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第1篇 w公司檔案室管理規(guī)定
公司的檔案事關眾多員工的隱私,需要進行嚴格的管理。下面是小編給大家?guī)淼年P于公司檔案室管理規(guī)定的相關內容,歡迎閱讀。
公司檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條為了加強11公司系統(tǒng)的檔案管理,實現檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據為已有。
第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條11公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。
第二章
歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。
題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。
(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉發(fā)及其他單位聯合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關的批復文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關的文件材料;
(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經營和管理的專業(yè)文件材料,如實業(yè)投資項目、房地產開發(fā)、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產登記,財產,物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有:
(一)同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章
立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件,有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章
檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。
長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第五章
檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經公司有關領導批準后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章
檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第七章
罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發(fā)現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進行處理。
對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應立即報告。
因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章
附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據本辦法,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準。
公司檔案管理制度匯編
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。
書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時間:
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。
周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案,由財務部及有關部門保存一年,在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議),在會議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
第2篇 地產公司檔案室管理規(guī)定
地產公司檔案室管理規(guī)定為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責任部門和責任人公司檔案室管理責任部門為總經理辦公室,責任人為總經理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進出檔案室。
二、 檔案室存檔范圍公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、 檔案柜編號與存放檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,根據各部門歸 檔資料分類存放如下:
1、 a列為總經理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;a3:公司歷年活動相片、公司調研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及 項目圖片、公司歷年內刊及光盤資料。a4:總經理辦公室檔案a5:人力資源部檔案
2、 b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同b1:公司重要證照b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,根據時間、部門進行分類保存
3、 c列為工程前期部檔案(按項目分類)c1-c5: g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、 d列工程前期資料
5、 e列為工程項目檔案
6、 f列為工程項目檔案
7、 g列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)
8、 h列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)
9、 i列為預算部檔案
10、 j列為預算部檔案
11、 k列為物資部、物管技術部檔案k1-k3:物資部各類招投標文件k4-k5:物管技術部盤點表
12、 l列為財務部檔案(財務部歷年憑證)
13、 m列為財務部檔案(財務部歷年憑證)
14、 n列為財務部檔案n1:財務部歷年財務報表n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務約定書、稅務局 與外經委等單位來函、其它資料n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關資料、審計報告 、評估報告、驗資報告等n4:銀行資料n5:增加注冊資本相關資料、投資方名稱變更相關資料
四、 檔案存放要求檔案文件根據內容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標明名稱,便于查找。
五、 檔案室的清理要求檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、 其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
第3篇 _地產公司檔案室管理規(guī)定
地產公司檔案室管理規(guī)定
為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責任部門和責任人
公司檔案室管理責任部門為總經理辦公室,責任人為總經理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進出檔案室。
二、檔案室存檔范圍
公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、檔案柜編號與存放
檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,根據各部門歸 檔資料分類存放如下:
1、a列為總經理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。
a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;
a3:公司歷年活動相片、公司調研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及 項目圖片、公司歷年內刊及光盤資料。
a4:總經理辦公室檔案
a5:人力資源部檔案
2、b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同
b1:公司重要證照
b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,根據時間、部門進行分類保存
3、c列為工程前期部檔案(按項目分類)
c1-c5:2006g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、d列工程前期資料
5、e列為工程項目檔案
6、f列為工程項目檔案
7、g列為營銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)
8、h列為營銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)
9、i列為預算部檔案
10、j列為預算部檔案
11、k列為物資部、物管技術部檔案
k1-k3:物資部各類招投標文件
k4-k5:物管技術部盤點表
12、l列為財務部檔案(財務部歷年憑證)
13、m列為財務部檔案(財務部歷年憑證)
14、n列為財務部檔案
n1:財務部歷年財務報表
n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務約定書、稅務局 與外經委等單位來函、其它資料
n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關資料、審計報告 、評估報告、驗資報告等
n4:銀行資料
n5:增加注冊資本相關資料、投資方名稱變更相關資料
四、檔案存放要求
檔案文件根據內容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標明名稱,便于查找。
五、檔案室的清理要求
檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
