發(fā)文管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它涵蓋了企業(yè)內(nèi)部信息的發(fā)布、審批、執(zhí)行和反饋等多個環(huán)節(jié)。主要包括以下幾個方面：
1. 發(fā)文規(guī)范：規(guī)定文件格式、內(nèi)容結構、語言風格等，確保信息傳達的清晰性和一致性。
2. 發(fā)文流程：明確從起草到發(fā)布的步驟，包括起草、審核、審批、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)。
3. 責任分工：確定各環(huán)節(jié)的責任人，確保每個步驟都有專人負責。
4. 審核標準：設定文件的質(zhì)量標準，包括準確性、時效性、合規(guī)性等。
5. 變更管理：規(guī)定文件修訂和廢止的程序，保證信息的及時更新。
6. 培訓與執(zhí)行：定期進行發(fā)文制度的培訓和考核，確保全員理解和遵守。
包括哪些方面
發(fā)文管理制度應包含以下關鍵點：
1. 文件分類：根據(jù)文件性質(zhì)和用途，如政策、通知、報告、請示等，設立不同的分類標準。
2. 權限設定：明確不同級別的員工可以起草和審批何種類型的文件。
3. 時間管理：規(guī)定文件起草、審核、審批的時間限制，以保證工作效率。
4. 保密規(guī)定：對于敏感信息，設定相應的保密措施和權限控制。
5. 反饋機制：建立文件執(zhí)行效果的反饋渠道，以便持續(xù)優(yōu)化。
6. 法規(guī)遵從：確保所有發(fā)文符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。
重要性
發(fā)文管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 維護企業(yè)形象：統(tǒng)一的文件格式和專業(yè)的內(nèi)容表達，體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和規(guī)范化。
2. 提高溝通效率：明確的流程和責任分工，減少誤解和延誤，提升內(nèi)部溝通效率。
3. 保障信息安全：通過權限管理，防止信息泄露，保護企業(yè)核心資產(chǎn)。
4. 促進法規(guī)遵從：確保所有文件內(nèi)容合法合規(guī)，避免法律風險。
5. 優(yōu)化決策：通過反饋機制，及時調(diào)整策略，提升決策質(zhì)量。
方案
制定發(fā)文管理制度，建議采取以下步驟：
1. 研究分析：收集現(xiàn)有發(fā)文實踐，識別問題和改進空間。
2. 制定草案：依據(jù)企業(yè)需求，設計詳細的發(fā)文流程和規(guī)范。
3. 征求意見：廣泛征求各部門意見，確保制度的可行性。
4. 實施試點：選取部分部門試行新制度，收集反饋，調(diào)整完善。
5. 全面推行：在試點成功后，全面推廣發(fā)文管理制度。
6. 持續(xù)監(jiān)控：定期評估制度執(zhí)行情況，根據(jù)需要進行修訂。
在實施過程中，務必注重培訓和指導，確保員工理解并能有效執(zhí)行發(fā)文管理制度，共同營造高效、有序的企業(yè)信息環(huán)境。
發(fā)文管理制度及辦法范文
第1篇 正大房地產(chǎn)公司發(fā)文管理規(guī)定
河口房地產(chǎn)公司發(fā)文管理規(guī)定
1、凡是以公司名義發(fā)出的文件,均屬發(fā)文范圍。
2、員工在標準文件格式內(nèi)按公文行文規(guī)范撰寫文件,并在文件上注明收件單位、主送、抄送、附件、文件頁數(shù)、發(fā)件單位、擬搞人、聯(lián)系電話、文件級別等相關信息。
3、所有發(fā)文由擬稿人確定文件緊急級別,即緊急、急、普通;文件密級:秘密、機密、絕密。
4、擬稿人應主動提供文件電子版給行政助理編號、錄入、報批、存檔,文件盡量用電子文件形式報批。
5、各部門文員按以下形式對電子文件命名:文件編號+文件主題+(文件緊急級別)+日期。
6、行政部嚴格按文件審批時限及審批流程控制文件流轉(zhuǎn)。
若文件審核、審批人不在時,可以電話溝通形式進行報批。
若遇緊急情況,無法聯(lián)系審核、審批人時,可越級上報。
7、文件審批后,由行政部負責發(fā)文、并做好發(fā)文登記;若由擬稿人發(fā)文,行政部需監(jiān)督其做好發(fā)文登記。
8、涉及到合同、方案等以及所有交給客戶的文件,在擬稿人所在部門完成修改后交行政助理,由行政部轉(zhuǎn)給律師審核,方可交副總經(jīng)理審批或簽發(fā)。
第2篇 鄉(xiāng)黨委政府收發(fā)文管理制度
鄉(xiāng)黨委、政府收發(fā)文管理制度
收文、發(fā)文是機關日常管理的基本要求,是為各級領導科學決策、正確指導工作提供服務的重要途徑。為規(guī)范管理、提高效率,特制定本制度。
一、鄉(xiāng)黨委、鄉(xiāng)政府收文、發(fā)文由辦公室內(nèi)勤負責。
二、收文、發(fā)文按類別進行登記,急件要注明簽收的具體時間,轉(zhuǎn)交領導的收文必須經(jīng)領導簽收,無領導簽收文件必須按類歸檔,年終交檔案室存檔。
三、領導閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。
四、領導有批示文件列入督辦項目,單獨歸檔保存。
五、發(fā)文分別按黨委、政府發(fā)文標號登記,發(fā)文內(nèi)容必須經(jīng)主管領導審核簽字。
六、做好日常保密工作,密級文件、報表等隨時由辦公室報主管領導審閱保存。
七、妥善保存帶有密級的文件,未經(jīng)主管領導批準,不準將涉密文件帶出機關或復印保存。工作中需查閱各種文書、專業(yè)檔案材料,須經(jīng)主管領導批準。
八、未經(jīng)批準,不得擅自復印、超范圍傳閱帶有密級的文件。要按程序傳閱審批,并及時將文件交檔案員保存。
九、上行文由主管領導審閱后,報書記或鄉(xiāng)長審閱,辦公室安排報送。
十、下發(fā)文件由主管領導審批,辦公室負責印發(fā)。
十一、反映全鄉(xiāng)工作的信息、簡報等稿件,報主管領導審閱后上報。
十二、所發(fā)的各種公文,要按正規(guī)的格式擬稿,并進行全面校對檢查,以確保正確無誤。
十三、辦公室對所接受的文件要及時簽收、登記、分類,并提出擬辦意見,交領導和有關部門傳閱,對領導批示的傳閱件要及時送承辦人或部門,傳閱件要適時收回,進行立卷歸檔等工作。
第3篇 某公司收發(fā)文管理規(guī)定
公司收發(fā)文管理規(guī)定
1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。
2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理,她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》
3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記,并在公文上附《公文處理單》,分送有關部門或人員傳閱承辦,同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收,行政文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果,并對文本進行復印和留檔。
4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,行政文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函,只要在《收文登記簿》上登記即可,直接分送有關人員閱辦。
5.本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。
6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負責,需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。
7.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。
8.每月未,行政文員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀,報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。
9.文件管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔,必須做好登記造冊工作。每月未,將收、發(fā)文整理裝訂成冊。
10.每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀,行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。節(jié)
第4篇 某設備公司收發(fā)文管理規(guī)定
設備公司收發(fā)文管理規(guī)定
第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文的承辦和簽發(fā)
(一)以公司名義上報的文件、呈批件等由各部門擬稿、會簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;
(二)屬決策性問題或涉及方面較多的由總經(jīng)理或董事長簽發(fā);
(三)屬決策后分管職責范圍內(nèi)的,由公司的主管副總簽發(fā)。
(四)以公司名義發(fā)出的下達文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權責主管簽發(fā)。
第三條 辦文程序
(一)辦文程序為:擬稿、會簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對、封發(fā)。
(二)凡公文應由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負責人審閱簽字,送有關部室會簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(三)公司與有關部門聯(lián)合行文,由經(jīng)辦部門起草,辦公室核稿后呈領導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。
第四條 公文收發(fā)、傳閱
(一)辦公室指定專人負責文件的收、發(fā)、編號、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項工作具體要求是:
(1)分類:應按文件的內(nèi)容分類(暫分為營銷類、技術質(zhì)量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類),送公司領導的文件分夾送閱。
(2)編號、登記:一般按文件的密級和已有的編號登記。
(3)傳遞:文件一般先遞送公司領導,公司領導對于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關部室。領導和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關部室或相關的公司領導,送閱文件者均不能壓拖文件,做到當日送急件,當日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時送相關部門辦理。
(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
(二)文件在各部室的傳閱時間不得超過兩天。
(三)在文件傳遞過程中必須進行分類登記核對手續(xù)。
(四)涉及部室業(yè)務的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請復印一份留底。
第五條 文件的編號
公司發(fā)文,一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律用永冠字(__年)___號;
(二)公司監(jiān)事會發(fā)文,用永冠監(jiān)字(__年)___號;
(三)董事會發(fā)文,用永冠董字(__年)___號;
(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠_字(__年)___號。
第六條 辦文中注意事項
(一)起草公文應按照黨政分別行文的原則正確使用文種。
(二)起草公文要符合黨和國家的方針、政策和上級有關規(guī)定,力求內(nèi)容確實、觀點明確、用詞簡練、標點正確。
(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。
(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標題字號為二號,正文字號為小四號,行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。
(五)紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
(六)報告和請示要嚴格區(qū)分。凡向政府相關部門報送的文件,只主報一個上收機關,如需報送其他相關的上級機關,可用并報或抄報形式。請示的事項,應一文一事,明確提出自己的建議和意見,對某些意見不一致的問題,應如實反映,便于上級機關審定。上級的文件或呈批件、上級機關批示或批文后的工作,由經(jīng)辦部門負責聯(lián)系并送公司領導閱后存檔。
(七)公文辦理完畢后,承辦人員應根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。
(八)精簡文件,提高辦文質(zhì)量和效率,要嚴格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅決不發(fā);能用電話或當面商談解決的問題,不要行文;該發(fā)的文件,應盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。
(九)以黨總支名義行文按《中國**黨機關公文處理條 例》執(zhí)行。
第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋,報總經(jīng)理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第5篇 某裝飾公司合同管理及發(fā)文規(guī)定
裝飾公司合同管理及發(fā)文規(guī)定
第1條 合同管理:
(一)制定合同應具有高度的責任感和法律觀念;
(二)認真閱讀、熟悉合同條款,明確雙方責、權、利,嚴格履行合同條款;
(三)合同履行完畢后,根據(jù)履行的情況,結合結果,再一次審核合同條款,確認履行的準確性和完整性;
(四)確認以上無誤后,總結本合同履行情況(總結好的方面,同時指出存在的不足),由負責執(zhí)行本合同的人員專題以書面形式匯報總經(jīng)理,待總經(jīng)理批示后糾正不足,連同合同、總結一并存入公司檔案室,以備查。至此,本合同才履行結束。
第2條 發(fā)文規(guī)定:
(一)經(jīng)濟合同發(fā)文程序:部門起草、辦公室修改、總經(jīng)理助理審查、律師審核、總經(jīng)理簽批;
(二)文件(文書)發(fā)文程序:部門起草、辦公室檢查、總經(jīng)理審閱簽批。
第6篇 企業(yè)公司收發(fā)文管理制度
企業(yè)集團收發(fā)文管理制度
一、收文
1、登記:所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號,按流水號、接收日期、文件標題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。
2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱,及時分發(fā)、及時收回歸檔。
二、發(fā)文
1、公司文件的擬定簽發(fā),對內(nèi)外具有指令性和權威性。
2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責范圍內(nèi)自行起草,要對文件內(nèi)容負責。文件內(nèi)容涉及跨部門事務,須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。如事關公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務往來的文件,由董事長指定專人負責起草。
3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經(jīng)理審核簽字,如公文內(nèi)容涉及其他部門事務,須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務往來文件,由董事長簽發(fā)。
4、簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門職權范圍內(nèi)需以部門名義獨立行文的,部門經(jīng)理簽發(fā)即可。
5、打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后,交行政部審核登記,標明文號,密級和分發(fā)范圍。董事長直接簽發(fā)的特殊公文,但要補辦登記手續(xù),按審核份數(shù)打印。
6、蓋章:文件打印校對完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門也須自留一份備查。
8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。一般公文的傳遞由各部門自行送達。
三、傳真
1、由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。
2、發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。
第7篇 會館收發(fā)文管理制度
休閑會館收發(fā)文管理制度
1.公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2.收文,由文秘簽收登記,總經(jīng)理的收文由總經(jīng)理簽收,屬領導親收件,一律交收件人親自拆封;
3.公文登記后,由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的指示,轉(zhuǎn)交各位領導傳閱,如需轉(zhuǎn)變有關部門閱辦,應由人事員送交,并經(jīng)登記,簽收后才可送交;
4.閱讀文件應按規(guī)定范圍,秘密級以上文件須到人力資源部閱讀,因工作需要借閱文件應辦理手續(xù),用完后及時退還,秘密級以上文件,各級領導及有關人員均不得攜離辦公室;
5.各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;
6.各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員,對自己經(jīng)手處理的公文,應件件有落實,事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時,催辦有結果,防止積壓誤事;
7.公文辦完后,應根據(jù)文書立卷、歸檔的有關規(guī)定及時將公文定稿,正本和有關材料整理立卷,當年文件應于第二年第三季度移交完成;
8.各級管理人員調(diào)動時,應將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時送文秘登記保管;
9.沒有存查必要的公文,經(jīng)過鑒別和主管領導批準,由總經(jīng)理室定期銷毀,銷毀秘密公文,要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失,不漏銷,秘密級以上文件,不準作廢品處理,一律集中按有關規(guī)定處理。
10.會館內(nèi)部任何部門、任何人員規(guī)章制度、培訓教程、崗位職責等項目的下發(fā),必須上報總經(jīng)辦文員,以統(tǒng)一格式統(tǒng)一編號下發(fā),不得私自下發(fā)各種規(guī)章制度等。
第8篇 收文發(fā)文登記印章管理規(guī)定
一、收文處理程序
1、收文的簽收,交換。某局隨時進行,區(qū)里根據(jù)區(qū)委,區(qū)政府規(guī)定的交換時間進行。
2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好,由辦公室主任或副主任拆封。文件拆封應在辦公室內(nèi)進行。
3、登記。收文是否需要登記,要視具體情況而定,需要登記的公文有:機要文件,上級指導性文件和承辦文件,下級請示性文件(本資料權屬秘,查看更多精彩文章請登錄原創(chuàng)網(wǎng)站_)等;可不登記的文件材料有:各種公開的出版物、私人信件、簡報等。文秘登記文件后填寫收文審批單,報辦公室主任提出擬辦意見后,報局長閱批。
4、分發(fā)。文件收發(fā)人員,接到領導批辦的文件后,要迅速送達承辦科室,送前要按規(guī)定進行登記。
二、發(fā)文處理程序
1、核稿。以分局名義發(fā)出的公文,由指定人員進行核稿。
2、送審。核對后的公文稿,要送有關領導審查。
3、簽發(fā)。發(fā)出的公文,由局長簽發(fā)。
4、編號和登記。文件管理人員對所發(fā)的文件要分類編號。
5、打印、核對無誤后,加蓋公章,交有關人員封裝后發(fā)送。
三、印章管理
1、分局內(nèi)所有公章由專人保管,嚴格把關,按規(guī)定使用。
2、使用公章須經(jīng)局長批準。
3、外出辦事或證明身份的介紹信用章,經(jīng)分局保管公章人員同意,方可使用。
4、凡須使用公章的文件、公文、函件等都必須將底稿連同正式文件(一份)交辦公室文書存檔,以便備查。
此規(guī)定從二oo五年一月十日起試行。
第9篇 商業(yè)公司員工手冊－發(fā)文管理
商業(yè)管理公司員工手冊-發(fā)文管理
11.1發(fā)文主體
包括集團下屬各部門、所有子、分公司。
11.2發(fā)文途徑
公司郵箱、oa系統(tǒng)、紙質(zhì)文件送達等向員工及時傳達各類重要信息。
11.3發(fā)文種類通知、決定、會議紀要、意見、通報、規(guī)定、函,等。
11.4發(fā)文流程發(fā)
發(fā)文加蓋主體印章發(fā)布后,發(fā)文部門組織相關部門進行學習,或各部門委派代表(一般為部門文員)參加學習后再傳達至部門每位成員,確保員工已接收并理解發(fā)文內(nèi)容后,請員工簽收確認。
11.5發(fā)文與勞動合同
公司通過發(fā)文頒布各項規(guī)章制度均自然構成與員工簽定的勞動合同的組成部分。
第10篇 各種發(fā)文格式用紙規(guī)格編號管理規(guī)定
各種發(fā)文格式、用紙規(guī)格及編號管理規(guī)定
為規(guī)范__物業(yè)管理有限公司各種文件的頒發(fā),樹立良好的視覺形象,有關各種文件的格式、用紙規(guī)格及編號的要求,現(xiàn)制定本規(guī)定。
1.報告(請示)類。__物業(yè)管理有限公司各部門的報告(請示),必須按辦公室要求的格式進行撰寫,用a4規(guī)格的白紙打印。
2.通知、通告類。所有各種通知、通告由物業(yè)公司辦公室統(tǒng)一擬寫、審核和頒發(fā)。有關格式由辦公室統(tǒng)一制定。對內(nèi)通知、通告類用a4規(guī)格的白紙打印;對外的通知、通告類,用公司大號信箋紙打印;文件的編號分為“對內(nèi)類(a字)”和“對外類(b字)”兩種。如:“物管a字【2003】第0505號”――視為__物業(yè)管理有限公司2003年5月第5號文件(通知或通告)。
3.溫馨提示類。由物業(yè)公司辦公室統(tǒng)一頒發(fā),格式由辦公室制定。用公司大號信箋紙打印。
4.其它喜訊、特殊廣告或特別抗災告示類,一律用粉紅色a4紙打印。
以上規(guī)定,從2003年5月18日正式執(zhí)行。
第11篇 工業(yè)管理中心發(fā)文規(guī)定
工業(yè)園管理中心發(fā)文規(guī)定
1、以園區(qū)管理中心發(fā)文時,由主辦部門專人起草,填寫發(fā)文稿,由主辦部門負責人核稿,呈園區(qū)管理中心領導簽發(fā)。園區(qū)管理中心專人負責登記編號,組織打印外發(fā)。
2、公文必須一文一事,主送單位只能一個,不得越級行文,行文簡明扼要,文字清晰。
3、一切上報外發(fā)的文件、信函、電文,園區(qū)管理中心都要留存底稿備查。上報和外發(fā)文件有上級來文的要將上級來文一并附后裝訂歸檔。
4、各部門之間文件往來、資料供給等由部門間互相遞送。
第12篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經(jīng)理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負責統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負責,并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
