公司檔案管理制度最新（20篇范文）

體系如何搭建

公司的檔案管理制度是企業(yè)運營的基礎(chǔ)，它的構(gòu)建需要全面考慮企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、組織架構(gòu)和法律法規(guī)要求。我們要明確檔案管理的目標(biāo)，這包括保證信息的安全性、完整性和可訪問性。接著，確定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和工作流程，確保各類文件有序歸檔。此外，制定詳細(xì)的檔案操作規(guī)程，包括文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)。

體系框架

制度體系框架應(yīng)包含以下幾個核心部分：1) 檔案管理政策，闡述檔案管理的基本原則和方針；2) 檔案管理職責(zé)，定義各部門和個人在檔案管理中的角色和責(zé)任；3) 檔案分類和編碼系統(tǒng)，提供清晰的文件分類和標(biāo)識規(guī)則；4) 檔案保存期限，根據(jù)法規(guī)和業(yè)務(wù)需求設(shè)定；5) 檔案安全措施，包括物理保護(hù)和電子防護(hù)；6) 應(yīng)急處理程序，預(yù)防和應(yīng)對檔案丟失或損壞的情況。

重要性和意義

良好的檔案管理制度不僅有助于提高工作效率，減少查找文件的時間，還能防止信息泄露，保障企業(yè)信息安全。它還是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的體現(xiàn)，確保在審計或法律糾紛中能提供有力的證據(jù)。通過記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，檔案也有助于傳承企業(yè)文化，為決策提供歷史參考。

制度格式

公司檔案管理制度的格式應(yīng)清晰、規(guī)范。每項規(guī)定應(yīng)簡潔明了，避免冗長和復(fù)雜的句子。例如，"所有員工在完成工作文檔后，需在24小時內(nèi)存入指定的檔案系統(tǒng)，并確保文件命名準(zhǔn)確無誤。" 制度應(yīng)包含執(zhí)行、監(jiān)督和修訂機制，確保其持續(xù)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。制度應(yīng)定期更新，以反映最新的業(yè)務(wù)需求和技術(shù)變化。

公司檔案管理制度是企業(yè)管理的基石，它的建立和完善需要結(jié)合實際操作，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的指導(dǎo)，以實現(xiàn)高效、安全的信息管理。

公司檔案管理制度最新范文

第1篇 公司檔案管理制度最新

第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條 本制度從二o __年十月一日起執(zhí)行。

第2篇 資產(chǎn)評估公司公文處理和檔案管理制度

__資產(chǎn)評估有限公司公文處理和檔案管理制度

第一條

為切實做好公司公文處理和檔案管理，使之規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實際，制定本制度。

第二條

公司的公文，各種業(yè)務(wù)資料，設(shè)專人具體負(fù)責(zé)保管。

第三條

公文處理要做到準(zhǔn)確、及時、安全，由專管人員統(tǒng)一收發(fā)、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

第四條

公文處理和檔案管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保重要文件、業(yè)務(wù)資料和機密安全。

第五條

凡需辦理的公文，專管人員應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，按規(guī)定程序，及時送領(lǐng)導(dǎo)批示或交業(yè)務(wù)主管辦理。

第六條

草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅簡短。

第七條

公文辦完后，要根據(jù)文書立卷，檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、附件等分類整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。

第八條

本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進(jìn)行，如因工作需要，非帶出不可時，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時退回注銷。外單位因工作需要查閱、抄錄、復(fù)印有關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料時，須持介紹信，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第九條

文書、檔案專管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應(yīng)視情節(jié)給予行政的、經(jīng)濟的處罰，直至解聘。

第十條

本制度自批準(zhǔn)設(shè)立之日起實行

第3篇 集團(tuán)公司檔案管理制度3

集團(tuán)公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團(tuán)檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。

第二條本工作細(xì)則適用于江蘇__實業(yè)集團(tuán)有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務(wù)工作細(xì)則

第三條檔案人員崗位職責(zé)

(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負(fù)責(zé)集團(tuán)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團(tuán)公司的各類檔案。

(六)負(fù)責(zé)檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;

(2)應(yīng)歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責(zé)任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團(tuán)行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;

(三)集團(tuán)各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實責(zé)任人;

(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評比;

(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。

(六)考核由集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對工作成績突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎。

第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第4篇 公司檔案保密制度

第一條 各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合，應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二條 在對外交往與合作中，對方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時，將由公司保密委員會立會研究決定后，方可提供。保密委員會嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密規(guī)定，該提供的提供，不該提供的堅決不提供。

第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。

第四條 保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

第六條 保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級。封口時，不應(yīng)用釘書釘封口的方式，應(yīng)采用密封的方式。

第七條 涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時，要用密碼傳真?zhèn)魉?，不允許用普通傳真機和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸；不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。

第八條 保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開進(jìn)行。

第九條 傳閱保密文件時，必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴(yán)格堅持登記制度。

第十條 保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失，要及時追查處理。

第十二條 如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前，必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時，要造冊、清點、核對，并且要履行簽收手續(xù)。

第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全，對有查考價值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條 保密文件銷毀前，必須逐一登記，并在報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。

第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié)，要建立嚴(yán)格的登記制度，在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項，不讓無關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C密事項等等。

第十六條 公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息，承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。

第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動中，不準(zhǔn)隨身攜帶密級文件、資料，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，在預(yù)案中應(yīng)采取措施，防止泄露事件發(fā)生。

第5篇 公司文件檔案管理制度

1.目的

為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。

2.范圍

公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

3.內(nèi)容

3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報告等。

3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

3.12歸檔范圍及保管期限

3.13歸檔時間：

（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

（2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

（3）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

（4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

（5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

（6）電子文件邏輯歸檔實時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

（10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

（11）變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

（12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

3.14檔案查（借）閱制度

檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。

（2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

（3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

3.15檔案的保密制度

（1）凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。

（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。

（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

（6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度。

（7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3.16行政部管理制度

（1）檔案存入檢查：

1）檔案出入行政部要清點、登記。

2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100l_。

4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

3.17檔案鑒定、銷毀制度

（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

（4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。

（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準(zhǔn)確地提供利用。

（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

（6）負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第6篇 公司文件及檔案管理制度

公司文件及檔案管理制度

(七) 第一章總則

第一條 為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。

第三條 本制度適用于公司各部門。第二章基本原則及管理范圍

第四條 檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

第五條 根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機構(gòu)及主要職責(zé)

第六條 管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條 管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;

二、 技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條 重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條 檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;

二、 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、 監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、 維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五、 推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條 檔案歸檔范圍及歸檔時間

一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、 必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條 歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一) 歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二) 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三) 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四) 聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。

二、 相關(guān)工作要求

(一) 如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二) 原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三) 新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條 檔案立卷

一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

二、 立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、 各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條 檔案移交

一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、 公司內(nèi)部移交要求:

(一) 行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機密類的案卷,更需要仔細(xì)核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二) 全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三、 對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、 電子檔案管理(略)第五章檔案的利用

第十四條 檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條 檔案借閱事項規(guī)定

一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二、 借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;

三、 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、 嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、 涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;

六、 新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;

七、 節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;

八、 借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;

九、 密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、 外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條 檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、 復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。

第十七條 檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、 查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;

四、 須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五、 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

六、 不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;

七、 檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

(一) 涉及公司商業(yè)機密;

(二) 涉及公司專利或技術(shù)秘密;

(三) 涉及公司員工個人隱私;

(四) 檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條 檔案統(tǒng)計公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)第六章檔案的保管和鑒定

第十九條 檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;

二、 檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、 定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

第二十條 檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

(一) 經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二) 技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;

(三) 鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。

二、 檔案銷毀規(guī)定

(一) 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二) 銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;

(三) 檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。

第二十一條 檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定

第二十二條 公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵。

第二十三條 罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟處分。

(一) 檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

(二) 未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三) 未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四) 未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

(五) 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

(六) 專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二、 因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。第八章附則

第二十四條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表:

一、《檔案移交登記表》

二、 《檔案查詢審批表》

三、 《檔案借閱審批表》

四、 《公司密級事項劃分表》

五、 《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表》

第7篇 某公司檔案管理制度

a公司檔案管理制度

為建立健全企業(yè)檔案,加強對企業(yè)檔案的科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,現(xiàn)結(jié)合本企業(yè)實際情況,特制定本制度。

一、適用范圍

公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本制度適用于西安市__公司及所屬分公司。

二、管理職責(zé)

__公司設(shè)立檔案室,由辦公室指派專人管理。各部門指定專人負(fù)責(zé)各類檔案材料的收集、歸類、整理、編目、裝訂等工作。原則上各部門當(dāng)年的文件整理、裝訂后在次年的7月前交檔案室存檔。如有特殊情況須延時歸檔的,應(yīng)做必要說明。

三、檔案分類

公司檔案可根據(jù)部門、內(nèi)容、業(yè)務(wù)項目等因素進(jìn)行一級分類分類,再根據(jù)實際情況分為若干小類。

1、行政文書檔案:包括企業(yè)內(nèi)外往來的傳真、郵件、函、申請、請示、通知、報告、批復(fù)、通報、工作計劃、工作總結(jié)、獎勵和處分、會議記錄、演講稿、主持詞以及法規(guī)性文件等。

2、人力資源檔案:包括職工花名冊、人事檔案(含員工求職資料、員工《入職履歷表》、《勞動合同》、員工照片、身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、外語等級證、職稱證等相關(guān)證件的復(fù)印件、員工轉(zhuǎn)正資料)、人事任免、異動資料、工作交接資料、各類績效考核資料和獎懲資料以及其它反映員工信息的資料。

3、業(yè)務(wù)檔案:包括各單位、部門與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)、客戶信息檔案(含年檢后的工商營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、法人代表或其授權(quán)人身份證復(fù)印件、法人代表身份證明或其授權(quán)委托書原件)、《合同審批單》、合同文本、合同執(zhí)行記錄、合同結(jié)算記錄等。

4、聲像檔案:包括照片、錄音、錄像資料等。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

3、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

4、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

五、檔案調(diào)閱管理

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中借閱重要文件要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

六、檔案清潔

檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常擦拭檔案架,保持檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。定期對檔案材料的數(shù)量、保管情況等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補救措施,確保檔案的安全。對借閱期滿的檔案要及時收回,如有遺失應(yīng)立刻向主管部門反映。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

第8篇 集團(tuán)公司檔案管理制度

《__集團(tuán)檔案管理制度》

第一章總則

第一條為了加強集團(tuán)檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)文件精神，結(jié)合集團(tuán)實際情況，制定如下檔案管理制度。

第二章立卷歸檔

第二條歸檔范圍

凡記述反映本單位各種活動，具有查考利用價值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應(yīng)遵照國家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三條歸檔時間

1、辦理完畢的工作文件和應(yīng)歸檔的報表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。

2、基建文件材料待工程竣工收后及時歸檔。

3、會議文件、照（底）片、獎狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時歸檔方法進(jìn)行，即隨時產(chǎn)生隨時歸檔。

第四條收集整理要求

1、按照歸檔范圍及時、完整、準(zhǔn)確收集本單位工作中形成的各種文件材料。

2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。

3、卷內(nèi)文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機聯(lián)系。

4、案卷標(biāo)題簡明確切，能充分提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。

5、卷內(nèi)頁號、目錄、備考表和案卷封皮各項內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。

6、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實美觀。

7、檔案分類、組卷科學(xué)，便于保管和利用。

8、應(yīng)編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。

第三章檔案室管理

第五條檔案庫房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設(shè)置窗簾，配備滅火器、溫濕度計、空調(diào)等保護(hù)設(shè)施，四周無危及庫房安全的隱患。

第六條定期搞好庫房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

第七條檔案庫房專人管理，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入庫房。

第四章檔案統(tǒng)計

第八條要定期對檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)及檔案的形成規(guī)律進(jìn)行分析，為制定檔案工作計劃，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。

第九條要保證數(shù)字的準(zhǔn)確性，堅持實事求是，嚴(yán)格認(rèn)真對待每一個文字，如實反映情況，使統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確，符合客觀事實。

第十條對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案管理部報送檔案工作情況統(tǒng)計表。

第十一條對本公司檔案及檔案工作情況要定期調(diào)查，及時進(jìn)行統(tǒng)計分析，并按規(guī)定上報集團(tuán)行政管理中心檔案管理部。

第十二條檔案統(tǒng)計工作必須遵循國家統(tǒng)計工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法使統(tǒng)計工作科學(xué)化。

第五章檔案保管

第十三條對接收進(jìn)綜合檔案室的檔案，應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格分類、組卷、編目，對不符合要求的案卷進(jìn)行必要的補充、加工整理。

第十四條加強檔案管理，編制科學(xué)、實用的檔案檢索工具，方便對檔案的有效利用。

第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記

第十六條加強檔案信息資源的開發(fā)利用，維護(hù)檔案實體的完整與安全。

第十七條對保管期滿后沒有參考利用價值的檔案，經(jīng)過集團(tuán)行政管理中心有關(guān)

部門和集團(tuán)行政負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，造具清冊后進(jìn)行銷毀。

第十八條對檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修補、復(fù)制或其他處理。

第六章檔案保密

第十九條不該說的機密，絕對不說。

第二十條不該問的機密，絕對不問。

第二十一條不該記錄的機密，絕對不記錄。

第二十二條不得在公共場所傳播與機密有關(guān)的事項。

第二十三條不得在不保密的地方存放機密文件。

第二十四條不得隨意向他人提供機密材料。

第二十五條不準(zhǔn)把檔案資料帶出檔案室

第二十六條嚴(yán)格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。

第二十七條復(fù)印機密文件、資料，嚴(yán)格按復(fù)印有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十八條檔案員調(diào)動工作時，應(yīng)認(rèn)真辦好移交手續(xù)。

第七章檔案利用

第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，查閱機密檔案需經(jīng)檔案歸屬部門的權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱，未經(jīng)審批人員不得查閱檔案。

第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現(xiàn)查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。

第三十一條查閱檔案只限在指定場所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將案卷帶出檔案室。

第三十二條在借閱過程中，應(yīng)保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。

第三十三條嚴(yán)守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

第三十四條檔案員認(rèn)真對歸還的檔案進(jìn)行復(fù)查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時追究。

第9篇 某公司檔案保密制度

公司檔案保密制度

第一條各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合,應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù),公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二條在對外交往與合作中,對方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時,將由公司保密委員會立會研究決定后,方可提供。保密委員會嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密規(guī)定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。

第三條對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進(jìn)行妥善保管,并進(jìn)行登記管理,不得亂扔亂放。

第四條保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù),不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)行管理,復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

第五條絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

第六條保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點、裝封,切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級。封口時,不應(yīng)用釘書釘封口的方式,應(yīng)采用密封的方式。

第七條涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的文件,原則上不用傳真方式發(fā)送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真?zhèn)魉?不允許用普通傳真機和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸;不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件,也不得明電密電混用。

第八條保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進(jìn)行。

第九條傳閱保密文件時,必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件,公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定,做好保密工作。傳閱或借閱文件,要嚴(yán)格堅持登記制度。

第十條保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管,并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

第十一條建立公司保密文件清退制度,每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失,要及時追查處理。

第十二條如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點、核對,并且要履行簽收手續(xù)。

第十三條保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條保密文件銷毀前,必須逐一登記,并在報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。

第十五條以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié),要建立嚴(yán)格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項,不讓無關(guān)人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C密事項等等。

第十六條公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息,承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,不得涉及和泄露國家及公司秘密。

第十七條公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動中,不準(zhǔn)隨身攜帶密級文件、資料,要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,在預(yù)案中應(yīng)采取措施,防止泄露事件發(fā)生。

第10篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度

地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6

為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

一、檔案歸檔范圍

1、銷售合同

(1)預(yù)定書(認(rèn)購書)原件;

(2)買賣合同原件;

(3)換、退房申請;

(4)房型修改申請;

(5)其他合同之補充協(xié)議。

2、客戶資料檔案

(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

(2)簽約客戶檔案

基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

其他客戶提交之資料。

3、內(nèi)部管理檔案

(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件

(2)銷售管理檔案

(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;

(4)早晚會會議記錄。

4、內(nèi)部往來文件

(1)發(fā)往各部門間的日常函件;

(2)收到公司各部門的往來文件。

5、公司對外宣傳資料

(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。

6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

(1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

(2)各樓盤樓書;

(3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報;

(4)各項目對外宣傳廣告剪報。

7、對外合同合約

(1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

(2)媒體制作合同;

(3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

二、歸檔及保管要求

1、嚴(yán)格按歸檔范圍對檔案進(jìn)行歸檔整理;

2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;

3、檔案接收時要認(rèn)真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

三、檔案的借閱

檔案的借閱應(yīng)有嚴(yán)格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字;

2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負(fù)責(zé)人簽字;

3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;

4、按期歸還,愛護(hù)所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

四、檔案的保管

1、檔案接收時要認(rèn)真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;

4、每年年底要對檔案庫存保管情況進(jìn)行一次清理,核對以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。

五、檔案的剔除和銷毀

1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細(xì)甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;

2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門批示后銷毀。

第11篇 企業(yè)公司檔案管理制度

企業(yè)集團(tuán)檔案管理制度

一、 職責(zé)

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進(jìn)行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。

二、管理內(nèi)容與方法

1、立卷歸檔

(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:

①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;

②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。

③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀(jì)要、重要通知、會議記錄等。

④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。

⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑦其他需歸檔的文件資料。

(2)立卷歸檔的要求:

①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀(jì)要等。

②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷歸檔的文件要便于查找。

④文件有標(biāo)題的,應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題,并標(biāo)上方括號以示立卷人加的標(biāo)題。

⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應(yīng)加以裱糊。

⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時間、地點。

2、檔案的利用

(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。

(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時歸還。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴(yán)防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。

(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。

3、銷毀

(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。

(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準(zhǔn)。

(3)銷毀檔案時,應(yīng)認(rèn)真清點,由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。

(4)對已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊存檔。

4、檔案室管理

(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進(jìn)移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進(jìn)行統(tǒng)計。

(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。

(3)檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行全面或重點檢查,平時注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告解決。

(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。

(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;

(6)檔案移交

①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;

②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結(jié)束后1個月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;

③負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理一同進(jìn)行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;

④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。

三、責(zé)任

1、損壞、丟失公司檔案的;

2、擅自提供、銷毀公司檔案的;

3、涂改、偽造檔案的;

4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;

5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。

違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。

第12篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司項目檔案管理制度

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發(fā)揮_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項目整個過程中形成的項目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

第二章 檔案的分類

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復(fù);

2、可行性研究報告及批復(fù);

3、項目評估意見;

4、環(huán)境影響報告書(表);

5、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書;

6、選址意見書。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計、施工前準(zhǔn)備資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計文件

(1)初步設(shè)計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計;

(2)技術(shù)設(shè)計:建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計算書、材料表等;

(3)施工設(shè)計:施工圖、施工說明、設(shè)計計算書、施工預(yù)算;

(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報告、施工圖審查批準(zhǔn)書。

3、施工準(zhǔn)備資料

(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協(xié)議書;

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;

(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。

第六條 施工技術(shù)文件資料

(一)開工報告,停工、復(fù)工報告;

(二)施工組織設(shè)計、施工方案;

(三)圖紙會審紀(jì)要;

(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎(chǔ)、主體中間驗收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術(shù)復(fù)核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構(gòu)件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗、運行調(diào)試記錄;

(十七)工程變更設(shè)計聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質(zhì)量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀(jì)要、備案表;

(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;

(三十)工程質(zhì)量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;

2、各類電氣專業(yè)圖;

3、電信專業(yè)圖;

4、煤氣專業(yè)圖;

5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

6、供熱、冷專業(yè)圖;

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點詳圖;

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準(zhǔn)觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(施工方案)報審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。

第二十一條 項目技術(shù)文件資料要按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應(yīng)如實填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第13篇 公司文秘檔案管理制度

公司文秘檔案管理制度

1.目的作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

2. 管理職責(zé)

2.1 行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實務(wù)指導(dǎo)。

2.2 各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

2.3 文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:

2.3 .1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3 .2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3 .3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。

2.3 .4總結(jié)經(jīng)驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

3．歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1 計劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。

3.2 批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3 法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4 公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5 總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。

3.6 憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7 匯報性材料包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

3.8 勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9 調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。

3.1 0聲像制品資料包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。

3.1 1證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.1 2饋贈行資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4. 文件資料的立卷歸檔

4.1 檔案的收集

4.1.1 凡屬本制度

第三條 所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結(jié)后,由財務(wù)部門編造清冊,每兩年歸檔一次。

4.1.2 銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存;各類報表(應(yīng)收帳報表、銷售報表等)報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務(wù)部立卷留存。

4.1.3 業(yè)務(wù)要貨計劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4 各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5 公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2 立卷歸檔的時間

4.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

4.3 立卷歸檔的要求

4.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5 填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

4.3.7 立卷應(yīng)以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8 立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.1 0文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

4.3.1 1各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.1 2聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5. 文秘檔案的借閱

5.1 文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無密級檔案。

5.2 各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

5.3 文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

5.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會有誤。

5.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

5.7 借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

6. 文秘檔案保密要求

6.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

6.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3 有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

6.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8 企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

7. 超期檔案的銷毀

7.1 對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

7.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

7.3 銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

第14篇 公司銷售客戶檔案管理制度

銷售客戶檔案管理制度

1、客戶檔案由與客戶直接聯(lián)系的人一周內(nèi)負(fù)責(zé)建立,交直接上級審核,專人負(fù)責(zé)保管。

2、與公司有長期合作關(guān)系的主要經(jīng)銷商、醫(yī)院、藥店、零售商等每季度由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)對客戶檔案進(jìn)行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內(nèi)容按時交檔案管理人。

3、客戶檔案管理人按照公司有關(guān)規(guī)定妥善保管,分類整理。

4、檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。

5、客戶檔案是公司的重要財產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有。

第15篇 投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責(zé)

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要;

1.4黨支部會議記錄、紀(jì)要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀(jì)要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構(gòu)進(jìn)行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;

3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序為:原件、復(fù)制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序為:轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序為:復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構(gòu)、起止件號和盒號。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴(yán)格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

第16篇 _地產(chǎn)公司會計檔案管理制度

地產(chǎn)公司會計檔案管理制度

為了加強會計檔案管理,特制定本公司管理辦法。

第一條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:

一.會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

二.會計賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。

三.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括財務(wù)報表、附表、附表及文字說明,審計報告,其他財務(wù)報告。

四.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

第二條 會計檔案的保存

一.會計憑證按憑證類型、月份及編號順序每月裝訂成冊,標(biāo)明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管),專人歸檔保存,歸檔前應(yīng)加以裝訂。

二.會計報表應(yīng)分月、季、年度,按時歸檔,指定專人保管,并分類填制目錄。

三.會計檔案在財務(wù)部存放期為二年,二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。

第三條 會計檔案保管期限

一.會計憑證類:

1.原始憑證15年

2.記賬憑證15年

3.匯總憑證15年

二.會計賬簿類:

1.總賬15年

2.明細(xì)賬15年

3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)

4.固定資產(chǎn)卡片報廢清理后5年

5.輔助賬簿15年

三.財務(wù)報告類:

1.月、季度財務(wù)報告3年

2.年度財務(wù)報告永久

3.審計報告永久

四.其他類:

1、會計移交清冊15年

2、會計檔案保管清冊永久

3、會計檔案銷毀清冊永久

4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年

5、銀行對賬單5年

第四條 會計檔案的借用

一.財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按制度順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù);

二.外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應(yīng)持有單位證明,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案人員接待查閱;

三.會計擋案一般禁止攜帶外出,如有特殊情況,需帶出或復(fù)制時,須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并限時歸還。

第五條 由于會計人員或會計機構(gòu)改變等原因而使會計檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第17篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫

一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。

二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。

三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀(jì)要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。

b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。

四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。

五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。

建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;

卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。

六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;

用鋼筆書寫,字跡端正。

七、案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。

九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施,確保檔案的安全。

十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;

b級檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。

十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。

十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。

做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;

如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。

十三、查閱的文件檔案交還時,必須當(dāng)面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。

十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。

對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。

第18篇 某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

1、目的:

規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。

2、適用范圍:

適用于各部門各種檔案的管理工作。

3、職責(zé):

3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1檔案管理的內(nèi)容:

4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:

a)公司各種行政文件;

b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;

c)部門收發(fā)文記錄;

d)本部門形成的質(zhì)量記錄;

e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。

4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:

a)辦公室保存公司所有文件(除財務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。

b)各部門保管各部門的資料。

c)辦公室保管人事檔案和各種合同。

4.2檔案的保管目的

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)延長檔案壽命;

4.3檔案的密級

檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;

c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 檔案的保管方式

4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識

各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

4.4.2編制目錄:

4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》;

4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。

4.5檔案的查閱權(quán)限

4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.6.2部門檔案管理員審核其資格:

a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財務(wù)除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務(wù)檔案及公司機密檔案,由總經(jīng)理審批。

4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。

4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.9檔案的銷毀

4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。

4.9.2該清單報部門負(fù)責(zé)人審核,由管理者代表審批后進(jìn)行銷毀,財務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。

4.9.3銷毀時應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。

5相關(guān)文件

6記錄

6.1《文件歸檔目錄》

6.2《文件和資料銷毀清單》

6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》

第19篇 b公司人事檔案管理制度

e公司人事檔案管理制度

第一條 為確保人事檔案的機密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。

第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條 員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

第四條 新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條 新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

4、身份證復(fù)印件

5、照片

6、員工轉(zhuǎn)正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調(diào)薪等材料

10、其它材料

第六條 檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條 要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。

第八條 所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。

第九條 人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條 收回檔案時,檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對,否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

第十三條 離職人員檔案保存期為一年。

第20篇 z公司檔案管理制度

公司檔案管理制度:

一、 文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。

3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員,負(fù)責(zé)對本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場所和其他場所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、 其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。