采購管理工作制度3篇

制度包括哪些內(nèi)容

工作制度通常涵蓋以下幾個核心部分：1) 崗位描述，明確每個職位的職責(zé)和權(quán)限；2) 工作流程，規(guī)定任務(wù)的執(zhí)行順序和方法；3) 時間管理，如工作時間、休假政策等；4) 行為準(zhǔn)則，強調(diào)職業(yè)道德和行為規(guī)范；5) 考核與評價體系，用于評估員工表現(xiàn)；6) 培訓(xùn)和發(fā)展計劃，促進(jìn)員工技能提升；7) 獎懲制度，激勵員工積極貢獻(xiàn)。

注意事項

制定工作制度時，需注意以下幾點：1) 制度應(yīng)公平公正，避免產(chǎn)生歧視或偏見；2) 充分溝通，確保員工理解并接受制度；3) 制度應(yīng)具有靈活性，適應(yīng)變化的業(yè)務(wù)環(huán)境；4) 定期審查和更新，以保持其相關(guān)性和有效性；5) 確保制度的實施得到管理層的支持和監(jiān)督。

制度格式

工作制度的格式通常包括標(biāo)題、正文和簽署部分。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，反映制度的主題。正文部分按照邏輯順序組織，條理清晰，使用專業(yè)術(shù)語但避免過于復(fù)雜。簽署部分應(yīng)包含制定日期、負(fù)責(zé)人簽名和修訂記錄，以體現(xiàn)制度的權(quán)威性和可追溯性。

在實踐中，一個有效的采購管理工作制度不僅需要以上要素，還需結(jié)合采購部門的特殊性，如供應(yīng)商管理、采購策略、合同條款等。制度的制定應(yīng)當(dāng)注重實際操作性，確保每個細(xì)節(jié)都有明確的指導(dǎo)，同時留有一定的空間以應(yīng)對不可預(yù)見的情況。通過這樣的工作制度，企業(yè)可以構(gòu)建一個有序、高效的采購管理體系，從而更好地服務(wù)于整體運營目標(biāo)。

采購管理工作制度范文

第1篇 物業(yè)行政采購管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定

9采購管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作,供應(yīng)商管理及倉庫管理等。

9.3職責(zé)

9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負(fù)責(zé)倉庫管理

作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料,負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經(jīng)理審批,負(fù)責(zé)落實供應(yīng)商的評審管理工作。

9.3.4財務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。

9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.6倉管員負(fù)責(zé)物品的驗收、領(lǐng)用,庫存物品的管理。

9.4采購制度要點

9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準(zhǔn)倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。

9.4.2采購行為分類

9.4.2.1固定資產(chǎn)類

指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費用類

指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公室綠化費、公務(wù)交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。

9.4.3采購方式

9.4.3.1長期協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。

9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。

9.4.3.3一般供應(yīng)商

經(jīng)市場調(diào)查,固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價格高時,臨時尋找的供應(yīng)商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進(jìn)行比較、核價。

9.4.4采購審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。

9.5其他采購要求:

9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應(yīng)安排集中物品采購。

9.5.2采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應(yīng)商送貨上門。

9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。

9.6.1請購

9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權(quán)限逐級報批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請報告報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。

9.6.2詢價、比價、議價

9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進(jìn)行詢價作業(yè),若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外,原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價,或經(jīng)分析后議價。

9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書面的報價資料,內(nèi)容須詳細(xì)、真實,除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等),還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料,必要時要有蓋章確認(rèn),并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。

9.6.3呈核、訂購

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應(yīng)商資料填制于《請購單》上,依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.2于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應(yīng)在《請購單》上注明并附上詳細(xì)資料,一同呈報使用部門核準(zhǔn)后,再依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.3采購材料較專業(yè)復(fù)雜時,行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認(rèn)無誤后,才依權(quán)限逐級報批。

9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準(zhǔn)后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時,行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報批。

9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的《請購單》后,應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。

9.6.4驗收

9.6.4.1驗收原則上應(yīng)有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。

9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進(jìn)帳紀(jì)錄,對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門,并作出跟進(jìn)。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報告及發(fā)票到財務(wù)部報銷。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購項目應(yīng)設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,隨時為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息

。

9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉庫管理

9.7.1.物品出倉

9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。

9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在《庫存物品盤點表》上。

9.7.2物品盤點

9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點。由財務(wù)部復(fù)核。

9.7.2.2根據(jù)清點結(jié)果,填寫《庫存物品盤點表》。

9.7.2.3將庫存物品明細(xì)賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進(jìn)行核對。

9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。

9.7.3倉庫管理

9.7.3.1倉庫物品應(yīng)擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;

9.7.3.2物品應(yīng)分名別類,在物品前掛上物品標(biāo)簽卡;

9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi);

9.7.3.4倉庫應(yīng)通風(fēng)良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬;

9.7.3.5倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油;

9.7.3.6倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器;

9.7.3.7倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理,不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);

9.7.3.8倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;

9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時,應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。

9.8物品供應(yīng)商評審管理

9.8.1評審范圍

9.8.1.1長期供貨合作的供應(yīng)商/委托方;

9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方

9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對合格供應(yīng)商及時建檔,包括以下內(nèi)容:

9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊地址

9.9.2營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件

9.9.3資質(zhì)等級證書

9.9.4評審結(jié)果和記錄

9.9.5其他證明材料

9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求:

9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況

9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價格的變化

9.10.3社會信譽的變化

9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤

9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素

9.11跟蹤評審結(jié)果的處置

9.11.1資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。

9.11.2委托方/供應(yīng)商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象,可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。

9.12物品采購流程

采購流程

預(yù)算內(nèi)預(yù)算外

第2篇 公司采購管理表單工作流程

公司采購管理表單流程

一、采購預(yù)算清單

1、制單:商務(wù)輸單人員

2、審核:商務(wù)部主管

3、流程:商務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)員需求填寫采購預(yù)算清單(一式四聯(lián),白、紅、藍(lán)、黃四聯(lián)),并輸入采購訂單,在預(yù)算清單上加蓋已錄章,如果是業(yè)務(wù)員要求的采購,業(yè)務(wù)員應(yīng)在采購預(yù)算清單上簽字,預(yù)算清單紅聯(lián)商務(wù)留底,其他三聯(lián)交倉庫;倉庫清點商品到入庫后,在預(yù)算清單上加蓋貨已收章,并關(guān)聯(lián)生成入庫單;倉庫將預(yù)算清單、入庫單配對后,藍(lán)聯(lián)留底,白、黃兩聯(lián)交業(yè)務(wù)會計記帳。

二、采購訂單

1、制單:商務(wù)

2、審核:商務(wù)部

3、流程:商務(wù)根據(jù)采購預(yù)算清單輸入采購訂單,并審核;倉庫根據(jù)訂單關(guān)聯(lián)生成入庫單,采購訂單不打印。

三、入庫單

1、制單:倉庫

2、審核:倉庫主管

3、打印:倉庫

4、流程:倉庫清點實物,審核采購訂單后根據(jù)采購訂單關(guān)聯(lián)生成入庫單(一式四聯(lián)),由倉庫負(fù)責(zé)將入庫單一聯(lián)送交倉庫,一聯(lián)送交業(yè)務(wù)員、一聯(lián)送交商務(wù)、一聯(lián)送交業(yè)務(wù)會計,并負(fù)責(zé)打印。

與采購訂單配對

四、銷售預(yù)算清單

1、制單:業(yè)務(wù)員

2、審核:商務(wù)部

3、流程:業(yè)務(wù)員填寫銷售預(yù)算清單(一式四聯(lián),白、紅、藍(lán)、黃四聯(lián))紅聯(lián)業(yè)務(wù)員留底,其他三聯(lián)交商務(wù),商務(wù)審核預(yù)算清單,輸入訂單后在四聯(lián)預(yù)算清單上加蓋已錄章,商務(wù)將三聯(lián)預(yù)算清單送交倉庫,倉庫審核銷售訂單,關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨單,業(yè)務(wù)員發(fā)貨時按照是否即時開發(fā)票,下面流程分兩種。

(1)業(yè)務(wù)員即時開發(fā)票:業(yè)務(wù)員將三聯(lián)預(yù)算清單送交財務(wù)部開票員,開票員根據(jù)預(yù)算清單開具發(fā)票,讓業(yè)務(wù)員在發(fā)票存根聯(lián)和記帳聯(lián)上簽字,并在預(yù)算清單上加蓋已開票章,同時將發(fā)票號碼寫在預(yù)算清單上;業(yè)務(wù)員再將蓋有已錄已開票章的三聯(lián)預(yù)算清單送交倉庫;提貨人根據(jù)提貨聯(lián)或發(fā)票號碼到倉庫提貨,發(fā)貨員發(fā)貨,提貨人在發(fā)貨單上簽字后,發(fā)貨員在三聯(lián)預(yù)算清單上加蓋貨已發(fā)章,藍(lán)聯(lián)倉庫留底,白、黃兩聯(lián)與發(fā)貨單配對后交業(yè)務(wù)會計記帳,業(yè)務(wù)會計根據(jù)白聯(lián)記帳。

(2)業(yè)務(wù)員未即時開票:發(fā)貨員發(fā)貨,提貨人在發(fā)貨單上簽字后,發(fā)貨員在白、藍(lán)、黃三聯(lián)預(yù)算清單上加蓋貨已發(fā)章,藍(lán)聯(lián)倉庫留底,白、黃兩聯(lián)與發(fā)貨單配對后交業(yè)務(wù)會計記帳,業(yè)務(wù)會計根據(jù)白聯(lián)記帳。

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y

五、銷售訂單

1、制單:商務(wù)

2、審核:商務(wù)部、倉庫

3、流程:商務(wù)根據(jù)銷售預(yù)算清單輸入銷售訂單并審核,倉庫根據(jù)銷售訂單關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨單,銷售訂單不打印。

六、發(fā)貨單

1、制單:倉庫

2、審核:倉庫主管

3、打印:倉庫

4、流程:倉庫根據(jù)商務(wù)審核后的銷售訂單關(guān)聯(lián)生成發(fā)貨單(一式五聯(lián)),由倉庫負(fù)責(zé)打印,一聯(lián)倉庫留底,一聯(lián)與銷售預(yù)算清單配對后送業(yè)務(wù)會計,三聯(lián)送交業(yè)務(wù)員,客戶收到貨物在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)后,一聯(lián)客戶留底,另兩聯(lián)由業(yè)務(wù)員送交業(yè)務(wù)會計,業(yè)務(wù)會計將發(fā)貨單和出庫單配對記帳。

七、送貨單

1、制單:倉庫

2、審核:倉庫主管

3、流程:業(yè)務(wù)員根據(jù)業(yè)務(wù)需要申請緊急放行,倉庫審核后發(fā)貨、并填寫送貨單(一式三聯(lián)),客戶收到商品時簽收,一聯(lián)客戶留底、一聯(lián)業(yè)務(wù)員留底作為催款憑證、一聯(lián)由業(yè)務(wù)員送交業(yè)務(wù)會計。

八、出庫單

1、制單:倉庫

2、審核:倉庫主管

3、打印:業(yè)務(wù)會計

4、流程:倉庫每天記帳,業(yè)務(wù)會計于次日打印出庫單,出庫單一式四聯(lián),一聯(lián)倉庫、一聯(lián)業(yè)務(wù)員、兩聯(lián)業(yè)務(wù)會計,與發(fā)貨單配對,并由業(yè)務(wù)會計負(fù)由責(zé)將出庫單送交倉庫和業(yè)務(wù)員核銷。

九、內(nèi)部調(diào)撥申請單

1、制單:調(diào)入方

2、審核:商務(wù)部

3、流程:調(diào)入方根據(jù)商品庫存量及市場銷售形勢,填寫調(diào)撥申請單(一式二聯(lián)),一聯(lián)由調(diào)入方保存、一聯(lián)傳真到商務(wù)。

十、調(diào)撥單

1、制單:商務(wù)部

2、審核:倉庫

3、打印:倉庫

4、流程:商務(wù)部輸入調(diào)撥單,倉庫審核調(diào)單撥后發(fā)貨,同時打印調(diào)撥單,調(diào)撥單一式四聯(lián),一聯(lián)調(diào)出方、一聯(lián)調(diào)入方、一聯(lián)商務(wù),一聯(lián)業(yè)務(wù)會計。

十一、商品檢測報告

1、制表:維修部

2、審核:倉庫

3、流程:維修部填寫商品檢測報告(一式三聯(lián)),一聯(lián)維修部留底,一聯(lián)業(yè)務(wù)員留底,一聯(lián)由業(yè)務(wù)員送交倉庫。

第3篇 餐飲業(yè)采購管理工作流程

根據(jù)餐飲采貯管理流程采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對餐飲部的實際情況,具體從以下環(huán)節(jié)入手,切實做好采貯工作:

一、理順采購流程

1、確定供貨商,簽訂供貨合同。供貨商類別:米油類、雞鴨類、魚類、海鮮類、蔬菜類、肉類、米粉類、豆制品類。

其他類別:均由酒店采購中心根據(jù)申購計劃統(tǒng)一采購。(在簽訂供貨合同后,可取消餐飲采購員)。

簽訂供貨合同:供貨合同一式三聯(lián):一份供應(yīng)商;一份財務(wù)部;一份倉管員。合同應(yīng)確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。

設(shè)立尋價員:由廚師長、倉管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在尋價基礎(chǔ)上再定價。

2、制定采購計劃

1%26gt; 廚房根據(jù)庫存及所需量填寫好菜品申購單,并報廚師長簽字批準(zhǔn)。菜品申購單壹式叁聯(lián),供貨商、倉管員、財務(wù)部各一聯(lián)。

2%26gt; 倉庫、樓面根據(jù)庫存量,遵循最小庫存原則,上報申購計劃,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字,報總經(jīng)理簽字方可,申購計劃單壹式叁聯(lián),采購員、倉管員、財務(wù)部各一聯(lián)。

3、安排組織采購

1%26gt; 供貨商應(yīng)每晚21:20到收銀臺拿申購單并簽字認(rèn)可;于第二日(或規(guī)定時間內(nèi))按質(zhì)按時按量送貨。

2%26gt; 采購員根據(jù)申購計劃單及時采購到位。

二、完善驗貨制度

1.成立收貨小組由倉管員、廚師長(廚師長指定人員)、質(zhì)檢員,除急用物品外,其余物品均需倉管員稱量,廚師長負(fù)責(zé)質(zhì)量,經(jīng)倉管員、廚師長、供貨商叁方簽字認(rèn)可(收貨單壹式四聯(lián)),質(zhì)檢員不定時抽量。

(注)收貨單沒有倉管員、廚師長、供貨商當(dāng)天簽字無效。

供貨商憑收貨單結(jié)算。

2、急用菜品收貨:急用海鮮,可由一樓主管或經(jīng)理負(fù)責(zé)稱量,廚師長把質(zhì)量關(guān),開收貨單經(jīng)乙方簽字方可。 米粉由員工餐廳廚師及零點班保安收貨稱量,經(jīng)叁方簽字認(rèn)可后方可,未用完者,過稱后將當(dāng)天收貨單及退貨單交倉管員壹聯(lián),一聯(lián)交財務(wù)部。