工公司管理制度匯編(15篇)

公司管理制度是企業(yè)運營的基石，它旨在規(guī)范員工行為，明確職責(zé)分工，提升工作效率，保證業(yè)務(wù)流程的順暢，以及維護(hù)組織的穩(wěn)定和秩序。它不僅有助于營造一個公平、公正的工作環(huán)境，還能促進(jìn)企業(yè)的長期發(fā)展和戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

包括哪些方面

1. 組織架構(gòu)：明確各部門的職能和相互關(guān)系，規(guī)定各級管理層的權(quán)責(zé)。

2. 員工管理：包括招聘、培訓(xùn)、績效考核、晉升機(jī)制以及離職處理等。

3. 工作流程：規(guī)定各項業(yè)務(wù)的處理步驟，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和效率。

4. 財務(wù)管理：涵蓋預(yù)算制定、成本控制、財務(wù)報告等方面。

5. 市場營銷：涉及市場調(diào)研、產(chǎn)品定價、銷售策略等。

6. 法規(guī)遵從：確保企業(yè)活動符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。

7. 企業(yè)文化：塑造企業(yè)價值觀，促進(jìn)團(tuán)隊凝聚力。

重要性

公司管理制度的重要性不容忽視，它是企業(yè)內(nèi)部運行的“法規(guī)”，能夠：

1. 提高效率：清晰的流程和職責(zé)劃分使工作有序進(jìn)行，減少混亂和延誤。

2. 防范風(fēng)險：通過規(guī)范操作，預(yù)防錯誤和違法行為，保障企業(yè)安全。

3. 促進(jìn)公平：制度化管理避免個人偏好影響決策，增強員工信任感。

4. 保障發(fā)展：為戰(zhàn)略實施提供支持，推動企業(yè)持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新。

方案

1. 制度建設(shè)：根據(jù)企業(yè)實際情況，制定全面、實用的管理制度，確保覆蓋所有關(guān)鍵領(lǐng)域。

2. 培訓(xùn)傳達(dá)：定期對員工進(jìn)行制度培訓(xùn)，確保他們了解并遵守規(guī)定。

3. 監(jiān)督執(zhí)行：設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，定期檢查制度執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正。

4. 反饋與修訂：鼓勵員工提出改進(jìn)建議，定期評估制度的有效性，適時調(diào)整和完善。

5. 文化融合：將制度融入企業(yè)文化，使員工從內(nèi)心認(rèn)同并主動遵循。

通過以上措施，公司管理制度能夠充分發(fā)揮其作用，成為企業(yè)成功的關(guān)鍵因素之一。然而，需要注意的是，制度并非一成不變，應(yīng)隨著企業(yè)發(fā)展和外部環(huán)境變化適時調(diào)整，以保持其適應(yīng)性和有效性。

工公司管理制度范文

第1篇 化工公司用車管理規(guī)定

化工實業(yè)公司用車管理規(guī)定

為了加強公司車輛管理,確保車輛的有效運作,更好地為公司各部門服務(wù),結(jié)合公司實際情況,特制定本制度

一、車輛日常管理

1.公司公務(wù)車的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)由辦公室負(fù)責(zé)管理,并定期指派專人負(fù)責(zé)維修、檢驗、清潔等。

2.本公司人員因公用車須于事前向辦公室主任申請調(diào)派,主任依重要性順序派車。對于同一方向、同一時間段的派車要去盡量合用,減少派車次數(shù)和車輛使用成本。

3、對于不按規(guī)定辦理申請的,不得派車。

二、車輛使用管理

1.使用人必須具有駕照。

2.公務(wù)車不得借予非本公司人員使用。

3.使用人于駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查(如水箱、油量、機(jī)油、煞車油、電瓶液、輪胎、外觀等)。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象,應(yīng)立即報告,否則最后使用人要對由此引發(fā)的后果負(fù)責(zé)。

4.駕駛?cè)隧殗?yán)守交通規(guī)則。

5.使用者應(yīng)將車輛停放于指定位置、停車場或適當(dāng)、合法位置。任意放置車輛導(dǎo)致違犯交規(guī)、損毀、失竊,由使用者賠償損失。

6.在不影響公務(wù)情況下,酌情滿足員工因私用車要求。私人目的借用公車應(yīng)先填“車輛使用申請單”,注明“私用” ,并需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn)。使用者應(yīng)愛護(hù)車輛,保證機(jī)件、外觀良好,使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。私用時若發(fā)生事故,而導(dǎo)致違規(guī)、損毀、失竊等,于扣除理賠額后全部由私人負(fù)擔(dān)。

三、車輛保養(yǎng)管理

1. 駕駛?cè)藛T要愛護(hù)車輛,精心保養(yǎng),使車輛保持良好狀況。如需維修,由駕駛?cè)藛T提出維修申請,要貨比三家,選擇質(zhì)量好價格低的汽修廠進(jìn)行修理或在公司指定的維修點修和更換汽車零配件,并做到提前電話匯報,且將換下的廢棄零配件保存,由公司統(tǒng)一回收,統(tǒng)一處理。在支付維修費用的同時,應(yīng)要求維修點必須開具17%的增值稅發(fā)票,并提供相對應(yīng)的零配件明細(xì)單。特殊原因也必須事后補報,以備公司備案核查。

2.車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修復(fù)或更換零件時,可視實際情況需要進(jìn)行修理,但無迫切需要或修理費超過2000元時,應(yīng)與車管專人聯(lián)系請求批示。

3.如由于駕駛?cè)耸褂貌划?dāng)或車管專人疏于保養(yǎng),而導(dǎo)致車輛損壞或機(jī)件故障,所需之修護(hù)費,應(yīng)依情節(jié)輕重,由公司與駕駛?cè)嘶蜍嚬軐Ｈ素?fù)擔(dān)。

四、違規(guī)與事故處理

1.在下列情形之一的情況下,違反交通規(guī)則或發(fā)生事故,由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。

(1)無照駕駛。

(2)未經(jīng)許可將車借予他人使用。

2.違反交通規(guī)則,其罰款由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。

3.各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生,應(yīng)先急救傷患人員,向附近警察機(jī)關(guān)報案,并即與辦公室聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理。如屬小事故,可自行處理后再向辦公室主任報告。

五、車輛用油管理

辦公室建立車輛的用油臺賬,不定期核算,抽查,嚴(yán)格按行車?yán)锍膛c百公里耗油標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)油料,駕駛員或辦公室人員做好油卡記錄,油卡由辦公室管理登記。公司車輛一律憑卡指定加油站加油。

1.辦公室主任負(fù)責(zé)對公司車輛的用油進(jìn)行監(jiān)督,控制,財務(wù)部輔助配合監(jiān)控管理。

2.車輛使用者應(yīng)加強車輛用油管理,節(jié)約用油開支,使車輛均能在經(jīng)濟(jì)耗油的情況下有效地運營。

3.車輛油卡管理

1)公司所有車輛統(tǒng)一油卡加油,實行一車一卡制度。

2)公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油,駕駛?cè)藛T應(yīng)按車牌號與油卡號碼進(jìn)行備案登記,每月進(jìn)行核對。油卡一經(jīng)備案,不許變更,如遇到特殊情況,如油卡壞了,不能正常加油時,車輛管理人員應(yīng)及時處理。

3)禁止車輛間互換油卡,禁止使用其它車輛的油卡加油或用指定油卡為其它車輛(含外來車輛)加油,一經(jīng)核實,將給予當(dāng)車駕駛員一定的經(jīng)濟(jì)處罰,如遇到特殊情況,應(yīng)報經(jīng)車輛管理人員同意。

4)駕駛員在使用油卡加油時,應(yīng)保留好每次加油的小票,小票要保持連續(xù)性,余地按順序粘貼在《車輛用油統(tǒng)計表》上報財務(wù)審核。

六、車輛行駛里程管理

.1.每車設(shè)置“車輛行駛記錄表”,使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點、用途等。

2.辦公室每月抽查一次,發(fā)現(xiàn)記載不實、不全或未記載者應(yīng)呈報總經(jīng)理,并提出批評,對不聽勸阻屢教屢犯者應(yīng)給以處分,并停止其借用權(quán)利。

e化工實業(yè)有限公司

第2篇 化工公司不合格管理程序

化工公司不合格管理程序

1.目的

有效地進(jìn)行不合格管理,防止不合格的非預(yù)期使用和蔓延給顧客。

2.適用范圍

商品進(jìn)到公司至銷售服務(wù)、物品配送服務(wù)作業(yè)過程中不合格之標(biāo)示,處理與記錄等。

3.職責(zé)

3.1物流、業(yè)務(wù)運作部、物流部:不合格品的判斷、標(biāo)示、記錄,并隔離處置。

3.2iso辦公室:對不合格作業(yè)或服務(wù)進(jìn)行界定、并責(zé)令或知會相關(guān)部門改進(jìn)。

4.定義(無)

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1不合格品控制:經(jīng)標(biāo)示之后不合格品,未做出處理前不得使用。

5.2進(jìn)料控制

5.2.1倉管員檢驗發(fā)現(xiàn)不合格品時,填寫進(jìn)料檢驗報告同實物交物流部主管確認(rèn)。仍判不合格品,檢驗員在包裝上注明不合格,同時將信息反饋采購。倉管員對不合格品隔離堆放于不合格品區(qū),采購立即聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。

5.2.2不合格品的處置

5.2.2.1退貨:由物流部或采購部通知供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)。

5.2.2.2換貨:由物流部或采購部通知供應(yīng)商辦理換貨手續(xù)。

5.3門市部銷售服務(wù)過程中不合格品的控制

5.3.1銷售服務(wù)過程中營業(yè)員發(fā)現(xiàn)出不合格品時,應(yīng)將不合格品注明其不合格原因后通知物流部進(jìn)行相應(yīng)處理。

5.3.2在銷售服務(wù)過程中,遇有因營業(yè)員的原因與顧客爭執(zhí),由店長或客戶服務(wù)部責(zé)

令相關(guān)人員改善,情節(jié)嚴(yán)重的需留有處理證明,事后有顧客投訴,由客戶服務(wù)中心針對該情形發(fā)出糾正和預(yù)防措施報告,責(zé)令相關(guān)部門或人員改善處理。

5.4配送過程的不合格的控制:

送貨過程中若客戶對送貨人員有不滿意的由業(yè)務(wù)運作部依據(jù)客戶滿意度調(diào)查管理程序進(jìn)行后續(xù)處理。

5.5客戶換、退貨控制

5.5.1客戶的換退貨由業(yè)務(wù)運作部統(tǒng)一受理及安排。

5.6特采原則:特采時須考慮以下原則。

5.6.1特采之商品或促銷品對于安全性、公益性的重要機(jī)能不得有危害,且無售后抱怨之顧慮。

5.6.2對于一般功能和商品價值的影響相當(dāng)微小。

5.6.3特采之商品或促銷品應(yīng)加以標(biāo)識記錄,以利于日后追溯與鑒別。

5.6.4特采作業(yè)流程

5.6.4.1特采申請和批準(zhǔn):申請人須填寫報告,原則上由部門主管批準(zhǔn)。

5.7記錄保存:不合格處理記錄由各相關(guān)部門保存,原則上保存期為半年。

6.附件(無)

7.參考文件

7.1產(chǎn)品及服務(wù)過程監(jiān)視和測量管理程序

7.2銷售服務(wù)管理程序

7.3客戶滿意度調(diào)查管理程序

第3篇 化工公司倉庫管理程序

化工公司倉庫管理程序

1.目的

為了加強倉庫物品之管理,監(jiān)督倉庫物品運作,特制定本程序。

2.適用范圍

本公司倉庫所有進(jìn)出物品均按本程序執(zhí)行。

3.職責(zé)

3.1倉管員:負(fù)責(zé)對公司所有流通物品進(jìn)行命名和對在庫內(nèi)物品的數(shù)量、保管、安全、發(fā)放并對保管物品進(jìn)行標(biāo)識。

3.2物流部主管:負(fù)責(zé)審核入庫物品的數(shù)量、規(guī)格和種類及核對入庫單據(jù)。

3.3各門店:負(fù)責(zé)申請所需物品并向倉庫提供在庫物品庫存量。

4.定義(無)

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1請購

5.1.1倉管員應(yīng)在每日清查各項物品及一般消耗品之存量,當(dāng)庫存數(shù)量不足時,應(yīng)即時提出請購。

5.1.2填制請購單應(yīng)注明請購單位、物品名稱、規(guī)格、現(xiàn)有庫存量、請購數(shù)量及需要日期,送交主管簽準(zhǔn)后,而后送交采購組辦理采購事宜。

5.1.3如有請購物品是急需的,應(yīng)在請購單的備注欄上注明,以便采購員及時訂購。

5.2收貨

5.2.1屬供貨商送貨者,應(yīng)將貨物送至倉庫由物流部人員驗收,如有特別情況貨物直接送到門店的,必須經(jīng)過倉庫同意,方可由供貨商送至各門店,由各門店倉管員對物品進(jìn)行檢驗,事后應(yīng)補辦入貨手續(xù)。

5.2.2檢查供貨商之送貨單是否已注明物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價格等內(nèi)容。

5.2.3檢查物品外包裝是否按要求貼上物品標(biāo)簽,標(biāo)簽上是否標(biāo)明物品編碼、品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠商和生產(chǎn)日期。

5.2.4經(jīng)檢驗合格的物品倉管員按程序收貨(參考《產(chǎn)品及產(chǎn)品及服務(wù)過程監(jiān)視和測量程序》)。

5..3物品入庫

5.3.1驗收入庫后,由倉管員依物品類別、特性、體積、重量等狀況,歸入適當(dāng)?shù)拇娣艆^(qū)。

5.3.2倉管員必須將入庫物品登記在入庫單上,入庫單上要列明入庫日期、物品名稱、物品配置、數(shù)量、供貨商。

5.3.3倉管員應(yīng)將登記的入庫單交一份給采購以作對帳處理。

5.3.4倉管員須將入庫物品即時登記入帳,入帳必須憑單,要求書寫工整,字跡清晰,如有修改,修改人必須在修改處簽名確認(rèn)。

5.3.5倉管員應(yīng)將入庫物品分類,分類后進(jìn)行標(biāo)識。

5.4退貨處理

5.4.1倉庫儲存的過期物品或不良物品,需退回給供應(yīng)商的,則經(jīng)采購?fù)夂?辦理退貨手續(xù)。

5.4.2倉管員應(yīng)填寫退貨單,單上應(yīng)注明收貨單位,退貨日期、品名、規(guī)格、數(shù)量等項目,將退貨單交由供應(yīng)商收貨人員簽收,取一聯(lián)交供應(yīng)商,一聯(lián)交采購部核對。

5.5物品儲存管理

5.5.1物品貯存對溫度無特別要求。

5.5.2將倉庫物品以合理的方式分類擺放,并明確標(biāo)識,有利準(zhǔn)確、快速查

找取用,減少錯發(fā)的現(xiàn)象。

5.5.3倉庫物品的存放,標(biāo)識朝外,便于查閱和清點;堆放高度根據(jù)物件的特性和存放位置確定。若是零星的物品上架時,應(yīng)將其標(biāo)簽向外。物品的存放位置應(yīng)按物品的出入庫頻率和先進(jìn)先出的原則來確定。

5.5.4倉庫儲存的廢料、積壓品倉管員應(yīng)即時向物流主管提出,再由物流主管填寫(積壓/報廢)品處理申請表送交總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可處理。

5.5.5倉庫儲存的物品必須保持帳實相符。

5.5.6嚴(yán)禁倉管人員在倉庫內(nèi)吸煙、明火及私拉亂接使用電器,以確保物品儲存安全。

5.6發(fā)貨

5.6.3倉管員依據(jù)送貨單結(jié)合運輸路線進(jìn)行備貨并清點確認(rèn)裝車,并取一聯(lián)留底,回單交司機(jī)。

5.6.5倉管人員對于手續(xù)不全不予發(fā)放,如遇特殊情況,則需經(jīng)總經(jīng)理同意方可發(fā)放,發(fā)放后需補辦手續(xù)。

5.6.6倉管員應(yīng)將所有出倉的物品數(shù)量登帳,應(yīng)憑借相應(yīng)單據(jù)記帳,確保當(dāng)日發(fā)生賬目在當(dāng)天記錄并保證帳實相符。

具體參見物品配送管理程序。

5.7盤點

5.7.1目的:

為使各項物品的實存數(shù)量、種類、規(guī)格得到真實的反應(yīng),以便核查物品帳實差異及其發(fā)生原因、明確責(zé)任,保證物品資料的準(zhǔn)確性。確保各項物品的安全與完整,通過盤點可以掌握各項物品的保管情況,查明有無損失浪費等情況,以便針對問題,對癥下藥,堵塞漏洞,促進(jìn)工作,可以了解驗收、保管、發(fā)放、調(diào)撥、報廢等各項工作是否按規(guī)定辦理,查明各項物品的儲備和利用情況。

5.7.2物資盤點主要內(nèi)容和檢查項目:

5.7.2.1檢查物品的帳面數(shù)量與實存數(shù)量是否相符。

5.7.2.2檢查物的發(fā)放情況,有無按先進(jìn)先出的原則發(fā)放物品。

5.7.2.3檢查物品的堆放及維護(hù)情況。

5.7.2.4檢查對物品有無超儲積壓。

5.7.2.5檢查安全設(shè)施及安全情況。

5.7.3盤點范圍:倉庫成品、半成品、故障品的清查核點

5.7.4盤點方式

5.7.4.1每日盤點,盤點人:倉庫人員。

5.7.5盤點步驟

5.7.5.1倉管員應(yīng)先進(jìn)行盤點并填寫盤點表,以便正式盤點之工作順利進(jìn)行。

5.7.5.2盤點應(yīng)于實地以實物逐一盤點,不得僅以帳冊記載為準(zhǔn),其數(shù)量應(yīng)以會計單位的物品分類明細(xì)帳為依據(jù)辦理,并逐一記錄至盤點表。

5.7.5.3盤點時若物品數(shù)量有盈虧之情況,倉庫應(yīng)及時查明原因,如查明差異,則即時糾正錯帳,并由糾正人在糾正處簽明確認(rèn)。

5.7.5.4如盈虧情況未能查明,物流主管應(yīng)填寫盤點盈虧表送交總經(jīng)理并匯報情況,經(jīng)分總經(jīng)理核準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整帳面資料。

6.附件

6.1附件一、(積壓/報廢)品處理申請表

6.2附件二、送貨單

6.3附件三、盤點表

7.參考文件

7.1《產(chǎn)品及產(chǎn)品及服務(wù)過程監(jiān)視和測量程序》

7.2消防管理辦法

7.3物品配送管理程序

第4篇 化工公司采購管理程序

化工公司采購管理程序

1目的

為保證對供應(yīng)商評估、考核有據(jù)可依,確保本公司采購的物品符合采購要求,更好地完善和規(guī)范日常的采購工作,從而提高工作效率,最終滿足客戶需求,特制定本程序。

2適用范圍

本公司采購所采購的物品。

3職責(zé)

3.1采購:對供應(yīng)商評估、考核;制定采購計劃、評估請購單及日常的采購工作,并負(fù)責(zé)采購物品的到位跟蹤。

3.2物流部倉庫:收集采購需求申請,制定請購單。

4定義(無)

5作業(yè)內(nèi)容

5.1采購作業(yè)流程(參見附件一)

5.2采購作業(yè)內(nèi)容

5.2.1倉庫根據(jù)需要填寫物品填寫請購單交主管審批后交業(yè)務(wù)運作部采購。

5.2.2采購人員接到經(jīng)核準(zhǔn)的物品請購單,于合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商,編制采購單,經(jīng)業(yè)務(wù)運作部主管核準(zhǔn)后進(jìn)行采購。

5.2.5經(jīng)核準(zhǔn)后的采購單傳真給供應(yīng)商,供應(yīng)商接到傳真后進(jìn)行電話或簽字后回傳確認(rèn)。

5.2.6部分少量物品采購,可電話通知供應(yīng)商,由供應(yīng)商記錄后傳真我司采購部確認(rèn)。

5.3采購物品跟蹤

5.3.1采購部負(fù)責(zé)對采購的物品進(jìn)行跟蹤,必要時填寫采購物品跟蹤表。

5.4供應(yīng)商評估及考核

5.4.1凡和公司有業(yè)務(wù)往來之供應(yīng)商,采購部需向其發(fā)出供應(yīng)商評估表,對其公司之合法性、質(zhì)量管理體系有無建立、公司概況及其經(jīng)營規(guī)模等進(jìn)行評估。

5.4.2通過本公司評估的供應(yīng)商,經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后,列入合格供應(yīng)商名錄中,以便采購人員采購物品時從中選擇供應(yīng)商。

5.4.3新開發(fā)的供應(yīng)商,與公司來往2個月后,對其交期、品質(zhì)、服務(wù)及配合性等進(jìn)行考核。

5.4.4在公司推行質(zhì)量管理體系以前有來往之供應(yīng)商,于公司推行質(zhì)量管理體系2個月左右對其交期、品質(zhì)、服務(wù)及配合性等進(jìn)行考核。

5.4.5供應(yīng)商之考核結(jié)果記錄于供應(yīng)商考核表。

5.4.6根據(jù)考核結(jié)果劃分不同的等級,通過本公司考核的供應(yīng)商,列入合格供應(yīng)商名錄中,采購時根據(jù)其等級的不同作出優(yōu)先選擇。

5.4.7公司將每隔6個月對本公司的所有供應(yīng)商進(jìn)行一次考核,并及時更新合格供應(yīng)商名錄

5.5采購物品跟蹤表請購單采購單由采購部保存1年

6附件

6.1附件一采購作業(yè)流程

6.2附件二請購單

6.3附件三采購物品跟蹤表

6.4附件四供應(yīng)商評估表

6.5附件五供應(yīng)商考核表

6.5附件六合格供應(yīng)商名錄

7參考文件

7.1文件管理程序

7.2質(zhì)量記錄管理程序

附件一:采購作業(yè)流程

附件二:請購單

第5篇 化工公司客訴管理程序

化工公司客訴管理程序

1目的:

為了尊重與維護(hù)客戶的權(quán)益和需求,幫助客戶排憂解難,妥善處理客戶投訴(簡稱客訴),以強化服務(wù)質(zhì)量,實現(xiàn)客戶滿意,特制定本程序。

2適用范圍:

適用于本公司所有客戶不滿而產(chǎn)生的投訴處理。

3職責(zé):本程序由業(yè)務(wù)運作部客戶服務(wù)制定、相關(guān)部門配合執(zhí)行。

4定義

4.1客訴處理:妥善處理客戶咨詢與投訴的有關(guān)流程、過程、方法等。

5客訴處理作業(yè)內(nèi)容

5.1客戶投訴分類

5.1.1投訴內(nèi)容:產(chǎn)品質(zhì)量、送貨周期、服務(wù)態(tài)度、處理方式等;

5.1.2按受理途徑分為:門市受理、電話受理、送貨員受理;

5.1.3按客戶需求的合理性:分為有理投訴、無理投訴;

5.1.4按投訴處理的有效性分為:有效處理投訴、無效處理投訴;

5.1.5按處理方式分為:即時處理、預(yù)約處理、呈報處理、轉(zhuǎn)移處理(另分為:一般處理、特殊[或緊急]處理)。

5.2投訴受理

公司任何部門收到客戶投訴后將其內(nèi)容轉(zhuǎn)交給業(yè)務(wù)運作部客戶服務(wù)中心進(jìn)行統(tǒng)一登記在客戶投訴一覽表內(nèi)并開具糾正預(yù)防措施報告追蹤。

5.3客戶服務(wù)中心人員組織相關(guān)部門或人員進(jìn)行原因分析,并擬定相應(yīng)改善對策,并將結(jié)果記錄在糾正及預(yù)防措施報告,然后根據(jù)需要回復(fù)給客戶。(若通過分析為客戶原因則將分析結(jié)果直接回復(fù)給客戶)

5.4若客戶投訴為技術(shù)或重大問題時,客戶服務(wù)中心根據(jù)需要組織派員到客戶處進(jìn)行確認(rèn)、調(diào)查或?qū)蛻暨M(jìn)行指導(dǎo)。

5.5客戶服務(wù)中心督導(dǎo)各相關(guān)部門是否有執(zhí)行相關(guān)改善對策,并將監(jiān)督結(jié)果記錄在措施驗證欄.。若措施無效需重新對策。

6.附件

6.1附件一、客戶投訴一覽表

7.參考文件

7.1糾正和預(yù)防措施管理程序

第6篇 化工公司銷售服務(wù)管理程序

化工公司銷售服務(wù)管理程序

1.目的

為加強管理接單及銷售服務(wù)質(zhì)量,控制銷售環(huán)節(jié),給顧客提供優(yōu)質(zhì)的購物服務(wù),特制定本程序。

2.適用范圍

適用于本公司業(yè)務(wù)運作部接單及所有門店銷售。

3.職責(zé)

3.1門市營業(yè)員負(fù)責(zé)提供商品銷售服務(wù)。

3.2業(yè)務(wù)運作部跟單員負(fù)責(zé)客戶跟單服務(wù)。

4.定義(無)

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1作業(yè)流程

門市銷售流程門市幾及業(yè)務(wù)運作部跟單流程

5.2門市銷售作業(yè)

5.2.1商品介紹。顧客進(jìn)店后,隨著顧客目光的移動,選擇適當(dāng)?shù)臅r機(jī),運用恰當(dāng)?shù)恼Z言、語氣給顧客介紹產(chǎn)品的功能、型號、優(yōu)點等。在介紹商品、說每一句話時,都要用目光和顧客交流,留心看顧客的反應(yīng),感知顧客對商品的了解程度。根據(jù)顧客對商品認(rèn)知程度的深淺,做進(jìn)一步的判斷,若需做進(jìn)一步的介紹可繼續(xù),直到顧客滿意;如果顧客對商品的了解程度較深,可借助顧客對產(chǎn)品的了解進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁澷p(但不可讓顧客覺得你在討好他/她),征詢顧客的意見。

5.2.2建議購買。顧客對商品的功能介紹比較滿意,有購買意向時,可適時的建議購買。

5.2.5開單。顧客滿意后,決心購買,可適時建議開單。在開單時,營業(yè)員的動作要穩(wěn)、準(zhǔn)、快。

5.2.5.1穩(wěn),是不要讓人感到你恨不得馬上將產(chǎn)品賣出去,以免顧客對商品的質(zhì)量產(chǎn)生懷疑,對我們公司產(chǎn)生誤會。

5.2.5.2準(zhǔn),就是要準(zhǔn)確無誤地填寫單據(jù)。

5.2.5.3快,就是要迅速準(zhǔn)確將單據(jù)寫好,以免顧客久等,一定要注意將產(chǎn)品的名稱、型號、單價、數(shù)量等寫清楚,數(shù)量、金額的大小寫不得有誤,字跡清楚、工整。

5.2.6收款。交款時,收銀員要做到查、數(shù)、驗、唱。

5.2.6.1查,就是要檢查單據(jù)上的金額是否填寫不對或金額寫錯地方。

5.2.6.2數(shù),就是要認(rèn)真準(zhǔn)確無誤地數(shù)清楚顧客交來的貨款。

5.2.6.3驗,就是要檢驗貨款有無假幣、缺角的爛鈔等。

5.2.6.4唱,就是要唱收唱找,明確的告訴顧客交來多少款,應(yīng)找回多少款。

5.2.6.5如果顧客用的是支票,可當(dāng)面解釋等款到我公司帳戶之后,方可算數(shù),可先保留支票。

5.2.7開發(fā)票。顧客交完款后,收銀員在銷售憑證上蓋收款專用章確認(rèn)時,要分清財務(wù)聯(lián)、底聯(lián)、用戶聯(lián),不要給錯顧客發(fā)票,造成影響。發(fā)票寫錯不能涂改,可在上面寫上廢,將其訂好保留,再重新開。填寫要求:

5.2.7.1顧客名稱及地址處,填寫顧客全名及聯(lián)系電話。

5.2.7.2月日處:填寫開發(fā)票當(dāng)天的日期,如果有補開發(fā)票的請在備注欄處加以注明補開字樣。

5.2.7.3品名規(guī)格處:特別要注明所售品牌、規(guī)格、顏色等。

5.2.7.4單價按實際收款的價格書寫,如果有打折的按打折后的實際單價填寫,金額=數(shù)量×單價(這個公式必須相等),金額小寫的封頂符號為$,大寫處的封頂符號為。

5.2.7.5填票人、收款人必須寫全名,顧客名稱及地址處要求客人簽名,以便確認(rèn)此發(fā)票是顧客本人取走,所有的簽字都必須清晰可辨。

5.2.8取貨、商品打包。手續(xù)辦理完畢,顧客憑蓋有收款專用章的銷售憑證取貨,營業(yè)員同時收好我方聯(lián)的銷售憑證,幫助顧客檢查物品是否齊全,清點物品,打好包裝。若需要送貨的,請顧客留具體聯(lián)系電話和聯(lián)系地址,以便安排送貨。

5.2.9若客戶打電話到門市叫貨參見5.3流程進(jìn)行

5.2.10禮貌送客,歡迎顧客再次光臨。

5.3業(yè)務(wù)運作部銷售作業(yè)

5.3.1客戶電話受理:跟單員接到客戶打來的電話,記錄客戶的需求貨品的品牌/型號等,然后與客戶再一次電話確認(rèn)記錄是否無誤。

5.3.2訂單評審:

6.附件

6.1附件一:恒波通信收款專用章印章

7.參考文件

7.1調(diào)貨管理辦法

7.2記錄管理辦法

7.3入網(wǎng)管理辦法

第7篇 化工公司基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

化工公司基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

1.目的

以預(yù)防/保養(yǎng)為手段,確?；A(chǔ)設(shè)施正常使用,滿足服務(wù)能力,特制定本程序。

2.適用范圍

本公司內(nèi)的所有基礎(chǔ)設(shè)施的管理、維護(hù)和保養(yǎng)均適用之。

3.職責(zé)

3.1使用作業(yè)人員:負(fù)責(zé)基礎(chǔ)設(shè)施的日常保養(yǎng)。

3.2行政部經(jīng)理:負(fù)責(zé)維護(hù)和保養(yǎng)的不定期抽查確認(rèn)。

4.定義(無)

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1基礎(chǔ)設(shè)施的管理與保養(yǎng)計劃:

5.1.1凡影響到本公司產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的設(shè)施(如電腦、汽車、通訊設(shè)施等),為確保其質(zhì)量等,須由公司人事行政部建立基礎(chǔ)設(shè)施一覽表及必要時(主要設(shè)施)建立基礎(chǔ)設(shè)施履歷表并統(tǒng)一管理其保養(yǎng)作業(yè)。

5.1.2本公司的基礎(chǔ)設(shè)施的類別大致分為:車輛類、電腦類等。

5.1.3每年的12月份由維護(hù)人員,依基礎(chǔ)設(shè)施一覽表及基礎(chǔ)設(shè)施履歷表記載狀況,必要時制定基礎(chǔ)設(shè)施的年度保養(yǎng)計劃。

5.2保養(yǎng)實施作業(yè):

5.2.1基礎(chǔ)設(shè)施由人事行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督,使用作業(yè)人員及內(nèi)務(wù)人員執(zhí)行保養(yǎng)作業(yè)。

5.2.2基礎(chǔ)設(shè)施的保養(yǎng)分為三級,一級為日常保養(yǎng);二級為定期保養(yǎng);三級為不定期保養(yǎng)(即基礎(chǔ)設(shè)施在日常保養(yǎng)和定期保養(yǎng)之外,基礎(chǔ)設(shè)施異常時進(jìn)行的基礎(chǔ)設(shè)施的保養(yǎng))。

5.2.3保養(yǎng)人員依基礎(chǔ)設(shè)施保養(yǎng)規(guī)范之規(guī)定進(jìn)行一、二級保養(yǎng),其保養(yǎng)記錄于基礎(chǔ)設(shè)施保養(yǎng)記錄表中。

5.2.4作業(yè)員做一級保養(yǎng)發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施異常,必要時經(jīng)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式通知內(nèi)務(wù)人員聯(lián)系維修;以上維修記錄記錄于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單上,若遇有基礎(chǔ)設(shè)施有更換零件時則由內(nèi)務(wù)人員記錄于基礎(chǔ)設(shè)施履歷表上。

5.2.5保養(yǎng)的確認(rèn)由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行不定期確認(rèn),原則上每兩周抽查一次。

5.3基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)、維修作業(yè):

5.3.1當(dāng)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行維護(hù)、維修時,內(nèi)務(wù)人員應(yīng)掛放維修中牌,并在必要時切斷電源以防他人發(fā)生意外。

5.3.2當(dāng)基礎(chǔ)設(shè)施出現(xiàn)異常本公司內(nèi)務(wù)人員無法修理時,由內(nèi)務(wù)人員填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單,交人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后,通知外部專業(yè)人員來公司維修或送外維修。該種外修后的基礎(chǔ)設(shè)施試用時由人事行政部負(fù)責(zé)人同內(nèi)務(wù)人員確認(rèn),維修記錄于基礎(chǔ)設(shè)施履歷表上,以供為日后保養(yǎng)提供參考,必要時內(nèi)務(wù)人員需對資料匯總分析并做糾正、預(yù)防措施。

5.4若基礎(chǔ)設(shè)施有一個月不使用,基礎(chǔ)設(shè)施可停止保養(yǎng),但須在停用的設(shè)施上標(biāo)識停止使用。

5.5基礎(chǔ)設(shè)施報廢流程:

5.5.1基礎(chǔ)設(shè)施不堪維修或遺失時,則由行政經(jīng)理確認(rèn)無誤后,在基礎(chǔ)設(shè)施履歷表上簽字批準(zhǔn)作報廢處理。

5.5.2經(jīng)行政經(jīng)理批準(zhǔn)報廢的基礎(chǔ)設(shè)施,由內(nèi)務(wù)人員在基礎(chǔ)設(shè)施一覽表上注明已報廢,不需再依保養(yǎng)計劃排定保養(yǎng)作業(yè)。

5.6記錄與保存:基礎(chǔ)設(shè)施保養(yǎng)記錄表、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由內(nèi)務(wù)人員保存半年,基礎(chǔ)設(shè)施履歷表由內(nèi)務(wù)人員保存至該基礎(chǔ)設(shè)施報廢后一年。

6.附件

6.1附件一、基礎(chǔ)設(shè)施一覽表

6.2附件二、基礎(chǔ)設(shè)施履歷表

6.3附件三、基礎(chǔ)設(shè)施保養(yǎng)記錄表

7.參考文件

7.1質(zhì)量記錄管理程序

第8篇 化工公司培訓(xùn)管理程序

化工公司培訓(xùn)管理程序

1.目的

為驗證本公司員工的資格并提供必要的培訓(xùn),以確保并提升人員素質(zhì)與提高工作效率,進(jìn)而達(dá)到人力資源的可持續(xù)發(fā)展。

2.適用范圍

公司全體員工的各種類型培訓(xùn)。

3.職責(zé)

3.1本程序由行政部制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),相關(guān)人員配合執(zhí)行。

3.2培訓(xùn)的申請:各部門負(fù)責(zé)人。

3.3培訓(xùn)的批準(zhǔn):行政部經(jīng)理審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4培訓(xùn)的安排:除特別需要外,由行政部培訓(xùn)組會同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人安排。

3.5培訓(xùn)的實施:涉及培訓(xùn)內(nèi)容相關(guān)部門配合實施。

3.6培訓(xùn)的考核:行政部和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或培訓(xùn)老師組織。

3.7培訓(xùn)的檢查:培訓(xùn)組檢查,行政部經(jīng)理會同總經(jīng)理審查。

4.定義

4.1職前培訓(xùn):即新進(jìn)員工入司報到后0.5-3天以上的培訓(xùn),使其了解公司政策及各種規(guī)章制度并認(rèn)識環(huán)境,了解自身工作的職責(zé)范圍及相關(guān)工作知識。

4.2在職培訓(xùn):正式員工的培訓(xùn),可分為專業(yè)培訓(xùn)及一般性培訓(xùn)兩種。

4.3專業(yè)培訓(xùn):專業(yè)性技術(shù)性知識進(jìn)行的在職培訓(xùn)。

4.4一般性培訓(xùn):除專業(yè)性技術(shù)性知識外進(jìn)行的在職培訓(xùn)。

5.內(nèi)容

5.1部門負(fù)責(zé)人提出培訓(xùn)需求:

5.1.1新員工入司或新產(chǎn)品上市均可提出培訓(xùn)需求。

5.1.2每年12/15日前提出次年度培訓(xùn)需求。

5.1.3內(nèi)部培訓(xùn)填寫《員工培訓(xùn)申請表》。

5.1.4若為外派培訓(xùn)填寫《個人外派培訓(xùn)申請表》。

5.2培訓(xùn)需求納入培訓(xùn)安排:

5.2.1培訓(xùn)需求需經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)方可納入培訓(xùn)計劃。

5.2.2根據(jù)培訓(xùn)需求的緊急程度匯總《年度培訓(xùn)計劃表》。

5.2.3若為外派培訓(xùn)需經(jīng)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.2.4通用性項目可安排在同一時段集中培訓(xùn)。

5.3擬定培訓(xùn)教案:

5.3.1行政部相關(guān)職員會同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擬定培訓(xùn)內(nèi)容。

5.4培訓(xùn)前準(zhǔn)備:

5.4.1通知相關(guān)人員參加培訓(xùn)。

5.4.1.1行政部相關(guān)職員通過電話或書面通知形式發(fā)出培訓(xùn)通知。

5.4.2內(nèi)部培訓(xùn)需安排培訓(xùn)老師。

5.4.2.1被指派擔(dān)任培訓(xùn)老師的人員,視其曾受過的培訓(xùn)、學(xué)歷、經(jīng)歷、語言或其他方面的技能,由其上級主管鑒定其資格。

5.4.2.2通知其培訓(xùn)時間、地點、培訓(xùn)內(nèi)容。

5.4.3培訓(xùn)教具、教室準(zhǔn)備。

5.4.3.1根據(jù)需要申領(lǐng)培訓(xùn)所需電腦、白板、白板筆等教具。

5.5培訓(xùn)實施

5.5.1培訓(xùn)簽到

5.5.1.1到訓(xùn)人員在《培訓(xùn)簽到表》上簽到。

5.5.1.2若不能準(zhǔn)時到達(dá),需請假。

5.5.2授課

5.5.2.1全體培訓(xùn)人員需遵守課堂紀(jì)律,不得有大聲喧嘩、交口接耳、做與課堂無關(guān)的事等。

5.6培訓(xùn)考核

5.6.1行政部會同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或培訓(xùn)老師共同制定培訓(xùn)考試題并負(fù)責(zé)監(jiān)考。

5.7培訓(xùn)檢查

5.7.1外派培訓(xùn)檢查

5.7.1.1需繳驗相關(guān)證書。

5.7.1.2證書正本由培訓(xùn)組保留,復(fù)印件交還本人。

5.7.2內(nèi)部培訓(xùn)檢查

5.7.2.1培訓(xùn)組發(fā)放《培訓(xùn)學(xué)員意見調(diào)查表》。

5.7.2.2培訓(xùn)組負(fù)責(zé)填寫《員工培訓(xùn)記錄表》并存入員工個人檔案。

5.7.2.3外派培訓(xùn)結(jié)束由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人填寫培訓(xùn)報告表。

5.7.3除《員工培訓(xùn)記錄表》外所有表格存檔。

5.7.4行政部經(jīng)理會同總經(jīng)理對表格進(jìn)行審查并提出意見。

6.附件

6.1附件一、員工培訓(xùn)申請表

6.2附件二、個人外派培訓(xùn)申請表

6.3附件三、年度培訓(xùn)計劃表

6.4附件四、培訓(xùn)簽到表

6.5附件五、培訓(xùn)學(xué)員意見調(diào)查表

6.6附件六、員工培訓(xùn)記錄表

7.參考文件(無)

附件一

員工培訓(xùn)申請表

申請部門申請人

培訓(xùn)時間總時數(shù)

培訓(xùn)地點

培訓(xùn)老師所需費用

需培訓(xùn)人員(共名)

姓名職位姓名職位姓名職位

培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)所需器材

部門經(jīng)理審核行政部經(jīng)理審核

總經(jīng)理審批

qp0401-1.0

附件二

個人外派培訓(xùn)申請表

姓名工號部門職位

培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)課程

課程內(nèi)容課程名稱日期起日期迄學(xué)費備注

我個人參加上項機(jī)構(gòu)所舉辦的培訓(xùn),培訓(xùn)課程細(xì)目如上,所需經(jīng)費需/不需由公司負(fù)擔(dān),此項培訓(xùn)必須能增加我未來工作效率。如課程培訓(xùn)時有改變,我必須依照公司規(guī)則通知有關(guān)部門。培訓(xùn)期間個人如觸犯任何公司培訓(xùn)規(guī)則,愿意由公司扣除本人薪水以抵繳公司代付學(xué)費。

簽名:

年月日

部門主管(經(jīng)理)審批行政部經(jīng)理審批

總經(jīng)理審批

備注

qp0402-1.0

附件三

年度培訓(xùn)計劃表

年月份

培訓(xùn)主題培訓(xùn)對象培訓(xùn)地點培訓(xùn)起止時間培訓(xùn)老師備注

qp0403-1.0制定人:

附件四

培訓(xùn)簽到表

培訓(xùn)課程內(nèi)容:時間:年月日

姓名所屬部門(門店)職務(wù)備注

qp0404-1.0

附件五

培訓(xùn)學(xué)員意見調(diào)查表

培訓(xùn)課程名稱:主辦部門:

說明:

1、本表請受訓(xùn)學(xué)員詳實填寫,并請于結(jié)訓(xùn)時交予主辦部門。

2、請將選答項目號碼勾在方框內(nèi)。

3、請你給率直的反應(yīng)及批評,這樣或以幫助我們對培訓(xùn)計劃將有所改進(jìn)。

課程內(nèi)容如何

(1)優(yōu)(2)好(3)尚可(4)劣

教學(xué)方法如何

(1)優(yōu)(2)好(3)尚可(4)劣

講習(xí)時間是否適當(dāng)

(1)太長(2)適合(3)不足

參加此次講習(xí)感到哪些受益

(1)獲得適用的新知識。

(2)可以用在工作上的一些有效的形容技巧及技術(shù)。

(3)將幫助我改變我的工作態(tài)度。

(4)幫助我印證了某些觀念。

(5)給我一人很好的機(jī)會,客觀地觀察我自己以及我的工作。

訓(xùn)練設(shè)備安排感到如何

(1)優(yōu)(2)好(3)尚可(4)劣

將來如有類似的班次,你還愿意參加嗎

(1)是(2)否(3)不確定

第9篇 化工公司管理評審工作程序

化工公司管理評審程序

1.目的

為便于管理評審正常進(jìn)行和控制,以便公司高層管理者在計劃期間內(nèi)評審公司的質(zhì)量管理體系,并確保其持續(xù)之適用性、充分性及有效性。此項評審須評估質(zhì)量管理體系和過程變更的需要及改善的機(jī)會,包括質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)。

2.適用范圍

適用于本公司管理評審活動的控制。

3.職責(zé)

iso辦公室制定本程序,相關(guān)部門配合執(zhí)行。

4.定義(無)

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1管理評審的時機(jī)與評審計劃的發(fā)布:為了保證質(zhì)量管理體系的持續(xù)適用性、充分性和有效性,公司至少每半年進(jìn)行管理評審一次,原則上安排在某一次內(nèi)審后的一個月左右進(jìn)行,由管理者代表或指定人員制定書面的管理評審計劃,由總經(jīng)理批準(zhǔn);當(dāng)出現(xiàn)特殊情況(如重大質(zhì)量問題、組織架構(gòu)大變更等),可追加評審。

5.2管理評審應(yīng)輸入的內(nèi)容,相關(guān)部門依此提交報告資料:

a)上次管理評審的決議完成情況跟進(jìn)(iso辦公室文控);

b)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的達(dá)成狀況檢討(iso辦公室);

c)檢驗及驗收結(jié)果(物流部)

d)糾正與預(yù)防措施的執(zhí)行狀況檢討(iso辦公室);

e)內(nèi)部或外部質(zhì)量體系審核的結(jié)果檢討(iso辦公室);

f)客戶投訴(退貨)及處理的結(jié)果檢討(業(yè)務(wù)運作部);

g)組織大變更、重大質(zhì)量問題或質(zhì)量體系變更對原質(zhì)量體系影響的評審(各相關(guān)部門);

h)改進(jìn)的建議檢討(各相關(guān)部門)等。

5.3評審前的準(zhǔn)備:管理者代表確定會議時間(原則上在一個星期前發(fā)出會議通知)。擬定管理評審?fù)ㄖ媱澆M定評審的主要內(nèi)容及參加評審人員名單,同時在通知計劃中列明相關(guān)人員提報相關(guān)資料,提交總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)。

5.4評審實施后,管理者代表根據(jù)評審會議結(jié)論或決議,編制管理評審報告并公布結(jié)果。如需要采取糾正和預(yù)防措施,參考《糾正和預(yù)防措施程序》,由文控或由管理者代表授權(quán)人監(jiān)督執(zhí)行,并組織跟蹤。

5.5管理評審的輸出:應(yīng)輸出管理評審報告結(jié)論、決議,其中至少應(yīng)包括:

5.5.1現(xiàn)行的質(zhì)量體系及過程是否有效;若需改進(jìn),改進(jìn)的方案是什么;

5.5.2針對目前的客戶投訴,應(yīng)確定日后的改善方向;

5.5.3確定目前的資源(人力資源、其他資源)需求與否。

5.6管理評審報告記錄由文控保存三年。

6.附件(無)

7.參考文件

7.1文件管理程序

7.2糾正和預(yù)防措施程序

第10篇 化工公司質(zhì)量記錄管理工作程序

化工公司質(zhì)量記錄管理程序

1.目的

對質(zhì)量記錄進(jìn)行控制和管理,旨在提供產(chǎn)品質(zhì)量或法律法規(guī)達(dá)到規(guī)定要求和質(zhì)

量管理體系有效運行的證據(jù)。

2.適用范圍

適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量記錄的控制。

3.職責(zé)

iso辦公室制定本程序,相關(guān)部門配合執(zhí)行。

4.定義

4.1質(zhì)量記錄:是指本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的證據(jù),如某產(chǎn)品的檢驗記錄等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1iso辦公室負(fù)責(zé)建立質(zhì)量記錄一覽表,包括名稱、保存期限、保存地點等。

5.2質(zhì)量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。

5.3質(zhì)量記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實、項目填寫齊全、數(shù)據(jù)可靠,各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門的質(zhì)量記錄的真實性和完整性負(fù)責(zé),且應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。

5.4質(zhì)量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。

5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質(zhì)量記錄時,需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可。

5.7質(zhì)量記錄保存期滿后,由各部門負(fù)責(zé)銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。

6.附件

6.1附件一、質(zhì)量記錄一覽表

7.參考文件

7.1文件管理程序

第11篇 化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當(dāng)?shù)奈募徽`用。

2.適用范圍

凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等)及外來文件(相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或其它與質(zhì)量活動相關(guān)之文件均屬之)。

3.職責(zé)

3.1本程序由iso辦公室制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),相關(guān)人員配合執(zhí)行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負(fù)責(zé)人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?/p>

3.3文件的審查:質(zhì)量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準(zhǔn):

3.4.1質(zhì)量手冊、程序文件由本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.2三級文件(作業(yè)指導(dǎo)書即操作規(guī)范、檢驗規(guī)范等),由管理者代表批準(zhǔn)。

4.定義

4.1質(zhì)量手冊:有關(guān)本公司經(jīng)營組織與各機(jī)能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。

4.3作業(yè)指導(dǎo)書:為執(zhí)行質(zhì)量要求,在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng),如作業(yè)指導(dǎo)書等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1文件的分類與編號:

5.1.1本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級:即一級為質(zhì)量手冊;二級為程序文件;三級為作業(yè)指導(dǎo)書等;四級為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號:

5.1.2.1質(zhì)量手冊的編號為qm01,其各代號是指:qm為手冊文件;01代表文件序號。

5.1.2.2程序文件的編號為qp□□,其各代號是指:qp代表二級質(zhì)量文件;其□□代表文件序號。

5.1.2.3三級文件的編號為wi□□,其各代號是指:wi代表三級質(zhì)量文件;其□□代表文件序號。

5.1.2.4外來文件的編號為wl□□□□□□-□□□-□□,其各代號是指:wl代表外來文件,其前八個□代表外來文件接收的年月日,其后的四個□代表文件序號,最后的兩個□代表外來文件版本,該文件需登錄于文件總覽表并注明外來文件字樣(備注:該種序號可根據(jù)需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號原則:文件編號加序號加版次。

5.2文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次:

文件名稱制定審查批準(zhǔn)分發(fā)單位

質(zhì)量手冊iso辦公室管理者代表總經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人

程序文件各負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理各相關(guān)負(fù)責(zé)人

三級文件單位負(fù)責(zé)人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關(guān)場所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責(zé):說明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊不需該項)。

5.作業(yè)內(nèi)容:說明該文件之責(zé)任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內(nèi)容詳細(xì)說明,有流程圖則依流程圖說明(質(zhì)量手冊的該項為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質(zhì)量手冊不需該項)。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊的該項為5.)。

5.3.2一、二級文件的封面格式、內(nèi)頁格式見附件。

5.3.3三級文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁格式不做具體規(guī)定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案,經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查,相關(guān)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn),由文控人員作打印和發(fā)行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進(jìn)行作業(yè)。

5.5文件的修訂,各部門依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn),將文件變更申請表交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關(guān)權(quán)責(zé)人直接在原文件上上注明作廢字樣,必要時以相應(yīng)的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。

5.6文件的分發(fā)與銷毀:

5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋受控文件章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé),接收方在文件分發(fā)控制表上簽名確認(rèn)。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋文件作廢章以做識別,保存期限視實際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上文件作廢章或?qū)懮献鲝U字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關(guān)與否,確定文件的分發(fā)范圍和對象。

5.6.4文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)即可。

5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要,需變更文件及編號。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內(nèi)容,由提出人員用文件變更申請表的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應(yīng)的需修改頁的版次做升次即可(如a0變更為a1;該變更只在內(nèi)頁換頁,a9后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級為b0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時,需作直接大變更處理;需更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如a版本大變更后變成b版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設(shè)版次。

5.7.3.3文件在變更時,由提出人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)后,將文件變更申請表交至文控,文控在接到有批準(zhǔn)之文件變更申請表后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在文件分發(fā)控制表中。

5.8文件的調(diào)閱與補發(fā):

5.8.1如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件,應(yīng)填寫文件分發(fā)控制表,并由相關(guān)人員批準(zhǔn)。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫文件分發(fā)控制表說明申領(lǐng)原因,并由相

關(guān)人員批準(zhǔn)后,攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在文件分發(fā)控制表中注明。

5.8.3由于業(yè)務(wù)需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經(jīng)文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應(yīng)商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時由文控辦理相關(guān)手續(xù),并填寫文件分發(fā)控制表。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時應(yīng)與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內(nèi)通報。

5.11文控須制訂文件總覽表控制管理文件,以說明現(xiàn)行版本。

5.12記錄與保存:文件分發(fā)控制表、文件變更申請表、文件申領(lǐng)表、文件借用登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。

6.附件

6.1附件一、文件分發(fā)控制表

6.2附件二、文件變更申請表

6.3附件三、印章格式

6.4附件四、文件總覽表

7.參考文件

第12篇 加工公司物資管理控制工作程序

加工有限公司程序文件

物資管理控制程序

1目的:為保證

a、物料的驗收、儲存及使用有章可循;

b、加強倉儲管理,保證物料質(zhì)量;

c、物料的流向明晰,具有可追溯性。

公司制定并執(zhí)行《物資管理控制程序》。

2范圍

a、本程序規(guī)定了物料的驗收、標(biāo)識、儲存、檢驗和試驗狀態(tài)、防護(hù)、使用及可追溯性的操作方法。

b、本程序適用于外購的原輔料、過程產(chǎn)品及最終產(chǎn)品;適用于從原輔材料采購入庫,到生產(chǎn)出成品出廠的全過程的物料管理。

3職責(zé)

3.1資材科負(fù)責(zé)采購物料的入庫單的填寫及檢驗委托。

3.2品保部負(fù)責(zé)所有物料的取樣檢驗及檢驗結(jié)果的通知、負(fù)責(zé)儲存中的物料的結(jié)塊等品質(zhì)問題的檢查。

3.3生產(chǎn)部負(fù)責(zé)公司內(nèi)原料庫、一期成品庫及露天存放的物料的管理。

3.4物流科負(fù)責(zé)除生產(chǎn)部管理以外所有生產(chǎn)相關(guān)物料的管理及外租倉庫的管理。

4程序要求:

4.1原輔料

4.1.1初檢、請檢、檢驗

4.1.1.1原輔料進(jìn)廠(或外租倉庫),由倉庫保管員按照送貨單核對,檢查物料包裝應(yīng)無受潮、破損情況;物料的標(biāo)識完好,應(yīng)標(biāo)明物料名稱、規(guī)格、批號、供貨單位。進(jìn)廠(或外租倉庫)的物料應(yīng)隨附檢驗單、數(shù)量正確。凡不符合要求應(yīng)予拒收。

4.1.1.2符合要求的物料接收入外租倉庫后,按照批次存放,建立貨位卡,每批懸掛待檢標(biāo)識,填寫《原輔材料接貨檢查記錄》。接收入廠的物料每托盤貼標(biāo)貼,注明到貨日期、品名、供應(yīng)商、批號、規(guī)格、件數(shù)、凈重。暫存放于待檢區(qū)域,填寫《原輔材料接貨檢查記錄》。物流科將送貨單及隨貨檢驗單送交資材科,資材科填寫原材料入庫單,由物流科倉庫保管員簽字確認(rèn)生效。倉庫保管員按照入庫單填寫原輔材料臺帳。資材科及時通知品保部取樣分析。

4.1.1.3品保部接到原輔料請驗單后,派取樣員按抽樣辦法取樣。根據(jù)檢驗結(jié)果,品保部向物流科發(fā)放原材料檢驗單。物流科倉庫保管員根據(jù)檢驗單的結(jié)果在相應(yīng)的原輔材料臺帳上記錄。

4.1.2儲存

4.1.2.1接到原材料檢驗單后。物流科倉庫保管員依照原材料儲存的場所分別采取下面的操作:存放于外租倉庫的物料由倉庫保管員根據(jù)檢驗單填寫《原材料檢驗結(jié)果通知單》并傳送給外庫保管員,外庫保管員依照《原材料檢驗結(jié)果通知單》的內(nèi)容先將相應(yīng)批次的原材料的待檢驗標(biāo)志撤掉,再在貨位卡上注明檢驗結(jié)果。存放于公司內(nèi)的原材料依照檢驗單的內(nèi)容在每托物料的標(biāo)貼上注明檢驗結(jié)果后上高架貨位儲存。不合格原材料在貨位管理表上注明。

4.1.2.2包裝材料的儲存要與其它物料隔離,單獨存放。封閉的外包裝必須嚴(yán)密、不得破損、污染。

4.1.2.3物料存放區(qū)應(yīng)無鼠、無蟲、無霉,保持整潔,定期清理。物料的堆放、離墻、離地、貨行間都必須留有一定距離,以能執(zhí)行先進(jìn)先出的發(fā)料次序為原則。

4.1.2.4對溫度、濕度或其它條件有特殊要求的物料,應(yīng)按規(guī)定條件儲存,并做好倉庫溫度、濕度記錄。

4.1.2.5倉庫保管員根據(jù)原材料出入庫單建立原材料臺帳,清晰記錄每一筆業(yè)務(wù)。每月盤點庫存,做好庫存報表。出現(xiàn)帳物不符的情況時及時查找原因并糾正。

4.1.3發(fā)放

4.1.3.1生產(chǎn)管理科人員每天填寫《供貨依賴單》交物流科倉庫保管員備貨。所發(fā)物料包裝要完好,標(biāo)識要與物料一致,發(fā)料時要按照先進(jìn)先出的原則。

4.1.3.2生產(chǎn)管理科人員與物流科倉庫保管員核對實物后,由物流科將物料送到生產(chǎn)部指定

地點。生產(chǎn)管理科人員在物流科倉庫保管員填寫的《生產(chǎn)原料入庫單》上簽字確認(rèn)。

4.1.3.3每次發(fā)料后,倉庫保管員要在存貨表和原材料臺帳上記錄,填清物料去向及批號以便追溯。

4.1.4不合格原料的管理

4.1.4.1不合格的原輔料要妥善管理,及時退回供貨單位。

4.1.4.2不合格的原輔料可以降級使用的或可以改做其它用途的需經(jīng)品保部主管確認(rèn)。

4.2成品

4.2.1驗收、檢驗狀態(tài)

4.2.1.1物流科接收成品時,先檢查產(chǎn)品外觀有無破損污染情況,批號卡的內(nèi)容要與貨物一致、產(chǎn)品碼垛高度應(yīng)符合裝集裝箱要求低于1.15米。驗收合格的產(chǎn)品纏繞包裝后運回二期倉庫,填寫《產(chǎn)品纏繞記錄》。不符合要求的產(chǎn)品通知生產(chǎn)部處理。

4.2.1.2每天物流科依照實際接收到的貨物簽收生產(chǎn)部的《成品入庫單》,建立成品出入庫臺帳,詳細(xì)記錄產(chǎn)品品名、批次、數(shù)量等。

4.2.1.3物流科在產(chǎn)品日報表上標(biāo)明產(chǎn)品的檢驗狀態(tài)。按照品保部下達(dá)的產(chǎn)品檢驗單,物流科倉庫保管員將合格產(chǎn)品、不合格產(chǎn)品、正在檢驗的產(chǎn)品的批次分別在日報表上相應(yīng)欄內(nèi)注明。日報表根據(jù)生產(chǎn)部的入庫單及品保部的檢驗單每天更新。

4.2.2儲存

4.2.2.1成品按品種、產(chǎn)量合理分配立體倉庫貨位。

4.2.2.2成品上貨架儲存時,盡量將同批產(chǎn)品集中放置,便于查找管理。

4.2.2.3倉庫保管員每天更新成品日報表;每周盤點實際庫存,做成周報表;每月月底配合生產(chǎn)、財務(wù)部門做好盤點工作。盤點中發(fā)現(xiàn)的問題及時查找原因并處理。

4.2.3發(fā)放

4.2.3.1備貨

出口產(chǎn)品-物流科依照銷售科的出口計劃,對照成品日報表,按照先進(jìn)現(xiàn)出的原則找出符合客戶要求的產(chǎn)品,做好《商檢計劃》及《裝箱預(yù)配表》。倉庫保管員依照裝箱預(yù)配表備貨。

國內(nèi)銷售產(chǎn)品--按照銷售科開具的成品出庫單備貨,記錄產(chǎn)品批號以保證可追溯。

4.2.3.2交付

出口產(chǎn)品的交付按照《產(chǎn)品裝箱要求及方法》文件中的要求執(zhí)行。國內(nèi)銷售的產(chǎn)品要保證包裝完好、品質(zhì)合格,每次交付后填寫《發(fā)貨檢查記錄》。

4.2.4不合格成品的管理

4.2.4.1已接收入庫的產(chǎn)品如果最后檢驗結(jié)果為不合格,生產(chǎn)部能馬上處理的辦理退庫手續(xù),并在成品臺帳上記錄產(chǎn)品批次及管理號;需要庫存的不合格產(chǎn)品除在產(chǎn)品日報表的相應(yīng)欄內(nèi)注明不合格產(chǎn)品的批次外,還要在貨位管理表上注明不合格。

4.2.4.2已經(jīng)檢驗為不合格的產(chǎn)品如要降級發(fā)放銷售或改做其它用途,需經(jīng)授權(quán)人或顧客批準(zhǔn)。

4.3生產(chǎn)部門的物資管理

生產(chǎn)部門領(lǐng)用的原輔材料及中間產(chǎn)品等的管理方法參考《生產(chǎn)和服務(wù)提供控制程序》中的規(guī)定。

5相關(guān)文件:

5.1《生產(chǎn)和服務(wù)提供控制程序》

5.2《產(chǎn)品裝箱要求及方法》

6記錄:

6.1《原輔材料接貨檢查記錄》

6.2《原材料入庫單》

6.3《原材料檢驗報告單》

6.4《原材料檢驗結(jié)果通知單》

6.5《原材料臺帳》

6.6《生產(chǎn)原料供貨依賴單》

6.7《生產(chǎn)原料入庫單》

6.8《原材料庫存周報、月報》

6.9《產(chǎn)品纏繞記錄》

6.10《成品入庫單》

6.11《成品臺帳》

6.12《成品庫存日報、周報、月報》

6.13《成品檢驗報告單》

6.14《出口銷售計劃》

6.15《商檢計劃》

6.16《出口裝箱預(yù)配》

6.17《成品出庫單》

6.18《貨位管理表》

6.19《發(fā)貨檢查記錄》

第13篇 化工公司安全生產(chǎn)法律法規(guī)獲取管理制度

化工實業(yè)有限公司安全生產(chǎn)管理制度

--安全生產(chǎn)法律法規(guī)獲取及管理制度

一、目的

為了使企業(yè)認(rèn)識和了解與其活動相關(guān)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)及其他要求,并將這些信息及時傳達(dá)給從業(yè)人員和相關(guān)人員,提高他們的法律意識,規(guī)范安全生產(chǎn)行為。

二、范圍

本制度適用于本公司所有安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的管理。

三、責(zé)任

1.安全部負(fù)責(zé)收集所有有關(guān)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。

2.安全主任負(fù)責(zé)對法律、法規(guī)的適用條款進(jìn)行識別,并按照適用部門、單位進(jìn)行發(fā)放。

3.文件管理員負(fù)責(zé)法律、法規(guī)文件的管理。

四、法律、法規(guī)標(biāo)識

所有法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)收集后需經(jīng)文件管理員統(tǒng)一編號(包括文件編號,版本號)。

五、法律、法規(guī)的標(biāo)識、下發(fā)、保存、更新

1.編號及標(biāo)識方法

法律、法規(guī)管理制度編號為:aq-w-f-o1

其中:aq---為a化工w---外來文件

f---法律法規(guī)o1---文件順序號

2.法律、法規(guī)文件由安全主任確定分發(fā)部門,文件管理員根據(jù)《文件一覽表》中規(guī)定的部門予以發(fā)放,發(fā)放時使用部門在《文件收/發(fā)登記表》上簽收。

3.法律、法規(guī)文件的修訂與更新

(1)根據(jù)國家對法律、法規(guī)的修訂或更新,由安全主任負(fù)責(zé)收集、整理并在《文件發(fā)行/更改審批表》上注明修訂、更新的大概內(nèi)容,修訂部門及生效日期。對修改或更新部分用字體加粗或其他標(biāo)志方式進(jìn)行區(qū)分,起到提示和標(biāo)識作用。

(2)每年由安全主任按目前現(xiàn)狀和條件與法律、法規(guī)逐條進(jìn)行條款識別,以改進(jìn)現(xiàn)狀與標(biāo)準(zhǔn)的相適應(yīng)性。

4.法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的管理

(1)所有作廢或過期的法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),由文件管理員負(fù)責(zé)回收并銷毀,原版文件注明作廢,文件管理員登記于《作廢文件清單》中,并予以妥善保存,各部門因特殊需要,

要求保留作廢法律、法規(guī)的,文件管理員予以注明作廢,并于《作廢文件清單》上注明,文件管理員應(yīng)每年對作廢文件檢查清理,當(dāng)原版作廢文件無保存價值,需要銷毀時,文件管理員填寫《文件銷毀申請單》經(jīng)安全主任批準(zhǔn)后予以銷毀。

(2)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的保存。各使用部門應(yīng)保持法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的清晰

若有損壞或遺失應(yīng)及時向文件管理員更換、補發(fā)。文件(包括安全技術(shù)參考書籍,標(biāo)準(zhǔn)、國標(biāo)及所有重要技術(shù)資料、法律、法規(guī)等)的保存,均先交文件管理員編號:編制《法律、法規(guī)文件一覽表》,由安全主任審查文件的適用性后發(fā)放登記,如某些內(nèi)容有必要下發(fā)時將轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件,按內(nèi)部文件管理予以審批、發(fā)放、更新、保存。

5.法律、法規(guī)日常管理

(1)文件管理員應(yīng)定期對法律、法規(guī)進(jìn)行清查,確保法律、法規(guī)的完整性、有效性。

(2)法律法規(guī)的借閱須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意,從安全部借閱文件時必須進(jìn)行登記手續(xù)后方可借出。

(3)各部門應(yīng)做好部門使用的法律、法規(guī)的保管工作,法律、法規(guī)的保管應(yīng)便于查閱、存取,注意防潮、防盜和防損壞。

六、相關(guān)記錄

《文件發(fā)行/更改審批表》aq-ab-b01

《文件收/發(fā)登記表》aq-ab-b02

《重要文件一覽表》aq-ab-b03

《文件補發(fā)申請單》aq-ab-b04

《文件銷毀申請單》aq-ab-b05

《作廢文件清單》aq-ab-b06

七、附件

《安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求清單》

第14篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。

3.職責(zé)

3.1董事長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批,管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理,負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細(xì)則等管理性文件的適用性,負(fù)責(zé)e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負(fù)責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;

3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

4.1 文件編制、審核和審批

4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。

4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。

4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)相關(guān)部門會簽,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。

4.1.5 項目部編制的施工組織設(shè)計、專項方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

4.1.6 對內(nèi)審報告、管理評審報告、會議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進(jìn)行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。

4.2 文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應(yīng)配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設(shè)置一個固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺,設(shè)置密碼,只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn),發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項目部發(fā)放。對沒有連接網(wǎng)絡(luò)或無電腦的項目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁或郵件中下載,復(fù)制到本地電腦專項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進(jìn)行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理,提供給建設(shè)單位或社會有關(guān)部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對體系運行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容,并做好會議紀(jì)要。

4.3文件的評審

4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。

4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進(jìn)行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對電子文件進(jìn)行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位,經(jīng)審批后,標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài),進(jìn)行發(fā)放。

4.4.2 對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時,及時進(jìn)行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4 文件作廢時,在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標(biāo)識作廢。

4.5 文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

4.6網(wǎng)頁的維護(hù)

4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對公司網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù),確保網(wǎng)絡(luò)暢通。

4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。

4.7文件的編號和排版

4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)

4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)

4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。

4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設(shè)置。

4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門報刊、信件由專人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導(dǎo)親啟的函件,要交領(lǐng)導(dǎo)拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業(yè)內(nèi)外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。

4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準(zhǔn)無誤后方準(zhǔn)發(fā)出。

4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學(xué)習(xí)及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀(jì)要外,其它會議紀(jì)要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應(yīng)使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。

4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行編目管理,并及時向相關(guān)部門傳遞信息。

4.8.8所有的會議紀(jì)要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內(nèi)容及會議安排事項。

4.8.9所有文件均應(yīng)反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內(nèi)容。

5.記錄

5.1 文件接收記錄

5.2 文件發(fā)放記錄

5.3 文件傳閱處理單

5.4 文件更改通知單

6.流程圖

第15篇 施工公司辦公場所用電管理制度

建筑公司辦公場所用電管理制度

為了節(jié)約用電,降低能源消耗,積極參與“資源節(jié)約型、環(huán)境友好型”的社會建設(shè),特制定以下制度:

一、全體機(jī)關(guān)工作人員,各分、子公司單位工作人員,必須樹立節(jié)約用電、安全用電意識。在工作需要時開燈,人離辦公室必須隨手關(guān)燈,杜絕長明燈。光線好的房間,必須關(guān)閉照明設(shè)備。走廊、樓道里的燈要隨手關(guān)閉,辦公場所應(yīng)關(guān)閉不必要的夜間照明。

二、盡量少用空調(diào)設(shè)備,必須使用空調(diào)時,按統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。夏季開空調(diào)時間為:6月1日― 8月30日,(特殊情況除外)下班前15分鐘要關(guān)閉。如發(fā)現(xiàn)下班后未關(guān)閉空調(diào)設(shè)備,對部門負(fù)責(zé)人處以500元罰款,相關(guān)責(zé)任人處以200元罰款。

三、電腦設(shè)備不使用時,要進(jìn)入低能耗休眠狀態(tài),減少待機(jī)能耗。工作完后,及時關(guān)閉計算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備,下班后無待機(jī)現(xiàn)象。

四、各辦公室電腦、空調(diào)、電扇、飲水機(jī)等一切電器設(shè)備應(yīng)在下班時確保關(guān)閉,因人為原因沒有及時關(guān)閉電源能耗,造成設(shè)備損毀和引發(fā)事故的,追究有關(guān)人員責(zé)任。

五、嚴(yán)禁在辦公室使用電爐、電暖氣、電熱水壺等高壓負(fù)荷電器,不得隨意搭接電線設(shè)備,對違規(guī)用電發(fā)生事故的,除追究相關(guān)人員責(zé)任外,還要處以200元―500元罰款。

六、本辦法自2022年5月20日起執(zhí)行。