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有哪些
房地產(chǎn)檔案管理制度主要包括以下幾個關(guān)鍵組成部分：
1. 檔案分類與編碼：對各類房地產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定清晰的編碼體系，以便于管理和檢索。
2. 收集與整理：明確檔案的收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保檔案完整無缺，及時整理歸檔。
3. 存儲與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲條件和保護(hù)措施，防止檔案損毀或丟失。
4. 利用與借閱：設(shè)立借閱流程，規(guī)范檔案的使用權(quán)限，確保信息安全。
5. 更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新周期和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，保持檔案的時效性和準(zhǔn)確性。
6. 安全管理：強(qiáng)化檔案的安全防護(hù)，包括防火、防盜、防泄密等措施。
7. 信息化管理：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程訪問。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)檔案性質(zhì)（如土地使用權(quán)證、房產(chǎn)證、工程圖紙等）進(jìn)行分類，每類設(shè)定唯一編碼。 - 編碼規(guī)則應(yīng)簡潔明了，便于記憶和輸入，如“地權(quán)-001”表示第一份土地使用權(quán)證。
2. 收集與整理： - 指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，確保所有相關(guān)文件在業(yè)務(wù)完成后一周內(nèi)歸檔。 - 檔案整理遵循“一事一檔”原則，每份檔案應(yīng)包含完整的文件鏈，如審批表、合同、變更記錄等。
3. 存儲與保護(hù)： - 檔案庫房需保持適宜的溫濕度，定期檢查防火設(shè)施。 - 對重要檔案進(jìn)行備份，存儲在不同的物理位置，以防自然災(zāi)害。
4. 利用與借閱： - 借閱者需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可提取檔案。 - 借閱期限一般不超過一周，逾期未還者將暫停借閱資格。
5. 更新與銷毀： - 對于政策變動或項(xiàng)目更新涉及的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修訂或補(bǔ)充。 - 過期且無保留價值的檔案，每年進(jìn)行一次清理，由檔案管理部門組織專家評估后銷毀。
6. 安全管理： - 實(shí)行門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。 - 檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。
7. 信息化管理： - 建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和下載。 - 定期對電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。
上墻內(nèi)容
1. 房地產(chǎn)檔案管理制度概覽圖
2. 檔案分類與編碼示例
3. 檔案收集與整理流程圖
4. 借閱與歸還規(guī)定
5. 安全管理注意事項(xiàng)
6. 信息化管理操作指南
通過這些細(xì)則和上墻內(nèi)容，我們旨在構(gòu)建一個高效、安全、有序的房地產(chǎn)檔案管理體系，為公司的運(yùn)營決策提供可靠的信息支持。
房地產(chǎn)檔案管理制度范文
第1篇 健升房地產(chǎn)檔案管理制度
1.目的
明確公司檔案管理原則,建立完善準(zhǔn)確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。
2.定義
檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件.
3.原則
企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對企業(yè)的有效運(yùn)作與決策,對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,具有法律憑證作用。::根據(jù)本公司實(shí)際情況,公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認(rèn)真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。
a、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù),地盤應(yīng)復(fù)制留底后,將原件隨時送交公司有關(guān)部門。地盤結(jié)束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。
b、重要檔案需在產(chǎn)生同時將正本報公司行政人事部集中管理。
c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
4.檔案分類
通常是,工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料,以項(xiàng)目為主進(jìn)行分類;文書、財務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。
根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況,現(xiàn)將檔案資料分為五大類。
a、文書類
b、財務(wù)類
c、工程施工類
d、物資類
e、地產(chǎn)類
5.各檔案分類如下
a、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復(fù)。
⑵公司組織簡單、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。
⑶營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。
⑸工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、重要文件。
⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復(fù)等。
⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
b、財務(wù)類
⑴本公司財務(wù)制度。
⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會計帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。
⑷會計報表(帳務(wù)指標(biāo)快報、年度決算報表)。
⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。
c、工程施工類
⑴開工申請。
⑵工程保險文件。
⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結(jié)算文件資料。
⑺竣工工程總結(jié)報告。
⑻完工保養(yǎng)紙。
d、物資類
⑴機(jī)械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計劃及審批件。
⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。
⑶各種機(jī)械設(shè)備清單、保險文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產(chǎn)清單。
⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報廢及出售審批表。
⑹材料調(diào)拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。
⑼海關(guān)進(jìn)出口報送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
e、地產(chǎn)類
⑴征地或購地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價目、入伙等文件。
⑷與設(shè)計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。
⑸市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等有關(guān)文件。
6.檔案立卷歸檔要求
a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系,便于保管利用。
b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復(fù),放在批復(fù)之年度內(nèi);沒有批復(fù)文放在請示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。
c、歸檔的檔案材料中,應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起,不得分開。
d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,并進(jìn)行代碼編號,字跡要工整、清晰。
e、工程項(xiàng)目在進(jìn)行過程中要隨時注意收集、積累有關(guān)資料。
7.有關(guān)注意事項(xiàng)
a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求,并結(jié)合實(shí)際情況和以往的經(jīng)驗(yàn),將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經(jīng)常過問,檢查此項(xiàng)工作。
b、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和
移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可,不得復(fù)印或外借。
c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。
d、公司內(nèi)部制作的,需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時限一并移交公司行政人事部。
e、凡需銷毀的檔案資料,必須先造冊列出清單,并經(jīng)相應(yīng)級別的主管簽字批準(zhǔn)后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。
8.公司檔案室檔案
a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。
b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或永久保存。
入庫檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
c、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負(fù)責(zé)人最后決定。
d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi),每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。
第2篇 房地產(chǎn)檔案管理制度范例
■行政檔案管理制度
一、文件檔案工作用辦公室總負(fù)責(zé),各部門協(xié)助管理。
二、文件檔案的處理
(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。
(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護(hù)工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。
(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。
(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統(tǒng)一保管。
(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應(yīng)在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。
(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機(jī)要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
三、各部門上報的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。
四、各類公文辦理程序
(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當(dāng)天回復(fù)。
(二)上級對下級的指示類文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
■工程技術(shù)檔案管理制度
一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負(fù)責(zé)實(shí)施。
二、管理機(jī)構(gòu)及職能
(一)組織機(jī)構(gòu):
1、北京dl溫泉房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:
組長:總工程師
組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。
2、參與本項(xiàng)工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,::并建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項(xiàng)工程的檔案材料。
(二)職能
1、總工程師負(fù)責(zé)整個工程的檔案管理工作,組織制定本項(xiàng)工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。
2、勘測設(shè)計單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測、設(shè)計文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、管理內(nèi)容與要求
(一)歸檔辦法:
(二)管理要求:
(三)竣工圖的編制:
(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)
(五)工程檔案使用:
(六)匯總上報:
第3篇 房地產(chǎn)檔案管理職位描述
房地產(chǎn)檔案管理職位描述
崗位職責(zé):
1、負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部檔案管理,編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索編制工作;
2、負(fù)責(zé)日常檔案的管理和裝訂;
3、負(fù)責(zé)檔案、資料調(diào)借工作,嚴(yán)格履行檔案出入手續(xù),準(zhǔn)確掌握檔案動態(tài);
4、明確檔案利用工作的目的,正確處理好利用和保密的關(guān)系,增強(qiáng)保密觀念;
5、保持集團(tuán)檔案資料擺放整齊、科學(xué)有序;
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
任職要求:
1、本科以上學(xué)歷,檔案管理類相關(guān)專業(yè);
2、熟悉檔案管理辦法,熟練使用各種辦公軟件;
3、工作嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心、細(xì)致耐心、保密性強(qiáng)、有團(tuán)隊合作精神。
第4篇 房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)規(guī)范
某某房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)
一、總則
第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案,提高歸檔文件材料的質(zhì)量,以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項(xiàng)工作的需要,為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料,特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負(fù)責(zé)與歸口管理
第二條 本公司的檔案管理為兩級分工管理制即公司為一級管理由綜合部部負(fù)責(zé);各職能部門為二級管理,由各部門自行負(fù)責(zé)。
第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下:
1、公司一級管理歸檔范圍:
(1)部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。
(2)部門(含部門)以上的各種總結(jié)、報告。
(3)部門(含部門)以上的各種重要通知、通報。
(4)部門(含部門)以上的各種文件、紀(jì)要、大事記。
(5)各種協(xié)議書、合同書。
(6)各種工程圖紙底圖。
(7)各種設(shè)備檔案及說明書。
(8)各類工程檢測、鑒定報告。
(9)公司財務(wù)部、公司年初財務(wù)預(yù)算報告及年終財務(wù)報告。(10)公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。
(11)公司各種管理規(guī)章制度。
(12)公司各種注冊、登記證件、政府批文。
(13)公司各種法律、公證文件。
(14)公司各部門經(jīng)理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。
(15)有董事會成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。
(16)公司發(fā)展大事記。
(17)公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
(18)公司通訊。
2、部門二級檔案管理歸檔范圍:
(1)公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。
(2)公司、部門及職員的各種總結(jié)、報告。
(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報。
(4)公司、部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。
(5)公司的各種管理制度。
(6)其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。
三、公司檔案分類表類別細(xì)目名稱經(jīng)營決策經(jīng)營管理類計劃工作統(tǒng)計工作公司管理財務(wù)管理物資管理編號
基本范圍公司規(guī)劃,重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策,公司發(fā)展規(guī)劃,方案目標(biāo)管理等。公司中長期計劃,年(季)度計劃,各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計劃,全面計劃管理工作。各種統(tǒng)計報表,公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理,價格管理,會計管理,資金流通管理。物資供應(yīng),倉庫管理,廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析,客戶調(diào)查,樓宇銷售,廣告宣傳,售后服務(wù)工作等。公司綜合性行政事務(wù)工作,司務(wù)會議,總經(jīng)理辦公室工作,文秘工作,機(jī)要保密工作等。消防,保衛(wèi)等。合同管理,涉外法律事務(wù)等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務(wù)安全保衛(wèi)法律事務(wù)
類審計工作人事管理勞動管理培訓(xùn)工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量管理、各專項(xiàng)審計工作活動等。干部管理,工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動定額、定員,勞動調(diào)配,勞動工資,勞動保護(hù)等。職工在職培訓(xùn),管理干部開發(fā)等。公司檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,電子計算機(jī)系統(tǒng),情報工作,圖書資料工作等。
員工防病治病,計劃生育工作等。員工生活福利,宿舍等。公司涉外活動等。生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。公司質(zhì)量管理,樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。能源消耗定額管理,功能降耗工作等。安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工安全教育等。新工程開發(fā),技術(shù)成果管理,技術(shù)引進(jìn),技術(shù)創(chuàng)新和采用新技術(shù),合理化建議等。環(huán)境保護(hù)檢測與控制,污染治理等。
各種計量檢測工作。公司標(biāo)準(zhǔn)化管理工作,各種標(biāo)準(zhǔn)檔案
。同一工程項(xiàng)目內(nèi),包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設(shè)計圖、施工圖、水電圖、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設(shè)備儀器類,含設(shè)備購
第5篇 _房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度(五)
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制度。
第二條 管理部門
行政管理部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責(zé)如下。
1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。
2、對公司其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3、做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。
4、做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
5、提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
第二章 公司檔案管理體制
第三條 歸檔范圍
1、法規(guī)性文件。包括政府機(jī)構(gòu)部門頒發(fā)、需要公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
2、公司股東會、總經(jīng)理辦公會形成的文件材料。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、批示等。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
6、財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。
7、勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。
8、儀器、設(shè)備方面的文件材料。
9、基本建設(shè)、工程設(shè)計、施工、竣工、維修方面的文件材料。
10、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。
11、聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料。
12、本公司對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。
第四條 管理部門
1、公司檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。
2、公司設(shè)立四個檔案管理點(diǎn),分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料集制度的建檔與管理;人力資源部負(fù)責(zé)公司所有人員及制度的建檔與管理;財務(wù)管理部負(fù)責(zé)所有財務(wù)穩(wěn)健、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。
3、各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。
第三章 平時歸卷
第五條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第六條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
第七條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第八條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照《案卷類目》條款,放入平時保存文件卷內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第四章 立卷
第九條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第十條 歸檔的文件材料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第十一條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的請示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年度立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
第十四條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。
第十六條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整。清晰。
第五章 檔案借閱、利用工作
第十七條 公司內(nèi)檔案利用的方式
1、提供檔案原件。
2、提供檔案復(fù)印件。
3、提供文獻(xiàn)索引資料。
第十八條 借閱管理
1、凡需使用檔案者,均須填寫《文件調(diào)閱單》,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
2、案卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的需辦理登記手續(xù)。
3、借閱期限不得超過5天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,需當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
5、外單位借閱檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
第六章 檔案銷毀管理
第十九條 對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
第二十條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
第二十一條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
第七章 附則
第二十二條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
第6篇 房產(chǎn)局房地產(chǎn)檔案管理制度
z房地產(chǎn)管理局房地產(chǎn)檔案管理制度
為了加強(qiáng)和規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理,妥善保存和科學(xué)利用檔案,更好為社會服務(wù),特制訂本制度。
一、檔案人員管理職責(zé)
(一)要認(rèn)真做好檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔。歸檔的材料,應(yīng)做到格式統(tǒng)一、字跡工整、條理清晰。
(二)要愛惜檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,不污染、不磨損,保證檔案排列整齊有序,便于查找和利用。
(三)要嚴(yán)守保密制度,檔案不得轉(zhuǎn)借、涂改,不代他人閱檔,不準(zhǔn)他人私自摘抄、復(fù)印和進(jìn)入庫房。
(四)要經(jīng)常做好庫房的防盜、防火、防光、防蟲鼠、防濕、防塵和防高溫等工作。
(五)要學(xué)好檔案管理的法律法規(guī),不斷提高檔案管理水平和辦事效率。
(六)要秉公辦事,方便群眾,簡化查檔手續(xù),做到隨到隨查。
二、檔案查閱
(一)房地產(chǎn)檔案只限于閱覽室查閱和摘抄,確因辦案需要借出的,必須辦理調(diào)借審批手續(xù)。調(diào)借單位和經(jīng)辦人,要確保檔案資料不折皺、污損、拆頁,不許抽出或剪裁檔案資料,或在其上面畫線、圈點(diǎn)、打叉和涂改。
(二)局內(nèi)部查閱檔案,必須持有本局檔案查閱單,方可查閱。
(三)各級人民法院、公安機(jī)關(guān)、公證處、仲裁機(jī)構(gòu),因辦案需查閱檔案的,必須持單位介紹信及出具被介紹人的身份證或工作證,方可查閱。
(四)律師事務(wù)所、法律服務(wù)所的律師或法律工作者,因辦案需查閱檔案的,由案件承辦人憑單位介紹信及出具生效的注冊律師證或法律工作者證,方可查閱。
(五)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體,需要查閱其自有房地產(chǎn)檔案,必須持交查閱房屋的產(chǎn)權(quán)證和單位介紹信及出具被介紹人身份證,方可查閱。
(六)私有房產(chǎn)業(yè)權(quán)人需要查閱其房地產(chǎn)檔案的,必須持有查閱房屋的產(chǎn)權(quán)證及業(yè)權(quán)人的身份證,方可查閱。
業(yè)權(quán)人(權(quán)屬人)因故不能前來查閱的,可出具生效的委托書,委托他人代理。受委托人持業(yè)權(quán)人的產(chǎn)權(quán)證、委托書和本人身份證,方可查閱。
(七)查閱檔案必須寫明房屋的座落和查閱內(nèi)容。其他需要了解房地產(chǎn)檔案情況的單位或個人,可憑單位介紹信、身份證等有效證件,并說明查閱原因,由工作人員給予口頭咨詢服務(wù)。
(八)抄摘或復(fù)制檔案,必須在批準(zhǔn)查閱范圍內(nèi)進(jìn)行,只能復(fù)制權(quán)利人繳交的證明材料。凡涉及局內(nèi)部辦證領(lǐng)導(dǎo)審批意見的內(nèi)容不準(zhǔn)抄摘或復(fù)制。
(九)檔案材料中的復(fù)印件不得再復(fù)印。
三、查閱的審批手續(xù)
(一)局內(nèi)部查閱檔案,須填寫“z市房地產(chǎn)管理局檔案查閱單”,并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后 ,憑單查閱。
(二)因公需調(diào)借檔案的,須經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意,辦理調(diào)借手續(xù)。借出的檔案原則上要有檔案工作人員隨行。
四、查閱檔案收費(fèi)
根據(jù)檔案為社會服務(wù)要有償使用的原則,查閱、復(fù)印檔案材料、提供咨詢服務(wù)及出具證明等,均按市物價局核準(zhǔn)的“z市房地產(chǎn)管理局檔案收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)”收取。
