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本辦公電話管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部電話使用行為，確保通信效率與信息安全，同時降低不必要的通信成本。
包括哪些方面
1. 電話設(shè)備管理：包括電話機的分配、維護和更新。
2. 通話行為規(guī)范：涉及電話禮儀、通話時長控制以及緊急情況處理。
3. 電話費用管理：涉及話費報銷、超支處理和電話費用預(yù)算制定。
4. 信息安全：保護公司敏感信息，防止電話竊聽和欺詐。
5. 呼叫記錄與監(jiān)控：定期審計通話記錄，確保合規(guī)性。
重要性
1. 提升效率：明確的電話使用規(guī)則有助于減少無效溝通，提高工作效率。
2. 保障信息安全：防止敏感信息通過電話泄露，保護公司利益。
3. 控制成本：合理管理電話費用，避免浪費，優(yōu)化企業(yè)資源分配。
4. 維護專業(yè)形象：規(guī)范的電話禮儀提升公司對外形象，增強客戶信任。
方案
1. 電話設(shè)備管理：各部門根據(jù)實際需要申請電話機，由it部門統(tǒng)一采購和維護。設(shè)備損壞需及時報修，報廢設(shè)備按程序回收。
2. 通話行為規(guī)范：員工應(yīng)保持禮貌，簡明扼要地進行通話，避免私人事務(wù)占用工作電話。緊急情況需立即報告上級，確?？焖夙憫?yīng)。
3. 電話費用管理：每位員工的電話費用設(shè)有限額，超出部分需個人承擔(dān)，特殊情況需提前審批。每月公布話費賬單，透明化管理。
4. 信息安全：嚴禁在電話中討論敏感商業(yè)信息，使用加密通話功能處理重要事務(wù)。對異常通話活動進行調(diào)查，防止欺詐。
5. 呼叫記錄與監(jiān)控：定期抽取通話錄音進行審核，檢查服務(wù)質(zhì)量及合規(guī)性。如有違規(guī)行為，將依據(jù)公司規(guī)定進行處理。
此制度自發(fā)布之日起生效，全體員工需熟知并遵守。公司將定期對制度進行審查和更新，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和通信技術(shù)的變化。讓我們共同維護良好的電話使用環(huán)境，為公司的高效運作貢獻力量。
辦公電話管理制度范文
第1篇 食品公司集中辦公電話管理辦法
食品股份公司公司集中辦公電話管理辦法
為加強和完善公司集中辦公電話的管理,保證正常工作通訊需要,增強全體干部職工的節(jié)約意識,更好地做好開源節(jié)流工作,特制定本辦法。
一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡意賅,禁止在電話中閑聊,嚴禁撥打聲訊和信息電話。
二、集中辦公部門原則上全部使用插卡管理電話,部分經(jīng)理專人專號可使用非插卡電話,月末根據(jù)電話費詳單核定話費。
三、辦公話費定額標(biāo)準按集中辦公部門在崗人數(shù)每人每月30元,部門經(jīng)理及副總經(jīng)理50元,保安部值班電話50元執(zhí)行。特殊情況由部門申報,總經(jīng)理批準同意,辦公室增補話費。
四、每月1―5日由辦公室統(tǒng)一將當(dāng)月定額話費輸入各部室,輸入話費可累計使用。如提前使用完話費后,到辦公室充值,并進行登記,月末在通訊補助費中扣除。
五、安裝管理插卡電話后,任何部門和個人,不準避開話機接線和私自接電話副機,發(fā)現(xiàn)此情況,按盜打電話,竊取話費予以處罰,并交于質(zhì)檢部進行處理。
六、各處室負責(zé)人及員工要切實負起責(zé)任,以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者,統(tǒng)一到辦公室登記后,方可撥打。
七、由辦公室月末對各部門電話使用情況進行查詢監(jiān)督,并予以公布,超出部分在此月通訊補助費中扣除。
八、自本制度執(zhí)行之日起,原辦公電話管理辦法自行廢除,同時由辦公室收回非集中辦公人員電話磁卡。
第2篇 l教育學(xué)院辦公電話管理辦法
為加強辦公電話的管理,節(jié)約話費開支,特制定本辦法。
1、辦公電話,只限用于聯(lián)系公務(wù),不得因私使用辦公電話。
2、在使用電話時,通話人員需力求言簡意賅,盡量縮短通話時間。
3、若確有必要打長途電話,需經(jīng)院長(或分管院領(lǐng)導(dǎo))同意后才能使用。
4、全院電話由院辦公室統(tǒng)一管理。
第3篇 物業(yè)辦公電話費用控制及管理制度
物業(yè)辦公電話費用控制及管理制度
為了更好地控制物業(yè)通訊費用、明確各部電話管理的權(quán)責(zé),在參照了物業(yè)各部門電話使用的實際情況后,特制定如下規(guī)定:
電話管理中各部門的權(quán)責(zé)劃分
1)物業(yè)總機及各分機的日常管理由前廳部執(zhí)行和落實。部門不得通知總機開關(guān)本部門管轄范圍以外的分機。部門如遇業(yè)務(wù)欠費、安全問題等特殊原因需關(guān)閉管轄范圍以外的分機,須向前廳部或當(dāng)班大堂副理提出申請、說明理由,由總機做好相應(yīng)記錄。
2)各部門管轄范圍以內(nèi)且經(jīng)物業(yè)批準的分機開關(guān)外線、長途,須由部門經(jīng)理本人通知總機(長途開啟只限部門經(jīng)理本人辦公用分機),部門經(jīng)理未在店內(nèi)時可由當(dāng)班級別最高的管理人員向大堂副理提出申請、說明理由。
3)物業(yè)各部門可開通外線的分機、直撥電話及其話費額度由總經(jīng)理辦公室確定,財務(wù)部每月進行審核并于每月六日之前將上月電話費用表交至總經(jīng)理辦公室,每月話費超額部分由財務(wù)部開出扣罰通知至總經(jīng)理辦公室,再由總辦于每月工資中扣出。
第4篇 物業(yè)管理公司辦公電話管理規(guī)定（5）
物業(yè)管理公司辦公電話管理規(guī)定(五)
為規(guī)范公司辦公電話使用,嚴格控制話費成本,保障經(jīng)營工作需要,特對公司各辦公區(qū)域電話使用規(guī)定如下:
1、為保證經(jīng)營工作需要,現(xiàn)決定,關(guān)閉所有辦公區(qū)域長途外線(除營銷部外),開通行政辦、物管處、客辦、營銷部、財務(wù)部共計五部電話市話外線,員工因工作需要可以撥打,但應(yīng)長話短說,嚴格控制話費成本。
2、其它部門員工不得在前臺撥打外線電話,前臺員工如因工作需要撥打需做好詳細登記。前臺負責(zé)嚴格控制電話使用,凡未經(jīng)批準私自開通外線或撥打私人電話,將處以當(dāng)事雙方每人50元處罰。
3、員工因工作需要確需撥打長途電話,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理簽認、批準,通知前臺開通本部門長途外線,撥打完畢后及時通知前臺關(guān)閉長途外線。前臺負責(zé)登記確認。
4、各區(qū)域電話話費控制標(biāo)準為:行政辦(含采購)、營銷部、物管處每月200元內(nèi);客辦、財務(wù)部每月100元內(nèi)。超出本額定標(biāo)準發(fā)生的其它話費均由部門承擔(dān)。
5、前臺應(yīng)協(xié)助財務(wù)部做好各區(qū)域電話費用的統(tǒng)計工作。每月由行政部會同財務(wù)部核算各部門話費成本。
簽署人:zz物業(yè)管理有限公司
第5篇 大學(xué)辦公電話管理規(guī)定
大學(xué)學(xué)校辦公電話管理規(guī)定
第一章總則
第一條為進一步加強辦公電話管理,適應(yīng)學(xué)校辦學(xué)和發(fā)展的工作需要,提高工作效率,保障學(xué)校工作信息渠道暢通,本著滿足需要、合理開支、有利工作的原則,特制定本管理辦法。
第二條本辦法管理的辦公電話是指學(xué)校黨政管理部門、教學(xué)部門、處級研究機構(gòu)、教輔和后勤管理專門用于辦公的電話。
第三條學(xué)校辦公電話實行按需配置、學(xué)校補貼、超額付費的管理原則。
第四條后勤管理處代表學(xué)校對全校辦公電話進行管理。
第二章補貼標(biāo)準
第五條根據(jù)實際需要安裝電話,辦公電話分為a、b、c三類:a級電話可撥打長途電話;b級電話可撥打市內(nèi)電話;c級電話只可撥打校內(nèi)電話。
第六條為控制話費支出,學(xué)校電話管理部門根據(jù)組織部、人事處提供的聘任職數(shù)按以下規(guī)定核定辦公電話補貼的數(shù)量和標(biāo)準:
(一)補貼數(shù)量:
1、機關(guān)、教輔及學(xué)校直屬處級(含副處級)部門,廳局級、正處職干部各補貼a級電話一部(包含副處級部門負責(zé)人);副處職、正副處級、正科職干部各補貼b級電話一部;副科職及以下人員辦公室補貼c級電話若干部(每個科室最多三部)。
2、院(部)等教學(xué)部門及處級研究機構(gòu),書記、院(部)長、處長各補貼a級電話一部;副書記、副院(部)長、正副處級、院辦、學(xué)生工作辦公室、分團委和輔導(dǎo)員室各補貼b級電話一部。
3、各教學(xué)樓教師休息室補貼c級電話一部。
(二)補貼標(biāo)準:
1、a級電話:每部每月補貼166元;
2、b級電話:每部每月補貼126元;
3、c級電話:每部每月補貼21元;
第七條確因特殊情況需要增加電話補貼的,報分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。
第三章話費管理
第八條辦公電話經(jīng)費實行定額補貼、包干使用、超支自付、節(jié)約有獎。
第九條有關(guān)部門增加或減少干部職數(shù)以發(fā)文時間為準,發(fā)文下月起調(diào)整辦公電話補貼,年終一次結(jié)算,在下年度中體現(xiàn)。
第十條各部門超出核定數(shù)量的電話,發(fā)生費用由部門自理。
第十一條后勤管理處根據(jù)補貼數(shù)量和標(biāo)準進行測算,年初發(fā)放各部門電話補貼經(jīng)費卡,年終節(jié)余部分的60%作為獎勵發(fā)放給各部門,節(jié)余部分的40%返回學(xué)校。
第十二條辦公電話的話費(含月租費)由用戶直接到電信營業(yè)網(wǎng)點自行繳納。逾期未交者,引起的一切后果自負。
第四章安裝與移機
第十三條辦公電話安裝、移機、拆機程序:使用部門通過學(xué)校辦公系統(tǒng)向后勤管理處提出申請,申請中注明用戶名稱、安裝地址、經(jīng)費支出渠道等,經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后,由電話管理部門安排安裝、移機、拆裝。
第十四條辦公電話安裝到位后,不得私自拆裝、改變使用性質(zhì)。
第十五條學(xué)校電話需進行總體調(diào)整時,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準,由電話管理部門負責(zé)實施。
第五章其他
第十六條各部門須確定一名電話管理的負責(zé)人,具體負責(zé)本部門電話的使用及日常管理。
第十七條用戶電話出現(xiàn)故障,可直接撥打中國電信服務(wù)熱線10000報修。
第十八條所有辦公電話用戶以及校內(nèi)一切人員都應(yīng)遵守電信公司各項電話管理規(guī)定,要保護電話通訊設(shè)施,違者所產(chǎn)生的一切后果由用戶自負。
第十九條因基建施工、維修等原因,需遷移電話、通訊線路或設(shè)備時,施工管理部門必須事先向后勤管理處申報計劃和方案,經(jīng)同意方可施工;施工完畢,施工管理部門應(yīng)及時通知后勤管理處參與驗收,并提供相關(guān)圖紙資料。
第二十條為了方便教職工和學(xué)生的生活,在校內(nèi)設(shè)若干個公用電話服務(wù)點,公用電話收費按電信公司公用電話管理規(guī)定執(zhí)行。
第二十一條經(jīng)營性部門的辦公電話安裝程序均可參照上述規(guī)定執(zhí)行,一切費用自理。
第二十二條本規(guī)定自發(fā)布之日起實施。若以往學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定與本規(guī)定相抵觸的,以本規(guī)定為準。
第二十三條本規(guī)定由后勤管理處負責(zé)解釋。
