有哪些
檔案資料管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類(lèi)與編碼：依據(jù)文件性質(zhì)和工作需求，建立科學(xué)的分類(lèi)體系，確保每一份檔案都能準(zhǔn)確歸位。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、時(shí)間及方式，確保資料的完整性和時(shí)效性。
3. 存儲(chǔ)與保管：制定安全存儲(chǔ)條件，包括物理環(huán)境、防火防盜措施以及電子文檔的備份策略。
4. 利用與借閱：明確檔案利用的權(quán)限和流程，確保信息的安全共享。
5. 銷(xiāo)毀與保留：設(shè)定檔案的保存期限，規(guī)范銷(xiāo)毀程序，防止重要信息丟失。
6. 定期審查：實(shí)施定期的檔案審核，以檢查制度執(zhí)行情況和檔案的準(zhǔn)確性。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與編碼：由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如行政類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、項(xiàng)目類(lèi)等，并為每一類(lèi)別分配唯一的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：各部門(mén)需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集，每月定期提交給檔案部門(mén)。新產(chǎn)生的電子文檔需同步上傳至檔案管理系統(tǒng)。
3. 存儲(chǔ)與保管：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進(jìn)行清潔和消毒。電子檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)用服務(wù)器上，定期進(jìn)行異地備份。
4. 利用與借閱：?jiǎn)T工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)一周，到期未歸還者將受到警告。
5. 銷(xiāo)毀與保留：檔案管理部門(mén)每年評(píng)估一次檔案價(jià)值，無(wú)保存價(jià)值的檔案按程序銷(xiāo)毀。重要檔案需永久保存。
6. 定期審查：每季度進(jìn)行一次檔案完整性檢查，確保檔案的完整性和有效性。
上墻內(nèi)容
1. 檔案分類(lèi)與編碼圖示，清晰展示各類(lèi)別的編碼規(guī)則。
2. 借閱流程圖，明確借閱步驟和責(zé)任人。
3. 檔案保密協(xié)議，強(qiáng)調(diào)檔案信息安全的重要性。
4. 檔案銷(xiāo)毀規(guī)定，列出檔案銷(xiāo)毀的條件和程序。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式，方便員工咨詢(xún)和報(bào)告問(wèn)題。
本檔案資料管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的信息管理，保障信息的安全和高效利用，同時(shí)也為公司的決策提供有力的支持。各相關(guān)部門(mén)和個(gè)人需嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理工作秩序。
檔案資料管理制度范文
第1篇 _鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門(mén)類(lèi)的檔案,由社區(qū)村委會(huì)指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理,做到分類(lèi)清楚,存放有序,查詢(xún)方便。
二、資料一般按年度分類(lèi)歸檔,各個(gè)檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅(jiān)持做到隨時(shí)發(fā)生、隨時(shí)記錄、隨時(shí)整理歸檔,因特殊原因一時(shí)漏記的要及時(shí)補(bǔ)記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲(chóng)蝕等,確保檔案資料的完好無(wú)損。
五、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù),嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。
第2篇 機(jī)電設(shè)備檔案資料管理規(guī)定
1.目的
確保機(jī)電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。
2.適用范圍
適用于__花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案的管理。
3.內(nèi)容
3.1機(jī)電設(shè)備資料的管理
3.1.1機(jī)電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識(shí)清楚。
3.1.2常用的機(jī)電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機(jī)電值班室按班移交。
3.1.3機(jī)電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機(jī)電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時(shí)返還。
3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁(yè)現(xiàn)象由管理處兼職資料員報(bào)管理處主任嚴(yán)肅處理。
3.2機(jī)電設(shè)備檔案的管理
3.2.1機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機(jī)電主管統(tǒng)一集中保管。
3.2.2機(jī)電設(shè)備大中修檔案長(zhǎng)期保管直到設(shè)備報(bào)廢一年后銷(xiāo)毀。
3.2.3機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時(shí)歸還。
3.3機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。
3.4機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
4.記錄
無(wú)。
5.附件
無(wú)。
第3篇 住宅售前售后服務(wù)工程技術(shù)檔案資料管理規(guī)范
住宅項(xiàng)目售前售后服務(wù)及工程技術(shù)檔案資料管理
一、售前服務(wù)
公司派出專(zhuān)人積極協(xié)調(diào)、全力配合建設(shè)單位辦理開(kāi)工之前和各種手續(xù)。
積極配合建設(shè)單位做好現(xiàn)場(chǎng)的基地工作,為開(kāi)工做好準(zhǔn)備。
積極與當(dāng)?shù)厮茌牭呐沙鏊?、辦事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關(guān)系。
二、售后服務(wù)
自工程竣工后驗(yàn)收交付使用開(kāi)始,樹(shù)立用戶(hù)是上帝用戶(hù)至上的思想意識(shí),嚴(yán)格按國(guó)家規(guī)定的保修期限,進(jìn)行周到的服務(wù)。
在保修期間內(nèi),每年定期對(duì)用戶(hù)不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶(hù)提出的各種問(wèn)題,為用戶(hù)排憂解難。
保修期后,在公司建立用戶(hù)熱線,及時(shí)熱情解答用戶(hù)咨詢(xún)和解決用戶(hù)困難,隨叫隨到,維修時(shí)僅收取材料成本費(fèi)。
三、工程技術(shù)檔案資料管理
認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家和省計(jì)委、檔案局及省建委關(guān)于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對(duì)工程從開(kāi)工到竣工全過(guò)程,必須按檔案資料的具體內(nèi)容,填寫(xiě)程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
公司主管生產(chǎn)的經(jīng)理和總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和督促公司有關(guān)部門(mén)和項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)真履行各自的職責(zé),定期進(jìn)行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。
工程施工的技術(shù)資料、土建和安裝均應(yīng)同建設(shè)單位、設(shè)計(jì)院、質(zhì)檢站、建材生產(chǎn)廠家等密切配合,使各類(lèi)資料能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的按規(guī)定完善歸檔。
項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)內(nèi)業(yè)技術(shù)人員做好工程施工各類(lèi)資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術(shù)核定、材料代換、通知等應(yīng)及時(shí)辦理并簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專(zhuān)職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門(mén)審核簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專(zhuān)職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門(mén)審核。
附:本工程科技檔案一覽表
科 技 檔 案 一 覽 表
土建施工文件資料:
序 號(hào) 文件名稱(chēng) 責(zé)任人
1施工合同書(shū)公司法人
2開(kāi)工報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理
3技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要內(nèi)業(yè)技術(shù)員
4施工組織設(shè)計(jì)或施工方案項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人
5設(shè)計(jì)變更通知單、核定單內(nèi)業(yè)技術(shù)員
6原材料出廠質(zhì)量證明書(shū)材料員
7原材料試驗(yàn)報(bào)告試驗(yàn)員
8施工定位測(cè)量記錄測(cè)量員
9基礎(chǔ)及主體工程隱蔽記錄施工員
10分部分項(xiàng)單位工程質(zhì)量評(píng)定表及質(zhì)量事故處理報(bào)告質(zhì)量安全員
11交工驗(yàn)收證明書(shū)內(nèi)業(yè)技術(shù)員
12施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人
13竣工報(bào)告(含停、復(fù)工報(bào)告)項(xiàng)目經(jīng)理
14施工日志、大事記施工員
竣工圖
序 號(hào) 文件名稱(chēng) 責(zé)任人
1土建建施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員
2土建結(jié)施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員
第4篇 工程化驗(yàn)室檔案資料管理與保密制度
工程公司化驗(yàn)室檔案資料管理與保密制度
1、目的
使化驗(yàn)室的檢驗(yàn)原始記錄,儀器設(shè)備檔案,技術(shù)書(shū)籍處于受控狀態(tài),滿(mǎn)足檢驗(yàn)、設(shè)備的原始資料的保存需要。
2、使用范圍
本制度適用于化驗(yàn)室的檢測(cè)原始資料和儀器設(shè)備檔案管理。
3、職責(zé)
3.1班長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)檢測(cè)原始記錄進(jìn)行歸類(lèi),按保存期限進(jìn)行保管。
3.2儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)對(duì)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理。
4、工作程序
4.1由班長(zhǎng)負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、保管、借閱和銷(xiāo)毀工作。
4.2由班長(zhǎng)負(fù)責(zé)收集日常水質(zhì)檢測(cè)原始記錄,在檢測(cè)報(bào)告發(fā)出后立即歸檔。凡列入固定資產(chǎn)范圍內(nèi)的各類(lèi)儀器設(shè)備檔案資料于進(jìn)站開(kāi)箱驗(yàn)收后,立即歸檔。
4.3借閱存檔資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)。與檢測(cè)無(wú)關(guān)人員不得查閱檢測(cè)報(bào)告和原始記錄,保密資料需經(jīng)部長(zhǎng)或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱,不得帶出資料室,不得復(fù)印。
4.4檔案工作人員要嚴(yán)格為供貨商保守技術(shù)機(jī)密,并按照相關(guān)保密制度管理,否則以違反紀(jì)律處理。
4.5要注銷(xiāo)的技術(shù)檔案要造冊(cè)登記,經(jīng)部長(zhǎng)和總經(jīng)理審批,指定監(jiān)銷(xiāo)人共同處理,以防失密。
4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲(chóng)蛀。
5、相關(guān)文件
6、相關(guān)記錄
化驗(yàn)室資料檔案清單
第5篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實(shí)際情況,特對(duì)工程檔案資料管理制度做修訂如下 :
第一條 總則
為了加強(qiáng)我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標(biāo)準(zhǔn),遵照國(guó)家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)細(xì)則)。
第二條 工程技術(shù)檔案的范圍
工程技術(shù)檔案是指我公司在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。
第三條 工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人
1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開(kāi)展并管理保存。
2、各相關(guān)部門(mén)(指工程部和設(shè)計(jì)部)要指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)本部門(mén)的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求,切實(shí)履行各自職責(zé),對(duì)工程技 術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項(xiàng)工作應(yīng)納入各相關(guān)部門(mén)的工作日程,作為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。
第四條 歸檔范圍
1、對(duì)工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類(lèi),第一類(lèi)為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個(gè)相關(guān)專(zhuān)業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類(lèi)為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會(huì)同竣工結(jié)算資料一同報(bào)公司存檔;第三 類(lèi)為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內(nèi)容
1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項(xiàng)目分類(lèi)的方法進(jìn)行備案歸檔,每個(gè)項(xiàng)目的 檔案內(nèi)容包括三部分:
a、各相關(guān)部門(mén)移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門(mén)紅 圖章。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。
3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書(shū)寫(xiě)。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人 審核人
技術(shù)負(fù)責(zé)人 編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān) 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理
6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標(biāo)明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過(guò)圖面的1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制 竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項(xiàng)目部檔案 管理員登記,由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時(shí)將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關(guān)部門(mén)名稱(chēng)及代碼,統(tǒng)一按簡(jiǎn)稱(chēng)的每個(gè)字的拼音首位大寫(xiě)字母組合 而成。例如:設(shè)計(jì)部為s,工程部為g,以此類(lèi)推。
(2)各相關(guān)部門(mén)按上述要求的代碼進(jìn)行編冊(cè)組卷(以卷、冊(cè)、盒為主要形式 ),可據(jù)實(shí)際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開(kāi)再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊(cè)。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達(dá)到一定時(shí)間后由各部門(mén)資料員填寫(xiě)好本 部門(mén)的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門(mén)檔案管理人員應(yīng)對(duì)立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊(cè)名稱(chēng),由本部門(mén)資料員統(tǒng)一編寫(xiě)。
(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對(duì)案卷總目錄進(jìn)行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號(hào)”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門(mén)資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào),每卷按年度單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi) 始;
頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。
序號(hào):以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。
文件編號(hào):填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。
文件題名:填寫(xiě)文件主體全稱(chēng)。
日期:填寫(xiě)文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁(yè)數(shù):每份文件有幾頁(yè)背面有文字的也算一頁(yè))。
頁(yè)號(hào):卷內(nèi)每份文件第1頁(yè)所在之頁(yè)的編號(hào)。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。
(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。
本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名,標(biāo)注時(shí) 間。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填
寫(xiě)說(shuō)明。
另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù))。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。
(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號(hào):以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門(mén)、項(xiàng)目、時(shí)間、序列號(hào)4個(gè)要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。
案卷名稱(chēng):包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號(hào)等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊(cè)”。
責(zé)任人:提供檔案的部門(mén)資料員。
編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時(shí)間和手續(xù)
1、歸檔時(shí)間
(1)每一工程項(xiàng)目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項(xiàng)目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè) )后兩個(gè)月內(nèi)完成。
(2)具體的文件移交歸檔時(shí)間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關(guān)部門(mén)的檔案管理員在辦理檔案移交時(shí),均需登記并簽收。
附錄10-1:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間
附錄10-2:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間
附錄11:報(bào)送南京市城建檔案館的竣工資料
第6篇 基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時(shí),基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)完整后才可予以核銷(xiāo);若不完整,則不予接收
_基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時(shí)將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時(shí)需移交2份(如只有1份原件,同審批部門(mén)協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時(shí),應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報(bào)送套數(shù)及時(shí)間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時(shí),由基建檔案管理員簽字,財(cái)務(wù)處予以結(jié)帳。
_在工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對(duì)該工程竣工檔案資料進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收,合格后方可組織工程竣工驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收必須通知基建檔案管理員參加。
由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗(yàn)收合格后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說(shuō)明情況,經(jīng)同意后可在延長(zhǎng)的期限內(nèi)報(bào)送。
_施工技術(shù)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗(yàn)收審查工作,對(duì)不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對(duì),在資料移交表(清單)上簽名,并及時(shí)把工程資料移交給基建檔案管理員。
_歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿(mǎn)足以下要求:
_資料必須真實(shí)、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
_文字資料須裝訂成冊(cè),頁(yè)面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無(wú)撕破,對(duì)破損材料要裱糊,用鉛筆編頁(yè)碼,不可用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
_報(bào)送資料按專(zhuān)業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
_竣工圖須裝訂成冊(cè),規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無(wú)破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計(jì)圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
_歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見(jiàn)表》中的相關(guān)內(nèi)容報(bào)送。
_歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊(cè),一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報(bào)送。
_對(duì)于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時(shí),應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補(bǔ)齊后再返還?；n案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊?；n案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時(shí),不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。
_其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
第7篇 基建處工程檔案資料管理實(shí)施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實(shí)施辦法
一.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,以及黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋,從設(shè)計(jì)資料,上級(jí)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標(biāo)高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計(jì),擴(kuò)大初步設(shè)計(jì),施工預(yù)算,招投標(biāo)工作文件,開(kāi)工報(bào)告,測(cè)量定位記錄,各類(lèi)合同及附件,工程協(xié)議書(shū),圖紙會(huì)審記錄,修改設(shè)計(jì)資料,設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計(jì)結(jié)論及相關(guān)財(cái)務(wù)資料,各種驗(yàn)收證件,檢測(cè)報(bào)告,材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū),竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類(lèi)資料的經(jīng)辦人都必須主動(dòng)將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來(lái)查閱時(shí),均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時(shí),由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限期交還。若有丟失,除須作出書(shū)面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購(gòu)、采購(gòu)各類(lèi)書(shū)籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長(zhǎng)期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時(shí)歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對(duì)已竣工項(xiàng)目的基建檔案資料,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)辦理竣工驗(yàn)收手續(xù),各種資料應(yīng)及時(shí)歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊(cè)后,送交檔案館內(nèi)存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長(zhǎng)保管時(shí)間的黑色、蘭黑繪圖書(shū)寫(xiě)墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動(dòng)配合,做到基建檔案完整、準(zhǔn)確、無(wú)遺失。
第8篇 酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺(tái)賬、檔案資料管理制度
酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺(tái)賬、檔案資料管理制度
1.設(shè)備建立臺(tái)賬范圍
凡價(jià)值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應(yīng)列入設(shè)備臺(tái)賬;
2.設(shè)備分類(lèi)及編號(hào)應(yīng)按照各部門(mén)設(shè)備功能分為七大類(lèi);采用五級(jí)號(hào)碼制:
生活服務(wù)設(shè)備-s 信息設(shè)備-_
文娛保健設(shè)備-w 環(huán)境美化設(shè)備-h
保安設(shè)備-b 交通運(yùn)載設(shè)備-j
其他設(shè)備-q
設(shè)備編號(hào)說(shuō)明:
(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號(hào)即為各部門(mén)固定資產(chǎn)編號(hào),為了統(tǒng)一方便,號(hào)碼順序從1開(kāi)始(不從0開(kāi)始);
(2)如有報(bào)廢和調(diào)撥出部門(mén),其編號(hào)應(yīng)永久保留,并說(shuō)明調(diào)出原因,不要用新購(gòu)進(jìn)或其他設(shè)備來(lái)填補(bǔ)報(bào)廢設(shè)備的舊編號(hào);
(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨(dú)編號(hào),而可以在主機(jī)編號(hào)之后編附機(jī)號(hào);
(4)每臺(tái)設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號(hào)或噴上編號(hào);
3.設(shè)備管理類(lèi)別劃分原則及代號(hào)
(1)重點(diǎn)設(shè)備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點(diǎn)設(shè)備:
a.負(fù)荷高、耗能大、連續(xù)性運(yùn)行的設(shè)備;
b.對(duì)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量影響大的設(shè)備;
c.停機(jī)后,對(duì)經(jīng)營(yíng)及酒店聲譽(yù)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;
e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴(yán)重影響人身安全的設(shè)備;
g.對(duì)環(huán)境保護(hù)及作業(yè)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
h.單臺(tái)(套)設(shè)備原值在五萬(wàn)元以上的設(shè)備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機(jī)組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;
(2)重要設(shè)備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設(shè)備:
a.多班運(yùn)行或開(kāi)機(jī)時(shí)間長(zhǎng)的設(shè)備;
b.需要經(jīng)?；蚨ㄆ谡{(diào)整的設(shè)備;
c.故障停機(jī)對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)有影響的設(shè)備;
d.故障頻次多或停機(jī)時(shí)間長(zhǎng)的設(shè)備;
e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;
f. 配件供應(yīng)周期長(zhǎng)的設(shè)備;
g.對(duì)操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;
h.單臺(tái)(套)原值在一萬(wàn)元以上的設(shè)備;
例:各種泵、通風(fēng)機(jī)、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計(jì)算機(jī)、運(yùn)輸車(chē)輛等;
(3)一般設(shè)備:用c表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備,為一般設(shè)備:
a.負(fù)荷低、開(kāi)機(jī)時(shí)間短;
b.對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)質(zhì)量影響不大的設(shè)備;
c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;
d.故障停機(jī)不影響經(jīng)營(yíng)的設(shè)備;
e.不構(gòu)成重點(diǎn)、重要設(shè)備的其他設(shè)備;
例:彩電、風(fēng)機(jī)盤(pán)管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;
4.設(shè)備臺(tái)賬內(nèi)容
(1)使用單位:填寫(xiě)單位名稱(chēng)及酒店編號(hào);
(2)管理類(lèi)別:按上面的規(guī)定填寫(xiě);
(3)設(shè)備名稱(chēng):按設(shè)備銘牌填寫(xiě);
(4)設(shè)備編號(hào):按上面的規(guī)定填寫(xiě);
(5)相關(guān)設(shè)備編號(hào):填寫(xiě)與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號(hào);
(6)固定資產(chǎn)編號(hào):按固定資產(chǎn)賬上填寫(xiě);
(7)規(guī)格型號(hào):按設(shè)備銘牌填寫(xiě);
(8)總電功率:填寫(xiě)本設(shè)備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設(shè)備銘牌填寫(xiě);
(10)出廠編號(hào):按設(shè)備銘牌填寫(xiě);
(11)出廠日期:按設(shè)備銘牌填寫(xiě);
(12)啟用日期:填寫(xiě)實(shí)際投入使用的日期;
(13)安裝地點(diǎn):填寫(xiě)設(shè)備安裝的具體地點(diǎn);
(14)設(shè)備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫(xiě);
(15)預(yù)計(jì)殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫(xiě);
(16)計(jì)提折舊:填寫(xiě)累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫(xiě)預(yù)計(jì)使用的年限;
(18)設(shè)備現(xiàn)狀:填寫(xiě)在用或封存、閑置、報(bào)廢等;
(19)備注:填寫(xiě)其他需要說(shuō)明的內(nèi)容。
5.設(shè)備臺(tái)賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項(xiàng)目主管填制,總監(jiān)秘書(shū)負(fù)責(zé)保管存檔。
6.設(shè)備情況發(fā)生變化,及時(shí)修正臺(tái)賬記錄。
7.根據(jù)臺(tái)賬,定期對(duì)的所有設(shè)備進(jìn)行盤(pán)查,做到賬物相符。
8.設(shè)備技術(shù)檔案管理
(1)所有重點(diǎn)、重要設(shè)備以及列入計(jì)劃?rùn)z修的一般設(shè)備,都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立,應(yīng)符合勞動(dòng)管理部門(mén)的要求,按勞動(dòng)局要求的格式建立,其他設(shè)備按和管理公司要求建立;
(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時(shí)、準(zhǔn)確地反映設(shè)備的運(yùn)行狀況;
(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息,及時(shí)分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護(hù)、檢修及改造、更新。
9.設(shè)備技術(shù)資料管理
(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)收集、整理、核實(shí)、登記和保管,堅(jiān)決杜絕資料散落個(gè)人手中的現(xiàn)象;
(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容:
a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料;
b.上級(jí)及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購(gòu)置的文件;
c.設(shè)備購(gòu)置合同;
a.設(shè)備出廠合格證;
e.設(shè)備裝箱單及開(kāi)箱驗(yàn)收記錄;
f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;
g.設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)及進(jìn)口設(shè)備說(shuō)明書(shū)中文譯本;
h.設(shè)備圖紙和備件圖冊(cè)
10.使用設(shè)備技術(shù)資料,使用部門(mén)一般使用復(fù)印件,如不便復(fù)印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準(zhǔn),指定負(fù)責(zé)人,由使用者辦理長(zhǎng)期原件借用手續(xù),存放于使用部門(mén)。
11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護(hù)檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時(shí),并有責(zé)任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時(shí),做到每月整理一次,每年清理一次,分門(mén)別類(lèi)做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準(zhǔn),一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進(jìn)行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時(shí),使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫(huà)、涂抹,不得對(duì)檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無(wú)損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時(shí),不得長(zhǎng)時(shí)間擺放在桌面上,應(yīng)及時(shí)放入專(zhuān)用檔案柜中保存;
(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
第9篇 生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度范本
生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度
1.目的作用
設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能,特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1 設(shè)備檔案資料對(duì)公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用,對(duì)其管理的主要負(fù)責(zé)部門(mén)是公司設(shè)備動(dòng)力科,主要應(yīng)做好的工作是:資料來(lái)源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過(guò)程的管理工作。
2.2 設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動(dòng)力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件),凡是需用資料的部門(mén)均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按公司制定的《檔案管理?xiàng)l例》,加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。
3.主題釋意與說(shuō)明
3.1 有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造(購(gòu)置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報(bào)廢等全過(guò)程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說(shuō)明、計(jì)算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺(tái)建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。
3.2 設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:
3.2.1 制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說(shuō)明書(shū)、裝箱單。
3.2.2 設(shè)備安裝驗(yàn)收移交書(shū)。
3.2.3 設(shè)備附件及工具清單。
3.2.4 設(shè)備大、中修理施工記錄,竣工驗(yàn)收單,修理檢測(cè)記錄。
3.2.5 精度校驗(yàn)及檢驗(yàn)記錄。
3.2.6 設(shè)備改裝、更新技術(shù)。
3.2.7 設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單(原因分析處理結(jié)果)。
3.2.8 設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。
3.2.10 設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目等)。
3.2.12 設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項(xiàng)目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收規(guī)范等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動(dòng)力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說(shuō)明書(shū)、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊(cè)、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊(cè)及設(shè)備維修、使用原始等。
4.設(shè)備檔案資料的收集
4.1 設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作,將設(shè)計(jì)通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說(shuō)明書(shū)以及各種型號(hào)的設(shè)備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設(shè)備進(jìn)公司,開(kāi)箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來(lái)的圖紙資料,如果是進(jìn)口設(shè)備需提請(qǐng)主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說(shuō)明書(shū)上的電器圖,在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制,以指導(dǎo)安裝施工,原圖分級(jí)妥善保管。
4.3 設(shè)備檢修與維修期間,由設(shè)備管理部門(mén)組織車(chē)間技術(shù)人員及有關(guān)人員對(duì)設(shè)備的易損件、傳動(dòng)件等進(jìn)行測(cè)繪,經(jīng)校對(duì)后將測(cè)繪圖紙匯總成冊(cè)存檔管理。
4.4 隨機(jī)帶來(lái)的圖紙資料及外購(gòu)圖紙和測(cè)繪圖紙由設(shè)備管理部門(mén)組織審核校對(duì),發(fā)現(xiàn)圖紙與實(shí)物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門(mén)組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動(dòng)系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤(rùn)滑系統(tǒng)圖等,進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車(chē)間維修使用,原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或帶出資料室。
5.設(shè)備檔案資料的整理 所有進(jìn)人資料室保管的藍(lán)圖,資料員必須經(jīng)過(guò)整理、清點(diǎn)編號(hào)、裝訂(指藍(lán)圖),登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購(gòu)件目錄、部件總圖、零件的圖號(hào)順序整理成套,并填寫(xiě)圖紙目錄和清單,詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù),圖面必須符合國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn),有名稱(chēng)、圖號(hào),有設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設(shè)備類(lèi)別清點(diǎn)、編號(hào)、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無(wú)誤。
5.2.2 底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名(蓋章)批準(zhǔn),注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷(xiāo)毀,應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門(mén)組織技術(shù)員分別核實(shí),確定無(wú)保存價(jià)值者,列出清單,經(jīng)設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
5.3 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管
5.3.1 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。
5.3.2 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門(mén)組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實(shí)際附設(shè)走向進(jìn)行測(cè)繪,底圖交公司資料室作密級(jí)資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實(shí)物或?qū)嶋H情況相符,根據(jù)公司管線布置變動(dòng)的情況,檔案資料必須作相應(yīng)的變動(dòng),修改后歸檔。
6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確
6.2 檢
驗(yàn)(檢測(cè)檢修、驗(yàn)收記錄等資料由設(shè)備動(dòng)力科分管人員作分類(lèi)整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。
6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號(hào) 6.4 圖紙上的各項(xiàng)技術(shù)要求標(biāo)注齊全,圖紙清晰。
6.5 型號(hào)相同的設(shè)備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應(yīng)與實(shí)物核對(duì),并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設(shè)備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應(yīng)及時(shí)修改。
6.7 圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號(hào)。
6.9 訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無(wú)制造廠設(shè)備圖紙的編號(hào),按下列辦法進(jìn)行,即第一節(jié)為設(shè)備型號(hào),第二節(jié)為部件號(hào),第三節(jié)為零件號(hào),每節(jié)用短橫線連接。每個(gè)部件的零件號(hào)都從001開(kāi)始,以便書(shū)寫(xiě)整齊和查閱清楚。
6.10 嚴(yán)禁將圖冊(cè)中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。
7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定
7.1 資料管理員認(rèn)真按《圖紙資料借閱登記表》填寫(xiě)名稱(chēng)、圖號(hào)、張數(shù)、借閱時(shí)間、借閱期限等項(xiàng)。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報(bào)請(qǐng)?jiān)O(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。
7.4 資料借閱時(shí)間規(guī)定為10天內(nèi),借閱期滿(mǎn),資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者,應(yīng)辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設(shè)備管理部按其損失作估價(jià)賠償。
7.5 非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員,經(jīng)設(shè)備部允許,可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.6 原圖原件或無(wú)備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調(diào)動(dòng)或退休手續(xù)。
8.附件
附件一-設(shè)備備案卡(一)
附件二-設(shè)備備案卡(二)
第10篇 業(yè)主委員會(huì)檔案資料管理辦法范本
業(yè)主委員會(huì)檔案資料管理辦法
為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案,根據(jù)相關(guān)法規(guī),制定本管理辦法。
第一條 業(yè)主委員會(huì)需要保存的資料、檔案包括,“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會(huì)議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門(mén)下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會(huì)物品說(shuō)明、保修書(shū)、登記表”“活動(dòng)中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會(huì)接訪登記表”和其他業(yè)主(代表)大會(huì)同意的各種文本資料和電子文檔。
第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類(lèi)、編號(hào)存檔,電子文檔要進(jìn)行備份。
第三條 常務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料,并進(jìn)行整理、存檔。
第四條 文本資料必須按照保密等級(jí)進(jìn)行保存,業(yè)主資料為最高等級(jí),禁止對(duì)外查閱。
第五條 因?yàn)橘Y料保管人個(gè)體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的,業(yè)委會(huì)必須追究其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任;責(zé)任人是業(yè)委會(huì)委員的立刻終止其委員資格,并扣除其所有補(bǔ)助;責(zé)任人是秘書(shū)的立刻將其開(kāi)除,扣發(fā)當(dāng)月薪水。
第11篇 特種設(shè)備檔案資料管理制度辦法
特種設(shè)備檔案資料管理制度
一、目的
為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。
三、規(guī)定內(nèi)容
1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:
1.1特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗(yàn)報(bào)告書(shū);
1.3特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄;
1.4特種設(shè)備的日常運(yùn)行狀況記錄;
1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
1.6特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄;
2、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)特種設(shè)備檔案資料的保管工作。
3、特種設(shè)備安全管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見(jiàn)證資料應(yīng)永久保存。
4、根據(jù)需要本單位可另外專(zhuān)門(mén)設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機(jī)構(gòu)。
第12篇 海岸管理處檔案資料管理
陽(yáng)光海岸管理處檔案資料管理
物業(yè)檔案是對(duì)前期開(kāi)發(fā)成果的記錄和繼承,是當(dāng)前實(shí)施物業(yè)工程維修、配套、改造必不可少的依據(jù),是物業(yè)管理企業(yè)的基礎(chǔ)工作。陽(yáng)光海岸物業(yè)管理檔案資料包括:基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料、設(shè)備檔案、行政文書(shū)、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)租賃、小區(qū)管理、消防、治安、建筑及工程運(yùn)行、維修技術(shù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的一切有價(jià)值的文字圖像資料。小區(qū)的檔案資料管理要將這些資料按小區(qū)工程建設(shè)、業(yè)主/租戶(hù)、日常管理三方面進(jìn)行分類(lèi)管理。
一、制定檔案管理制度
設(shè)置綜合檔案室,專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、歸檔和管理。
二、檔案的收集和歸檔
1.歸檔的文件材料要求完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。陽(yáng)光海岸的相關(guān)文件材料的收集、 歸檔需要得到前期開(kāi)發(fā)商的大力支持。
2.擴(kuò)建工程、改造工程的竣工驗(yàn)收及外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等,必須在文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的情況下才能驗(yàn)收;
3.基建項(xiàng)目、改造工程的資料在竣工后一個(gè)月內(nèi)歸檔。
三、檔案的保管
1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理交接手續(xù);
2.檔案資料必須按順序分類(lèi)規(guī)范排列,便于查找;
3.底圖除修改、送曬外,不得外借,修改后的底圖要及時(shí)歸檔,并認(rèn)真檢查修改、補(bǔ)充情況;
4.檔案室要做到七防:防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防有害氣體;
5.高度重視消防及用電安全,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
四、陽(yáng)光海岸的交接資料主要有
小區(qū)竣工建筑平面圖及相關(guān)文字資料
小區(qū)道路竣工圖及資料
小區(qū)給排水竣工資料
小區(qū)電氣竣工資料
小區(qū)空調(diào)、供熱系統(tǒng)資料
小區(qū)自動(dòng)噴淋系統(tǒng)資料
小區(qū)電梯資料
小區(qū)室外工程資料
其它相關(guān)竣工資料
第13篇 住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想規(guī)范
住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想
1 檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,實(shí)施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；取傲惫芾?建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
1.1.2資料的收集堅(jiān)持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,從實(shí)際需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來(lái)源,從時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹(shù)一木都有詳細(xì)的資料收集。
1.2資料分類(lèi)整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)保存。根據(jù)實(shí)際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。
1.4檔案的運(yùn)用
采用先進(jìn)的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。
1.4.1外部網(wǎng):與廣大業(yè)戶(hù)、主管部門(mén)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如
住戶(hù)資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。
2 檔案資料的類(lèi)別
檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖、住戶(hù)檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行記錄、運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動(dòng)記錄及檔案。
2.1竣工驗(yàn)收資料(如下表)
名 稱(chēng) 資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料 a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術(shù) 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質(zhì)勘察報(bào)告;
c 工程合同及開(kāi)工、竣工報(bào)告;
d 工程預(yù)算
e 圖紙會(huì)審記錄
f 工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗(yàn)收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗(yàn)收證明書(shū);
k 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū);
l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備檢驗(yàn)合格證書(shū);
m 砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告;
n 供水、供暖的試壓報(bào)告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項(xiàng)說(shuō)明、質(zhì)保書(shū)和保修單,操作手冊(cè)等;
q 有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件
2.2管理檔案資料(含業(yè)戶(hù)檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱(chēng) 資料內(nèi)容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料
住戶(hù)資料 a:住戶(hù)遷入資料
b:住戶(hù)人員檔案
c:住戶(hù)維修檔案
事務(wù)資料 a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表
c:業(yè)戶(hù)搬出(入)物品登記表d:日常事務(wù)巡視記錄
e:業(yè)戶(hù)回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請(qǐng)表(附圖紙)b:維修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)
c:臨時(shí)施工人員登記表 d:施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照
2.3投訴與回訪及其他管理服務(wù)
名稱(chēng)資料內(nèi)容
維修資料 a:維修申報(bào)表 b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料、車(chē)位使用協(xié)議
設(shè)備管理
資料 a:公用
設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化
資料 a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄
b:文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
c:傳媒報(bào)導(dǎo)
員工管理
資料 a:員工個(gè)人資料、聘用表b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)懲記錄
c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
業(yè)戶(hù)反饋
資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)戶(hù)意
見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
c:業(yè)戶(hù)投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門(mén)文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)文件
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e:管理處榮譽(yù)一覽表
f:管理處接待來(lái)訪參觀記錄表
業(yè)主委員會(huì)
第14篇 某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法
基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法
檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發(fā)揮檔案的作用,使之更好地服務(wù)于工作,特制訂本辦法。
一、文件材料歸檔范圍:
1、院外文件:按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類(lèi)正式文件。
2、學(xué)院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。
3、我處形成下達(dá)的各類(lèi)規(guī)章制度、正式文件和會(huì)議記錄等資料。
4、我處代表學(xué)院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。
5、學(xué)院總體規(guī)劃、基建計(jì)劃、招投標(biāo)記錄等資料。
6、按學(xué)院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。
二、檔案的使用與管理:
1、根據(jù)學(xué)院檔案館要求歸檔的檔案我處按時(shí)交由檔案館統(tǒng)一管理,以維護(hù)檔案資料的完整和安全。
2、工作需要借閱檔案,根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后,、借閱者應(yīng)對(duì)檔案負(fù)責(zé),不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫(huà)、拆散,用完后及時(shí)歸還。
3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各類(lèi)會(huì)議、大事的有關(guān)材料及時(shí)交檔案,負(fù)責(zé)檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料,及時(shí)整理歸檔。
4、凡是需要銷(xiāo)毀的檔案資料,必須造具清冊(cè),經(jīng)主管檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)學(xué)院審批后執(zhí)行。
三、文件傳閱和處理:
收到文件,要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級(jí)、傳閱范圍等要求,及時(shí)登、記、擬辦、傳遞和送閱。
2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。
3、文件一般不外借,如確需借閱,應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記,并限期歸還。
4、文件閱后(文件精神傳達(dá)貫徹后)應(yīng)及時(shí)立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。
四、組織
1、處成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。
2、各科室應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作。
五、其他
1、未盡事宜由處負(fù)責(zé)解釋。
2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。
z醫(yī)學(xué)院基建規(guī)劃處
第15篇 某中學(xué)家長(zhǎng)學(xué)校檔案資料管理制度
中學(xué)家長(zhǎng)學(xué)校檔案資料管理制度
1、學(xué)校成立專(zhuān)門(mén)的檔案資料室,專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理各類(lèi)檔案。
2、凡家長(zhǎng)學(xué)校所開(kāi)展的所有活動(dòng),都必須有資料積累,并及時(shí)把資料歸并成冊(cè),分類(lèi)裝訂。
3、教師在家長(zhǎng)學(xué)校活動(dòng)中的教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門(mén)別類(lèi)裝訂成冊(cè),交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長(zhǎng)會(huì)簽到單、學(xué)員名冊(cè)、優(yōu)秀學(xué)員名冊(cè)等按學(xué)期分類(lèi)裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門(mén)別類(lèi),存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資料室的管理,不間斷地進(jìn)行檢查,及時(shí)提出完善意見(jiàn)。
