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外貿部門實習報告

發(fā)布時間:2022-06-21 12:18:08 查看人數(shù):90

外貿部門實習報告

第1篇 ____年大學生暑假實習報告范文:外貿部門實習報告范文

一、實習單位及崗位簡介

(一)實習單位的簡介

本人于2月18日起,在__網絡公司的外貿部門實習。本次實習的目的,在于熟練的掌握進出口貿易的操作流程,及各種貿易單據(jù)在當今貿易過程中的意義與制作,為今后的工作打下良好的基礎。萬通網絡公司創(chuàng)立于2023年,為個體私營企業(yè),到目前僅有十多名員工。該公司專門從事網站建設,網站推廣,并實行網絡對外貿易—其主要為:鞋服出口。業(yè)務涉與國家有美國,加拿大,英格蘭,意大利,阿根廷,巴西和伊郎。本著“創(chuàng)業(yè)、樹人、精品、誠信”的經營理念,與“以質樹威,譽滿全球”的宗旨,與國內、外客戶誠摯地合作,并在互利互惠的基礎上建立良好的貿易關系,以富有競爭力的價格,做好國際貿易。

(二)實習崗位的簡介

我們公司外貿部的共有6位同事,具體職責如下:

1、及時安排好打樣。入庫前應仔細審核樣品,必須拍照存入電腦檔案。

2、嚴格把握“核價單”,精確地報出美金銷售價格。一般情況下,核價單是由計劃部提供的。業(yè)務員在向計劃部門索取核價單時,應拿到e_cel的電子格式,而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后,業(yè)務員應逐字逐行進行審核,檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤,如發(fā)現(xiàn),應立即通知計劃部,要求計劃部立即改正錯誤。 當遇到計劃部未能及時提供核價單,客戶又要馬上提供報價時,業(yè)務員應立即動手,收集相應的核價單數(shù)據(jù),自己制作出準確的核價單。

3、積極主動與客戶保持聯(lián)系,促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后,應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品,確認客戶樣品收到后,應立即發(fā)信給客戶,非??蜌獾卦儐柨蛻魧悠返脑u價,詢問客戶是否有下訂單的可能。

4、做到 “分析—反饋—溝通”,“建議”和“守諾”的 溝通心態(tài)及目標:將客戶每個詢價變成訂單。即使這次溝通沒有接到訂單,也要讓客戶在下次有類似的產品詢價時,第一時間想到你或你的公司。 分析—反饋—溝通 在收到客戶信函和詢價時,第一件事就是認真閱讀,然后進行分析;主要分析客戶的意向是什么,客戶需求什么及客戶希望得到哪些方面的信息。

5、始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念??蛻粝掠唵魏?,業(yè)務員應在第一時間整理出中文訂單,并立即下發(fā)到有關部門??蛻粝掠唵魏螅瑯I(yè)務員應立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情,全身心投入到對客戶訂單的分析,圍繞“貨號-原料-顏色搭配-做法”四個要素,與打樣時的最后確認樣核對(必要時要再次與打樣間溝通),如有客戶交待不清的,應立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認??蛻舸_認后,立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發(fā),整個過程的時間,能半小時解決的,堅決不能用1小時解決,能1小時解決的,堅決不能用2小時解決,以此類推。整個過程,最長不能超過48個小時。如果期間業(yè)務員正好輪到休息,則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清,業(yè)務員發(fā)電子郵件后,客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的,此時業(yè)務員應立即做兩件事:第一,打電話給客戶,催促客戶盡快書面回復;第二,口頭匯報外貿部經理,講明情況,如外貿部經理提出新的建議的,立即按經理的要求去做。在中文訂單的右下角,業(yè)務員應手工親筆簽下自己的姓名,而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名,表明業(yè)務員已對訂單的內容已經徹底審核,已經沒有任何絲毫的差錯,也表明業(yè)務員已對此訂單已經完全承擔全部的責任。

二、實習內容及過程

帶著從學校學的那一點外貿知識,我的實習工作就開始了,至今已有2個多月,心得體會如下:

外貿業(yè)務員應具備的基本能力第一步:作為業(yè)務人員的心理素質——記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。因為一個業(yè)務人員從熟悉產品到積累固定的客戶都是需要一個過程的,不能因為暫時的瓶頸而望而卻步。也就是說需要一段時間,外貿業(yè)務人員才能真正從自己的工作成果中獲利。我們應記住,任何事都沒有對與錯,它是一種經歷;人生也只是一種經歷。所以要怎么樣去做,盡管大膽地去做吧!

第二步:做到正規(guī),注重細節(jié) 為什么要正規(guī)和注重細節(jié)? 對外貿易與其他的貿易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受并沿用的系統(tǒng)。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規(guī)范。從溝通的細節(jié)中客戶會看到你的工作態(tài)度,工作是否嚴謹及是否可以信任。 如何正規(guī)和注重細節(jié)? 從業(yè)務人員來說,所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規(guī)范。 所以盡量使用正規(guī)的商務信函,正規(guī)的合同格式,正規(guī)的樣品發(fā)票等文件。 在實際操作中從以下幾方面做到:

1. 對客戶的回復使用正規(guī)商務信函格式。

2. 在每一封信函中正確使用簽名格式

3. 努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的語言。

4. 使用常用的字體及字號。公司如有規(guī)定,使用公司規(guī)定的字體,字號及顏色。 5. 不使用非正規(guī)縮寫。如:asap. 6. 規(guī)范使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀 7. 尊重客戶,使用禮貌用語。勿出現(xiàn)商務忌諱用語或太粗俗語言。

第三步:熟悉產品 一個連產品都不熟悉的業(yè)務人員,能將產品推銷給客戶嗎?會贏得客戶的信任嗎? 從以下方面來熟悉產品:

1.多到生產車間和樣品制作部去,或者多與工廠負責人溝通并將得來的資料進行比較。一方面可以了解生產工藝,另一方面可以全面了解產品相關知識。

2. 如果你是接手以前業(yè)務人員手上的工作,整理以前與客戶溝通過的信函,會讓你了解許多有關產品方面的知識。

3. 不懂一定要問。因為客戶既然敢下訂單,說明他對產品還是有一定了解的,甚至說非常了解。而你要做的就是比他更專業(yè),因為你要賣你的產品給他。把客戶當傻瓜是最不明智之舉。

4. 如果還有其他業(yè)務人員,創(chuàng)造機會讓你們成為朋友。如果他愿意幫你,你可以省很多時間和精力。

5. 做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔并默記在心中。 公司產品知識見皮革文具及皮革制品參數(shù)標準。

第四步:對手頭的信函進行統(tǒng)計及匯總,并將其幾類:

1. 建立業(yè)務關系函件 這樣的信函主要內容是介紹公司的情況,表達建立業(yè)務關系的意向及客戶經營范圍。 回復方式:感謝客戶對公司的關注,簡單介紹公司的服務,體現(xiàn)公司實力,引導客戶嘗試公司提供的服務。

2. 產品大類的詢價函件 此類信函客戶意向比較明顯—他需要什么類別的產品,作途是什么等。這時,有針對性的推薦一些產品給客戶并配合客戶了解更全面的產品。主要以體現(xiàn)企業(yè)在這些產品上及服務上的專業(yè)為中心。 因為要推薦產品,所以必不可少的會涉及到產品圖片。什么樣的產品圖片是最合適的呢?

1) 產品圖片規(guī)格(單個產品):大小(以最長的一邊算)不要超過24cm, 分辨率72-100 dpi為合適。這時圖片大小在200k以內為好。 這樣產品圖片即清晰,體積也不大。通過電子郵箱發(fā)送也很方便。 如果多個產品在一個圖片上,大小以不超過24cm為好,分辨率為100dpi為合適。圖片大小在400k左右。 這里就涉及到一些簡單圖片處理的知識了。在photoshop的入門教程上有介紹。到網上搜索或到書店買本書來學習一下。

2) 單個郵件大小不要超過800k。最好在600k以內。這樣方便客戶接收郵件。如果超出800k,則可以分多封信函進行發(fā)送。

3) 產品圖片必須給客戶直接印象并讓客戶清楚了解產品所有細節(jié)。我們產品必須有產品合起及打開時的圖片。如有增加配件需單獨附上。在報價中不包括的配件,最好單獨附圖片。

4) 業(yè)務人員使用的產品圖片必須清楚,能真實反映產品顏色,結構,配件等款式不可缺少的因素。所以要求產品在拍攝時使用正片拍攝。正片拍攝費用也不貴,正片分兩種:#120和#135. 一般以120為主,個體較小的產品(如錢包等)使用135拍攝在成本控制方面較為劃算。#120:50元/張, #135:30元/張。大約值,具體請與拍攝公司確認。

3. 單個或幾個產品款式的詢價。 這樣的產品詢價針對性比較強,客戶已經將目標鎖定到了具體的產品上。這時,第一步是滿足客戶的第一需求—得到報價;然后才是體現(xiàn)公司實力和服務的專業(yè)。當然以上所有的回復方式都是針對新客戶。對于老客戶就不用說太多,以實際服務質量及產品質量來說話。 這里還提及一點:做個正式的報價單。報價單屬企業(yè)文件的一種,也屬于vis中的一部分。越正規(guī)越好。國外客戶習慣使用e_cel文檔,也可以將其做成pdf文檔發(fā)送給客戶。報價單文件名稱方面也有進究。最能好包括產品名稱,型號,數(shù)量,報價日期或客戶編號。這樣方面雙方以后進行查找及核對。 可將詢價產品細分為兩種:

1). odm:即公司自行開發(fā)的產品 如果產品款式不多,可以在報價的時候附產品圖片,這樣方面客戶通過信函直接進行比較、審核。報價需要詳細,包括:價格,產品說明/描述,包裝資料,樣品時間,樣品費用,大貨。 如有商標,也需要注明相關細節(jié)。 如果款式太多,可以不提供產品圖片。而只提供報價。報價以表格的形式,即只提供價格而沒有詳細細節(jié)。待客戶選擇具體的款式后,再提供詳細的報價。

2). oem:即客戶來款式報價。 這些款式可能是客戶直接開發(fā)的,也可能是競爭對手開發(fā)的。它代表了客戶需求的一種意向。 對于此類詢價,除作詳細的報價單外,還需將這些款式發(fā)送到公司產品設計和開發(fā)部門,作為公司開發(fā)產品的借鑒。 分析:客戶是否有價值。 公司投入廣告就象撒網一樣,拉上岸的除了魚還有樹枝,垃圾等。所以公司通過廣告得來的詢價并不是全部都有價值。公司需要對這些資源進行過濾后,為真正的客戶提供服務。一個公司擁有有限的資源,它只能服務一些客戶并令他們滿意,不可能服務所有客戶并令他們滿意。 如何來辨別客戶的價值呢?可以從以下方面進行判斷:

a. 客戶國別是否在貴公司主打市場范圍內?

b. 客戶聯(lián)系方式是否符合正規(guī)公司條件:公司名稱,地址,電話,傳真,電子信箱,網站這些資料是否完整。電話和傳真是同一個號碼或者電子信箱是免費郵箱(yahoo. gmail, hotmail, aol.com等)的客戶,一般是很小的公司。對于這些客戶不要放過多的精力和時間去進行跟進。根據(jù)以往的經驗,所有免費的郵箱會在使用1年以后失效。

4. 通過樣品收費的方式過濾一部分無誠意合作的公司。2023年以前,幾乎有一半的貿易公司都不接受樣品費用。到2023年,接受樣品費用的公司也越來越多。而且一般來說低價值的產品的樣品費用都會在生產大貨時退還。一般情況下收取樣品費用,是對于新客戶來說。而樣品費用這個過濾網,也會為企業(yè)在開發(fā)大客戶時成為障礙。因為絕大多數(shù)大公司是不同意支付樣品費用的。這就看企業(yè)在開發(fā)客戶時的取向了。這只是一個過濾網,可以對感覺比較有價值的客戶采用靈活的調整。如公司訂單比較缺乏時,可以通過免費樣品爭取到一些客戶,這也是企業(yè)競爭的一個方面。制度與靈活的拿捏平衡也是很關鍵的。 經過多次與客戶的溝通及長時間的統(tǒng)計,但我想念肯定還會有其他的方法可以從沙中淘出金子來。這些技巧就要大家來補充了。 反饋與溝通 在訂單跟進過程中,業(yè)務人員需養(yǎng)成即時反饋及溝通的習慣??蛻舭l(fā)出的信息都能得到你的反饋,這樣可以讓客戶放心。如果能讓客戶也養(yǎng)成這樣的習慣,那也會減輕業(yè)務人員的工作量。 溝通,不管是在訂單跟進或為人處事中都是極其重要的一個手段。這里要說的溝通是確認訂單前所有的細節(jié)。細節(jié)要分成兩個部分。一、業(yè)務人員方面的:即業(yè)務人員可以根據(jù)產品方面及跟單方面的知識來確認的細節(jié)。二、客戶方面的:即需要客戶確認的細節(jié)。這兩方面的把握也是體現(xiàn)業(yè)務人員跟單能力的重要因素。 建議:站在客戶的角度,給出你的建議。 銷售最理想的高度是:顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題,提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。從產品來說,你要比客戶更了解產品,所以您的建議會比客戶的想法更適合于項目中的產品。 你的合理建議讓客戶感覺到你的專業(yè),也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關系在業(yè)務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。 但合理的建議是建立在對產品的充分了解和豐富的跟單經驗上的。這兩個因素都是在業(yè)務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍,用得好事半功倍,用不好會顯得更不專業(yè)。 守諾,它是業(yè)務開展的基礎,也是為人處事之道。除了業(yè)務人員必須守諾,還要讓公司最高領導人守諾。而為了遵守承諾,最好的辦法就是少做承諾,在給客戶承諾之前, 先去確認一個滿足承諾的條件是否可行。而一旦做了承諾,就一定要做到。如果做不到,就要誠心地向客戶道歉,不要去辯解或推卸責任。只需向客戶說:這是我的錯。然后想辦法來彌補。

五:一定的單證操作能力。有這么個說法,要做好業(yè)務必先做好單證。對于單證的熟悉有助與你更好的銜接各個環(huán)節(jié)。

三、實習收獲與體會

經過在外貿部一段時間的實習,我漸漸明白有時實際要比理論簡單直接的多,但大多數(shù)情況下實際操作還是比理論要復雜、要間接。值得慶幸的是在兩個多月的時間里,公司的同事領導給予了我熱情的指導和幫助,而我也虛心向他們請教學習,在理論運用于實踐的同時,也在實踐中更加深刻地理解了以前沒有理解透徹的知識。經過這些天的實習,也初步熟悉了進出口業(yè)務的實際操作。更重要的是,這是我踏入社會的第一步,雖然剛剛實習了兩個多月的時間,但是也讓我看到了自己的很多欠缺,讓我深知出身社會,還需要很多學校里學不到的能力,年少的我們,還應該更加努力。這六十多十天的時間,給了我一次成長的機會,讓我受益匪淺。

四、致謝

值此實習報告完成之際,首先要感謝我的導師___老師,感謝她對我的指導與建議;感謝萬通網絡公司為我提供的實習機會;還有同事們對我的幫助。

五、指導教師評語(注:此處留出3至4行空白)

六、評閱人意見

(注:指導教師評語和評閱人意見要單獨占一頁)

特別提示:1畢業(yè)生就業(yè)回執(zhí)表中的“單位證明”處除蓋章外應有單位領導的簽字: 或“情況屬實”等證明某學生在此單位實習。

2 畢業(yè)生實習鑒定表中的“實習單位意見”一定要有評語、簽字和蓋章。

外貿部門實習報告

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