企業(yè)檔案管理規(guī)定6篇

第1篇 破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法

破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】

(一)適用范圍

1、本規(guī)定適用于國(guó)有企業(yè)。其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。

2、本規(guī)定所稱(chēng)破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理活動(dòng)中以及企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

(二)破產(chǎn)企業(yè)檔案的保護(hù)

破產(chǎn)企業(yè)檔案是國(guó)有資產(chǎn)清理、登記、評(píng)估工作的重要依據(jù),屬?lài)?guó)家所有,受法律保護(hù)。

任何單位或者個(gè)人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。

(三)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理與移交

1、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)作為各級(jí)破產(chǎn)清算組成員單位,負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)破產(chǎn)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和清理移交工作。

破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人及檔案室(館)人員負(fù)責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。

2、破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案管理權(quán)隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移;其他檔案應(yīng)當(dāng)移交給行業(yè)主管部門(mén)管理;無(wú)行業(yè)主管部門(mén)的應(yīng)當(dāng)按管理權(quán)限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。

3、破產(chǎn)企業(yè)被拍賣(mài)的,記載國(guó)有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評(píng)估后,方可有償轉(zhuǎn)讓給買(mǎi)方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案及會(huì)計(jì)檔案等不需轉(zhuǎn)讓的按本條第2項(xiàng)規(guī)定辦理。

4、破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無(wú)接收單位的,交勞動(dòng)保障行政部門(mén)代保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費(fèi)單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。

5、破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉(zhuǎn)讓的檔案由該企業(yè)有控股權(quán)的中方管理或移交原行業(yè)主管部門(mén)管理。

6、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應(yīng)當(dāng)與國(guó)有資產(chǎn)清理移交同步進(jìn)行。在企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估中應(yīng)當(dāng)對(duì)記載企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)(商譽(yù)、商標(biāo)、專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)等)的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。

7、破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應(yīng)當(dāng)將借出的檔案全部收回;對(duì)全部檔案、檔案目錄、登記簿進(jìn)行清點(diǎn),做到帳物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的清理移交工作。

檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)指派有關(guān)單位對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行清理鑒定,對(duì)無(wú)保存和利用價(jià)值的檔案材料予以銷(xiāo)毀。

(四)移交檔案的范圍;

1、企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案;

2、屬企業(yè)產(chǎn)權(quán)的科研、基礎(chǔ)、設(shè)備檔案;

3、企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎(jiǎng)產(chǎn)品及專(zhuān)有技術(shù)產(chǎn)品檔案;

4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、帳簿類(lèi)檔案;

5、企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動(dòng)模范、有突出貢獻(xiàn)的人員檔案;

6、企業(yè)認(rèn)為有保存價(jià)值的其他檔案。

(五)檔案移交的管理與處罰

1、企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門(mén)檔案之中。

2、企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中必須確保檔案的完整、安全、保密。

3、破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估后應(yīng)在企業(yè)預(yù)留金中劃出一定經(jīng)費(fèi)用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。

4、破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應(yīng)當(dāng)依照移交清單認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),辦理交接手續(xù);對(duì)接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)按獨(dú)立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。

5、破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自處理檔案材料,有關(guān)部門(mén)應(yīng)予制止,對(duì)直接責(zé)任人和檔案負(fù)責(zé)人可給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

6、分管理檔案工作的負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門(mén)依法處罰。

(六)企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中形成材料的歸檔范圍

1 企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng)報(bào)告;

2 企業(yè)主管部門(mén)審批意見(jiàn);

3 企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復(fù)函;

4 企業(yè)破產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及當(dāng)?shù)卣畬?duì)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復(fù)函;

5 破產(chǎn)企業(yè)(或債權(quán)人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng);

6 法院下達(dá)的民事裁定書(shū)、公告;

7 法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;

8 銀行及其他債權(quán)人債權(quán)申報(bào)書(shū)及對(duì)債權(quán)人認(rèn)定債權(quán)的通知;

9 清算組向法院提交的清算報(bào)告(包括對(duì)破產(chǎn)具有法律效力的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告,資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)書(shū)、確認(rèn)書(shū)、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告,資產(chǎn)清冊(cè),折價(jià)分配表,注銷(xiāo)產(chǎn)權(quán)登記證明);

10 債權(quán)人會(huì)議決議文件;

11 破產(chǎn)終結(jié)裁定書(shū);

12 工商行政管理部門(mén)注銷(xiāo)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照證明,稅務(wù)部門(mén)注銷(xiāo)企業(yè)納稅登記證明,國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)注銷(xiāo)企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記證明;

13 銀行受償財(cái)務(wù)清單;

14 已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的抵押財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書(shū),變現(xiàn)還貸入帳證明,尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的債權(quán)清單;

15 貸款呆帳稽核報(bào)告;

16 借款(含信用、擔(dān)保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關(guān)登記、公證文件

17 企業(yè)破產(chǎn)公告前一個(gè)月或前一季度資產(chǎn)負(fù)債表;

18 其他反映呆帳事實(shí)及有關(guān)審查所需的證明材料;

19 清算組與接收單位的協(xié)議書(shū);

20 清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細(xì)帳目;

21 破產(chǎn)預(yù)案材料;

22 申請(qǐng)企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過(guò)程中重要會(huì)議原始記錄;

23 對(duì)造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關(guān)責(zé)任者的調(diào)查、追究、處理材料;

24 破產(chǎn)終結(jié)后遺留問(wèn)題及善后處理材料;

25 企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結(jié)報(bào)告。

遼寧省破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】

第一條

為加強(qiáng)破產(chǎn)企業(yè)檔案管理,防止國(guó)有資產(chǎn)流失,使破產(chǎn)企業(yè)檔案得到有效的保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)企業(yè)破產(chǎn)法(試行)》,制定本規(guī)定。

第二條

本規(guī)定所稱(chēng)破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理活動(dòng)中以及企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

第三條

本規(guī)定適用于國(guó)有企業(yè)。

第四條

破產(chǎn)企業(yè)檔案是國(guó)有資產(chǎn)清理、登記、評(píng)估工作的重要依據(jù),屬?lài)?guó)家所有,受法律保護(hù)。

任何單位或者個(gè)人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。

第五條

破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)作為各級(jí)破產(chǎn)清算組成員單位,負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)破產(chǎn)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和清理移交工作。

破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人及檔案室(館)人員負(fù)責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。

第六條

破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案管理權(quán)隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移;其他檔案應(yīng)當(dāng)移交給行業(yè)主管部門(mén)管理;無(wú)行業(yè)主管部門(mén)的應(yīng)當(dāng)按管理權(quán)限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。

第七條

破產(chǎn)企業(yè)被拍賣(mài)的,記載國(guó)有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評(píng)估后,方可有償轉(zhuǎn)讓給買(mǎi)方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理檔案及會(huì)計(jì)檔案等不需轉(zhuǎn)讓的按第六條規(guī)定辦理。

第八條

破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無(wú)接收單位的,交勞動(dòng)行政部門(mén)代為保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費(fèi)單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。

第九條

破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉(zhuǎn)讓的檔案由該企業(yè)有控股權(quán)的中方管理或移交原行業(yè)主管部門(mén)管理。

第十條

破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應(yīng)當(dāng)與國(guó)有資產(chǎn)清理移交同步進(jìn)行。在企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估中應(yīng)當(dāng)對(duì)記載企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)(商譽(yù)、商標(biāo)、專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)等)的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。

第十一條

破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應(yīng)當(dāng)將借出的檔案全部收回;對(duì)全部檔案、檔案目錄、登記簿進(jìn)行清點(diǎn),做到賬物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的清理移交工作。

檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)指派有關(guān)單位對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行清理鑒定,對(duì)無(wú)保存和利用價(jià)值的檔案材料予以銷(xiāo)毀。

第十二條

下列檔案應(yīng)當(dāng)列入移交范圍:

(一)企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案;

(二)屬企業(yè)產(chǎn)權(quán)的科研、基建、設(shè)備檔案;

(三)企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎(jiǎng)產(chǎn)品及專(zhuān)有技術(shù)產(chǎn)品檔案;

(四)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿類(lèi)檔案;

(五)企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動(dòng)模范、有突出貢獻(xiàn)人員檔案;

(六)企業(yè)認(rèn)為有保存價(jià)值的其他檔案。

第十三條

企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門(mén)檔案之中。

第十四條

企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中必須確保檔案的完整、安全、保密。

第十五條

破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估后應(yīng)在企業(yè)預(yù)留金中劃出一定經(jīng)費(fèi)用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。

第十六條

破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應(yīng)當(dāng)依照移交清單認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),辦理交接手續(xù);對(duì)接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)按獨(dú)立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。

第十七條

破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自處理檔案材料,有關(guān)部門(mén)應(yīng)予制止,對(duì)直接責(zé)任人和檔案負(fù)責(zé)人可給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。

第十八條

分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門(mén)依法處罰。

第十九條

其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。

第二十條

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。

企業(yè)破產(chǎn)過(guò)程中形成材料的歸檔范圍【3】

(一)企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng)報(bào)告;

(二)企業(yè)主管部門(mén)審批意見(jiàn);

(三)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復(fù)函;

(四)企業(yè)破產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及當(dāng)?shù)卣畬?duì)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復(fù)函;

(五)破產(chǎn)企業(yè)(或債權(quán)人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng);

(六)法院下達(dá)的民事裁定書(shū)、公告;

(七)法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;

(八)銀行及其他債權(quán)人債權(quán)申報(bào)書(shū)及對(duì)債權(quán)人認(rèn)定債權(quán)的通知;

(九)清算組向法院提交的清算報(bào)告(包括對(duì)破產(chǎn)具有法律效力的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告,資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)書(shū)、確認(rèn)書(shū),資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告,資產(chǎn)清冊(cè),折價(jià)分配表,注銷(xiāo)產(chǎn)權(quán)登記證明);

(十)債權(quán)人會(huì)議決議文件;

(十一)破產(chǎn)終結(jié)裁定書(shū);

(十二)工商行政管理部門(mén)注銷(xiāo)企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照證明,稅務(wù)部門(mén)注銷(xiāo)企業(yè)納稅登記證明,國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)注銷(xiāo)企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記證明;

(十三)銀行受償財(cái)務(wù)清單;

(十四)已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的抵押財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書(shū),變現(xiàn)還貸入賬證明,尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的債權(quán)清單;

(十五)貸款呆賬稽核報(bào)告;

(十六)借款(含信用、擔(dān)保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關(guān)登記、公證文件;

(十七)企業(yè)破產(chǎn)公告前一個(gè)月或前一季度的資產(chǎn)負(fù)債表;

(十八)其他反映呆賬事實(shí)及審查所需的證明材料;

(十九)清算組與接收單位的協(xié)議書(shū);

(二十)清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細(xì)賬目;

(二十一)破產(chǎn)預(yù)案材料;

(二十二)申請(qǐng)企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過(guò)程中重要會(huì)議原始記錄;

(二十三)對(duì)造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關(guān)責(zé)任者的調(diào)查、追究、處理材料;

(二十四)破產(chǎn)終結(jié)后遺留問(wèn)題及善后處理材料;

(二十五)企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結(jié)報(bào)告;

(二十六)其他有關(guān)材料。

第2篇 某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號(hào)

企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】

一、 總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門(mén)檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書(shū)立卷的工作,并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)

5、政府、項(xiàng)目批文、合同;

6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門(mén)年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;

9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);

10、公司有效證照、證件、印章;

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

12、公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類(lèi)造冊(cè),隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。

(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě):沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、 檔案保管期限

1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。

(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

五、檔案保密級(jí)別

1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。

2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管-理-員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。

2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。

4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

本文來(lái)源于百分網(wǎng)(),轉(zhuǎn)載請(qǐng)保留此標(biāo)記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾,使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放。

2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。

3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。

4、銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。

企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】

1.總則

為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。

2.適用范圍

歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。

3.原則

公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

4.文件材料的收集管理

堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

5.辦公室收集

凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

6.主管部門(mén)收集

6.1 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。

6.2 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

6.3 本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。

7.各部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)的職責(zé)

7.1 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。

7.2 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

7.3 承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

8.歸檔范圍

8.1 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

8.2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

8.3 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

8.4 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

8.5 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

8.6 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

8.7 信訪工作材料。.

8.8 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

8.9 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

8.10 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

9.平時(shí)歸卷

各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

10.案卷目錄

各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”?！鞍妇眍?lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。

11.資料送交

公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。

12.登記

專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放人平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

13.案卷質(zhì)量

為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

案卷質(zhì)量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

14.歸檔資料

歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)等要及時(shí)送檔案室存檔。

15.檔案檢查

檔案室要定期開(kāi)展檔案質(zhì)量檢查。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以糾正。

16.本規(guī)定自公布之日起施行。

第3篇 企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法

企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】

1.總則

為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理,逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)服務(wù),根據(jù)《檔案法》及總公司有關(guān)檔案工作的規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際制定本制度。

2.檔案歸檔制度

2.1.適用范圍

公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi);4.生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi);5.產(chǎn)品檔案;6.科學(xué)技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設(shè)備儀器;9.會(huì)計(jì)檔案;10.干部職工檔案等十類(lèi)檔案管理。

2.2.文件資料的形成和歸檔。

2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各種文件資料,由部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常積累、整理和歸檔;各項(xiàng)管理工作中形成的文件資料,由各職能部門(mén)的兼職檔案員分門(mén)別類(lèi)做好日常積累、整理和歸檔工作。

2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進(jìn)行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷歸檔。

2.2.1.2.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)包括經(jīng)營(yíng)部分包合同、分包結(jié)算、分包商評(píng)價(jià)表(包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)(表)報(bào)表、設(shè)備報(bào)表、設(shè)備檢查計(jì)劃報(bào)告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。

2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)檔案由質(zhì)量部專(zhuān)人按年度負(fù)責(zé)整理,于第二年六月底前移交檔案室進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷歸檔。

2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個(gè)部門(mén)按《分類(lèi)規(guī)則》11.5進(jìn)行收集整理,以承接項(xiàng)目全部完工后進(jìn)行整理,以產(chǎn)品入庫(kù)時(shí)間為準(zhǔn)兩個(gè)月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。

2.2.1.5.科學(xué)技術(shù)研究檔案,由技術(shù)部在完成每一項(xiàng)科技成果之后兩個(gè)月內(nèi),按《分類(lèi)規(guī)則》11.6進(jìn)行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。

2.2.1.6基建檔案,在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收質(zhì)保期后兩個(gè)月內(nèi),由基建領(lǐng)導(dǎo)小組按《檔案分類(lèi)規(guī)則》11.7進(jìn)行整理、組卷、排列、編號(hào),并移交檔案室歸檔。

2.2.1.7.設(shè)備儀器檔案及新購(gòu)進(jìn)設(shè)備隨機(jī)資料,由生產(chǎn)設(shè)備部按《分類(lèi)規(guī)則》11.8進(jìn)行整理、組卷,并在兩個(gè)月內(nèi)移交檔案室保管。

2.2.1.8.會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部按《分類(lèi)規(guī)則》11.9整理裝訂成冊(cè),排列編號(hào)并編制分類(lèi)目錄。在會(huì)計(jì)年度終了后在本部門(mén)保存一年后移到檔案室保管。

2.2.2.資料歸檔的基本要求

2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。

2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準(zhǔn)確反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。

2.2.2.3.在一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后,由檔案員按照文件的特點(diǎn),系統(tǒng)整理組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒),經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時(shí)間要求,向檔案室移交歸檔。

2.2.2.4.每一個(gè)保管單位都要填寫(xiě)案卷封面(包括:單位名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、保管單位名稱(chēng)、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號(hào)等)卷內(nèi)目錄和備考表。

2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國(guó)家規(guī)定的文件種類(lèi)、文件格式等有關(guān)要求,書(shū)寫(xiě)工整清楚,不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。

2.2.3.歸檔份數(shù)

2.2.3.1.各類(lèi)檔案歸檔一份。

2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。

2.2.4.歸檔案卷的交接

2.2.4.1.公司各部門(mén)形成的技術(shù)文件,由資料員按照《分類(lèi)規(guī)則》進(jìn)行整理,填寫(xiě)《移交清單》一式兩份(本部門(mén)和公司檔案室各存一份),由部門(mén)經(jīng)理審核后移交檔案室。

2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件,包括經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品、基建、科研類(lèi)等文件,由資料員按照《分類(lèi)規(guī)則》進(jìn)行整理、組卷,并編寫(xiě)技術(shù)文件歸檔說(shuō)明書(shū),填寫(xiě)《移交清單》一式兩份(本部門(mén)和公司檔案室各存一份)。

2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:

a.凡記述和反映公司重要活動(dòng)和歷史面貌,對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存。

b.凡在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長(zhǎng)期保存(30年)。

c.凡在短時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。

d.介于兩者之間的檔案,一律從長(zhǎng)保存。

3.檔案接收制度

3.1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。

3.2.存放檔案必須有專(zhuān)用柜,排列方法一律從左向右自上而下。

3.3.底圖存放要扎邊平放。藍(lán)圖按四號(hào)大小琴式折疊。

3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。

3.5.每年12月31日前對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì),做到賬物相符。

4.檔案保管制度

4.1.檔案庫(kù)房應(yīng)具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設(shè)施條件。

4.2.檔案室每月進(jìn)行一次安全檢查,檢查情況應(yīng)登記,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)即處理或向領(lǐng)導(dǎo)反映解決。

4.3.非庫(kù)房管理人員,不得進(jìn)入庫(kù)房。如因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的,應(yīng)由管理人員陪同。

5.檔案登記統(tǒng)計(jì)制度

5.1.檔案統(tǒng)計(jì)主要包括:檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。

5.2.嚴(yán)格履行借閱手續(xù),如實(shí)填寫(xiě)《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據(jù)。

5.3.檔案員要主動(dòng)與利用者聯(lián)系,請(qǐng)利用者協(xié)助填寫(xiě)“檔案利用效果登記表”并將利用效果實(shí)例匯編成冊(cè)。

5.4.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表每年年底報(bào)總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。

6.檔案的保密制度

6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國(guó)家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。

6.2.檔案管理人員對(duì)所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。

6.3.不得擅自翻印、復(fù)印、傳抄檔案、資料。

6.4.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷(xiāo)毀,不準(zhǔn)賣(mài)給廢品收購(gòu)站。

6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明,要立即報(bào)告保衛(wèi)部門(mén)。

7.檔案借閱制度

7.1.借閱檔案應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。

7.2.機(jī)關(guān)各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開(kāi)檔案室或復(fù)印案卷內(nèi)容(不帶出機(jī)關(guān))者,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字,方準(zhǔn)予借閱或復(fù)印。

7.3.凡外單位借閱檔案或復(fù)印案卷內(nèi)容并帶出機(jī)關(guān)者,必須持單位介紹信,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可調(diào)閱或復(fù)印,“介紹信”留存檔案室。

7.4.借閱檔案,借出時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)15天。

7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機(jī)密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借。

借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要向借閱人當(dāng)面提出,查明情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

8.檔案利用制度

8.1.黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實(shí)行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器、科技、會(huì)計(jì)檔案編制總目錄、分類(lèi)目錄等。

8.2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和其他各項(xiàng)工作中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室應(yīng)在文書(shū)和業(yè)務(wù)部門(mén)立卷基礎(chǔ)上,按照“分類(lèi)規(guī)則”進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編目、排列、上架。

8.3.檔案室根據(jù)各類(lèi)檔案的不同要求,分別按年度或項(xiàng)目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。

8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄,應(yīng)依分類(lèi)方案及時(shí)間順序排列并編號(hào),專(zhuān)柜保存,并繪制案卷存放標(biāo)識(shí)。

8.5.應(yīng)用計(jì)算機(jī)存貯和檢索檔案。

9.檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負(fù)責(zé),檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)、經(jīng)理辦和檔案室的負(fù)責(zé)人員組成。

9.2.鑒定工作每三至五年進(jìn)行一次。

9.3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,對(duì)超過(guò)保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見(jiàn)。

9.4.銷(xiāo)毀的檔案登記造冊(cè),報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀冊(cè)上簽字并注明年、月、日,銷(xiāo)毀清冊(cè)立卷歸檔長(zhǎng)期保存。

10.違規(guī)處罰

對(duì)違反下列行為之一的直接責(zé)任人及主管領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任:

10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;

10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;

10.3.偽造、涂改檔案的;

10.4.擅自銷(xiāo)毀、抄錄、復(fù)制檔案的;

10.5.泄露檔案內(nèi)容,造成嚴(yán)重后果的。

11.分類(lèi)規(guī)則

11.1.檔案分類(lèi)

依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》要求,根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目,即黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)。

11.2.檔號(hào)編制原則

11.2.1.唯一性原則:

檔案館內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不是編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦于不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

11.2.2.合理性原則:檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類(lèi)體系相適應(yīng)。

11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號(hào)一經(jīng)確定,一般不應(yīng)隨意改變。

11.2.4.擴(kuò)充性原則;檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量,以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

11.2.5.單性原則:檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了,以便減少代碼差錯(cuò),節(jié)省存儲(chǔ)空間,提高處理效率。

11.3.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

目錄號(hào)—類(lèi)別號(hào)—案卷號(hào)—頁(yè)號(hào)

_—_·__—__—_

11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類(lèi)目設(shè)置及編號(hào)

11.4.1.一級(jí)類(lèi)目代號(hào):0黨群工作類(lèi);1行政管理類(lèi);2經(jīng)營(yíng)管理類(lèi);3生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)

11.4.2.按二級(jí)類(lèi)目組織案卷。

11.4.3.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式

上述四類(lèi)檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用四段式,編號(hào)由左至右排列,格式如下:

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第一段為目錄號(hào)。

第二段為一級(jí)類(lèi)目代號(hào),用“0、1、2、3”表示。

第三段為部門(mén)代號(hào)(二級(jí)類(lèi)目)。

第四段為案卷號(hào),同一保管期限內(nèi)流水編號(hào)。

11.4.4.案卷排列與編目

同一保管期限內(nèi)按黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)的順序逐年編制流水卷號(hào),分三種保管期限編制案卷目錄。

利用新規(guī)則進(jìn)行文件級(jí)管理的,同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)順序編制流水件號(hào),分三種保管期限編制歸檔文件目錄。

11.5.產(chǎn)品檔案類(lèi)目設(shè)置及編號(hào)

產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項(xiàng)目----子項(xiàng)專(zhuān)業(yè)設(shè)置類(lèi)目,按二級(jí)類(lèi)目組織案卷。

11.5.1.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式

產(chǎn)品檔案結(jié)構(gòu)形成采用四段式,編號(hào)由左至右排列,格式如下:。

_—4·__—__

第一段為目錄號(hào)。

第二段為一級(jí)類(lèi)目,用“4”表示產(chǎn)品檔案。

第三段為二級(jí)類(lèi)目,按產(chǎn)品種類(lèi)或型號(hào)設(shè)置。

第四段為案卷號(hào),同一類(lèi)產(chǎn)品檔案的編號(hào)。

11.6.科學(xué)技術(shù)研究檔案

11.6.1.類(lèi)目設(shè)置

科學(xué)技術(shù)研究檔案按科研課題設(shè)置類(lèi)目,二級(jí)類(lèi)目根據(jù)科研課題完成的時(shí)間順序編制,按二級(jí)類(lèi)目組織案卷。

11.6.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式

科學(xué)技術(shù)研究檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用四段式,格式如下:

_—5·__—_

第一段為目錄號(hào)

第二段為一級(jí)類(lèi)目(科學(xué)技術(shù)研究檔案)代號(hào),用“5”表示。

第三段為課題代號(hào),根據(jù)科研項(xiàng)目排序編號(hào)。

第三段為案卷號(hào),按項(xiàng)目流水編號(hào)。

11.6.3.案卷排列按二級(jí)類(lèi)目順序排列。

11.7.基本建設(shè)檔案類(lèi)目設(shè)置及編號(hào)

11.7.1.類(lèi)目設(shè)置

基本建設(shè)檔案按建設(shè)項(xiàng)目設(shè)置類(lèi)目,二級(jí)類(lèi)目根據(jù)基建項(xiàng)目完成的時(shí)間順序編制,按二級(jí)類(lèi)目組織案卷。

11.7.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式

基建檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:

_—6·__·__—_

第一段為目錄號(hào)

第二段為一級(jí)類(lèi)目(基本建設(shè)檔案)代號(hào),用“6”表示。

第三段為建設(shè)項(xiàng)目代號(hào),根據(jù)項(xiàng)目排序編號(hào)。

第四段為三級(jí)類(lèi)目代號(hào),用01-11表示。

第五段為案卷號(hào),按項(xiàng)目流水編號(hào)。

11.7.3.案卷排列按二級(jí)類(lèi)目順序排列。

11.8.設(shè)備儀器檔案類(lèi)目設(shè)置及編號(hào)

11.8.1.類(lèi)目設(shè)置.設(shè)備儀器檔案按設(shè)備種類(lèi)(用途)設(shè)置類(lèi)目,設(shè)備儀器類(lèi)設(shè)置八個(gè)二級(jí)類(lèi)目(見(jiàn)類(lèi)目代號(hào)表),按單位設(shè)備組織案卷。

11.8.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式

設(shè)備儀器檔案的編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:

_—7·__·__—_

第一段為目錄號(hào)。

第一段為一級(jí)類(lèi)目(設(shè)備儀器檔案)代號(hào),用“7“表示。

第二段為二級(jí)類(lèi)目代號(hào),用01-08表示。

第三段為三級(jí)類(lèi)目,根據(jù)實(shí)有設(shè)備食品情況設(shè)備。

第四段為案卷號(hào),按二級(jí)類(lèi)目流水編號(hào)。

11.8.3.案卷排列:按二級(jí)類(lèi)目順序排列。

11.9.會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)、編號(hào)、排架細(xì)則

11.9.1.類(lèi)目設(shè)置會(huì)計(jì)檔案按文件形式(名稱(chēng))設(shè)置類(lèi)目,會(huì)計(jì)檔案類(lèi)設(shè)置四個(gè)二級(jí)類(lèi)目(見(jiàn)類(lèi)目代號(hào)表)。

11.9.2.會(huì)計(jì)檔案結(jié)構(gòu)形成采用五段式,格式如下:

_—8·__·__—_

第一段為目錄號(hào)。

第二段為一級(jí)類(lèi)目(會(huì)計(jì)檔案)代號(hào),用“8'表示。

第三段為二級(jí)類(lèi)目代號(hào),用01-04表示。

第四段為三級(jí)類(lèi)目代號(hào),用二位自然數(shù)表示。

第五段為案卷號(hào),按二級(jí)類(lèi)目流水編號(hào)。

11.9.3.案卷排架(憑證、報(bào)表、其他)按二級(jí)類(lèi)目從1起流水排列、編號(hào),賬簿類(lèi)按三級(jí)類(lèi)目流水排列編號(hào)。

11.10.干部職工檔案類(lèi)目設(shè)置及編號(hào)

11.10.1.類(lèi)目設(shè)置

干部職工檔案設(shè)置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個(gè)二級(jí)類(lèi)目

11.10.2. 編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式

干部職工檔案的結(jié)構(gòu)采用四段式,格式如下:

_—9·__—_

第一段為目錄號(hào)

第二段為一級(jí)類(lèi)目(干部職工類(lèi)檔案)代號(hào),用“9”表示。

第三段為二級(jí)類(lèi)目代號(hào)。

第四段為案卷號(hào)。

11.10.3.案卷排列按二級(jí)類(lèi)目順序排列。

企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】

一、總則

集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

1、凡集團(tuán)總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門(mén)檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。

2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書(shū)立卷的工作,并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;

4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)

5、政府、項(xiàng)目批文、合同;

6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);

7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門(mén)年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;

9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);

10、公司有效證照、證件、印章;

11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

12、公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;

15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。

2、集團(tuán)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類(lèi)造冊(cè),隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):

(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。

(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě):沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四、檔案保管期限

1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。

(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

五、檔案保密級(jí)別

1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。

2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。

2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。

4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。

5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾,使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放。

2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。

八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。

3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。

4、銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

九、罰則

1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。

2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元-1000元,并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。

3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。

6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自20__年9月1日生效。

2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。

第4篇 企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法

企業(yè)檔案管理規(guī)定(全文)

國(guó) 家 檔 案 局

國(guó) 家 經(jīng) 貿(mào) 委 文件 檔發(fā)[2002]5號(hào)

國(guó) 家 計(jì) 委

國(guó)家檔案局 國(guó)家經(jīng)貿(mào)委 國(guó)家計(jì)委關(guān)于印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、經(jīng)貿(mào)委、計(jì)委:

為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,規(guī)范企業(yè)檔案管理,更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù),現(xiàn)發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二oo二年十月二十日

企業(yè)檔案管理規(guī)定

第一條 為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條 企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門(mén)或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條 企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé):

(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三) 指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四) 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

第六條 企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條 企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條 企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。

第十條 企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條 企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。

第十四條 企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條 企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條 國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條 企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

第二十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實(shí)施?！秶?guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。

第5篇 某校辦企業(yè)檔案管理規(guī)定

企業(yè)檔案管理規(guī)定

國(guó) 家 檔 案 局

國(guó) 家 經(jīng) 貿(mào) 委 文件 檔發(fā)[2002]5號(hào)

國(guó) 家 計(jì) 委

國(guó)家檔案局 國(guó)家經(jīng)貿(mào)委 國(guó)家計(jì)委關(guān)于印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知

各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、經(jīng)貿(mào)委、計(jì)委:

為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,規(guī)范企業(yè)檔案管理,更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù),現(xiàn)發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二oo二年十月二十日

企業(yè)檔案管理規(guī)定

第一條 為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條 企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門(mén)或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條 企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé):

(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三) 指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四) 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

第六條 企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條 企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條 企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。

第十條 企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條 企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。

第十四條 企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條 企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條 國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條 企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

第二十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實(shí)施?！秶?guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。

第6篇 企業(yè)檔案管理規(guī)定新版本

企業(yè)檔案管理規(guī)定最新版本【1】

第一條 為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱(chēng)的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條 企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門(mén)或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條 企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責(zé):

(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三) 指導(dǎo)本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四) 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

第六條 企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條 企業(yè)各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條 企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。

第十條 企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條 企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。

第十四條 企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條 企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條 國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

國(guó)有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條 企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

第二十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本規(guī)定自20__年9月1日起實(shí)施?！秶?guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。

企業(yè)檔案管理規(guī)定最新版本【2】

第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條 本制度從二o __年十月一日起執(zhí)行。