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業(yè)主檔案管理規(guī)程6篇

更新時間:2024-05-16 查看人數(shù):11

業(yè)主檔案管理規(guī)程

有哪些

業(yè)主檔案組成部分

業(yè)主檔案是物業(yè)管理中不可或缺的信息資源,主要包括以下幾個部分:

1. 基本信息:包括業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、身份證號、產(chǎn)權(quán)證明、購房合同等。

2. 物業(yè)服務(wù)記錄:如繳費(fèi)記錄、維修申請、投訴處理、滿意度調(diào)查等。

3. 其他相關(guān)資料:如業(yè)主授權(quán)書、租賃合同、變更登記等。

模板

業(yè)主檔案管理流程

1. 檔案收集

- 收集業(yè)主入住時提供的所有必要文件,確保信息完整。

- 定期更新業(yè)主信息,如聯(lián)系方式變動、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移等。

2. 檔案整理

- 按照業(yè)主編號或姓名進(jìn)行分類,建立清晰的索引系統(tǒng)。

- 掃描紙質(zhì)文檔,轉(zhuǎn)化為電子版,便于檢索和備份。

3. 檔案存儲

- 存儲設(shè)備應(yīng)安全可靠,如加密硬盤或云存儲。

- 確保物理檔案的存放環(huán)境干燥、防火、防盜。

4. 檔案使用

- 設(shè)定訪問權(quán)限,只有授權(quán)人員才能查閱。

- 使用檔案時需做好借閱記錄,確保信息安全。

5. 檔案更新

- 定期核查檔案信息,及時更新過時內(nèi)容。

- 對于不再有效的檔案,按規(guī)定程序進(jìn)行歸檔或銷毀。

6. 檔案審計

- 定期進(jìn)行檔案完整性與安全性的內(nèi)部審查。

- 配合外部審計機(jī)構(gòu)進(jìn)行合規(guī)性檢查。

標(biāo)準(zhǔn)

業(yè)主檔案管理規(guī)范

1. 保密性:嚴(yán)格遵守隱私保護(hù)法規(guī),不得泄露業(yè)主個人信息。

2. 準(zhǔn)確性:確保檔案信息的實時性和準(zhǔn)確性,減少錯誤和遺漏。

3. 完整性:全面記錄業(yè)主與物業(yè)的交互,確保檔案內(nèi)容完整。

4. 安全性:采取必要的物理和數(shù)字安全措施,防止檔案遺失或被篡改。

5. 合規(guī)性:符合國家及地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)要求。

6. 便利性:建立高效檢索機(jī)制,方便日常業(yè)務(wù)操作和查詢。

總結(jié)業(yè)主檔案管理,關(guān)鍵在于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?、?guī)范的操作和持續(xù)的改進(jìn)。通過上述規(guī)程,我們旨在打造一個安全、便捷、合規(guī)的業(yè)主檔案管理體系,為物業(yè)管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)基礎(chǔ)。

業(yè)主檔案管理規(guī)程范文

第1篇 _管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

(6)《業(yè)主入住驗房表》。

(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

(10)其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒(夾)的制作

(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤:

(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b、業(yè)主發(fā)生更替時。

(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第2篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(9)

業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(九)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)中心行政文員負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。

4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。

4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。

4.1.5《裝修申請表》

4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.7其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒袋的制作

4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.2.2將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。

4.3業(yè)主檔案袋的制作

4.3.1準(zhǔn)備適量尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有樓層號、房號標(biāo)在檔案袋封面上。

4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。

4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.7業(yè)主檔案的跟蹤

4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)業(yè)主發(fā)生更替時。

b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。

4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。

4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《業(yè)主檔案目錄》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第3篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2

業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責(zé)

1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

(6)《業(yè)主入住驗房表》。

(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

(10)其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒(夾)的制作

(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤:

(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b、業(yè)主發(fā)生更替時。

(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

第4篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(6)

業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(六)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責(zé)

3.1公共事務(wù)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;

4.1.7《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.10其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒(夾)的制作

4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

第5篇 迪賽大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程

賽迪大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程

1.目的

建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動態(tài),便于用戶管理與針對性服務(wù)。

2.范圍

適用于賽迪大廈內(nèi)所有用戶的檔案管理。

3.職責(zé)

3.1客務(wù)主管負(fù)責(zé)客戶檔案的建立與管理。

4.程序

4.1用戶檔案內(nèi)容

4.1.1入駐資料

a.用戶姓名、單元號及其他有關(guān)資料;

b.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;

c.用戶其他資料復(fù)印件。

4.1.2遷出資料

業(yè)主、搬遷登記單。

4.2客戶檔案管理

4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件。

4.2.2客務(wù)主管與用戶簽定《管理公約書》。

4.2.3客務(wù)主管將各種資料按順序編號登記在《卷內(nèi)文件目錄》。

4.3用戶檔案的保管及查閱

4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號存放。

4.3.2文件柜鑰匙由客務(wù)主管保管。

4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。

4.3.4查閱人必須進(jìn)行登記后方可查閱。

5.監(jiān)督執(zhí)行

由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行。

6.支持性和相關(guān)性文件

jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公約書》

7.質(zhì)量記錄及表格

jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內(nèi)文件目錄》

jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》

jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》

jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》

jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計表》

jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》

第6篇 花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程-5

花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。

2.0適用范圍

適用于客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。

4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。

4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。

4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.10業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

4.1.11其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒(夾)的制作。

4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務(wù)中心管理的業(yè)主檔案。

4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

4.3業(yè)主檔案袋的制作。

4.3.1準(zhǔn)備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。

4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.7業(yè)主檔案的跟蹤。

4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,客戶服務(wù)中心隊管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b)業(yè)主發(fā)生更替時。

4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務(wù)中心隊管理員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

4.7.3對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進(jìn)行管理。

4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心隊檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

6.0相關(guān)支持文件

6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

業(yè)主檔案管理規(guī)程6篇

有哪些業(yè)主檔案組成部分業(yè)主檔案是物業(yè)管理中不可或缺的信息資源,主要包括以下幾個部分:1.基本信息:包括業(yè)主姓名、聯(lián)系方式、身份證號、產(chǎn)權(quán)證明、購房合同等。2.物業(yè)服務(wù)記錄
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