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印鑒管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，主要涉及印章的制作、使用、保管、廢棄等一系列環(huán)節(jié)，旨在確保企業(yè)印章的安全和有效運(yùn)用，防止?jié)撛诘娘L(fēng)險(xiǎn)和損失。
包括哪些方面
1. 印章制作規(guī)定：明確印章的種類(lèi)、規(guī)格、材質(zhì)等要求，以及制作流程和審批權(quán)限。
2. 印章使用規(guī)定：設(shè)定印章使用的審批程序，規(guī)定何種文件可以使用印章，以及使用印章的具體要求。
3. 印章保管規(guī)定：確定印章的保管責(zé)任人，制定安全保管措施，防止丟失或?yàn)E用。
4. 印章登記制度：建立印章使用記錄，以便追蹤和審計(jì)。
5. 印章廢棄處理：規(guī)定印章廢棄的條件和程序，防止廢棄印章被惡意利用。
6. 印章責(zé)任追究：明確違反印章管理制度的責(zé)任人及處理辦法。
重要性
印鑒管理制度的重要性不言而喻。印章是企業(yè)法定的代表，其使用直接關(guān)系到企業(yè)的法律效力和信譽(yù)。一套健全的印鑒管理制度能防止偽造、濫用印章帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)糾紛，保障企業(yè)的合法權(quán)益，同時(shí)也是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。
方案
1. 制定詳盡的印章管理政策：根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，制定具體、可行的印章管理規(guī)章制度，并定期進(jìn)行修訂和完善。
2. 培訓(xùn)和教育：對(duì)員工進(jìn)行印章管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，確保他們了解并遵守相關(guān)規(guī)定。
3. 實(shí)施印章使用審批流程：設(shè)立嚴(yán)格的審批機(jī)制，所有印章使用必須經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)和負(fù)責(zé)人審批。
4. 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的印章保管部門(mén)：由專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管，確保印章的安全。
5. 定期審計(jì)：定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。
6. 強(qiáng)化法律責(zé)任：對(duì)于違反印章管理制度的行為，應(yīng)嚴(yán)肅處理，必要時(shí)追究法律責(zé)任。
通過(guò)上述方案，企業(yè)可以構(gòu)建一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、有效的印鑒管理制度，從而保障印章的安全使用，維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和合法權(quán)益。
印鑒管理制度和表范文
第1篇 h市醫(yī)院印鑒公函管理制度
市醫(yī)院印鑒、公函管理制度
一、公用印章管理
(一)公用印章要專(zhuān)人保管,一般不得將印章攜帶出醫(yī)院或單位以外,以防丟失、亂用。因特殊情況需要帶出時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),違者要追究有關(guān)人員的責(zé)任;
(二)不得超越范圍使用印章;
(三)印章管理人員要了解用印意圖,根據(jù)管理規(guī)定加蓋公章;
(四)凡涉及合同協(xié)議等重要內(nèi)容的,用印后要在印章使用簿上進(jìn)行登記,登記項(xiàng)目包括用印時(shí)間、用印內(nèi)容、批準(zhǔn)人、用印單位、承辦人等。
二、公函管理
(一)醫(yī)院開(kāi)寫(xiě)的所有公函(包括介紹信)要按規(guī)定順序編號(hào),并留下存根備考;
(二)介紹信內(nèi)容要填寫(xiě)具體明確,不準(zhǔn)含糊籠統(tǒng);
(三)介紹信要填寫(xiě)有效日期,不準(zhǔn)無(wú)限期使用;
(四)嚴(yán)禁開(kāi)空白介紹信。確因工作需要必須帶空白介紹信時(shí),須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),持空白介紹信者事后要說(shuō)明使用情況,并交回剩余空白介紹信;
(五)公函或介紹信開(kāi)出后,不要隨意涂改,如確因情況變化需要涂改時(shí),必須在涂改處加蓋公章證實(shí),否則由于涂改而產(chǎn)生的不良后果由持函(信)人負(fù)責(zé)。
第2篇 房地產(chǎn)銷(xiāo)售合同印鑒顧客資料管理制度
一、購(gòu)房合同簽署及管理辦法
為規(guī)范公司合同簽署及文檔管理,做好部門(mén)協(xié)同工作,特制定本辦法:
領(lǐng)用購(gòu)房合同(以下簡(jiǎn)稱(chēng)合同)
銷(xiāo)售部根據(jù)需要可一次性從辦公室領(lǐng)取空白合同(已蓋章)五十份,并登記合同編號(hào)。銷(xiāo)售部應(yīng)指定專(zhuān)人保管空白合同,并對(duì)領(lǐng)用者進(jìn)行登記。因誤填等原因作廢的空白合同須交回辦公室銷(xiāo)毀。如有丟失,應(yīng)即時(shí)通知辦公室,并根據(jù)合同編號(hào)登報(bào)聲明。
簽署過(guò)程
1、購(gòu)房合同由銷(xiāo)售部人員(法人代表委托授權(quán))負(fù)責(zé)簽署,合同正本一式兩份至五份,銷(xiāo)售部應(yīng)將公司留存的原件全部交辦公室檔案員保管。
2、收取定金:客戶(hù)定金在5000元(含)以下的,由銷(xiāo)售部指定人員收取,并在當(dāng)日交到財(cái)務(wù)部;定金在5000元以上的,由財(cái)務(wù)部收取,出納應(yīng)以最快速度到達(dá)銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng),時(shí)間不得超過(guò)40分鐘。
合同條款的依據(jù)(公司方)
1、合同面積以總工室出具的《__暫測(cè)面積》為標(biāo)準(zhǔn)。以非標(biāo)準(zhǔn)分割單位出售,須經(jīng)總工室測(cè)定,總經(jīng)理簽字認(rèn)可。
2、合同金額以總經(jīng)理簽發(fā)的《__價(jià)格報(bào)告書(shū)》為標(biāo)準(zhǔn)。以低于標(biāo)準(zhǔn)的價(jià)格出售,須經(jīng)總經(jīng)理同意。
3、付款方式、::違約責(zé)任、設(shè)計(jì)變更、質(zhì)量承諾、產(chǎn)權(quán)登記、物業(yè)管理、保修責(zé)任等各項(xiàng)事宜均以總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)文件為標(biāo)準(zhǔn)。
4、以上標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)交辦公室存檔,財(cái)務(wù)部備份。
合同更改
因某種原因須更改合同,經(jīng)雙方協(xié)商后(公司方必須經(jīng)總經(jīng)理同意),簽定程序同上。作廢合同處理辦法同上。
合同查詢(xún)及使用
1、辦公室將合同內(nèi)容錄入公司局域網(wǎng)供有關(guān)人士查詢(xún);
2、辦公室負(fù)責(zé)合同資料的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、保密性;
3、查詢(xún)權(quán)限為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷(xiāo)售部正副經(jīng)理及該合同簽署人,財(cái)務(wù)部正副經(jīng)理、辦公室正副主任及合同保管員;
4、調(diào)用或查看原件的權(quán)限為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷(xiāo)售部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、辦公室主任。其余人員須經(jīng)以上人士同意,方能調(diào)用或查看。
合同內(nèi)容審查
財(cái)務(wù)部根據(jù)合同條款為依據(jù),及時(shí)(三個(gè)工作日內(nèi))對(duì)每份合同進(jìn)行審查,如有不符合標(biāo)準(zhǔn)情況,須立即與總經(jīng)理核實(shí)。
報(bào)表統(tǒng)計(jì)
財(cái)務(wù)部根據(jù)合同匯總銷(xiāo)售報(bào)表,并通過(guò)郵件方式每周呈總經(jīng)理,報(bào)表主要參數(shù)指標(biāo)為:客戶(hù)姓名、簽約日期、成交面積、成交金額、已付金額、未付金額、本月應(yīng)收款、本季度應(yīng)收款、本年度應(yīng)收款等。
二、銷(xiāo)售部印章的使用和管理:
1.銷(xiāo)售部的印章由內(nèi)管員負(fù)責(zé)保管。印章的使用只限于公務(wù)用途。
2.員工使用印章時(shí)必須填寫(xiě)《印章使用登記表》,說(shuō)明用途,由內(nèi)管員審核后方可蓋章。
3.發(fā)現(xiàn)有非法使用印章的員工將被立即開(kāi)除。
三、顧客資料的管理:
對(duì)凡到各售樓處看房的來(lái)訪客戶(hù),售樓員都必須詳細(xì)、認(rèn)真地記錄有關(guān)資料,由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整理和管理,各售樓處的客戶(hù)資料共享。
第3篇 投資公司資金財(cái)務(wù)部支票印鑒密碼器管理規(guī)定
城建投資公司資金財(cái)務(wù)部支票、印鑒、密碼器管理規(guī)定
根據(jù)會(huì)計(jì)法及會(huì)計(jì)規(guī)范相關(guān)規(guī)定,為確保公司資金安全,規(guī)范支票、印鑒、密碼器管理特制訂本規(guī)定。
一、范圍:
1、財(cái)務(wù)印鑒:財(cái)務(wù)章(____城市建設(shè)投資有限公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章)、法人章(李國(guó)華)
2、支票:現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票
3、密碼器:__銀行密碼支付器
二、保管:
1、財(cái)務(wù)章由公司資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。
2、法人章、支票、密碼器由公司出納保管。
三、使用:
1、出納根據(jù)簽批手續(xù)完整的單據(jù)填寫(xiě)支票,填寫(xiě)支票支付密碼,蓋法人章,并在支票使用簿中逐筆進(jìn)行登記。
2、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核支票無(wú)誤后蓋公司財(cái)務(wù)章。
3、支票領(lǐng)用人在支票使用簿及支票票根上簽字后方可付出支票。
4、如果財(cái)務(wù)部其中一人外出,必須將財(cái)務(wù)章或法人章交到公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人處,此時(shí)原則上不支付各種款項(xiàng),緊急情況需要簽發(fā)支票,可以通過(guò)電話(huà)委托公司綜合辦公室負(fù)責(zé)人代蓋章。
5、公司其他部門(mén)需要使用財(cái)務(wù)印鑒,必須填寫(xiě)公章使用申請(qǐng)單,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能使用。
6、公司財(cái)務(wù)印鑒原則上不能帶出公司,特殊情況需要外帶使用,必須填寫(xiě)公章使用申請(qǐng)單,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能借出,且當(dāng)日必須歸還。
九、本規(guī)定從20__年9月1日起執(zhí)行。
第4篇 酒樓支票、發(fā)票、印鑒管理制度
酒樓支票、發(fā)票、印鑒管理制度
一、支票管理
1、酒樓必須在當(dāng)?shù)匦抛u(yù)較好的銀行開(kāi)立賬戶(hù),辦理存款、取款、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。
2、為保證資金的安全,不得在同一銀行開(kāi)立幾個(gè)賬戶(hù),同一酒樓的兩個(gè)銀行賬戶(hù)之間不得轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
3、不得出租、出借或轉(zhuǎn)讓銀行賬戶(hù)給其他單位和個(gè)人使用。
4、支票由出納員保管(放入保險(xiǎn)柜)。支票使用時(shí)須填寫(xiě)空白支票簽發(fā)領(lǐng)用登記薄,填寫(xiě)收款人、日期、用途、金額、支票號(hào)碼,經(jīng)批準(zhǔn)后加蓋印章,領(lǐng)用人簽字備查。
5、對(duì)于填寫(xiě)錯(cuò)誤的支票,必須加蓋作廢戳記,與存根一起裝訂在當(dāng)月的憑證內(nèi),并在銀行存款日記帳中作相應(yīng)登記。
6、不得簽發(fā)空白支票和遠(yuǎn)期支票。
二、發(fā)票管理
1 .建立發(fā)票領(lǐng)用登記表,領(lǐng)用發(fā)票時(shí)須由領(lǐng)用人簽字。
2.出納員應(yīng)隨時(shí)掌握發(fā)票購(gòu)、用、存情況,避免發(fā)票短缺影響正常營(yíng)業(yè)。
三、印鑒管理
1、各種印章必須由各責(zé)任人妥善保管,嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用。
(1)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)保管。
(2)留存銀行私人印鑒章由出納保管。
2、簽發(fā)支票或其他業(yè)務(wù)需蓋章時(shí),必須由保管人親自蓋章。印章不得隨意借給他人,否則由此引發(fā)的問(wèn)題由保管人員負(fù)連帶責(zé)任。
3、印章交接必須辦理書(shū)面手續(xù);印章移交給非規(guī)定人員,須經(jīng)董事長(zhǎng)審批。
第5篇 商務(wù)酒店支票發(fā)票印鑒管理制度
商務(wù)休閑酒店支票、發(fā)票、印鑒管理制度
1、酒店必須在當(dāng)?shù)匦抛u(yù)較好的銀行開(kāi)立賬戶(hù),辦理存款、取款、轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。
2、為保證資金的安全,不得在同一銀行開(kāi)立幾個(gè)賬戶(hù),同一酒店的兩個(gè)銀行賬戶(hù)之間不得轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
3、支票由出納員保管(放入保險(xiǎn)柜)。支票使用時(shí)須填寫(xiě)空白支票簽發(fā)領(lǐng)用登記薄,填寫(xiě)收款人、日期、用途、金額、支票號(hào)碼,經(jīng)批準(zhǔn)后加蓋印章,領(lǐng)用人簽字備查。
4、對(duì)于填寫(xiě)錯(cuò)誤的支票,必須加蓋作廢戳記,與存根一起裝訂在當(dāng)月的憑證內(nèi),并在銀行存款日記帳中作相應(yīng)登記。
5.出納員應(yīng)隨時(shí)掌握發(fā)票購(gòu)、用、存情況,避免發(fā)票短缺影響正常營(yíng)業(yè)。
6、簽發(fā)支票或其他業(yè)務(wù)需蓋章時(shí),必須由保管人親自蓋章。印章不得隨意借給他人,否則由此引發(fā)的問(wèn)題由保管人員負(fù)連帶責(zé)任。
7、印章交接必須辦理書(shū)面手續(xù);印章移交給非規(guī)定人員,須經(jīng)董事長(zhǎng)審批。
第6篇 醫(yī)院行政工作制度-印鑒管理規(guī)定
醫(yī)院行政工作制度--印鑒管理規(guī)定
印章具有法律性、權(quán)威性和效用性,是單位的身份象征,受法律保護(hù)也承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。為了加強(qiáng)對(duì)印鑒的管理,特作如下規(guī)定:
1、醫(yī)院所有印鑒均由醫(yī)院院辦公室統(tǒng)一刊刻,醫(yī)院辦公室留取印模,登記后下發(fā)。
2、公章保管使用必須指定責(zé)任人,由敢于堅(jiān)持原則的專(zhuān)人管理。
3、堅(jiān)持誰(shuí)蓋章誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則,嚴(yán)禁違反原則用印。
4、堅(jiān)持蓋哪一級(jí)規(guī)章,由哪一級(jí)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
5、必須妥善管理好公章,防止丟失或被盜,一旦發(fā)生丟失必須及時(shí)上報(bào)院辦,并采取相應(yīng)措施。
第7篇 某黨校印鑒管理使用規(guī)范
黨校印鑒管理使用規(guī)范
為進(jìn)一步建立健全印鑒管理制度,加強(qiáng)用印管理,嚴(yán)格審批手續(xù),使機(jī)關(guān)工作更加規(guī)范化,制定本規(guī)定。
一、印鑒種類(lèi)與管理
(一)黨校印鑒種類(lèi):中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校印章;zz行政學(xué)院印章;中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校辦公室、工作處、組織處、教務(wù)處、科研處、行政干部培訓(xùn)處、行政處、財(cái)務(wù)科印章;中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校食堂財(cái)務(wù)專(zhuān)用章;_zz市委黨校工會(huì)委員會(huì)印章;_zz市委黨校工會(huì)經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)印章;_zz市委黨校工會(huì)女工委員會(huì)印章;_山東省委黨校干部業(yè)余教育學(xué)院zz分院印章;中央黨校函授學(xué)院山東分院zz學(xué)區(qū)印章;中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校招生辦公室印章;_山東省委黨校干部業(yè)余教育學(xué)院zz分院鋼印;中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校鋼印;常務(wù)副校長(zhǎng)印章。
(二)中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校印章,zz行政學(xué)院印章,中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校辦公室、工作處印章,_zz市委黨校工會(huì)委員會(huì)印章,_zz市委黨校工會(huì)經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)印章,_zz市委黨校工會(huì)女工委員會(huì)印章,中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校鋼印,常務(wù)副校長(zhǎng)印章,由黨校辦公室副主任保管。中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校組織處、教務(wù)處、科研處、行政干部培訓(xùn)處、行政處、財(cái)務(wù)科印章,由所屬處(科)處(科)長(zhǎng)或處(科)長(zhǎng)指定專(zhuān)人保管。中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校食堂財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)或科長(zhǎng)指定專(zhuān)人保管。_山東省委黨校干部業(yè)余教育學(xué)院zz分院印章,中央黨校函授學(xué)院山東分院zz學(xué)區(qū)印章,中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校招生辦公室印章,_山東省委黨校干部業(yè)余教育學(xué)院zz分院鋼印,由業(yè)教處處長(zhǎng)或處長(zhǎng)指定專(zhuān)人保管。
二、印鑒使用
(一)使用_zz市委黨校印章,zz行政學(xué)院印章,常務(wù)副校長(zhǎng)印章,須經(jīng)辦公室主任或常務(wù)副校長(zhǎng)批準(zhǔn)。使用中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校辦公室、工作處印章,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。使用_zz市委黨校工會(huì)委員會(huì)印章,_zz市委黨校工會(huì)經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)印章,_zz市委黨校工會(huì)女工委員會(huì)印章,須由工會(huì)主席批準(zhǔn)。使用中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校組織處、教務(wù)處、科研處、行政干部培訓(xùn)處、行政處、財(cái)務(wù)科印章,須經(jīng)所屬處(科)長(zhǎng)同意,并由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用_山東省委黨校干部業(yè)余教育學(xué)院zz分院印章,中央黨校函授學(xué)院山東分院zz學(xué)區(qū)印章,中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校招生辦公室印章,_山東省委黨校干部業(yè)余教育學(xué)院zz分院鋼印,須經(jīng)業(yè)教處處長(zhǎng)同意,并由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用中國(guó)**黨zz市委員會(huì)黨校食堂財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,須經(jīng)財(cái)務(wù)科長(zhǎng)同意,并由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(二)如因工作需要使用印鑒時(shí),印章使用人員、管理人員必須認(rèn)真填寫(xiě)《印章使用登記表》,明確所蓋印章的內(nèi)容、數(shù)量、經(jīng)手人及批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo),并及時(shí)歸檔備查。
(三)外單位因工作需要使用黨校印鑒,須憑單位介紹信,經(jīng)辦公室主任同意,并由校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
三、不得辦理空白介紹信、空白表格的蓋章。
四、不得以任何理由將印鑒帶出私自用印。確需帶印鑒外出使用時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意,并由校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按職責(zé)范圍由專(zhuān)人帶印隨從。
五、辦公室主任、各處(科)長(zhǎng)對(duì)印鑒的管理和使用負(fù)責(zé)。印鑒管理人員要堅(jiān)持原則,嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定。
六、各處、室(科)要依照本規(guī)定,加強(qiáng)對(duì)本處、室(科)印鑒的管理。
第8篇 電池公司印鑒管理制度
電池有限公司印鑒管理制度
一、公司印鑒的使用一律由主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字許可后報(bào)總經(jīng)辦辦公室主任,總經(jīng)辦辦公室主任同意后方可蓋章,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。
二、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文,應(yīng)統(tǒng)一到總經(jīng)辦備檔。
三、公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信,證明,如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí),必須經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字批條方可開(kāi)出,持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途,未使用的必須交回。
四、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。
五、責(zé)任:有下列情形之一的,對(duì)直接責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)或行政處分,并處經(jīng)濟(jì)處罰或調(diào)離工作崗位;構(gòu)成犯罪的,移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任:
1.未經(jīng)許可擅自攜帶公章外出者;
2.擅自使用公章的;
3.對(duì)未經(jīng)審核確認(rèn)使用公章,導(dǎo)致公司受到重大影響的;
4.惡意使用公章,致使公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失的;
5.保管人因工作失誤造成公章丟失的;
6.私自刻制公章;
7.其他因公章使用損害本企業(yè)的行為。
六、本辦法由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋,自頒布之日起正式實(shí)施。
ee電池有限公司
總經(jīng)辦
二o__年元月二十日
第9篇 藥業(yè)企業(yè)印鑒證照管理制度
__藥業(yè)印鑒證照管理制度
1.目 的
為了規(guī)范公司印鑒證照的使用,加強(qiáng)對(duì)印鑒證照的管理,保證印鑒證照的使用符合公司需要,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于總公司,各分子公司應(yīng)制定細(xì)則報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.權(quán)責(zé)說(shuō)明
3.1公章、合同專(zhuān)用章、法定代表人章等由專(zhuān)人保管,財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由分管領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人保管。
3.2各部門(mén)印章由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
4.印鑒保管
4.1公司印鑒及各部門(mén)印鑒必須加鎖保管,不能隨意放置。
4.2印鑒不準(zhǔn)出室,原則上嚴(yán)禁外借,特殊情況須書(shū)面申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)后,在保證安全的情況下方可帶章外出。
4.3如因管理不善,造成事故,視情況追究保管人和用印人的責(zé)任。
5.印鑒使用
5.1印鑒使用由用印人填寫(xiě)用印申請(qǐng)表提出申請(qǐng),經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后用印。各部門(mén)印章的使用由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字即可。否則,印鑒管理人應(yīng)拒絕用印。
5.2印鑒保管人應(yīng)在印鑒使用登記表上記錄文件名稱(chēng)、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、申請(qǐng)蓋章部門(mén)、經(jīng)辦人、日期等用印事項(xiàng)。印鑒管理人應(yīng)保留1份用印文件原件,按公司規(guī)定送辦公室存檔。
5.3不得開(kāi)具蓋有印鑒的空白介紹信、證明或者在未寫(xiě)字的頁(yè)面上加蓋印鑒。如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí),必須由分管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面同意,領(lǐng)用后必須報(bào)告使用情況并將復(fù)印件返回印鑒保管人存查。未使用的必須交還印鑒保管人。
5.4公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文等,須統(tǒng)一編號(hào)登記,以備查詢(xún)、存檔。
5.5公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等必須專(zhuān)章專(zhuān)用,嚴(yán)禁混合代用。
5.6在不影響公司聲譽(yù),不會(huì)給公司帶來(lái)任何可能的損失的情況下,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,可為公司員工出具的證明、介紹信、申請(qǐng)等材料加蓋公章。
5.7已通過(guò)審批的合同憑合同審批表蓋章。
5.8總公司人員需加蓋各分子公司印鑒仍按本制度執(zhí)行。
6.證照使用
6.1證照使用必須符合國(guó)家及公司規(guī)定,嚴(yán)禁外借。
6.2證照原件原則上不得帶出公司,如遇特殊情況需相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在辦好借用手續(xù)后方可借出,用后必須及時(shí)歸還。
6.3證照復(fù)印件的使用:必須經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印證照,并在證照復(fù)印件上蓋僅限于_____使用條章,寫(xiě)明用途。
7.附則
7.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
7.2本制度施行后,凡既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
7.3本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。
附:
第10篇 企業(yè)公司印鑒管理制度
企業(yè)集團(tuán)印鑒管理制度
第一條 范圍
本制度規(guī)定了公司印鑒管理的內(nèi)容和形式。
本制度適用于公司的公章(向主管機(jī)構(gòu)登記的公司印章及特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的公司印章、部門(mén)章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章及董事長(zhǎng)、董事長(zhǎng)和財(cái)務(wù)人員名章等印章)的管理和控制。
第二條 職責(zé)
一、公司行政部是公司印鑒管理的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)對(duì)本制度的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督管理。
二、監(jiān)印人員負(fù)責(zé)印鑒的保管、蓋用和換(補(bǔ))發(fā)等工作。
第三條管理內(nèi)容與方法
一、監(jiān)印人員
1、各種印章均須有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)印。公司公章、特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的公章、董事長(zhǎng)名章及董事長(zhǎng)名章的監(jiān)印人員由本公司董事長(zhǎng)指定任用;各部門(mén)印章及經(jīng)理名章由各部門(mén)經(jīng)理指定監(jiān)印人員。
2、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的保管、監(jiān)印還必須符合會(huì)計(jì)規(guī)范要求。財(cái)務(wù)章僅用于各種款項(xiàng)的收支,在開(kāi)戶(hù)銀行印鑒卡上備案的印鑒不得由出納一人管理。對(duì)加蓋印鑒的文件要保留原件或復(fù)印件并與《印鑒使用登記表》一起保管。
3、監(jiān)印人員不在時(shí),應(yīng)由指定代理人監(jiān)印,代理人亦按上述制度任用。
二、印鑒的核定及制發(fā)
1、公司的印鑒、董事長(zhǎng)名章均由行政部統(tǒng)一核定、制發(fā)。
2、各部門(mén)公章、部門(mén)經(jīng)理名章、特定業(yè)務(wù)主管名章經(jīng)董事長(zhǎng)核定后,由行政部統(tǒng)一制發(fā)。
三、印鑒的換發(fā)、補(bǔ)發(fā)
1、印鑒印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí),由監(jiān)印人員填具《換發(fā)印鑒申請(qǐng)表》,并且拓具印模,標(biāo)明制發(fā)日期,按《印鑒的核定及制發(fā)》制度送請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)(即負(fù)責(zé)核定人員,下同)核定后,由制發(fā)部門(mén)換發(fā)。
2、印鑒毀損或遺失時(shí),監(jiān)印人員除向該印鑒登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外,應(yīng)填具《補(bǔ)發(fā)印鑒申請(qǐng)》,標(biāo)明原印鑒的種類(lèi)、內(nèi)容、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處,并依《印鑒的核定及制發(fā)》制度送行政部核定后補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)印鑒的印文字體應(yīng)有異于原印,以茲區(qū)別。
四、 印鑒的繳毀
1、公司或各部門(mén)廢棄、撤銷(xiāo)或遺失尋獲的印鑒,應(yīng)由監(jiān)印人員于一周內(nèi)送印鑒制發(fā)部門(mén)(行政部)呈請(qǐng)核定,并予以檢查、登記,將其撤銷(xiāo)。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),上述印鑒不得繼續(xù)使用。
2、印鑒制發(fā)部門(mén)收到的應(yīng)繳銷(xiāo)印鑒,酌情予以保存或截角注銷(xiāo)。
五、印鑒蓋用
1、公司和各部門(mén)行文蓋印,在經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,送請(qǐng)監(jiān)印人員按本公司的公文管理辦法,在函件、文稿及底本上蓋印,并予以登記。
2、其他文件需蓋印者,經(jīng)辦人員應(yīng)填具《印鑒使用申請(qǐng)表》,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后憑此表蓋印。
3、特別使用頻繁的業(yè)務(wù)專(zhuān)用章,如財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等,經(jīng)公司董事長(zhǎng)同意可以不必填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》,但應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督、專(zhuān)人保管、專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
4、監(jiān)印人員不得在空白紙或空白介紹信、空白支票等未填制完備的文件上加蓋有關(guān)印鑒,如遇特殊情況需蓋印,要經(jīng)印鑒主管領(lǐng)導(dǎo)簽批,并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
六、印鑒的管理
1、監(jiān)印人員(或監(jiān)印代理人員)負(fù)責(zé)印鑒保管,如有印鑒遺失或誤用之事監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。
2、非主管領(lǐng)導(dǎo)無(wú)權(quán)批準(zhǔn)使用非權(quán)限內(nèi)印章。
3、未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得私自將公章帶離公司辦公區(qū)域。確因辦理業(yè)務(wù)須攜帶印章外出者,應(yīng)填寫(xiě)《印鑒使用登記表》,經(jīng)行政部經(jīng)理審查、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可借用。使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還,印章管理人員應(yīng)注明歸還時(shí)間。
4、印鑒制發(fā)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印鑒的制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、檢查等管理工作,并建立《印鑒啟用登記表》,拓具印樣,裝訂成冊(cè),加強(qiáng)管理。
5、主管領(lǐng)導(dǎo),監(jiān)印人員或印鑒管理人員交接時(shí),應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專(zhuān)案移交,并報(bào)送印鑒制發(fā)部門(mén)。
第11篇 物業(yè)財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)印鑒管理專(zhuān)項(xiàng)制度
物業(yè)財(cái)務(wù)管理專(zhuān)項(xiàng)制度之財(cái)務(wù)印鑒管理制度
1、各管理處所有財(cái)務(wù)印鑒應(yīng)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管(目前財(cái)務(wù)印鑒統(tǒng)一由物業(yè)公司財(cái)務(wù)部保管)。
2、各管理處的財(cái)務(wù)印鑒應(yīng)按照內(nèi)部牽制制度分人負(fù)責(zé)保管(如適用)。
3、各管理處的財(cái)務(wù)印鑒使用應(yīng)建立登記制度。
4、各管理處的財(cái)務(wù)印鑒使用情況應(yīng)定期編制印鑒使用情況匯總表上報(bào)總部備查。
5、負(fù)責(zé)保管印鑒的專(zhuān)人休假時(shí),所有印鑒必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)保管,并且必須辦理交接手續(xù)。
第12篇 物業(yè)公司支票收據(jù)發(fā)票財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專(zhuān)用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章的管理工作。
3.0職責(zé)
3.1財(cái)務(wù)部出納負(fù)責(zé)按本規(guī)程購(gòu)買(mǎi)、保管、使用空白支票。
3.2財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)發(fā)票專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1支票的管理程序。
4.1.1支票的購(gòu)買(mǎi)和保管程序:
a)出納應(yīng)按銀行的相關(guān)規(guī)定到開(kāi)戶(hù)行購(gòu)買(mǎi)支票;
b)出納應(yīng)將新購(gòu)回的空白支票安全、妥善地存放在保險(xiǎn)箱內(nèi)。
4.1.2支票的使用程序及注意事項(xiàng):
a)因業(yè)務(wù)需要使用支票的人員,應(yīng)按《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付項(xiàng)目的審核及審批;
b)出納根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)支票;
c)內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票應(yīng)按《銀行存款標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定加蓋銀行印鑒章;
d)出納應(yīng)將內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起在支付當(dāng)天交會(huì)計(jì)審核后,按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理;
e)支票交付時(shí),出納應(yīng)編制《支票使用明細(xì)表》,并由收票人在支票存根聯(lián)及《支票使用明細(xì)表》上簽名。會(huì)計(jì)可據(jù)此核對(duì)相關(guān)賬目資料;
f)如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因?qū)е轮弊鲝U,出納應(yīng)將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;
g)出納或其他經(jīng)辦人員如遺失內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票,應(yīng)及時(shí)到開(kāi)戶(hù)銀行掛失;如因此造成的損失,由當(dāng)事人負(fù)責(zé)全額賠償,并視情節(jié)輕重按《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4.2收據(jù)的管理程序。
4.2.1收據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、保管程序:
a)空白收據(jù)由財(cái)務(wù)部主管指定財(cái)務(wù)部相關(guān)人員購(gòu)買(mǎi);
b)新購(gòu)回的空白收據(jù)由會(huì)計(jì)保管。
4.2.2收據(jù)的換領(lǐng)程序:、
a)收費(fèi)員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)用收據(jù),會(huì)計(jì)在發(fā)出收據(jù)時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《收據(jù)領(lǐng)用登記表》,內(nèi)容包括:領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、起始號(hào)碼等;
b)收費(fèi)員在換領(lǐng)收據(jù)時(shí),應(yīng)先將用完的收據(jù)交會(huì)計(jì)核對(duì)銷(xiāo)號(hào)后再簽名領(lǐng)用新收據(jù);
c)收費(fèi)員應(yīng)將空白收據(jù)交財(cái)務(wù)部主管在收據(jù)的交對(duì)方聯(lián)上加蓋發(fā)票專(zhuān)用章后再領(lǐng)用。
4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項(xiàng):
a)收費(fèi)員應(yīng)按《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開(kāi)具收據(jù);
b)收費(fèi)員應(yīng)順序填寫(xiě)收據(jù),如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因?qū)е率論?jù)作廢,應(yīng)將作廢收據(jù)保存完整;
c)收費(fèi)員應(yīng)將收據(jù)的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細(xì)》后一起交出納、會(huì)計(jì)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理;
d)收費(fèi)員應(yīng)妥善保管已加蓋發(fā)票專(zhuān)用章的收據(jù),如因遺失給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,除要求全額賠償外,還將按照《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》相關(guān)規(guī)定予以處理。
4.3發(fā)票的管理程序。
4.3.1發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)和保管程序:
a)發(fā)票由會(huì)計(jì)按照稅務(wù)部門(mén)的有關(guān)規(guī)定到稅務(wù)局購(gòu)買(mǎi);
b)空白的發(fā)票由會(huì)計(jì)保管。
4.3.2發(fā)票的領(lǐng)用程序:
a)收費(fèi)員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)取發(fā)票,會(huì)計(jì)在發(fā)出發(fā)票時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《發(fā)票領(lǐng)用登記表》,內(nèi)容包括:領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、起始號(hào)碼等;
b)收費(fèi)員將新領(lǐng)的發(fā)票交財(cái)務(wù)部主管在發(fā)票的客戶(hù)聯(lián)上加蓋發(fā)票專(zhuān)用章后開(kāi)始使用。
4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項(xiàng):
a)收費(fèi)員在開(kāi)具發(fā)票時(shí),原則上應(yīng)如實(shí)、序號(hào)填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容,特殊情況應(yīng)請(qǐng)示財(cái)務(wù)部主管同意后特殊處理;
b)收費(fèi)員應(yīng)按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開(kāi)具發(fā)票;
c)收費(fèi)員應(yīng)將發(fā)票的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細(xì)》后一起交出納、會(huì)計(jì)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理;
d)如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因造成發(fā)票作廢,收費(fèi)員應(yīng)將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;
e)收費(fèi)員應(yīng)妥善保管已加蓋發(fā)票專(zhuān)用章的發(fā)票,如有遺失,應(yīng)及時(shí)到稅務(wù)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,除要求收費(fèi)員全額賠償外,還將按照《行政獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定予以處罰。
4.4發(fā)票專(zhuān)用章的管理程序。
4.4.1財(cái)務(wù)部主管應(yīng)妥善保管公司發(fā)票專(zhuān)用章。
4.4.2相關(guān)人員申請(qǐng)使用發(fā)票專(zhuān)用章時(shí),財(cái)務(wù)部主管應(yīng)嚴(yán)格審核項(xiàng)目?jī)?nèi)容,如經(jīng)審核存有疑問(wèn),財(cái)務(wù)部主管應(yīng)拒絕蓋章;如經(jīng)審核無(wú)誤,財(cái)務(wù)部主管應(yīng)按規(guī)定加蓋發(fā)票專(zhuān)用章:
a)收據(jù)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章時(shí),應(yīng)將發(fā)票專(zhuān)用章清晰地蓋在收款單位簽章處;
b)發(fā)票加蓋發(fā)票專(zhuān)用章時(shí),應(yīng)將發(fā)票專(zhuān)用章清晰地蓋在填發(fā)單位簽章處。
4.4.3發(fā)票專(zhuān)用章如有遺失,財(cái)務(wù)部主管應(yīng)立即在影響較大的媒體上刊登遺失聲明,同時(shí)向稅務(wù)局及其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。
4.5財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的管理程序。
4.5.1財(cái)務(wù)部主管應(yīng)妥善保管公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。
4.5.2相關(guān)人員申請(qǐng)使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí),財(cái)務(wù)部主管應(yīng)嚴(yán)格審核蓋章項(xiàng)目。
4.5.3如經(jīng)審核存有疑問(wèn),財(cái)務(wù)部主管在疑問(wèn)未解除之前應(yīng)拒絕蓋章。
4.5.4如經(jīng)審核無(wú)誤,財(cái)務(wù)部主管應(yīng)在項(xiàng)目單據(jù)上指定位置清晰的加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。
4.5.5財(cái)務(wù)專(zhuān)用章如有遺失,財(cái)務(wù)部主管應(yīng)立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時(shí)向稅務(wù)局、開(kāi)戶(hù)銀行等其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。
4.6支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管。
4.6.1會(huì)計(jì)應(yīng)在每月將支票的存根聯(lián)及其相關(guān)資料編制記賬憑證、登記賬簿交財(cái)務(wù)部主管審核后加密在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。
4.6.2會(huì)計(jì)應(yīng)在每月將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關(guān)資料一起編制記賬憑證、登記賬簿后交財(cái)務(wù)部主管審核加密在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。
4.6.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。
4.7支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒章的管理,作為財(cái)務(wù)部相關(guān)人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《支票使用明細(xì)表》。
5.2《收據(jù)領(lǐng)用登記表》。
5.3《發(fā)票領(lǐng)用登記表》。
6.0相關(guān)支持性文件
6.1《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第13篇 物業(yè)公司財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章管理作業(yè)規(guī)程
1.0目的
1.1本規(guī)程規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專(zhuān)用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用范圍
2.1本規(guī)程適用于公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專(zhuān)用章的管理工作。
3.0職責(zé)
3.1出納員負(fù)責(zé)按本規(guī)程購(gòu)買(mǎi)、保管、使用空白支票。
3.2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)按本規(guī)程購(gòu)買(mǎi)、保管、使用空白的收據(jù)、發(fā)票。
3.3財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)票專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1支票的管理程序
4.1.1支票的購(gòu)買(mǎi)和保管程序:
a)出納員應(yīng)按銀行的相關(guān)規(guī)定到開(kāi)戶(hù)行購(gòu)買(mǎi)支票;
b)出納員應(yīng)將新購(gòu)回的空白支票安全、妥善的存放在保險(xiǎn)箱內(nèi)。
4.1.2支票的使用程序及注意事項(xiàng):
a)因業(yè)務(wù)需要使用支票的人員,應(yīng)按(費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付項(xiàng)目的審核及審批;
b)出納員根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)支票;
c)內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票應(yīng)按《銀行存款標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定交財(cái)務(wù)部經(jīng)理加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、銀行印鑒章;
d)出納員應(yīng)將內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起以10天為一期交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核后,進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理;
e)支票用完后,出納員應(yīng)編制《支票使用明細(xì)表》交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)相關(guān)賬目資料;
f)如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因?qū)е轮弊鲝U,出納員應(yīng)將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;
g)出納員或其他經(jīng)辦人員如遺失內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票,應(yīng)及時(shí)到開(kāi)戶(hù)銀行掛失;如因此造成的損失由當(dāng)事人負(fù)責(zé)全額賠償,并視情節(jié)輕重按公司獎(jiǎng)罰制度中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
4.2收據(jù)的管理程序
4.2.1收據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、保管程序:
a)空白收據(jù)由財(cái)務(wù)部經(jīng)理指定有關(guān)人員購(gòu)買(mǎi);
b)新購(gòu)回的空白收據(jù)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)保管。
4.2.2收據(jù)的換領(lǐng)程序:
a)出納員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)用收據(jù),財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在發(fā)出收據(jù)的應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《收據(jù)領(lǐng)用登記表》,內(nèi)容包括:領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、起始號(hào)碼等;
b)出納員在換領(lǐng)收據(jù)時(shí),應(yīng)先將用完的收據(jù)交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)銷(xiāo)號(hào)后再簽名領(lǐng)用新收據(jù);
c)出納員應(yīng)將空白收據(jù)交財(cái)務(wù)部經(jīng)理在收據(jù)的“收款聯(lián)上加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章后再領(lǐng)用。
4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項(xiàng):
a)出納員應(yīng)按《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開(kāi)具收據(jù),并在收據(jù)或收款憑據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章;
b)出納員應(yīng)按順序填寫(xiě)收據(jù),如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因?qū)е率論?jù)作廢,應(yīng)將作廢收據(jù)保存完整;
c)出納員應(yīng)妥善保管已加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的收據(jù),如因遺失給公司達(dá)成經(jīng)濟(jì)損失,
除要求全額賠償外,還將按照公司獎(jiǎng)罰制度中的相關(guān)規(guī)定予以處理。
4.3發(fā)票的管理程序
4.3.1發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)和保管程序:
a)發(fā)票由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照稅務(wù)部門(mén)的有關(guān)規(guī)定到稅務(wù)局購(gòu)買(mǎi);
b)空白的發(fā)票由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)保管。
4.3.2發(fā)票的領(lǐng)用程序;
a)出納員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)取發(fā)票,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在發(fā)放發(fā)票時(shí),應(yīng)做好發(fā)
票的發(fā)放登記,內(nèi)容包括:發(fā)票領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、起始號(hào)碼等;
b)出納員將新領(lǐng)的發(fā)票交財(cái)務(wù)部經(jīng)理在發(fā)票的客戶(hù)聯(lián)上加蓋發(fā)票專(zhuān)用章后開(kāi)始使用。
4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項(xiàng):
a)出納員在開(kāi)具發(fā)票時(shí),原則上應(yīng)如實(shí)、序號(hào)填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容,特殊情況應(yīng)請(qǐng)示財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后特殊處理:
b)出納員應(yīng)按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“銀行收訖”章;
c)如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因造成發(fā)票作廢,出納員應(yīng)將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;
d)出納員應(yīng)妥善保管已加蓋發(fā)票專(zhuān)用章的發(fā)票,如有遺失,應(yīng)及時(shí)到稅務(wù)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,除要求出納員全額賠償外,還將按照公司獎(jiǎng)罰制度中的規(guī)定予以處罰。
4.4財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的管理程序
4.4.1財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)妥善保管公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。
4.4.2相關(guān)人員申請(qǐng)使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí),財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格審核蓋章項(xiàng)目。
4.4.3如經(jīng)審核存有疑問(wèn),財(cái)務(wù)部經(jīng)理在疑問(wèn)未解除之前應(yīng)拒絕蓋章。
4.4.4如經(jīng)審核無(wú)誤,財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在項(xiàng)目單據(jù)上指定位置清晰地加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。
4.4.5財(cái)務(wù)專(zhuān)用章如有遺失,財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時(shí)何稅務(wù)局、開(kāi)戶(hù)銀行等其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。
4.5 支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管
4.5.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)在每月末將支票的存根聯(lián)及其相關(guān)資料編制記賬憑證,交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后加密在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。
4.5.2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)在每月末將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關(guān)資料一起編制記賬憑證,交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核無(wú)誤后,加密在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。
4.5.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。
4.6支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒章的管理,作為財(cái)務(wù)部相關(guān)人員考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《收據(jù)領(lǐng)用登記表》
5.2《支票使用明細(xì)表》
第14篇 物業(yè)作業(yè)：印鑒及證照管理規(guī)定
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū):印鑒及證照管理規(guī)定
1.目的
確保公司各類(lèi)印鑒、證照的統(tǒng)一規(guī)范管理及正常、合理使用。
2.范圍
適用于公司及各部門(mén)。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)各類(lèi)公司級(jí)公章和證照的保管和使用,并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。
3.2各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)公章和證照的保管或授權(quán)其他人保管,并對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。
4.方法和過(guò)程控制
4.1印鑒的管理
4.1.1管理原則
a.印鑒保管須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),并填寫(xiě)《印鑒、證照登記表》。
b.需加蓋公章的部門(mén)或個(gè)人向本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,說(shuō)明蓋章的目的、用途、范圍等,填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》,經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可蓋章。但管理處各類(lèi)票據(jù)及體系文件各類(lèi)格式化協(xié)議可免于登記。
c.各部門(mén)新刻或改制印鑒,須報(bào)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可辦理,并由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)登記備案。
d.印鑒必須嚴(yán)格保管,如遇丟失、損壞或被盜時(shí),應(yīng)及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理辦公室主任匯報(bào),予以備案,及時(shí)辦理補(bǔ)刻手續(xù),并追究部門(mén)及相關(guān)人員的責(zé)任。
4.1.2公司公章
a.因工作需要開(kāi)具公司《法人代表證明書(shū)》、《法人授權(quán)委托證明書(shū)》的部門(mén)或個(gè)人,必須報(bào)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后加蓋公司公章。
b.因工作需要開(kāi)具公司《介紹信》的部門(mén)或個(gè)人,需說(shuō)明用途、范圍,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后由總經(jīng)理辦公室主任審批并加蓋公章。
c.以公司名義對(duì)外發(fā)文須由總經(jīng)理辦公室主任審核文件后,加蓋公司公章。
d.各部門(mén)有關(guān)資料、文件如需加蓋公司公章,經(jīng)手人應(yīng)將需蓋章文件及經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)的《印鑒使用申請(qǐng)表》提交總經(jīng)理辦公室主任審核,辦理登記手續(xù)后,方可加蓋公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名義簽訂的各類(lèi)合同,需按《合同管理程序》相關(guān)規(guī)定,履行有關(guān)審批手續(xù)后方可加蓋公司合同章。
4.1.4部門(mén)公章
a.以部門(mén)名義張貼、外發(fā)(公司以外)的各類(lèi)文件需加蓋部門(mén)公章。
b.體系文件規(guī)定使用的各類(lèi)文件/協(xié)議,須加蓋部門(mén)公章后方有效。
c.向顧客發(fā)放的管理費(fèi)收費(fèi)通知單和催繳單需加蓋部門(mén)公章。以管理處名義下發(fā)的各類(lèi)違規(guī)通知單需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后,加蓋部門(mén)公章。
d.管理處開(kāi)具的各類(lèi)證明需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后加蓋部門(mén)公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,須填寫(xiě)《印鑒、證照領(lǐng)(用)申請(qǐng)表》,說(shuō)明用途和特殊原因,經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任簽批同意后方可借出;歸還公章時(shí),須將借用公章所蓋文件的復(fù)印件一并交付備查;凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問(wèn)題,將嚴(yán)肅追究借用人的責(zé)任;
4.1.6凡需使用空白介紹信或證明,須書(shū)面申請(qǐng)說(shuō)明用途,并經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后,方可加蓋公章;空白介紹信和證明若沒(méi)用完,應(yīng)如數(shù)退回,不得挪作他用;
4.1.7總經(jīng)理辦公室主任外出時(shí),應(yīng)將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時(shí)代管人保管,不得擅自交給他人代管代用;代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束,并對(duì)代管結(jié)果負(fù)責(zé)。
4.2各類(lèi)證照的管理
4.2.1各類(lèi)證照包括各類(lèi)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、各類(lèi)稅務(wù)登記證(包括國(guó)稅、地稅)、各類(lèi)收費(fèi)許可證、停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)價(jià)目表、機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)許可證、企業(yè)代碼證及有關(guān)榮譽(yù)證明。
4.2.2各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人對(duì)各類(lèi)證照進(jìn)行管理,并登記在《印鑒、證照登記表》上?，F(xiàn)場(chǎng)擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。
4.2.3如因工作需要使用各類(lèi)證照,使用人需填寫(xiě)《印鑒、證照領(lǐng)(借)用申請(qǐng)表》,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后,方可使用。
4.2.4總經(jīng)理辦公室要確保公司各類(lèi)證照的有效性,各部門(mén)經(jīng)理須確保本部門(mén)各類(lèi)證照的有效性,并指定專(zhuān)人辦理各類(lèi)證照年審等相關(guān)手續(xù)或委托公司總經(jīng)理辦公室代為辦理。
4.2.5各部門(mén)在取得各類(lèi)證照時(shí),須報(bào)送復(fù)印件一份至公司資料室,由資料室進(jìn)行登記備案。在每次修改體系文件時(shí),品質(zhì)管理部須與資料室對(duì)接,以備更改質(zhì)量手冊(cè)中公司簡(jiǎn)介。
4.3公章使用審批規(guī)定
用章事項(xiàng)用章審批人
1、以公司名義發(fā)出的各類(lèi)文件和信函總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理或總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人
2、財(cái)務(wù)報(bào)表
開(kāi)設(shè)帳戶(hù)總經(jīng)理或財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理 總經(jīng)理
3、人事調(diào)動(dòng) 職員入戶(hù)人事管理部經(jīng)理 人事管理部經(jīng)理
4、各種行政事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理辦公室主任
6、重大業(yè)務(wù)
一般業(yè)務(wù)總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理 部門(mén)經(jīng)理
7、法律文書(shū)總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理
5.質(zhì)量記錄表格
__wy6.3-z01-01-f1《印鑒、證照登記表》
__wy6.3-z01-01-f2《印鑒使用申請(qǐng)表》
__wy6.3-z01-01-f3《印鑒、證照領(lǐng)(借)用申請(qǐng)表》
第15篇 物業(yè)行政管印鑒管理規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū):印鑒管理規(guī)定
1、目的
加強(qiáng)對(duì)印鑒的管理,確保印鑒使用的規(guī)范性。
2、適用范圍
適用于對(duì)本公司印鑒的保管和使用的管理。
3、職責(zé)
3.1 各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)該部門(mén)印簽的保管,并對(duì)該部門(mén)印鑒的使用進(jìn)行審批;
3.2辦公室主任具體負(fù)責(zé)公司印鑒的保管、審批;
3.3總經(jīng)理主管印簽的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》 q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》 q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序與管理辦法
5.1印簽的保管
5.1.1各部門(mén)的印簽由該部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行妥善保管。
5.1.2公司的印簽由辦公室主任進(jìn)行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現(xiàn)丟失或損壞,由掌印人負(fù)責(zé)。
5.2印簽的使用
5.2.1各部門(mén)員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù)或因個(gè)人原因需其部門(mén)開(kāi)具證明的,由該部門(mén)經(jīng)理審批,蓋該部門(mén)印章。
5.2.2各部門(mén)員工因?qū)ν饴?lián)系工作業(yè)務(wù),需用公司介紹信,由該部門(mén)經(jīng)理審核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3凡對(duì)外行文及一切行政往來(lái)文件需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4凡涉及到經(jīng)濟(jì)問(wèn)題,需使用公司印簽者(含合同專(zhuān)用章)的,由辦公室主任審核,總經(jīng)理審批。
5.2.5凡辦公室內(nèi)發(fā)文,應(yīng)加蓋辦公室印章。
5.2.6未經(jīng)允許不得擅自使用公章。
5.2.7嚴(yán)禁使用蓋有公司印簽的空白介紹信,特殊情況應(yīng)報(bào)辦公室主任審批。
已蓋有公司印章的文件、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報(bào)告總經(jīng)理,以便及時(shí)處理。
5.2.8
5.3印簽的登記
5.3.1各部門(mén)和辦公室應(yīng)建立[印簽使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部門(mén)或公司印簽者,均應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明使用事由,并由使用人簽字,以備領(lǐng)導(dǎo)審查。
6 使用的記錄表格
序號(hào)名稱(chēng)編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間
1[印簽使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門(mén)一年
起草人:審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
