有哪些
工程部檔案管理制度主要涵蓋以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：確保所有工程文檔按照項目、階段、類型進(jìn)行清晰分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定在項目進(jìn)程中定期收集相關(guān)文件，及時歸檔，確保文件的完整性。
3. 檔案存儲與保管：明確檔案的物理存儲位置和電子存儲方式，設(shè)定安全保管措施，防止遺失或損壞。
4. 檔案借閱與使用：制定借閱流程，控制檔案的使用權(quán)限，確保信息安全。
5. 檔案更新與維護：規(guī)定對過時或錯誤信息的更新程序，保持檔案的時效性。
6. 檔案銷毀與保留：設(shè)定檔案的保存期限，到期后執(zhí)行合理的銷毀程序，同時明確需要永久保存的重要檔案。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：每個項目設(shè)立獨立的檔案夾，內(nèi)部按照設(shè)計、施工、驗收等階段劃分，文件名包含日期、負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵信息。編碼系統(tǒng)應(yīng)易于理解和操作，如“pj-001-d-20210501”，代表項目編號為001的設(shè)計文件，創(chuàng)建于2021年5月1日。
2. 檔案收集與整理：項目經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督各階段文件的提交，每周進(jìn)行一次歸檔檢查，確保無遺漏。電子文件需同步備份至公司云存儲系統(tǒng)。
3. 檔案存儲與保管：紙質(zhì)檔案存放在防火、防潮的專用檔案柜內(nèi)，電子檔案加密存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。設(shè)置訪問權(quán)限，非授權(quán)人員不得接觸。
4. 檔案借閱與使用：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限不超過一周，逾期未還者將受處罰。
5. 檔案更新與維護：文件修訂時，需注明修訂日期和原因，舊版本應(yīng)及時替換。對于錯誤信息，發(fā)現(xiàn)即更正并通知相關(guān)人員。
6. 檔案銷毀與保留：每年進(jìn)行一次檔案清理，過期文件由檔案管理員提出銷毀建議，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。重要檔案如合同、驗收報告等，永久保存。
上墻內(nèi)容
1. 工程部檔案管理制度概覽圖：清晰展示檔案管理的主要流程和責(zé)任分工。
2. 檔案分類示例：列舉常見文件類型和對應(yīng)的分類編碼。
3. 借閱流程圖：以圖表形式呈現(xiàn)借閱步驟和所需時間。
4. 安全保管提示：強調(diào)檔案安全的重要性，列出保管注意事項。
5. 更新與銷毀規(guī)定：簡述檔案更新和銷毀的程序，提醒員工遵守。
6. 應(yīng)急處理流程：說明在檔案丟失或損壞情況下的應(yīng)急處理步驟。
以上內(nèi)容旨在規(guī)范工程部檔案管理工作，提高效率，保障信息安全。各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理制度的有效實施。
工程部檔案管理制度范文
第1篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第2篇 物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定(二)
1.工程部應(yīng)由專人負(fù)責(zé),從工程設(shè)計招標(biāo)開始到施工,竣工的各種資料收集,整理報批,登記。
2.未經(jīng)部門經(jīng)理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。
3.本部門人員借閱應(yīng)注意愛護使用,并不得向外單位人員借閱。
4.凡借閱檔案和使用人員注意保密。
5.有關(guān)工程文件不經(jīng)允許不得復(fù)印。
6.檔案管理人員根據(jù)文件保存期限,經(jīng)部門經(jīng)理認(rèn)可可定期銷毀。
第3篇 s酒店工程部檔案管理工作程序
酒店工程部檔案管理工作程序
檔案是匯集和積累設(shè)備運行狀態(tài)的最基本工作,是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn),探索管理和檢修規(guī)律,增加對設(shè)備的認(rèn)識和了解,提高維修和管理水平的有力措施。
因此酒店的各種大型設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備均應(yīng)建立設(shè)備登記卡,記錄設(shè)備的名稱、作用、安裝地點、廠家、型號、名牌數(shù)據(jù)、設(shè)備附件、估計使用年限、易損件名稱規(guī)格及維修要求,以及維修、保養(yǎng)、故障的記錄。
為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為酒店的重要財富。檔案管理作業(yè)程序如下10個步驟:①點數(shù) ②登記③整理 ④分類 ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護 ⑨應(yīng)用 ⑩定期清理
政策制定人 審批人 執(zhí)行日期
第4篇 _大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定
大廈物業(yè)工程部檔案管理規(guī)定
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù),加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一.工程檔案目錄管理
1.工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式,基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁檔案,過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2.工程檔案設(shè)置三級目錄,第一級目錄為類別目錄,第二級目錄為程序文件目錄,第三級目錄為工作單目錄。
3.工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級檔案目錄設(shè)置一致。
二.工程檔案管理程序
1.工程檔案管理責(zé)任
(1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;確定檔案目錄;設(shè)置檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。
(3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責(zé)任:認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。
2.工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號,并在每卷首頁建立目錄清單,同時在計算機中進(jìn)行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理,按規(guī)定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出,在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱,不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理,過程性工作檔案到期后應(yīng)及時銷毀,但應(yīng)做好銷毀記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級設(shè)置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案,如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書等應(yīng)設(shè)置密碼,其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應(yīng)積極推行計算機管理,由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單,將檔案或目錄及時錄入計算機中,進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法
工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔,制定圖書借閱管理辦法,嚴(yán)格按管理辦法借閱。
第5篇 某百貨公司工程部檔案管理制度
百貨公司工程部檔案管理制度
1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng):土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管,按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等,進(jìn)行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄,內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物,如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存,用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存,其他各種記錄保存期限一般為二年以上,過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn),確定歸還日期,需續(xù)借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。
