有哪些
集團公司檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)業(yè)務性質和文件內(nèi)容，建立統(tǒng)一的檔案分類體系，并進行科學編碼，確保檔案檢索便捷。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定各類文件從產(chǎn)生到歸檔的時間節(jié)點，確保文件的完整性和準確性，定期進行檔案整理，保持檔案系統(tǒng)有序。
3. 檔案保管：設定適宜的保管條件，包括溫濕度控制、防火防盜措施，以保護檔案的安全。
4. 檔案利用：明確檔案的借閱流程，保障內(nèi)部員工和外部合法需求方的合理利用，同時防止檔案濫用。
5. 檔案信息化：推進檔案數(shù)字化，實現(xiàn)電子化管理，提高檔案檢索效率。
6. 檔案鑒定與銷毀：定期進行檔案價值鑒定，對過期無保存價值的檔案進行安全銷毀。
7. 檔案保密：對涉及公司機密的檔案實行嚴格的保密制度，確保敏感信息不外泄。
實施細則
1. 檔案收集：各部門需指定專人負責文件的收集與整理，每月提交一次歸檔文件清單，由檔案管理部門審核后入庫。
2. 檔案整理：檔案應按照時間、項目或部門進行排序，每份文件應附帶詳細目錄，便于查找。
3. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管和檔案管理員審批后方可借閱，借閱期限一般不超過一周。
4. 信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，所有檔案電子化后錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)線上查詢、下載和審批功能。
5. 保密措施：涉密檔案存儲于專用服務器，訪問權限僅限于授權人員，且所有操作記錄在案。
6. 鑒定銷毀：每年進行一次檔案鑒定，無保存價值的檔案在兩名及以上管理人員監(jiān)督下銷毀，并做好銷毀記錄。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責。”
2. “保護檔案，就是保護公司的歷史和未來?！?
3. “借閱檔案，需審批，不得私自復制、傳播。”
4. “保密原則：涉密檔案，非授權不得接觸?！?
5. “檔案是企業(yè)知識的寶庫，維護好檔案，就是維護企業(yè)的核心競爭力?！?/p>
以上制度旨在規(guī)范集團公司檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、有效利用，為公司的運營決策提供有力支撐。全體員工需嚴格遵守，共同維護檔案管理制度的實施。
集團公司檔案管理制度范文
第1篇 某某集團公司檔案管理制度
某集團公司檔案管理制度
第一條 范圍及職責
1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。
3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領導批準。
3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
2、本制度的解答權歸人事行政部。
第2篇 集團公司檔案管理制度（3）
集團公司檔案管理制度(三)
第一章總則
第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用于江蘇__實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。
(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標準
(1)應歸檔文件齊全完整;
(2)應歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第3篇 集團公司檔案管理辦法-范本
集團公司檔案管理辦法范本
第一章總則
第一條為了加強ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條ee公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。
第二章歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內(nèi)容的報刊。
(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關的批復文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關的文件材料;
(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有:
(一)同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件,有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第五章檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關領導批準后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第七章罰&nb
sp; 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章附則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
