第1篇 檔案管理辦法細(xì)則
檔案法實(shí)施細(xì)則全文
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱〈檔案法〉)的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 〈檔案法〉第二條所稱對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案,屬于國(guó)家所有的,
由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門確定具體范圍;屬于集體所有的,個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的,由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍。
第三條 各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級(jí)管理,分級(jí)的具體標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法由國(guó)家檔案局制定。
第四條 國(guó)務(wù)院各部門經(jīng)國(guó)家檔案局同意,省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級(jí)人民政府檔案行政管理部門同意,可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。
第五條 縣級(jí)以上各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把檔案事業(yè)建設(shè)列入本級(jí)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃,建立、健全檔案機(jī)構(gòu),確定必要的人員編制,統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),保障檔案工作依法開(kāi)展。
第六條 有下列事跡之一的,由人民政府、檔案行政管理部門或者本單位給予獎(jiǎng)勵(lì);
(一)對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的;
(二)對(duì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的;
(三)對(duì)檔案學(xué)研究做出重要貢獻(xiàn)的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給國(guó)家的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng),表現(xiàn)突出的。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第七條 國(guó)家檔案局依照〈檔案法〉第六條第一款的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)根據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策,研究、制定檔案工作規(guī)章制度和具體方針政策;
(二)組織協(xié)調(diào)全國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展,制定發(fā)展檔案事業(yè)的綜合規(guī)劃和專項(xiàng)計(jì)劃,并組織實(shí)施;
(三)對(duì)有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,依法查處檔案違法行為;
(四)對(duì)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部門、國(guó)務(wù)院直屬企業(yè)事業(yè)單位以及依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定不屬于登記范圍的全國(guó)性社會(huì)團(tuán)體的檔案工作,
中央級(jí)國(guó)家檔案館的工作,以及省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門的工作,實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo);
(五)組織、指導(dǎo)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn);
(六)組織、開(kāi)展檔案工作的國(guó)際交流活動(dòng)。
第八條 縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府檔案行政管理部門依照〈檔案法〉第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策;
(二)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和檔案工作規(guī)章制度,并組織實(shí)施;
(三)監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,依法查處檔案違法行為;
(四)組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)。
第九條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案、機(jī)構(gòu)依照〈檔案法〉第七條的規(guī)定,履行下列職責(zé);
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策,建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;
(二)指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;
(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作;
第十條 中央和地方各級(jí)國(guó)家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),依照〈檔案法〉第八條的規(guī)定,承擔(dān)下列工作任務(wù);
(一)收集和接收本館保管范圍內(nèi)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案;
(三)采取各種形式開(kāi)發(fā)檔案資源,為社會(huì)利用檔案資源提供服務(wù)。
按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,經(jīng)批準(zhǔn)成立的其他各類檔案館,根據(jù)需要,可以承擔(dān)前款規(guī)定的工作任務(wù)。
第十一條 全國(guó)檔案館的設(shè)置原則和布局方案,由國(guó)家檔案局制定,報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)后實(shí)施。
第三章 檔案的管理
第十二條 按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定,
應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書(shū)或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,
定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定,定期向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交檔案。
屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交;
屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應(yīng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交。
經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門檢查和同意,專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的檔案,可以延長(zhǎng)向有關(guān)檔案館移交的期限;
已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導(dǎo)致不安全或者嚴(yán)重?fù)p毀的檔案,可以提前向有關(guān)檔案館移交。
第十四條 既是文物、圖書(shū)資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書(shū)館、紀(jì)念館等單位相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄,聯(lián)合舉辦展覽,共同編輯出版有關(guān)史料或者進(jìn)行史料研究。
第十五條 各級(jí)國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所保管的檔案采取下列管理措施;
(一)建立科學(xué)的管理制度,逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化;
(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫(kù)房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施;
(三)根據(jù)檔案的不同等級(jí),采取有效措施,加以保護(hù)和管理;
(四)根據(jù)需要和可能,配備適當(dāng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管,根據(jù)需要,參照前款規(guī)定辦理。
第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級(jí)的變更和解密,依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及其他實(shí)施辦法的規(guī)定辦理。
第十七條 屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案,檔案所有者可以向各級(jí)國(guó)家檔案館寄存、捐贈(zèng)或者出賣。
向各級(jí)國(guó)家檔案館以外的任何單位或者個(gè)人出賣、轉(zhuǎn)讓或者贈(zèng)送的,必須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn);
嚴(yán)禁向外國(guó)人和外國(guó)組織出賣或者贈(zèng)送。
第十八條 屬于國(guó)家所有的檔案,任何組織和個(gè)人都不得出賣。
國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
各級(jí)各類檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國(guó)散失在國(guó)外的檔案、進(jìn)行國(guó)際文化交流,
以及適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和科技成果推廣等的需要,經(jīng)國(guó)家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權(quán)審查批準(zhǔn),可以向國(guó)內(nèi)外的單位或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣檔案的復(fù)制件。
第十九條 各級(jí)國(guó)家檔案館的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。
各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的,必須經(jīng)國(guó)家檔案局審查批準(zhǔn)。
各級(jí)國(guó)家檔案館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件,
各級(jí)國(guó)家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn),海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。
第四章 檔案的利用和公布
第二十條 各級(jí)國(guó)家檔案館保管的檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,分期分批地向社會(huì)開(kāi)放,并同時(shí)公布開(kāi)放檔案的目錄。
檔案開(kāi)放的起始時(shí)間:
(一)中華人民共和國(guó)成立以前的檔案(包括請(qǐng)代以前的檔案;民國(guó)時(shí)期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實(shí)施之日起向社會(huì)開(kāi)放;
(二)中華人民共和國(guó)成立以來(lái)形成的檔案,自形成之日起瞞30年向社會(huì)開(kāi)放;
(三)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案,可以隨時(shí)間社會(huì)開(kāi)放。
前款所列檔案中涉及國(guó)防、外交、公交、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的檔案,以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認(rèn)為到期仍不宜開(kāi)放的檔案,經(jīng)上一級(jí)檔案行政管理部門批準(zhǔn),可以延期向社會(huì)開(kāi)放。
第二十一條 各級(jí)各類檔案館提供社會(huì)利用的檔案,應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以微縮品代替原件。
檔案微縮品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的,具有與檔案原件同等的效力。
第二十二條 《檔案法》所稱檔案的利用,是制對(duì)檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。
中華人民共和國(guó)公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開(kāi)放的檔案。
外國(guó)人或者外國(guó)組織利用中國(guó)已開(kāi)放的檔案,須經(jīng)中國(guó)有關(guān)主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國(guó)公民利用檔案館保存的未開(kāi)放的檔案,須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意,必要時(shí)還須經(jīng)有關(guān)的行政管理部門審查同意。
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案,其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國(guó)需要利用的,須經(jīng)檔案保存單位同意。
各級(jí)各類檔案館應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。
提供社會(huì)利用的檔案,可以按照規(guī)定收取費(fèi)用。
收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)務(wù)院價(jià)格管理部門制定。
第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布,是指通過(guò)下列形式首次向社會(huì)公開(kāi)檔案的全部或者部分原文或者檔案記載的特定內(nèi)容;
(一)通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書(shū)、聲像、電子等出版物發(fā)表;
(二)通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)播放;
(三)通過(guò)公眾計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)傳播;
(四)在公開(kāi)場(chǎng)合宣讀、播放;
(五)出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;
(六)公開(kāi)出售、散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件;
(七)展覽、公開(kāi)陳列檔案或者其復(fù)制件。
第二十四條 公布屬于國(guó)家所有的檔案,按照下列規(guī)定辦理;
(一)保存在檔案館的,由檔案館公布;必要時(shí),應(yīng)當(dāng)征得檔案形成單位同意或者抱經(jīng)檔案形成黨委的上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意后公布;
(二)保存在各單位檔案機(jī)構(gòu)的,由各該單位公布;必要時(shí),應(yīng)當(dāng)抱經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)同意后公布;
(三)利用屬于國(guó)家所有的檔案的單位和個(gè)人,未經(jīng)檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項(xiàng)所列主管機(jī)關(guān)的授權(quán)或者批準(zhǔn),均無(wú)權(quán)公布檔案。
屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案,其所有著向社會(huì)公布時(shí),應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定,不得損害國(guó)家的、社會(huì)的、集體的和其他公民的利益。
第二十五條 各級(jí)國(guó)家檔案館對(duì)寄存檔案的公布和利用,應(yīng)當(dāng)征得檔案所有者同意。
第二十六條 利用、公布檔案,不得違反國(guó)家有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律規(guī)定。
第五章 罰則
第二十七條 有下列行為之一的,由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人民依法給予行政處分;
(一)將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為幾有,拒絕交檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)據(jù)按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家檔案館移交檔案的;
(三)違反國(guó)家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小檔案接收范圍的;
(四)不按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)放檔案的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的;
(六)檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第二十八條 《檔案法》第二十四條第二款、第三款規(guī)定的罰款數(shù)額,根據(jù)有關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量,對(duì)單位為1萬(wàn)元以上10萬(wàn)元以上,對(duì)個(gè)人為500元以上5000元以下。
第二十九條 違反《檔案法》和本辦法,造成檔案損失的由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門根據(jù)損失檔案的價(jià)值,責(zé)令賠償損失。
第六章 附則
第三十條 中國(guó)人民解放軍的檔案工作,根據(jù)《檔案法》和本辦法確定的原則管理。
第三十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第2篇 工程合同管理信息及檔案資料管理監(jiān)理細(xì)則
工程監(jiān)理細(xì)則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一) 合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實(shí)施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動(dòng);
2. 熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴(yán)格執(zhí)行合同;
3．協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問(wèn)題;
4. 及時(shí)向業(yè)主報(bào)告合同的執(zhí)行情況;
5. 獨(dú)立、公正地協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的合同糾紛。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實(shí)行分類管理;
2. 協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3．分析合同背景和缺陷,及時(shí)尋求處理方法;
4. 掌握合同內(nèi)容,實(shí)行跟蹤管理;
5. 進(jìn)行合同違法預(yù)警,及時(shí)采取防范措施。
6. 認(rèn)真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7. 工程變更的要求可以由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包人或設(shè)計(jì)單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認(rèn)為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應(yīng)向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過(guò)失或違約所致,除承包人應(yīng)對(duì)此負(fù)責(zé)外,其所引起的附加費(fèi)用由承包人承擔(dān),不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認(rèn)發(fā)出變更令前,均應(yīng)征得業(yè)主同意。
8. 承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9. 對(duì)涉及設(shè)計(jì)漏項(xiàng),變更技術(shù)方案和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設(shè)計(jì)的變更等,不論其經(jīng)費(fèi)增減情況,均應(yīng)及時(shí)經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后才能下達(dá)。
10. 變更的估價(jià)由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書(shū)面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應(yīng)按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請(qǐng),并將分包單位的各種資料、業(yè)績(jī)、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報(bào)總監(jiān)理工程師審批。在合同實(shí)施過(guò)程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設(shè)單位也不直接向分包人付款。
(三) 信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時(shí)注意對(duì)信息進(jìn)行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機(jī),對(duì)工程逐步實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,并隨時(shí)從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2. 信息管理實(shí)行監(jiān)理組織各級(jí)人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負(fù)責(zé)的管理體制。
3．監(jiān)理檔案管理
4. 行政檔案。監(jiān)理與建設(shè)單位之間來(lái)往函件。監(jiān)理與承包人之間往來(lái)函件,書(shū)面簽復(fù)申請(qǐng)批復(fù),會(huì)議記錄。監(jiān)理與設(shè)計(jì)方及其它有關(guān)方往來(lái)函件。監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部往來(lái)函件,請(qǐng)示報(bào)告,報(bào)告批復(fù)。監(jiān)理月報(bào)。
5. 計(jì)量支付檔案。承包人提出的索賠申請(qǐng)及批示情況。承包人提出的計(jì)日工和單價(jià)。額外或緊急工程費(fèi)用計(jì)算設(shè)計(jì)變更批準(zhǔn)的費(fèi)用計(jì)算。各類支付證書(shū)工程進(jìn)度周、月報(bào)表
6. 技術(shù)檔案開(kāi)工及停工指令額外工程圖紙變更設(shè)計(jì)圖紙現(xiàn)場(chǎng)指令檢查記錄施工圖紙竣工圖紙
7. 工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時(shí)整理工程技術(shù)檔案。
第3篇 地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負(fù)責(zé)。在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將原件交資料員登記收存(如提交復(fù)印件必須說(shuō)明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認(rèn)。如經(jīng)辦人沒(méi)有簽字確認(rèn),視同該資料沒(méi)有收存。
2. 外單位來(lái)文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號(hào)、發(fā)送單位、文件標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時(shí)讓接收人簽字確認(rèn)。
4. 工程項(xiàng)目檔案資料在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中由各經(jīng)辦部門自行負(fù)責(zé)保管,以便于及時(shí)查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴(yán)格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān),借用人在借用部門檔案時(shí),須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時(shí),須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時(shí),出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件,以防不時(shí)之需。
3．文件資料借出后,出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負(fù)責(zé)按規(guī)定時(shí)間及時(shí)收回,防止遺失。
4. 跨部門借用文件資料并不再歸還時(shí),則作為移交處理。此時(shí)須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認(rèn)后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5. 文件資料歸還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應(yīng)由借用人書(shū)面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認(rèn)。
6. 部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后,及時(shí)填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個(gè)工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對(duì),部門經(jīng)理須確認(rèn)是否交公司存檔、預(yù)計(jì)存檔時(shí)間和是否進(jìn)行電子存檔欄,核對(duì)簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時(shí)間》進(jìn)行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認(rèn)存檔部門及移交時(shí)間。
2. 檔案管理操作細(xì)則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動(dòng)合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個(gè)工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對(duì)于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷毀清單》附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時(shí)間》
第4篇 醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則范例
醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則
1、目的
為加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設(shè)備的相關(guān)資料,制定本細(xì)則。
2、適用范圍
2.1本細(xì)則適用于醫(yī)院對(duì)重點(diǎn)儀器設(shè)備資料的管理,包括設(shè)備說(shuō)明書(shū)、合格證、維修證、圖紙等全部隨機(jī)資料及后續(xù)服務(wù)資料。
2.2本細(xì)則僅針對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價(jià)值在1萬(wàn)元以上的進(jìn)口和國(guó)產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件,應(yīng)存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。
3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備,到貨后應(yīng)由藥械部的兼職檔案人員參加開(kāi)箱驗(yàn)收,詳細(xì)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件、儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計(jì)工作。
4.2儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間順序排列,用鉛筆編寫頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào),正面標(biāo)在右上角,背面標(biāo)在左上角,并完整填寫卷內(nèi)目錄。
4.3儀器設(shè)備檔案應(yīng)一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復(fù)印件留在設(shè)備使用部門備用,一份復(fù)印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設(shè)備使用情況。
4.4儀器設(shè)備檔案應(yīng)放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀壞和散失。
4.5儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時(shí),應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人同意。
4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應(yīng)按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負(fù)責(zé)賠償。
第5篇 學(xué)校檔案管理細(xì)則范例
學(xué)校檔案管理細(xì)則就是為大家?guī)?lái)的關(guān)于學(xué)校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,來(lái)看下面:
學(xué)校檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理、后勤等各項(xiàng)工作服務(wù),
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合本校的實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 本校檔案是指建校以來(lái),學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是我校教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的重要組成部分,學(xué)校應(yīng)將檔案工作納入自身整體發(fā)展規(guī)劃,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置
第四條 本校的檔案工作由校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo),其他的校領(lǐng)導(dǎo)要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
業(yè)務(wù)上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 本校在校長(zhǎng)辦公室下設(shè)置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存和提供利用本校各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。
第六條 本校檔案室的主要職責(zé)是:
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定,并努力完成上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作;
(二)負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作,并負(fù)責(zé)對(duì)本校各系、部、處、室、科等部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;
(三)制訂和組織實(shí)施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),提高檔案綜合管理水平;
(四)負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管全校各類永久、長(zhǎng)期的檔案及有關(guān)資料;
(五)維護(hù)檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護(hù)工作;
(六)開(kāi)展檔案的開(kāi)放或利用工作;
(七)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源;
(八)負(fù)責(zé)組織全校專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn);
(九)開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育工作;
(十)開(kāi)展檔案理論和檔案業(yè)務(wù)的學(xué)術(shù)研究,組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務(wù)研討、交流和協(xié)作活動(dòng)。
第七條 本校各部門須有一位負(fù)責(zé)人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)募媛殭n案人員,負(fù)責(zé)本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第三章 檔案隊(duì)伍建設(shè)
第八條 本校檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策,熱愛(ài)檔案事業(yè),具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。
第九條 本校檔案工作人員,編制數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校規(guī)模及收藏檔案數(shù)量等實(shí)際情況確定。
第十條 本校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員,其職稱和待遇按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 經(jīng)費(fèi),庫(kù)房和設(shè)備
第十一條 本校檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi),列入學(xué)校預(yù)算,本校各職能部門應(yīng)對(duì)用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備,在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。
第十二條 本校遵循方便利用、安全保管,有利發(fā)展的原則,為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房;存放聲像特殊載體檔案的庫(kù)房,應(yīng)配置恒溫、恒濕設(shè)施。
第十三條 學(xué)校應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門配置復(fù)印、錄音、照相、錄像等設(shè)備,逐步實(shí)現(xiàn)電子計(jì)算機(jī)管理與檔案縮微化。
第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作
第十四條 本校應(yīng)逐步完善歸檔制度,并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍,做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作,都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十五條 本校各部門應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí),同時(shí)布置、檢查,驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。
第十六條 本校對(duì)科研成果、基建工程等進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)應(yīng)有綜合檔案室的人員參加,有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同綜合檔案室對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查,簽署意見(jiàn)。
沒(méi)有完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目,不予驗(yàn)收,不予上報(bào),不予評(píng)獎(jiǎng)。
第十七條 本校實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷的制度,學(xué)校各部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本部門的的檔案工作,并確定適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案人員,負(fù)責(zé)本部門形成檔案的立卷歸檔工作。
各部門課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規(guī)律,以系統(tǒng)整理組卷,編排頁(yè)號(hào)或件號(hào),填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后將屬于長(zhǎng)期和永久保存的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。
學(xué)校綜合檔案室對(duì)各業(yè)務(wù)部門的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。
第十八條 部門、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ),各有關(guān)部門必須分工明確、協(xié)同配合。
學(xué)校分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo),各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人,都應(yīng)把涉及相應(yīng)范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。
第十九條 本校文件材料的歸檔范圍:
(一)黨政管理類
主要包括本校黨委、行政、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄和紀(jì)要;黨政各部門的工作計(jì)劃、規(guī)劃、方案、匯報(bào)、總結(jié)、規(guī)則章程、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;上級(jí)機(jī)關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務(wù)管理等文件材料。
(二)教學(xué)類
主要包括本校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的反映教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、畢業(yè)生、教材等工作內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。
(三)科研類
主要包括本校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中形成的反映科研綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)。
推廣應(yīng)用等工作內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。
(四)基建類
主要包括本校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。
(五)儀器設(shè)備類
主要包括本校各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密,貴重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在五萬(wàn)元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。
(六)出版類
主要包括本校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)。
(七)外事類
主要包括本校有關(guān)人員出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議(含在國(guó)內(nèi)舉辦的),出境考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修、留學(xué)及本校聘請(qǐng)的外籍、
港澳臺(tái)專家與教師(含客座教師)在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料;本校涉外活動(dòng)、對(duì)外學(xué)術(shù)交流、友好往來(lái)等有關(guān)文件材料。
(八)財(cái)會(huì)類
主要包括本校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、憑證、帳薄,報(bào)表、工資清冊(cè)等材料。
(九)聲像類
主要包括反映本校各項(xiàng)活動(dòng)和歷史發(fā)展,具有保存價(jià)值的各種以音響,畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。
(十)實(shí)物類
主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察、檢查、指導(dǎo)工作和境內(nèi)外知名人土來(lái)校參觀訪問(wèn)的題詞、題字等手跡材料;境外、校內(nèi)外的團(tuán)休,
個(gè)人和校友捐贈(zèng)的紀(jì)念物品;校內(nèi)各單位和個(gè)人榮獲國(guó)家、省、市級(jí)各類獎(jiǎng)品(獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯等),以及其他有保存價(jià)值的實(shí)物。
第二十條 歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)繪工整,藍(lán)黑墨水書(shū)寫,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。
第二十一條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理:
(一)歸檔時(shí)間
1、黨政部門和按年度歸檔的部門,于翌年六月底前歸檔。
2、各教學(xué)部門和須按學(xué)年度歸檔的部門,于次學(xué)年寒假前歸檔。
3、科研、基建、生產(chǎn)設(shè)備的專題性、成套性檔案,應(yīng)在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定、驗(yàn)收后兩個(gè)月歸檔。
(二)檔案移接手續(xù)
學(xué)校綜合檔案室接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)檔案目錄,與移交人共同清點(diǎn),對(duì)重要的、機(jī)密以上的案卷,要逐頁(yè)清點(diǎn),經(jīng)查對(duì)無(wú)誤,方可辦理簽收手續(xù)。
第二十二條 凡由各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存自己與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的正本以外,應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。
第二十三條 個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統(tǒng)一的移交時(shí)間移交給本單位檔案人員轉(zhuǎn)交學(xué)校綜合檔案室,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
對(duì)于個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料,學(xué)校綜合檔案室可通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理,對(duì)于個(gè)人向?qū)W校綜合檔案室捐贈(zèng)檔案,視珍貴程度,學(xué)校可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。
第二十四條 學(xué)校綜合檔案室應(yīng)注意向境內(nèi)外征集與本校有關(guān)的有保存價(jià)值的各種檔案、資料。
第二十五條 對(duì)調(diào)出及離、退休人員、在辦理調(diào)離手續(xù)時(shí),必須清還檔案,沒(méi)有學(xué)校綜合檔案室簽字,人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。
第六章 檔案管理
第二十六條 本校各類檔案都是學(xué)校的重要財(cái)富,由學(xué)校綜合檔案室集中管理,任何部門或個(gè)人都不得將檔案視為私有。
全體師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第二十七條 綜合檔案室依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》,負(fù)責(zé)對(duì)本校檔案進(jìn)行分類、編號(hào)的排列。
第二十八條 本校各類檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期三種。
(一)永久:凡反映我校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)學(xué)校和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門針對(duì)本校所發(fā)的重要文件材料。
(二)長(zhǎng)期:凡在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi),本校需要查考利用的檔案,列為長(zhǎng)期保管,它包括本校產(chǎn)生形成的和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。
保管期限為十六年至五十年左右。
(三)短期:凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。
第二十九條 本校綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。
對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案,在征得有關(guān)部門同意,并造冊(cè)報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,予以銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),不得銷毀任何檔案,
第三十條 本校綜合檔案室定期對(duì)檔案的收進(jìn)和移出、庫(kù)存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并依照有關(guān)規(guī)定,向省檔案局、省教育廳辦公室報(bào)送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十一條 本校綜合檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度,并有防火,防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設(shè)施;要研究和改進(jìn)檔案的保護(hù),
對(duì)已破損,蟲(chóng)蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案,應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制;要有安全保密制度,對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查,遇有特殊情況,應(yīng)立即向校主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,及時(shí)處理。
第七章 檔案的利用與開(kāi)放
第三十二條 本校綜合檔案室設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開(kāi)展檔案利用與編研工作,主動(dòng)提供利用,充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
第三十三條 學(xué)校綜合檔案室開(kāi)放檔案,必須遵循下列規(guī)定
(一)本校教職工因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個(gè)人,還須持有關(guān)單位介紹信,在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開(kāi)放范圍的檔案,并可以摘錄、復(fù)制;
(二)利用者要求復(fù)印檔案,由綜合檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按規(guī)定收費(fèi);
(三)未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級(jí)主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn),任何組織或個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案。
第三十四條 本校檔案屬下列情況之一者,不宜開(kāi)放:
(一)涉及黨和國(guó)家秘密的;
(二)涉及專利和技術(shù)秘密的;
(三)涉及個(gè)人隱私的;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第三十五條 對(duì)于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第八章 附 則
第三十六條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第6篇 職工安全培訓(xùn)檔案管理實(shí)施細(xì)則
為加強(qiáng)職工培訓(xùn)檔案管理,根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,制定本細(xì)則。
一、凡參加培訓(xùn)的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,記錄安全技術(shù)培訓(xùn)考試、考核的相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》。
二、工作標(biāo)準(zhǔn)
1. 培訓(xùn)結(jié)束后三天內(nèi)將培訓(xùn)資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時(shí)填寫《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,并將培訓(xùn)信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓(xùn)檔案的日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案的存檔資料
1. 培訓(xùn)考勤成績(jī)簽字表
2. 理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓(xùn)檔案分類(或分單位)整理,編號(hào)登記實(shí)行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案未經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設(shè)專人負(fù)責(zé),經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,并保持清潔、通風(fēng)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動(dòng)工作單位,要及時(shí)調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時(shí)清理檔案。
第7篇 工程監(jiān)理檔案管理實(shí)施細(xì)則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本規(guī)定。
2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收；統(tǒng)一接收國(guó)網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件，做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄，并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要，由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核，特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回，相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1）對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請(qǐng)銷毀的部門登記造冊(cè)，再由檔案部門提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
2）對(duì)各單位修改替代后的檔案，檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。
3）檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時(shí)，檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)一簽字，檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔。
4）在鑒定銷毀檔案時(shí)，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(zhǎng)處理。
4、其它
（1）工程檔案的分類、編目、按國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)<國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）的通知>;》規(guī)定執(zhí)行。
（2）檔案、資料、圖書(shū)的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規(guī)定執(zhí)行。
（3）工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置；
（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片（照片）；
（4）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素（不允許插值）；
（5）符合國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國(guó)家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。
第8篇 檔案管理實(shí)施細(xì)則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業(yè)管理網(wǎng)就為大家整理了檔案管理實(shí)施細(xì)則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細(xì)則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分
第一條公司級(jí)檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件:
1.司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
3.財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);
4.政府、項(xiàng)目批文、合同;
5.公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
6.工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
11.公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書(shū)管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級(jí)檔案文件如下:
1.各部門報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào);
2.部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要;
3.各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;
4.招投標(biāo)文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)
6.儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表;
9.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。
第五條公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門及負(fù)責(zé)人
1.公司檔案管理部門為行政部;
2.公司立檔單位為各部門;
3.檔案管理責(zé)任人:各部門負(fù)責(zé)人與專(兼)職文書(shū)。
4.各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū),負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第七條各部門專(兼)職文書(shū)的職責(zé)
1.了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員需借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書(shū)、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一歸卷。
第十條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
第十一條歸檔時(shí)限
各部門專(兼)職文書(shū)就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)(本)為一件,來(lái)文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6.整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書(shū)寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm×297mm),材料過(guò)窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過(guò)寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書(shū)機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記,并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊(cè),一式兩份,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù),案卷數(shù)量,移交時(shí)間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后,對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號(hào)+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全;
2.公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng),做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
3.每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料;對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
第五章檔案名稱、編號(hào)
第十五條檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十六條檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表,以免混淆。
第十八條檔案編號(hào)原則
1.公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—類別號(hào)—年度—保管期限—文件類型--盒號(hào)—件號(hào)”。
2.每一歸檔文件首頁(yè)前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”,文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。
4.檔號(hào)的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號(hào)
2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號(hào)。如:行政類、營(yíng)運(yùn)類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問(wèn)題所在年度,以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長(zhǎng)期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營(yíng)運(yùn)部月報(bào),招商進(jìn)度表,會(huì)議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。
5.新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序,以此來(lái)編列檔號(hào)。
6.檔案如何歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。
7.檔號(hào)以一案一號(hào)為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,再編列檔號(hào)。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁(yè)數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目。
第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書(shū)寫,。請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制,以裝滿一盒為準(zhǔn)。
第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時(shí)須使用碳素墨水書(shū)寫,字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應(yīng)分開(kāi)裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫,并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外,一般為分二年、長(zhǎng)期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。
1.長(zhǎng)期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊(cè);
3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;
4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;
5)財(cái)務(wù)報(bào)表;
6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;
7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
8)工程設(shè)計(jì)圖;
9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
10)預(yù)算、決算書(shū)類;
11)會(huì)計(jì)憑證;
12)事業(yè)計(jì)劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件
第八章檔案密級(jí)
第二十七條公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1.“絕密”文書(shū)含:公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。
2.“機(jī)密”文書(shū)含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。
4.“普通”文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十九條各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門檔案材料進(jìn)行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。
第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第三十四條檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第三十五條檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
第三十七條政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù),需要查閱公司檔案,公司予以配合、協(xié)助。
第十章檔案的銷毀
第三十八條對(duì)已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊(cè),銷毀清冊(cè)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方能銷毀。該清冊(cè)永久保存;銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊(cè)上簽字。銷毀時(shí)請(qǐng)使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時(shí),檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。
第四十條公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
模板 商業(yè)企業(yè)人事管理制度
第9篇 某公司檔案管理細(xì)則
公司檔案管理細(xì)則
1.總則
1.1 為加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作,規(guī)范民營(yíng)企業(yè)檔案管理行為,促進(jìn)檔案工作為民營(yíng)企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《吉林省檔案條例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,制定本細(xì)則。
1.2本細(xì)則所稱的民營(yíng)企業(yè)檔案,是指民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的真實(shí)記錄。
1.3民營(yíng)企業(yè)檔案工作是民營(yíng)企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)。
民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)信息資源的有機(jī)組成部分,是體現(xiàn)民營(yíng)企業(yè)歷史真實(shí)面貌、維護(hù)民營(yíng)企業(yè)合法權(quán)益的有效依據(jù)和憑證。
1.4民營(yíng)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,同時(shí)也是國(guó)家檔案的組成部分之一。
民營(yíng)企業(yè)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),依法管理本企業(yè)檔案,提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)。
2.檔案管理體制
2.1民營(yíng)企業(yè)應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的議事日程之中,明確管理檔案的部門和人員,保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。
2.2民營(yíng)企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門應(yīng)依法履行以下職責(zé):
2.2.1制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作;
2.3民營(yíng)企業(yè)應(yīng)建立檔案工作制度,主要包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責(zé)任制等。
2.4民營(yíng)企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,積極參加檔案部門主辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2.5民營(yíng)企業(yè)檔案工作接受所在地檔案行政管理部門的依法監(jiān)督和指導(dǎo)。
3.文件材料的形成、整理與歸檔
3.1民營(yíng)企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍(見(jiàn)附件《民營(yíng)企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》)。
企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序,列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃。
企業(yè)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)所形成的文件材料的收集、積累、整理,并按時(shí)向民營(yíng)企業(yè)檔案部門歸檔。
3.2民營(yíng)企業(yè)歸檔文件材料的來(lái)源:
3.2.1企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
3.2.2企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
3.2.3企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料;
3.2.4企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.5企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.6企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。
3.3歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、光盤、錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.4歸檔文件材料的整理
3.4.1民營(yíng)企業(yè)在黨務(wù)工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件材料可依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理;
3.4.2民營(yíng)企業(yè)在產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基建等方面形成的文件材料可依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行整理;
3.4.3會(huì)計(jì)文件材料可依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理;
3.4.4錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片等載體形式的文件材料可依據(jù)《聲像檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理;
3.4.5民營(yíng)企業(yè)在0a、cad、cam等系統(tǒng)中形成的電子文件材料可依據(jù)或參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《cad電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等進(jìn)行整理;
3.4.6民營(yíng)企業(yè)在職工個(gè)人管理工作中形成的文件材料可依據(jù)《吉林省企業(yè)職工檔案管理辦法》的要求進(jìn)行整理。
3.5歸檔時(shí)間
3.5.1管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;
3.5.2企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等文件材料應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)或按專業(yè)進(jìn)行歸檔;
3.5.3會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了一年后歸檔;
3.5.4外購(gòu)設(shè)備文件材料及引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔;
3.5.5錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔;
3.5.6電子文件邏輯歸檔適時(shí)進(jìn)行,物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致;
3.5.7下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
3.5.7.1已歸檔的文件材料出現(xiàn)變更、修改、補(bǔ)充等情況后,新形成的文件材料;
3.5.7.2企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)以及企業(yè)在臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料;
3.5.7.3企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;
3.5.7.4企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
3.6歸檔要求
3.6.1整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律,保持有機(jī)聯(lián)系,做到齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.6.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件,一般一式一份。
重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。
文件材料歸檔后不得更改。
3.6.3民營(yíng)企業(yè)各部門向檔案部門移交歸檔文件時(shí),應(yīng)編制移交清冊(cè),并由部門負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)。
民營(yíng)企業(yè)檔案部門接收歸檔文件材料時(shí),應(yīng)認(rèn)真檢查歸檔文件材料的質(zhì)量,核對(duì)移交清冊(cè),履行交接手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。
4.檔案的管理,民營(yíng)企業(yè)檔案部門應(yīng)按時(shí)接收應(yīng)歸檔的各類文件材料,通過(guò)科學(xué)分類、排列、編目,對(duì)全部檔案進(jìn)行有序化管理。
4.1檔案的分類、排列、編目
4.1.1民營(yíng)企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位檔案內(nèi)容和載體形式等實(shí)際情況,制定統(tǒng)一的分類方案(可參照附件《民營(yíng)企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》),分類應(yīng)保持前后一致,不能隨意變動(dòng)。
4.1.2民營(yíng)企業(yè)檔案應(yīng)按類別分別排列。
案卷排列時(shí)應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律,便于保管和利用。
4.1.3按照案卷的排列順序編制卷號(hào),固定案卷位置。
同一門類內(nèi)案卷不能出現(xiàn)重號(hào)現(xiàn)象。
4.1.4照片、實(shí)物、磁性載體等文件材料按照分類方案,與紙質(zhì)文件材料一同排列、編號(hào),存放時(shí)可根據(jù)保管需要異地保存。
4.2根據(jù)檔案分類情況,編制檔案分類目錄。
4.3檔案的保管
4.3.1民營(yíng)企業(yè)應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)立必需的專用檔案庫(kù)房,采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管。
并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
4.3.2民營(yíng)企業(yè)可設(shè)立綜合檔案室對(duì)企業(yè)各類檔案實(shí)體實(shí)行集中統(tǒng)一管理,也可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)立專門檔案室,對(duì)會(huì)計(jì)、產(chǎn)品、科研、人事等檔案實(shí)體實(shí)行分室管理。
4.3.3檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.4保管錄音帶、錄像帶等磁性載體文件材料應(yīng)符合防磁要求。
4.3.5檔案人員要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳、物相符。
對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
4.4檔案鑒定
4.4.1民營(yíng)企業(yè)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,制定本企業(yè)檔案保管期限表,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。
4.4.2要定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。
鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由小組負(fù)責(zé)人簽名,并注明鑒定日期。
4.4.3經(jīng)過(guò)鑒定的檔案要達(dá)到保管期限劃定準(zhǔn)確、保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃定不準(zhǔn)確、檔案不完整,企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
4.4.4銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)企業(yè)法人批準(zhǔn)后,進(jìn)行監(jiān)銷。
銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
4.5檔案統(tǒng)計(jì)
4.5.1企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。
4.5.2檔案統(tǒng)計(jì)要有檔案管理設(shè)施、設(shè)備統(tǒng)計(jì),檔案人員統(tǒng)計(jì),檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案提供利用及其效果統(tǒng)計(jì)等。
4.6民營(yíng)企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展。
民營(yíng)企業(yè)可為檔案部門配備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備和科學(xué)的管理軟件,提供技術(shù)支持,不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。
4.7民營(yíng)企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng),應(yīng)參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,做好檔案處置工作。
5.檔案的利用
5.1民營(yíng)企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,通過(guò)開(kāi)架閱覽、編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、各類專題匯編以及建立企業(yè)專題檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等形式,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
5.2企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
6.1獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
6.1民營(yíng)企業(yè)應(yīng)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
6.2民營(yíng)企業(yè)應(yīng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。
7.附則
7.1本細(xì)則由吉林省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
7.2本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。
第10篇 雅居樂(lè)物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
雅居物業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則
為了加強(qiáng)公司檔案的綜合管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,特制定本實(shí)施細(xì)則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
2、向各項(xiàng)目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
3、財(cái)務(wù)帳冊(cè)、財(cái)務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;
4、各項(xiàng)目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗(yàn)收材料、批文報(bào)件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項(xiàng)目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標(biāo)題、文號(hào)、主送、抄送、抄報(bào)、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍(lán)黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項(xiàng)活動(dòng)要從開(kāi)始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長(zhǎng)期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問(wèn)題時(shí)間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進(jìn)行歸檔。
4、確定文件材料的保存價(jià)值,分為永久、長(zhǎng)期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動(dòng)和基本歷史面貌,對(duì)公司、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動(dòng),在長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的,列為長(zhǎng)期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí),可采用硬卷或單份裝訂。問(wèn)題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面,只要是書(shū)寫的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號(hào),不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件數(shù)的受控章,并將檔號(hào)、件數(shù)填寫清楚。
8、每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對(duì)文件材料有題名不要隨意更改或簡(jiǎn)化。題目無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題的要重新擬定,并在前后加[]。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。
四、部門檔案員工作職責(zé)
1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。
2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料。
五、歸檔時(shí)間及要求
(一)歸檔時(shí)間
1、各部門檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月按要求進(jìn)行立卷歸檔。
3、財(cái)會(huì)類檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個(gè)月整理好,將檔案內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊(cè)后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補(bǔ)交。
2、檔案管理人員調(diào)離時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強(qiáng)對(duì)有價(jià)值的文件材料的保護(hù)和管理,對(duì)保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅(jiān)持全面的、歷史的觀點(diǎn),認(rèn)真估計(jì)檔案的價(jià)值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對(duì)不再有保存價(jià)值的過(guò)期檔案進(jìn)行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長(zhǎng)保存年限。
3、對(duì)某些檔案材料是否銷毀沒(méi)有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉(cāng)促銷毀。
4、鑒定時(shí),應(yīng)將處理意見(jiàn)報(bào)分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)銷毀,并在銷毀清冊(cè)上登記,銷毀清冊(cè)應(yīng)立卷長(zhǎng)期保存。
第11篇 實(shí)物檔案管理細(xì)則范例
機(jī)關(guān)實(shí)物檔案管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了市直機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,具有保存和參考利用價(jià)值實(shí)物的收集、整理、歸檔和實(shí)物檔案保管、利用和移交進(jìn)館的原則和方法。
本規(guī)范適用于青島市市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織,市政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立承擔(dān)行政管理職能的機(jī)構(gòu)參照?qǐng)?zhí)行,各區(qū)(市)可依此制定本區(qū)域的管理規(guī)范。
2 歸檔
2.1 歸檔范圍
凡是本單位在行使職能活動(dòng)時(shí),形成、獲得或者收集的,對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的實(shí)物均屬實(shí)物檔案歸檔范圍,實(shí)物檔案歸檔范圍如下:
2.1.1 應(yīng)進(jìn)館實(shí)物檔案歸檔范圍
2.1.1.1 本單位獲得的省部級(jí)(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等。
2.1.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有保存利用價(jià)值的憑證性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、贈(zèng)送的禮品等。
2.1.1.3 本單位外事活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。
2.1.2 非進(jìn)館實(shí)物檔案歸檔范圍
2.1.2.1 本單位獲得的(2.1.1.1.1規(guī)定范圍之外)各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等。
2.1.2.2 本單位國(guó)內(nèi)交往中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用價(jià)值的實(shí)物。
2.2 歸檔要求
2.2.1 實(shí)物檔案應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交,任何單位、部門或個(gè)人不得將實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
2.2.2 歸檔實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的,移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。
2.2.3 歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔、無(wú)破損。
2.3 移交接收
2.3.1 各單位檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的實(shí)物檔案進(jìn)行檢查,確保實(shí)物檔案符合歸檔要求。
2.3.2 移交實(shí)物檔案時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),清點(diǎn)后交接雙方在移交清冊(cè)上簽字。
3 整理
3.1 分類
實(shí)物檔案原則上按實(shí)物形狀分類,實(shí)物形狀具體分為平面實(shí)物、立體實(shí)物等類別。
3.2 編號(hào)
3.2.1 實(shí)物檔案按實(shí)物形狀結(jié)合級(jí)別,依其時(shí)間先后順序排列。
3.2.2 實(shí)物檔案按平面實(shí)物、立體實(shí)物分別從“1”開(kāi)始編制流水號(hào)。
需進(jìn)館與不需進(jìn)館的實(shí)物檔案應(yīng)分別編號(hào)。
3.2.3 實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位按一件一號(hào)原則進(jìn)行編號(hào),并在實(shí)物上粘貼歸檔章(見(jiàn)附圖1)。
平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物右下方,立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底部。
歸檔章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。
3.2.3.1 全宗號(hào):同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
3.2.3.2 目錄號(hào):全宗內(nèi)所屬目錄的編號(hào)。
3.2.3.3 案卷號(hào):按分類方案,每件實(shí)物檔案的流水編號(hào)。
3.2.4 歸檔章項(xiàng)目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,書(shū)寫材料應(yīng)符合檔案管理要求。
3.3 編目
實(shí)物檔案應(yīng)按分類編號(hào)要求,將目錄錄入計(jì)算機(jī),編制實(shí)物檔案案卷目錄(見(jiàn)附圖2)。
實(shí)物檔案案卷目錄包括案卷號(hào)、受獎(jiǎng)單位、題名、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)年度、期限、類別、備注等項(xiàng)目。
3.3.1 案卷號(hào):填寫實(shí)物的件號(hào)。
3.3.2 受獎(jiǎng)單位:填寫立檔單位名稱。
3.3.3 題名:填寫實(shí)物名稱。
3.3.4 授獎(jiǎng)單位:填寫實(shí)物制作、頒發(fā)單位。
3.3.5 授獎(jiǎng)年度:填寫實(shí)物制作、頒發(fā)年度。
3.3.6 期限:暫空。
3.3.7 類別:填寫實(shí)物檔案的種類名稱,如:證書(shū)、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、紀(jì)念品、宣傳品。
3.3.8 備注:填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
4 保管
4.1 實(shí)物檔案一般應(yīng)專柜保管,對(duì)貴重的實(shí)物檔案,要采取相應(yīng)措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
4.2 對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)定期清點(diǎn),做到帳物一致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查對(duì)清楚。
4.3 實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。
4.4 存放錦旗、證書(shū)等易蟲(chóng)蛀的櫥柜,要投放防蟲(chóng)劑;
4.5 實(shí)物檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)數(shù)字化,并將形成的數(shù)碼照片按《青島市機(jī)關(guān)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范(試行)》要求整理。
4.6 獎(jiǎng)狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。
5 利用
5.1 利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
5.2 利用實(shí)物檔案原則上只能使用實(shí)物照片,如確需使用實(shí)物檔案原件,須寫明利用目的,經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能利用。
5.3 歸還實(shí)物檔案時(shí),檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案仔細(xì)檢查,核查無(wú)誤后方可簽字注銷。
如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)立即追究責(zé)任。
6 移交進(jìn)館
6.1 移交進(jìn)館時(shí)間
屬于進(jìn)館范圍的實(shí)物檔案,應(yīng)隨本單位其他門類檔案定期向青島市檔案館移交。
6.2 移交進(jìn)館要求
實(shí)物檔案移交進(jìn)館時(shí),一并移交下列材料。
6.2.1 機(jī)讀實(shí)物檔案案卷目錄。
6.2.2 計(jì)算機(jī)打印實(shí)物檔案案卷目錄三套。
6.2.3 進(jìn)館說(shuō)明。
第12篇 地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則辦法
會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則:
1、公司應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存的資料包括:各種會(huì)計(jì)憑證和賬簿、財(cái)務(wù)收支預(yù)算、各種會(huì)計(jì)報(bào)表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會(huì)計(jì)人員交接清單、會(huì)計(jì)檔案銷毀清單等。
2、每個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束,會(huì)計(jì)人員應(yīng)將上述會(huì)計(jì)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保存清單,連同會(huì)計(jì)檔案一并歸檔,并由專人負(fù)責(zé)管理。
3、會(huì)計(jì)檔案一律不得外借,切實(shí)防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須持具有縣級(jí)以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會(huì)計(jì)檔案的介紹信,應(yīng)由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會(huì)計(jì)檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會(huì)計(jì)檔案可以銷毀,但必須填制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn),由總經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,嚴(yán)防散失。
5、會(huì)計(jì)檔案保管期限附后。
第13篇 學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則
學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則
檔案管理工作是學(xué)院總體工作的一個(gè)重要組成部分，它是由國(guó)家、省、市指令性文獻(xiàn)、文件和學(xué)院的物業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及教學(xué)管理等各具有價(jià)值的文獻(xiàn)、文件和資料組成。為維護(hù)檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性，特制定檔案管理實(shí)施細(xì)則。
一、檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》。工作態(tài)度端正，事業(yè)心強(qiáng)。
二、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，積極工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高工作能力和管理水平，盡職盡責(zé)，認(rèn)真遵守保密守則。
三、檔案歸檔
（一）檔案室負(fù)責(zé)接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學(xué)校各科室、部門需要?dú)w檔的資料，按照要求收集齊全，整理組卷，按期向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。文書(shū)檔案移交時(shí)間每年4月20日前，會(huì)計(jì)檔案每年5月20日前移交隔年檔案，基建檔案隨時(shí)收交，不得無(wú)故拖延。
檔案室接收和移交檔案前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的鑒定手續(xù)，質(zhì)量合格后方可移交。檔案交接手續(xù)，由歸檔單位編寫移交清冊(cè)，一式兩份，當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并由交接雙方簽字，各保留一份。
（二）歸檔要求:
1.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)。
2.裝訂入冊(cè)必須采用最終審定的正式稿件。
3.凡裝訂入冊(cè)必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列，并立卷說(shuō)明。
4.各部門的資料歸檔入冊(cè)，按統(tǒng)一通知的時(shí)間，先將本部門的歸檔工作，按裝訂要求分類裝訂好，然后移交院辦統(tǒng)一編目歸檔。
5.檔案移交時(shí)，交接人必須按規(guī)定辦理簽名移交手續(xù)。
6.歸檔時(shí)間:整套系統(tǒng)性管理工作文件應(yīng)在正式頒布生效后的10天內(nèi)歸檔，裝訂立卷。其他工作文件應(yīng)先集中保管，半年一次裝訂立卷。行政工作、教學(xué)業(yè)務(wù)工作，應(yīng)在下一年度第一季度內(nèi)裝訂上卷?；愘Y料在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)立卷。
四、檔案借閱
（一）因工作需要按程序?qū)徟?，可借閱有關(guān)檔案。
（二）借閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)閱讀。確因工作需要外借的，一天以內(nèi)由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長(zhǎng)簽字同意。
（三）凡需摘錄或復(fù)印檔案內(nèi)容的必須經(jīng)黨政辦公室主任和院長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容的案卷編號(hào)及原文標(biāo)題，并通過(guò)檔案管理人員登記認(rèn)可。
（四）保密檔案不外借、摘錄和復(fù)印。
（五）保密檔案借閱需經(jīng)黨政辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（六）借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點(diǎn)、圈、劃，不得弄臟檔案和撕、拆、取頁(yè)，因工作需要摘錄或復(fù)制時(shí)，須經(jīng)黨政辦公室主任和院長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，并注明摘錄或復(fù)印內(nèi)容和案卷編號(hào)及原文標(biāo)題。用完后退回檔案室。
（七）歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真查驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后，方能撤銷借閱手續(xù)。
（八）凡因利用者保管不善，造成損毀、丟失，依《檔案法》及其他規(guī)定予以處罰。
五、檔案銷毀
（一）超過(guò)保管期限的檔案，由黨政辦公室對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真審查鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后，編造銷毀清冊(cè)，寫出報(bào)告，經(jīng)院長(zhǎng)辦公會(huì)議討論，院長(zhǎng)審批同意后方可銷毀。
（二）會(huì)計(jì)檔案的銷毀，必須由檔案人員提出意見(jiàn)，與財(cái)務(wù)人員共同審查鑒定，除報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)外，還需報(bào)財(cái)政部門審核批準(zhǔn)。
（三）已到期，但經(jīng)鑒定尚需繼續(xù)保存的檔案，可延長(zhǎng)保管期限。
銷毀時(shí)，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，派出監(jiān)銷人員到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員必須在銷毀檔案清冊(cè)上簽字，送到造紙廠親視化漿或銷毀地點(diǎn)火化，不留痕跡。
六、檔案安全
（一）庫(kù)房專用，達(dá)到防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防光七防要求。
（二）庫(kù)房設(shè)置溫濕度計(jì)及登記簿，每月檢查，發(fā)現(xiàn)超過(guò)極限，及時(shí)采取有效措施。
（三）庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火。放置滅火器材，以防不測(cè)。
（四）庫(kù)房適時(shí)通風(fēng)。
（五）箱柜擺放合理，垂直有序，利于通風(fēng)。
（六）檔案出入庫(kù)房隨時(shí)登記，做到帳卷相符。經(jīng)常檢查案卷完好狀況，以便采取措施。
第14篇 實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理細(xì)則辦法
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中的各種文件和資料:實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)情況記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室人員在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面的項(xiàng)目數(shù)及其工作量。
4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎(jiǎng)等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊(cè);儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。
6.單價(jià)5萬(wàn)元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購(gòu)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)及全套隨機(jī)文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時(shí)將運(yùn)行情況、使用時(shí)間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過(guò)程、定期檢修或校驗(yàn)情況等如實(shí)記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報(bào)表、論證報(bào)告書(shū)、審批計(jì)劃單、訂貨合同及有關(guān)來(lái)往信函等。
(2)設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收單、說(shuō)明書(shū)、合格證、附件清單、隨機(jī)圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過(guò)程中的所有記錄。
(6)降級(jí)、報(bào)廢、處理的報(bào)告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書(shū)、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、鑒定材料、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)等。
8.實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實(shí)驗(yàn)室工作的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
10.上級(jí)主管部門下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理文件和本實(shí)驗(yàn)室制定的規(guī)章制度。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理
1.實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集整理、登記、分類編號(hào)、存檔等工作。
2.實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的材料交給實(shí)驗(yàn)室主任。
3.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長(zhǎng)期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。
6.除上述兩項(xiàng)資料外,其它資料均應(yīng)長(zhǎng)期保存。
7.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對(duì)穩(wěn)定,如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。
9.單價(jià)5萬(wàn)元以上的大型精密儀器(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說(shuō)明書(shū)、裝箱單、保修單及全套隨機(jī)文件原件交學(xué)校檔案館長(zhǎng)期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報(bào)告、開(kāi)箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實(shí)驗(yàn)中心
第15篇 工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本規(guī)定。
2.各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國(guó)網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對(duì)接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時(shí)建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對(duì)歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級(jí)下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會(huì)議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時(shí)傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。
2、歸檔范圍:
1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1)對(duì)歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請(qǐng)銷毀的部門登記造冊(cè),再由檔案部門提出銷毀意見(jiàn),報(bào)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
2)對(duì)各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對(duì)被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。
3)檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時(shí),檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊(cè)一簽字,檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔。
4)在鑒定銷毀檔案時(shí),處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長(zhǎng)處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類、編目、按國(guó)家電網(wǎng)辦[2010]250號(hào)《關(guān)于印發(fā)<國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）的通知>》規(guī)定執(zhí)行。
(2)檔案、資料、圖書(shū)的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規(guī)定執(zhí)行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置;
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報(bào)送底片、正片(照片);
(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬(wàn)有效像素(不允許插值);
(5)符合國(guó)家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過(guò)程控制的通知》基建安全[2007]25號(hào)及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過(guò)程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國(guó)家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號(hào)要求。
第16篇 文書(shū)檔案管理細(xì)則范例
文書(shū)檔案是綜合反映各項(xiàng)工作的書(shū)面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國(guó)人民建設(shè)銀行文書(shū)檔案管理暫行辦法》,來(lái)看小編為大家?guī)?lái)的文書(shū)檔案管理細(xì)則內(nèi)容:
文書(shū)檔案管理細(xì)則
文書(shū)檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書(shū)檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用,根據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書(shū)檔案是各級(jí)行在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并經(jīng)過(guò)分類整理而保存起來(lái)的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書(shū)檔案的收集范圍包括:
1.本級(jí)行自身形成及本級(jí)行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動(dòng)的文件材料;
2.上級(jí)行和上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對(duì)本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級(jí)行報(bào)送的具有查考利用價(jià)值的文件材料;
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級(jí)行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營(yíng)狀況的重要文件材料。
第四條 各級(jí)行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動(dòng)中形成的文書(shū)檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個(gè)人都不得據(jù)為己有,以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級(jí)建設(shè)銀行應(yīng)實(shí)行由文書(shū)部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書(shū)立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時(shí)將全部文件材料交文書(shū)立卷人員,由文書(shū)立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時(shí)間向本行檔案部門移交。
移交時(shí),雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì),并履行移交手續(xù)。
第七條 文書(shū)立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價(jià)值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開(kāi)立卷。
3.行內(nèi)幾個(gè)部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件,放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點(diǎn)合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁(yè)材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁(yè)的右上方逐件編件號(hào)。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫本卷需要說(shuō)明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時(shí)間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡(jiǎn)明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書(shū)寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破損的張頁(yè)應(yīng)進(jìn)行托裱,寬大的張頁(yè)應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁(yè)應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點(diǎn)一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號(hào)后退立卷部門備查。
第九條 本級(jí)行附屬企業(yè)的文書(shū)立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級(jí)行投資入股的各類公司的屬于本行文書(shū)檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書(shū)部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書(shū)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
長(zhǎng)期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對(duì)不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長(zhǎng)不宜短的原則進(jìn)行保管。
第十一條 凡是反映本級(jí)行主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本級(jí)行各項(xiàng)工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問(wèn)題形成的文件材料;召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料;重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表;機(jī)構(gòu)演變,本級(jí)行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級(jí)行工作活動(dòng),在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)本級(jí)行具有查考利用價(jià)值的檔案,列為長(zhǎng)期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行處理一般工作問(wèn)題形成的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本行有參考利用價(jià)值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級(jí)行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級(jí)行報(bào)送的一般性工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。
4.同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級(jí)行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來(lái)往文件。
第十四條 文書(shū)檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計(jì)算。
長(zhǎng)期規(guī)劃、計(jì)劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計(jì)算。
第十五條 各級(jí)行檔案部門對(duì)所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān),對(duì)不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點(diǎn),選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問(wèn)題分類法對(duì)歸檔案卷進(jìn)行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動(dòng)。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫(kù)。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號(hào),以固定案卷位置。
在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號(hào)。
在一個(gè)全宗內(nèi),案卷目錄號(hào)不能重復(fù)。
第二十條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開(kāi)展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動(dòng)為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。
第二十一條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點(diǎn),編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號(hào)索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
第二十二條 各級(jí)行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級(jí)檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級(jí)行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時(shí)間、范圍和進(jìn)館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對(duì)超過(guò)保管期限的文書(shū)檔案,應(yīng)由本行檔案部門按照《中國(guó)人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級(jí)建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。
補(bǔ)充、修改時(shí)同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時(shí)廢止。
