企業(yè)公司檔案管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它的主要作用在于確保企業(yè)各類文件、資料的有效管理和利用。這一制度有助于規(guī)范檔案的收集、整理、存儲、檢索和銷毀等流程，保證信息的安全性和完整性，為企業(yè)的決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，同時也是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營、規(guī)避風(fēng)險的重要保障。
包括哪些方面
企業(yè)公司檔案管理制度涵蓋了以下幾個關(guān)鍵方面：
1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：明確各類文件的分類方式，如財務(wù)文件、人力資源文件、項目文檔等。
2. 檔案編碼規(guī)則：制定統(tǒng)一的編碼體系，方便快速定位和查找檔案。
3. 收集與歸檔：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的時間節(jié)點(diǎn)和流程，確保文件及時入庫。
4. 存儲與保管：規(guī)定檔案的存儲條件和期限，確保檔案的安全和長久保存。
5. 利用與借閱：設(shè)定檔案的查閱權(quán)限和借用流程，防止信息泄露。
6. 更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新機(jī)制和過期文件的銷毀程序。
7. 檔案電子化：推動紙質(zhì)檔案向電子化轉(zhuǎn)型，提高檢索效率。
8. 監(jiān)督與審計：設(shè)立定期的檔案管理檢查，確保制度執(zhí)行的有效性。
重要性
企業(yè)公司檔案管理制度的重要性不言而喻：
1. 法規(guī)遵從：良好的檔案管理有助于企業(yè)遵守法律法規(guī)，如數(shù)據(jù)保護(hù)法、檔案法等。
2. 決策支持：準(zhǔn)確、完整的檔案信息是企業(yè)做出明智決策的基礎(chǔ)。
3. 風(fēng)險防控：通過規(guī)范化的檔案管理，企業(yè)可以有效預(yù)防信息丟失、泄露等風(fēng)險。
4. 業(yè)務(wù)連續(xù)性：在突發(fā)事件中，檔案可以提供歷史記錄，幫助恢復(fù)業(yè)務(wù)運(yùn)行。
5. 提升效率：高效的檔案管理制度能減少尋找信息的時間，提高工作效率。
方案
為了建立并實施有效的公司檔案管理制度，以下是一些建議：
1. 建立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)制度的制定與執(zhí)行。
2. 引入現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，如電子檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率。
3. 定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提升員工對檔案管理重要性的認(rèn)識和操作技能。
4. 制定嚴(yán)格的檔案安全措施，如加密存儲、訪問控制等，確保信息安全。
5. 定期審查和更新檔案管理制度，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。
在實際操作中，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)和需求，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度，使其成為提升企業(yè)運(yùn)營效能的有力工具。
企業(yè)公司檔案管理制度范文
第1篇 企業(yè)公司檔案管理制度-范本6
企業(yè)(公司)檔案管理制度范本6
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保個人檔案和生產(chǎn)資料機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理個人資料;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、個人資料,生產(chǎn)資料標(biāo)題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第2篇 企業(yè)公司檔案管理制度
企業(yè)集團(tuán)檔案管理制度
一、 職責(zé)
各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進(jìn)行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。
二、管理內(nèi)容與方法
1、立卷歸檔
(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:
①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;
②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。
③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀(jì)要、重要通知、會議記錄等。
④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。
⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。
⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。
⑦其他需歸檔的文件資料。
(2)立卷歸檔的要求:
①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀(jì)要等。
②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。
③立卷歸檔的文件要便于查找。
④文件有標(biāo)題的,應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。無標(biāo)題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題,并標(biāo)上方括號以示立卷人加的標(biāo)題。
⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應(yīng)加以裱糊。
⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時間、地點(diǎn)。
2、檔案的利用
(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。
(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時歸還。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴(yán)防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。
(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。
3、銷毀
(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。
(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準(zhǔn)。
(3)銷毀檔案時,應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn),由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。
(4)對已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊存檔。
4、檔案室管理
(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進(jìn)移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進(jìn)行統(tǒng)計。
(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。
(3)檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行全面或重點(diǎn)檢查,平時注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告解決。
(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。
(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;
(6)檔案移交
①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;
②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結(jié)束后1個月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;
③負(fù)責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理一同進(jìn)行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;
④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。
三、責(zé)任
1、損壞、丟失公司檔案的;
2、擅自提供、銷毀公司檔案的;
3、涂改、偽造檔案的;
4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;
5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。
違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。
第3篇 企業(yè)公司檔案管理制度范本
企業(yè)(公司)檔案管理制度范本
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保個人檔案和生產(chǎn)資料機(jī)密安全。
二、 各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、 各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、 各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、 各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、 各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、 各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、 歸檔資料必須符合下列要求:①文件材料齊全完整;②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理個人資料;③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、個人資料,生產(chǎn)資料標(biāo)題簡明確切,便于保管和利用。
九、 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
