有哪些
工程部檔案管理制度主要涵蓋以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類(lèi)與編碼：確保所有工程文檔按照項(xiàng)目、階段、類(lèi)型進(jìn)行清晰分類(lèi)，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定在項(xiàng)目進(jìn)程中定期收集相關(guān)文件，及時(shí)歸檔，確保文件的完整性。
3. 檔案存儲(chǔ)與保管：明確檔案的物理存儲(chǔ)位置和電子存儲(chǔ)方式，設(shè)定安全保管措施，防止遺失或損壞。
4. 檔案借閱與使用：制定借閱流程，控制檔案的使用權(quán)限，確保信息安全。
5. 檔案更新與維護(hù)：規(guī)定對(duì)過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤信息的更新程序，保持檔案的時(shí)效性。
6. 檔案銷(xiāo)毀與保留：設(shè)定檔案的保存期限，到期后執(zhí)行合理的銷(xiāo)毀程序，同時(shí)明確需要永久保存的重要檔案。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與編碼：每個(gè)項(xiàng)目設(shè)立獨(dú)立的檔案夾，內(nèi)部按照設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等階段劃分，文件名包含日期、負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵信息。編碼系統(tǒng)應(yīng)易于理解和操作，如“pj-001-d-20210501”，代表項(xiàng)目編號(hào)為001的設(shè)計(jì)文件，創(chuàng)建于2021年5月1日。
2. 檔案收集與整理：項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督各階段文件的提交，每周進(jìn)行一次歸檔檢查，確保無(wú)遺漏。電子文件需同步備份至公司云存儲(chǔ)系統(tǒng)。
3. 檔案存儲(chǔ)與保管：紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮的專(zhuān)用檔案柜內(nèi)，電子檔案加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，非授權(quán)人員不得接觸。
4. 檔案借閱與使用：?jiǎn)T工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限不超過(guò)一周，逾期未還者將受處罰。
5. 檔案更新與維護(hù)：文件修訂時(shí)，需注明修訂日期和原因，舊版本應(yīng)及時(shí)替換。對(duì)于錯(cuò)誤信息，發(fā)現(xiàn)即更正并通知相關(guān)人員。
6. 檔案銷(xiāo)毀與保留：每年進(jìn)行一次檔案清理，過(guò)期文件由檔案管理員提出銷(xiāo)毀建議，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。重要檔案如合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，永久保存。
上墻內(nèi)容
1. 工程部檔案管理制度概覽圖：清晰展示檔案管理的主要流程和責(zé)任分工。
2. 檔案分類(lèi)示例：列舉常見(jiàn)文件類(lèi)型和對(duì)應(yīng)的分類(lèi)編碼。
3. 借閱流程圖：以圖表形式呈現(xiàn)借閱步驟和所需時(shí)間。
4. 安全保管提示：強(qiáng)調(diào)檔案安全的重要性，列出保管注意事項(xiàng)。
5. 更新與銷(xiāo)毀規(guī)定：簡(jiǎn)述檔案更新和銷(xiāo)毀的程序，提醒員工遵守。
6. 應(yīng)急處理流程：說(shuō)明在檔案丟失或損壞情況下的應(yīng)急處理步驟。
以上內(nèi)容旨在規(guī)范工程部檔案管理工作，提高效率，保障信息安全。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理制度的有效實(shí)施。
工程部檔案管理制度范文
第1篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項(xiàng)目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號(hào)、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場(chǎng)每周例會(huì)記錄、每月例會(huì)記錄。臨時(shí)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議記錄。
3、項(xiàng)目工作人員登記造冊(cè)。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書(shū)、設(shè)計(jì)變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書(shū)往來(lái)整理歸檔。
6、各類(lèi)檔案資料分類(lèi)保管,做好備份,不得遺失。同時(shí)建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫(xiě)工程資料借閱表,并及時(shí)歸檔。
第2篇 物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定(二)
1.工程部應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé),從工程設(shè)計(jì)招標(biāo)開(kāi)始到施工,竣工的各種資料收集,整理報(bào)批,登記。
2.未經(jīng)部門(mén)經(jīng)理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。
3.本部門(mén)人員借閱應(yīng)注意愛(ài)護(hù)使用,并不得向外單位人員借閱。
4.凡借閱檔案和使用人員注意保密。
5.有關(guān)工程文件不經(jīng)允許不得復(fù)印。
6.檔案管理人員根據(jù)文件保存期限,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理認(rèn)可可定期銷(xiāo)毀。
第3篇 s酒店工程部檔案管理工作程序
酒店工程部檔案管理工作程序
檔案是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作,是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn),探索管理和檢修規(guī)律,增加對(duì)設(shè)備的認(rèn)識(shí)和了解,提高維修和管理水平的有力措施。
因此酒店的各種大型設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備均應(yīng)建立設(shè)備登記卡,記錄設(shè)備的名稱(chēng)、作用、安裝地點(diǎn)、廠(chǎng)家、型號(hào)、名牌數(shù)據(jù)、設(shè)備附件、估計(jì)使用年限、易損件名稱(chēng)規(guī)格及維修要求,以及維修、保養(yǎng)、故障的記錄。
為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為酒店的重要財(cái)富。檔案管理作業(yè)程序如下10個(gè)步驟:①點(diǎn)數(shù) ②登記③整理 ④分類(lèi) ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護(hù) ⑨應(yīng)用 ⑩定期清理
政策制定人 審批人 執(zhí)行日期
第4篇 _大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定
大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定
工程檔案是工程部運(yùn)行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù),加強(qiáng)工程檔案管理是工程部的一項(xiàng)重要工作。為加強(qiáng)工程檔案管理特制定本管理制度。
一.工程檔案目錄管理
1.工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計(jì)算機(jī)檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁(yè)檔案,過(guò)程性檔案要逐步向無(wú)紙化檔案過(guò)渡。
2.工程檔案設(shè)置三級(jí)目錄,第一級(jí)目錄為類(lèi)別目錄,第二級(jí)目錄為程序文件目錄,第三級(jí)目錄為工作單目錄。
3.工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級(jí)檔案目錄設(shè)置一致。
二.工程檔案管理程序
1.工程檔案管理責(zé)任
(1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;確定檔案目錄;設(shè)置檔案保密等級(jí);檢查檔案情況。
(2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。
(3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷(xiāo)毀更新;檔案資料分析報(bào)告;接受經(jīng)理和上一級(jí)檔案管理人員檢查;檢查工程部各級(jí)人員檔案工作情況。
(4)員工責(zé)任:認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄;接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。
2.工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見(jiàn)建立各級(jí)檔案目錄并將各類(lèi)文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號(hào),并在每卷首頁(yè)建立目錄清單,同時(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱,不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷(xiāo)毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理,過(guò)程性工作檔案到期后應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀,但應(yīng)做好銷(xiāo)毀記錄。
(5) 上級(jí)檔案存檔
工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級(jí)設(shè)置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部、工程部機(jī)密的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書(shū)等應(yīng)設(shè)置密碼,其保密等級(jí)和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
(7) 計(jì)算機(jī)檔案管理
工程部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理,由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單,將檔案或目錄及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)中,進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書(shū)檔案管理辦法
工程部購(gòu)置的技術(shù)圖書(shū)由文秘檔案員登記建檔,制定圖書(shū)借閱管理辦法,嚴(yán)格按管理辦法借閱。
第5篇 某百貨公司工程部檔案管理制度
百貨公司工程部檔案管理制度
1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類(lèi)檔案應(yīng)按系統(tǒng):土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管,按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶(hù)單元裝修和維修檔案等,進(jìn)行分類(lèi)管理。
3、按照檔案管理要求存放各類(lèi)檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄,內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來(lái)圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物,如圖紙無(wú)誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類(lèi)檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存,用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶(hù)裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過(guò)期需銷(xiāo)毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn),確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類(lèi)歸檔、保存。
