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本《收發(fā)管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件、物品的接收與發(fā)送流程，確保信息的安全、準確和高效流通，提升整體運營效率。
包括哪些方面
1. 文件管理：涵蓋文件的接收、登記、分發(fā)、存儲及銷毀等環(huán)節(jié)。
2. 物品管理：涉及物品的入庫、出庫、盤點、保管等操作。
3. 責任分配：明確各部門和個人在收發(fā)過程中的職責。
4. 審核流程：規(guī)定文件和物品收發(fā)的審批權(quán)限和程序。
5. 安全保障：制定防止信息泄露和實物損壞的措施。
6. 緊急處理：設(shè)定特殊情況下的應(yīng)急響應(yīng)機制。
重要性
1. 提高效率：統(tǒng)一的收發(fā)管理流程能減少溝通成本，提高工作效率。
2. 保障安全：防止敏感信息泄露，保護公司資產(chǎn)不受損失。
3. 規(guī)避風險：通過嚴格的審核和責任劃分，降低錯誤和糾紛的發(fā)生。
4. 促進協(xié)作：明確的流程有助于部門間協(xié)同工作，提升整體執(zhí)行力。
方案
1. 文件管理： - 接收：所有收到的文件應(yīng)立即登記，注明發(fā)送方、時間、內(nèi)容摘要等信息。 - 分發(fā)：根據(jù)文件性質(zhì)和緊急程度，由專人及時分發(fā)至相關(guān)部門或個人。 - 存儲：電子文件分類存儲在指定服務(wù)器，紙質(zhì)文件存放在防火、防潮設(shè)施中。 - 銷毀：過期或不再需要的文件，需經(jīng)過審批后進行安全銷毀。
2. 物品管理： - 入庫：所有入庫物品需詳細記錄，包括數(shù)量、型號、來源等，存入指定區(qū)域。 - 出庫：物品出庫需填寫申請單，經(jīng)審批后由倉庫管理員執(zhí)行。 - 盤點：定期進行物品盤點，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)查處理。 - 保管：物品應(yīng)妥善存放，避免損壞或丟失。
3. 責任分配： - 設(shè)立專職的收發(fā)員，負責日常文件和物品的接收、登記和分發(fā)工作。 - 各部門負責人對本部門文件和物品的收發(fā)負有監(jiān)督責任。 - 高層管理人員負責審批重要文件和物品的收發(fā)。
4. 審核流程： - 所有重要文件和物品的收發(fā)需經(jīng)過部門主管審核，特殊情況下需報備高層。 - 對于涉密文件，需經(jīng)過保密部門的審查和授權(quán)。
5. 安全保障： - 實行權(quán)限管理，限制無關(guān)人員接觸敏感信息和物品。 - 定期對收發(fā)系統(tǒng)進行安全檢查，確保信息傳輸?shù)陌踩浴? - 建立信息安全和實物安全的培訓制度，提高員工的防范意識。
6. 緊急處理： - 制定應(yīng)急預(yù)案，如遇突發(fā)事件，迅速啟動應(yīng)急響應(yīng)機制。 - 對于丟失或泄露事件，應(yīng)立即報告并啟動調(diào)查，同時采取補救措施。
本制度自發(fā)布之日起實施，全體員工須嚴格遵守，如有違反，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行處理。各相關(guān)部門應(yīng)定期對收發(fā)管理制度進行評審和更新，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和變化。
收發(fā)管理制度范文
第1篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
第2篇 南方醫(yī)院收發(fā)工作管理制度
大學附屬醫(yī)院收發(fā)工作管理制度
為加強收發(fā)室管理,進一步規(guī)范收發(fā)工作,提高工作質(zhì)量,特制定本制度。
一、凡送達醫(yī)院的各類重要郵件(如掛號件、包裹單、匯款單)、公文密件等均應(yīng)簽收、登記,并要求收件人、收件部門簽收。
二、凡接收的各類郵件、公文、報刊等應(yīng)在當日全部分發(fā)完畢;急件、特快專遞等應(yīng)及時通知或送達收件人、收件部門。
三、凡接收的各類郵件、公文、函件等,若未具體寫明收件部門或收件人姓名的,一律送院長辦公室處理。
四、凡寄達“zz大學附屬第一醫(yī)院”、“院長辦公室”、“院領(lǐng)導個人”的各種函件,均徑送院長辦公室,不得委托他人轉(zhuǎn)送。
五、對各部門申請協(xié)助外寄國內(nèi)公函、郵件,訂閱報紙、雜志、期刊等要求,應(yīng)憑其部門負責人簽字同意的書面材料方可辦理。
六、凡寄往國外和港澳臺的公務(wù)郵件和特快專遞應(yīng)報經(jīng)院長辦公室批準后方可辦理。
七、工作認真,服務(wù)熱情,態(tài)度和氣;出現(xiàn)差錯,追究有關(guān)人員責任。
八、嚴禁私拆函件、私揭郵票、私投廣告。
九、與工作無關(guān)的人員未經(jīng)允許不準進入收發(fā)室,確保公文、函件、郵件的安全。
第3篇 z度假村制服收發(fā)管理制度
度假村制服收發(fā)管理制度
一、布草房收發(fā)窗口必須保證隨時有人收發(fā)制服,不準有空房現(xiàn)象。
二、所有制服收發(fā)員工必須站立微笑服務(wù),請字當頭,謝字不離口。
三、任何員工不準將私人衣物混入制服內(nèi)充公洗燙。
四、準以任何理由向其它部門員工索取物品。
五、因洗燙原因造成編號顏色脫落之衣服應(yīng)及時填補清楚。
六、由于機械原因造成的洗爛或特殊處理,不能及時將衣服發(fā)給員工時,制服收發(fā)員工向其作解釋的同時,發(fā)備用衣、褲作為頂用。
七、制服收發(fā)員工不準以任何理由扣發(fā)他人衣服或在收發(fā)衣服時作私人交易。
八、凡接受換衣時一律以臟衣服換干凈的,有特殊情況者用工作證或駕駛證暫作抵押。
九、因破損不能繼續(xù)穿用之制服,應(yīng)及時報告主管填更換單上報。
十、凡借出的工衣一律填寫借衣單(條),交回后注銷。
十一、對有冬夏服裝之分的部門,應(yīng)在換委的前三天為其做好更換準備,并妥善安排好換季衣服的保存。
第4篇 鄉(xiāng)黨委政府收發(fā)文管理制度
鄉(xiāng)黨委、政府收發(fā)文管理制度
收文、發(fā)文是機關(guān)日常管理的基本要求,是為各級領(lǐng)導科學決策、正確指導工作提供服務(wù)的重要途徑。為規(guī)范管理、提高效率,特制定本制度。
一、鄉(xiāng)黨委、鄉(xiāng)政府收文、發(fā)文由辦公室內(nèi)勤負責。
二、收文、發(fā)文按類別進行登記,急件要注明簽收的具體時間,轉(zhuǎn)交領(lǐng)導的收文必須經(jīng)領(lǐng)導簽收,無領(lǐng)導簽收文件必須按類歸檔,年終交檔案室存檔。
三、領(lǐng)導閱完文件歸還辦公室必須登記歸還日期。
四、領(lǐng)導有批示文件列入督辦項目,單獨歸檔保存。
五、發(fā)文分別按黨委、政府發(fā)文標號登記,發(fā)文內(nèi)容必須經(jīng)主管領(lǐng)導審核簽字。
六、做好日常保密工作,密級文件、報表等隨時由辦公室報主管領(lǐng)導審閱保存。
七、妥善保存帶有密級的文件,未經(jīng)主管領(lǐng)導批準,不準將涉密文件帶出機關(guān)或復(fù)印保存。工作中需查閱各種文書、專業(yè)檔案材料,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
八、未經(jīng)批準,不得擅自復(fù)印、超范圍傳閱帶有密級的文件。要按程序傳閱審批,并及時將文件交檔案員保存。
九、上行文由主管領(lǐng)導審閱后,報書記或鄉(xiāng)長審閱,辦公室安排報送。
十、下發(fā)文件由主管領(lǐng)導審批,辦公室負責印發(fā)。
十一、反映全鄉(xiāng)工作的信息、簡報等稿件,報主管領(lǐng)導審閱后上報。
十二、所發(fā)的各種公文,要按正規(guī)的格式擬稿,并進行全面校對檢查,以確保正確無誤。
十三、辦公室對所接受的文件要及時簽收、登記、分類,并提出擬辦意見,交領(lǐng)導和有關(guān)部門傳閱,對領(lǐng)導批示的傳閱件要及時送承辦人或部門,傳閱件要適時收回,進行立卷歸檔等工作。
第5篇 某公司收發(fā)文管理規(guī)定
公司收發(fā)文管理規(guī)定
1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務(wù)。
2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人----行政文員統(tǒng)一辦理,她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記表》
3.行政文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記,并在公文上附《公文處理單》,分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦,同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收,行政文員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果,并對文本進行復(fù)印和留檔。
4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,行政文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務(wù)便函,只要在《收文登記簿》上登記即可,直接分送有關(guān)人員閱辦。
5.本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。
6.文件傳真的發(fā)文工作亦由行政文員負責,需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文印室登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。
7.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。
8.每月未,行政文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀,報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。
9.文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔,必須做好登記造冊工作。每月未,將收、發(fā)文整理裝訂成冊。
10.每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀,行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。節(jié)
第6篇 某設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定
設(shè)備公司收發(fā)文管理規(guī)定
第一條 為規(guī)范公司公文的收發(fā),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第二條 公文的承辦和簽發(fā)
(一)以公司名義上報的文件、呈批件等由各部門擬稿、會簽,交辦公室統(tǒng)一登記送審;
(二)屬決策性問題或涉及方面較多的由總經(jīng)理或董事長簽發(fā);
(三)屬決策后分管職責范圍內(nèi)的,由公司的主管副總簽發(fā)。
(四)以公司名義發(fā)出的下達文件(如通知、函),承辦程序與上同,由權(quán)責主管簽發(fā)。
第三條 辦文程序
(一)辦文程序為:擬稿、會簽、核稿、審批、簽發(fā)、打印、核對、封發(fā)。
(二)凡公文應(yīng)由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部門負責人審閱簽字,送有關(guān)部室會簽。文件一律經(jīng)辦公室核稿后呈領(lǐng)導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(三)公司與有關(guān)部門聯(lián)合行文,由經(jīng)辦部門起草,辦公室核稿后呈領(lǐng)導簽發(fā)、編號登記。打印出來的文件由擬稿人核對,上報的公文由辦公室復(fù)核后封發(fā),所發(fā)文件保留二份連同底稿一起送存檔案室。
(四)以公司名義的行政發(fā)文程序參見《行政管理流程規(guī)定》中的《行政發(fā)文流程》。
第四條 公文收發(fā)、傳閱
(一)辦公室指定專人負責文件的收、發(fā)、編號、登記、傳遞、歸檔保管工作,各項工作具體要求是:
(1)分類:應(yīng)按文件的內(nèi)容分類(暫分為營銷類、技術(shù)質(zhì)量類、行政人事類、生產(chǎn)管理類),送公司領(lǐng)導的文件分夾送閱。
(2)編號、登記:一般按文件的密級和已有的編號登記。
(3)傳遞:文件一般先遞送公司領(lǐng)導,公司領(lǐng)導對于送閱的文件必須盡快閱批,后遞送有關(guān)部室。領(lǐng)導和部室不得抽走文件。遇特殊情況或急辦件,可直接先送有關(guān)部室或相關(guān)的公司領(lǐng)導,送閱文件者均不能壓拖文件,做到當日送急件,當日轉(zhuǎn)簽。轉(zhuǎn)簽要根據(jù)文件內(nèi)容及時送相關(guān)部門辦理。
(4)歸檔、保管:按公司現(xiàn)行檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
(二)文件在各部室的傳閱時間不得超過兩天。
(三)在文件傳遞過程中必須進行分類登記核對手續(xù)。
(四)涉及部室業(yè)務(wù)的文件,由該部室閱存留底,如須歸檔的文件,可申請復(fù)印一份留底。
第五條 文件的編號
公司發(fā)文,一定要由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號:
(一)以公司名義對外發(fā)文,一律用永冠字(__年)___號;
(二)公司監(jiān)事會發(fā)文,用永冠監(jiān)字(__年)___號;
(三)董事會發(fā)文,用永冠董字(__年)___號;
(四)其他管理部門的發(fā)文,用永冠_字(__年)___號。
第六條 辦文中注意事項
(一)起草公文應(yīng)按照黨政分別行文的原則正確使用文種。
(二)起草公文要符合黨和國家的方針、政策和上級有關(guān)規(guī)定,力求內(nèi)容確實、觀點明確、用詞簡練、標點正確。
(三)起草公文必須使用公司規(guī)定稿紙,不得用鉛筆、圓珠筆書寫,最好提供電腦打印稿。
(四)電腦打印文檔要統(tǒng)一格式:打印用a4紙,字體為宋體,標題字號為二號,正文字號為小四號,行距為20磅。具體格式要求可由總經(jīng)理辦公室另行發(fā)文規(guī)定。
(五)紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
(六)報告和請示要嚴格區(qū)分。凡向政府相關(guān)部門報送的文件,只主報一個上收機關(guān),如需報送其他相關(guān)的上級機關(guān),可用并報或抄報形式。請示的事項,應(yīng)一文一事,明確提出自己的建議和意見,對某些意見不一致的問題,應(yīng)如實反映,便于上級機關(guān)審定。上級的文件或呈批件、上級機關(guān)批示或批文后的工作,由經(jīng)辦部門負責聯(lián)系并送公司領(lǐng)導閱后存檔。
(七)公文辦理完畢后,承辦人員應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,把公文原稿和有關(guān)材料整理好,交檔案人員歸檔。辦公室送閱的文件,傳遞人員不得隨意抽取和保存存檔材料。
(八)精簡文件,提高辦文質(zhì)量和效率,要嚴格控制發(fā)文范圍和發(fā)文數(shù)量,可發(fā)可不發(fā)的文件,堅決不發(fā);能用電話或當面商談解決的問題,不要行文;該發(fā)的文件,應(yīng)盡量事先商定,取得一致意見,加快辦文速度。
(九)以黨總支名義行文按《中國**黨機關(guān)公文處理條 例》執(zhí)行。
第七條 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋,報總經(jīng)理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第八條 本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第7篇 某物業(yè)項目文件收發(fā)管理規(guī)定
物業(yè)項目文件收發(fā)管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范文件收發(fā)管理工作,確保文件傳遞的安全性,避免文件丟失,使文件經(jīng)辦責任能安全及時收到文件。
2.0適用范圍
__集團下屬各物業(yè)公司。
3.0職責
3.1公司總部負責確定意見征詢頻率,一般情況下每月征詢一次,特殊情況另行書面通知。
3.2服務(wù)中心、管理處或項目物業(yè)部負責人負責意見征詢工作的組織與實施。
3.3品質(zhì)部負責意見征詢結(jié)果的審核、統(tǒng)計、總結(jié)與通報,并報公司領(lǐng)導審閱。
3.4被征詢對象包括有項目負責人、負責人助理、行政部、人事部、營銷部、策劃部、機電部、綠化部、園建、機電、土建、財務(wù)等部門及因工作需要征詢的其他單位或個人。
4.0概念
4.1征詢意見設(shè)為五個等級,分別為很滿意、滿意、一般、不滿意和很不滿意,評價為很滿意、滿意視為滿意;評價為一般、不滿意及很不滿意視為不滿意。
4.2在《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果表》內(nèi),用數(shù)字作為評標注,分別為:5-很滿意;4-滿意;3-一般;2-不滿意;1-很不滿意;0-未作評價。
4.3單項滿意率=評價為滿意的單位數(shù)量/被征詢單位總數(shù)。
4.4項目物業(yè)負責人是指主管項目的物業(yè)公司副總監(jiān)督/經(jīng)理、服務(wù)中心經(jīng)理/主任或項目物業(yè)部主管負責人。
4.5意見征詢表編號:項目拼音第一個字母縮寫+年號+兩位數(shù)月份+三位數(shù)流水號,如yw,表示__銀灣六月份序號為001的意見征詢表,序號不能重復(fù)。
4.6綜合滿意率=單項滿意率加權(quán)平均值。
5.0操作規(guī)程
5.1每月10號前發(fā)出《意見征詢表》,在《意見征詢表發(fā)放記錄》表上做好發(fā)放登記工作;發(fā)放前填寫好《意見征詢表發(fā)放記錄》表的項目、征詢表編號、部門、被征詢?nèi)撕汀兑庖娬髟儽怼繁淼木幪枴㈨椖?、被征詢部門和被征詢?nèi)撕皖A(yù)計收回日期項;發(fā)放時填寫好送達人姓名和送達日期,并請被征詢部門簽收及注明簽收日期。
5.2公司主張發(fā)放《意見征詢表》時,及時請被征詢?nèi)藢ξ宜疚飿I(yè)工作給予評價和提出具體意見,由征詢?nèi)颂顚懞煤笳埍徽髟內(nèi)撕灻_認。
5.3 如因各種原因被征詢?nèi)瞬荒芗皶r提供意見或簽收時,被征詢?nèi)嘶虿块T在簽收表格時要提醒具體收回日期,一般不超過3個工作日后收回。
5.4收回《意見征詢表》時,收表人負責審核記錄是否有項缺,無誤后連同填寫好《意見征詢結(jié)果跟進記錄》表一并遞項目物業(yè)負責人審閱,一般情況下《意見征詢表》發(fā)放人、收回人和《意見征詢結(jié)果跟進記錄》的被征詢?nèi)朔答佉庖姍诘奶顚懭藶橥蝗?便于跟蹤和準確的填寫被征詢?nèi)怂答佉庖姟?/p>
5.5對于評價為一般或以下,但被征詢?nèi)擞治刺岢鼍唧w意見的征詢表,回收人應(yīng)主動聯(lián)系被征詢?nèi)?了解不滿意的原由并在征詢表上做好記錄。
5.6項目物業(yè)負責人根據(jù)收回《意見征詢表》填寫結(jié)果,批示相關(guān)意見并組織跟進處理。
5.7項目物業(yè)行政人員負責收回《意見征詢表》的統(tǒng)計工作,填寫好《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》后遞項目物業(yè)負責人審閱。
5.8 項目物業(yè)負責人確定《意見征詢表》跟進責任人,由跟進責任人督促相關(guān)部門按項目物業(yè)負責人的批示和被征詢?nèi)怂答伒囊庖姼M處理,跟進處理結(jié)束后回復(fù)跟進責任人。跟進責任人根據(jù)各部門回復(fù)情況填寫《意見征詢結(jié)果跟進記錄》的跟進處理情況欄,并在回訪時回復(fù)被征詢?nèi)恕?/p>
5.9 回訪形式分面談交流回訪和電話回訪兩種形式,回訪后將《意見征詢結(jié)果跟進記錄》遞項目物業(yè)負責人批示。
5.10所有《意見征詢表》收回后都應(yīng)填寫《意見征詢結(jié)果跟進記錄》跟進征詢結(jié)果。
5.11 每月25日前,項目物業(yè)行政人員負責收集齊《意見征詢結(jié)果跟進記錄》,匯同《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》復(fù)印件遞總公司品質(zhì)部。
5.12品質(zhì)部在收到《意見征詢表》、《意見征詢結(jié)果跟進記錄》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》后,對收到記錄進行審核,對于未達公司要求的給出意見。
5.13品質(zhì)部負責對被征詢項目進行電話回訪,了解對所提意見跟進處理情況是否滿意,回訪率不應(yīng)低于25%。
5.14每月28日前,將《意見征詢結(jié)果跟進記錄》遞公司總經(jīng)理審閱,并附《意見征詢表》和《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》。
5.15每月28日前,填寫好《項目意見征詢報告》遞物業(yè)公司總經(jīng)理批示。經(jīng)批示后遞集團總裁審閱,并附《意見征詢表統(tǒng)計結(jié)果》。
6.0記錄文件管理及存檔
6.1《意見征詢表發(fā)放記錄》由征詢單位存檔。
6.2《意見征詢表》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.3《意見征詢結(jié)果統(tǒng)計表》原件由意見征詢單位存檔,并復(fù)印送品質(zhì)部備案。
6.4《意見征詢結(jié)果跟進記錄》經(jīng)品質(zhì)部審核和公司總經(jīng)理審閱后返回征詢單位存檔。
6.5《項目意見征詢報告》經(jīng)公司總經(jīng)理批示,集團總裁審閱后由品質(zhì)部存檔。
7.0相關(guān)支持文件
7.1《顧客滿意的監(jiān)視和測量控制程序》
7.2《服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)視和測量控制程序》
7.3《意見征詢工作流程圖》
8.0相關(guān)質(zhì)量記錄
8.1意見征詢表發(fā)放記錄wy/qr-wy-011
8.2意見征詢表wy/qr-wy-012
8.3意見征詢結(jié)果統(tǒng)計表wy/qr-wy-013
8.4意見征詢結(jié)果跟進記錄wy/qr-wy-014
8.5項目意見征詢報告wy/qr-wy-015
第8篇 煙花爆竹成品半成品收發(fā)安全管理制度
煙花爆竹成品、半成品收發(fā)安全管理制度:
一、收發(fā)室的管理人員要加強安全宣傳工作,對廠外加工戶要憑企業(yè)發(fā)放的加工點許可證明發(fā)放有關(guān)物品,并向?qū)Ψ浇淮宄a(chǎn)品的操作規(guī)程及危險性、注意事項等,禁止危險工序進入家庭;
二、收發(fā)室的半成品、輔助材料等要妥善保管,做好防火、防潮、防盜、防霉工作,無藥與有藥的要隔聞堆放,保持通道暢通;
三、收發(fā)產(chǎn)品、有藥半成品時不得拖拉撞擊,人多時要排隊收發(fā),不準哄搶或超領(lǐng);
四、嚴格按規(guī)定限量發(fā)放,嚴格控制收發(fā)室的藥物停滯量,收回的成品、半成品應(yīng)及時轉(zhuǎn)運。
第9篇 關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定
關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定
1 總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。
2 項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負責。
3 對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。
4 對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。
5 對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。
6 項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進展情況,不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。
7 工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評;情節(jié)嚴重的,通報批評并處50-1000元罰款。
第10篇 某工程公司材料工具收發(fā)管理制度
建筑工程公司材料工具收發(fā)管理制度
為了把好材料進出關(guān),確保在施工過程中不發(fā)生由于材料、工具不合格而引發(fā)的事故。項目部特制定驗收、發(fā)放、保管和使用管理制度:
1、由倉管員負責材料的驗收、發(fā)放、保管和使用管理工作。
2、施工中所需的一切材料器具進入現(xiàn)場,倉管員必須先憑材料員吳美偉提供的由工地施工負責人簽字批準的進料單入庫。
3、所進入現(xiàn)場的器具材料由倉管員負責清點、計量,方法與供貨單位一致,以實際檢驗的當選量為實收數(shù)。對質(zhì)量進行驗收,對數(shù)量不符或質(zhì)量不合格者有權(quán)拒收。
4、經(jīng)驗收合格后對器具材料的進場日期、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價等進行分類登記,上冊備檔分類堆放整齊掛上標簽。對易燃物品專地隔離堆放。
5、在器具或材料未用盡前,需繼續(xù)使用的應(yīng)及時向工地負責人或材料員提供情況,以便及時準備采購以免脫節(jié)。
發(fā)放制度
1、領(lǐng)取或借用材料器具必須經(jīng)過出料登記并履行簽字手續(xù)后,方可領(lǐng)取。
2、倉管員負責及時發(fā)放勞保防護用品,領(lǐng)取數(shù)量需經(jīng)安全員簽字核實后,方可發(fā)放。
3、器材收回后必須經(jīng)過驗收,若發(fā)現(xiàn)有損壞現(xiàn)象,根據(jù)損壞程度的輕重和器材單價,給予適當?shù)馁r償。
4、倉管員必須堅守崗位,設(shè)置防火防盜設(shè)施,禁止在倉庫內(nèi)吸煙、聚會娛樂,同時搞好倉庫衛(wèi)生,勤清掃,保持貨架及材料的清潔。
第11篇 某小區(qū)報刊信函收發(fā)管理制度
小區(qū)報刊信函收發(fā)管理制度
一.目的
為規(guī)范物件收發(fā)制度,確保物件準確快捷收發(fā)到業(yè)主,并合理控制成本節(jié)約人力資源,特制定本辦法.
二.范圍
本公司員工、本轄區(qū)的業(yè)主、租客的信件、包裹、貨品等所有物件.
三、管理部門
安全業(yè)務(wù)部為本辦法的管理部門,主門崗為本辦法的執(zhí)行部門,安全領(lǐng)班為本辦法執(zhí)行負責人。
四、管理內(nèi)容
收件管理
1.門衛(wèi)室收到公司信函和報刊等物件后,應(yīng)檢查郵件的完好性,若有破損需及時通知收件人當面予以確認,否則不予簽收.(注:特快專遞、包裹須讓郵遞員送到業(yè)主本人簽收)
2.檢查完好的物件簽收后應(yīng)登記到<報刊收發(fā)登記表>(附件一)上,并在物件到達的一個工作小時內(nèi)登記好送到客服部確認后在分發(fā),晨報在一小時內(nèi)分發(fā)下去,晚報在到達后登記一小時分發(fā)到業(yè)主信箱。
3.各部門的急件,可直接通客服部查找,優(yōu)先給予辦理簽收手續(xù).
4.所有報刊信函由收件人簽收后,安全員負責將此物品準確送到業(yè)主的信箱
5.如有到付件,需結(jié)清款項的應(yīng)由快遞員登記后直接送達本人簽收。
6.員工私人物件收件后放在快件收發(fā)處,并按《收件登記表》登記,員工憑工牌領(lǐng)取。
7.未指明部門或收件人的快件/掛號信/托運到的貨品等物件,由物業(yè)部處理.
8.如有退件,按收件程序處理。
第12篇 d學校項目報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定
學校項目報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定
1.目的
為為了確保實驗小學報刊郵件及時準確地收發(fā)。
2.范圍
適用于__管理處。
3.方法和過程控制
3.1當值人員接到郵遞員送來的報紙、雜志時,必須仔細核對,各類報紙、雜志的名稱、數(shù)量是否與《報刊明細表》上的數(shù)量相符,如有疑問需及時與投遞員、校方管理員查詢、核對。
3.2當值人員接到郵遞員送來的書刊、雜志時,認真核對各種書刊的數(shù)量后,方可簽字確認,并隨時在《__實驗學校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細登記。
3.3當值人員接到掛號件和特快專遞時,應(yīng)認真核對地址、姓名、并隨時在《__實驗學校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細登記。對于此類信件應(yīng)在盡快通知收件人領(lǐng)取。
3.4由政府機關(guān)單位(如:區(qū)教育局等政府職能部門、其它學校)發(fā)來的文件,通知,應(yīng)立即通知相關(guān)人員領(lǐng)取或在有人員頂崗的情況下發(fā)送,同時在《__實驗學校郵件期刊簽收登記表》上予以詳細登記。
3.5如遇可疑信件(如:港臺信件)、無郵件地址或信封內(nèi)容辯認不清,可通知上級部門或派出所處理。
3.6報刊郵件的分發(fā)
3.6.1報刊根據(jù)《校方報刊明細表》上的分發(fā)目錄,將房號寫在報刊第一版的左上角。
3.6.2雜志根據(jù)報刊明細表的訂閱目錄,通知相關(guān)人員領(lǐng)取,需認真核對四
3.6.3季__郵件期刊簽收登記表上名稱、房號、數(shù)量后,要求收件人在簽收人、簽收日期欄上簽 字確認,其不得跨格、跨欄填寫。對安全員不能確認的收件人可要求出示身份證件,安全員核對后在經(jīng)手人欄簽字確認。
3.6.4掛號信件、特快專遞補和政府機關(guān)單位發(fā)來的文件,通知等信件的領(lǐng)取確認方法同上。如是安全員送達由送達人在經(jīng)手人欄簽字確認,掛號信件和特快專遞補不可代領(lǐng)代簽,對不能確認的英文信件,可詢問校的英語教師確認,用鉛筆在信封上標注;對于英語教師都無法確認和地址不詳?shù)男偶?在值班室門前公告欄上登報,三日未有人領(lǐng)取回郵遞員。并需完善手續(xù)。
3.7刊郵件的存放
3.7.1當遇到節(jié)假日等報刊雜志不能送發(fā)時,當值人員應(yīng)將每天的報刊分類存放于辦公桌抽屜中,不得隨意給其它人員借閱。
3.7.2信件應(yīng)避免無關(guān)翻閱,確保郵件安全送發(fā)到各收信人手中。
3.8八、以上未盡事宜和在實際操作中有疑問的,可咨詢校方總務(wù)處或物業(yè)管理單位,物業(yè)管理單位將根據(jù)實際情況進一步完善本細則。
第13篇 某公寓臨時住宿收發(fā)管理規(guī)定
公寓臨時住宿收發(fā)管理規(guī)定
□ 臨時住宿登記表由公寓管理人員負責按表格要求逐項填寫,填寫后2小時內(nèi)交公寓保安人員。
□ 公寓保安人員接到臨時住宿登記表后,應(yīng)在2小時之內(nèi)送交發(fā)送負責人,并在《臨時住宿收發(fā)登記表》上簽字和填寫送件時間。
□ 發(fā)送負責人收到時住宿登記表后,應(yīng)于12:00之前將時住宿登記表所填寫的內(nèi)容,逐項輸入電腦發(fā)送公安機關(guān)。發(fā)送完畢后,應(yīng)在《臨時住宿收發(fā)登記表》的輸入人一欄上簽字,并填寫輸入時間及輸入內(nèi)容。
□ 輸入人應(yīng)將臨時住宿登記表存檔備查。
□ 輸入人應(yīng)做好保密工作,做到不與非負責此項工作人員談?wù)撚嘘P(guān)輸入內(nèi)容等方面情況。
□ 輸入人應(yīng)嚴肅認真地對待輸入工作,防止出現(xiàn)漏輸或錯輸?shù)惹闆r。
□ 對違反本規(guī)定者,將視情節(jié)和所造成的影響做出處理。
□ 輸入過程中出現(xiàn)技術(shù)問題,請與公安機關(guān)聯(lián)系。
第14篇 住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定-6
住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定6
1、收到郵件后,首先核對郵件是否完整,如不完整務(wù)必請郵遞員出具證明,而后核對業(yè)主(住戶)和房屋是否符合。
2、每天做好郵件收取工作,認真填寫《小區(qū)郵件分發(fā)登記表》
3、將掛號信、包裹單、匯款單等各類郵件分門別類投送,避免遺漏、出錯。
4、如有特快傳遞或主要郵件,應(yīng)立即設(shè)法通知業(yè)主(住戶),若業(yè)主(住戶)在家,立刻將快郵送上門。
5、業(yè)主(住戶)辦郵寄包裹時,要問清室號,姓名以及收人的姓名、詳細地址、郵寄方式,并做好代辦服務(wù)。
6、郵件退回,及時通知有關(guān)業(yè)主(住戶),并做好退回郵件記錄。
第15篇 報刊信件收發(fā)管理程序制度
報刊信件收發(fā)管理程序
1.目的
對郵件、報刊收發(fā)實施控制,確?？蛻艏皶r收到郵件報刊。
2.適用范圍
適用于郵件和報刊的收發(fā)。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
3.2iso9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
4.職責
4.1保安部報刊收發(fā)員負責大廈內(nèi)郵件和報刊的收發(fā)。
4.2保安部經(jīng)理負責處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。
5.工作程序
5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù)
5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務(wù)室收取費用。
5.1.2物管部憑財務(wù)收費票據(jù),填寫《國企大廈室內(nèi)維修委托單》,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。
5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單維修更換,客戶按規(guī)定的標準到財務(wù)室交納維修費用。
5.2客戶辦理報刊登記手續(xù)
5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預(yù)訂手續(xù)。
5.2.2客戶需要提供收發(fā)報刊服務(wù)時,憑《報刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復(fù)印件,以方便今后查詢。
5.3 收發(fā)過程
5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在《郵件收發(fā)登記表》中,當日送于客戶。
5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當天發(fā)放到客戶信箱。
5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,如果超過二十天無人領(lǐng)取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。
5.4接到客戶投訴后,保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當日給客戶答復(fù)解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng),造成收件人損失的,責令收發(fā)員及時向客戶道歉或賠償,并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責任,由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決,記錄在《客戶投訴登記表》中。
6.質(zhì)量記錄及支持文件
6.1 《郵件收發(fā)登記表》
6.2《報刊訂閱登記表》
6.3《客戶投訴登記表》
6.4《國企大廈室內(nèi)維修委托單》
郵件收發(fā)登記表
序號 日期 樓層
房號 姓名 郵件
名稱 編號 簽收 備 注
