有哪些
測(cè)繪檔案管理制度
測(cè)繪檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它記錄了測(cè)繪項(xiàng)目的全過程，對(duì)于企業(yè)的決策、項(xiàng)目管理及歷史追溯具有至關(guān)重要的作用。一套完善的測(cè)繪檔案管理制度應(yīng)包括以下幾個(gè)核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)測(cè)繪項(xiàng)目類型、內(nèi)容和時(shí)間等因素進(jìn)行合理分類，并為每個(gè)檔案賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確規(guī)定測(cè)繪項(xiàng)目的各個(gè)階段應(yīng)收集的文件資料，確保原始數(shù)據(jù)、報(bào)告、圖紙等關(guān)鍵信息的完整性。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，去除無(wú)關(guān)或重復(fù)的內(nèi)容。
3. 存儲(chǔ)與保管：制定檔案存儲(chǔ)的物理?xiàng)l件，如溫度、濕度、防火防盜等，以及電子文檔的安全備份策略。設(shè)定合理的保管期限，根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性進(jìn)行區(qū)分。
4. 利用與借閱：明確檔案的利用規(guī)則，如審批流程、保密要求等，同時(shí)設(shè)立借閱制度，確保檔案的安全和有效利用。
5. 檔案更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新機(jī)制，及時(shí)反映測(cè)繪工作的最新進(jìn)展。對(duì)于過期或無(wú)保留價(jià)值的檔案，應(yīng)設(shè)定嚴(yán)格的銷毀程序。
6. 檔案安全與保密：強(qiáng)化檔案的安全防護(hù)措施，包括物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全，同時(shí)明確保密責(zé)任，防止敏感信息泄露。
7. 檔案信息化管理：推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和共享。
實(shí)施細(xì)則
1. 建立檔案管理小組，負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。
2. 對(duì)新入職員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，確保其了解并遵守相關(guān)規(guī)定。
3. 每年進(jìn)行一次檔案清理，評(píng)估檔案的保存價(jià)值，對(duì)無(wú)保留價(jià)值的檔案進(jìn)行合規(guī)銷毀。
4. 對(duì)外提供服務(wù)時(shí)，需簽署保密協(xié)議，明確檔案使用權(quán)限和范圍。
5. 定期更新檔案管理系統(tǒng)，確保其功能完善，符合最新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。
6. 實(shí)行檔案借閱登記制度，記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還情況等信息，以便追蹤管理。
上墻內(nèi)容
1. 測(cè)繪檔案管理原則：完整、準(zhǔn)確、安全、有效。
2. 檔案分類示意圖，展示各類檔案的編碼規(guī)則。
3. 借閱流程圖，清晰說明借閱檔案的步驟和注意事項(xiàng)。
4. 檔案保密承諾書樣本，強(qiáng)調(diào)保密義務(wù)和違規(guī)處理辦法。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式，方便員工咨詢和報(bào)備相關(guān)事宜。
通過上述測(cè)繪檔案管理制度，我們旨在創(chuàng)建一個(gè)有序、高效、安全的檔案管理體系，確保測(cè)繪成果的長(zhǎng)期保存和有效利用，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。
測(cè)繪檔案管理制度范文
第1篇 測(cè)繪檔案室安全管理制度（3）
測(cè)繪檔案室安全管理制度(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測(cè)繪管理工作的一部分,須有一名領(lǐng)導(dǎo)分管。
2、檔案人員應(yīng)及時(shí)將上級(jí)檔案部門的有關(guān)指示向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向,掌握房產(chǎn)測(cè)繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),在檔案移交時(shí)檢驗(yàn)案卷質(zhì)量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測(cè)繪檔案應(yīng)集中存放在測(cè)繪檔案室,實(shí)行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定,結(jié)合單位檔案工作的實(shí)際適用測(cè)繪實(shí)際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網(wǎng)絡(luò),定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測(cè)繪管理提供便利,及時(shí)做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。
8、檔案人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí),使測(cè)繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。
(二)檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和《中華人員共和國(guó)保密法》規(guī)定的各項(xiàng)條款,依法辦事;認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、指導(dǎo)各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時(shí)做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務(wù)工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時(shí)迅速、準(zhǔn)確無(wú)誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護(hù)工作,維護(hù)國(guó)家的檔案不受損失。
6、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平,努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn),不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機(jī)密和內(nèi)容,確保檔案機(jī)密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測(cè)繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務(wù)之一,應(yīng)列檔案員的職責(zé)范圍,建立崗位責(zé)任制,同時(shí)搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料,均應(yīng)整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個(gè)人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號(hào)、案卷號(hào)、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄,做好向檔案室移交的準(zhǔn)備工作。
6、部門移交案卷時(shí)應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗(yàn)收,移交時(shí)應(yīng)履行移交手續(xù),填寫移交清冊(cè)。
(四)檔案庫(kù)房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫(kù)房管理更趨科學(xué)化。
2、庫(kù)房由檔案人員負(fù)責(zé)管理,并負(fù)責(zé)每天檢查門窗電的開關(guān)情況。
3、庫(kù)房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4、明確各類檔案的界限,實(shí)行分類分柜存放保管。
5、庫(kù)房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護(hù)設(shè)施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫(kù)房,查閱檔案不得在庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行。
7、庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放其他物品,以保證庫(kù)房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機(jī)密是每個(gè)檔案工作人員的神圣職責(zé)。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫(kù)房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫(kù)房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機(jī)密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場(chǎng)所。
6、不得擅自翻印、復(fù)印上級(jí)機(jī)密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機(jī)密;不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)摗⑿孤队嘘P(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進(jìn)入庫(kù)房,不得在庫(kù)房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應(yīng)持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行,未經(jīng)同意,不準(zhǔn)私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機(jī)密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案,應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。
4、檔案嚴(yán)格控制借出,如確因工作需要,應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借出時(shí)間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機(jī)密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護(hù)檔案不得在文件材料上圈點(diǎn)。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責(zé)任。
7、對(duì)利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的典型事例,利用者責(zé)任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊(cè),并撰寫包括:本單位和卷宗的簡(jiǎn)短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告。
3、銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷,在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫(kù)房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號(hào),檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點(diǎn)檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對(duì)破損和模糊不清的檔案、資料及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。
2、認(rèn)真落實(shí)檔案庫(kù)房的八防措施。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易
燃品,庫(kù)房?jī)?nèi)外放置滅火器材,以應(yīng)急需;庫(kù)房門窗要裝置防盜設(shè)備,及時(shí)關(guān)開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經(jīng)常清掃、整理庫(kù)房?jī)?nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生;注意觀測(cè)庫(kù)房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn);每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時(shí)采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對(duì)檔櫥、架要經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,并作記錄。
(
九)檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度
檔案統(tǒng)計(jì),是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標(biāo)志。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作,特制度如下統(tǒng)計(jì)制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作;負(fù)責(zé)上級(jí)檔案部門需要的各種報(bào)表的填報(bào)工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計(jì)的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ),應(yīng)結(jié)合實(shí)際,做好各項(xiàng)原始材料的登記,主要包括下述內(nèi)容:卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù),按上級(jí)部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。
4、上級(jí)檔案部門需要的各類報(bào)表,要按時(shí)間要求,準(zhǔn)確無(wú)誤地報(bào)出,所報(bào)各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計(jì)人員要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行,隨時(shí)保證檔案與帳目相符;每年底對(duì)本年度的各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì),形成完整的統(tǒng)計(jì)資料。
