學生檔案管理制度范本匯編(4篇)

有哪些

學生檔案管理制度旨在規(guī)范學校對學生個人信息的管理和使用，確保檔案的安全、完整與準確。主要包括以下幾個方面：

1. 檔案的建立與收集：涵蓋新生入學信息、學習成績、獎懲記錄、健康狀況等。

2. 檔案的存儲與保護：涉及檔案的物理存儲、電子化處理及安全措施。

3. 檔案的更新與維護：規(guī)定何時及如何更新學生信息，保證信息時效性。

4. 檔案的查閱與借閱：明確查閱權(quán)限、流程及保密要求。

5. 檔案的轉(zhuǎn)移與銷毀：規(guī)定畢業(yè)、轉(zhuǎn)學等情況下的檔案處理方式。

實施細則

1. 檔案建立與收集 - 新生入學后一周內(nèi)完成基本信息錄入，包括姓名、性別、出生日期等。 - 學期結(jié)束時，教師提交學生學業(yè)成績至檔案系統(tǒng)。 - 行政部門定期收集獎懲記錄，及時更新檔案。 - 學生體檢報告由校醫(yī)室負責整理并歸檔。

2. 檔案存儲與保護 - 紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮的檔案室內(nèi)，電子檔案加密存儲于專用服務器。 - 定期進行檔案備份，以防數(shù)據(jù)丟失。 - 建立訪問權(quán)限制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸檔案。

3. 檔案更新與維護 - 每學期結(jié)束前，班主任審核并更新學生檔案。 - 學生如有變動，如轉(zhuǎn)學、休學，需在一周內(nèi)完成檔案更新。 - 學生畢業(yè)后，檔案轉(zhuǎn)入校友服務中心保管。

4. 檔案查閱與借閱 - 教職員工因工作需要可申請查閱，需填寫申請表并經(jīng)部門負責人批準。 - 學生本人查閱需攜帶有效證件，由輔導員陪同。 - 嚴禁私自復制、傳播檔案內(nèi)容，違反者將嚴肅處理。

5. 檔案轉(zhuǎn)移與銷毀 - 學生畢業(yè)或轉(zhuǎn)學，檔案在一個月內(nèi)轉(zhuǎn)交接收單位。 - 對于不再需要的檔案，按照相關規(guī)定進行銷毀，確保信息安全。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理基本原則：保密、準確、完整、及時。

2. 查閱流程圖：清晰展示申請、審批、查閱的步驟。

3. 檔案保密承諾書：列出保密義務，供查閱人員簽署。

4. 檔案安全警示：提醒員工保護檔案安全，防止非法訪問。

5. 檔案管理員聯(lián)系方式：方便師生咨詢相關事宜。

本學生檔案管理制度旨在為學校的日常運營提供有序的信息支持，確保每位學生的權(quán)益得到保障。各相關部門應嚴格執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理秩序。

學生檔案管理制度范本

第1篇 學生檔案管理制度辦法

為了加強學生檔案管理,提高學生檔案質(zhì)量,使學生檔案科學化、制度化,制定本規(guī)定。

一、學生的檔案資料

考生原始檔案材料;錄取通知書 ;新生體檢表;新生登記表;學生成績表;畢業(yè)生登記表,畢業(yè)論文(設計)綜合評語,畢業(yè)生體檢表,有關獎懲材料,畢業(yè)證書復印件等。

二、學生檔案的收集與整理

(一)學生檔案日常管理和保管,由就業(yè)指導辦公室負責,將各種檔案材料及時整理歸檔,統(tǒng)一保管。

(二)學生畢業(yè)時,由就業(yè)指導辦公室負責將每名學生的檔案整理完畢后,分別寄送學生所在單位或戶口所在地的人事部門。

三、學生檔案的借閱

學生檔案一般不得借閱和調(diào)用,確因工作需要借閱和調(diào)用,須經(jīng)就業(yè)指導辦公室主任批準。

第2篇 中學學生檔案管理規(guī)定（5）

中學學生檔案管理規(guī)定(五)

一、z中學學生檔案的構(gòu)成,應包含以下材料

(一)《z中學學生檔案袋》1個

(二)《z中學學生登記卡》1份

(三)《學生考勤紀律操行評定表》每學期1張,共6份

(四)高中會考合格證(畢業(yè)證)復印件1份

(五)學生各學期評優(yōu)獲獎證書復印件

(六)其他有關材料

二、表格填寫規(guī)范要求

(一)檔案袋封面及所有表格必須用黑色簽字筆填寫

(二)書寫規(guī)范,字跡清晰工整,無涂改

(三)所有表格必須填完,不留空格

(四)《檔案袋》《登記卡》上的編號填寫該生學籍證號

(五)此檔案為學生在校期間的成長記錄,各項數(shù)據(jù)及相關內(nèi)容要求真實準確,評語能較客觀地反映學生在校表現(xiàn)

三、《學生登記卡》填寫規(guī)范要求

(一)本表各項內(nèi)容填寫須完整,沒有相關內(nèi)容的填“無”,粘貼1寸免冠照片

(二)學生如有轉(zhuǎn)班須注明班級,如270班---275班,哪年畢業(yè)即填寫哪一屆

(三)“本人簡歷”一欄從小學填起

(四)“家庭成員”一欄填寫直系親屬

(五)“家庭經(jīng)濟狀況”一欄要如實填寫,說明具體狀況及原因

(六)“學業(yè)成績”一欄每學期期末由班主任組織班委如實填寫

(七)“考勤情況統(tǒng)計”一欄在畢業(yè)前整檔時填寫三年合計數(shù)據(jù)

(八)“獲獎情況統(tǒng)計”一欄依年次填寫主要的、級別高的獲獎榮譽

(九)“學校審查意見”一欄在畢業(yè)前整檔時統(tǒng)一填寫“同意班主任鑒定意見”(或加蓋藍章)并加蓋學校公章。日期統(tǒng)一填寫當年“ 六月三十日 ”

(十)本表填寫蓋章后,須按學號順序整理成冊,附加學生名單上交德育處

四、《學生考勤紀律操行評定表》填寫規(guī)范要求

(一)此表每學期一張,期末前發(fā)放

(二)“考勤操行”一欄要由班主任組織班委統(tǒng)計核實后如實填寫

(三)“自我鑒定”一欄由學生本人填寫,不少于120字

(四)“操行評語”一欄由班主任填寫并簽名,班主任對該生思想、紀律考勤、學習生活及體美勞等方面的表現(xiàn)作出評價,要求客觀真實,不少于120字

(五)“獲獎記錄”一欄由班主任組織班委統(tǒng)計該生各項評優(yōu)獲獎項目,如實填寫,并由該生把證書復印件裝入檔案袋

(六)“處分記錄”一欄無違紀處分的填“無”

(七)每張表填完后,由班主任收齊統(tǒng)一加蓋德育處公章方有效

五、注意事項

(一)各班學生檔案由班主任負責整理和管理,做到檔案跟人走,該生轉(zhuǎn)哪個班,該生檔案即由班主任負責轉(zhuǎn)交到這個班

(二)向?qū)W生講清楚,此檔案將跟隨自己終生,一定要慎重對待,認真填寫

(三)每學期都應按時完成,及時裝入學生檔案袋

(四)本檔案是學生高考錄取高等院校唯一提檔材料,務必保管好

(五)檔案若有遺失須補辦,必須經(jīng)德育處同意后由原任班主任具體辦理

(六)學生檔案管理作為班主任工作內(nèi)容之一,納入工作考核

六、畢業(yè)存檔、提檔

(一)高三學生畢業(yè)離校之前,由班主任全部檢查無錯漏后,將全班《學生登記表》進行復印,加附一張學生名單,按學號順序裝訂成冊,交德育處待學生錄取高校逐一填寫“畢業(yè)去向”后轉(zhuǎn)存學校檔案室

(二)班主任將全班學生檔案各項材料逐一進行整理、復查,確定無錯漏,全部規(guī)范合格后,裝入各自檔案袋,密封并在袋口粘合處加蓋德育處公章;加附一張學生名單,將學生檔案袋按學號順序排列捆扎好,在學生離校前交存德育處

(三)學生畢業(yè)后,憑高等院校錄取通知書及身份證,必須親自到德育處填表、簽名,經(jīng)核實后方可提取本人檔案袋,他人不得代領

(四)學生提檔時間一般從每年8月下旬開始,具體時間另行通知

z中學德育處

二

第3篇 某技術(shù)學院學生檔案管理條例

職業(yè)技術(shù)學院學生檔案管理條例

第一條 高等學校是培養(yǎng)各種專門人才的重要基地,大學生檔案的管理是高校人事檔案管理的重要組成部分,由于每年都有學生入學和畢業(yè),學生檔案總是處于一個動態(tài)過程。為了適應這一特點,更好地加強對學生檔案的管理,使之更有效地為高校各項工作服務,現(xiàn)根據(jù)我院實際情況制定本管理條例。

第二條 學生檔案由學生處統(tǒng)一管理,學生處接收的學生檔案應符合下列要求:

(一)歸檔的材料要齊全、完整。

(二)歸檔的材料要有一定保存價值,案卷標題要簡明確切,便于保管、利用和移交。

第三條 新生入學二個月后,要對原檔案內(nèi)的材料進行清點、整理重新登記歸檔,并更換由我院統(tǒng)一印制的檔案袋。新生檔案應包括:中學畢業(yè)登記表,中學生學籍、評語、體檢表、高考登記表、高考錄取調(diào)配表、高考政審表、入團志愿書以及歸僑子女、臺籍青年、少數(shù)民族子女等證明材料。

第四條 我院應歸入學生檔案的材料包括:獲院級以上“三好學生”、 “優(yōu)秀學生干部”、“獎學金獲得者”、 “優(yōu)秀畢業(yè)生”的有關材料;受到學院警告以上處分的有關材料;在校期間發(fā)展的學生黨、團員材料;參加社會實踐和軍訓記錄。

第五條 學生臨畢業(yè)前,要對檔案再次清點。畢業(yè)生檔案包括第三條、第四條所列的內(nèi)容外,還應包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、學生成績登記表和畢業(yè)體檢表。

第六條 學生畢業(yè)后,其檔案應及時移交給市人才交流中心或畢業(yè)生所在地、市的人事部門。

第七條 建立學生檔案的借閱制度。

(一)院內(nèi)教師和工作人員因工作需要借閱學生檔案,應經(jīng)學生處負責人同意,一般只能在檔案室內(nèi)查閱,不得外借。

(二)個別涉外單位和保密單位在接收畢業(yè)生前須預先進行政治審查的,須持有單位介紹信并經(jīng)學生處負責人批準后方可閱檔。一般的用人單位在畢業(yè)生未正式畢業(yè)分配前,不予閱檔。

第八條 關于學生檔案信息的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)有關領導同意方可向外提供,并可以用于工作總結(jié)和工作研究。

第4篇 學生檔案管理職責

1.熟悉學生檔案工作的基本原則和檔案的管理范圍。

2.根據(jù)國家有關檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定學生檔案工作管理制度,并嚴格遵守。

3.嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家關于保守黨和國家秘密的規(guī)定,做好保密工作。

4.指導、督促、檢查、協(xié)助各院系每年新生檔案的接收和畢業(yè)生檔案的整理、寄發(fā)等工作,抽查學生檔案材料是否完整、齊全、準確。

5.負責遺留的學生柯案的保管、寄發(fā)等工作。

6.做好“八防”工作,確保檔案材料完整、安全。

7.積極開展學生檔案理論研究,不斷提高工作質(zhì)量。