資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度匯編（20篇范文）

有哪些

資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度，是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，涵蓋了檔案的全生命周期管理，主要包括以下幾個方面：

1. 歸檔管理：對各類文件資料進行分類、整理，確保其完整性和準確性。

2. 保管制度：設定適宜的存儲條件，防止檔案損壞或丟失。

3. 借閱規(guī)定：明確借閱流程，確保檔案的安全使用。

4. 保密措施：實施嚴格的保密制度，保護敏感信息。

5. 登記制度：記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況，便于追蹤查詢。

6. 銷毀程序：對過期或無保存價值的檔案進行安全銷毀。

內(nèi)容是什么

這些制度的具體內(nèi)容包括：

1. 歸檔管理：制定統(tǒng)一的歸檔標準，確保文件及時歸檔，避免信息混亂。

2. 保管制度：采用防火、防潮、防盜設施，并定期檢查檔案狀況，保證其長期保存。

3. 借閱規(guī)定：設立審批流程，限制非授權(quán)人員接觸檔案，并規(guī)定借閱期限。

4. 保密措施：對涉密檔案進行加密處理，限定查閱權(quán)限，簽訂保密協(xié)議。

5. 登記制度：詳細記錄檔案的借還、復制、銷毀等操作，以便追溯。

6. 銷毀程序：由專業(yè)人員鑒定檔案價值，無異議后按照規(guī)定程序銷毀，并記錄在案。

規(guī)范

在執(zhí)行這些制度時，企業(yè)應：

- 制定詳細的作業(yè)指導書，明確每個環(huán)節(jié)的操作流程。 - 定期培訓員工，提升檔案管理意識和技能。 - 設立專職的檔案管理部門，負責制度的執(zhí)行和監(jiān)督。 - 建立完善的內(nèi)部審計機制，定期評估制度執(zhí)行效果。

重要性

資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度的重要性體現(xiàn)在：

1. 保護企業(yè)資產(chǎn)：檔案是企業(yè)的知識資產(chǎn)，有效的管理能保障其安全，避免損失。

2. 提高效率：規(guī)范化的流程減少查找和使用檔案的時間，提高工作效率。

3. 法規(guī)遵從：符合國家法律法規(guī)要求，避免因檔案管理不當引發(fā)的法律風險。

4. 維護信息安全：嚴格的保密措施防止信息泄露，保護企業(yè)利益。

建立健全的資料檔案管理制度，對于企業(yè)的運營和發(fā)展具有深遠影響。只有確保檔案的安全、有序，才能充分發(fā)揮其在決策支持、歷史記錄等方面的作用。

資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度范文

第1篇 資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度

本單位實行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各部門科室收集齊全,并進行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關(guān),分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。

一、歸檔

凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍。

1、歸檔時間:各科室要按時收集、整理各類文件材料。各業(yè)務科室在工作中形成的具有保存、利用價值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統(tǒng)一歸檔。文書檔案應歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢。科研檔案實行由項目主持人負責立卷提供資料,由相關(guān)科室業(yè)務人員歸檔的責任制。設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。

2、歸檔要求:檔案工作人員要認真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件,會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內(nèi)容項目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內(nèi)容提要。

3、歸檔份數(shù):本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應門類檔案,另一份編制“本單位發(fā)文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。

4、歸檔手續(xù):各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心,并履行交接手續(xù)、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。

二、保管

1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準確、系統(tǒng)的要求,分類編號保管;

2、資料檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

3、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。

4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。

5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

7、每半年對檔案室進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

三、借閱

1、嚴格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

2、查閱資料檔案,必須嚴格履行登記手續(xù),由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導批準方可準予借閱。

3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時間及借閱人,同時有分管領(lǐng)導的同意簽字。

4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負責保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時需愛護,不得有破損、缺頁。

5、資料檔案使用完畢應及時歸還,統(tǒng)一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關(guān)制度予以處罰。

四、保密

1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機密,對造成泄密事故者,應追究其責任。

2、未經(jīng)領(lǐng)導批準,不得擅自復印檔案。

3、認真執(zhí)行《保密法》,嚴格遵守《保密守則》的規(guī)定,做好檔案保密工作。

五、登記

申請人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時間及借閱人。同時,檔案管理員必須借閱情況做好記錄。

六、銷毀

1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負責。檔案鑒定小組要嚴格按照有關(guān)規(guī)定,對期滿資料檔案,認真進行鑒定。

2、銷毀檔案,必須編制清冊,并經(jīng)檔案鑒定小組負責人審查批準。

3、銷毀檔案時,必須派專人(兩人以上)監(jiān)督,并在銷毀清冊上簽字。

七、資料管理員崗位責任制

1、監(jiān)督指導本機關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務工作,貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策,制定本機關(guān)檔案工作計劃和各項規(guī)章制度。

2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。

3、熟悉檔案業(yè)務,工作認真負責,積極熱情地為本機關(guān)領(lǐng)導和各科室服務。

4、嚴格遵守保密制度,不得泄密。

5、認真履行工作職責,嚴格執(zhí)行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節(jié)論處。

第2篇 應急救援管理涉密圖紙、資料和檔案管理制度

1、存檔文件應由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意翻閱查看。

2、檔案管理人員要認真貫徹執(zhí)行公司相關(guān)制度，嚴禁泄露檔案材料中的秘密。

3、借閱資料、檔案必須登記，外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信，無特殊原因，檔案一般不外借。

4、經(jīng)鑒定，批準銷毀的檔案材料，應按規(guī)定程序銷毀，不得當廢品處理。

5、檔案管理員要妥善保管好檔案，不能隨意亂放，防止丟失。

6、檔案管理員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應及時向領(lǐng)導和有關(guān)部門報告，及時采取措施，并追究有關(guān)人員責任。

第3篇 檔案資料借閱制度范例

(1)借閱的檔案資料,無特殊情況,原則上不準帶出,只準在辦公室內(nèi)查閱。

(2)借閱的檔案、資料需摘錄時,需經(jīng)管理人員允許,資料應摘錄在工作手冊上。

(3)嚴禁在檔案、資料上圖點、劃道,注字、涂改和折頁等,嚴禁把檔案、資料弄臟損壞。

(4)借閱人員要愛護辦公室內(nèi)的物品,保持安靜,不隨地吐痰,嚴禁吸煙。

(5)如因特殊情況,借閱的檔案需要帶到單位外,應妥為保管,不得損壞丟失。不準私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時歸還,如因故不按時歸還,應電話聯(lián)系延長時間,并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時間。

第4篇 綠景物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度

物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度

一.各類技術(shù)資料必須裝訂成冊,由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細目錄。

二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術(shù)資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。

三.檔案室的備用圖紙,如設備的規(guī)范、標準等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準后方可借閱,但必須限期歸還。

四.工程部重要設備的運行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。

七.每一臺設備都必須建立設備臺賬卡,詳細記錄設備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄,每次維修維護記錄,每次設備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

八.設備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。

第5篇 學校檔案資料借閱制度

學校檔案資料(借)閱制度

一、凡調(diào)(借)閱檔案資料,需持有關(guān)單位介紹信,本單位人員須有部門的證明,并注明利用者身份和利用檔案的內(nèi)容、目的。大量利用檔案應事先與本室聯(lián)系,借閱機密或重要檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導或分管領(lǐng)導批準。

二、絕密、珍貴檔案資料,皆不借出。調(diào)閱其它檔案資料,原則上限在本室翻看,必須借出時,須經(jīng)主管部門領(lǐng)導同意,借出的時間以三天為限,如要延長需辦理續(xù)借手續(xù)。

三、抄錄、復制、攝影尚未開放的檔案資料,需經(jīng)單位分管領(lǐng)導批準后再行復制。

四、使用者必須十分愛護檔案資料,不得拆卷、撕頁、污損或在文件上勾劃、涂改;查閱時,不許吸煙;借閱的檔案資料,應切實保管好,不許轉(zhuǎn)借,更不得遺失,違者追究當事者的責任。

五、閱檔人員摘抄、復制檔案資料,應經(jīng)檔案管理人員核對無誤,簽署意見并加蓋公私章后,方可生效。

六、借閱的檔案資料要經(jīng)本室檔案人員履行登記手續(xù),當面點交清楚,歸還時要詳細檢查,及時注銷。

七、檔案管理人員要經(jīng)常了解資料的利用情況、利用效果、社會效益、經(jīng)濟效益等問題,并及時登記,按時填報統(tǒng)計報表。

第6篇 煤礦應急資料檔案管理制度

（一）為加強應急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》（2016）第 672 條“煤礦企業(yè)應當落實應急管理主體責任，建立健全事故預警、應急值守、信息報告、現(xiàn)場處置、應急投入、救援裝備和物資儲備、

安全避險設施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定，制定本制度。

（二）應急救援檔案歸檔范圍：凡是煤礦經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：

1. 具有保存價值的正式收文、發(fā)文（包括正件和附件）。

2. 本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等。

3. 本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 )；如規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、條例、會議紀要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

（三）應急救援檔案歸檔要求

1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。

2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件，附圖 )，按照文件形成的先后次序排列清楚，剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。

3. 存檔文件必須為原件。

4. 文件歸檔時要有交接手續(xù)。

（四）應急救援檔案的保管及銷毀

1. 綜合檔案室負責集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。

2. 專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標準進行整理，分類、編目、統(tǒng)計、保管，進行數(shù)據(jù)化管理。

3. 專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進行監(jiān)督指導。

4. 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀，建立檔案資料銷毀清冊。

第7篇 應急資料檔案管理制度

第一節(jié) 總則

第一條 檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證,它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進程,進一步完善文書檔案管理工作,特制定本制度。

第二條 歸檔的檔案應字跡清晰、完整有效。

第二節(jié) 應急檔案管理

第三條 各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責范圍。

第四條 應急救援檔案歸檔范圍,凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔,主要包括:

(一) 具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外,還應包括它的附件;

(二) 本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的往來文件,包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等;

(三) 本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結(jié)、條例、會議紀要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等;

第五條 應急救援檔案歸檔要求

(一) 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔,任何人不得隨意留存。

(二) 歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。

(三) 存檔文件必須為原件;

(四) 文件歸檔時要有交接手續(xù);

(五) 每年六月份之前,各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù);

(六) 各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;

第六條 應急救援檔案的借閱

(一) 根據(jù)《石巖溝煤礦檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱,并填寫利用效果反饋登記簿。

(二) 借閱文書檔案使用后應及時歸還,借閱時間一般不得超過一天。

第七條 應急救援檔案的保管及銷毀

(一) 專職檔案員有責任對礦各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導;

(二) 礦綜合檔案室負責集中統(tǒng)一管理所有文書檔案;

(三) 專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標準進行整理,分類,編目、統(tǒng)計、保管,并進行數(shù)據(jù)化管理,方便快捷提供利用。

(四) 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,并建立文書檔案銷毀清冊。

第8篇 設備資料檔案制度

一、范圍:

本制度規(guī)定了設備技術(shù)資料的管理范圍,設備技術(shù)檔案的形成,積累,歸檔及管理內(nèi)容與要求,適用于本公司的設備資料檔案管理。

二、管理內(nèi)容:

2.1、生產(chǎn)設備檔案資料。

2.2、設備管理中形成的綜合性文件資料(1.企業(yè)正式頒布的有關(guān)設備管理技術(shù)標準、規(guī)范、規(guī)程、上升為設備管理技術(shù)性文件及設備管理辦法)等。

2.3、外來文件(國家、地方政府、行業(yè)頒發(fā)的有關(guān)設備管理的法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)程)等。

三、設備技術(shù)資料檔案的管理:

3.1、設備檔案資料的形成,積累和歸檔管理。

3.1.1、設備到貨后應立即組織有關(guān)人員進行驗收,在驗收時將隨機文件、技術(shù)資料經(jīng)公司物質(zhì)管理部門和設備管理部門及公司檔案管理負責人共同驗收,將一切資料登記建名冊,做好歸檔前的準備工作。

3.1.2、設備安裝驗收完后,負責設備安裝調(diào)試的主管人員將在設備安裝、調(diào)試過程中形成的文件資料及時整理和設備隨機的各種技術(shù)資料一同交設備管理部門,由設備管理設備

部門移交檔案管理部門歸檔管理。

3.1.3、設備在修理過程中,設備管理人員應負責收集和積累所形成的各種文件、資料,在修理工作完成后,應立即將在修理過程中收集和積累所形成的各種文件、資料,上報設備管理部門,由設備管理部門移交檔案管理部門歸檔。

3.2、設備在使用過程中形成的綜合性文件資料的管理。

3.2.1、公司正式下發(fā)的有關(guān)設備管理的標準、規(guī)范、規(guī)章制度及操作規(guī)程。

3.2.2、設備運轉(zhuǎn)統(tǒng)計資料。

3.2.3、設備維修資料。

3.2.4、設備調(diào)入調(diào)出資料。

第9篇 某檔案資料管理制度

(一)試驗室內(nèi)業(yè)資料包括試驗檢測資料、規(guī)范、標準、專業(yè)技術(shù)圖書、文件及儀器設備檔案等;各級試驗機構(gòu)應有專人管理。

(二)檔案資料應指定專人管理試驗檢測資料,試驗檢測資料應及時收集、整理,按不同試驗檢測項目分別編號、放置;檔案盒內(nèi)應有卷內(nèi)目錄,資料按卷內(nèi)目錄有序放置;無關(guān)人員不得隨便查閱,需要借閱時,應經(jīng)試驗室主任批準,管理人員應辦理借閱登記手續(xù),借閱后要及時收回,以免丟失。

(三)標準、規(guī)范、技術(shù)圖書應實行登記造冊,分別編制目錄,供查找方便;及時掌握新標準、規(guī)范變更情況,適時收集補充,不得采用作廢標準。

(四)文件應按內(nèi)部、外部進行登記分類保管,內(nèi)部文件較多時,可再分為上級、同級、下級進行管理,年底按文件檔案管理要求歸檔。

第10篇 建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度

建設項目監(jiān)理資料及檔案管理制度

一、監(jiān)理文件的管理

1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;

2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權(quán)限進行編制、審查和簽發(fā);

3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。

二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理

1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;監(jiān)理規(guī)劃作為公司文件經(jīng)公司批準后,作為ⅰ級文件管理;

2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結(jié)、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報告,由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。

3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。

4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。

5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級文件。

三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類

1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經(jīng)及綜合等。

2、文件性質(zhì)分類:

綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結(jié)、月報。對施工組織設計,施工單位的作業(yè)指導書等綜合性施工作業(yè)指導文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;

質(zhì)量管理:對施工質(zhì)量、設備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量控制文件;

進度管理:對開工報告的審核意見,有關(guān)開工、停工、復工令的監(jiān)理項目部有關(guān)進度控制文件;

投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資控制的文件;

安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;

合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。

四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理

1、來自建設單位的工程文件:

建設單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;

建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:

--建設單位所編制的會議紀要;

--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;

--建設單位有關(guān)建設項目報建文件;

--建設單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設備文件;

--建設單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設計文件;

--質(zhì)量監(jiān)督站文件;

--建設單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;

--施工現(xiàn)場建設管理制度。

2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:

初步設計文件及概算書;

主/輔機設備技術(shù)規(guī)范書;

施工圖設計文件;

施工圖預算;

設計變更;

設計聯(lián)絡會資料。

3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:

施工依據(jù)文件和技術(shù)文件(施工組織設計及作業(yè)指導書);

開工報批文件;

要求變更施工設計或材料代用的文件和聯(lián)系單;

質(zhì)量保證資料;

要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;

要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;

關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單;

關(guān)于設備質(zhì)量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;

工程調(diào)試文件;

施工質(zhì)量驗評資料及安裝調(diào)試記錄;

制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;

承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù);

各承包單位的正式來函做專檔管理;

事故處理及不合格項處理;

施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。

五、文件的傳送

1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負責;

2、監(jiān)理文件發(fā)出前應按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;

3、收入文件應交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關(guān)負責人處理;

4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應按報表規(guī)定的審簽權(quán)限審批;

5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查;

6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表

六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批

對施工單位報審表的審批:

1、工程開工/復工報審表(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;

2、施工組織設計(方案)報審表(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

3、分包單位資格報審表(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

4、工序報驗申請表(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;

5、工程款支付申請表(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫工程款支付證書由總監(jiān)簽發(fā);

6、延長工期報審表(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);

7、費用索賠申請表(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫費用索賠審批表由總監(jiān)簽發(fā);

8、工程材料/構(gòu)配件/設備報審表(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準;

9、工程竣工報驗單(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;

10、工程變更單(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準;

11、監(jiān)理工程師通知單(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);

12、工程暫停令(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準。

七、文件編號

1、文件的分類表示:

文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。

文件資料的分類標識如圖3-1所示。

2、文件編號

監(jiān)理現(xiàn)場用表按如下編號:

_

_ -------- 年月---------__

后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)

表式

3、文件簽字加蓋印章

在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。

八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳

監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:

1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;

2、設計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;

3、單位工程形象進度一覽表;

4、施工質(zhì)量驗評統(tǒng)計表;

5、設備缺陷匯總表;

6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;

7、承建單位月進度款支付臺帳。

九、監(jiān)理文件的移交和歸檔

1、監(jiān)理文件的移交

安裝工程結(jié)束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。

表3-3

序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別

1監(jiān)理規(guī)劃

(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ

2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ

3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ

4設計變更資料

(審查單)ⅳ14施工備忘錄

5工程變更資料

(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ

6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結(jié)算資料ⅱ

7施工測量放線資料

(審查單)ⅳ17

索賠資料簽證單ⅱ

8工程材料/構(gòu)配件/設備質(zhì)量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質(zhì)量ⅱ

19監(jiān)理月報ⅱ

9隱蔽工程驗收資料

(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結(jié)ⅱ

10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ

2、監(jiān)理文件的歸檔

監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。

監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。

監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 工程審批文件

第二卷 工程合同/協(xié)議文件

第三卷 工程報建資料及開工審批文件

第四卷 工程設備招標投標資料

第五卷 工程設計圖紙資料

監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:

第一卷 監(jiān)理合同文件

第二卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件

第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度

第四卷 監(jiān)理部來往公文函件

第五卷 監(jiān)理月報/簡報

第六卷 監(jiān)理總結(jié)報告

第七卷 監(jiān)理會議紀要

第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量控制過程文件

第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件

第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件

第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件

第十二卷 工程索賠文件

對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:

第一卷 施工組織設計

第二卷 施工作業(yè)指導書

第三卷 安全技術(shù)措施文件

第四卷 調(diào)試及試運行文件

第五卷 工程達標驗收文件

第11篇 公司檔案資料管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第12篇 某實驗室資料檔案管理制度

1與生物安全相關(guān)的各類活動的記錄均應按照本制度執(zhí)行。

2生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于20年。

3生物安全實驗室記錄、資料應至少包括:生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌(毒)種和樣本收集、運輸、保存、領(lǐng)用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。

4生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。

5因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。

6超過保存期限的檔案資料、記錄,應通過生物安全委員會的討論、鑒定,批準是否實施銷毀,銷毀應至少兩人實施,做好銷毀記錄。

第13篇 技術(shù)質(zhì)量部工程資料檔案管理制度

工程資料檔案管理制度第一條 為加強工程管理，建立健全工程項目建設檔案，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的要求，制定本制度。

第二條 管理部門

工程資料檔案由技術(shù)質(zhì)量部負責管理。各部門與工程項目有關(guān)的資料要在工程竣工驗收后，經(jīng)整理統(tǒng)一移交。

第三條 歸檔范圍：

（一）經(jīng)營檔案：由經(jīng)營預算部按建設項目分單位工程立卷歸檔。

1、工程預算、重點工程合同預算；

2、詢價、報價、投標、補充單價申請與批復，工程分析材料等；

3、工程的協(xié)議書、合同、合同附件，資格預審材料，可行性研究報告，談判記錄、協(xié)議、議定書

（二）工程技術(shù)檔案：由工程技術(shù)部在工程竣工后，按建設項目分單項工程立卷歸檔。

1、施工依據(jù)性材料：

（1）開工報告、批準文件；

（2）協(xié)議書、合同書、施工執(zhí)照。

2、施工指導性文件：

（1）施工組織設計、施工方案、技術(shù)交底；

（2）施工技術(shù)措施、施工計劃。

3、 施工過程中形成的文件材料：

（1）洽商記錄：建設、施工、設計單位三方會談紀要、圖紙會審紀要，修改設計通知單、技術(shù)核定單、工程變更洽商單；

（2）各種材料、構(gòu)件、配件、設備等出廠合格證書 ，以及開箱記錄；

（3）隱蔽工程檢查驗收記錄，預檢復核記錄；

（4）各種管道的安裝，試壓、泄漏、探傷等記錄；

（5）儀器、儀表、設備的安裝、檢驗、調(diào)試記錄，驗收標準及操作規(guī)范等；

（6）施工日志：冬、雨季施工記錄；

（7）分項、分部、單位工程質(zhì)量評定；

（8）工程質(zhì)量事故處理記錄及對影響工程質(zhì)量或使用的遺留問題處理意見；

（9）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)。

4、竣工文件材料：

（1）竣工測量、竣工圖、工程預決算、工程經(jīng)濟技術(shù)分析；

（2）竣工工程一覽表（竣工工程項目、單位工程名稱、位置、結(jié)構(gòu)型式、造價、工期、工效等）；

（3）竣工驗收證明書、報告及會議文件；

（4）工程質(zhì)量評審材料。

5、優(yōu)質(zhì)工程必須具有檢查評定材料、上級審批文件及檢查評定結(jié)果。

（四）產(chǎn)品檔案：由材料部、經(jīng)營預算部 ，按產(chǎn)品型號立卷歸檔。

1、技術(shù)協(xié)議書、委托書以及有關(guān)的合同文件；

2、 產(chǎn)品合格證，使用說明書；

3、 產(chǎn)品加工、審核、質(zhì)量檢查、標準化審查、技術(shù)標準、驗收等文件；

第四條 歸檔要求

1、歸檔的資料檔案，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及內(nèi)容進行歸檔。

2、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。

3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。

4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。

5、全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目

第五條 本制度由技術(shù)質(zhì)量部負責解釋。

八、項目經(jīng)理部勞動保障管理

項目勞動管理工作例會制度

一、本例會每月定期召開一次，遇有特殊情況可隨時召開。

二、參加人員為：項目經(jīng)理部領(lǐng)導小組全體成員、其它相關(guān)人員。

三、會議由公司項目經(jīng)理主持。

四、會議內(nèi)容：

1、審議各參建單位勞動力管理員提交的本月勞動管理、矛盾隱患排查相關(guān)工作開展情況；

2、總結(jié)、分析項目合同履約、結(jié)算支付、工資發(fā)放、員工變動、資料歸檔等各項工作開展情況；

3、討論本月發(fā)生的變更、洽商、合同外增減量并進行及時確認；

4、核對工程款、勞務費支付情況是否符合合同約定；

5、針對勞動管理工作存在的問題制定整改方案；對糾紛、隱患制定化解方案；

6、落實上月例會提出的各項工作目標，并制定下月的工作計劃。

第14篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度

項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度

管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。

一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。

二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。

三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。

四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。

七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后進行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。

第15篇 安全質(zhì)量標準化檔案資料管理制度

1、檔案資料實行一專業(yè)一柜管理制度,各專業(yè)要按照新標準認真做好本專業(yè)安全質(zhì)量標準化各類軟件資料的歸檔管理工作。

2、軟件資料歸檔要按照新標準所列項目分項歸檔,如果一個檔案盒放不下的可按序號放下一個檔案盒,依次類推。

3、每個檔案盒內(nèi)要有本盒內(nèi)所有內(nèi)容匯總記錄,放在盒內(nèi)第一頁。

4、每個檔案柜內(nèi)要有柜內(nèi)所存內(nèi)容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。

5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關(guān)人員借閱資料,必須登記并負責收回,出現(xiàn)資料丟失,要對軟件負責人進行嚴肅處理。

6、檔案管理工作必須認真細致、條目清晰、一目了然,對不負責任的有關(guān)責任人要進行嚴肅處理。

7、安全質(zhì)量標準化辦公室每周要對各專業(yè)的軟件資料的歸檔管理進行系統(tǒng)檢查驗收,對照標準缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時的督促各專業(yè)補全、完善和更新。

第16篇 資料檔案管理制度

一、為加強本公司資料、檔案工作,特制定本制度。

二、公司辦公室統(tǒng)一負責管理公司的資料、檔案工作。

三、公司各部門應指定專(兼)職人員負責管理,收集本部門的文件、資料,并保持相對穩(wěn)定,專(兼)職人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

四、資料歸檔范圍

1、上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

2、本公司正式發(fā)文及與有關(guān)部門來往的文書。

3、本公司的請示與上級部門的批復。

4、反映本公司主要活動的各種計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報、報道。

5、本公司與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件資料。

6、本公司所完成的工程任務的招投標文件、中標通知書、合同書、責任狀、工程設計、工程量清單、變更請示及批復、質(zhì)檢驗收及竣工報告、驗收鑒定書等,以及工程有關(guān)剪報、照片、錄音、錄像等。

7、本公司所購機械設備、財產(chǎn)清單、說明書、履歷等。

8、本公司關(guān)于管理者任免文件及員工獎勵處分材料。

9、本公司員工勞務合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。

10、本公司股東會、董事會有關(guān)決議及會議紀要、會議記錄。

五、各部門都要建立健全平時歸卷制度,對處理完畢或批復的文件材料,統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。

六、各部門除應平時及時將文件、資料交公司辦公室外,最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。

七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應辦理有關(guān)手續(xù),明確責任。

八、公司檔案室應按有關(guān)統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求,按年、部門、內(nèi)容分類進行整理歸檔,保持文件、材料的齊全完整和隨時可查性。

九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密,未經(jīng)公司董事長領(lǐng)導批準,不準翻看、抄錄、復印、帶走,確因工作需要,經(jīng)過批準的要有詳細登記,并辦理有關(guān)手續(xù)。

十、多余重復過時和無保存價值的文件、材料,檔案室要定期(按年)清理

造冊,并經(jīng)總經(jīng)理審核批準后,在公司經(jīng)營部最少二人的監(jiān)督下進行銷毀。

第17篇 物業(yè)顧問咨詢資料、檔案管理制度

物業(yè)項目顧問咨詢資料、檔案管理制度

為使公司顧問管理工作有效進行,加強公司顧問資料和檔案的管理,確保公司顧問資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:

一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括:專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫,以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔,需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存,由專人進行管理。

三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理,目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分,每個項目內(nèi)文件按性質(zhì)進行分類存檔。

四、書面顧問資料的借閱,需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導批準后方可借閱。

五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設置相應權(quán)限,使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

六、同一項目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

七、顧問項目結(jié)束,該項目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。

八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復印后按項目存檔,特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí),更應注意保存其原始記錄。

九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。

第18篇 v項目檔案資料管理制度

以下是小編為大家整理收集的一份關(guān)于項目檔案的制度,僅供大家參考和閱讀。

項目檔案資料管理制度

第一條:項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。

第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任

1、項目準備階段

建設單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備,工藝和涉外文件:勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件,并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。

2、項目施工階段

項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核,簽認竣工文件。并向建設單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項目試運行階段

試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件:項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全,規(guī)入建設項目檔案。

2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時間

各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術(shù)、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。

第五條、項目文件質(zhì)量要求

1、字跡清楚,圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

項目文件的整理與歸檔標準

第一條、項目文件的整理

1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進行整理。

2、建設單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件,應根據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,應按項目或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術(shù)文件應按單項工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項目文件的組卷

1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學,組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。

2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必須符合規(guī)定要求,詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。

第六條、項目文件的歸檔

1、建設單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

2、根據(jù)基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行,也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集,編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審,經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構(gòu)。

第八條、項目文件的歸檔時間

1、除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔(一周內(nèi))。

5、下列文件材料應隨時歸檔:

5.1、變更、修改、補充的文件材料;

5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

項目檔案的整理與移交標準

第一條、項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織,其內(nèi)容包括:

1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況,設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類,下設屬類。

2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的,建設單位(并責成設計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。

3、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

第二條、項目檔案的移交

1、項目檔案驗收合格后,建設單位應按合同及規(guī)定的要求,在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目,應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應辦理項目檔案移交手續(xù),明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,并有完備的清點、簽字等交按手續(xù):建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

3、竣工驗收以后,在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關(guān)的項目檔案。

第19篇 樣品、資料、檔案管理制度

1、試驗室對材料樣品進行抽樣，負責對樣品進行登記、試驗和出具試驗報告等工作。

2、對于樣品要妥善保管，確保各種樣品取樣的正確性、完整性和具有代表性，對于易變質(zhì)失效的材料樣品要及時組織試驗。

3、試驗過后要及時填寫試驗報告單，試驗報告準確真實，嚴格按照有關(guān)規(guī)范進行。試驗報告要有試驗者和復核者及技術(shù)負責人的簽字。

4、對試驗資料和檔案要有專人保管，對所有有效試驗資料都應先登記后存放。

5、試驗報告只出示給中心實驗室、建設管理處、質(zhì)檢站等質(zhì)量控制和試驗人員，對工程無關(guān)單位和個人，試驗室有權(quán)拒絕其查看報告的要求。

第20篇 監(jiān)理制度：資料檔案管理制度

監(jiān)理管理制度:資料檔案管理制度

建立健全檔案管理制度與監(jiān)理記錄是監(jiān)理工程師進行三大目標控制,有效執(zhí)行合同的重要工作,也是監(jiān)理人員對工程進行正確評價、處理合同糾紛和索賠的依據(jù),同時也是竣工后運營期間道路養(yǎng)護部門進行工作的一項重要數(shù)據(jù)資料。

1資料檔案分類

總監(jiān)辦檔案資料分以下幾類:

1.1監(jiān)理文件與資料

監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費用監(jiān)理文件、進度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報、監(jiān)理工作報告、監(jiān)理日志、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批復、試驗抽檢的原始記錄等。

1.2監(jiān)理管理文件與資料

包括監(jiān)理計劃、監(jiān)理細則等。

1.3質(zhì)量監(jiān)理文件與資料

包括質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗檢測資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗收工程質(zhì)量評定資料。

1.4施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件

施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件應包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會議記錄、檢查結(jié)果、安全事故的有關(guān)文件及施工環(huán)境保護規(guī)劃、環(huán)境保護措施、環(huán)境保護檢查等。

1.5費用監(jiān)理文件與資料

包括各類工程支付文件、工程變更有關(guān)費用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。

1.6進度監(jiān)理文件與資料

包括進度計劃審批、檢查、調(diào)整有關(guān)文件;工程開工/復工令及工程暫停令等。

1.7合同管理文件與資料

包括施工單位辦理保險的有關(guān)文件、延期索賠申請、分包資質(zhì)資料、延期和索賠的批準文件、價格調(diào)整申請及批準文件等。

1.8工程監(jiān)理月報

監(jiān)理工程師每月應向建設單位和上級監(jiān)理機構(gòu)報送工程監(jiān)理月報,其內(nèi)容包括:本月工程概述,工程質(zhì)量、進度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項,合同執(zhí)行情況,存在的問題,本月監(jiān)理工作小結(jié)等。

1.9監(jiān)理工作報告

工程結(jié)束時,監(jiān)理工程師應提交監(jiān)理工作報告,其內(nèi)容包括:工程基本情況,監(jiān)理機構(gòu)及工作起止時間,投入的監(jiān)理人員、設備和設施。關(guān)于工程質(zhì)量、安全、環(huán)保、費用、進度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況,分項、分部、單位工程質(zhì)量評估,工程費用分析,工程建設中存在問題的處理意見和建議。

2資料基本要求

2.1資料所反映的工程項目情況和有關(guān)合同內(nèi)容必須真實、準確、齊全、完整。

2.2資料必須以規(guī)定表格填寫,常用表格格式采用總監(jiān)辦制定并經(jīng)業(yè)主批準的標準格式。

2.3資料的制作應有利于長期保存,不得使用純藍墨水、圓珠筆、鉛筆填寫或復寫。

2.4資料應簽署齊全,簽章有效。凡承包人發(fā)件的資料均應加蓋經(jīng)授權(quán)并得到監(jiān)理工程師同意的公章;總監(jiān)辦、各駐地辦和中心試驗室發(fā)件的資料應加蓋各自有效的公章。

2.5資料編號應規(guī)范,符合常規(guī),使用阿拉伯數(shù)字編碼,體現(xiàn)承包合同段號、順序號,發(fā)文字號符合公文要求。

2.6資料應保持表面整潔、字跡清晰,不得隨意涂改。若有涂改,應在涂改處簽章。

2.7資料尺寸統(tǒng)一,全部用a4型紙。

2.8資料的簽發(fā)手續(xù)應符合合同規(guī)定,任何一方不得無理拖延或扣壓。

3會議記錄

由監(jiān)理工程師所主持的會議應由專人記錄,并形成會議紀要。會議紀要應包括:

3.1會議名稱(第一次工地會議、工地例會、工地專題會議、監(jiān)理例會等)。

3.2地點、時間、會議主持人。

3.3出席會議人的姓名、單位、職務及聯(lián)系電話(應與會議簽到表核對)。

3.4會議發(fā)言人姓名及主要內(nèi)容。

3.5形成的決議條款,及決議由誰執(zhí)行和何時執(zhí)行。

3.6未解決的問題及其原因。

3.7由總監(jiān)主持的會議,由信息員記錄并整理成會議紀要,由總監(jiān)審核同意后分發(fā)有關(guān)與會者單位,存總監(jiān)辦;由駐地及專業(yè)工程師主持的工地專題會議,由專人整理記錄,形成紀要后存駐地監(jiān)理辦并抄報總監(jiān)辦。

4現(xiàn)場記錄

4.1現(xiàn)場監(jiān)理人員必須每天利用規(guī)定表式或以監(jiān)理日志的形式記錄工地上所發(fā)生的事件。所有記錄應始終保存在駐地監(jiān)理辦公室,以備查閱,此類記錄每2月報總監(jiān)辦存檔。監(jiān)理人員在現(xiàn)場遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對承包人所發(fā)出的口頭或書面指令,要及時通報上一級領(lǐng)導,以盡快征得其確認或修改指令。

4.2現(xiàn)場監(jiān)理人員對所轄工程范圍內(nèi)的機械、勞力的配備和使用情況詳細記錄:承包人現(xiàn)場人員和設備是否同所批計劃一樣,要記錄詳細變化(增減)情況;工程質(zhì)量和進度是否因某級職員或某種設備不足而受到影響,受到影響的程度如何;是否缺乏專業(yè)施工人員和設備,承包人的措施如何,有無替代方案;監(jiān)理是否滿意現(xiàn)場的機械完好率,保證完好率的措施和備用機械設備及其零配件如何。

4.3記錄氣候及水文情況:記錄每天的最高、最低溫度,降雨或降雪量、風力、風向,河流水位;記錄有預報的雨、雪、臺風及洪水到來之前對永久性或臨時性工程所采取的保護措施;記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細節(jié),如停工時間、救災措施和財產(chǎn)損失等。

4.4記錄承包人每天工作范圍,完成工程數(shù)量以及開始及完成工作的時間;記錄出現(xiàn)的異常技術(shù)問題,采取了怎樣的措施處理,效果如何,能否達到規(guī)范要求等。

4.5對工程中每道工序完成后的簡單描述,如該工序是否被認可,對缺陷的補救措施或變更情況等作詳細記錄,特別是隱蔽工程部位更應記錄詳實。

4.6現(xiàn)場材料供應和儲備情況。每批材料的到達時間、料源、數(shù)量、存儲方式和材料的抽檢等。

4.7必須在現(xiàn)場進行的試驗(如混凝土坍落度、壓實度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等),現(xiàn)場監(jiān)理人員應做好記錄,以據(jù)此出具監(jiān)理抽檢資料。

5試驗室記錄

5.1除正常的試驗報告外,試驗室指定專人每天以日志形式記錄試驗室工作的情況,包括對承包人試驗的監(jiān)督、數(shù)據(jù)分析等。試驗室負責人每月整理此項記錄,并報總監(jiān)理工程師,記錄應包括以下內(nèi)容:

①工作內(nèi)容的簡單敘述,如所做試驗項目及其結(jié)果、對施工現(xiàn)場和施工單位試驗室的檢查和指令、材料進場及質(zhì)量狀況等。

②承包人試驗人員情況。試驗人員配備與承包人投標承諾是否一致,數(shù)量和業(yè)務能力是否滿足工作要求,增減或更換試驗人員的建議。

③承包人試驗儀器設備配置、使用和調(diào)動情況,需增加新設備的建議。

④監(jiān)理試驗室和承包人試驗室所做同一種試驗,結(jié)果有重大

差異時原因分析和處理措施。

5.2所有取樣和試驗應做好如下記錄:分類取樣臺帳、分類試驗臺帳、試驗原始記錄、儀器使用臺帳、試驗報告和監(jiān)理日志,且上述記錄應對應、統(tǒng)一。

5.3取樣后不立即試驗的應將樣品存放在留樣室,并標明取樣合同段號、樁號、部位、試驗項目等內(nèi)容;為防止檢驗差錯、復核檢驗結(jié)果、處理檢驗事故和檢驗糾紛,須留存部分樣品,留樣數(shù)量應不少于一次檢驗量,且應保持留樣品原包裝,并由檢驗人員填寫留樣單,注明取樣合同段號、樁號、部位、數(shù)量和留樣日期,在留樣期限內(nèi)任何人不得隨意動用留樣品,留樣期滿的樣品,經(jīng)試驗室主任批準予以處理消毀,并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。

6計量和支付記錄

6.1計量以監(jiān)理工程師在開工初期應審核圖紙、復核工程量,復核后的工程量清單經(jīng)業(yè)主批準后作為計量支付的依據(jù),并據(jù)此建立計量和支付臺帳、工程變更臺帳等。

6.2原則上每月進行一次現(xiàn)場計量,由施工單位上報擬計量的工程師清單,由計量工程師和相關(guān)專業(yè)工程師現(xiàn)場核查,專業(yè)工程師負責檢查工程質(zhì)量和自檢資料,計量工程師對已完合格工程現(xiàn)場核實工程量,各駐地和承包人必須配合,避免超計、漏計和重復計量。

6.3計量工程師在收到承包人的支付申請后,應依據(jù)支付申請的附屬資料和有關(guān)資料進行檢查核實,如有疑問,相關(guān)專業(yè)工程師和承包人負責解釋,必要時配合計量工程師再次到現(xiàn)場核實,使之與各專業(yè)工程師的有關(guān)記錄和工程實際一致。計量工程師應保存每一期支付證書及附屬資料,及時登記計量支付臺帳和變更臺帳,并更新相關(guān)進度、產(chǎn)值的上墻圖表。

7竣工記錄

7.1監(jiān)理人員應隨時將工程的變更情況(如設計變更、補救工程、額外工程等)記錄在圖紙上,以作為校核承包人竣工資料的依據(jù)。

7.2現(xiàn)場專業(yè)工程師應負責督促承包人按進度提供并校核中間交工資料,檢查其完整性、正確性。