有哪些
人民醫(yī)院檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：建立科學(xué)的檔案分類體系，根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容進行編碼，便于管理和檢索。
2. 檔案收集與整理：確保所有重要文件及時歸檔，定期進行整理，保持檔案的完整性和準確性。
3. 檔案保管與安全：設(shè)定適宜的存儲環(huán)境，采取必要的安全措施，防止檔案遺失或損壞。
4. 檔案利用與借閱：制定借閱流程，確保合法合規(guī)地使用檔案，同時保護檔案信息安全。
5. 檔案數(shù)字化：推進檔案電子化，提高檔案管理效率，便于遠程訪問和長期保存。
6. 檔案銷毀與審計：定期評估檔案價值，對過期無用的檔案進行銷毀，并做好審計記錄。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：參照國家檔案局的標準，結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)特點，設(shè)立醫(yī)療、行政、財務(wù)等類別，每個類別下再細分子類，并采用字母-數(shù)字組合進行編碼。
2. 檔案收集與整理：各部門需指定專人負責(zé)檔案管理工作，每周至少一次將新產(chǎn)生的文件歸檔；每年進行一次全面整理，更新檔案目錄。
3. 檔案保管與安全：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，配備防火、防盜設(shè)施；重要檔案加密存儲，定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后方可借閱；借閱期限一般不超過一周，逾期未還者將受處罰。
5. 檔案數(shù)字化：逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子版，存入專用服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)安全；設(shè)置權(quán)限管理，不同級別的員工訪問權(quán)限不同。
6. 檔案銷毀與審計：每五年進行一次檔案價值評估，無保留價值的檔案需填寫銷毀清單，經(jīng)檔案管理部門審批后銷毀；銷毀過程全程錄像，留作審計憑證。
上墻內(nèi)容
1. “人民醫(yī)院檔案管理原則：依法依規(guī)，科學(xué)規(guī)范?！?
2. “檔案安全警示：保密是檔案工作的生命線，任何泄露行為都將受到法律制裁。”
3. “檔案借閱須知：請愛護檔案，遵守借閱規(guī)定，按時歸還?！?
4. “檔案分類示意圖：清晰展示各類別檔案的存放位置和編碼規(guī)則。”
5. “檔案工作職責(zé)：我們致力于提供準確、及時的檔案服務(wù)，助力醫(yī)院發(fā)展。”
6. “數(shù)字化進程：我們的目標是實現(xiàn)全部檔案電子化，提升管理效率?！?/p>
以上各項制度和細則旨在規(guī)范人民醫(yī)院的檔案管理工作，保障檔案的安全、有效利用，為醫(yī)院的運營和發(fā)展提供有力支持。全體員工應(yīng)共同遵守，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。
人民醫(yī)院檔案管理制度范文
第1篇 某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時應(yīng)同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門負責(zé)整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi),負責(zé)基建人員應(yīng)及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責(zé)人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開箱前,應(yīng)有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國國保守國家秘密法》及有關(guān)保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應(yīng)嚴格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時,須領(lǐng)導(dǎo)批準,不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經(jīng)辦公室負責(zé)人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點。欲外借者,需經(jīng)辦公室負責(zé)人批準,借期不得超過一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復(fù)查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負責(zé)對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調(diào)整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經(jīng)批準后,指派專人負責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達不確切,應(yīng)予修改補充。
2、修改前應(yīng)填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預(yù)立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當(dāng)時候進行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無關(guān)的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設(shè)備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設(shè)備儀器開箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調(diào)查項目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應(yīng)及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。
財務(wù)檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專人負責(zé)保管。
3、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門按照歸檔的要求,負責(zé)整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年,期滿后,由財務(wù)科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務(wù)部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務(wù)科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關(guān)于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預(yù)算、決算工資冊保存期限為永久。
第2篇 第2人民醫(yī)院財務(wù)會計檔案管理制度
第二人民醫(yī)院財務(wù)會計檔案管理制度
1、醫(yī)院會計檔案的管理應(yīng)接受衛(wèi)生主管部門的指導(dǎo)和檢查。
2、醫(yī)院每月、每年形成的會計核算資料必須經(jīng)過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務(wù)會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應(yīng)按國家規(guī)定執(zhí)行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務(wù)科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進行。
4、財務(wù)人員調(diào)離和離職必須辦理移交手續(xù)。
5、借閱財務(wù)會計檔案必須履行審批、登記、注銷手續(xù)。
6、對會計業(yè)務(wù)的重要核算資料要設(shè)專柜嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規(guī)定執(zhí)行。
第3篇 第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務(wù)報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(4)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管兩年(會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人批準,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機構(gòu)派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
