公司文件管理辦法7篇

第1篇 科技公司文件資料管理辦法

z科技公司文件資料管理辦法

本辦法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。

一、文件歸檔范圍

1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:

(1)涉及公司開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。

(2)涉及公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書(shū)、投標(biāo)書(shū)、各種協(xié)議等。

(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。

2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:

(1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件等。

(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。

(3)外來(lái)文件的回復(fù)文件。

(4)各部門(mén)工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請(qǐng)示、報(bào)告、批件等。

3、以下各類文件資料由各部門(mén)歸檔管理:

(1)各部門(mén)專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。

(2)各部門(mén)提交的請(qǐng)示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。

4、對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。

二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批。

公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé),詳見(jiàn)文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。

三、文件編號(hào)規(guī)定

1、綜合辦對(duì)文件在收發(fā)時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、登記以便管理。

2、編號(hào)格式為:z_字[____]第y號(hào)。

_表示文件來(lái)源部門(mén)。開(kāi)--技術(shù)開(kāi)發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場(chǎng)部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財(cái)--財(cái)務(wù)部。

y表示文件的編號(hào),發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號(hào)。對(duì)于發(fā)文或修改的文件,各部門(mén)按順序進(jìn)行流水編號(hào)。

[____]-表示年號(hào),如;2022、2022。

四、文件資料的移交

各部門(mén)移交文件時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),交接均由專人負(fù)責(zé),并填寫(xiě)移交文件清單,見(jiàn)附表。

五、規(guī)章制度、管理辦法的報(bào)批及下發(fā)

各部門(mén)制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)并通過(guò)后,填寫(xiě)建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫(xiě)好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門(mén)。未獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)反饋給相關(guān)部門(mén)。綜合辦保留原始批件,并做記錄。

六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。

2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。

3、各部門(mén)的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)文檔資料和移交相關(guān)文件資料。

七、文件保管制度

1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應(yīng)有存放資料的專門(mén)文件柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。

3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。

4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。具體銷毀工作見(jiàn)文件銷毀流程圖。

(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。

(2)文檔性資料保管期為5年。

(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。

5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上'受控文件'章。將已過(guò)期文件資料蓋上'作廢文件'章,報(bào)批予以銷毀。

6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護(hù)工作。

7、文件管理人員要定時(shí)檢查文件專柜,核對(duì)件數(shù),發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I,丟失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。

8、根據(jù)公司的實(shí)際情況,新項(xiàng)目(例如:建議書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同等)要求項(xiàng)目完成后應(yīng)及時(shí)歸檔,對(duì)于項(xiàng)目周期較長(zhǎng)的,建議各部門(mén)3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。

八、文件保密級(jí)別

文件級(jí)別分為兩級(jí):機(jī)密和一般。

文件保密級(jí)別由文件制作部門(mén)確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。

九、檔案借閱制度

1、屬于公司機(jī)密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理人員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。

7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來(lái)的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎(jiǎng)懲條例》予以相應(yīng)的處罰。

z科技有限公司

第2篇 公司文件管理辦法范本

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門(mén)、車間所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理辦法,請(qǐng)閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的下文。

1.文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門(mén)名義形成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),必須將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在,由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2.文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。

3.文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷毀。

4.文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門(mén)或新文件編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門(mén),對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5.其它規(guī)定:

(1)任何部門(mén)以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門(mén)的相互配合。

(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無(wú)效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門(mén)。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6.任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7.本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)通用罰款單收繳。

辦法 公司財(cái)務(wù)管理制度條款

第3篇 某客運(yùn)公司文件管理辦法

客運(yùn)公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為適應(yīng)公司規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。

第二條公司文件是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)、申報(bào)計(jì)劃、方案的重要工具,各部室及下屬公司必須認(rèn)真做好文件管理工作。

第三條文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)便。

第四條文件管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。

第二章文件主要種類

第五條公司文件種類主要有:

(一)決定、決議、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。

(二)公司合同、協(xié)議、采購(gòu)計(jì)劃、報(bào)告、方案。

(三)其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書(shū)面材料。

第三章文件格式

第六條公文格式:公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。

(一)公文標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文件種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,一般不加書(shū)名號(hào)。

(二)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)。

1、公司本部的發(fā)文字號(hào)

(1)公司文件,分為4種:

張環(huán)客:用于向市、區(qū)政府、有關(guān)職能部門(mén)、各股東方、董事會(huì)等請(qǐng)求指示、批準(zhǔn),報(bào)告工作,反映情況,提出意見(jiàn)或建議,答復(fù)詢問(wèn)等事項(xiàng);

張環(huán)客發(fā):用于傳達(dá)貫徹上級(jí)單位的方針、政策、指示,部署全局性工作,發(fā)布重要決定,批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)的涉及全局、有指導(dǎo)意義的文件,以及必須以公司名義發(fā)布的事項(xiàng);

張環(huán)客人:用于涉及公司人事任免等事項(xiàng);

張環(huán)客函:用于與景區(qū)內(nèi)、外不相隸屬或者平行的單位、部門(mén)商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等事項(xiàng)。

(2)公司安委會(huì)文件:張環(huán)客安發(fā);

(3)公司黨總支文件:張環(huán)客黨發(fā);

(4)公司團(tuán)總支文件:張環(huán)客團(tuán)發(fā);

(5)公司工會(huì)文件:張環(huán)客工發(fā);

(6)公司總經(jīng)理辦公室文件,分為2種:張環(huán)客辦發(fā)、張環(huán)客辦函。

2、下屬公司的發(fā)文字號(hào)要求

下屬公司不得使用“易程天下”字樣的發(fā)文字號(hào)。湖南易程國(guó)旅公司可用“易程國(guó)旅”字樣作為發(fā)文字號(hào),高速事業(yè)部可用“易程高速”字樣作為發(fā)文字號(hào),易程天下信息技術(shù)有限公司可用“易程信息”字樣作為發(fā)文字號(hào)。

3、年份、序號(hào)

年份應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注全稱,用六角括號(hào);序號(hào)不編虛位,不加“第”字。

(三)文件一律加蓋印章,上報(bào)的文件應(yīng)注明簽發(fā)人。

(四)秘密文件應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

(五)緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急”。

(六)請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén),如需同時(shí)送其他部門(mén),應(yīng)用抄報(bào)形式。

(七)文件如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

(八)發(fā)文部門(mén)寫(xiě)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,公司規(guī)范化簡(jiǎn)稱為“環(huán)?？瓦\(yùn)公司”。公司內(nèi)各部門(mén)的對(duì)內(nèi)規(guī)范化簡(jiǎn)稱為“公司各部室、分部、中心,信息技術(shù)公司、國(guó)旅公司、高速客運(yùn)事業(yè)部”。

(九)會(huì)議通過(guò)的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。

(十)文字從左至右橫寫(xiě),橫排。

第七條文件用紙統(tǒng)一用a4型,左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗薄ⅰ巴ㄖ庇眉埓笮?根據(jù)實(shí)際需要確定。

第八條合同、協(xié)議的起草和簽訂應(yīng)符合《合同法》的有關(guān)要求。

第九條采購(gòu)計(jì)劃、報(bào)告、方案及其它需要領(lǐng)導(dǎo)批示的書(shū)面材料須按規(guī)范的格式起草,如采購(gòu)計(jì)劃,必須注明事由、數(shù)量、品名、型號(hào)、單價(jià)等。

第四章文件辦理

第十條公司文件由各有關(guān)部門(mén)起草,并經(jīng)部門(mén)第一負(fù)責(zé)人核稿后送總經(jīng)理辦公室按程序上報(bào)。

第十一條凡需辦理的文件,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)統(tǒng)一送公司總經(jīng)理、其他分管領(lǐng)導(dǎo)審批,或交有關(guān)部門(mén)辦理,并提出辦理時(shí)限。其他部門(mén)或人員不得擅自傳遞公司文件,不得擅自以部門(mén)名義對(duì)外發(fā)文。

第十二條已送公司總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文件應(yīng)當(dāng)日批辦,交有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的文件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤。凡逾期延誤或漏辦者,由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。

第十三條公司發(fā)出的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的其他分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);公司安委會(huì)文件由安委會(huì)主任簽發(fā);公司黨總支文件由黨總支書(shū)記簽發(fā);公司團(tuán)總支文件由團(tuán)總支書(shū)記簽發(fā);公司工會(huì)文件由工會(huì)主席簽發(fā);總經(jīng)理辦公室發(fā)出的文件,由行政分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。

第十四條公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)審批文件要認(rèn)真負(fù)責(zé)、及時(shí),文件主批人應(yīng)簽署自己明確具體的意見(jiàn)、姓名和時(shí)間,不得無(wú)故壓文件?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件的會(huì)簽進(jìn)行督促。

第十五條草擬和簽批文件,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。

第十七條總經(jīng)理辦公室在將文件送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文件內(nèi)容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合國(guó)家、省、市及本辦法有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)公司有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽批。文件的擬辦由總經(jīng)理辦公室主任或其授權(quán)的其他人員簽署,其他部門(mén)或人員不得隨意簽署擬辦意見(jiàn)。

第十八條秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文件時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。

第十九條收文的處理。公司收文歸口總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)文件的擬辦、送審、督辦,總經(jīng)理辦公室要嚴(yán)格做好收文登記備查和督促辦理工作,其他各部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)所收到的文件送總經(jīng)理辦公室按程序處理。

第二十條各部室起草的對(duì)外文件,由起草文件的相關(guān)部室負(fù)責(zé)對(duì)外報(bào)送;公司內(nèi)部管理文件,由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)下發(fā)到各部室。

第五章文件立卷和銷毀

第二十一條文件辦完后,應(yīng)及時(shí)將文件正本和有關(guān)材料按照檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。

第二十二條公司文件歸口總經(jīng)理辦公室歸檔,其它部門(mén)原則上不得保留文件,對(duì)技術(shù)性較強(qiáng)或?yàn)榉奖闳粘９芾矶栌杀静块T(mén)臨時(shí)保管的文件,負(fù)責(zé)保管部門(mén)應(yīng)定期(兩年一次)轉(zhuǎn)交公司檔案室統(tǒng)一存檔。

第二十三條沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的文件經(jīng)過(guò)鑒別并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。

第六章附則

第二十四條本辦法修改、解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公室。

第二十五條本辦法從發(fā)文之日起施行。

zz客運(yùn)有限公司

第4篇 某有限公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進(jìn)依法治企，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫(xiě)的基本要求，明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門(mén)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見(jiàn)”等。

第四條公司所屬各部門(mén)干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開(kāi)展。

第二章職責(zé)與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開(kāi)展文件管理調(diào)研，定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。

第七條各部門(mén)負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃，及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過(guò)程中的解釋與指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門(mén)和執(zhí)行督查部門(mén)做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。

第八條各部門(mén)應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作，及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見(jiàn)或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門(mén)，配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，提出文件建設(shè)計(jì)劃，制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。

第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理）、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營(yíng)業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂

第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施，必要時(shí)可以更長(zhǎng)，但不得超過(guò)3年。

第十一條各部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際，結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃（建議）交文件管理部門(mén)。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際，明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃，并交公司文件管理部門(mén)備案。

第十二條文件管理部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提出的文件建設(shè)（計(jì)劃）建議，結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要，擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃，提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施，并列入各部門(mén)考核目標(biāo)。

第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容：

（一）文件名稱；

（二）起草文件的承辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)及征求意見(jiàn)單位；

（三）制定文件的目的、依據(jù)；

（四）文件的主要內(nèi)容；

（五）文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門(mén)管理職能的，由業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)牽頭組織有關(guān)部門(mén)共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門(mén)應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究，掌握國(guó)家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。

第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的適用范圍；

（三）各相關(guān)部門(mén)應(yīng)履行的職責(zé)；

（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；

（五）負(fù)責(zé)文件解釋的部門(mén)；

（六）實(shí)施生效日期；

（七）其他事項(xiàng)。

第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求，內(nèi)容合法，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡(jiǎn)明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá)，每條可分為項(xiàng)、目、款，款不編序號(hào)，另起自然段；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下：

質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/_c--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導(dǎo)書(shū)文件為gh/zy--□□□

外來(lái)文件編號(hào)為wl--□□□,外來(lái)參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。

第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖，操作流程應(yīng)清晰易懂。

第十九條文件在起草過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)廣泛聽(tīng)取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的意見(jiàn)，對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽(tīng)取職工代表的意見(jiàn)。意見(jiàn)不一致時(shí)，要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見(jiàn)征詢，一般由文件起草部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見(jiàn)征詢完善后，應(yīng)送文件管理部門(mén)審核，必要時(shí)文件管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問(wèn)論證，對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門(mén)進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：

（一）是否征求相關(guān)部門(mén)、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見(jiàn)；

（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無(wú)沖突、重復(fù)；

（三）文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則；

（五）邏輯是否嚴(yán)密，流程是否順暢，是否具備可操作性；

（六）其他要審核事項(xiàng)。

第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求，以及公司職責(zé)分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長(zhǎng)、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應(yīng)注明生效時(shí)間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間，并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門(mén)目標(biāo)考核。具體由文件管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)與目標(biāo)考核管理部門(mén)共同配合做好。

第二十六條各部門(mén)對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)。

第二十七條公司文件主管部門(mén)定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門(mén)結(jié)合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關(guān)單位意見(jiàn)基礎(chǔ)上完成，并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門(mén)根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出，對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營(yíng)實(shí)際不符的，文件管理部門(mén)可以提請(qǐng)文件的制定部門(mén)進(jìn)行修改。

第三十條凡涉及責(zé)任部門(mén)、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí)，應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門(mén)應(yīng)在文件匯編說(shuō)明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際，對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門(mén)每年一季度，對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。

第5篇 公司文件發(fā)放存檔管理辦法

公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門(mén)設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門(mén)主管審核簽字,報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。

三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時(shí)間及各部門(mén)、收件人等內(nèi)容。

四、發(fā)文部門(mén)持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門(mén)收件人簽字后領(lǐng)取文件。

五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

六、各部門(mén)建立本年度各類文件文件夾,文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。

七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系補(bǔ)齊。

八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊(cè),存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊(cè),存入文件柜中,在文件柜門(mén)上附有柜內(nèi)文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。

十一、借閱文件要按時(shí)歸還,撤消借條。

十二、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,經(jīng)部門(mén)主管審核同意,報(bào)辦公室粉碎銷毀。

執(zhí)行部門(mén):責(zé)任人簽名:

第6篇 t公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門(mén)、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門(mén)名義形成且在本部門(mén)管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),必須將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件,由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門(mén)負(fù)責(zé)人不在,由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門(mén)負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫(xiě)上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷毀。

4、文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門(mén)調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門(mén)或新文件編制形成部門(mén)負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門(mén),對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無(wú)效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定:

(1)任何部門(mén)以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門(mén)的相互配合。

(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門(mén)提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門(mén)復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無(wú)效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門(mén)。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)通用罰款單收繳。

第7篇 某某公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作,建立和完善公司文件體系,使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化,執(zhí)行管理規(guī)范化,督促檢查常態(tài)化,實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn),從而不斷優(yōu)化管理流程,提高工作效率,促進(jìn)依法治企,結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際,特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫(xiě)的基本要求,明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門(mén)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的規(guī)范性文件,文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見(jiàn)”等。

第四條公司所屬各部門(mén)干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法,確保文件管理工作順利有效開(kāi)展。

第二章職責(zé)與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門(mén),主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善,建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布,開(kāi)展文件管理調(diào)研,定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。

第七條各部門(mén)負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定,按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃,及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過(guò)程中的解釋與指導(dǎo),確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范,流程清晰順暢,并匯同文件管理部門(mén)和執(zhí)行督查部門(mén)做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。

第八條各部門(mén)應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作,及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工,并將文件執(zhí)行意見(jiàn)或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門(mén),配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí),應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際,建立內(nèi)部文件管理體系,定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理,在此基礎(chǔ)上,提出文件建設(shè)計(jì)劃,制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。

第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類(包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理)、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營(yíng)業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂

第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施,必要時(shí)可以更長(zhǎng),但不得超過(guò)3年。

第十一條各部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際,結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況,每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃(建議)交文件管理部門(mén)。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際,明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃,并交公司文件管理部門(mén)備案。

第十二條文件管理部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提出的文件建設(shè)(計(jì)劃)建議,結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要,擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃,提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施,并列入各部門(mén)考核目標(biāo)。

第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容:

(一)文件名稱;

(二)起草文件的承辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)及征求意見(jiàn)單位;

(三)制定文件的目的、依據(jù);

(四)文件的主要內(nèi)容;

(五)文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門(mén)管理職能的,由業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)牽頭組織有關(guān)部門(mén)共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行,起草部門(mén)應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究,掌握國(guó)家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀,并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。

第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容:

(一)文件制定目的;

(二)文件的適用范圍;

(三)各相關(guān)部門(mén)應(yīng)履行的職責(zé);

(四)文件的具體規(guī)范或操作程序;

(五)負(fù)責(zé)文件解釋的部門(mén);

(六)實(shí)施生效日期;

(七)其他事項(xiàng)。

第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求,內(nèi)容合法,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),文字簡(jiǎn)明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá),每條可分為項(xiàng)、目、款,款不編序號(hào),另起自然段;項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述;目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的,可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié),并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下:

質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/_c--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導(dǎo)書(shū)文件為gh/zy--□□□

外來(lái)文件編號(hào)為wl--□□□,外來(lái)參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。

第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確,盡可能減少職能交叉。為便于操作,新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖,操作流程應(yīng)清晰易懂。

第十九條文件在起草過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)廣泛聽(tīng)取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的意見(jiàn),對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽(tīng)取職工代表的意見(jiàn)。意見(jiàn)不一致時(shí),要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見(jiàn)征詢,一般由文件起草部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見(jiàn)征詢完善后,應(yīng)送文件管理部門(mén)審核,必要時(shí)文件管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問(wèn)論證,對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門(mén)進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括:

(一)是否征求相關(guān)部門(mén)、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見(jiàn);

(二)是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接;有無(wú)沖突、重復(fù);

(三)文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求;

(四)是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則;

(五)邏輯是否嚴(yán)密,流程是否順暢,是否具備可操作性;

(六)其他要審核事項(xiàng)。

第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性,根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求,以及公司職責(zé)分工的規(guī)定,各類文件一律由公司董事長(zhǎng)、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件,應(yīng)注明生效時(shí)間,以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間,并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門(mén)目標(biāo)考核。具體由文件管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)與目標(biāo)考核管理部門(mén)共同配合做好。

第二十六條各部門(mén)對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)。

第二十七條公司文件主管部門(mén)定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查,并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門(mén)結(jié)合文件督查執(zhí)行情況,在全面征詢各有關(guān)單位意見(jiàn)基礎(chǔ)上完成,并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門(mén)根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出,對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營(yíng)實(shí)際不符的,文件管理部門(mén)可以提請(qǐng)文件的制定部門(mén)進(jìn)行修改。

第三十條凡涉及責(zé)任部門(mén)、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化,該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行,并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí),應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件,文件管理部門(mén)應(yīng)在文件匯編說(shuō)明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則,公司文件匯編由文件管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際,對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編,五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門(mén)每年一季度,對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編,印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理,重新分類匯編下發(fā)。