集團公司檔案管理制度3篇

集團公司檔案管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，它旨在規(guī)范各類文件的收集、整理、保管、利用和銷毀流程，確保企業(yè)信息的安全、完整和有效利用。通過這套制度，我們可以實現(xiàn)對知識資產(chǎn)的有效管理，提升決策效率，防止信息泄露，保障企業(yè)合法權(quán)益，并為企業(yè)的長遠發(fā)展提供有力支撐。

包括哪些方面

集團公司檔案管理制度應涵蓋以下幾個核心方面：

1. 檔案分類與編碼：建立科學的分類體系，對各類文件進行清晰編碼，便于查找和管理。

2. 收集與歸檔：規(guī)定文件的收集范圍、時間、方式，確保所有重要文件及時歸檔。

3. 整理與保管：明確文件整理標準，設(shè)定適宜的存儲環(huán)境，防止文件損毀。

4. 利用與借閱：設(shè)立借閱權(quán)限，規(guī)定查閱流程，確保信息安全。

5. 保密與安全：制定保密措施，防止敏感信息泄露。

6. 更新與銷毀：規(guī)定文件的更新周期，對于過期或無保留價值的文件，制定合理的銷毀程序。

7. 電子化管理：推動紙質(zhì)文件向電子化轉(zhuǎn)型，提高管理效率。

8. 培訓與監(jiān)督：定期對員工進行檔案管理培訓，強化執(zhí)行力度。

重要性

集團公司檔案管理制度的重要性不容忽視：

1. 保障信息準確：規(guī)范的檔案管理能確保信息的準確性，避免因文件丟失或混淆導致的決策失誤。

2. 提升工作效率：有序的檔案系統(tǒng)可以快速定位所需文件，節(jié)省查找時間。

3. 防范法律風險：妥善保管合同、報告等重要文件，可避免法律糾紛。

4. 保護企業(yè)秘密：嚴格的保密制度有助于防止商業(yè)機密泄露，維護企業(yè)競爭優(yōu)勢。

5. 傳承企業(yè)文化：檔案記錄了企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)文化的載體，有助于傳承和發(fā)揚企業(yè)精神。

方案

1. 設(shè)立專門的檔案管理部門，負責制度的實施與監(jiān)督。

2. 定期進行檔案清理，更新過時或無效文件。

3. 引入先進的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化存儲和檢索。

4. 對全體員工進行檔案管理培訓，提高全員檔案意識。

5. 加強與外部專業(yè)機構(gòu)的合作，引入最佳實踐，持續(xù)優(yōu)化管理制度。

6. 定期審計檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保制度的有效執(zhí)行。

通過上述方案，我們有信心建立起一套高效、安全的集團公司檔案管理制度，為企業(yè)穩(wěn)健運營提供堅實的后盾。

集團公司檔案管理制度范文

第1篇 集團公司檔案管理制度（3）

集團公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇__實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務工作細則

第三條檔案人員崗位職責

(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1)應歸檔文件齊全完整;

(2)應歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

(四)檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第2篇 某某集團公司檔案管理制度

某集團公司檔案管理制度

第一條 范圍及職責

1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。

2、各部門需存檔的資料:

2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;

2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;

2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設(shè)計廣告、相關(guān)媒體資料;

2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設(shè)實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計方案等;

2.5 商場

2.6 招商部:

2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。

3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。

4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。

5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領(lǐng)導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。

第二條 借閱

1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領(lǐng)導批準后方可辦理查閱手續(xù)。

2、除決策層領(lǐng)導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領(lǐng)導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領(lǐng)導批準。

4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。

第三條 銷毀

1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。

2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導批準。

3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。

第四條 其它

1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。

第3篇 集團公司檔案管理制度怎么寫

集團公司

(三) 第一章總則

第一條 為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條 本工作細則適用于江蘇__ __ 實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。第二章日常事務工作細則

第三條 檔案人員崗位職責

(一) 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二) 負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三) 督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四) 負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五) 負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六) 負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七) 做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八) 收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九) 對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十) 認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條 流程圖

(一) 接收流程:材料齊全缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1) 應歸檔文件齊全完整;

(2) 應歸檔文件為原件;

⑶ 及時登記;

2. 處理措施

(1) 檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2) 未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二) 借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1) 借閱登記;

(2) 保持文檔完整;

⑶ 遵守。

2. 處理措施

(1) 違反規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2) 涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

⑶ 由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4) 檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。第三章附則

第五條 檔案管理考核辦法

(一) 為切實提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二) 檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;

(三) 集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

(四) 檔案工作結(jié)合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五) 考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六) 考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條 本工作細則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條 本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。