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有哪些
項目部檔案管理制度旨在確保項目資料的安全、完整、有效管理，以便于日常運營及后期查閱。主要包含以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)項目性質，設立科學的分類體系，對各類文件進行編號，便于檢索。
2. 收集與整理：規(guī)定文件從產生到歸檔的流程，明確各部門職責，保證文件的及時收集與整理。
3. 存儲與保護：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境與保護措施，防止文件損壞或遺失。
4. 利用與借閱：設定檔案的使用規(guī)則，確保信息的安全，同時方便員工查閱。
5. 更新與銷毀：定期更新過期文件，對不再需要的檔案進行安全銷毀。
6. 監(jiān)督與檢查：建立內部審計機制，定期檢查檔案管理的執(zhí)行情況。
實施細則
1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)項目階段（如策劃、設計、施工、驗收等）和文件類型（如報告、合同、圖紙等）劃分大類。 - 設計獨特的編碼系統(tǒng)，如“p01-des-001”代表項目一的設計文件第一號。 - 每個文件夾內應包含目錄清單，便于快速定位文件。
2. 收集與整理： - 文件產生后，由產生部門負責人在一周內完成歸檔工作，提交至檔案管理部門。 - 對于電子文件，需進行加密處理，并同步備份至云端和本地服務器。 - 紙質文件需裝訂整齊，附上文件封面，注明基本信息。
3. 存儲與保護： - 檔案室應保持恒溫恒濕，防火、防潮、防蟲。 - 定期進行檔案盤點，確保無遺漏。 - 對重要文件，采用雙備份策略，存放在不同地點。
4. 利用與借閱： - 員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后，方可借閱。 - 借閱期限一般不超過一周，到期未歸還者，將影響其后續(xù)借閱資格。 - 借閱期間，檔案不得涂改、損壞，否則借閱人承擔相應責任。
5. 更新與銷毀： - 每年進行一次全面的檔案清理，更新過期或已無參考價值的文件。 - 銷毀檔案前，需經過檔案管理部門和相關部門的共同確認，確保無誤后，方可執(zhí)行。
6. 監(jiān)督與檢查： - 每季度進行一次檔案管理檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。 - 對于違反規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。
上墻內容
1. 項目部檔案管理原則：安全第一，便于查閱，定期更新。
2. 檔案分類圖示：清晰展示各類檔案的分類結構。
3. 借閱流程圖：簡化版的借閱流程，方便員工理解和操作。
4. 檔案管理責任人：公布檔案管理部門的聯(lián)系人及其職責。
5. 檔案管理規(guī)定摘要：列出關鍵的管理規(guī)定，如借閱期限、文件保護等。
以上制度的實施，旨在提高項目部的工作效率，保障信息的安全，同時提升團隊協(xié)作的順暢性。各成員應嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
項目部檔案管理制度范文
第1篇 房地產新項目部檔案管理制度
房地產新項目部檔案管理制度
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關要求結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料
1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務)單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調研報告,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設備檔案是鑒定評價(儀器)技術狀態(tài)的科學資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢
3、驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養(yǎng)情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經本公司主管領導批準。
3、凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案,列出銷毀清冊,經主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學習,具備檔案專業(yè)知識。
2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務。
3、按規(guī)定向當?shù)貦n案館移交應進館的檔案。
4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導。
5、辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準堆放與檔案無關的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內六防(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件,儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規(guī)程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長假前應對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經分管領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時須經主管領導同意后方可進行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時,嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規(guī)定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數(shù)、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。
7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
