文件資料管理辦法3篇

第1篇 科技公司文件資料管理辦法

z科技公司文件資料管理辦法

本辦法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。

一、文件歸檔范圍

1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:

(1)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。

(2)涉及公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書、投標(biāo)書、各種協(xié)議等。

(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。

2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:

(1)公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件等。

(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。

(3)外來文件的回復(fù)文件。

(4)各部門工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請示、報告、批件等。

3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:

(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。

(2)各部門提交的請示、報告及批示的復(fù)印件。

4、對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財務(wù)部均留原件歸檔。

二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。

公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé),詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。

三、文件編號規(guī)定

1、綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進(jìn)行編號、登記以便管理。

2、編號格式為:z_字[____]第y號。

_表示文件來源部門。開--技術(shù)開發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財--財務(wù)部。

y表示文件的編號,發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進(jìn)行流水編號。

[____]-表示年號,如;2022、2022。

四、文件資料的移交

各部門移交文件時,應(yīng)辦理移交手續(xù),交接均由專人負(fù)責(zé),并填寫移交文件清單,見附表。

五、規(guī)章制度、管理辦法的報批及下發(fā)

各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見并通過后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門。未獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見反饋給相關(guān)部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。

六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。

2、公司收發(fā)文件及各項規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。

3、各部門的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關(guān)文件資料。

七、文件保管制度

1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應(yīng)有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。

3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。

4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。

(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。

(2)文檔性資料保管期為5年。

(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。

5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上'受控文件'章。將已過期文件資料蓋上'作廢文件'章,報批予以銷毀。

6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護(hù)工作。

7、文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜,丟失等情況,及時向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。

8、根據(jù)公司的實(shí)際情況,新項目(例如:建議書、投標(biāo)書、合同等)要求項目完成后應(yīng)及時歸檔,對于項目周期較長的,建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。

八、文件保密級別

文件級別分為兩級:機(jī)密和一般。

文件保密級別由文件制作部門確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。

九、檔案借閱制度

1、屬于公司機(jī)密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術(shù)質(zhì)量部及時予以處理。

7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎懲條例》予以相應(yīng)的處罰。

z科技有限公司

第2篇 監(jiān)理文件資料管理辦法

1 范圍

本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。

2 引用文件和術(shù)語

q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定

3 職責(zé)

3.1 總監(jiān)理工程師

3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。

3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3 信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4 控制程序

4.1 明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設(shè)參建單位。

4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實(shí)際予以制訂。

4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。

4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a) 監(jiān)理合同;

b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c) 監(jiān)理指令;

d) 監(jiān)理工作日志;

e) 監(jiān)理周(月)報;

f) 會議紀(jì)要;

g) 審核簽認(rèn)文件;

h) 工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i) 危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j) 工程款支付證明;

k) 工程驗(yàn)收記錄;

l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;

m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;

n) 工程施工文件資料;

o) 工程收函;

p) 勘察、設(shè)計文件;

q) 適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r) 顧客提供的(包括設(shè)計圖紙)資料等;

s) 涉及本工程項目的上級文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應(yīng)及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識明確。對于工程監(jiān)理項目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會審及設(shè)計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6 對于顧客提供的設(shè)計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。

4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

第3篇 某學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法

技術(shù)學(xué)院后勤管理處文件資料管理辦法

為使后管處及各科室資料管理更規(guī)范化、制度化,確保歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為后勤管理工作服務(wù),根據(jù)學(xué)院檔案管理部門的規(guī)定,結(jié)合我處實(shí)際情況,特制定本辦法。

后管處資料管理工作實(shí)行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。

一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:

“一級管理”的資料主要包括:

1、上級機(jī)關(guān)、學(xué)院、相關(guān)部門的發(fā)文以及后管處的行文,后管處的工作計劃、工作總結(jié)、招標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、申請報告等文件;

2、后管處組織的各項活動中形成的文件;

3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;

4、新校區(qū)建設(shè)資料;

5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節(jié)能工作、安全工作、廉政建設(shè)工作、固定資產(chǎn)管理工作等;

“二級管理”的資料主要包括:

1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛(wèi)會的工作臺賬;③物管餐飲商務(wù)監(jiān)管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料;⑥教職工購房補(bǔ)貼資料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、聯(lián)系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項目的全套過程資料;③設(shè)備、管線維修監(jiān)管考評臺賬等等。

3、衛(wèi)生所主要包括:①衛(wèi)生所的工作職責(zé)、工作制度、會議紀(jì)要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫(yī)保管理臺賬;⑤學(xué)生教職工體檢、預(yù)防接種資料;⑥計劃生育、獨(dú)生子女、婦幼保健、兒童統(tǒng)籌、健康教育等工作臺賬等等。

二、文件資料分類:(除處室行文外)

a類文件資料包括:向上級部門申報的相關(guān)資料,如申請報告、審批表;

b類文件資料包括:與學(xué)院相關(guān)部門之間的各類工作聯(lián)系;

c類文件資料包括:處室或科室內(nèi)部使用管理文件,如工作職責(zé)、工作制度、各項臺賬記錄;

三、文件資料管理的具體工作:

主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各類文件,均應(yīng)按統(tǒng)一格式起草。

2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。

3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛(wèi)、基)-類別(a、b、c)-年份(06)-序號。

4、文件的審批:需相關(guān)部門、院領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件(招標(biāo)書、合同協(xié)議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。

5、文件的收集、分類:主要包括部門內(nèi)和部門外的兩大文件的收集工作,其中內(nèi)部文件主要包括七大類:①合同協(xié)議;②會議紀(jì)要;③工作聯(lián)系單(簽證單、驗(yàn)收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標(biāo);⑥工作計劃、工作總結(jié);⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關(guān)部門傳遞讀閱文件等。

6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統(tǒng)一保管,即二級管理轉(zhuǎn)交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結(jié)案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應(yīng)的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當(dāng)事人可協(xié)商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經(jīng)常調(diào)用查閱,則部門應(yīng)自行復(fù)印一份留用備查。資料移交驗(yàn)收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。

7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續(xù),比較重要的文件資料應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且復(fù)印留底,防止丟失。