- 目錄
體系如何搭建
在構建公司的印章使用制度時，首要任務是明確制度的目標。這涉及識別印章管理的核心需求，如確保文件的合法性和防止欺詐行為。我們需要設立清晰的權限劃分，規(guī)定誰可以申請使用印章，以及在何種情況下可以使用。
體系框架
印章使用制度應包括以下幾個關鍵部分：
1. 印章的保管：指定專人負責，確保印章安全存放。
2. 使用審批流程：設立多層次審批，降低風險。
3. 使用記錄：詳細記錄每一次印章使用的情況，便于追蹤。
4. 違規(guī)處罰：設定明確的違規(guī)處理辦法，強化制度執(zhí)行。
重要性和意義
印章不僅是公司形象的象征，更是法律效力的體現(xiàn)。有效的印章管理制度能防止內(nèi)部濫用，保護公司利益不受損害。它也有助于提升對外業(yè)務的信譽，讓合作伙伴看到我們嚴謹?shù)倪\營態(tài)度。
制度格式
制度文件應采用簡潔明了的格式，包括以下要素： - 引言：闡述制度的目的和依據(jù)。 - 主體：詳細列出各項規(guī)定，如印章的申請、審批、使用、保管和違規(guī)處理等。 - 附則：包含制度的修訂、解釋權等信息。 - 簽署：由公司高層簽署，以示權威。
在實際操作中，我們需要定期評估和更新制度，以適應業(yè)務變化和法規(guī)更新。對員工進行培訓，確保他們理解并遵守這些規(guī)定。只有這樣，我們的印章使用制度才能真正發(fā)揮其應有的作用，為公司的穩(wěn)健運營保駕護航。
公司印章使用制度范文
第1篇 公司印章使用制度
為維護公司印章使用的權威性、嚴肅性和安全性,保障公司的正常利益和工作的順利開展,現(xiàn)對公司各類印章的使用管理作如下規(guī)定:
一、管理:
1、 經(jīng)總經(jīng)理授權由公司行政部負責公司行政公章以及合同專用章的印章管理工作,監(jiān)督行政公章以及合同專用章的保管和使用;由公司財務部負責財務專用章的印章管理工作,監(jiān)督財務專用章的保管和使用;
2、 公司設立印章管理登記制度,使用以及領取、歸還印章時應予以登記和審批;
3、 公司各部門一律不得自行刻制公章。
二、 保管及使用:
1、 公司行政公章以及合同專用章由行政部保管,財務專用章由財務部保管;
2、 保管人員要樹立高度的責任心,保證印章保管和使用的安全。除總經(jīng)理同意外,不得擅自轉交他人代管;
3、 保管人員應對文件內(nèi)容和《印章使用審批單》上載明的簽署情況予以核對,經(jīng)核對無誤的方可蓋章;
4、 未經(jīng)總經(jīng)理同意,不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的介紹信、證明以及合同上蓋章。
5、 印章原則上不許帶出公司,對確需將印章帶出使用的,應在填寫《印章使用審批單》時載明事項,經(jīng)總經(jīng)理審核同意后,由兩人以上共同前往,方可攜帶使用。
三、 審批:
3.1 公司行政公章、合同專用章使用審批手續(xù)
1、 公司各部門因公務需加蓋公司行政公章、合同專用章的,由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》; 公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的,由需使用的員工在公司行政部填寫《印章使用審批單》;
2、 經(jīng)部門經(jīng)理或部門負責人簽字,總經(jīng)理審批;公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的,根據(jù)所證明的事項涉及的部門由相關部門經(jīng)理或者負責人簽字,總經(jīng)理審批;
3、 行政部蓋章,并將蓋章的文件原件存檔保管,在確實無法留存原件時以復印件存檔;
4、 已蓋章的文件若不能使用,必須交回行政部銷毀。
3.2 財務專用章使用審批手續(xù)
1、 財務部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件,如規(guī)范性的各類報表等,由財務部負責人審批后蓋章;
2、 公司其他各部門若需加蓋財務財務專用章,由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》;
3、 經(jīng)部門經(jīng)理或負責人簽字,總經(jīng)理審批;
4、 財務部蓋章,并將蓋章文件的原件交行政部存檔保管,在確實無法留存原件時以復印件存檔,。財務部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件,如規(guī)范性的各類報表等除外;
5、 已蓋章的文件若不能使用,必須交回財務部銷毀。本制度自公布之日起實施。
第2篇 公司行政管理制度-印章使用管理規(guī)定
公司行政管理制度:印章使用管理規(guī)定
一、根據(jù)公司不同業(yè)務的工作需要,公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害,杜絕失誤發(fā)生,特規(guī)定如下印章使用辦法。
二、印章刻制按公司業(yè)務需要由部門提出申請,公司領導批準后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù),填寫《印章管理登記表》(附表1),備案并留好印章樣圖。
三、總經(jīng)理通過授權賦予一些部門對其部門(專業(yè))印章的保管權和使用權。由被授權人在總經(jīng)辦簽字領取印章,指定專人保管。
各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規(guī)定。
四、公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表:
序號 印章名稱 使用范圍 保管部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注
1公章 公司對外所有正式文件,對內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦總經(jīng)理
或授權人
2財務
專用章公司正式財務文件、報告、證明、票據(jù)等財務
會計部財務會計部經(jīng)理財務報表使用時,由財務會計部經(jīng)理審批,除支票用印按照《財務管理制度》相關規(guī)定外,其余均由主管副總經(jīng)理核準
3合同
專用章公司各類合同總經(jīng)辦參見<<合同管理規(guī)定>>參見《合同管理規(guī)定》財務合同需總經(jīng)理核準
4法定代表人印(支票)支票財務
會計部見《財務制度》有關規(guī)定見《財務制度》有關規(guī)定
5法定代表人印(除支票外)公司正式的合同,財務報表文件、票據(jù)總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權人《合同管理規(guī)定》
6行政部章公司物品進出證明行政
管理部行政部經(jīng)理
7人力資源部章_公司人事證明
_員工聘用、解聘等各類通知
_工資發(fā)放,調(diào)整通知
_對口單位函件往來人力
資源部人力資源部經(jīng)理重大事項與外單位人員出具證明,需總經(jīng)理審批
8工程專用印章_工程施工告示
_工程建設中與相關單位的非正式函件往來工程建設維護中心工程建設維護中心負責人
9客服中心印章_用戶通知、告示
_客戶申述處理的回復客服
中心客服中心
經(jīng)理
五、印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用,所引起的經(jīng)濟損失和法律責任等負全部責任。
六、當印章管理人變動或印章在經(jīng)公司領導審批同意調(diào)走時,應及時辦理交接手續(xù),填寫印章管理登記表。
七、印章的使用
1、 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》(附表2),并經(jīng)指定的審批負責人進行審核。審批人要按公司有關規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權的范圍內(nèi),審批通過后通知印章保管人員后,方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。
2、 公司印章原則不允許攜帶外出,如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請,并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走,借用時須填寫《印章借用申請表》(見附表3),并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù),在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還,不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。
3、 員工如需要公司出具有關證明,本人應先提出書面申請,部門負責人審核,總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。
八、責任
1、 印章使用責任人(簽字人)對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責任。監(jiān)印人員對違反規(guī)定的簽印有權拒絕用章,印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章,一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責任。
2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失,則追究責任人相應的行政、經(jīng)濟責任,給予嚴厲的處分,并賠償所發(fā)生的一切費用。
第3篇 s物業(yè)管理公司印章使用管理制度
物業(yè)管理公司印章使用管理制度
一、公司印章由經(jīng)理指定專人保管,法定代表人印章、財務專用章由財務部門專人分開保管。
上述印章未經(jīng)公司經(jīng)理批準,不得隨意交與他人保管使用,部門(管理處)印章由部門負責人(管理處主任)保管或指定專人保管。
二、使用公司印章依據(jù)下列情況進行審批:涉及人員調(diào)動(任免),以公司名義簽置的合同、協(xié)議,財務收支及對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司經(jīng)理批準;有關業(yè)務管理工作用章,由項目區(qū)域常務經(jīng)理批準;使用法定代表人印章除財務部門用章外,由公司經(jīng)理批準。使用部門(管理處)印章,有關業(yè)務管理工作用章,由部門負責人(管理處主任)批準;涉及到對外或代表公司名義,必須經(jīng)公司經(jīng)理或項目區(qū)域常務經(jīng)理批準同意。
三、未經(jīng)領導批準,不得私自用章,不準攜帶公章外出,不準蓋出空白信箋;對不符合用章規(guī)定的,印章保管人員有權拒絕蓋章;對違反用章規(guī)定或弄虛作假,獲得用章造成重大影響、后果或經(jīng)濟損失,要追究保管人、當事人的責任。
四、刻制印章,須經(jīng)公司經(jīng)理批準。作廢的印章應及時封存。
第4篇 有限公司印章使用管理制度
企業(yè)、公司
_____有限公司
標題：《印章使用管理制度》
編號：
版次： a
頁數(shù)：6頁
受控標識：
發(fā)放號：
編制：
審核：
批準：
2023年月日發(fā)布 2023年月日實施
企業(yè)、公司
_____有限公司《印章使用管理制度》第1頁共6頁
1目的
公司印章是企業(yè)合法存在的標志，是企業(yè)權力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性，有效地維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本管理制度。
2公司印章的刻制
2.1 公司印章的刻制均須報公司總經(jīng)理審批。（見附件：表1《有限公司印章刻制申請表》）
2.2 法人個人名章、財務章、公章、合同章等，公司各部門的專用章（部門章等），由各部門根據(jù)工作需要提出申請，經(jīng)總經(jīng)理審批同意，開具公司證明到縣公安局指定的地方辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)縣公安局備案。
2.3 未經(jīng)公司領導批準，任何單位和個人不得擅自刻制本公司或部門的印章。
3公司印章的啟用
新印章要做好登記，并統(tǒng)一在綜合辦公室留樣保存，以便備查。（見附件：表2《有限公司印章保管登記表》）
4公司印章的管理責任者及使用范圍
公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用，特殊緊急情況可在移動辦公群先審批同意后補簽。
4.1公司公章
4.1.1 公章由指定專人保管。各部門需要蓋公章的文件、通知等，須到領取并填寫《有限公司印章使用申請表》（附表3），由總經(jīng)理長審批簽字后，去印章保管人處填寫《有限公司印章使用登記表》（附表5）登記后方可蓋章。
4.1.2公司公章使用范圍主要為：
1、公司對外簽發(fā)的文件。
2、公司與相關單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
3、由公司出具的證明及有關材料。
4、公司對外提供的財務報告。
企業(yè)、公司
_____有限公司《印章使用管理制度》第2頁共6頁
5、公司章程、協(xié)議。
6、員工的任免聘用。
7、協(xié)議（合同）資金擔保承諾書。
4.2 公司合同專用章：
4.2.1 合同章由指定專人保管。主要用于公司簽訂各類對外合同，蓋章前須先到領取并填寫《有限公司印章使用申請表》，由部門負責人、總經(jīng)理審批簽字后，去印章保管人處填寫《有限公司印章使用登記表》（附表5）登記后方可蓋章。
4.2.2 公司合同專用章的使用范圍主要為：
1、對外投資、合資、合作協(xié)議。
2、各類經(jīng)濟合同等。
4.3 公司（法人）個人名章：
4.3.1 法人私章由法人授權指定專人保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。
4.3.2 法人變更或離職時，在工商部門尚未完成變更登記手續(xù)情況下，變更或離職法人應當允許公司在其變更或離職后的合理時間內(nèi)繼續(xù)持有和使用該印章，但不再承擔變更或離職后的公司經(jīng)營責任和法律責任，法人變更或離職后應將法人私章授權委托給公司相關人員保管，并填寫《有限公司法定代表人個人名章移交申明》，待完成法人變更手續(xù)后再收回原法人印章。
4.3.3 法人私章的使用范圍主要為：
1、主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表等文件。
4.4 財務專用章：
4.4.1 財務章由財務部保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務或發(fā)票上使用，發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章，發(fā)票專用章由財務部專人保管。
4.5 公司各職能部門專用章：
4.5.1 職能部門章由本部門負責人保管。主要適用于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，蓋章前須先到指定專人領取并填寫《有限公司印章使用申請表》，由部門負責人同意簽字后，
企業(yè)、公司
_____有限公司《印章使用管理制度》第3頁共6頁
去印章保管人處填寫《有限公司印章使用登記表》（附表5）登記后方可蓋章。
5公司印章保管人的職責：
5.1 負責印章的保管。
5.2 負責設立印章使用登記臺帳。
5.3 負責印章使用的審核工作。
5.4 印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（見附件：表4《有限公司印章移交登記表》）
5.5 為保證資金的絕對安全，財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。
6公司印章的管理、使用
6.1 印章的使用
6.1.1 印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章（見附件：表3《有限公司印章使用申請表》）。總經(jīng)理簽字的文件可以直接用印，不必留底，否則將總經(jīng)理未簽字的原文件留底備查。
6.1.2 印章的使用由管理員設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。（見附件：表5《有限公司印章使用登記表》）
6.1.3 公司法人個人名章由法人本人簽字或被授權人簽字后方可使用。
6.1.4 財務章、發(fā)票專用章、法人個人名章由財務部門按崗位職責權限使用。
6.1.5 嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出登記表后，由相關領導簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。（見附件：表6《有限公司攜帶印章外出登記表》）
6.1.6 以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，相關領導批準后方可蓋章。對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。
企業(yè)、公司
_____有限公司《印章使用管理制度》第4頁共6頁
6.1.7 任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。
6.1.8 有下列情況之一的，印章管理人員不得用?。?/p>
1、涉及個人財產(chǎn)、經(jīng)濟、法律糾紛等方面的文件、材料；
2、未批準的文件、材料；
3、非公司員工或與公司工作、業(yè)務無關的文件、材料；
4、空白的介紹信、空白證件、空白紙張等。
6.2 印章的保管
6.2.1 印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
6.2.2 印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。
6.2.3 印章管理員如因工作變動，應及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。
6.2.4 非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。
6.2.5 印章應及時維護、確保其清晰、端正。
6.2.6 印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應保護現(xiàn)場，管理員應及時向總經(jīng)理和上級領導報告，并備案，配合查處。
6.2.7 公司領導因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務，需要攜帶公司印章出差的，須辦理攜帶印章外出登記手續(xù)（見附件：表6《有限公司攜帶印章外出登記表》）。6.2.8 公司印章只適用于與公司相關業(yè)務，不得從事有損公司利益之行為。
6.2.9 所有印章的使用，必須嚴格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定，做好申請和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題，后果自負，給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任。
7公司印章的停用
7.1 有下列情況，印章須停用：
1、公司名稱變動。
企業(yè)、公司
_____有限公司《印章使用管理制度》第5頁共6頁
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊，聲明作廢；如遺失公司基本印章時必需按規(guī)定登報申明。7.2 印章停用時須經(jīng)股東會決議批準，及時將停用印章封存或銷毀，建立印章存檔、銷毀的登記檔案。（見附件：表7《有限公司印章停用申請表》）
7.3 印章的更換
7.3.1 更換印章時應由印章保管人員根據(jù)相關文件填寫《有限公司印章停用申請表》，經(jīng)總經(jīng)理核準后，交由按批示處理，并填寫《有限公司印章刻制申請表》申請新的印章。
8對印章違規(guī)使用行為的處理辦法
8.1 未經(jīng)審批，任何部門和個人不得擅自刻制公司印章，擅自私刻印章或有意隱瞞、拒絕登記者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須追究其法律責任，由此造成的民事、行政、刑事責任，由當事人本人承擔。
8.2 違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責任人的民事、行政、刑事責任。
8.3 印章管理員因使用公章不當而造成損失的，視情節(jié)和后果追究其相應責任。非印章管理人員違反公司印章管理制度，不當使用印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應與印章管理員承擔同等的責任。
9附則
9.1 本制度由綜合辦公室起草、總經(jīng)理批準后從2023年10月31日起實施。
9.2 本制度解釋權歸_____有限公司。
9.3.附件：
附表1《有限公司印章刻制申請表》
附表2《有限公司印章保管登記表》
附表3《有限公司印章使用申請表》
附表4《有限公司印章移交登記表》
附表5《有限公司印章使用登記表》
附表6《有限公司攜帶印章外出登記表》
企業(yè)、公司
_____有限公司《印章使用管理制度》第6頁共6頁
附表7《有限公司印章停用申請表》
企業(yè)、公司
第5篇 物業(yè)公司印章使用管理制度4
物業(yè)公司印章使用管理制度(四)
為了進一步規(guī)范公司及部門(管理項目)的印章使用、管理行為,維護公司的根本利益,制定本制度。
一、公司法人及法定代表人印章管理使用
1.公司的法人及法定代表人印章由行政部負責依據(jù)公司營業(yè)執(zhí)照或相應的政府職能部門批復文件到指定雕刻社刻制。并按規(guī)定留存印鑒存檔備查。
2.公司法人及法定代表人印章由公司總經(jīng)理負責保管或由其指定專人保管,并對印章的使用負最終責任,對董事會負責。不得隨意委托他人代管。
3.所有以公司名義簽署的合同、協(xié)議、報告等文件均需總經(jīng)理審核認可后,方可加蓋公司法人印章。同一文件需加蓋公司法人印章的份數(shù)由行政部根據(jù)文件的發(fā)送部門數(shù)或合同(協(xié)議)的約定份數(shù)及文件存檔份數(shù)的要求確定。
4.財務支票、報表及其他財務憑證、資料需要加蓋公司法人及法定代表人印章的,由財務部負責按財務管理要求經(jīng)總經(jīng)理審核確認后方可加蓋。
5.公司法人或法定代表人印章如需帶出公司使用,則必須經(jīng)總經(jīng)理批準后,由行政部人員陪同印章使用人使用印章,用完后及時歸還總經(jīng)理或其指定的印章保管人員。
二、公司職能部門印章管理使用
1.公司職能部門的印章刻制必須經(jīng)公司總經(jīng)理室批準后,行政部方可按統(tǒng)一印章刻制規(guī)定到指定雕刻社刻制,并按要求由行政部負責保留印鑒存檔備查。
2.因公司內(nèi)部機構調(diào)整或職能部門名稱調(diào)整時,由行政部負責按公司機構調(diào)整或職能部門名稱改變的批文刻制新的機構、職能部門印章。同時收回原有部門印章封存。
3.公司職能部門的印章必須由部門負責人或其指定的專人保管,未經(jīng)部門負責人批準或許可,印章保管人不得擅自為他人加蓋或委托他人代管印章。
4.職能部門負責人對本部門印章的管理和使用負最終責任。
三、管理項目的印章管理使用
1.公司各受托管理項目的印章刻制由業(yè)務副總經(jīng)理向總經(jīng)理室提出書面報告,經(jīng)審核批準后,由行政部負責統(tǒng)一刻制,并留存印鑒存檔備查。
2.管理項目的印章由管理項目負責人或其指定的專人保管。未經(jīng)項目負責人批準或許可,印章的保管人不得擅自為他人加蓋印章或委托他人代管印章。
3.如項目管理合同(協(xié)議)終止或中途解除,公司不再續(xù)簽管理合同(協(xié)議),項目撤銷。則由業(yè)務副總經(jīng)理責成項目負責人在項目移交手續(xù)完成后,交回業(yè)務副總經(jīng)理,并由業(yè)務副總經(jīng)理負責交行政部封存保管。
4.如因工作需要進行項目負責人的人事調(diào)整,則由業(yè)務副總經(jīng)理負責監(jiān)督該項目印章的交接,并做好交接記錄報行政部存檔。
5.項目負責人對本項目印章的管理使用負最終責任,若因違規(guī)使用或管理印章造成損失的,責任人負賠償責任。
四、公司的所有印章由行政部依據(jù)總經(jīng)理室的批示,統(tǒng)一負責刻制,并留存印鑒備查。所有新印章的啟用和封存由行政部負責做好相應的記錄、臺帳。并負責做好停用印章的保管或銷毀。公司任何印章的銷毀,必須經(jīng)公司總經(jīng)理室審核批準。
五、本制度所指印章的使用保管負責人應按照規(guī)定對印章的使用情況建立明確的記錄和臺帳。
六、本制度自公布之日起執(zhí)行。
第6篇 某某物業(yè)公司印章使用管理制度
某物業(yè)公司印章使用管理制度
第一章 總則
第一條、為加強公司印章管理,規(guī)范公司印章的刻制、使用、保管以及停用和作廢,特制定本制度。
第二條、公司印章是指在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上,需要以公司以及內(nèi)設部門的名義證明其真實性和有效性而使用的印章。
第二章 公司印章的種類
第三條、公司公章按照法定程序在工商管理機關注冊后,在注冊地公安機關等級備案而刻制的對外具有法人效應的印章。
第四條、公司業(yè)務專用章 代表和行使某項專業(yè)內(nèi)容和權利的印章,如合同專用章、財務章等。
第五條、法定代表人名章 刻有公司法定代表人個人名字的印章
第三章 公司印章的申請、刻制、啟用與廢止
第六條、公司因業(yè)務發(fā)展需要刻制印時,由申請單位(部門)向人力行政部提出書面申請,人力行政部審查后報經(jīng)理和總裁審批。
第七條、公司印章的刻制由人力行政部統(tǒng)一負責,刻制標準應符合國家有關規(guī)定。
第八條、公司在發(fā)生印章遺失、損毀和被盜情況時,責任人應立即向上級匯報,人力行政部須采取有力措施,查清原因,落實責任,減少和彌補損失。
第九條、新印章在使用前應首先辦理登記,并要加蓋印模。
第十條、因機構變更或其他原因而廢止的印章,人力行政部門應立即將印章封存處理并進行封存日期登記。原則上,廢止的印章應封存三年以上才可切角銷毀。印章的封存和銷毀應報經(jīng)總裁審批。
第四章 印章的使用
第十一條、管理公司的各類印章(財務章除外),由人力行政部統(tǒng)一保管。主要職責是,根據(jù)公司發(fā)展需要確定公司印章的種類、范圍、數(shù)量;負責印章的刻制、停用和銷毀;保管公司的各類印章,制定印章管理制度和監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。
第十二條、公司印章應嚴格執(zhí)行印章審批和登記程序,原則上先審批后用章,使用人應填寫印章使用審批表,人力行政部登記印章使用的登記簿。
第十三條、一般事務性用章,由用章單位(部門)經(jīng)理負責初步審批,經(jīng)辦人持所在單位(部門)經(jīng)理已簽字的印章使用審批表到人力行政部加蓋印章,人力行政部經(jīng)理審查通過后在印章審批表上簽字,由印章保管人負責在需加蓋印章的文件上加蓋印章。
第十四條、合同類文件經(jīng)合同小組審定,總裁簽字后,人力行政部核實后蓋章。
第十五條、凡涉及對外投資、合作、資產(chǎn)重組、所有權變更、企業(yè)法人或者名稱變更、債權債務處置、擔保、貨幣支付以及對公司名譽和經(jīng)濟利益產(chǎn)生影響的用章,須由用章單位(部門)經(jīng)理、和總裁共同審批。
第十六條、公司各類業(yè)務合同必須使用合同章,不允許使用行政公章。
第十七條、人力行政部應指定專人管理印章,管理人要對所加蓋印章的文件逐一核實,對經(jīng)過審批后的文件加蓋公章。
第十八條、原則上公司的各類印章不得攜帶外出使用,特殊情況經(jīng)經(jīng)理、總裁批準,人力行政部應進行登記備案,由不少于兩名工作人員攜帶外出使用,使用完畢后迅速交回人力行政部和匯報使用情況,不得帶往其它地點。
第十九條、嚴禁開具加蓋各類印章的空白信函和證明,如因工作需要確需開具的,須經(jīng)總裁批準。人力行政部應進行登記備案。持空白信函和證明外出工作歸來后,須于當日向人力行政部匯報使用情況,未使用的必須交回。
第五章 其他
第二十條、嚴禁未經(jīng)批準擅自刻制印章,嚴禁違反規(guī)定使用印章。
第二十一條、違反印章刻制、保管、使用規(guī)定,視情節(jié)輕重追究責任人的行政和經(jīng)濟責任,觸犯法律者,提請司法機關依法追究法律責任。
第二十二條、本制度自發(fā)布之日起施行,由總裁辦公會負責解釋并修改。
第7篇 g公司印章使用制度
為維護公司印章使用的權威性、嚴肅性和安全性,保障公司的正常利益和工作的順利開展,現(xiàn)對公司各類印章的使用管理作如下規(guī)定:
一、管理:
1、經(jīng)總經(jīng)理授權由公司行政部負責公司行政公章以及合同專用章的印章管理工作,監(jiān)督行政公章以及合同專用章的保管和使用;由公司財務部負責財務專用章的印章管理工作,監(jiān)督財務專用章的保管和使用;
2、公司設立印章管理登記制度,使用以及領取、歸還印章時應予以登記和審批;
3、公司各部門一律不得自行刻制公章。
二、保管及使用:
1、公司行政公章以及合同專用章由行政部保管,財務專用章由財務部保管;
2、保管人員要樹立高度的責任心,保證印章保管和使用的安全。除總經(jīng)理同意外,不得擅自轉交他人代管;
3、保管人員應對文件內(nèi)容和《印章使用審批單》上載明的簽署情況予以核對,經(jīng)核對無誤的方可蓋章;
4、未經(jīng)總經(jīng)理同意,不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的介紹信、證明以及合同上蓋章。
5、印章原則上不許帶出公司,對確需將印章帶出使用的,應在填寫《印章使用審批單》時載明事項,經(jīng)總經(jīng)理審核同意后,由兩人以上共同前往,方可攜帶使用。
三、審批:
3.1 公司行政公章、合同專用章使用審批手續(xù)
1、公司各部門因公務需加蓋公司行政公章、合同專用章的,由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》; 公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的,由需使用的員工在公司行政部填寫《印章使用審批單》;
2、經(jīng)部門經(jīng)理或部門負責人簽字,總經(jīng)理審批;公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的,根據(jù)所證明的事項涉及的部門由相關部門經(jīng)理或者負責人簽字,總經(jīng)理審批;
3、行政部蓋章,并將蓋章的文件原件存檔保管,在確實無法留存原件時以復印件存檔;
4、已蓋章的文件若不能使用,必須交回行政部銷毀。
3.2 財務專用章使用審批手續(xù)
1、財務部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件,如規(guī)范性的各類報表等,由財務部負責人審批后蓋章;
2、公司其他各部門若需加蓋財務財務專用章,由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》;
3、經(jīng)部門經(jīng)理或負責人簽字,總經(jīng)理審批;
4、財務部蓋章,并將蓋章文件的原件交行政部存檔保管,在確實無法留存原件時以復印件存檔,。財務部使用的常規(guī)性、一般性的表格、函件,如規(guī)范性的各類報表等除外;
5、已蓋章的文件若不能使用,必須交回財務部銷毀。
本制度自公布之日起實施。
第8篇 服務公司印章使用管理制度
行政人事管理制度文件
――科技服務公司印章使用管理制度
一、目的
公司印章是企業(yè)合法存在的標志,是企業(yè)權力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性,有效地維護公司利益,杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生,特制定本管理制度。
二、職責
本制度涉及的印章包括:公司行政章、合同章、財務章、法人代表章以及部門專用章。
(一)總經(jīng)辦:負責法人代表章、合同章、行政章的使用審批工作。
(二)財務部:負責財務專用章的使用審批工作。負責財務章、法人代表章保管和使用審批,具體由財務部門按崗位職責權限使用。
(三)行政管理部:
1、負責公司所有印章的刻印工作。
2、負責法人代表章、合同章、行政章的保管。
3、負責設立印章使用登記臺帳。
4、負責印章使用的審核工作。
5、負責制定所保管印章的使用程序。
(四)各部門負責各部門專用章的使用審批工作。
三、公司印章刻制與啟用管理
(一)印章刻制
公司印章刻制流程:行政管理部申請→總經(jīng)辦審批→行政管理部刻印
部門專用章刻制流程:刻制部門申請→總經(jīng)辦審批→行政管理部刻印
1.公司印章的刻制均須填寫《印章刻制申請表》報總經(jīng)辦審批。
2.法人代表章、行政章、財務章、合同章由行政管理部向總經(jīng)辦申請,公司各部門的專用章,由各部門負責人根據(jù)工作需要向總經(jīng)辦申請,經(jīng)審批后由行政管理部統(tǒng)一到指定的公安機關辦理雕刻手續(xù),印章的形體、規(guī)格按國家有關規(guī)定執(zhí)行,并經(jīng)公安局備案。
3.個別部門為工作便捷,需刻制一些無需備案的印章,由各部門負責人向總經(jīng)辦申請經(jīng)審批后自行決定印章的形體、規(guī)格,自行前往刻制。
4.未經(jīng)總經(jīng)辦批準,任何單位和個人不得擅自刻制公司印章。
(二)印章啟用
1.新印章要填寫《印章保管登記表》做好登記,統(tǒng)一在行政管理部留樣保存,以便備查。
2.新印章啟用前應經(jīng)過總經(jīng)理辦公會審批,由行政管理部下發(fā)啟用通知,并注明啟用日期、發(fā)放單位、接收單位和使用范圍。
四、公司印章的使用范圍
公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用,不得超出范圍使用。
(一)公司行政章的使用范圍主要為:
1、公司對外簽發(fā)的文件。
2、公司與相關單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。
3、由公司出具的證明及有關材料。
4、公司對外提供的財務報告。
5、公司章程、協(xié)議。
6、員工調(diào)動及任免聘用。
7、協(xié)議(合同)資金擔保承諾書。
(二)公司合同專用章的使用范圍主要為:
1、對外投資、合資、合作協(xié)議。
2、各類經(jīng)濟合同等。
(三)法人代表章,主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表、人事任免等各類文件。
(四)財務章,主要用于貨幣結算等相關業(yè)務。
(五)公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用,不得對外。
五、公司印章的使用及保管
(一)印章的使用
公章、法人章、合同章使用流程:申請人申請→部門負責人審核→總經(jīng)辦審批→蓋章
財務章使用流程:申請人申請→財務負責人審批→蓋章
部門章使用流程:申請人申請→相關部門負責人審批→蓋章
1、印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,填寫《印章使用審批表》(表四)經(jīng)審批后方可用章。
2、印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳《印章使用登記表》(表五),嚴格審批和登記制度。
3、需要總經(jīng)辦審批使用的印章,總經(jīng)辦人員都不在時,須事先口頭請示,獲準后蓋章,并補辦手續(xù)。
4、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫《印章外借申請表》(表六)后,由各部門負責人及總經(jīng)辦簽批后方可帶出,印章外借期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。
5、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、單據(jù)等,由專業(yè)人員審核,經(jīng)總經(jīng)辦批準后方可蓋章。
6、私人辦理各種證明,需用公司印章時,由行政管理部嚴格審核,經(jīng)總經(jīng)辦批準后辦理并執(zhí)行登記手續(xù)。
7、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢,字跡須清晰、正確。
8、對已調(diào)出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的,必須持有效證件材料,經(jīng)總經(jīng)辦審批后,方可蓋章。
(二)印章的保管
1、公司行政章、合同專用章由行政管理部專人負責管理。
2、專項業(yè)務章由相關部門指定專人負責管理。
3、財務章、法人代表章,由公司指定財務部專人負責管理,為保證資金的絕對安全,財務專用章、法人代表章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用。
4、各部門須將印章管理員名單報行政管理部備案。
5、印章保管須有記錄,注明印章名稱、發(fā)放部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
6、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
7、印章管理員如因工作變動,應及時上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù),以免貽誤工作。
8、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。
9、印章應及時維護、確保其清晰、端正。
10、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失,應保護現(xiàn)場,管理員應及時向行政管理部報告,并備案,配合查處。
11、印章管理員必須切實負責,不得將印章隨意放置或轉交他人。如因離開崗位需移交他人的,可由部門負責人指定專人代替,但必須辦理移交手續(xù),并填寫《印章移交登記表》。
12、印章保管人應定期將印章使用登記表進行復印提交總經(jīng)辦。
六、公司印章的停用與更換
(一)有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱變動。
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
(二)印章停用或更換流程:印章使用部門提交申請→行政管理部審核→總經(jīng)辦審批→
行政管理部封存或銷毀。
行政管理部填寫《印章停用收回登記表》建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
七、保管人權力和責任
(一)部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時對印章的使用負全部責任。
(二)行政章、合同章、財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監(jiān)督權力。經(jīng)辦審核中總經(jīng)理、部門經(jīng)理、經(jīng)手人則負相應責任。對于未經(jīng)總經(jīng)辦簽批的行政章使用,保管人、經(jīng)手人負主要責任。
(三)法定代表人或負責人印章的保管人,既是保管人又是使用人,但其無獨立使用權力,需依據(jù)財務部負責人審批的支付申請、取匯款憑證或法定代表人、負責人的授權方可使用,否則負全部責任。
(四)對加蓋印章的材料,應注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當,要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。
(五)所有印章的使用,必須嚴格執(zhí)行公司的印章使用管理制度,做好申請和使用登記。公司印章只適用于公司相關業(yè)務,不得從事有損公司利益的活動。
(六)印章管理部門要妥善保管印章,行政章、法定代表人或負責人印章、財務章、合同章等必須妥善保管,防止被盜。
(七)印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章,如出現(xiàn)問題,后果自負。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。
第9篇 房地產(chǎn)公司印章使用管理制度
印章是公司權利的信物,為了正確使用和發(fā)揮印章的作用,特制定本制度。
1、 公司各印章由總經(jīng)理簽發(fā),公章、合同章由行政部經(jīng)理保管,支票專用章、財務專用章由出納保管,發(fā)票專用章、法定代表人私章由會計保管,公司印章由行政部統(tǒng)一刻制后,交各部門自行保管使用。停止使用的印章必須交行政部,不得自行保存和銷毀。
2、 公司印章一般不準攜帶外出使用。特殊情況需外出者須經(jīng)總經(jīng)理批準,并履行登記手續(xù),由印章掌管人等兩人以上共同外出監(jiān)督使用。凡因公司印章帶出使用而發(fā)生任何后果,必須追究其責任。
3、 凡需用章的合同、協(xié)議書、文件、報告、財務報表等必須由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字后方準使用公章,如需用公司業(yè)務章的必須由本部門經(jīng)理審批簽字。
4、 不準在空白紙上蓋印章,不蓋空白介紹信,不代寫介紹信。凡使用公章必須造冊登記或留底稿,特殊情況由總經(jīng)理決定。需說明事由、姓名、時間存根和便函內(nèi)容要一致。
5、 開出的介紹信、便函,必須符合國家政策,法令的規(guī)定,不準弄虛作假,不能假借公司的名義為私人開具從事個體經(jīng)營活動的介紹信或便函。
6、 公司印章的使用,凡發(fā)出文件,由總經(jīng)理批準,可使用公司印章。范圍如下:
(1) 呈報上級機關(股東會、董事會及工商、稅務等主管部門)的請示、報告。
(2) 對公司下屬部門的指示、通知、批示、批復、獎懲、任命、通告、制度條例的頒發(fā)等。
⑶ 有關重要計劃、報表、預決算等等。
(4) 對上級與其他單位的公函、便函必須由主管部門負責人簽字,經(jīng)管理部審查方可用印章。
8、 公司員工一切應以公司利益為重,自覺遵守用章制度,保守公司機密,不得泄露用章內(nèi)容。
第10篇 公司行政管理制度印章使用管理規(guī)定
公司行政管理制度:印章使用管理規(guī)定
一、根據(jù)公司不同業(yè)務的工作需要,公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害,杜絕失誤發(fā)生,特規(guī)定如下印章使用辦法。
二、 印章刻制按公司業(yè)務需要由部門提出申請,公司領導批準后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù),填寫《印章管理登記表》(附表1) ,備案并留好印章樣圖。
三、 總經(jīng)理通過授權賦予一些部門對其部門(專業(yè))印章的保管權和使用權。由被授權人在總經(jīng)辦簽字領取印章,指定專人保管。各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規(guī)定。
四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表:序號 印章名稱 使用范圍 保管部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注1公章 公司對外所有正式文件,對內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權人2財務專用章公司正式財務文件、報告、證明、票據(jù)等財務會計部財務會計部經(jīng)理財務報表使用時,由財務會計部經(jīng)理審批,除支票用印按照《財務管理制度》相關規(guī)定外,其余均由主管副總經(jīng)理核準3合同專用章公司各類合同總經(jīng)辦參見<<合同管理規(guī)定>>參見《合同管理規(guī)定》財務合同需總經(jīng)理核準4法定代表人印(支票)支票財務會計部見《財務制度》有關規(guī)定見《財務制度》有關規(guī)定5法定代表人印(除支票外)公司正式的合同,財務報表文件、票據(jù)總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權人《合同管理規(guī)定》6行政部章公司物品進出證明行政管理部行政部經(jīng)理7人力資源部章_公司人事證明_員工聘用、解聘等各類通知_工資發(fā)放,調(diào)整通知_對口單位函件往來人力資源部人力資源部經(jīng)理重大事項與外單位人員出具證明,需總經(jīng)理審批8工程專用印章_工程施工告示_工程建設中與相關單位的非正式函件往來工程建設維護中心工程建設維護中心負責人9客服中心印章_用戶通知、告示_客戶申述處理的回復客服中心客服中心經(jīng)理
五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用,所引起的經(jīng)濟損失和法律責任等負全部責任。
六、 當印章管理人變動或印章在經(jīng)公司領導審批同意調(diào)走時,應及時辦理交接手續(xù),填寫印章管理登記表。
七、 印章的使用
1、 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》(附表2) ,并經(jīng)指定的審批負責人進行審核。審批人要按公司有關規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權的范圍內(nèi),審批通過后通知印章保管人員后,方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。
2、 公司印章原則不允許攜帶外出,如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請,并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走,借用時須填寫《印章借用申請表》(見附表3) ,并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù),在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還,不得延誤。印章外借期間的使用由部門負責人全權負責。
3、 員工如需要公司出具有關證明,本人應先提出書面申請,部門負責人審核,總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。
八、 責任
1、 印章使用責任人(簽字人)對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責任。監(jiān)印人員對違反規(guī)定的簽印有權拒絕用章,印章保管人員不得私自動用印章。若非法使用印章,一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責任。
2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失,則追究責任人相應的行政、經(jīng)濟責任,給予嚴厲的處分,并賠償所發(fā)生的一切費用。
第11篇 a房地產(chǎn)公司印章使用管理制度
印章是公司權利的信物,為了正確使用和發(fā)揮印章的作用,特制定本制度。
1、公司各印章由總經(jīng)理簽發(fā),公章、合同章由行政部經(jīng)理保管,支票專用章、財務專用章由出納保管,發(fā)票專用章、法定代表人私章由會計保管,公司印章由行政部統(tǒng)一刻制后,交各部門自行保管使用。停止使用的印章必須交行政部,不得自行保存和銷毀。
2、公司印章一般不準攜帶外出使用。特殊情況需外出者須經(jīng)總經(jīng)理批準,并履行登記手續(xù),由印章掌管人等兩人以上共同外出監(jiān)督使用。凡因公司印章帶出使用而發(fā)生任何后果,必須追究其責任。
3、凡需用章的合同、協(xié)議書、文件、報告、財務報表等必須由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字后方準使用公章,如需用公司業(yè)務章的必須由本部門經(jīng)理審批簽字。
4、不準在空白紙上蓋印章,不蓋空白介紹信,不代寫介紹信。凡使用公章必須造冊登記或留底稿,特殊情況由總經(jīng)理決定。需說明事由、姓名、時間存根和便函內(nèi)容要一致。
5、開出的介紹信、便函,必須符合國家政策,法令的規(guī)定,不準弄虛作假,不能假借公司的名義為私人開具從事個體經(jīng)營活動的介紹信或便函。
6、公司印章的使用,凡發(fā)出文件,由總經(jīng)理批準,可使用公司印章。范圍如下:
(1) 呈報上級機關(股東會、董事會及工商、稅務等主管部門)的請示、報告。
(2) 對公司下屬部門的指示、通知、批示、批復、獎懲、任命、通告、制度條例的頒發(fā)等。
(3) 有關重要計劃、報表、預決算等等。
(4) 對上級與其他單位的公函、便函必須由主管部門負責人簽字,經(jīng)管理部審查方可用印章。
8、公司員工一切應以公司利益為重,自覺遵守用章制度,保守公司機密,不得泄露用章內(nèi)容。
