物業(yè)公司采購管理制度旨在規(guī)范公司的物資和服務(wù)采購流程，確保采購活動的透明度、效率和經(jīng)濟(jì)效益。它通過設(shè)定明確的規(guī)則和程序，防止浪費(fèi)，降低運(yùn)營成本，保障物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，同時也有助于提升公司形象，增強(qiáng)客戶信任。
包括哪些方面
1. 采購計劃：制定年度和季度采購計劃，明確采購需求、預(yù)算和時間表。
2. 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估體系，定期進(jìn)行績效考核，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。
3. 采購流程：規(guī)范詢價、比價、合同簽訂、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的操作，保證公正公平。
4. 庫存控制：實(shí)施合理的庫存策略，防止過度庫存或缺貨情況。
5. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保符合使用要求。
6. 法律合規(guī)：遵守相關(guān)法律法規(guī)，防止不正當(dāng)交易，保護(hù)公司利益。
重要性
物業(yè)公司采購管理制度的重要性不容忽視。一方面，它能有效避免因采購不當(dāng)導(dǎo)致的成本浪費(fèi)，提高資金使用效率；另一方面，通過制度化的流程管理，可以降低采購風(fēng)險，保障物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而提升客戶滿意度。此外，良好的采購制度還有助于維護(hù)公司內(nèi)部的廉潔風(fēng)氣，預(yù)防腐敗行為，保持企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。
方案
1. 制定詳盡的采購政策：明確采購目標(biāo)、原則和權(quán)限，規(guī)定審批流程，確保所有采購活動都有章可循。
2. 建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫：收集和評估供應(yīng)商信息，定期更新，確保有多個可靠供應(yīng)商可供選擇。
3. 實(shí)施電子化采購系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高采購效率，減少人為錯誤。
4. 強(qiáng)化員工培訓(xùn)：定期舉辦采購知識和法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力和法律意識。
5. 定期審計和評估：設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)制，定期對采購活動進(jìn)行審計，評估制度執(zhí)行效果，及時調(diào)整優(yōu)化。
在執(zhí)行過程中，要注重靈活性和適應(yīng)性，隨著市場環(huán)境和公司需求的變化，適時調(diào)整和完善采購管理制度。要鼓勵員工參與制度建設(shè)，提出改進(jìn)建議，共同打造高效、廉潔的采購管理體系。
物業(yè)公司采購管理制度范文
第1篇 某物業(yè)公司采購管理程序
城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系
--采購管理程序
1.目的
控制采購過程,保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.
2.范圍
適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.
3.職責(zé)
3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購的實(shí)施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購的管理控制.
3.2 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對分供方進(jìn)行評定和控制.
3.3 各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收.
4.程序
4.1 根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類:
a類:對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等.
b類:對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.
c類:對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等
4.2 采購資料
4.2.1 物資使用部門負(fù)責(zé)提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.
4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購資料.
4.3 采購計劃審批
4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.
4.3.2 《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.
4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.
4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.
4.3.5 審批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實(shí)施采購.大批量集中采購于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項(xiàng)目反饋到各部門.
4.3.8 應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn).
4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項(xiàng)報告.
4.3.10 各級管理采購物資審批權(quán),按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.
4.3.11 需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.
4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.
4.3.13 按《合同審批程序》實(shí)施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.
4.3.14 嚴(yán)格履約.
4.4 采購物資的驗(yàn)證
4.4.1 物資購進(jìn)后,采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn)及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.
4.4.2 質(zhì)檢員對物資進(jìn)行驗(yàn)收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進(jìn)行檢驗(yàn)或向經(jīng)理報告,填寫《物資驗(yàn)收單》.
4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗(yàn)時,由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實(shí)施現(xiàn)場驗(yàn)證,認(rèn)真填寫《物資驗(yàn)收單》.
4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗(yàn)證時,由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗(yàn)證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗(yàn).
4.4.5 機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗(yàn)收由物資申請部門組織或指定專人驗(yàn)收其技術(shù)性能等.
4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,以確保其質(zhì)量符合要求.
4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收由服務(wù)申請部門負(fù)責(zé).
4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.
4.4.9 對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗(yàn)的方法.
4.4.10 采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?
4.4.11 對采購服務(wù)不合格項(xiàng)由服務(wù)采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.
4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.
5.監(jiān)督執(zhí)行
由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.
6.支持性和相關(guān)性文件
__s4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應(yīng)商名單》
__s4.15-01《倉庫管理程序》
__s4.6-01-02 《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》
7.質(zhì)量記錄及表格
__s4.6-01-f1-01《物資申請單》
__s4.6-01-f2-01《入庫單》
__s4.6-01-f3-01《物資驗(yàn)收單》
__s4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》
第2篇 物業(yè)公司采購管理規(guī)定（13）
物業(yè)公司采購管理規(guī)定(十三)
1.0目的
保證供方提供的物資和服務(wù)符合組織要求達(dá)到的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),對產(chǎn)品服務(wù)的最終實(shí)現(xiàn)提供優(yōu)質(zhì)保障;
2.0適用范圍
適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務(wù)的管理;
3.0職責(zé)
3.1管理部根據(jù)實(shí)際情況,選擇物資供應(yīng)商和供方,并進(jìn)行供方評審確定物資供應(yīng)商和供方名單;
3.2辦公室負(fù)責(zé)員工標(biāo)識、辦公用品等物資的采購,管理部負(fù)責(zé)其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;
3.3各相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)物業(yè)管理過程供方提供服務(wù)的控制;
3.4各倉庫由各部門(管理處)負(fù)責(zé)管理,倉管員負(fù)責(zé)各類已采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、驗(yàn)收及采購物資的保存;
3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《物資采購計劃單》;
4.0程序
4.1供方評審
4.1.1相關(guān)專業(yè)人員配合管理部選擇物資供應(yīng)商或服務(wù)供方,選擇依據(jù)包括但不限于:
a)公司現(xiàn)狀及發(fā)展目標(biāo);
b)供方基本情況,例如服務(wù)態(tài)度、營業(yè)執(zhí)照及地理位置等,服務(wù)供方還應(yīng)考察人員基本素質(zhì)及服務(wù)水平是否能達(dá)到公司要求;
4.1.2管理部組織人員進(jìn)行供方評審,評審內(nèi)容包括但不限于:
a)營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品經(jīng)營資格證書或執(zhí)業(yè)資質(zhì)證書;
b)顧客滿意率及行業(yè)中的聲譽(yù)和口碑;
c)有人員和設(shè)備能保證及時提供配件和售后服務(wù),從業(yè)人員的持證上崗率合格;
d)評審時的物資樣品質(zhì)量達(dá)到100%,現(xiàn)場操作人員服務(wù)質(zhì)量達(dá)到100%的合格;
e)在保證質(zhì)量的前提下考慮價格;
f)評審?fù)戤?管理部填寫《供方評審報告》;
4.1.3評審合格的物資供應(yīng)商在《合格物資供應(yīng)商名單》中登記,合格服務(wù)供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經(jīng)理審批;
4.1.4管理部對評審合格的物資供應(yīng)商和供方每年進(jìn)行復(fù)評,填寫《物資供應(yīng)商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力,復(fù)評不合格者,應(yīng)從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中除名。
4.2各部門、小區(qū)與合格的服務(wù)供方簽訂服務(wù)分包合同時在合同中應(yīng)明確:
a)提供服務(wù)的范圍、期限、質(zhì)量要求;
b)公司對供方所提供服務(wù)的監(jiān)督方法和供方的保證措施;
c)雙方的權(quán)利和義務(wù);
d)違約責(zé)任,賠償?shù)仁马?xiàng);
4.3當(dāng)合格物資供應(yīng)商和供方在提供產(chǎn)品或服務(wù)中出現(xiàn)問題時,各責(zé)任部門應(yīng)會同采購人員采取以下措施,以保證產(chǎn)品、服務(wù)符合要求:
a)與供應(yīng)商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現(xiàn)不合格產(chǎn)品的機(jī)率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。
b)嚴(yán)密采購的驗(yàn)證或檢驗(yàn)過程,嚴(yán)格監(jiān)控供方提供服務(wù)的過程。
c)根據(jù)合同限制或停止物資供應(yīng)商供貨/供方的服務(wù),并從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中另選供應(yīng)商或供方以保證產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)。
4.4 采購
4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;
4.4.2綜合辦根據(jù)各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,
《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應(yīng)包括:采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量及所購物資的質(zhì)量等級和要求;
4.4.3采購人員根據(jù)《物資采購計劃單》內(nèi)容在《合格物資供應(yīng)商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應(yīng)商中選購時,采購人員應(yīng)上報綜合辦經(jīng)理,由綜合辦經(jīng)理組織人員重新選擇物資供應(yīng)商進(jìn)行臨時評審,臨時評審準(zhǔn)則根據(jù)實(shí)際情況而定,至少應(yīng)包括供方評審內(nèi)容中的a、d項(xiàng);
4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領(lǐng)取本月所需物資,如遇突發(fā)事件需另外購買時,部門(管理處)負(fù)責(zé)人可決定臨時購買,但應(yīng)向綜合辦經(jīng)理說明,各小區(qū)管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;
4.4.5服務(wù)供方項(xiàng)目應(yīng)由相關(guān)部門根據(jù)顧客要求進(jìn)行評審,并填寫《服務(wù)分包申請計劃》、《服務(wù)分包申請計劃單》包括:服務(wù)項(xiàng)目范圍、質(zhì)量要求、期限等,經(jīng)授權(quán)人審批后報管理部。
4.4.6綜合辦根據(jù)《服務(wù)分包申請計劃單》內(nèi)容在合格的供方名單中選擇適當(dāng)?shù)墓┓健?/p>
4.5物資的驗(yàn)證與接收。
4.5.1所有采購的物資,由有關(guān)采購部門或申購部門根據(jù)具體產(chǎn)品驗(yàn)收的必要性和采購文件、資料和驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)分別對產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證,并記錄驗(yàn)證結(jié)果,及時通知倉管員進(jìn)行檢驗(yàn)和入庫,倉管員按《采購物資檢驗(yàn)規(guī)程》進(jìn)行驗(yàn)收。
4.5.2如果有必要在供方現(xiàn)場檢驗(yàn)時,應(yīng)檢驗(yàn)合格后進(jìn)行記錄才給予放行。
4.5.3對于服務(wù)分包項(xiàng)目應(yīng)由分管部門在服務(wù)過程中對其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務(wù)項(xiàng)目如:外墻清洗,管理處必須加強(qiáng)過程的連續(xù)監(jiān)控和采取竣工驗(yàn)收,明確其是否符合有關(guān)規(guī)定和合同的要求。
5.0相關(guān)文件
a)《合格物資供應(yīng)商名單》qr-c
b)《合格供方名單》qr-c
c)《服務(wù)分包合同》
d)《物資供應(yīng)商評價報告》qr-c
e)《供方評價報告》qr-c
f)《物資采購計劃單》qr-c
g)《服務(wù)分包申請計劃單》qr-c
h)《采購物資檢驗(yàn)規(guī)程》
i) 《供方評審報告》qr-c
第3篇 物業(yè)公司采購管理作業(yè)規(guī)程（4）
物業(yè)公司采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)
1.目的
規(guī)范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規(guī)定要求。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的采購管理工作。
3.職責(zé)
(1)經(jīng)營部采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作。
(2)公司/管理處倉庫管理員負(fù)責(zé)物品申購計劃的制定,物品的驗(yàn)收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。
(3)公司財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)物品申購計劃的審核。
(4)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)零星物品、應(yīng)急物品的采購審批。
(5)公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)申購計劃的審批。
4.程序要點(diǎn)
(1)物品采購的申請范圍
a)凡公司為提供服務(wù)、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。
b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應(yīng)提出采購計劃;
_公用設(shè)備設(shè)施、裝置運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機(jī)和整機(jī);
_為便于服務(wù)和管理所需添置的設(shè)備、設(shè)施、裝置;
_房屋本體及其他公共配套設(shè)施修繕?biāo)璧牟牧稀?/p>
(2)物品采購的申報程序
a)計劃采購物品的申報程序:
_倉庫管理員應(yīng)于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)限額規(guī)定編制下月物品申購計劃表;
_物品申購計劃表,應(yīng)于每月26日交公司財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核;
_審核無誤的物品申購計劃表報公司總經(jīng)理審核;
_公司總經(jīng)理審批同意的物品申購計劃表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。
b)零星物品的申購:
_零星物品的標(biāo)準(zhǔn):
--常用品以外的;
--數(shù)量較少的;
--倉庫中沒有儲存的;
_零星物品的申報程序:
--由使用部門填寫零星物品申購單;
--管理處會計審核;
--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;
--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;
--審批手續(xù)完整的申購單交公司采購員購買。
c)應(yīng)急物品的申報程序:
_應(yīng)急物品的標(biāo)準(zhǔn):
--突發(fā)性急用物品;
--倉庫中沒有儲存的;
_應(yīng)急物品的申報程序:
--使用部門填寫應(yīng)急物品申報單;
--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;
--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;
--審批同意后交公司采購員購買。
(3)物品采購的時效
a)通用物品的采購。原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
b)特殊物品的采購。原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
c)零星物品的采購。原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
d)應(yīng)急物品的采購。原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
(4)物品采購程序
a)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按《物品難標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)要求選擇所需物品。
b)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按照《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定選擇評審合格的分供商。
c)批量物品的采購:
_采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務(wù)部按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支物品采購資金或支票;
_采購單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應(yīng)通過評審合格的供應(yīng)商送貨上門;
_采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;
_采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票;
_采購員在合格供應(yīng)商處購買不到的物品,應(yīng)做到貨比三家,爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。
d)零星物品的采購:
_采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務(wù)部辦理物品采購借支手續(xù);
_管理處財務(wù)部的相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;
_采購員原則上應(yīng)到評審合格的供應(yīng)商處購買,如合格供應(yīng)商處沒有所需物品,應(yīng)到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;
_購買價值在50元以上的物品,應(yīng)要求供貨方提供正式商品銷售發(fā)票。
e)應(yīng)急物品的采購:
_采購員憑審批完整的應(yīng)急物品申購單到管理處財務(wù)部辦理借支手續(xù);
_管理處財務(wù)部相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;
_采購員應(yīng)到距離公司較近的正規(guī)商店購買。
f)采購員應(yīng)將采購回來的物品按照《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定及時送交倉庫辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)。
g)物品采購發(fā)生的費(fèi)用,由采購員按照《費(fèi)用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部辦理費(fèi)用報銷手續(xù)。
(5)物品采購資料的保管
a)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。
b)物品采購的發(fā)票及驗(yàn)收資料等,由公司財務(wù)部或倉庫相關(guān)人員于月末匯總后,在公司財務(wù)部或倉庫加密長期保存。
(6)本規(guī)程的執(zhí)行情況,作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。
5.記錄
《物品采購計劃表》
6.相關(guān)支持性文件
a)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
b)《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
c)《物品驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
d)《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
e)《費(fèi)用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第4篇 某物業(yè)公司采購管理制度
1.0 總則
1.1目的
為了規(guī)范公司采購行為,兼顧效率及成本,在保證公司日常運(yùn)營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付使用的前提下,降低風(fēng)險,減少交易成本,保持并保證對供應(yīng)商的談判能力,以獲得較優(yōu)性價比的采購物資,特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于__物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動所需的所有物資的采購管理。
2.0 采購職能部門劃分
2.1物資使用部門:負(fù)責(zé)《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關(guān)。
2.2采購部門:負(fù)責(zé)物資具體的采購以及采購資料的管理。
2.3倉庫管理部門:負(fù)責(zé)采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗(yàn)收。
2.4財務(wù)部門:負(fù)責(zé)采購貨款的支付結(jié)算。
2.5總經(jīng)理:負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核,以及采購的監(jiān)督。
2.6集團(tuán)采購部:對采購的監(jiān)督和檢查。
3.0 采購管理
3.1采購物資分類
3.1.1a類物資:辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的it設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、::計算機(jī)外設(shè)與耗材及其維護(hù)服務(wù);公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場地修飾、設(shè)施維護(hù)以及其它行政類物資及服務(wù)。
3.1.2b類物資:工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護(hù)而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3c類物資:清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品;小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補(bǔ)種的花草、樹木以及維護(hù)。
3.1.4d類物資:勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護(hù)用品。
3.1.5e類物資:固定資產(chǎn)類物資。會同集團(tuán)采購部統(tǒng)一采購。
凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型,均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。
3.2購方式
3.2.1計劃采購:各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃,并填寫《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理審批,如超出審批權(quán)限,上報集團(tuán)審批。
3.2.2緊急采購:采購人員得到總經(jīng)理口頭允許,可以先行采購,而后補(bǔ)辦《申購單》手續(xù)。
3.3采購流程
申請人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗(yàn)收接受--采購人員辦理財務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。
3.4采購審批權(quán)限
3.4.1為提高工作效率,采購在2000元以下的,由總經(jīng)理審批權(quán)后,可進(jìn)行采購;
3.4.2采購在2000以上的由總經(jīng)理審批后,報集團(tuán)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批,方可進(jìn)行采購。
3.5采購價格管理
3.5.1采用貨比三家的方法:由采購人員與使用人員對市場價格進(jìn)行調(diào)查,向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價表,進(jìn)行比價、議價到最后定價,并做好詢價、定價表的管理。
3.5.2由集團(tuán)采購部提供價格參考表,再進(jìn)行市場詢價、定價。
3.6采購實(shí)施
3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》,依據(jù)實(shí)際情況,進(jìn)行詢價、定價后,確定供應(yīng)商,進(jìn)行采購。
3.6.2大宗用品或長期需用物資,與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長期供貨協(xié)議,以保證質(zhì)量以及合理的價格供應(yīng)。
3.6.3與集團(tuán)采購部保持信息共享,做好物資采購保障工作。
3.6.4原則上采購人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商,進(jìn)行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。
3.7采購貨款的支付與報銷
3.7.1采購人員報銷時,必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。
3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認(rèn)、主管經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,由財務(wù)部負(fù)責(zé)支付結(jié)算工作。
3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理
3.8.1長期供應(yīng)商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同),以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。
3.8.2臨時供應(yīng)商。要求與其達(dá)成口頭協(xié)議,保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。
3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格,做好各種表格的管理
4.0 供應(yīng)商管理
4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價表的管理,以及對供應(yīng)商定期評價,包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、送貨時間觀念等各項(xiàng)評價。
4.2不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商。及時調(diào)整,減少對公司的損失。
5.0 采購的監(jiān)督和檢查
5.1采購人員每月5日向集團(tuán)采購部上報《月度采購報告》,每年1月20日向集團(tuán)采購部上報《年度采購報告》。
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6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范
6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。
6.2采購人員應(yīng)以公司利益為己任,不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品,以及私自收受其它個人利益,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司::將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。
6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下,經(jīng)主管經(jīng)理認(rèn)可后,方可接受供應(yīng)商的宴請;在采購談判過程中,無論任何原因,都不允許接受供應(yīng)商的邀請。
6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下,方可接受供應(yīng)商的邀請,前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務(wù)活動。
6.5采購人員代表公司形象,對于供應(yīng)商方面的工作人員,應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié),公平對待,不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。
6.6采購人員在與供應(yīng)商的談判過程中,應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,杜絕任意或無意的泄密行為。
6.7對違反本制度的行為,公司有權(quán)進(jìn)行處理,包括必要時對嚴(yán)重違反本制度的員工解聘,情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)構(gòu)處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋;
第5篇 某物業(yè)公司采購管理運(yùn)作程序
e物業(yè)公司采購管理運(yùn)作程序
一、物料金額在500元以上的按下列程序辦理:
1、申購單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明認(rèn)真填寫。
2、經(jīng)理助理審核。
3、由經(jīng)理助理報經(jīng)理審批。
4、由辦公室報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
5、申購單位憑審批報告采購相應(yīng)物品,憑審批報告和入庫《驗(yàn)收單》及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費(fèi)用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理費(fèi)用報銷手續(xù)。
二、物料金額在500元以下的按下列程序辦理:
1、申購單位到經(jīng)理助理處填寫材料《申購單》,并按《申購單》備注說明認(rèn)真填寫。
2、經(jīng)理助理審核。
3、由經(jīng)理助理報經(jīng)理審批。
4、申購單位憑審批的《申購單》采購相應(yīng)物品,憑審批的《申購單》和入庫驗(yàn)收單及發(fā)票到經(jīng)理助理處按《費(fèi)用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理費(fèi)用報銷手續(xù)。
三、購買物品借款按下列程序辦理:
1、維修部在物業(yè)財務(wù)可辦理借款手續(xù)。其他單位可采取先購物后報賬,或者聯(lián)系供貨商直接送貨上門,也可到公司財務(wù)辦理借款手續(xù)。
第6篇 某物業(yè)公司采購物資管理規(guī)定
物業(yè)公司采購物資管理規(guī)定
1、各部門每周六上午把下周采購預(yù)算和工作快報一起上交總經(jīng)理批準(zhǔn)
2、按批準(zhǔn)預(yù)算,由使用部門填寫申購單,部門經(jīng)理簽字后,送采購部進(jìn)行詢價,原則上以貨比三家及以最佳質(zhì)量、最合理價格取舍,在可能范圍內(nèi)附上報價單及說明書,然后送財務(wù)經(jīng)理審核及總經(jīng)理審批,以此作為采購依據(jù),經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,購買入庫;
3、未經(jīng)批準(zhǔn)的采購申請單一律不準(zhǔn)采購,禁止先買后批;
4、如有預(yù)算之外的緊急采購或臨時采購,需報總經(jīng)理批準(zhǔn),如無總經(jīng)理批準(zhǔn),采購部一概不予受理;
5、為提高采購工作效率和部門協(xié)調(diào),各部門物資需求一般需提前3天報單;
6、每周一和每周三為采購申報日,各部門在此兩天將申購單交采購部;
7、為便于采購工作流轉(zhuǎn),每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00擬定為請示財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審批申購單時間;
8、實(shí)行部門成本核算控制制度,即各部門購買、領(lǐng)用物資費(fèi)用(單項(xiàng)、小額款)由各部門自行控制,如當(dāng)月成本超出預(yù)算或規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)將由責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任;
9、各部門申購單上需注明物資規(guī)格、數(shù)量、尺寸、用途、材質(zhì)及特殊要求等,以方便采購,如發(fā)生采購失誤(重復(fù)購買、采購過剩、多余購買等),將由相應(yīng)責(zé)任人賠償。
簽署人:__物業(yè)管理有限公司
