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檔案安全管理制度匯編(2篇)

更新時間:2024-11-20 查看人數(shù):78

檔案安全管理制度

有哪些

檔案安全管理制度主要包括以下幾個關鍵部分:

1. 檔案分類與編碼:確保所有文件按照其性質(zhì)、重要性和使用頻率進行合理分類,并給予明確的編碼,便于管理和檢索。

2. 權(quán)限管理:設定不同級別的訪問權(quán)限,限制非授權(quán)人員接觸敏感或機密檔案。

3. 存儲與備份:采用物理和電子雙重存儲方式,定期進行數(shù)據(jù)備份,防止因災害或設備故障導致檔案丟失。

4. 安全防護:實施物理安全措施,如防火、防盜、防潮,同時加強網(wǎng)絡安全防護,防止黑客攻擊。

5. 檔案借閱與歸還:建立嚴格的借閱流程,記錄借閱人、借閱時間及歸還情況,防止檔案遺失。

6. 檔案銷毀:對于過期或無保存價值的檔案,制定合理的銷毀程序,確保信息安全。

7. 員工培訓:定期進行檔案管理培訓,提高員工的安全意識和操作規(guī)范。

實施細則

1. 檔案分類與編碼:由檔案管理部門負責,根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定和行業(yè)標準,制定詳細的分類和編碼規(guī)則,并對新入職員工進行培訓。

2. 權(quán)限管理:設立檔案管理員,負責審批和監(jiān)控檔案訪問,確保只有授權(quán)的員工能訪問相關檔案。

3. 存儲與備份:選擇可靠的存儲設備,如防火防磁柜和云存儲服務,至少每季度進行一次數(shù)據(jù)備份,備份應在不同地點存放。

4. 安全防護:安裝監(jiān)控系統(tǒng),設置訪問密碼,定期更新防火墻和殺毒軟件,進行網(wǎng)絡安全演練。

5. 檔案借閱與歸還:借閱者需填寫申請表,經(jīng)檔案管理員批準后方可借閱,借閱期限不超過兩周,逾期未歸還需支付罰款。

6. 檔案銷毀:由專門的銷毀委員會評估檔案價值,確定銷毀名單,銷毀過程需有專人監(jiān)督,確保合規(guī)。

7. 員工培訓:每年至少組織兩次檔案安全管理培訓,包括理論學習和實操演練,確保員工了解并遵守相關規(guī)定。

上墻內(nèi)容

1. “檔案安全,人人有責?!?

2. “未經(jīng)授權(quán),不得私自復制、傳播檔案?!?

3. “檔案借閱須經(jīng)審批,按時歸還?!?

4. “發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失,立即報告?!?

5. “保密信息,不得外泄?!?

6. “定期備份,確保檔案安全?!?

7. “遵守檔案管理規(guī)定,維護企業(yè)信息安全?!?/p>

以上制度旨在保障企業(yè)檔案的安全與完整,每位員工都應熟知并嚴格遵守,共同維護我們的信息資產(chǎn)。

檔案安全管理制度范文

第1篇 檔案安全管理制度

一、檔案庫房要有“八防”措施,即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。

二、庫房內(nèi)應保持清潔衛(wèi)生,隨時對檔案裝具進行除塵,以防止有害物質(zhì)的侵蝕。

三、庫房內(nèi)嚴禁吸煙及存放易燃物品。

四、定期檢查檔案保管狀況,做好日常溫濕度記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

五、嚴格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時,重要文件要逐份登記造冊,并在指定地點專人監(jiān)督銷毀。

六、對館藏檔案每年進行一至二次全面檢查,主要核實帳、物、卡是否相符,以防檔案長期借出造成丟失,發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理。

七、對計算機內(nèi)的檔案信息要做到安全管理,定期檢查、清理信息,以防信息的丟失與損壞。

八、配備滅火設備。

九、對庫房內(nèi)電線、電路經(jīng)常進行維護。

第2篇 資料檔案安全管理辦法

1、目的

為了加強公司的檔案管理和保密工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務。

2、適用范圍

適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。

3、職責

3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

3.2 除設備、財務等專門檔案由各相關部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

4、工作程序

4.1 凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

4.1.1建廠時原始設計資料,各種招投標文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設施維修、合同、技術、保衛(wèi)、設備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。

4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報告及需要歸檔的其它文件。

4.1.4會議記錄、工作計劃、總結(jié)、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。

4.2 檔案的收集、鑒定與整理

4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應經(jīng)常向有關部門和個人收集文件資料。有關部門和個人應主動配合,定期檢查應存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應及時向行政部作收文登記,個人確需的,經(jīng)批準可以復印留用。

4.2.2檔案管理部門在收到有關歸檔資料后,應根據(jù)其內(nèi)容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經(jīng)過技術人員鑒定和副總經(jīng)理批準后可以定期銷毀。凡應存檔文件,應按內(nèi)容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

4.3 檔案管理人員要求

檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應熱愛檔案事業(yè),不務名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風嚴謹、一絲不茍。業(yè)務上應努力學習,具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務知識,熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務的基本特點和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

4.4檔案管理員崗位職責

4.4.1努力學習、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項規(guī)章制度,做好本職工作。

4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標準要求。

4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

發(fā)揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務水平和服務水平。

4.4.4檔案人員必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設施,以防意外。

4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應立即向領導報告并采取補救措施。

4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評教育或追究相應責任。

4.5檔案查閱制度

4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領導批準,在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復印按《檔案查閱制度》辦理。

4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關的檔案。

4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經(jīng)理同意后才能查閱。

4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準。

4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準,由檔案人員辦理。

4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。

4.6 檔案保管制度

4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內(nèi)。

4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。

4.6.3庫房應安裝調(diào)溫調(diào)濕設備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設施,并防止老鼠入侵,并設置窗簾、窗板等遮陽措施。

4.6.5檔案柜、架應按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當距離。

4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

4.7 檔案室防火安全制度

4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術資料室、財務檔案室都是重點防火部位。

4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。

4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。

4.7.5閑散無關人員不得進入檔案室。

4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。

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