有哪些
商品采購合同管理規(guī)程是企業(yè)日常運營中的重要環(huán)節(jié)，它涵蓋了合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行和終止等全過程。以下是該規(guī)程的主要組成部分：
1. 合同前期準備：確定采購需求，選擇供應商，進行市場調研，制定采購策略。
2. 合同草案制定：依據公司政策和法律法規(guī)，編寫合同條款，包括價格、數(shù)量、質量、交貨期、付款方式等。
3. 合同談判：與供應商進行商務和技術條款的討論，確保雙方權益平衡。
4. 合同審批：提交內部審批流程，涉及法務、財務、業(yè)務部門等，確保合規(guī)性。
5. 合同簽訂：正式簽署合同，確保所有條款清晰無誤，雙方理解一致。
6. 合同執(zhí)行監(jiān)控：跟蹤合同履行情況，處理違約問題，確保供應商按照約定供貨。
7. 合同變更管理：如有需要，進行合同修訂或補充協(xié)議，確保變更的合法性。
8. 合同終止與結算：合同期滿或提前解除，進行結算，處理遺留問題。
模板
以下是一個簡單的商品采購合同管理模板：
1. 合同編號： 合同唯一識別碼
2. 供應商信息： 供應商名稱、地址、聯(lián)系方式
3. 采購方信息： 采購方名稱、地址、聯(lián)系方式
4. 商品描述： 商品名稱、規(guī)格、數(shù)量
5. 價格與支付： 單價、總價、支付方式、支付時間
6. 交貨條款： 交貨地點、時間、驗收標準
7. 質量保證： 質量標準、檢驗方法、質保期限
8. 違約責任： 違約定義、賠償條款
9. 合同變更與解除： 變更程序、解除條件
10. 爭議解決： 仲裁或訴訟方式、適用法律
標準
制定和執(zhí)行商品采購合同管理規(guī)程的標準應符合以下原則：
1. 合法性：遵守國家法律法規(guī)，確保合同的合法性。
2. 公平性：保障雙方權益，防止一方過度優(yōu)勢。
3. 明確性：合同條款應清晰、具體，避免模糊表述。
4. 完整性：涵蓋所有必要事項，防止遺漏關鍵條款。
5. 靈活性：適應市場變化，允許合理變更。
6. 保密性：保護商業(yè)機密，設定保密條款。
7. 風險管理：預見可能風險，設定風險應對措施。
8. 效率：優(yōu)化流程，提高合同管理效率。
在實際操作中，應結合企業(yè)實際情況和行業(yè)特點，不斷調整和完善合同管理規(guī)程，確保其有效性和實用性。定期培訓員工，提升合同管理能力，以實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。
商品采購合同管理規(guī)程范文
一、商場采購合同的內容
商場采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:
1.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國寶統(tǒng)一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
2.商品的質量和包裝
合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等,均應有詳細規(guī)定。
3.商品的價格和結算方式
合同中對商品和價格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結算方式和結算程序。
4.交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運、自提)。
5.商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6.違約責任
簽約一方不履行合同,違約方應負物質責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規(guī)定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:
(1)未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;
(2)未按合同規(guī)定的商品質量標準交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結算貨款或提貨,臨時更改到貨地點等,應付違約金或賠償金。
7.合同的變更和解除條件
在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況,都應在合同中予以規(guī)定。
除此之外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,更有效力。
二、采購合同的簽訂
1.簽訂采購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機構和獨立支配財產,能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動,享有權利和承擔義務,依照法定程序成立的企業(yè)。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
(3)必須堅持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。
(4)當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(5)采購合同應當采用書面形式。
2.簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟:
(1)訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議,也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾。
(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內容表示同意,經過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應認為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人,就合同的內容反復協(xié)商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
(3)填寫合同文本。
(4)履行簽約手續(xù)。
(5)報請簽約機關簽證,或報請公證機關公證。
有的經濟合同,法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
三、商場采購合同的管理
采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作:
1.加強商場采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據本商場的購銷任務,收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據;二是對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關的合同法規(guī)定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。
2.建立合同管理機制和管理制度,以保證合同的履行
商場應當設置專門機構或專職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實現(xiàn)。
3.處理好合同糾紛
當經濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4.信守合同
合同的履行情況好壞,不僅關系到商場經營活動的順利進行,而且也關系本商場的聲譽和形象。
