公司檔案合同（8份范本）

第1篇 公司檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經(jīng)營與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則。各_____部門均應(yīng)配備與工作需要相適應(yīng)的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術(shù)資料、招投標文件；財務(wù)會計資料；重要勞動人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的原始記錄；

（2）資料應(yīng)按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；

（3）歸檔資料應(yīng)按照國家和公司有關(guān)規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。

2．歸檔時間

（1）科學(xué)技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年上半年內(nèi)歸檔。

（3）會計檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3．具體內(nèi)容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復(fù)放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應(yīng)當進行修補和復(fù)制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關(guān)檔案，財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關(guān)緊要或者臨時檔案。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應(yīng)配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補和復(fù)制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經(jīng)許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應(yīng)詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經(jīng)確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；

（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。

（4）借閱人員需要復(fù)印、摘抄，須經(jīng)_____批準，未經(jīng)許可，不得擅自復(fù)印、摘抄。

第七條 附則

本辦法由________負責解釋，經(jīng)_______批準后實施。

第2篇 公司檔案工作管理制度

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

第3篇 公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

我叫_____________________，于20______________年6月19日進入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔任_____________________項目檔案員一職，負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個應(yīng)屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學(xué)生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應(yīng)了公司的工作環(huán)境。自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間，這三個月中在領(lǐng)導(dǎo)的傾力扶持下我學(xué)了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：1、檔案預(yù)控這一點至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時，項目工程施工已經(jīng)基本完成，在項目部各成員的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進場的，必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報材料報驗做好準備。再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強學(xué)習(xí)作為一個項目的檔案員，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學(xué)習(xí)，補充自身的不足，才能適應(yīng)發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期，我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的，有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導(dǎo)是員工前進的動力。______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導(dǎo)予以批準。

此致敬禮!

申請人：

______________年_________月_________日

第4篇 公司檔案遷入申請書格式

________市________區(qū)工商分局：

有限公司于________年____月____日召開股東會，決議變更公司地址，把原公司地址為：，遷移至：.故申請將我司檔案調(diào)入?yún)^(qū)工商分局，望批準！

股東簽名：

________公司

________年____月____日

第5篇 公司檔案工作保密制度

第一條 設(shè)立目的

為做好檔案的安全保密工作，根據(jù)《中華人民共和國保密法》及有關(guān)保密規(guī)定，制定本制度。

第二條 工作原則

檔案工作人員應(yīng)以維護檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全為準則，不得私自摘抄、復(fù)印、傳播密級檔案內(nèi)容。

第三條 對檔案工作人員的保密要求

一、日常工作要求

1．檔案工作人員在接受、保管、提供查閱利用檔案資料時，要按有關(guān)規(guī)定認真核對，做到簽字、登記、注銷等手續(xù)齊全，帳目清楚。查閱密級檔案，必須履行批準手續(xù)，在檔案室內(nèi)查閱，復(fù)印只能在檔案館復(fù)印。未經(jīng)批準，不準將密級檔案借出。

2．檔案工作人員要嚴格守國家機密，不準隨意摘抄、傳播密級檔案的內(nèi)容，不準利用職權(quán)私自復(fù)印檔案材料。

3．凡規(guī)定不能查閱和不該摘抄的檔案材料，一律不準查閱、摘抄和復(fù)印。凡需復(fù)制保密檔案材料，須經(jīng)______批準后，方可復(fù)制。

4．檔案室無人時，應(yīng)將門、窗關(guān)牢，柜上鎖，確保安全無誤。

5．嚴守保密規(guī)定，不該說的話不說，不該做的事不做，做到“保守機密，慎之又慎”。

6．在工作形成的廢紙，不得隨意亂扔。

7．檔案信息上網(wǎng)，須遵守信息保密規(guī)則，確保檔案完整與安全，嚴防泄密。

8．防止通過電話、傳真、計算機網(wǎng)絡(luò)、筆記本電腦和移動存儲設(shè)備等泄密，嚴禁使用涉密計算機登陸國際互聯(lián)網(wǎng)，不私自保存、復(fù)制和銷毀秘密載體。

9．每年進行_____次保密檢查，并報上級______。

二、檔案銷毀工作要求

1．經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案材料，要按有關(guān)規(guī)定寫出鑒定報告、銷毀清冊，經(jīng)______批準后，由_____人以上監(jiān)督銷毀。

三、特殊情況的處理方法

若所借檔案丟失，檔案工作人員須及時通知_____部門，并寫明情況（丟失時間、地點、具體檔案名稱等）以便及時處理。

第四條 附則

本制度經(jīng)_____核準后實施，增設(shè)修訂亦同。

本制度最終解釋權(quán)歸本公司。

第6篇 有限股份公司檔案管理制度

目的

為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

名詞解釋

檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。

“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。

4職責

公司行政部負責檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。

各部門(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負責本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。

行政部檔案管理工作：

組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。

組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

負責編制、完善檔案管理制度。

負責公司檔案室的組織建設(shè)工作。

各部門(廠)檔案管理員：

負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

公司的財務(wù)部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。

管理內(nèi)容：

檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

質(zhì)量要求：

紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

電子實物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

檔案收集規(guī)則

公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應(yīng)注意：

及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應(yīng)逐件進行檢查：

文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;

文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。

檔案整理規(guī)則：

公司檔案設(shè)置三級類目：

一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設(shè)置。

二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實物類。

三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設(shè)置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

裝訂：

歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前。來文在后。

裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。

不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

對于特殊類別的資料，如設(shè)計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。

排列：

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。

編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱年度-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。

聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。

實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關(guān)責任人、保管理由，保管時間及期限。

編目：

卷內(nèi)文件目錄(附表)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進行編目。

將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。

裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表)項目。檔案盒應(yīng)采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

檔案的保管和保護：

檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責任人。

聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復(fù)制等。

檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

檔案的移交：

移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

文書檔案的移交：

由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。

聲像實物檔案的移交：

聲像實物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進行移交。

對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。

移交要求：

移交的資料均應(yīng)為原件。

若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

各級單位在簽訂合同類文件時，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。

移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

資料應(yīng)按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

移交時移交人應(yīng)仔細填寫《檔案交接登記表》(附表)，確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。

行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

移交資料前，各級單位應(yīng)將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

移交時限：

一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。

檔案的借閱：

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表)，經(jīng)部門(廠)負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負責人、相應(yīng)部門負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負有監(jiān)督責任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

借閱人需要復(fù)制檔案時，應(yīng)提出申請。復(fù)制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。

檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責催辦事宜。

檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

檔案的處置

公司檔案室應(yīng)每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對檔案進行處置。

如檔案尚存一定保存價值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

如檔案已喪失保存價值的則應(yīng)予以銷毀。

銷毀

經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表)，相關(guān)部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。

對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

對發(fā)生以下行為者將進行相應(yīng)處罰：

借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責任人通報批評處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

附表：

卷內(nèi)文件目錄

備考表

檔案交接登記表

檔案借(查)閱單

檔案銷毀清冊

第7篇 公司檔案遺失證明書

致：

由于本公司保管不慎，將與貴公司簽訂的 (合同編號：)貳份合同原件丟失，合同有效期為 年 月 日至 年 月 日。

由于本公司審計需要原件，煩請貴司將該合同原件壹份郵寄至我司地址，并由我司存檔保管。

現(xiàn)聲明，此合同變?yōu)橐际絻煞荩p方各執(zhí)壹份，合同主體條款不變，一切遵循原協(xié)議執(zhí)行。

單位名稱：

第8篇 公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。

第二條 負責部門

電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1．收集方法

（1）及時按照要求制作備份。

（2）需在登記表中登記。

（3）登記表應(yīng)與備份一同保存。

（4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

（5）電子文件性質(zhì)代碼：r—草稿性電子文件；u—非正式電子文件；o—正式電子文件；n—無紙電子文件；t—文本文件；i一圖象文件；g—圖形文件；v一影像文件；a—聲音文件；m—多媒體文件；p—計算機程序；d—數(shù)據(jù)文件。

2．具體收集流程

（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由______確定是否保留。

（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準確、可靠的標識關(guān)系。

（3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

（5）用計算機輔助設(shè)計（cad）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

（6）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。

二、電子文件的歸檔

1．電子文件的整理

電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

2．電子文件的歸檔

（1）歸檔時間

邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

（2）歸檔檢測與鑒定

在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

（3）歸檔過程

a把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

b存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

c將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

d在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3．其他注意事項

（1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

（2）歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

1．電子文件檢驗

歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到_____％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____％合格率應(yīng)達到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應(yīng)及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。

2．電子文件保管

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。

（3）存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

3．電子文件抽樣檢查

每滿____年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于_____％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。定期檢驗結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

4．電子文件的利用

利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5．電子文件的銷毀

電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準后實施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。