- 目錄
有哪些
一、文件分類
1. 財務(wù)文件：包括預算報告、財務(wù)報表、發(fā)票憑證等。
2. 人力資源文件：員工檔案、招聘記錄、薪資福利資料等。
3. 運營文件：銷售數(shù)據(jù)、市場分析報告、活動策劃案等。
4. 法規(guī)文件：相關(guān)法規(guī)、政策文件、合同協(xié)議等。
5. 內(nèi)部管理文件：會議紀要、工作流程、規(guī)章制度等。
二、文件存儲
1. 硬拷貝文件：存放于專門的文件柜，按類別和時間順序排列。
2. 電子文件：存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器或云存儲，分類清晰，定期備份。
三、文件審批
1. 新建文件：需經(jīng)部門負責人審核后方可發(fā)布。
2. 修改文件：需注明修改人、修改日期，并由負責人審批。
四、文件查閱
1. 員工查閱：需填寫查閱申請表，經(jīng)部門主管批準后進行。
2. 外部查閱：需由公司管理層審批，遵守保密協(xié)議。
五、文件更新與廢棄
1. 文件更新：定期審查，過期或無效文件應(yīng)及時更新。
2. 文件廢棄：不再使用的文件，經(jīng)過審批后進行銷毀。
模板
1. 文件編號：各部門應(yīng)設(shè)定統(tǒng)一的文件編號格式，如“hr-2022-001”代表人力資源部2022年的第一份文件。
2. 文件封面：包含文件名稱、編號、制作日期、制作人、審批人等信息。
3. 文件版本：每次修訂后，應(yīng)在文件末尾標注版本號和修訂日期。
4. 文件歸檔：文件存檔時應(yīng)附帶文件清單，便于查找。
標準
1. 文件質(zhì)量：內(nèi)容準確無誤，格式規(guī)范，語言清晰簡潔。
2. 保密性：涉及敏感信息的文件需設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全。
3. 可追溯性：所有文件改動需有記錄，便于追蹤歷史版本和責任人。
4. 更新頻率：年度至少進行一次全面文件審查，確保文件時效性。
5. 應(yīng)急處理：制定文件丟失或損壞的應(yīng)急計劃，確保重要信息不丟失。
通過以上規(guī)程，某購物中心能夠?qū)崿F(xiàn)高效、安全、有序的文件管理，確保業(yè)務(wù)運行的順暢，同時也保護了公司的核心信息資源。各部門應(yīng)嚴格遵守這些規(guī)定，確保文件管理工作的標準化和專業(yè)化。
某購物中心部門文件資料管理規(guī)程范文
營運管理類標準指引
制定部門:營運部
購物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責
3.1部門員工負責自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導下進行資料整理工作,其主要職責是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導,并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負有全部責任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應(yīng)按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。
排列:歸檔資料應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長期、短期。
4.3公司領(lǐng)導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負責人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負責人批準,填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制,須經(jīng)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負責人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進行處罰。
4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負責人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀,尚需保存,則應(yīng)在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷,對已批準銷毀的資料除特殊情況外,一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認已無利用價值時再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負責人批準后方可銷毀。
4.11因個人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級進行相應(yīng)處罰
4.11.1普通級資料:
記過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。
4.11.2重要級資料:
記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應(yīng)績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
