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案卷管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，主要涉及對企業(yè)各類文件、檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等全過程的規(guī)范化管理。這一制度旨在確保企業(yè)信息的安全、完整，提高工作效率，同時滿足法律法規(guī)的要求。
包括哪些方面
1. 文件分類與編號：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定統(tǒng)一的文件編號規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 收集與歸檔：規(guī)定文件的收集范圍、時間要求，以及歸檔流程，確保文件的完整性和時效性。
3. 存儲與保護(hù)：確定文件的存儲方式、地點(diǎn)，制定防潮、防火、防盜等保護(hù)措施。
4. 利用與借閱：設(shè)定文件的查閱權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 更新與銷毀：規(guī)定文件更新的條件和程序，以及不再需要文件的銷毀流程，保證信息的時效性。
6. 監(jiān)督與審計(jì)：設(shè)立定期的文件管理檢查機(jī)制，確保制度的執(zhí)行效果。
重要性
1. 信息保障：案卷管理制度能有效保護(hù)企業(yè)的核心信息，防止信息丟失或泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
2. 法規(guī)遵循：符合國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，避免因管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。
3. 工作效率：規(guī)范化的管理流程，提高員工查找、使用文件的效率，提升辦公效能。
4. 決策支持：完整的案卷資料為企業(yè)的決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，減少決策失誤。
方案
1. 建立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)案卷管理工作。
2. 制定詳細(xì)的案卷管理手冊，明確各項(xiàng)操作流程，并進(jìn)行全員培訓(xùn)，確保員工了解并遵守。
3. 引入電子化管理系統(tǒng)，提高文件管理的自動化水平，同時加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。
4. 定期進(jìn)行文件清理和審計(jì)，確保文件的有效性和安全性。
5. 對外交流和合作中，建立保密協(xié)議，保護(hù)企業(yè)敏感信息。
6. 設(shè)立獎懲機(jī)制，鼓勵員工積極參與案卷管理，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處罰。
通過上述方案的實(shí)施，案卷管理制度將在企業(yè)內(nèi)部形成有效的運(yùn)作機(jī)制，為企業(yè)的發(fā)展提供有力的信息支撐。
案卷管理制度范文
第1篇 煙草案卷管理制度(一)
煙草案卷管理制度,下面是小編整理的煙草專賣執(zhí)法案卷檔案管理制度和淺析煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的管理文章,歡迎閱讀!
煙草專賣執(zhí)法案卷檔案管理制度
第一條 為加強(qiáng)對煙草專賣行政執(zhí)法案卷的管理,進(jìn)一步規(guī)范案卷整理歸檔工作,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我省實(shí)際,特制定煙草專賣行政執(zhí)法案卷歸檔制度。
第二條 各級煙草專賣行政主管部門對已結(jié)案的行政執(zhí)法案件在執(zhí)法過程中所形成的文書材料、圖紙、表格、視聽資料等都應(yīng)列入歸檔的范圍。
第三條 案卷歸檔工作實(shí)行分級管理、統(tǒng)一保管的原則。
任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。
第四條 各級專賣管理部門要建立健全日常歸卷制度。
對日常處理完畢的執(zhí)法案卷材料,由本部門指定一名案卷管理人員統(tǒng)一保管。
案卷管理人員因工作變動時應(yīng)將接收的卷宗材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第五條 案卷管理人員應(yīng)每月定期對本單位已經(jīng)結(jié)案的案卷及相關(guān)材料按照一般程序、簡易程序、行政許可等類別進(jìn)行整理、匯總,編制檢索目錄并按序排列,妥善進(jìn)行保管。
第六條 卷宗的保管期限須按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定填寫于卷宗目錄中。
填寫的字跡要工整。
第七條 凡歸檔的卷宗材料必須完整、準(zhǔn)確、書寫工整、字跡清晰,簽署手續(xù)完備。
卷宗材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫。
第八條 專賣管理部門于每年三月十號前向本單位檔案管理部門移交上年度已經(jīng)結(jié)案的行政處罰及行政許可案卷。
案卷管理人員須編制移交目錄一式兩份,并認(rèn)真清點(diǎn)核對,由執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后,嚴(yán)格履行移交歸檔手續(xù)。
第九條 本單位檔案管理部門對已接收的案卷,按照類別、保管期限、年度順序統(tǒng)一編號排列。
案卷查閱實(shí)行登記制度,由檔案管理人記錄查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時間等事項(xiàng)。
本局工作人員因工作需要查閱案卷的,應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理查閱手續(xù);
檢察院、法院等有關(guān)部門需要調(diào)閱案卷的,按有關(guān)規(guī)定辦理。
第十條 對擅自復(fù)印、遺失、丟失、毀損案卷材料的,將追究相關(guān)人員責(zé)任
淺析煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的管理
檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個人在社會活動中直接形成的,作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。
社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。
煙草企業(yè)檔案工作是煙草企業(yè)工作的重要組成部分,是人力資源管理的重要內(nèi)容之一。
做好煙草企業(yè)檔案工作是每個煙草企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。
然而,就歷史而言,不少煙草企業(yè)檔案管理人員更換頻繁,在管理上存在漏洞,現(xiàn)就如何改進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理工作中的不足,提出對策。
一、煙草企業(yè)檔案管理工作中存在的問題
(一)檔案管理意識還較為淡薄。
一是思想認(rèn)識模糊。
部分煙草企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識,存在“檔案歸檔案,業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”,互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識,不知道為什么要開展煙草企業(yè)檔案管理工作,怎樣開展檔案管理。
二是實(shí)際重視不夠。
少數(shù)煙草企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案在信息化時代的實(shí)用價值,認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時的文件材料,投入人力、物力、財(cái)力去管理,出不了政績,是得不償失的徒勞,存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的現(xiàn)象。
三是缺乏主觀能動性。
重形式輕內(nèi)容,重晉級輕效能,晉升檔案管理級別大多是為了應(yīng)付上級檢查考評,沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對煙草企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。
(二)檔案管理力量還較為薄弱。
一是檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。
在煙草企業(yè),檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任,且變動頻繁,專業(yè)化程度不高,存在不懂不問、不會不學(xué)的個別現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案整理、管理不是很規(guī)范。
二是管理質(zhì)量不夠高。
其主要表現(xiàn)在于:首先有的檔案管理員只會立卷歸檔的基本知識,對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清,出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況。
其次檔案的目錄索引不全,年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表,致使在用時用不上,不能很好地為煙草企業(yè)工作服務(wù)。
最后對檔案的重要性認(rèn)識不足,使檔案的利用價值顯現(xiàn)不出來,致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。
(三)檔案管理觀念還較為落后。
一是管理方式陳舊。
當(dāng)前煙草企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找速度慢,使用效率低。
二是資金保障不到位。
煙草企業(yè)檔案經(jīng)費(fèi)不到位,用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。
(四)管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。
一是檔案門類不夠豐富。
有的煙草企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集,而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與煙草企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集,影響了煙草企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。
二是檔案資源個別流失。
由于歷史的或保管不善等原因,個別檔案存在斷代現(xiàn)象;
部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作,不愿上交集中管理,導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
三是重保管輕利用。
一些煙草企業(yè)在工作中,忽視了檔案資料的作用,不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為煙草企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為煙草企業(yè)管理提供服務(wù),以此來提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息資源閑置。
二、加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
(一)深化認(rèn)識,強(qiáng)化責(zé)任感。
一要提高認(rèn)識。
要充分認(rèn)識煙草企業(yè)檔案工作的重要性,把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,真正列入議事日程,做到定期研究、定期分析、定期檢查。
二要增強(qiáng)責(zé)任感。
煙草企業(yè)檔案管理部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,增加必要的投入,創(chuàng)造良好的環(huán)境,切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;
要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),樹立檔案工作的責(zé)任感,提高做好檔案工作的自覺性。
(二)強(qiáng)化培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。
將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來,煙草企業(yè)及上級部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們,鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行,充分激發(fā)他們的潛能和熱情。
在崗位調(diào)整時,要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性,盡量少調(diào)整檔案管理員,確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。
二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
要積極選送煙草企業(yè)檔案干部參加政府檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識,并從時間和經(jīng)費(fèi)上給予保障,提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。
要根據(jù)煙草企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要,又結(jié)合煙草行業(yè)的特殊性,適時舉辦煙草企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。
三要組織觀摩學(xué)習(xí)。
采取“請進(jìn)來、走出去”的辦法,一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo),另一方面,組織檔案管理人員到一些企業(yè)參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能,以促進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。
要形成煙草專賣局檔案管理部門和煙草企業(yè)人力資源部門在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局,定期或不定期地深入煙草企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作,發(fā)現(xiàn)問題,要及時通報(bào),督促整改,力促規(guī)范。
(三)規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量。
一要規(guī)范歸檔材料收集工作。
要制定、完善、健全收集制度,嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;
要創(chuàng)新收集手段,運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式,做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;
要把握時間要求,遵循各類檔案的形成規(guī)律,適時收集;
要豐富收集范圍,既要收集紙質(zhì)載體,又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實(shí)物。
二要規(guī)范檔案整理工作。
要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實(shí)美觀。
三要規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作。
要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理,方便檔案的保管和利用;
要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件,落實(shí)檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開,全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備;
要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作,對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的,必須嚴(yán)肅處理。
(四)更新觀念,強(qiáng)化服務(wù)意識。
一要提高科技含量。
要積極應(yīng)用煙草企業(yè)檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化,為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。
二要狠抓檔案編研工作。
在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時,主動了解單位工作動態(tài),調(diào)查檔案利用需求,深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源,變被動服務(wù)為主動服務(wù),事后服務(wù)為超前服務(wù)。
三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。
要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn),不斷完善檢索手段,建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系,突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。
(五)開發(fā)利用,提高利用效率。
不管煙草企業(yè)內(nèi)部哪種類型的檔案,都有其不容忽視的價值,即能為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用,有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用,所以煙草企業(yè)管理人員要學(xué)會并熟練運(yùn)用檔案特有的功能,著力做好檔案的維護(hù)工作,盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”,從而更好地為煙草企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
為了逐步使煙草企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置,不能片面強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施,應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作,強(qiáng)調(diào)平時運(yùn)作情況的記載,并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項(xiàng)重要措施,以推進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)服務(wù)。
同時把煙草企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃,統(tǒng)籌解決煙草企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實(shí)際困難,積極爭取上級業(yè)務(wù)部門下?lián)軐？?著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理,大力發(fā)展煙草企業(yè)檔案事業(yè),早日適應(yīng)新形勢下煙草企業(yè)檔案工作的迫切需要。
第2篇 質(zhì)監(jiān)局行政執(zhí)法案卷管理制度
制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
為切實(shí)做好行政執(zhí)法案卷的管理工作,使之規(guī)范化、系統(tǒng)化,特制定本制度。
一、案卷由辦公室統(tǒng)一管理,專人負(fù)責(zé)。
二、案卷管理應(yīng)確定固定的場所、設(shè)備和設(shè)施,專柜專儲,要有嚴(yán)密的放火、防盜等防范措施。
三、辦公室負(fù)責(zé)案卷的收集、登記、整理、分類、編號、裝訂、歸檔、保管。
四、各執(zhí)法單法執(zhí)法完畢的案件文書要齊全,并及時交辦公室,辦公室接受案卷時要逐卷登記并辦理交接手續(xù)。
五、對五大類備案的案卷要專人登記、造冊管理。
l、上報(bào)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門及上級行政部門交辦的案件;
2、跨行政區(qū)域的案件;
3、涉外案件;
4、經(jīng)人民法院判決的案件;
5、向司法部門移送的案件。
六、凡借閱、查看案卷等,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),辦理必要的手續(xù)方可借閱、查看,并限期收回。
七、管檔人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)定,盡職盡責(zé),無案卷管理失誤。
第3篇 應(yīng)急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
應(yīng)急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
一?總?則
第一條?為加強(qiáng)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰案卷管理，提高執(zhí)法工作質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國國行政處罰法》、《安全生產(chǎn)違法行為行政處罰辦法》、《安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案管理規(guī)定》等規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本制度。
第二條?本制度所稱行政處罰案卷，是指將對行政程序本身的記載以及行政行為所根據(jù)的一切文獻(xiàn)資料，按照行政執(zhí)法過程的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)行排列、編注頁碼、填寫目錄并裝訂成冊的行政執(zhí)法文書組合。
第三條?行政處罰案件具體承辦人應(yīng)當(dāng)收集、核查、修補(bǔ)、整理案件的各種文書及證據(jù)材料，對案卷制作的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、科學(xué)性負(fù)責(zé)。
第四條?全市安全生產(chǎn)執(zhí)法工作應(yīng)按本制度做好行政處罰案件案卷立卷歸檔工作。
二?案卷材料排列原則
第五條?適用一般程序作出的行政處罰類案件，涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私的案件和一般以上事故處罰案件，原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行一案二卷（正卷、副卷）一號。依法不宜公開的案件材料和行政處罰集體討論記錄，應(yīng)當(dāng)裝入副卷。適用簡易程序作出的行政處罰案件和前款規(guī)定以外的其他事故類處罰案件實(shí)行一案一卷。
第六條?案卷文書材料編目順序，應(yīng)遵循行政執(zhí)法程序，按照執(zhí)法階段，遵守如下排序原則：
1.證據(jù)及密切關(guān)聯(lián)材料依時間排序。
2.實(shí)體決定在前，程序決定在后；批復(fù)件在前，請示件在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；結(jié)論件在前，依據(jù)件在后;法律文書在前，其他證據(jù)材料及相關(guān)材料在后。
3.同一案件中行政執(zhí)法對象不同的，法人文書材料在前，個人文書材料在后。
4.同一案件中行政處罰對象同類的，處罰重的在前，處罰輕的在后。
5.附圖或附表的文件材料排序，文字材料在前，附圖或附表在后。
6.事故案卷中，負(fù)責(zé)事故調(diào)查的人民政府的批復(fù)文件（附事故調(diào)查報(bào)告）排在結(jié)論性文書之前，其余事故調(diào)查材料作為證據(jù)材料按時間順序排列。
三?案卷材料排列順序
第七條?適用簡易程序作出的行政處罰案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>
（一）案卷封面；
（二）卷內(nèi)目錄；
（三）行政（當(dāng)場）處罰決定書；
（四）送達(dá)回執(zhí)；
（五）立案審批表；
（六）罰款收據(jù)；
（七）結(jié)案審批表；
（八）現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄及相關(guān)證據(jù)。
第八條?適用一般程序作出的行政處罰案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.行政處罰決定書；
4.送達(dá)回執(zhí)；
5.案件處理呈批表（決定）；
6.立案審批表；
7.行政處罰集體討論記錄；
8.行政處罰告知書；
9.聽證告知書；
10.案件處理呈批表（告知）；
11.罰款催繳通知書；
12.延期繳納罰款審批表；
13.延期繳納罰款批準(zhǔn)書；
14.強(qiáng)制執(zhí)行申請書；
15.罰款收據(jù)；
16.案件移送審批表；
17.案件移送書；
18.結(jié)案審批表；
19.對當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；
20.證據(jù)材料：
（1）現(xiàn)場檢查記錄（初次）；
（2）責(zé)令限期整改指令書；
（3）現(xiàn)場檢查記錄（復(fù)查）；
（4）整改復(fù)查意見書；
（5）現(xiàn)場處理措施決定書；
（6）強(qiáng)制措施決定書；
（7）詢問通知書；
（8）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明）；
（9）企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表（企業(yè)負(fù)責(zé)人）及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料；
（10）當(dāng)事人陳述；
（11）證人證言；
（12）鑒定結(jié)論（包括委托鑒定書、鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、鑒定報(bào)告、抽樣取證記錄等）；
（13）有關(guān)書證（包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）；
（14）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場照片、實(shí)物照片等）；
（15）視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）；
（16）勘驗(yàn)筆錄；
（17）其他證據(jù)材料。
21.查封、扣押財(cái)物處理憑證（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）；
22.沒收物品的處理記錄（統(tǒng)一入庫的，附入庫單；銷毀的，附銷毀記錄及照片；拍賣或變賣的，按規(guī)定保存相應(yīng)手續(xù)材料，包括沒收物品變價款收據(jù)）；
23.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料；
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報(bào)告、上級機(jī)關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料）；
4.案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；
5.聽證報(bào)告書等材料；
6.其他有關(guān)內(nèi)部討論材料。
第九條?事故行政處罰類案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>
（一）正卷
1.案卷封面（注明正卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.事故調(diào)查報(bào)告批復(fù)；
4.事故調(diào)查結(jié)案請示；
5.事故調(diào)查報(bào)告；
6.行政處罰決定書；
7. 送達(dá)回執(zhí)；
8.案件處理呈批表（決定）；
9.立案審批表；
10.行政處罰集體討論記錄；
11.行政處罰告知書；
12.聽證告知書；
13.案件處理呈批表（告知）；
14.罰款催繳通知書；
15.延期繳納罰款審批表；
16.延期繳納罰款批準(zhǔn)書；
17.強(qiáng)制執(zhí)行申請書；
18.罰款收據(jù)；
19.案件移送審批表；
20.案件移送書；
21.結(jié)案審批表；
22.對當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；
23.證據(jù)材料：
（1）現(xiàn)場檢查記錄（初次）；
（2）責(zé)令限期整改指令書；
（3）現(xiàn)場處理措施決定書；
（4）強(qiáng)制措施決定書；
（5）詢問通知書；
（6）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明）；
（7）企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表（企業(yè)負(fù)責(zé)人）及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料；
（8）當(dāng)事人陳述；
（9）證人證言；
（10）有關(guān)書證（包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）；
（11）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場照片、實(shí)物照片等）；
（12）視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）；
（13）勘驗(yàn)筆錄；
（14）其他證據(jù)材料。
24.查封、扣押財(cái)物處理憑證（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）；
25.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料;
（二）副卷
1.案卷封面（注明副卷）；
2.卷內(nèi)目錄；
3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報(bào)告、上級機(jī)關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料；頁碼起始頁）；
4.安全監(jiān)管部門檢查事故單位整改落實(shí)情況報(bào)告；
5.事故單位落實(shí)防范和整改措施的情況報(bào)告；
6.組成事故調(diào)查組通知；
7.調(diào)查組成員名單及簽字；
8.技術(shù)鑒定報(bào)告（含技術(shù)專家組名單及簽字）；
9.事故單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等主體證明材料；
10.傷亡者基本情況及相關(guān)醫(yī)學(xué)病理證明（含身份、勞動關(guān)系、收入等）；
11.調(diào)查詢問筆錄（被詢問人的身份證明材料附后，包括被詢問人的身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書、委托人的身份證復(fù)印件）;
12.當(dāng)事人陳述;
13.證人證言;
14.鑒定結(jié)論（包括鑒定委托書、鑒定機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證明、鑒定報(bào)告、抽樣取證記錄等）;
15.有關(guān)書證（包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）;
16.有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場照片、實(shí)物照片等）;
17.視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）;
18.勘驗(yàn)筆錄;
19.其他證據(jù)材料（與案件定性有關(guān)聯(lián)、具有證明力的其他證據(jù)材料）;
20.財(cái)物處理單據(jù)（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）;
21.事故調(diào)查組內(nèi)部討論記錄及簽名；
22.其他事故調(diào)查組成員單位意見；
23.事故善后處理情況；
24.其他需要搜集整理入卷材料；
四?案卷材料填寫要求
第十條?行政執(zhí)法案卷內(nèi)所有執(zhí)法文書應(yīng)統(tǒng)一使用《安全生產(chǎn)監(jiān)管執(zhí)法手冊》印發(fā)的執(zhí)法文書式樣。
第十一條?案卷封面內(nèi)容要求為：
（一）題頭：注明案件辦理部門。
（二）文書文號：文書文號是案卷首頁的編號，由地區(qū)簡稱+文書簡稱+年份+序號組成。序號可以按照本單位統(tǒng)一編寫，如“福應(yīng)急案〔2019〕1 號”文書文號應(yīng)當(dāng)與其他執(zhí)法文書一致。
（三）卷宗類別：正卷和副卷。
（四）案件名稱：案件名稱應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡潔描述，直接反映案件的要素，并且在案件材料中保持前后一致。
案件名稱表述主要分為以下三類：
1.事故類：事故單位+事故發(fā)生月日+事故等級+事故類別+案，如“__ 公司12.13 較大坍塌事故案”；
2.違法行為類：違法主體+違法行為+案，如“__ 公司違法轉(zhuǎn)讓安全生產(chǎn)許可證案”。
3.非法行為類：違法主體+非法行為+案，如“__ 公司未取得安全生產(chǎn)許可證案”。
（五）類別：案卷類別分為簡易程序行政處罰案卷和一般程序行政處罰案卷，一般程序案卷又分為事故案卷和非事故案卷。
（六）案由：案由是對案件性質(zhì)的初步定性，按照違法行為分類填寫。具體如下：
1.安全生產(chǎn)行政許可類違法；
2.安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)和管理人員類違法；
3.安全生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目類違法；
4.安全生產(chǎn)規(guī)章制度類違法；
5.安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)類違法；
6.安全生產(chǎn)資金投入類違法；
7.安全生產(chǎn)隱患管理類違法；
8.生產(chǎn)安全事故應(yīng)急救援類違法；
9.安全生產(chǎn)承包租賃類違法；
10.安全生產(chǎn)警示標(biāo)志類違法；
11.重大危險源管理類違法；
12.安全生產(chǎn)中介機(jī)構(gòu)類違法；
13.安全設(shè)備使用維護(hù)類違法；
14.生產(chǎn)經(jīng)營單位作業(yè)現(xiàn)場管理類違法；
15.生產(chǎn)安全事故報(bào)告類違法；
16.生產(chǎn)安全事故責(zé)任類違法；
17.其他類違法案件，對違法行為定性后填寫。
（七）立案日期：同立案審批表的審批時間。
（八）結(jié)案日期：同結(jié)案審批表的審批時間。
（九）辦理結(jié)果：處理結(jié)果應(yīng)當(dāng)寫明當(dāng)事人違反的法律規(guī)定、處罰依據(jù)和處罰內(nèi)容，引用法律條文應(yīng)具體到條、款、項(xiàng)、目，并且與行政處罰決定書相一致。
（十）承辦人員：填寫該案件具體承辦人姓名。
（十一）歸檔日期：具體存檔的時間。
（十二）歸檔號數(shù)：按照本單位統(tǒng)一的順序排列編號。
（十三）保存期限：按檔案管理要求填寫。
第十二條?卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱及編號、日期、頁號、備注五項(xiàng)。
序號即卷內(nèi)文件的編號，以整份文件材料為單位，一文一號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字排列填寫。
文件名稱及編號應(yīng)當(dāng)填寫文件材料全稱及文件編號，無編號的文件應(yīng)填寫制發(fā)或者提供該文件的法人組織和個人名稱。
日期應(yīng)當(dāng)填寫文件材料制成或印發(fā)的日期。
頁號即卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼，填寫每份文件的起止頁碼。
備注根據(jù)需要填寫文件說明事項(xiàng),如復(fù)印件。
卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)填寫真實(shí)、全面、客觀，與卷內(nèi)材料相符；
無簽字以及行文日期等材料，應(yīng)考證補(bǔ)充清楚再填寫。
第十三條?卷內(nèi)備考表是填寫該卷有需要加以說明與解釋的情況，包括：盒內(nèi)文件情況說明（如卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù)；卷內(nèi)文件是否完整，有無破損；是否有重要價值或特別意義的文件等）；整理人（由檔案整理者簽名）；檢查人（由案卷質(zhì)量審核者簽名）；日期（由檢查人填寫）。?卷內(nèi)備考表放置于案卷末頁。
第十四條?案卷封面、目錄、備考表一律采取打印制作。
五?案卷材料的整理
第十五條?整理完畢的案卷，質(zhì)量應(yīng)符合下列標(biāo)準(zhǔn)：
文件材料齊全完整；排列分類系統(tǒng)條理；書寫標(biāo)記整齊規(guī)范；裝訂折疊美觀簡潔。
第十六條?按照“誰辦案、誰立卷”的原則，從調(diào)查或者立案之日起，承辦人員就應(yīng)當(dāng)開始系統(tǒng)收集有關(guān)文書，做好立卷的前期準(zhǔn)備。承辦人員應(yīng)當(dāng)自案件辦結(jié)之日起15 日內(nèi)立卷完畢。
第十七條?在行政處罰決定發(fā)生法律效力后，當(dāng)事人提起行政復(fù)議或者行政訴訟形成的檔案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。
第十八條?案卷文書材料一般應(yīng)使用打印的文書原件，尺寸規(guī)格為a4 型紙；不能使用文書原件的，可使用與原件核對無誤的a4 型紙張復(fù)印件，并注明出處及加蓋文書原件保管單位公章。
第十九條?案卷材料確需手工填寫的，不得使用不耐久字跡材料書寫，應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或墨汁書寫，字體工整、清晰。文書材料有涂改的應(yīng)更換修正后的文書原件，不能更換的，應(yīng)由相關(guān)人員在涂改處按指印確認(rèn)。
第二十條?案卷文書材料整理應(yīng)注意下列事項(xiàng)：
（一）照片與破損、字跡模糊或容易褪色的鉛筆、圓珠筆等文書材料以及紙張較小、輕薄的文書應(yīng)復(fù)印或托裱，復(fù)印件應(yīng)置于原件前面；
（二）大于a4 型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)折疊，小于a4 型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)托裱；
（三）案卷裝訂不得覆蓋住字跡或圖表畫面；
（四）需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙,并保留郵票、郵戳；
（五）文書材料上的金屬物必須剔除，以防銹蝕；
（六）案卷裝訂應(yīng)當(dāng)采取線裝，加蓋檔號章。
第二十一條?案卷材料除空白頁外，凡載有文字、圖表的正反面均一頁編一號，依次用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁碼。編碼可用頁碼機(jī)戳蓋。正頁在右上角、反頁在左上角編寫，案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁碼。
第二十二條?歸檔的錄音帶、錄像帶、視頻等聲像檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換成格式統(tǒng)一的數(shù)字信息進(jìn)行存儲，并在載體上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案號、承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內(nèi)容，并按形成順序逐盤登記造冊歸檔。歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝訂入卷；不能裝訂入卷的，應(yīng)拍照入卷，證物放入證據(jù)袋內(nèi)，并貼上標(biāo)簽，注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時間、地點(diǎn)和所在案件案卷號等事項(xiàng)。
六?案卷的移交
第二十三條?案件承辦人應(yīng)在每年3 月底前，將上一年度已辦結(jié)的案件檔案移交本單位檔案室集中統(tǒng)一保管。移交前應(yīng)由檔案管理人員對案卷和附卷證物進(jìn)行當(dāng)場清點(diǎn)接收，編制移交清冊，辦理移交手續(xù)。電子文件應(yīng)當(dāng)隨紙質(zhì)案卷一并移交。不符合規(guī)定要求的，退回辦案人員重新整理后歸檔。
第二十四條?案件承辦人調(diào)動或者工作崗位調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)在調(diào)動手續(xù)辦理完畢前或者崗位調(diào)整后一個月內(nèi)辦理完檔案移交手續(xù)。
第二十五條?受委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）安全生產(chǎn)監(jiān)管部門實(shí)施行政處罰形成的案卷材料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，將有關(guān)案卷材料整理完畢后，及時移送委托機(jī)關(guān)歸檔管理。
第二十六條?已經(jīng)歸檔的案卷，一般不得從中抽取或者增添材料。確需抽取或者增添材料的應(yīng)征求檔案管理員的同意后，應(yīng)當(dāng)經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)安全監(jiān)管部門分管執(zhí)法工作的負(fù)責(zé)人審批同意后，按立卷要求辦理。
第二十七條?案卷的借閱必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行審批手續(xù)。安全監(jiān)管系統(tǒng)內(nèi)因工作需要查閱和摘錄案卷材料的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案借閱登記表，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核、分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱和摘錄。查閱和摘錄原則上在檔案室進(jìn)行，不劃道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毀等。確需復(fù)制案卷材料的，應(yīng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批同意。
安全監(jiān)管系統(tǒng)外的單位和個人需要查閱、摘錄和復(fù)制案卷材料的，應(yīng)當(dāng)出示公函、工作證（居民身份證）等有效證明，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核、分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人審批同意后，按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱、摘錄和復(fù)制。外借案卷的，應(yīng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批同意。借出單位禁止轉(zhuǎn)借其他單位和個人使用。
接收借出的案卷時，要認(rèn)真驗(yàn)收和清點(diǎn)核對。對存在的短缺、涂改、增刪、污損等情況，應(yīng)報(bào)告分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人及時追查處理。珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出。
七?案卷的保管和銷毀
第二十八條?案件檔案保存期限分為永久和定期兩種，定期采用標(biāo)時制，根據(jù)歸檔材料的價值定為30 年或者10 年。保存期限自立卷之日起開始計(jì)算。簡易程序案卷的保存期限為10 年。一般程序案卷中，未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件的保存期限為30 年；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級人民政府領(lǐng)導(dǎo)或者上級領(lǐng)導(dǎo)批示的案件、涉及國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私的案件的保存期限為永久。
第二十九條?按照國家規(guī)定的檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人鑒定后，書面報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批，填寫案卷銷毀登記表，由兩人以上（一名銷毀人、一名監(jiān)督人）負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀登記表上簽名，嚴(yán)禁把銷毀的檔案出售給任何單位和個人。銷毀檔案的請示報(bào)告和銷毀登記表應(yīng)立卷存檔。
八?附則
第三十條?本制度屬于福泉市安全生產(chǎn)行政執(zhí)法工作規(guī)范，用于指導(dǎo)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰工作，涉及相關(guān)法律問題處理上以上位法為準(zhǔn)。國家、省對實(shí)施行政處罰及法律文書制作另有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十一條?本制度由福泉市應(yīng)急管理局負(fù)責(zé)解釋。
第三十二條?本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
