電話會議管理制度

電話會議作為現(xiàn)代企業(yè)日常運營中不可或缺的一部分，其管理制度的建立和完善至關(guān)重要。本制度旨在規(guī)范電話會議的組織、參與、記錄和后續(xù)跟進，以提高會議效率，保證信息準(zhǔn)確傳遞，減少溝通障礙。

包括哪些方面

1. 會議預(yù)約與通知：明確會議預(yù)約流程，確保所有參與者都能及時收到會議通知。

2. 會議準(zhǔn)備：規(guī)定會議議程、資料準(zhǔn)備和設(shè)備檢查等環(huán)節(jié)，保證會議順利進行。

3. 會議進行：設(shè)定會議禮儀、發(fā)言規(guī)則，確保會議有序進行。

4. 會議記錄：規(guī)范記錄方式和內(nèi)容，便于會后查閱和執(zhí)行。

5. 會議跟進：確定會議決議的執(zhí)行和反饋機制，確保會議成果落地。

重要性

電話會議管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 提升效率：規(guī)范化的流程能減少會議時間浪費，提高工作效率。

2. 保障溝通：明確的規(guī)則避免了會議混亂，確保信息有效傳達。

3. 組織文化：體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和組織紀(jì)律，塑造高效的工作氛圍。

4. 責(zé)任明確：通過制度，明確每個人的角色和責(zé)任，促進團隊協(xié)作。

方案

1. 會議預(yù)約與通知： - 所有會議需提前至少24小時通過公司系統(tǒng)預(yù)約，包括會議時間、主題、參與者名單。 - 發(fā)送會議邀請郵件，附帶會議議程和相關(guān)資料，確保參與者有足夠準(zhǔn)備時間。

2. 會議準(zhǔn)備： - 主持人負(fù)責(zé)制定議程，確保每個議題有明確的目標(biāo)和討論時間。 - 會前檢查電話會議設(shè)備，確保音頻、視頻清晰，避免技術(shù)問題影響會議。

3. 會議進行： - 設(shè)定會議開始和結(jié)束時間，遵守時間管理原則。 - 鼓勵積極參與，但控制好發(fā)言秩序，避免冗長討論。

4. 會議記錄： - 指定專人記錄會議紀(jì)要，包括決定事項、責(zé)任人和完成時限。 - 會后24小時內(nèi)分享會議紀(jì)要，確保所有參與者了解會議結(jié)果。

5. 會議跟進： - 主持人負(fù)責(zé)跟蹤會議決議執(zhí)行情況，定期更新進度。 - 對未按時完成的任務(wù)進行提醒，確保會議決議得到有效落實。

通過實施上述方案，電話會議管理制度將有助于提升我們的溝通效率，推動工作的高效執(zhí)行，同時增強團隊的協(xié)同合作能力。請各部門負(fù)責(zé)人嚴(yán)格遵守，并根據(jù)實際情況進行調(diào)整優(yōu)化，以適應(yīng)不斷變化的工作需求。

電話會議管理制度范文

第1篇 食品公司電視電話會議管理制度

食品股份公司電視電話會議管理制度

1、所有在電視電話會議室召開的會議由行政管理部秘書組負(fù)責(zé)會務(wù)管理,行政辦負(fù)責(zé)設(shè)備管理。

2、電視電話會議設(shè)備的管理維護由網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé),其他工作人員協(xié)助網(wǎng)絡(luò)管理員完成工作。

3、召開非電視電話會議時由行政辦秘書組書面通知會議系統(tǒng)管理人員開啟會議室設(shè)備。

4、召開電視電話會議時由行政辦機要組通知會議系統(tǒng)管理人員開啟設(shè)備,行政辦秘書組派人做好會議室衛(wèi)生工作。

5、會議系統(tǒng)管理人員定期(按公司行政辦安排)與公司電視電話會議室進行聯(lián)合調(diào)試。

6、召開電視電話會議前,會議系統(tǒng)管理人員應(yīng)預(yù)先進行設(shè)備檢查和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試,切實做好會議前各項準(zhǔn)備工作。

7、會議系統(tǒng)管理人員在調(diào)試和會議期間,應(yīng)堅守崗位,對會議全程的圖像、聲音實行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽。

8、會議系統(tǒng)管理人員每周一對設(shè)備及線路進行檢測,及時更換壞損設(shè)備,排查線路故障并做好會議系統(tǒng)運行、維護記錄。

9、禁止用手觸摸攝像頭、等離子屏等設(shè)備,無關(guān)人員不得進入控制室。

10、開會期間,嚴(yán)禁在會議室使用手機。

11、 會議時間有沖突時,電視電話會議優(yōu)先。