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體系如何搭建
公司的檔案管理工作并非簡(jiǎn)單的文件堆積，而是需要精心規(guī)劃的體系構(gòu)建。我們要明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和信息類型進(jìn)行細(xì)化，如財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等。接著，制定詳細(xì)的歸檔流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有清晰的責(zé)任人，從文件的產(chǎn)生到銷毀全程可控。此外，建立電子化管理系統(tǒng)，提高檢索效率，減少人為錯(cuò)誤。
體系框架
公司檔案管理制度應(yīng)包含以下幾個(gè)核心部分：1）檔案管理政策，闡述檔案的價(jià)值和管理原則；2）操作規(guī)程，詳細(xì)說明檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀步驟；3）權(quán)限分配，規(guī)定哪些人員可以接觸何種檔案；4）監(jiān)督機(jī)制，設(shè)定定期審查和審計(jì)，保證制度執(zhí)行的有效性。
重要性和意義
檔案管理不僅關(guān)乎公司的歷史記錄，更是法律合規(guī)和業(yè)務(wù)連續(xù)性的保障。它能確保決策有據(jù)可依，防止重要信息丟失，降低風(fēng)險(xiǎn)。良好的檔案管理還能提升工作效率，通過快速獲取所需信息，支持日常運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略決策。它是對(duì)外展示公司專業(yè)形象，體現(xiàn)管理水平的一個(gè)窗口。
制度格式
制度文件應(yīng)保持統(tǒng)一的格式，以增強(qiáng)閱讀和理解的便利性。通常包括標(biāo)題、生效日期、修訂記錄、正文四部分。正文部分應(yīng)以簡(jiǎn)潔明了的語言編寫，條款清晰，避免模糊表述。例如，“所有員工需在文件生成后7個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔”，這樣的規(guī)定既具體又易于執(zhí)行。制度中應(yīng)包含相應(yīng)的違規(guī)處理措施，以確保制度的權(quán)威性。
檔案管理公司制度的構(gòu)建是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全面考慮業(yè)務(wù)需求、法規(guī)要求和技術(shù)可行性。只有這樣，才能建立起一套有效、實(shí)用且適應(yīng)公司發(fā)展的檔案管理體系。
檔案管理公司制度范文
第1篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第2篇 公司檔案管理制度匯編
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2. 公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4. 歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5. 歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6. 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7. 歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8. 歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9. 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。
10. 外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:
1.凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時(shí)做登記。
2. 本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。
3．借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。
4. 外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5. 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、 檔案的保密制度
1.凡屬密級(jí)檔案,必須正確地標(biāo)明密級(jí),并妥善存放。
2. 非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。
3．全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。
4. 凡查閱密級(jí)檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
5. 查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。
6. 檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。
7. 定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
四、 檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查:1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì),做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
2. 入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3．定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。
二、 檔案庫房管理:
1.檔案庫房未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進(jìn)入。
2. 檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。
3．庫房門窗須安裝窗簾,庫房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4. 避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。
5. 庫房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施,及時(shí)做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度——24度,相對(duì)濕度控制在45——60%。
6. 庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。
7. 庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。
8. 檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9. 對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。
10. 每年9月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。
五、 檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。
2. 保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長(zhǎng)。
3．從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。
4. 檔案通過鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。
5. 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字
六、 檔案保管統(tǒng)計(jì)制度
一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。
二、 檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。
三、 建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
四、 做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。
七、 綜合檔案室主任職責(zé)
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
二、 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí),充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。
三、 檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。
四、 組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì),開展檔案工作的檢查評(píng)比,不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。
五、 定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。
六、 組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。
七、 負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、 檔案工作人員崗位職責(zé)
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅(jiān)持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。
二、 負(fù)責(zé)管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
三、 積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。
四、 做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。
五、 嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
六、 負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第3篇 公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負(fù)責(zé)。
2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。
如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及 是否完全,如有短少,應(yīng)即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
5、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其 均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級(jí)分類。
先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應(yīng)力求切合適用。
倘因案件較多,前款三級(jí)不敷利用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。
如案件不多,亦可僅應(yīng)用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不敷應(yīng)用時(shí),得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào),以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。
檔號(hào)之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號(hào),bb為大類號(hào),cc為小類號(hào)。
d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表現(xiàn);
其位數(shù)應(yīng)用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)斷定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名 稱及其代表數(shù)字編號(hào),用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)展或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。
檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應(yīng)事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)比表,以免混雜。
第4篇 公司文件及檔案管理制度（7）
公司文件及檔案管理制度(七)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營(yíng)銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批
,各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。
第十七條檔案密級(jí)確定與管理
公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;
六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計(jì)
公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);
四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字;
(三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十三條罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》
第5篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第6篇 投資公司檔案管理制度格式怎樣的
投資管理公司檔案管理制度
第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作,更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。
第二條 公司行政部部為檔案管理的職能部門,負(fù)責(zé)公司各類檔案的管理工作。對(duì)公司各類檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專(兼)職檔案管理人員,負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門移交檔案,確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門留存復(fù)印件。
第三條 文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交常務(wù)副總經(jīng)理審閱后歸檔。
第四條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
第五條 在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。
第六條 歸檔范圍:
(一) 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
(二) 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
(三) 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
(四) 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
(五) 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
(六) 本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第七條 歸檔要求:
(一) 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
(二) 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說明。
(三) 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
(四) 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(五) 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與 、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
(七) 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
(八) 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。
第八條 檔案管理人員職責(zé)
(一) 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
(二) 按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
(三) 工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
第九條 檔案的查閱和借閱
(一) 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽字批準(zhǔn)。
(二) 檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。
(三) 必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
(四) 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
(五) 必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
(六) 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
(七) 用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
第十條 檔案的保管
(一) 要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。
(二) 為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類分別保管。
(三) 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
第十一條 檔案的銷毀公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
第十二條 獎(jiǎng)懲
(一) 公司檔案管理部門及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。
(二) 經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。
(三) 故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。
第十三條 本制度解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司,自公布之日起生效。
第7篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第8篇 某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
一、安全生產(chǎn)檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對(duì)本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進(jìn)行管理。
2、負(fù)責(zé)對(duì)本公司安全資料的收集、整理及歸檔。
3、負(fù)責(zé)檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。
4、負(fù)責(zé)安全檔案的放火、防潮、防盜等。
5、保證安全檔案資料的安全，不得泄密。
二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容
安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括：安全檢查日志、安全會(huì)議紀(jì)要、各種設(shè)備的檢修、運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡(jiǎn)報(bào)、每月生產(chǎn)記錄，測(cè)風(fēng)記錄、防墜實(shí)驗(yàn)記錄、各級(jí)部門檢查整改記錄、工傷事故分析會(huì)記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。
三、檔案文檔一般要求
1、字跡工整、書寫清楚，各種原始記錄封面做好標(biāo)識(shí)記錄。
2、破損文件材料要及時(shí)修復(fù)。
3、標(biāo)識(shí)簽署齊全。
4、按文件資料同組卷分類保存，跨年度資料按年月排列。
四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。
第9篇 電池公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度
電池有限公司環(huán)境保護(hù)檔案管理制度
一、為加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理,充分發(fā)揮環(huán)保檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及《環(huán)境保護(hù)檔案管理暫行規(guī)定》,特制定本制度。
二、環(huán)保檔案主要指公司在環(huán)境管理監(jiān)測(cè)、科研、宣傳、教育等環(huán)境保護(hù)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
三、環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護(hù)工作的重要組成部分,要將其納入本單位的環(huán)保發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃中。
四、為保證環(huán)保檔案完整、準(zhǔn)確、安全、有效地利用,要采用先進(jìn)技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化。
五、檔案工作人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度,鉆研業(yè)務(wù),嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定,確保環(huán)保檔案的完整與安全。
六、借用環(huán)保檔案者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任,不得擅自轉(zhuǎn)借,不得折疊、剪貼、抽取和拆散檔案,嚴(yán)禁在環(huán)保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。
七、歸檔的環(huán)境保護(hù)文件、材料要做到字跡工整、圖像清晰、簽字手續(xù)完備。
八、科研課題、環(huán)保工程和其它任務(wù)等,承辦單位應(yīng)將所形成的環(huán)境保護(hù)文件、材料按本制度的要求整理歸檔。
九、環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期和短期的環(huán)保檔案歸環(huán)保組管理,永久性的歸公司檔案室保管,環(huán)保組保存永久檔案的復(fù)印件。
十、本制度由公司環(huán)保組負(fù)責(zé)執(zhí)行。
第10篇 科技公司檔案管理制度
某科技公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。
第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:
公司印發(fā)的公文。
公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。
公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。
公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。
上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。
公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。
公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。
公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。
公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。
公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。
公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。
第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條各部門須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。
第三章 歸檔管理
第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制案卷類目 。案卷類目的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照案卷類目放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對(duì)于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。
第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第11篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
商業(yè)街地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿(含備查帳簿)、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理,由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員,嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求,對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集,審查核對(duì),分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況,及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位,查閱日期,會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案,原則上不對(duì)外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊(cè),要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí),由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定,嚴(yán)格審查,編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料,按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng),會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí),由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí),由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù),原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。
第12篇 公司會(huì)計(jì)檔案管理制度（3）
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度(三)
一、為了加強(qiáng)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。
二、會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料備份軟盤等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。
三、公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)由財(cái)務(wù)部按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊(cè),當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)保管,任何人不得自行封包工保存。
四、財(cái)務(wù)部指專人以會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管,存放有序,查找方便,同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
五、保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)為本單位的財(cái)會(huì)人員提供利用,非財(cái)會(huì)人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時(shí),須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。
六、撤消、合并時(shí),會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
七、各種會(huì)計(jì)檔案的保管基礎(chǔ),根據(jù)其特點(diǎn),分階段永久,定期二類。
八、會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見。嚴(yán)格審查鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),并報(bào)公司董事會(huì)審查,經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。 九、本辦法自公布之日起執(zhí)行。
附會(huì)計(jì)檔案保管期限表:
序號(hào) 檔案名稱 保管年限 備注 一、會(huì)計(jì)憑證類 1 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年 2 銀行余額調(diào)節(jié)表 15年 二、會(huì)計(jì)帳簿類 3 日記帳 15年 其中:現(xiàn)金和銀行日記帳 4 明細(xì)帳 25年 5 總帳 15年 包括日記總帳 6 輔助帳簿 15年 7 固定資產(chǎn)卡片 15年 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年 三、會(huì)計(jì)報(bào)表類 5年 8 主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào) 3年 包括文字分析 9 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表 5年 包括文字分析 10 年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算) 永久 包括文字分析 四、其他類 11 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15年 12 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 25年 13 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 25年
第13篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理制度
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為充分發(fā)揮_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。
第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項(xiàng)目建議書及批復(fù);
2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);
3、項(xiàng)目評(píng)估意見;
4、環(huán)境影響報(bào)告書(表);
5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計(jì)文件
(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);
(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。
3、施工準(zhǔn)備資料
(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條 施工技術(shù)文件資料
(一)開工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;
(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;
(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測(cè)量記錄、驗(yàn)線記錄;
(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測(cè)、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;
(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;
(二十四)竣工報(bào)告;
(二十五)交工驗(yàn)收材料;
(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;
(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計(jì)。
第七條 竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點(diǎn)圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條 竣工測(cè)量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測(cè)量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;
3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,
4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿
2、光電測(cè)距記錄;
3、水準(zhǔn)觀測(cè)手簿;
4、平面、立面求算值的計(jì)算書;
5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。
(三)地形測(cè)量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖
;
2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測(cè)手簿及成果計(jì)算書。
第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;
(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報(bào)告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的收集和歸檔
第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第十七條 在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:
(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(dòng)(長(zhǎng)度超過總長(zhǎng)的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動(dòng)等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。
第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。
第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號(hào),頁號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。
第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第14篇 z公司檔案管理規(guī)章制度
制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全為您提供的制度文章供您參考:
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
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第15篇 公司銷售客戶檔案管理制度
銷售客戶檔案管理制度
1、客戶檔案由與客戶直接聯(lián)系的人一周內(nèi)負(fù)責(zé)建立,交直接上級(jí)審核,專人負(fù)責(zé)保管。
2、與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的主要經(jīng)銷商、醫(yī)院、藥店、零售商等每季度由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)客戶檔案進(jìn)行填充、修改和完善,填充、修改和完善的內(nèi)容按時(shí)交檔案管理人。
3、客戶檔案管理人按照公司有關(guān)規(guī)定妥善保管,分類整理。
4、檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,不得將檔案材料拿給無關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。
5、客戶檔案是公司的重要財(cái)產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有。
