數(shù)

對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時(shí)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

【第13篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

【第14篇】電池公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度

電池有限公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度

一、為加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理,充分發(fā)揮環(huán)保檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《環(huán)境保護(hù)檔案管理暫行規(guī)定》,特制定本制度。

二、環(huán)保檔案主要指公司在環(huán)境管理監(jiān)測(cè)、科研、宣傳、教育等環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

三、環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護(hù)工作的重要組成部分,要將其納入本單位的環(huán)保發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中。

四、為保證環(huán)保檔案完整、準(zhǔn)確、安全、有效地利用,要采用先進(jìn)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化。

五、檔案工作人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度,鉆研業(yè)務(wù),嚴(yán)格遵守黨和國家的保密規(guī)定,確保環(huán)保檔案的完整與安全。

六、借用環(huán)保檔案者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任,不得擅自轉(zhuǎn)借,不得折疊、剪貼、抽取和拆散檔案,嚴(yán)禁在環(huán)保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。

七、歸檔的環(huán)境保護(hù)文件、材料要做到字跡工整、圖像清晰、簽字手續(xù)完備。

八、科研課題、環(huán)保工程和其它任務(wù)等,承辦單位應(yīng)將所形成的環(huán)境保護(hù)文件、材料按本制度的要求整理歸檔。

九、環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期和短期的環(huán)保檔案歸環(huán)保組管理,永久性的歸公司檔案室保管,環(huán)保組保存永久檔案的復(fù)印件。

十、本制度由公司環(huán)保組負(fù)責(zé)執(zhí)行。

【第15篇】物業(yè)管理公司人事檔案管理制度8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規(guī)定,互相配合,認(rèn)真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個(gè)人簡歷。

3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。

4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎(jiǎng)懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。

7、承諾書、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整,時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。

8、各類審批材料(復(fù)印件,包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi),負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí),要及時(shí)通知形成檔案材料的部門,補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。同時(shí),要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定,對(duì)收集到的材料,認(rèn)真鑒別,嚴(yán)格把關(guān),及時(shí)入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí),如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào),并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì),防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應(yīng)及時(shí)查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

第十六條 嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴(yán)肅處理。

第十七條 檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須嚴(yán)格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅(jiān)固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。

第十九條 檔案庫房是機(jī)要重地,無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

第二十條 逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時(shí),應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無誤后,寫明材料出處和時(shí)間,并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。

第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上,要認(rèn)真細(xì)致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。

第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動(dòng),檔案轉(zhuǎn)遞要做到檔隨人走,公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。

第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。

第二十八條 對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無誤后,及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。

第二十九條 對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

【第16篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度七

物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)

一、檔案管理總則

1、公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。

3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

②對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強(qiáng)檔案管理意識(shí);

③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn),其基本職責(zé):

①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;

②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項(xiàng)工作提供服務(wù);

③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

三、公司檔案歸檔范圍和要求

1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書等。

2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料,在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;

3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性,會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

四、檔案的管理

1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;

2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。

3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補(bǔ)救措施,以減少檔案的損失;

4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;

6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;

8、部門撤消或變動(dòng),以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí),應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時(shí)四種。

五、檔案的利用

1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中的作用;

2、凡借閱檔案的人員,必須愛護(hù)檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。

六、檔案的銷毀

1、任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

七、附則

1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則,報(bào)總辦備案;

3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定

1、針對(duì)地產(chǎn)公司開發(fā)的新項(xiàng)目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。

2、工程竣工驗(yàn)收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。

3、服務(wù)中心成立后,項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

九、檔案管理流程圖:

1、項(xiàng)目資料:

相關(guān)部門分類整理

列出清單

部門經(jīng)理審查簽字

項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員

檔案管理員歸類、編目組卷

建立電子檔案

2、公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:

相關(guān)部門辦理

證件、證書領(lǐng)取

及時(shí)存入公司檔案室

檔案管理員分類登記

建立電子檔案

3、檔案借閱

填借閱申請(qǐng)單

總辦審批

登記借閱

按時(shí)歸檔: