- 目錄
有哪些
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)明確
2. 制度與流程完善
3. 財(cái)務(wù)管理規(guī)范
4. 服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控
5. 設(shè)施設(shè)備維護(hù)
6. 安全保障措施
7. 員工培訓(xùn)與發(fā)展
8. 客戶滿意度評(píng)估
9. 環(huán)境衛(wèi)生管理
10. 法規(guī)遵從性
模板
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)明確
- 定期審查各部門職責(zé),確保分工明確,職責(zé)清晰。
- 設(shè)立崗位說明書,明確各崗位工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。
- 定期進(jìn)行組織架構(gòu)評(píng)估,適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要。
2. 制度與流程完善
- 建立并更新內(nèi)部管理制度,涵蓋人事、財(cái)務(wù)、運(yùn)營等方面。
- 制定標(biāo)準(zhǔn)化工作流程,提高工作效率。
- 對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計(jì),確保有效性。
3. 財(cái)務(wù)管理規(guī)范
- 實(shí)行嚴(yán)格的預(yù)算管理制度,控制成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。
- 定期進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì),確保賬目透明,無違規(guī)行為。
- 加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理,降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。
4. 服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控
- 設(shè)立客戶服務(wù)熱線,及時(shí)處理業(yè)主投訴。
- 定期進(jìn)行服務(wù)滿意度調(diào)查,持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量。
- 對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行績效考核,激勵(lì)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
5. 設(shè)施設(shè)備維護(hù)
- 制定設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃,確保設(shè)施正常運(yùn)行。
- 建立應(yīng)急處理機(jī)制,快速響應(yīng)設(shè)備故障。
- 定期評(píng)估設(shè)備更新?lián)Q代需求,提升設(shè)施水平。
6. 安全保障措施
- 完善安全管理制度,包括應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)等。
- 加強(qiáng)日常巡邏,預(yù)防安全事故。
- 定期進(jìn)行安全檢查,消除安全隱患。
7. 員工培訓(xùn)與發(fā)展
- 提供入職培訓(xùn)和持續(xù)專業(yè)發(fā)展課程。
- 設(shè)立員工晉升通道,鼓勵(lì)個(gè)人成長。
- 定期評(píng)估培訓(xùn)效果,優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容。
8. 客戶滿意度評(píng)估
- 定期收集客戶反饋,了解客戶需求。
- 分析滿意度數(shù)據(jù),找出改進(jìn)點(diǎn)。
- 實(shí)施改進(jìn)措施,提升客戶體驗(yàn)。
9. 環(huán)境衛(wèi)生管理
- 制定環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),保持公共區(qū)域整潔。
- 定期進(jìn)行垃圾處理和綠化養(yǎng)護(hù)。
- 推動(dòng)環(huán)保理念,減少資源浪費(fèi)。
10. 法規(guī)遵從性 - 定期更新法規(guī)知識(shí)庫,確保合規(guī)經(jīng)營。 - 對(duì)法規(guī)遵守情況進(jìn)行自查,防止違法行為。 - 配合政府部門檢查,積極應(yīng)對(duì)法規(guī)變動(dòng)。
標(biāo)準(zhǔn)
- 所有管理檢查應(yīng)以提升物業(yè)管理效率、保障業(yè)主權(quán)益、維護(hù)公司形象為目標(biāo)。 - 檢查過程中,需客觀公正,確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。 - 對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時(shí)制定整改方案,并跟蹤整改進(jìn)度,直至問題解決。 - 內(nèi)部管理檢查應(yīng)形成常態(tài)機(jī)制,定期進(jìn)行,確保管理工作的持續(xù)改進(jìn)。 - 結(jié)合實(shí)際情況,靈活調(diào)整檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn),以適應(yīng)物業(yè)管理工作的發(fā)展變化。
某物業(yè)分公司內(nèi)部管理檢查規(guī)程范文
物業(yè)分公司內(nèi)部管理檢查規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司內(nèi)部管理服務(wù)工作,確保各部門內(nèi)部管理高效、有序。
2適用范圍
適用于分公司各部門(班組)的內(nèi)部管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)組織分公司工作計(jì)劃(年度/月度)的制定、實(shí)施與控制,并對(duì)年度、月度工作進(jìn)行總結(jié)。
3.2各部門(班組)負(fù)責(zé)本部門(班組)的工作計(jì)劃(年度/月度)的制定、實(shí)施與控制,并對(duì)年度、月度工作進(jìn)行總結(jié)。
3.3各部門(班組)的工作計(jì)劃(年度/月度)由部門經(jīng)理審批。
3.4分公司的工作計(jì)劃(年度/月度)由分公司總經(jīng)理審批。
4實(shí)施程序
4.1工作計(jì)劃的制定
4.1.1年度工作計(jì)劃:
4.1.1.1每年12月20日前,各部門(班組)應(yīng)根據(jù)公司總體工作思路,并結(jié)合本大廈工作的實(shí)際特點(diǎn)編制出下一年度工作計(jì)劃;
4.1.1.2各部門年度工作計(jì)劃應(yīng)以書面形式于12月20日前報(bào)行政部,行政部根據(jù)各部門計(jì)劃制訂分公司年度工作計(jì)劃,由分公司經(jīng)理辦公例會(huì)修訂、批準(zhǔn);
4.1.1.3經(jīng)批準(zhǔn)后的年度工作計(jì)劃由行政部督促各部門具體實(shí)施。計(jì)劃的完成情況作為各部門(班組)的績效考評(píng)指標(biāo)之一;
4.1.1.4年度工作計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾部分:
a.年度工作目標(biāo);
b.主要措施;
c.工作計(jì)劃實(shí)施、完成的時(shí)間;
d.費(fèi)用預(yù)算。
4.1.2月度工作計(jì)劃:
4.1.2.1每月月底前,各部門(班組)應(yīng)根據(jù)分公司批準(zhǔn)后的年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作情況具體編制出下月度工作計(jì)劃;
4.1.2.2月度工作計(jì)劃應(yīng)當(dāng)于月底前報(bào)行政部備案;
4.1.2.3計(jì)劃的實(shí)施、完成情況作為各部門(班組)績效考評(píng)的依據(jù)之一;
4.1.2.4月度工作計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾部分:
a.主要工作項(xiàng)目;
b.應(yīng)采取的主要措施;
c.計(jì)劃實(shí)施、完成的時(shí)間;
d.費(fèi)用預(yù)算。
4.2工作總結(jié)的制定
4.2.1年度工作總結(jié):
4.2.1.1每年12月10日前,各部門應(yīng)依據(jù)年度工作計(jì)劃的完成情況,編寫年度工作總結(jié),上報(bào)行政部。
4.2.1.2行政部于12月20日前編寫分公司年度工作總結(jié),由分公司經(jīng)理工作例會(huì)討論通過后,上報(bào)公司經(jīng)理部。
4.2.1.3年度工作總結(jié)的內(nèi)容要求包括:
a.計(jì)劃目標(biāo)的逐項(xiàng)完成情況、完成數(shù)據(jù);
b.主要工作措施的實(shí)施情況;
c.員工的績效考評(píng)結(jié)果;
d.費(fèi)用成本支出情況;
e.存在的問題和今后工作的努力方向。
4.2.2月度工作小結(jié):
4.2.2.1每月1日前,各部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)月工作計(jì)劃的完成情況,對(duì)上月工作進(jìn)行小結(jié);
4.2.2.2工作小結(jié)應(yīng)以書面形式報(bào)行政部;
4.2.2.3行政部對(duì)工作小結(jié)的審核結(jié)果作為各部門月度績效考評(píng)的依據(jù)之一;
4.2.2.4月工作小結(jié)的內(nèi)容應(yīng)包括:
a.工作計(jì)劃的完成情況(附統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù));
b.員工績效考評(píng)結(jié)果;
c.存在問題和下月工作要點(diǎn)。
4.3日常工作組織、布置、實(shí)施
4.3.1工作例會(huì)、專項(xiàng)會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議:
4.3.1.1工作例會(huì):分公司經(jīng)理辦公例會(huì)每周召開一次,參加人員為部門副經(jīng)理以上人員。會(huì)議主要內(nèi)容是:
a.總結(jié)本周的工作實(shí)施情況;
b.解決各部門需要協(xié)助的問題和困難;
c.布置下一周的各項(xiàng)工作;
d.根據(jù)《員工素質(zhì)量化考核辦法》,對(duì)員工工作表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。
4.3.1.2專項(xiàng)會(huì)議:為解決單項(xiàng)問題而召開的會(huì)議,參加人員為相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或主管。會(huì)議內(nèi)容如下:
a.明確的會(huì)議議題;
b.相關(guān)人員的主要發(fā)言記錄;
c.會(huì)議的決定。
4.3.1.3協(xié)調(diào)會(huì)議:是由分公司總經(jīng)理為協(xié)調(diào)部門之間的工作而召開的聯(lián)席會(huì)議。會(huì)議內(nèi)容如下:
a.協(xié)調(diào)的主要問題;
b.相關(guān)人員的主要發(fā)言摘要;
c.會(huì)議的決定。
4.3.2各類會(huì)議均應(yīng)由召集部門整理詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要。經(jīng)理辦公例會(huì)由行政部整理《會(huì)議紀(jì)要》下發(fā)到各部門并上報(bào)公司。
4.4內(nèi)部巡視檢查:
4.4.1日檢
4.4.1.1值班經(jīng)理、各部門經(jīng)理和班組長應(yīng)當(dāng)依據(jù)分公司有關(guān)規(guī)定對(duì)下屬員工的工作進(jìn)行日常例行檢查。
4.4.1.2檢查頻次及檢查人:
a.值班經(jīng)理每天應(yīng)對(duì)轄區(qū)的物業(yè)狀況、各部門員工表現(xiàn)進(jìn)行不少于1次的工作檢查,并將結(jié)果記錄于當(dāng)日《值班經(jīng)理值班記錄》中;
b.行政部每日上下班應(yīng)對(duì)員工的出勤情況進(jìn)行檢查,并將檢查結(jié)果通報(bào)各部門經(jīng)理,做好記錄。
c.物業(yè)部每日應(yīng)對(duì)轄區(qū)至少進(jìn)行不少于一次巡視和檢查,巡檢內(nèi)容詳見《樓宇巡視檢查工作規(guī)程》。并將結(jié)果記錄于當(dāng)日《物業(yè)部值班記錄》中;
d.工程部每日對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行不少于一次巡視和檢查,對(duì)巡檢或記錄中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)分析原因,并采取糾正和預(yù)防措施進(jìn)行處理,并將結(jié)果記錄于當(dāng)日《值班記錄》中;
e.保安部每日對(duì)轄區(qū)及各崗位安管員工作進(jìn)行檢查,對(duì)發(fā)現(xiàn)的不合格應(yīng)及時(shí)采取糾正措施,跟蹤驗(yàn)證,并將結(jié)果記錄于當(dāng)日《值班記錄》中;
4.4.2周檢
4.4.2.1分公司總經(jīng)理每周對(duì)各部門工作進(jìn)行一次巡視檢查,并在周檢記錄表上作相應(yīng)的的記錄和評(píng)價(jià)。
4.4.3月檢
4.4.3.1分公司總經(jīng)理每月最后一周周末,組織各部門經(jīng)理對(duì)轄區(qū)進(jìn)行一次全面檢查,評(píng)審物業(yè)狀況(重點(diǎn)是檢查設(shè)備房、主要設(shè)施設(shè)備、消防報(bào)警、公共通道)、員工表現(xiàn)進(jìn)行檢查,并將結(jié)果記錄在月檢報(bào)告表中。
4.4.4檢查的方式:采用抽檢的方式進(jìn)行。
4.4.5檢查
的原則:
4.4.5.1重點(diǎn)部位、重要工作要重點(diǎn)、重復(fù)檢查;
4.4.5.2在會(huì)議上列出來的問題要重點(diǎn)檢查;
4.4.5.3對(duì)工作的執(zhí)行結(jié)果要重點(diǎn)檢查;
4.4.5.4檢查時(shí)注意原始證據(jù)的保留。
4.4.6檢查以糾正違規(guī)、提高管理服務(wù)水平為目的,因而在檢查出違規(guī)現(xiàn)象肘,應(yīng)當(dāng)現(xiàn)場予以糾正,示范指導(dǎo)。嚴(yán)禁只查不糾的行為。
4.5績效考評(píng)
4.5.1各相關(guān)考核人應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定對(duì)下屬員工進(jìn)行績效考評(píng);
4.5.2員工的績效考評(píng),詳見《員工素質(zhì)量化考核辦法》。
4.6質(zhì)量記錄的管理
4.6.1經(jīng)審核批準(zhǔn)后的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)由行政部歸檔,長期保存。
4.6.2月度工作計(jì)劃、工作小結(jié)及各種會(huì)議紀(jì)要由行政部歸檔,保存期兩年。
4.6.3所有質(zhì)量記錄每季度由各部門整理歸檔,交行政部保管。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《員工素質(zhì)量化考核辦法》
5.2《文件、檔案資料管理規(guī)程》