檔案管理措施8篇

更新時(shí)間：2024-11-20 查看人數(shù)：53

目錄
第1篇某市場檔案資料管理措施第2篇別墅管理處檔案管理措施第3篇某小區(qū)管理處檔案管理措施第4篇s物業(yè)檔案管理具體措施第5篇物業(yè)檔案管理具體措施第6篇商小區(qū)物業(yè)檔案管理措施第7篇壓力容器提高安全技術(shù)管理措施——必須做好檔案工作4 第8篇小區(qū)樓宇檔案資料管理措施

檔案管理措施

第1篇物業(yè)檔案管理具體措施

業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

業(yè)戶檔案的收集

____物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。

在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。

管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

業(yè)戶檔案的整理

各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

業(yè)戶檔案的歸檔

____廣場____號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。

____物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。

業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

第2篇別墅管理處檔案管理措施

別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施

1、檔案的建立

(1)建立檔案管理制度

(2)確定檔案的內(nèi)容

檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護(hù)、改造檔案;3)業(yè)主裝修、改造工程檔案

b.業(yè)主檔案:業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。

1)收集業(yè)主/用戶單位資料

2)業(yè)主/用戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3)業(yè)主/用戶裝修工程文件

4)業(yè)主/用戶遷入時(shí)填具之資料

5)業(yè)主/用戶資料補(bǔ)充

業(yè)主/用戶聯(lián)絡(luò)資料

緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主/用戶人事變遷資料

6)業(yè)主/用戶與管理處往來文件

7)業(yè)主/用戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

8)業(yè)主/用戶請(qǐng)修記錄

9)業(yè)主/用戶投訴記錄

10) 業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

c.社區(qū)志史活動(dòng)檔案:社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì),在舉行或參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成并需要?dú)w檔保存的,反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進(jìn)步的各類文件材料。

d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

(3)檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交

1)工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖等項(xiàng)目建筑物的原始資料;

2)各組團(tuán)協(xié)調(diào)管理處負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;

3)客服部負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案;

4)其他檔案資料和維修、巡視、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能部門負(fù)責(zé)收集。

2、檔案的管理

(1)檔案的分類、編目及著錄

(2)檔案的整理裝訂

(3)檔案的電腦化管理

3、檔案管理的要求

(1)收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復(fù)印件供使用。

(2)對(duì)收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價(jià)值,保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。

a、對(duì)資料進(jìn)行整理,即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。

b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。

c、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。

第3篇某小區(qū)管理處檔案管理措施

小區(qū)管理處檔案管理措施

一、檔案資料管理作業(yè)流程

1、檔案資料的收集

(1)設(shè)立檔案資料,采取系統(tǒng)化、電腦化的手段,設(shè)兼職檔案管理員,建立相應(yīng)的管理制度,對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

(2)資料的收集,堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料的內(nèi)容,以實(shí)際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道:規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工驗(yàn)收的全部工程技術(shù),維修資料;物業(yè)構(gòu)成的方面,到房屋主體,公共設(shè)施,小到一樹一木全有詳細(xì)的資料。

2、資料的分類整理:收集的所有住處資料,統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類,整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)資料信息的來源,內(nèi)容,表現(xiàn)形式的特點(diǎn),做到條理清晰,分類合理。

3、資料的歸檔管理

(1)資料歸檔管理采用原始檔案和電腦檔案的雙軌管理制,采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始資料信息的保存,如:膠卷、照片、圖景等檔案組卷按不同的業(yè)務(wù)性質(zhì),編號(hào),造冊(cè),編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)管理手段,盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化成為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

(2)檔案管理環(huán)境做好三防工作,即防火、防潮、防變質(zhì)。

二、檔案資料的分類

1、外來文件

■規(guī)劃檔案

■驗(yàn)收竣工檔案

■其他檔案

2、內(nèi)部檔案

■房屋維修檔案

■裝修管理檔案

■機(jī)電設(shè)備檔案

■配套設(shè)施設(shè)備維修工程檔案

■消防管理檔案

■車輛管理記錄檔案

■保安服務(wù)管理檔案

■日常服務(wù)管理檔案

■日常維修檔案

■衛(wèi)生保潔管理檔案

■綠化管理檔案

■vip檔案

■其它檔案

第4篇壓力容器提高安全技術(shù)管理措施——必須做好檔案工作4

設(shè)備技術(shù)檔案是正確使用壓力容器的主要依據(jù)。它可以使壓力容器管理和操作人員全面掌握壓力容器歷史的當(dāng)前安全技術(shù)狀況，了解壓力容器的運(yùn)行規(guī)律，防止壓力容器事故的發(fā)生。每臺(tái)壓力容器均按有關(guān)規(guī)定建立檔案。

壓力容器技術(shù)檔案的內(nèi)容：

1. 壓力容器登記卡片。使用單位在壓力容器投入使用前，應(yīng)按《壓力容器使用登記管理規(guī)定》的要求，向地、市級(jí)鍋爐壓力容器安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)申報(bào)和辦理使用登記手續(xù)。

2. 設(shè)計(jì)單位向用戶提供的設(shè)計(jì)圖樣，必要時(shí)提供的設(shè)計(jì)、安裝（使用）說明書，對(duì)中、高壓反應(yīng)壓力容器和儲(chǔ)存壓力容器的強(qiáng)度計(jì)算書。

3. 壓力容器制造、安裝單位向用戶提供的技術(shù)文件和資料：

（1）竣工圖（如在原圖上修改，則必須有修改人，技術(shù)審核人確認(rèn)標(biāo)記）；

（2）產(chǎn)品質(zhì)量證明書，其至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：

a. 產(chǎn)品合格證；

b.產(chǎn)品技術(shù)特性；

c.壓力容器產(chǎn)品主要受壓元件使用材料一覽表；

d.產(chǎn)品焊接試板力學(xué)和彎曲性能檢驗(yàn)報(bào)告；

e.壓力容器外觀幾何尺寸檢驗(yàn)報(bào)告；

f.焊縫無損檢測報(bào)告；

g.鋼板、鑄鍛件、零件無損檢測檢驗(yàn)報(bào)告；

h.壓力容器焊后熱處理報(bào)告；

i.壓力試驗(yàn)報(bào)告。

如焊縫經(jīng)過返修的，還應(yīng)有焊縫返修記錄，包括返修部位、次數(shù)及返修的檢驗(yàn)評(píng)定結(jié)論等。

（3）壓力容器產(chǎn)品安全質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)證書。

對(duì)現(xiàn)場組焊的壓力容器竣工并經(jīng)驗(yàn)收后，施工單位除提供上述技術(shù)文件和資料外，還應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，將組織和質(zhì)量檢驗(yàn)的資料提交用戶；

（4）檢驗(yàn)、檢測記錄，以及有關(guān)檢驗(yàn)的技術(shù)文件和資料；

（5）修理方案，實(shí)際修理記錄情況，以及有關(guān)技術(shù)文件和資料；

（6）壓力容器技術(shù)改造方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書、施工質(zhì)量檢驗(yàn)及技術(shù)文件和資料；

（7）安全附件校驗(yàn)、修理、更換記錄；

（8）有關(guān)事故的記錄資料和處理的告。

提高壓力容器的安全技術(shù)管理必須科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化、基礎(chǔ)化，才能不斷促進(jìn)壓力容器安全技術(shù)的發(fā)展。

蔡霞

第5篇 s物業(yè)檔案管理具體措施

業(yè)戶檔案的收集

××物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

業(yè)戶檔案的整理

業(yè)戶檔案的歸檔

××廣場××號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心?！痢廖飿I(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

第6篇小區(qū)樓宇檔案資料管理措施

小區(qū)樓宇檔案資料管理措施

樓宇檔案資料管理的要點(diǎn):

1、完善建檔流程,嚴(yán)格檔案管理制度;

2、明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理;

3、對(duì)使用率高的檔案實(shí)行檔案室、管理處雙檔管理制;

4、推行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；?六化'管理。

樓宇檔案是住宅區(qū)財(cái)產(chǎn)的重要組成部分,管理好住宅區(qū)檔案是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。為此,我公司將特別設(shè)立檔案室,配備專業(yè)管理人員,建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴(kuò)建以及住戶裝修等方面發(fā)揮重要作用。對(duì)進(jìn)德小區(qū)的檔案資料管理,將沿用我公司的經(jīng)驗(yàn)做法如下:

一、樓宇檔案的建立

1、檔案的建立執(zhí)行以下流程:

收集-整理-分類-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

2、明確檔案內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理

(1)設(shè)施、設(shè)備檔案:建筑工程資料、圖紙,公用設(shè)施資料、圖紙,竣工驗(yàn)收資料,房屋墻體竣工圖,室外管網(wǎng)資料、圖紙,安裝、維修、運(yùn)行、改造、擴(kuò)建等項(xiàng)目資料、圖紙。

(2)住戶檔案:業(yè)主登記表,購(租)房合同,入伙通知書,證件,業(yè)主公約,裝修責(zé)任書、圖紙,維修檔案等資料。

(3)管理檔案:文秘檔案、從事檔案、財(cái)務(wù)檔案和榮譽(yù)檔案、管理活動(dòng)記錄及檔案,樓宇巡視、門衛(wèi)情況、投訴與回訪等資料。

3、建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、樓宇檔案管理

1、檔案室、管理處管理制:為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久性保存,而又方便經(jīng)常使用,對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)行檔案室管理,對(duì)重要原始檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理,管理處則保存復(fù)印件的存檔管理制度。

2、檔案室檔案

(1)按照檔案對(duì)溫度、濕度和照明的要求,建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料室,配備檔案專業(yè)人員,實(shí)行電腦化系統(tǒng)管理;

(2)采用多種形式的信息貯存方式,如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣绞?

(3)貫徹國家保密法,確保檔案在使用過程中的安全,不丟失、不泄密;

(4)實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng);

(5)堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化;

(6)做到檔案組卷分類科學(xué)化,檔案組卷按內(nèi)容分類,逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編輯目錄,按工作部門分柜保存;

(7)實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化,每季對(duì)檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

第7篇某市場檔案資料管理措施

市場檔案資料管理措施

1 檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

1.1 資料的收集

1.1.1 建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,實(shí)施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；?六化'管理,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

1.1.2 資料的收集堅(jiān)持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,從實(shí)際需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來源,從時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指市場物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細(xì)的資料收集。

1.2 資料分類整理

1.3 資料歸檔管理

歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存。根據(jù)實(shí)際需要,__的管理應(yīng)擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

檔案的出、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。

檔案的管理環(huán)境必須做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。

1.4 檔案的運(yùn)用

采用先進(jìn)的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。

1.4.1 外部網(wǎng):與廣大經(jīng)營者及業(yè)主、主管部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。

1.4.2 內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。

2 檔案資料的類別

2.1檔案資料大體分為市場物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖、經(jīng)營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行記錄、運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動(dòng)記錄及檔案。

2.2 管理檔案資料(含經(jīng)營者及業(yè)主檔案、裝修管理檔案巡視記錄)

名稱資料內(nèi) 容

物業(yè)資料小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料

住戶資料

a:住戶遷入資料,經(jīng)營者遷入資料

b:經(jīng)營者,住戶人員檔案

c:經(jīng)營者,住戶維修檔案

事務(wù)資料

a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表

c:經(jīng)營者及業(yè)主搬出(入)物品登記表 d:日常事務(wù)巡視記錄

e:經(jīng)營者及業(yè)主回訪登記表

合格分承

其他資料

a:維修申請(qǐng)表(附圖紙) b:維修工程隊(duì)安全責(zé)任書

c:臨時(shí)施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照

2.3 投訴與回訪及其他管理服務(wù)

名稱資料內(nèi) 容

維修資料

a:維修申報(bào)表 b:維修服務(wù)派工單

c:維修回訪記錄表 d:公共設(shè)施維修記錄

治安交通

管理資料

a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議

設(shè)備管理

資料 a:公用

設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄

c:設(shè)備維修保養(yǎng)記錄

d:設(shè)備檢查記錄

市場社區(qū)文化

資料 a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄

b:文化活動(dòng)圖片及錄像記錄

c:傳媒報(bào)導(dǎo)

員工管理

資料 a:員工個(gè)人資料、聘用表 b:員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)懲記錄

c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄

e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄

業(yè)主反饋

資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

c:經(jīng)營者及業(yè)主投訴及處理記錄表

行政文件

資料 a:市場管理處主管值班及督察記錄

b:政府部門文件

c:市場物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件

d:市場管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

e:市場管理處榮譽(yù)一覽表

f:市場管理處接待來訪參觀記錄表

經(jīng)營者及業(yè)主管委會(huì)

資料 a:籌備成立文件 b:成立后運(yùn)行文件

第8篇商小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

1、建立檔案管理制度

根據(jù)檔案資料初建的情況,擬首先制定如下制度:

<物業(yè)檔案管理制度><檔案查詢制度>

<庫房管理制度><檔案移交驗(yàn)收制度>

2、確定檔案的內(nèi)容

物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案,管理工作檔案的管理具體的說明。

①建筑物檔案

a、建筑物原始檔案

包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖,具體清單如下:

產(chǎn)權(quán)資料。包括:項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

(1)產(chǎn)權(quán)資料。包括:項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

(2)技術(shù)資料。包括:竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。

(3)竣工驗(yàn)收證明書。包括:基建工程竣工驗(yàn)收書、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、供水、供暖管道的試壓報(bào)告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

(4)房屋使用資料。包括:業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計(jì)算書。

(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的,竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書。包括:供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書、變壓器報(bào)停申請(qǐng)表、用水申請(qǐng)審批表、月供水計(jì)劃報(bào)告單。

b、建筑物維護(hù)、改造檔案

建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料:

(1)維護(hù)改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件

(2)維護(hù)改造工程施工許可證

(3)維護(hù)改造方案

(4)維護(hù)改造工程合同

(5)維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

(6)維護(hù)改造工程驗(yàn)收說明書

(7)維護(hù)改造工程結(jié)算(核算)表

(8)各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]

(9)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

(10)維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖