項(xiàng)目外包管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一部分，它涉及到企業(yè)對外部服務(wù)提供商的選擇、合同簽訂、項(xiàng)目執(zhí)行監(jiān)控、質(zhì)量控制、風(fēng)險管理等多個環(huán)節(jié)。該制度旨在確保外包項(xiàng)目的順利進(jìn)行，同時保護(hù)企業(yè)的利益。
包括哪些方面
1. 供應(yīng)商篩選與評估：明確外包供應(yīng)商的資質(zhì)要求，建立評價標(biāo)準(zhǔn)和流程，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的篩選和評估。
2. 合同制定：規(guī)定合同內(nèi)容應(yīng)包含項(xiàng)目范圍、期限、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等關(guān)鍵要素。
3. 項(xiàng)目管理：設(shè)定項(xiàng)目管理流程，包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾階段，明確各方責(zé)任和溝通機(jī)制。
4. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查機(jī)制，確保外包工作符合企業(yè)要求。
5. 風(fēng)險管理：識別和應(yīng)對外包可能帶來的風(fēng)險，如技術(shù)、法律、財務(wù)等方面的風(fēng)險。
6. 績效考核與激勵：設(shè)立績效指標(biāo)，定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)，依據(jù)結(jié)果調(diào)整合作策略。
7. 爭議解決機(jī)制：預(yù)先設(shè)定爭議解決方式，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的合同糾紛。
重要性
項(xiàng)目外包管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 保障項(xiàng)目質(zhì)量：通過嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和質(zhì)量管理，確保外包項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度。
2. 降低成本：有效利用外部資源，降低企業(yè)內(nèi)部成本，提高運(yùn)營效率。
3. 風(fēng)險控制：通過風(fēng)險識別和管理，防止外包過程中可能出現(xiàn)的負(fù)面影響。
4. 法律合規(guī)：確保外包過程符合相關(guān)法律法規(guī)，避免潛在的法律風(fēng)險。
5. 提升競爭力：通過外包獲取專業(yè)技能和服務(wù)，提升企業(yè)的市場競爭力。
方案
1. 建立專門的外包管理部門：負(fù)責(zé)外包項(xiàng)目的全過程管理，包括供應(yīng)商管理、合同管理、項(xiàng)目監(jiān)控等。
2. 完善制度文件：制定詳細(xì)的外包政策和操作手冊，確保所有相關(guān)人員了解并遵守。
3. 培訓(xùn)與教育：對員工進(jìn)行外包管理制度的培訓(xùn)，增強(qiáng)其對外包的理解和執(zhí)行力。
4. 持續(xù)改進(jìn)：定期審查和更新制度，適應(yīng)市場變化和技術(shù)進(jìn)步，確保制度的時效性和有效性。
5. 建立合作伙伴關(guān)系：與優(yōu)質(zhì)的外包供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共贏。
通過上述方案的實(shí)施，企業(yè)能夠構(gòu)建起一套完善的項(xiàng)目外包管理制度，有效推動外包項(xiàng)目的成功實(shí)施，同時提升企業(yè)的運(yùn)營效能和市場地位。
項(xiàng)目外包管理制度范文
第1篇 物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目外包監(jiān)控管理辦法作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書:服務(wù)項(xiàng)目外包監(jiān)控管理辦法
1、目的
為服務(wù)項(xiàng)目外包過程監(jiān)控提供指引,提高服務(wù)專項(xiàng)管理水平,保證外包后的服務(wù)質(zhì)量
2、適用范圍
適用于物業(yè)公司各管理處對服務(wù)項(xiàng)目外包質(zhì)量的監(jiān)控管理
3、定義
無
4、職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)頻次
品質(zhì)管理部組織設(shè)備設(shè)施、環(huán)境大檢查,評估服務(wù)供方服務(wù)質(zhì)量
抽查供方服務(wù)質(zhì)量清潔、綠化每季度評估一次;設(shè)備設(shè)施每半年評估一次
每季度至少一次
管理處對設(shè)備設(shè)施、環(huán)境供方服務(wù)質(zhì)量全面檢查與監(jiān)督每月一次
監(jiān)控人員日常檢查服務(wù)供方的服務(wù)質(zhì)量及成本控制情況
定期評估服務(wù)供方服務(wù)質(zhì)量
監(jiān)督服務(wù)供方消耗我方資源的控制情況清潔每日檢查,綠化、設(shè)備設(shè)施每周檢查。
清潔、綠化每月,設(shè)備設(shè)施每季
持續(xù)
5、過程控制及方法
5.1 總則
5.1.1建立對各類業(yè)務(wù)外包的監(jiān)控管理辦法,監(jiān)控包括管理處和公司兩個層次,即管理處依據(jù)合同、公司規(guī)定督促供方和品質(zhì)部對供方進(jìn)行定期總結(jié)與評估,實(shí)施與供方中高層定期溝通
5.1.2物業(yè)公司指定品質(zhì)管理部對業(yè)務(wù)外包的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控
5.1.3各管理處根據(jù)管理區(qū)域的實(shí)際情況,指定一名或一名以上的專人負(fù)責(zé)對某項(xiàng)業(yè)務(wù)外包的服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)控。
5.1.4管理處責(zé)任部門通過每日巡查、每周檢查、每月、季、年評估等方式監(jiān)控供方提供的服務(wù),檢查內(nèi)容包括:服務(wù)質(zhì)量、人員禮儀、工具材料、水電消耗(我方承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用的)。對不符合要求的現(xiàn)象提出整改要求,如供方未按要求整改或未執(zhí)行合同條款,按合同附件處罰標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處罰。
5.1.5品質(zhì)管理部每季度對清潔、綠化供方進(jìn)行評估,每半年對設(shè)備設(shè)施類外包方進(jìn)行評估,內(nèi)容包括對各項(xiàng)檢查中集中反映的問題、供方曾經(jīng)出現(xiàn)過的較嚴(yán)重的問題及改善情況、顧客的意見、各服務(wù)供方的服務(wù)質(zhì)量對比、現(xiàn)場抽查情況、目前存在的問題等。
5.1.6對于公司要求的新的管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求,由管理處的有關(guān)人員組織對供方人員進(jìn)行培訓(xùn)并考核,培訓(xùn)記錄應(yīng)予以保存。
5.1.7客戶日常反映的投訴、意見和建議,顧客意見調(diào)查,外部質(zhì)量機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查,政府各類評比活動等也是對供方進(jìn)行監(jiān)控的一種方式,也應(yīng)作為對供方進(jìn)行月度或季度考核的參考。
5.1.8在供方進(jìn)場作業(yè)前,應(yīng)向管理處提供以下資料:現(xiàn)場操作規(guī)程、現(xiàn)場作業(yè)人員架構(gòu)及基本概況(包括照片1張、身份證復(fù)印件、年齡、聯(lián)系方式等)、作業(yè)人員崗位職責(zé)及分管區(qū)域、作業(yè)時間、工作進(jìn)度計劃等,并指定與我方直接聯(lián)系人。供方所提供的資料有變動時,應(yīng)及時通知我方。
5.1.9管理處負(fù)責(zé)任人組織業(yè)務(wù)主管(辦)會同品質(zhì)管理部,根據(jù)管理區(qū)域的實(shí)際情況、顧客的需求等制定適合于本小區(qū)的服務(wù)質(zhì)量評審細(xì)則、檢查標(biāo)準(zhǔn),作為合同附件。評審細(xì)則應(yīng)包含評審及考核方法。
5.1.10除電梯服務(wù)供方提供年度計劃外,其它服務(wù)供方每月28日前提交下月的定期作業(yè)計劃。
5.2監(jiān)控辦法
5.2.1內(nèi)部監(jiān)控
5.2.1.1對供方的監(jiān)控主要包括日檢、周檢、月檢、季檢。各類檢查涉及人員層級及檢查的深度、廣度有所區(qū)別;
5.2.1.2日檢:管理處監(jiān)控人員每日會同供方現(xiàn)場負(fù)責(zé)人對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行一次檢查,并記錄,雙方簽字確認(rèn)后各留一份。
5.2.1.3周檢:管理處監(jiān)控人員每周會同供方現(xiàn)場負(fù)責(zé)人至少對其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行一次全面檢查,并根據(jù)巡查結(jié)果填寫相關(guān)記錄,雙方簽字確認(rèn)后各自保留一份。
5.2.1.4月檢:管理處經(jīng)理組織專業(yè)主管、監(jiān)控人員,會同供方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場工作人員,每月共同對其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行一次全面檢查和考評。管理處根據(jù)檢查結(jié)果填寫記錄,雙方簽字確認(rèn)后各自保留一份。月檢結(jié)束后,要對供方進(jìn)行月度評估,包含當(dāng)月檢查中的不合格項(xiàng)整改情況、服務(wù)達(dá)標(biāo)情況、顧客回訪情況、改進(jìn)建議等內(nèi)容。
5.2.1.5季檢:品質(zhì)管理部會同管理處經(jīng)理、專業(yè)主管、監(jiān)控人員、供方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場工作人員,每季度共同對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行一次全面檢查和評估。檢查可采用查閱質(zhì)量記錄、調(diào)查客戶意見、現(xiàn)場抽查等多種方式。品質(zhì)管理部根據(jù)對供方的服務(wù)質(zhì)量檢查情況及管理處每月上報的供方工作評估報告,對供方的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行綜合評估,內(nèi)容應(yīng)包括該季度各項(xiàng)檢查中曾經(jīng)出現(xiàn)過的較大問題及整改情況、業(yè)主的意見、現(xiàn)場抽查情況、目前存在的問題、對供方的進(jìn)一步要求等。季度評估報告由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)存檔并按管理處進(jìn)行整理,同時,交一份給管理處存檔,一份給供方存檔。管理處根據(jù)評估報告中匯總的問題要求供方采取糾正措施,并將供方的整改結(jié)果報告公司。品質(zhì)管理部根據(jù)報告內(nèi)容及對供方的現(xiàn)場服務(wù)再驗(yàn)證,并將結(jié)果匯報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門,對未按公司要求予以整改的供方,公司將根據(jù)實(shí)際情況更換新的供方。
5.2.1.6半年檢:由品質(zhì)管理部每半年組織一次對各管理處的設(shè)備設(shè)施、環(huán)境大檢查,并全面評估。
5.2.1.7根據(jù)各類外包業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及合同約定,選擇監(jiān)控頻次。如清潔外包日檢、周檢、月檢、季檢都需做,電梯外包則可不選擇日檢。
5.2.2外部監(jiān)控
5.2.2.1客戶評價:客戶日常投訴;本公司組織的顧客意見調(diào)查等。
5.2.2.2社會評查:外部質(zhì)量審核機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查;優(yōu)秀小區(qū)的驗(yàn)收檢查;勞動局安檢部門的檢查;集團(tuán)內(nèi)組織的評比、檢查等。
5.2.3特殊供方監(jiān)控辦法
5.2.3.1對儀器儀表檢測、電氣安全檢測及小區(qū)垃圾外運(yùn)等由政府部門直接控制的特殊供方,不須定期評估,要保存好其提供的合格證等有效證明及資料。
5.2.3.2對處于保修期內(nèi)的設(shè)備維保供方,其對設(shè)備進(jìn)行的定期保養(yǎng)及故障處理,須予以記錄和報告,具體見《保修階段工程質(zhì)量和設(shè)備管理監(jiān)控辦法》。
5.2.3.3對提供短期服務(wù)的供方,管理處經(jīng)理安排相關(guān)專業(yè)主管對供方的服務(wù)過程及結(jié)果監(jiān)督檢查。
5.3評審方法
5.3.1管理處每月評審主要以日(周)檢和月檢記錄的不合格項(xiàng)作為評審依據(jù)。不合格包括輕微和嚴(yán)重不合格。在服務(wù)合同中應(yīng)確定每日、每月和每季度最高輕微及嚴(yán)重不合格數(shù)。
5.3.2管理處每月5日前對清潔、綠化服務(wù)供方的服務(wù)效
果進(jìn)行總結(jié)評估,每季首月5日前對設(shè)備設(shè)施服務(wù)供方的服務(wù)效果進(jìn)行總結(jié)評估,填寫《 工作評估報告》,交服務(wù)供方確認(rèn),并抄送公司品質(zhì)管理部。評估報告作為是否扣減服務(wù)供方服務(wù)費(fèi)用的重要依據(jù)。
5.3.3輕微不合格的判定以各類服務(wù)質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。
5.3.4嚴(yán)重不合格的判定
5.3.4.1清潔服務(wù)
a.在同一天的檢查中,發(fā)現(xiàn)同一區(qū)域(指同一單元或方圓10平方米,下同)出現(xiàn)嚴(yán)重臟污或同一區(qū)域有三個或以上的保潔項(xiàng)目不到位。
b.在同一天的檢查中,發(fā)現(xiàn)三處或以上區(qū)域出現(xiàn)相同項(xiàng)目的不合格。
c.連續(xù)三日檢查中,同一區(qū)域出現(xiàn)兩次及以上相同項(xiàng)目的不合格。
d.在規(guī)定的整改時間內(nèi)未完成整改項(xiàng)目(排除不可抗力)。
e.員工離崗時間超過半小時或當(dāng)值時間內(nèi)干私事。
5.3.4.2消殺服務(wù)
a.連續(xù)兩個月實(shí)際消殺次數(shù)低于月工作計劃。
b.白天在公共區(qū)域內(nèi)發(fā)現(xiàn)老鼠活動。
c.一個月內(nèi)出現(xiàn)兩次及以上同類顧客投訴。
d.員工離崗時間超過半小時或當(dāng)值時間內(nèi)干私事。
5.3.4.3綠化服務(wù)
a.在同一周的檢查中,發(fā)現(xiàn)三處以上區(qū)域出現(xiàn)相同項(xiàng)目的不合格。
b.連續(xù)一個月的檢查中,同一區(qū)域出現(xiàn)兩次及以上相同項(xiàng)目的不合格。
c.在約定的整改時間內(nèi)未完成整改項(xiàng)目(排除不可抗力)。
d.作業(yè)過程中出現(xiàn)因服務(wù)供方原因引起的有效顧客投訴
e.連續(xù)三個月不剪草、草皮雜草面積超過10%或覆蓋率低于90%
f.因養(yǎng)護(hù)原因造成的喬灌木枯死
5.3.4.4設(shè)備設(shè)施維護(hù)
a.因維護(hù)不當(dāng)造成質(zhì)量事故。
b.一個月內(nèi)出現(xiàn)兩次及以上因維護(hù)不當(dāng)造成顧客投訴或未及時處理。
c.在規(guī)定的整改時間內(nèi)未完成的整改項(xiàng)目(排除不可抗力和工程遺留問題)。
5.3.5 合同期滿前的評估
5.3.5.1不續(xù)簽合同:合同到期不再續(xù)簽時,應(yīng)在合同期滿前兩個月由管理處進(jìn)行一次全面的效果評估,填寫《 工作評估報告》,發(fā)送品質(zhì)管理部、財務(wù)管理部備案。
5.3.5.2 續(xù)簽合同:在合同期滿前一個月,由管理處對該項(xiàng)服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析,按程序報批后續(xù)簽合同。
5.3.5.3如部門需重新選擇服務(wù)供方,須按《招投標(biāo)管理辦法》進(jìn)行。
5.4 考核方法
5.4.1環(huán)境類考核方法詳見《環(huán)境外包監(jiān)控作業(yè)指導(dǎo)書》
5.4.2設(shè)備設(shè)施、綠化類考核方法參照清潔類相關(guān)考核細(xì)則
5.4.3對項(xiàng)目施工的監(jiān)控與考核
5.4.3.1管理處監(jiān)控人員每天至少一次對施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查,重點(diǎn)檢查是否按施工方案施工;所用設(shè)備工具、施工材料、施工工藝、施工進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全措施、現(xiàn)場標(biāo)識、現(xiàn)場環(huán)境是否符合要求;有無違反合同規(guī)定等。
5.4.3.2安全員按照安全類體系文件的規(guī)定對施工人員、施工現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督檢查。
5.4.3.3對不按施工方案施工、不遵守管理規(guī)定、施工進(jìn)度或施工質(zhì)量不符合要求、違規(guī)施工導(dǎo)致顧客投訴等,應(yīng)及時制止、糾正,并依據(jù)雙方合同、管理責(zé)任書等進(jìn)行考核和處罰。
6 支持性文件
tjzzwy7.4-z01-01-04 《電梯維保監(jiān)控辦法》
tjzzwy7.4-z01-01-05 《環(huán)境外包監(jiān)控辦法》
tjzzwy7.4-z01-01-06 《保修階段工程質(zhì)量和設(shè)備管理監(jiān)控辦法》
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.4-z01-03-f1《電梯服務(wù)供方服務(wù)效果評估表》
tjzzwy7.5.1-g01-f1《設(shè)備設(shè)施巡視記錄表》
tjzzwy7.5.1-h03-f1 《消殺(毒)工作記錄表》
tjzzwy7.5.1-h02-01-f1《綠化效果每日檢查記錄表》
