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傳遞管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心組成部分，它旨在確保信息的有效流動(dòng)，提高工作效率，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并保障決策的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 信息傳遞流程：定義信息從產(chǎn)生到接收的完整路徑，包括信息的來(lái)源、傳遞方式、接收者以及反饋機(jī)制。
2. 責(zé)任與權(quán)限：明確各級(jí)員工在信息傳遞過程中的角色和職責(zé)，以及他們有權(quán)獲取和分享的信息范圍。
3. 信息安全：建立信息保護(hù)措施，防止敏感信息泄露，確保數(shù)據(jù)安全。
4. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：為員工提供必要的培訓(xùn)，幫助他們理解和執(zhí)行信息傳遞規(guī)定。
5. 監(jiān)控與評(píng)估：定期檢查制度執(zhí)行情況，評(píng)估其效果，并根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。
包括哪些方面
1. 內(nèi)部溝通機(jī)制：設(shè)定正式和非正式的溝通渠道，如會(huì)議、郵件、即時(shí)通訊工具等。
2. 文件管理：規(guī)定文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、審批、更新和廢棄流程。
3. 決策傳達(dá)：確保決策過程透明，決策結(jié)果能快速準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員。
4. 項(xiàng)目協(xié)作：規(guī)定項(xiàng)目組內(nèi)的信息共享方式，保證協(xié)作效率。
5. 問題解決：設(shè)定問題上報(bào)和處理的流程，鼓勵(lì)員工積極提出問題和建議。
重要性
有效的傳遞管理制度對(duì)企業(yè)至關(guān)重要，它：
1. 提升效率：減少信息延誤和誤解，提高工作效率。
2. 加強(qiáng)協(xié)作：促進(jìn)部門間和團(tuán)隊(duì)間的溝通，增強(qiáng)協(xié)同工作能力。
3. 支持決策：確保決策者獲取準(zhǔn)確、全面的信息，做出明智決策。
4. 保障安全：防止信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益和聲譽(yù)。
5. 塑造文化：通過清晰的溝通規(guī)則，塑造開放、透明的企業(yè)文化。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作指南：針對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)制定具體的操作步驟，以便員工參照?qǐng)?zhí)行。
2. 定期審查：每季度進(jìn)行一次制度審查，評(píng)估其適用性和有效性，適時(shí)更新。
3. 案例學(xué)習(xí)：分享成功和失敗的案例，讓員工了解制度的重要性。
4. 建立反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，不斷完善制度。
5. 強(qiáng)化培訓(xùn)：定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，確保員工充分理解并掌握制度要求。
通過以上方案，我們將逐步構(gòu)建和完善傳遞管理制度，以期實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的高效、安全流轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
傳遞管理制度范文
第1篇 信息收集傳遞管理制度
信息收集、傳遞制度
1.0 通則
1.1 本制度旨在為需求信息的搜集、整理、加工、上報(bào)和具體運(yùn)行提供規(guī)范性處理方法。
1.2 需求信息處理的基本步驟為:
1.2.1 確定搜集需求信息的基本方針和需求。
1.2.2 確定具體的業(yè)務(wù)分工和職責(zé)分擔(dān)。
1.2.3 選擇最佳搜集和調(diào)查的方法。
1.2.4 制作詳細(xì)的信息報(bào)告。
1.2.5 根據(jù)需求信息,確定擴(kuò)大客戶定貨的基本方針。
1.2.6 信息報(bào)告的分類歸檔。
1.2.7 通過信息發(fā)布,促進(jìn)營(yíng)部銷售人員的推銷工作。
1.2.8 在公司內(nèi)實(shí)行信息提供獎(jiǎng)勵(lì)制。
1.3 需求信息的搜集整理及日常管理工作由企劃部負(fù)責(zé)。
1.4 需求信息搜集工作的基本方針由企劃部經(jīng)理確定,并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
1.5 企劃部制訂信息搜集和市場(chǎng)調(diào)查規(guī)范,并負(fù)責(zé)培訓(xùn)指導(dǎo)有關(guān)人員。
1.6 所有需求信息都應(yīng)交到企劃部,由企劃部進(jìn)行歸類、分析和保存。提供信息者要填制信息提供記錄卡。
1.7 在綜合分析的基礎(chǔ)上,企劃部對(duì)各種信息的內(nèi)容、可信度、使用價(jià)值等做出分析判斷,并提供給有關(guān)部門。
1.8 各營(yíng)業(yè)部門要將近期工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容、需要的信息種類等及時(shí)通報(bào)企劃部。
1.9 對(duì)確有實(shí)用價(jià)值或采用后取得明顯效果的信息提供者,給予×××元至×××元的一次性獎(jiǎng)勵(lì)。
2.0 信息搜集要領(lǐng)
2.1 與主要客戶和本公司有業(yè)務(wù)關(guān)系的企業(yè)、機(jī)構(gòu)、組織等保持聯(lián)系,及時(shí)了解其需求動(dòng)向,并通過它們搜集種類間接信息。
2.2 制訂信息搜集管理計(jì)劃,根據(jù)計(jì)劃合理分工,并派專人負(fù)責(zé)。
2.3 做好基礎(chǔ)工作,如建立客戶檔案和客戶名錄,掌握全國(guó)主要工商企業(yè)的名錄及通訊聯(lián)系方法等。
2.4 在具體實(shí)施過程中,應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)和信息源的特點(diǎn),選擇不同的搜集調(diào)查方法。
2.5 為此項(xiàng)工作提供充足的經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)條件保證。
2.6 信息搜集工作不能局限于專職人員,要使公司每一位員工都關(guān)心和參與。
2.7 需求信息的信息源主要包括:
2.7.1 政府部門。
2.7.2 各種協(xié)會(huì)、團(tuán)體。
2.7.3 各類事業(yè)單位、研究機(jī)構(gòu)。
2.7.4 各類工商企業(yè)。
2.7.5 各類信息機(jī)構(gòu)。
2.7.6 各種傳播媒介。
2.8 上門訪問客戶未取得信息時(shí),應(yīng)注意:
2.8.1 在正式訪問前,應(yīng)對(duì)其營(yíng)業(yè)狀況進(jìn)行觀察,了解基本情況。
2.8.2 善于從對(duì)方話語(yǔ)中獲取信息。
2.8.3 要給對(duì)方以親切感和信賴感。
2.8.4 避免單刀直入,應(yīng)多聽多問。
2.8.5 善于把握話題,圍繞既定目標(biāo)展開談話。
2.9 獲取的信息應(yīng)及時(shí)整理,對(duì)重要信息要向上級(jí)提交信息報(bào)告。
第2篇 物業(yè)文件報(bào)批信息傳遞程序管理規(guī)定
物業(yè)文件報(bào)批和信息傳遞程序管理規(guī)定
1、目的:
為規(guī)范文件報(bào)批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。
2、適用范圍:
____(顧問項(xiàng)目)管理處
3、職責(zé):
信息資料員負(fù)責(zé)管理處的信息收集、匯總工作。
4、方法和過程控制:
4.1文件報(bào)批流程
4.1.1關(guān)于報(bào)批部門
4.1.1.1各種重要信息的報(bào)送部門、電腦采購(gòu)的審批部門為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動(dòng)的報(bào)批部門為綜合管理部;
4.1.1.3經(jīng)營(yíng)管理類文件的報(bào)批部門為管理處經(jīng)理;
4.1.1.4財(cái)務(wù)管理類文件及各種收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)批部門為財(cái)務(wù)部。
4.1.2報(bào)批程序
4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報(bào)批部門直接報(bào)相應(yīng)審批部門審批;
4.1.2.2需由多個(gè)部門審批或業(yè)務(wù)部門不能確定由哪一部門審批的文件報(bào)經(jīng)理審批,由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)部門(人員)和跟蹤。
4.1.2.3報(bào)批文件只能使用單一收件人(可抄送相關(guān)人員)。
4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對(duì)象,收件人負(fù)責(zé)文件的審批跟蹤。
4.1.2.5文件須有簽署人。
4.1.3各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時(shí)反饋給經(jīng)理。
4.2信息傳遞管理制度
4.2.1各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應(yīng)部門。
4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的信息管理工作。
4.2.3各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播對(duì)公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。
4.2.4員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無(wú)關(guān)人員泄露。
4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節(jié)假日向前順延)將本部門《月度工作計(jì)劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報(bào)》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人需每天填報(bào)《專項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)》,并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應(yīng)及時(shí)將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息,按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門,其中重大、突發(fā)事件,在事發(fā)生后1小時(shí)內(nèi)上報(bào)經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報(bào)。
4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。
4.2.7各部門對(duì)上網(wǎng)帳號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)每月更換一次,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
4.2.8不得利用internet及e-ml信箱從事危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密等犯罪活動(dòng)。
4.2.9不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對(duì)違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。
4.2.10操作時(shí),應(yīng)遵守internet國(guó)際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
4.2.11不得利用internet從事私人工作,綜合管理部將定期對(duì)各帳號(hào)使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。
第3篇 顧問物業(yè)項(xiàng)目信息傳遞管理規(guī)定
物業(yè)顧問項(xiàng)目信息傳遞管理規(guī)定
1.目的
為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程,提高信息對(duì)管理處經(jīng)營(yíng)管理應(yīng)用水平。
2.范圍
____物業(yè)管理處
3.職責(zé)
3.1綜合管理部:負(fù)責(zé)管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導(dǎo)、監(jiān)督及信息流程的制定,所有管理處相關(guān)經(jīng)營(yíng)和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作;
3.2部門主管:負(fù)責(zé)部門內(nèi)業(yè)務(wù)信息的流轉(zhuǎn)、管理和處理,根據(jù)職能指定專人對(duì)信息進(jìn)行分析、反饋工作;
3.3全體員工:對(duì)個(gè)人涉及到的管理處相關(guān)信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務(wù),對(duì)信息在流程中出現(xiàn)任何問題,有權(quán)及時(shí)反映或提出合理化建議。
4.方法及過程控制
4.1各部門應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門和人員;
4.2各部門之間及部門內(nèi)部應(yīng)以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)地加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播信息對(duì)管理處造成不良影響的人員,管理處將追究其相應(yīng)責(zé)任;
4.3管理處員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控信息向無(wú)關(guān)人員泄露;
4.4綜合管理部負(fù)責(zé)通過各種媒體收集、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息,并有針對(duì)性地進(jìn)行深入分析;
4.5綜合管理部負(fù)責(zé)接收、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來(lái)的信息和文件,及時(shí)傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門(人),并負(fù)責(zé)有關(guān)工作的落實(shí)、反饋;
4.6管理處各部門負(fù)責(zé)收集來(lái)自客戶的投訴、建議、需求等信息,負(fù)責(zé)本部門日常管理過程中的經(jīng)驗(yàn)、舉措等管理信息的搜集、報(bào)送;
4.7各部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息,按規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門;
4.8各部門對(duì)發(fā)生的重大、突發(fā)事件信息,在事發(fā)后半小時(shí)內(nèi)上報(bào)綜合管理部或經(jīng)理,所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報(bào);
4.9各部門須在每月30日前匯總本部門當(dāng)月工作完成情況和下月工作計(jì)劃,報(bào)管理處綜合管理部。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計(jì)劃;
4.10綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)各部門反映的問題,及各部門需要管理處或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題的處理情況進(jìn)行跟蹤,并將結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門;
4.11各部門須在每年12月30日前匯總部門本年度工作完成情況,制定下年度工作計(jì)劃,報(bào)管理處綜合管理部。綜合管理部在每年1月20日前制定管理處年度工作計(jì)劃。
第4篇 物業(yè)公司程序文件信息傳遞管理程序
物業(yè)公司程序文件之信息傳遞管理程序
1.目的
規(guī)范公司信息傳遞流程,加強(qiáng)信息管理,充分發(fā)揮信息管理工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用。
2.范圍
適用于公司范圍內(nèi)信息管理工作的全過程。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室為公司信息管理工作的主管部門,負(fù)責(zé)公司所有相關(guān)信息的收集、整合、傳遞、跟蹤及分析工作。
3.2各部門經(jīng)理是本部門信息管理工作第一責(zé)任人,對(duì)本部門信息管理工作的有效性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
3.3各部門指定專人擔(dān)任信息員,負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)日常信息管理工作。
4.方法和過程控制
4.1信息的收集
4.1.1 總經(jīng)理辦公室應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)、媒體、政府機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會(huì)、__集團(tuán)及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)等渠道,建立并不斷完善公司的信息收集系統(tǒng)。
4.1.2總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)收集以下信息:
a.物業(yè)管理和企業(yè)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)法律、法規(guī);政府、主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)的通知、通告、指令及信息等;
b.房地產(chǎn)、物業(yè)管理行業(yè)的新聞、動(dòng)態(tài)、信息等;
c.公司內(nèi)部的管理信息、突發(fā)事件、重要會(huì)議及活動(dòng)信息等;
d.新聞媒介對(duì)本公司、__地產(chǎn)、集團(tuán)總部及集團(tuán)內(nèi)其它企業(yè)的報(bào)道;
e.與經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的信息和資訊,如相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)信息、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)等;
f.__集團(tuán)總部、__地產(chǎn)公司及集團(tuán)內(nèi)其他公司的有關(guān)信息。
4.1.3公司各部門負(fù)責(zé)收集以下信息:
a.公司其他部門發(fā)送的各類工作信息;
b.來(lái)自顧客的投訴、建議、需求等信息;
c.其他部門的日常管理經(jīng)驗(yàn)和舉措;
d.與本部門相關(guān)的政府及行業(yè)信息;
e.部門的管理信息、緊急事件、重要會(huì)議及活動(dòng)等。
4.2公司內(nèi)部信息的傳遞
4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部門應(yīng)將上一期的日常信息,填入《業(yè)務(wù)(職能)部門信息半月報(bào)》并上載到內(nèi)部信息網(wǎng)(如遇休息日或節(jié)假日,報(bào)送時(shí)限順延)。半月報(bào)的信息區(qū)間為每月1日至15日為上半月,每月16日至月底為下半月;
4.2.2 每月1日前制定本部門月工作計(jì)劃,并將上月工作完成情況在月工作計(jì)劃表中體現(xiàn),上載到內(nèi)部信息網(wǎng)相應(yīng)欄目;
4.2.3 部門級(jí)重要會(huì)議應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成《會(huì)議紀(jì)要》,通過郵件形式發(fā)送公司總經(jīng)理辦公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理報(bào)告》,并在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)相應(yīng)欄目?jī)?nèi)發(fā)布;
4.2.5公司及各職能部門現(xiàn)行制度所要求即時(shí)報(bào)送并處理的各類信息,如突發(fā)事件、重大投訴等,由各部門按照相關(guān)制度或體系文件要求的格式和時(shí)限以郵件形式主報(bào)歸口部門并抄報(bào)總經(jīng)理辦公室;
4.2.6各部門發(fā)生突發(fā)事件除按上述要求處理外,還應(yīng)在事發(fā)后1小時(shí)內(nèi)知會(huì)總經(jīng)理辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),報(bào)送形式不限。同時(shí)每隔3-5天將處理過程和結(jié)果反饋總經(jīng)理辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),直至問題處理完畢;
4.2.7信息員若不能確定信息報(bào)送部門,重要性較高的信息,工作時(shí)間發(fā)生的應(yīng)在發(fā)生當(dāng)日,非工作時(shí)間發(fā)生的應(yīng)在事件發(fā)生后1個(gè)工作日內(nèi)以《信息快報(bào)》的形式上報(bào)總經(jīng)理辦公室;
4.2.8各部門《信息半月報(bào)》和《信息快報(bào)》的內(nèi)容原則上不應(yīng)重復(fù);
4.2.9向公司全體發(fā)送的信息,可在內(nèi)部信息網(wǎng)的網(wǎng)上公告欄目發(fā)布,原則上此類信息不再用outlook形式發(fā)送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必須通過郵件形式按限定級(jí)別發(fā)送,不得通過信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)
4.2.11各部門應(yīng)定期對(duì)本部門網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù),強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)的使用效率;
4.2.12職能部門在內(nèi)部信息網(wǎng)發(fā)布的需下發(fā)到各部門的信息,應(yīng)注明傳送級(jí)別,由各部門信息員根據(jù)要求采取打印、張貼、傳閱或會(huì)議等形式傳達(dá)到部門內(nèi)相應(yīng)級(jí)別,未附傳送級(jí)別的信息視為要求傳達(dá)到全體員工;
4.2.13各部門如需職能部門協(xié)助完成某項(xiàng)工作,應(yīng)同時(shí)將郵件抄送對(duì)方部門經(jīng)理或業(yè)務(wù)主管,否則將視為無(wú)效信息。
4.3公司信息的傳遞
4.3.1總經(jīng)理辦公室每月3日和18日負(fù)責(zé)匯總公司半月工作信息,完成公司《物業(yè)管理半月報(bào)》的編輯和上載,報(bào)送集團(tuán)物業(yè)管理部,抄報(bào)集團(tuán)辦公室、設(shè)計(jì)工程部和__地產(chǎn)公司;
4.3.2若公司發(fā)生重大事件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)在事件發(fā)生后兩個(gè)工作日內(nèi)編輯公司《物業(yè)信息快報(bào)》,報(bào)送集團(tuán)物業(yè)管理部及地產(chǎn)公司。且在事件發(fā)生后及時(shí)將處理情況報(bào)送集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門,并跟蹤事件進(jìn)展,直至問題妥善處理完畢;
4.3.3公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理辦公室在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要,并傳遞至相關(guān)人員;
4.3.4除在固定時(shí)間向集團(tuán)和地產(chǎn)公司報(bào)送固定欄目信息外,總經(jīng)理辦公室還應(yīng)及時(shí)將公司各類重要管理信息、重要人事變動(dòng)、活動(dòng)信息等及時(shí)報(bào)送集團(tuán)相關(guān)部門和地產(chǎn)公司。
4.4 信息的分析和處理
4.4.1各部門上報(bào)的信息,由各信息歸口的職能部門負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋;
4.4.2沒有明確信息歸口部門的信息,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整合、分析、處理或反饋;
4.4.3各負(fù)責(zé)信息分析處理的部門應(yīng)視具體信息內(nèi)容,知會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)并及時(shí)就相關(guān)事件、部門或個(gè)人提出適時(shí)處理意見。
4.5信息管理制度
4.5.1各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)信息管理的操作流程,以確保公司整個(gè)信息系統(tǒng)的正常有效運(yùn)作。
4.5.2各部門應(yīng)結(jié)合本部門的具體情況,制定包括部門內(nèi)部收集、傳遞、發(fā)布等工作流程的信息管理制度,明確各相關(guān)崗位對(duì)本部門信息管理工作應(yīng)負(fù)的責(zé)任,確保部門各項(xiàng)信息管理工作的順利開展。
4.5.3各部門信息員崗位若發(fā)生變動(dòng),必須及時(shí)通報(bào)總經(jīng)理辦公室,并完善各項(xiàng)交接手續(xù),前任信息員或總經(jīng)理辦公室應(yīng)對(duì)新信息員進(jìn)行必要的培訓(xùn),以保證信息管理工作的連續(xù)性?？偨?jīng)理辦公室應(yīng)制作并不斷修訂完善《內(nèi)部網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)制作教材》,以幫助各部門信息員掌握信息網(wǎng)的各項(xiàng)操作。
4.5.4各部門應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布或傳遞各類信息,公司賦予各部門信息員越過直屬上級(jí)或部門經(jīng)理直接向公司信息主管部門報(bào)送信息的權(quán)力,各部門不得用任何方法限制或阻撓信息員正常的信息報(bào)送工作,對(duì)因信息報(bào)送不及時(shí)或漏報(bào)造成嚴(yán)重后果的,將追究信息員的責(zé)任。
4.5.5各部門信息員須對(duì)各類信息及時(shí)進(jìn)行跟蹤反饋,信息跟蹤反饋工作
應(yīng)貫穿事件處理的全過程,直至事件處理完成后關(guān)閉,以保證所有問題都能夠得到實(shí)時(shí)有效地解決。
4.5.6信息傳遞專用郵箱及帳號(hào)僅供工作使用,不得用于任何私人目的,損害公司利益,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
4.5.7網(wǎng)絡(luò)使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守internet國(guó)際慣例,遵守國(guó)家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)使用法律規(guī)定和公司網(wǎng)絡(luò)及郵件使用的相關(guān)規(guī)定,對(duì)于違反上述規(guī)定對(duì)公司造成損失的將追究相關(guān)人員的責(zé)任。
5、質(zhì)量記錄表格
第5篇 物業(yè)信息傳遞管理程序文件
物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序
1.目的
建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。
2. 適用范圍
本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。
3.定義
無(wú)
4.職責(zé)
各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行,由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
5.方法及過程控制
5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。
5.2各部門/管理處經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員(可以兼職)。
5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息,對(duì)以非正常方式傳播對(duì)公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。
5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識(shí),嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無(wú)關(guān)人員泄露。
5.5定時(shí)編制并傳遞文件時(shí)間
5.5.1工作計(jì)劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會(huì)地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。
5.5.2物業(yè)管理信息周報(bào):每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞行政事務(wù)辦公室匯總,品質(zhì)管理部審核,公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。
5.5.3物業(yè)管理月報(bào):每月1次,每月3日?qǐng)?bào)送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團(tuán)物業(yè)管理部。
5.5.4經(jīng)營(yíng)月報(bào)表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);
5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個(gè)工作日內(nèi)通報(bào)。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》
5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報(bào)送本部門經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)審批,否則將視為無(wú)效信息。
5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全
5.7.1公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式,公司對(duì)外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。
5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號(hào)和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對(duì)帳號(hào)嚴(yán)格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對(duì)于因泄露帳號(hào)給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應(yīng)處理,直至追究相關(guān)法律責(zé)任。
5.7.3各部門對(duì)上網(wǎng)帳號(hào)及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時(shí)更換,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
5.7.4不得利用internet及e-ml信箱從事危害國(guó)家安全,泄露國(guó)家秘密等犯罪活動(dòng)。
5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對(duì)違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。
5.7.6操作時(shí),應(yīng)遵守internet國(guó)際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
5.7.7不得利用internet從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對(duì)各部門電腦使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。
5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促
5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞
各類單據(jù)、文件、合同,經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。
5.8.2審批時(shí)限
審批人自接收后不超過2個(gè)工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi)),完成審批。
5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權(quán)其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來(lái)后補(bǔ)簽。
5.9 關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺(tái)
5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護(hù)更新,整體維護(hù)由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。
5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人身攻擊,否則后果自負(fù)。
5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。
5.10內(nèi)部溝通辦法
5.10.1公司各項(xiàng)政策、制度、措施一般通過會(huì)議或文件的形式進(jìn)行傳達(dá),一般情況每二周召開經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)會(huì),每年年初召開年度工作會(huì)議,以及召開一些臨時(shí)會(huì)議。
5.10.2每月第一個(gè)整周的周六為總經(jīng)理接待日,所反映問題由總經(jīng)理落實(shí)有關(guān)部門妥善處理。
5.10.3各部門可采取例會(huì)、座談等方式進(jìn)行內(nèi)部溝通,傳達(dá)公司和部門政策,聽取各組意見。
5.10.4溝通時(shí)應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見,對(duì)員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。
5.10.5減少浪費(fèi)、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經(jīng)營(yíng)管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費(fèi)用開支的建議。
5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理online板塊實(shí)現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對(duì)話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無(wú)極限.
5.10.7溝通的信息及內(nèi)容:
a)正常信息,如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗(yàn)、檢測(cè)結(jié)果、顧客對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告及體系運(yùn)行的其他記錄;
b) 不符合信息;
c) 其他內(nèi)部信息,如員工對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。
6支持性文件
無(wú)
7質(zhì)量記錄表格
tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物業(yè)信息收集一覽表》
第6篇 物業(yè)管理處文件傳遞作業(yè)指導(dǎo)書
管理處文件傳遞作業(yè)指導(dǎo)書
1.0目的
為了員工正確地掌握文件處理程序,避免行文混亂,加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),從而提高管理職能和辦事效率。
2.0范圍
適用于zz廣場(chǎng)管理處文件傳遞作業(yè)。
3.0職責(zé)
管理處綜合主管負(fù)責(zé)將審批后的文件傳遞至相關(guān)部門。
4.0內(nèi)容
文件傳遞程序
管理處上報(bào)公司文件均按公司規(guī)范格式由相關(guān)責(zé)任部門起草、校對(duì)、打印報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后交綜合主管傳遞,并記錄在《文件傳遞登記表》上;公司下達(dá)執(zhí)行文件交綜合主管經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批示后傳遞相關(guān)部門執(zhí)行,并記錄在《文件傳遞登記表》上。
1、內(nèi)部發(fā)文
1)上行文:指管理處上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行的文件,包括報(bào)告、請(qǐng)示等,文件傳遞程序如下:
《發(fā)文處理單》、內(nèi)容、格式審查--簽發(fā)-- 傳遞--批準(zhǔn)
文件-- 部門簽署--綜合主管--公司
傳遞
相關(guān)部門(閱辦、存檔)--綜合主管
簽發(fā)(復(fù)印件)
2)平行文:指部門之間為共同完成某項(xiàng)工作而以部門名義發(fā)往其他部門的文件,包括通知等,文件傳遞程序如下:
存檔
文件 綜合主管部門簽署 相關(guān)部門
3)固定格式的表格及單據(jù)傳遞程序如下:
表格及單據(jù) 綜合主管經(jīng)部門簽署公司批準(zhǔn) 綜合主管相關(guān)部門
執(zhí)行、存檔
2、內(nèi)收文
公司向管理處下達(dá)的執(zhí)行文件,包括總公司來(lái)文、行政主管機(jī)關(guān)來(lái)文、業(yè)務(wù)單位來(lái)文、業(yè)戶來(lái)文等,文件傳遞程序如下:
傳遞
執(zhí)行文件綜合主管部門領(lǐng)導(dǎo)
簽發(fā)批示
相關(guān)部門執(zhí)行綜合主管
5.0 記錄
《文件傳遞登記表》
第7篇 工單傳遞管理制度(范例)
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來(lái)提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
1、業(yè)務(wù)工作人員管理用電申請(qǐng),按戶名、日期、用電性質(zhì),進(jìn)行編號(hào)登記,一般燈力用戶申請(qǐng)用電、變更用電地址、電表分戶,當(dāng)日填寫工單。一天內(nèi)分送有關(guān)部門辦理,用電申請(qǐng)一般不要托別人轉(zhuǎn)交。對(duì)填寫不合格要求的申請(qǐng),業(yè)務(wù)人員、勘查、裝接人員可以退回。大宗工業(yè)(包括增容)專用變壓器用電、業(yè)務(wù)人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)審查,經(jīng)上級(jí)審批后,填寫工單,在即日內(nèi)送有關(guān)部門辦理。
2、查勘人員接到關(guān)工單后,一般情況下一天內(nèi)到現(xiàn)場(chǎng)查勘,按有關(guān)規(guī)定查勘、定位、發(fā)給用戶報(bào)裝認(rèn)可書,全面、正確填寫工單,不同意用戶申請(qǐng)內(nèi)容的,應(yīng)向用戶解釋清楚。
3、大宗工業(yè)、專用變壓器新增、移位、查勘人員接工單后,一天內(nèi)配合有關(guān)部門進(jìn)行。設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)要求按有關(guān)規(guī)定辦理,高配室和電力設(shè)計(jì)圖紙,資料由用電副所長(zhǎng)審查核準(zhǔn),最后報(bào)局批準(zhǔn)。
4、查勘工作人員接用戶報(bào)裝后,經(jīng)驗(yàn)收符合規(guī)程要求,在工單內(nèi)簽字,加蓋驗(yàn)收合格印章?；厮?當(dāng)即轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)工作人員和有關(guān)部門(包括圖紙資料),業(yè)務(wù)和有關(guān)部門對(duì)工單、圖紙、資料逐項(xiàng)檢查,與用戶辦理費(fèi)用結(jié)算后(補(bǔ)退手續(xù)完畢),業(yè)務(wù)工單將發(fā)給營(yíng)銷班。
5、營(yíng)銷班接到業(yè)務(wù)工單,先天下班前由班長(zhǎng)派工,向工作人員交待安全及有關(guān)注意事項(xiàng),持工單領(lǐng)取配備電度表,施工完畢,在工單內(nèi)逐項(xiàng)填寫,簽名和注明日期,將拆回電度表、互感器除塵,連同工單交給電度表管理員,并逐項(xiàng)檢查,登記卡片。
6、業(yè)務(wù)員接報(bào)裝工單逐項(xiàng)檢查是否填寫全面,正確整齊,三日內(nèi)填寫卡片交營(yíng)抄班長(zhǎng)編臺(tái)區(qū)。
7、周換電度表,由臺(tái)區(qū)專職電工按周換年限填寫工單。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人配備電度表,交換表責(zé)任人。施工完畢后,按工單要求逐項(xiàng)填寫,并將拆回電度表、互感器除塵后連同工單交管表員,填寫卡片、登記,由管表員當(dāng)天下班前將工單登記卡片交業(yè)務(wù)員,由業(yè)務(wù)員更改抄卡片和電費(fèi)臺(tái)帳及用戶檔案。
8、電度表立戶銷戶,工單施工完畢后,由業(yè)務(wù)員交管電表人員變更電表卡片,管表員二日內(nèi)退回業(yè)務(wù)室存檔。
二
