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財(cái)務(wù)檔案管理制度

更新時(shí)間:2024-05-10 查看人數(shù):32

有哪些

財(cái)務(wù)檔案管理制度是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分,它涵蓋了財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。以下是財(cái)務(wù)檔案管理制度的主要內(nèi)容:

1. 財(cái)務(wù)檔案的范圍:包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、合同協(xié)議等。

2. 檔案分類(lèi):依據(jù)財(cái)務(wù)活動(dòng)性質(zhì)和檔案內(nèi)容,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi),如收支類(lèi)、資產(chǎn)類(lèi)、負(fù)債類(lèi)、權(quán)益類(lèi)等。

3. 收集與整理:確保所有財(cái)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的原始憑證和記錄及時(shí)歸檔,保持完整無(wú)缺。

4. 保管期限:根據(jù)相關(guān)法規(guī),明確各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案的最低保管年限。

5. 保密措施:對(duì)敏感財(cái)務(wù)信息實(shí)施嚴(yán)格的保密管理,限制非授權(quán)人員的訪問(wèn)。

6. 利用規(guī)定:設(shè)定檔案查閱、復(fù)制和借閱的流程,確保合理合法使用。

7. 定期盤(pán)點(diǎn):定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),確保檔案的安全與完整。

8. 檔案銷(xiāo)毀:超出保管期限的財(cái)務(wù)檔案,應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀,并做好銷(xiāo)毀記錄。

實(shí)施細(xì)則

1. 財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作,設(shè)立專(zhuān)職或兼職檔案員。

2. 原始憑證和會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)及時(shí)裝訂,按照時(shí)間順序編號(hào),便于查找。

3. 所有財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室。

4. 對(duì)外提供財(cái)務(wù)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)印件”字樣,防止濫用。

5. 員工離職或崗位變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理財(cái)務(wù)檔案交接手續(xù),確保檔案連續(xù)性。

6. 定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行電子化備份,以防意外損失。

7. 每年對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行一次全面清理,提出需要銷(xiāo)毀的檔案清單,經(jīng)審批后執(zhí)行。

8. 對(duì)于涉及訴訟、審計(jì)等特殊情況的檔案,即使超過(guò)保管期限,也應(yīng)繼續(xù)保留直至事件結(jié)束。

上墻內(nèi)容

1. “財(cái)務(wù)檔案,企業(yè)之寶,妥善保管,人人有責(zé)。”

2. “檔案安全,保密第一,非授權(quán)人員不得接觸?!?/p>

3. “定期盤(pán)點(diǎn),確保檔案完整,違規(guī)必究?!?/p>

4. “檔案利用,需審批,合法合規(guī),不得濫用。”

5. “檔案銷(xiāo)毀,依規(guī)進(jìn)行,記錄詳實(shí),簽字確認(rèn)?!?/p>

6. “電子備份,以防萬(wàn)一,確保信息不丟失。”

這些核心原則和細(xì)則將指導(dǎo)我們有效地管理和保護(hù)財(cái)務(wù)檔案,確保企業(yè)的財(cái)務(wù)信息安全,同時(shí)方便日常業(yè)務(wù)操作和未來(lái)的審計(jì)需求。

財(cái)務(wù)檔案管理制度范文


一、目的:
為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理,建立、健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度,完善財(cái)務(wù)檔案管理工作,使其規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財(cái)務(wù)部檔案的管理。
三、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、調(diào)閱、借閱等,對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé),對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。
四、財(cái)務(wù)檔案定義
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算的資料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。
五、會(huì)計(jì)檔案范圍
包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證
會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會(huì)計(jì)賬簿、
會(huì)計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成,以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件,有主要財(cái)務(wù)反映指標(biāo)快報(bào),月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、中期會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。
(四) 其他會(huì)計(jì)核算資料
其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇,與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的,由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如:經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存貯在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理。
六、會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管
會(huì)計(jì)檔案的裝訂:會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。會(huì)計(jì)憑證的裝訂,一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
(一)會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
(1)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書(shū)釘、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(二)會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)裝訂盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。
(2)憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。
(三)會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):
(1)每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)。
(2)在封面上編好卷號(hào),會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后,裝入會(huì)計(jì)憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類(lèi)編號(hào),以便于調(diào)閱。
(四)會(huì)計(jì)檔案的保管要求。
(1)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周?chē)鷳?yīng)備有防火器材。
(2)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專(zhuān)用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。
(3)會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬。
(4)會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕;
(5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
(6) 會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
(五)檔案保管期限
(1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年
(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單 5年
(3)日記賬15年。其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年
(4)明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年
(5)固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年
(6)主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表(包括文字分析) 3年
(7)月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析) 5年
(8)年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析) 永久
(9)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷(xiāo)毀清冊(cè)永久
(10)主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久
七、財(cái)務(wù)信息化檔案
(1)財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的涵義:財(cái)務(wù)信息化檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光盤(pán)、打印出來(lái)的書(shū)面等形式的 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指科目體系、各類(lèi)編碼、各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù);
(2)財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對(duì)公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。
(3)對(duì)財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
(4)采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
八、會(huì)計(jì)檔案的借閱
(一)財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案,須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處,若要查閱入庫(kù)檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。
(二)公司所屬集團(tuán)及下屬各單位若因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案,須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,方能由檔案管理人員接待查閱。
(三)外單位人員因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財(cái)務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財(cái)務(wù)檔案名稱(chēng)及查閱理由。
(四)借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè),也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件),并限期歸還。
(五)由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等原因,財(cái)務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí),須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
九、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
(1)會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定、編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷(xiāo)毀。
(2)會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案,不得銷(xiāo)毀。
(3)銷(xiāo)毀檔案前,應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì);由財(cái)務(wù)部和行政部共同派員監(jiān)銷(xiāo),會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽章,注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,以示負(fù)責(zé),同時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份,一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案?jìng)洳椤?br /> 十、附則
(1)本制度有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定,解釋和修訂;
(2)本制度自頒布之日起執(zhí)行。

財(cái)務(wù)檔案管理制度

有哪些財(cái)務(wù)檔案管理制度是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要組成部分,它涵蓋了財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。以下是財(cái)務(wù)檔案管理制度的主要內(nèi)容:1.財(cái)務(wù)檔案的范圍:包括
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