【第1篇 電話營銷業(yè)務(wù)員工作總結(jié)
語言運(yùn)用的技巧也是節(jié)省金錢和時(shí)間的有效途徑。作為一名管理者，你的大部分信息交流和業(yè)務(wù)都是通過電話來實(shí)現(xiàn)的。
掌握打電話的技巧能夠有效地防止你進(jìn)行沒有必要的交談。
1、養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣——在你的辦公桌上，應(yīng)時(shí)時(shí)放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時(shí)記錄。
2、報(bào)出本人的姓名和單位名稱——說：“你好!我是某某公司的某某某。請(qǐng)問某先生在嗎?”如果是秘書接的，等本人來接時(shí)，還需再報(bào)一次姓名和單位。為使對(duì)方能聽清楚，說話節(jié)奏應(yīng)比交談時(shí)稍慢些。
即使是經(jīng)常通話的人，也不可省去自報(bào)姓名這一道手續(xù)。不應(yīng)想當(dāng)然地認(rèn)為對(duì)方定能聽出自己的聲音，以致對(duì)方在接電話時(shí)還得分神猜想是誰打來的電話。
報(bào)名字時(shí)也不可只說“我是小李”，因?yàn)樘煜滦绽畹牟恢卸嗌佟Ｋ栽谧詧?bào)家門時(shí)應(yīng)報(bào)出全名。這實(shí)際上是一種自我推銷的方式，可以使對(duì)方加深對(duì)你的印象。
3、確定對(duì)方是否具有合適的通話時(shí)間——當(dāng)你給他人打電話時(shí)，他們也許正忙于自己的某一事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他們的時(shí)間，并給他們足夠的時(shí)間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時(shí)向?qū)Ψ絾栆幌拢?/p>
“您現(xiàn)在接電話方便嗎?”
“您現(xiàn)在忙嗎?”
“您現(xiàn)在有時(shí)間同我談話嗎?”
“這個(gè)時(shí)候給您打電話合適嗎?”
“您能抽出點(diǎn)兒時(shí)間聽聽我的話嗎?”等等
如果你想定期和對(duì)方進(jìn)行這種討論，應(yīng)征詢對(duì)方定在哪一天、哪一個(gè)鐘點(diǎn)更為方便。這樣做，既是為了使對(duì)方能定下來心來與你從容討論，同時(shí)也是個(gè)風(fēng)度問題。在 別人正忙時(shí)去電話打擾是不禮貌的行為。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時(shí)間。應(yīng)實(shí)事求是，既不可多報(bào)，也不能少說。明確需占用一刻鐘，切不可只說：“可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎?”應(yīng)該說：“王總，我想和你談?wù)劮峙浞桨傅氖乱?，大概需要一刻鐘。現(xiàn)在就談你方不方便?”
有時(shí)你可能只是為了和對(duì)方約定一個(gè)對(duì)雙方都方便的時(shí)間再去電話，但如果對(duì)方說“現(xiàn)在不行”，則不宜再推遲。
如果不得不在對(duì)方不方便的時(shí)候去打攪，應(yīng)當(dāng)先表示歉意并說明原因
4.表明自己打電話的目的——當(dāng)你接通電話時(shí)，立即向?qū)Ψ街v明自己打電話的目的，然后迅速轉(zhuǎn)入所談事情的正題。職業(yè)專家們認(rèn)為，商場上的機(jī)智就在于你能否在30秒內(nèi)引起他人的注意。最有效率的經(jīng)理幾乎從來不花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間因?yàn)槿魏问虑檫M(jìn)行討論.
5、避免與旁人交談——當(dāng)你打電話時(shí)，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時(shí)有一件更加重要的事情需要處理，你應(yīng)該向?qū)Ψ降狼?，并講明理由，然后以最短的時(shí)間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對(duì)方等候的時(shí)間可能會(huì)很長，你可以向?qū)Ψ降狼福缓筮^一會(huì)兒再打過去。但在你打電話時(shí)，要避免這種情
6、道歉應(yīng)該簡潔——有時(shí)，你不在的時(shí)候會(huì)有人給你打電話，并且要求他人記下電話轉(zhuǎn)告你。當(dāng)你回這些電話的時(shí)候，不要在一些繁文縟節(jié)上浪費(fèi)時(shí)間。
例如：“我盡早給您回電話”，或“我昨天想給您回電話”，或“接到您的信我就立即給您回電話，但是您一整天都不在?！彼羞@些只是過去的事情，只能耽誤你目前生意的時(shí)間，過多地解釋也是毫無意義的
7、不要占用對(duì)方過多時(shí)間——當(dāng)你主動(dòng)給別人打電話時(shí)，盡可能避免占用對(duì)方時(shí)間過長。如果你要求對(duì)方查找一些資料或說出某個(gè)問題的答案，就可能占用電話時(shí)間過長。因?yàn)榇蠖鄶?shù)情況下，對(duì)方不一定馬上就能替你找到資料 ，或者立即給你作出一個(gè)肯定的答案，你必須給予對(duì)方一定的時(shí)間。如果你給他人打電話時(shí)間過長，對(duì)方可能十分反感。因?yàn)橐苍S他正等著處理某一事情，他內(nèi)心期望你立即放一電話。因此，當(dāng)你考慮到對(duì)方可能要一段時(shí)間才能給你答復(fù)時(shí)，你可以先掛上電話，要求對(duì)方回電告知你，或者你過一會(huì)兒再打過去，這樣就不會(huì)過長時(shí)間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業(yè)務(wù)。
8、如果想留言請(qǐng)對(duì)方回電，切記要留下自己的電話號(hào)碼，這是最基本的禮儀——即使對(duì)方是熟人，雙方經(jīng)常通話，這樣做，也至少能使對(duì)方不必分神再去查電話號(hào)碼簿。同時(shí)別忘了告訴對(duì)方回電話的時(shí)間。在你有可能外出時(shí)，記住這一點(diǎn)尤為重要。如果對(duì)方是在外地，則說明自己將于何時(shí)再掛電話，請(qǐng)其等候，切不可讓對(duì)方花錢打長途來找你。
9、妥善組織通話內(nèi)容——通話前，事先把有關(guān)資料(如報(bào)告文本)寄去或電傳過去，使對(duì)方能有所準(zhǔn)備。通話時(shí)，雙方可對(duì)照資料交談，以便節(jié)省時(shí)間。采購人員可事先先去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對(duì)方加以考慮，甚至標(biāo)明有疑問的地方，以便討論時(shí)作參考。
通話時(shí)，要把本方意見分為若干個(gè)部分，每部分之間稍作停頓，使對(duì)方能及時(shí)作出反應(yīng)。不要長篇大論，到頭來卻發(fā)現(xiàn)原來對(duì)方已經(jīng)另有想法，白費(fèi)工夫。
通話前應(yīng)寫出發(fā)言要點(diǎn)，不可臨時(shí)想想，致使說話缺乏邏輯性。開始時(shí)應(yīng)扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最后稍加歸納，解決問題。
通話前要把所有資料都準(zhǔn)備好，不要臨時(shí)東翻西找亂抓一氣。對(duì)提綱上所列要點(diǎn)應(yīng)講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏.
10、用心聽——在電話中交談時(shí)常有聽不清的時(shí)候，所以應(yīng)特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動(dòng)動(dòng)桌上的東西，心不在焉。這種習(xí)慣很不好，容易影響通話的效果。邊談邊作筆記。
11、注意 自己的語言——措辭及語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對(duì)方時(shí)要加頭銜。如：“博士”、“經(jīng)理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對(duì)方要求如此稱呼，也不可用得過分。
說“你”字開頭的話時(shí)應(yīng)慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調(diào)再平和，在電話中聽去也使人有被質(zhì)問的感覺。提意見時(shí)不妨用發(fā)問的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送來?”或“那份報(bào)表您搞定了嗎?”等?；蛘哂谩拔摇弊謥黹_頭也可以，說：“我星期四需要一份報(bào)告。”
聽話時(shí)，插用一些短語以鼓勵(lì)對(duì)方。如“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”或“好，好”等。
對(duì)對(duì)方的要求作出反應(yīng)或?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，態(tài)度應(yīng)積極而有禮貌，比如：“我會(huì)注意那件事的”或“請(qǐng)別忘了……”等等。
12、適時(shí)結(jié)束通話——通話時(shí)間過長意味著濫用對(duì)方的善意。你以為對(duì)方聽得津津有味，也許他正抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點(diǎn)掛下話筒。愛在電話里夸夸其談的人，在桌上放一臺(tái)鬧鐘，以便控制通話時(shí)間，及時(shí)提醒自己：“該結(jié)束了。”
【第2篇 電話營銷業(yè)務(wù)員工作總結(jié)范本
語言運(yùn)用的技巧也是節(jié)省金錢和時(shí)間的有效途徑。作為一名管理者，你的大部分信息交流和業(yè)務(wù)都是通過電話來實(shí)現(xiàn)的。
掌握打電話的技巧能夠有效地防止你進(jìn)行沒有必要的交談。
1、養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣——在你的辦公桌上，應(yīng)時(shí)時(shí)放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時(shí)記錄。
2、報(bào)出本人的姓名和單位名稱——說：“你好!我是某某公司的某某某。請(qǐng)問某先生在嗎?”如果是秘書接的，等本人來接時(shí)，還需再報(bào)一次姓名和單位。為使對(duì)方能聽清楚，說話節(jié)奏應(yīng)比交談時(shí)稍慢些。
即使是經(jīng)常通話的人，也不可省去自報(bào)姓名這一道手續(xù)。不應(yīng)想當(dāng)然地認(rèn)為對(duì)方定能聽出自己的聲音，以致對(duì)方在接電話時(shí)還得分神猜想是誰打來的電話。
報(bào)名字時(shí)也不可只說“我是小李”，因?yàn)樘煜滦绽畹牟恢卸嗌佟Ｋ栽谧詧?bào)家門時(shí)應(yīng)報(bào)出全名。這實(shí)際上是一種自我推銷的方式，可以使對(duì)方加深對(duì)你的印象。
3、確定對(duì)方是否具有合適的通話時(shí)間——當(dāng)你給他人打電話時(shí)，他們也許正忙于自己的某一事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他們的時(shí)間，并給他們足夠的時(shí)間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時(shí)向?qū)Ψ絾栆幌拢?/p>
“您現(xiàn)在接電話方便嗎?”
“您現(xiàn)在忙嗎?”
“您現(xiàn)在有時(shí)間同我談話嗎?”
“這個(gè)時(shí)候給您打電話合適嗎?”
“您能抽出點(diǎn)兒時(shí)間聽聽我的話嗎?”等等
如果你想定期和對(duì)方進(jìn)行這種討論，應(yīng)征詢對(duì)方定在哪一天、哪一個(gè)鐘點(diǎn)更為方便。這樣做，既是為了使對(duì)方能定下來心來與你從容討論，同時(shí)也是個(gè)風(fēng)度問題。在 別人正忙時(shí)去電話打擾是不禮貌的行為。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時(shí)間。應(yīng)實(shí)事求是，既不可多報(bào)，也不能少說。明確需占用一刻鐘，切不可只說：“可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎?”應(yīng)該說：“王總，我想和你談?wù)劮峙浞桨傅氖乱耍蟾判枰豢嚏姟，F(xiàn)在就談你方不方便?”
有時(shí)你可能只是為了和對(duì)方約定一個(gè)對(duì)雙方都方便的時(shí)間再去電話，但如果對(duì)方說“現(xiàn)在不行”，則不宜再推遲。
如果不得不在對(duì)方不方便的時(shí)候去打攪，應(yīng)當(dāng)先表示歉意并說明原因
4.表明自己打電話的目的——當(dāng)你接通電話時(shí)，立即向?qū)Ψ街v明自己打電話的目的，然后迅速轉(zhuǎn)入所談事情的正題。職業(yè)專家們認(rèn)為，商場上的機(jī)智就在于你能否在30秒內(nèi)引起他人的注意。最有效率的經(jīng)理幾乎從來不花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間因?yàn)槿魏问虑檫M(jìn)行討論.
5、避免與旁人交談——當(dāng)你打電話時(shí)，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時(shí)有一件更加重要的事情需要處理，你應(yīng)該向?qū)Ψ降狼?，并講明理由，然后以最短的時(shí)間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對(duì)方等候的時(shí)間可能會(huì)很長，你可以向?qū)Ψ降狼?，然后過一會(huì)兒再打過去。但在你打電話時(shí)，要避免這種情
6、道歉應(yīng)該簡潔——有時(shí)，你不在的時(shí)候會(huì)有人給你打電話，并且要求他人記下電話轉(zhuǎn)告你。當(dāng)你回這些電話的時(shí)候，不要在一些繁文縟節(jié)上浪費(fèi)時(shí)間。
例如：“我盡早給您回電話”，或“我昨天想給您回電話”，或“接到您的信我就立即給您回電話，但是您一整天都不在。”所有這些只是過去的事情，只能耽誤你目前生意的時(shí)間，過多地解釋也是毫無意義的
7、不要占用對(duì)方過多時(shí)間——當(dāng)你主動(dòng)給別人打電話時(shí)，盡可能避免占用對(duì)方時(shí)間過長。如果你要求對(duì)方查找一些資料或說出某個(gè)問題的答案，就可能占用電話時(shí)間過長。因?yàn)榇蠖鄶?shù)情況下，對(duì)方不一定馬上就能替你找到資料 ，或者立即給你作出一個(gè)肯定的答案，你必須給予對(duì)方一定的時(shí)間。如果你給他人打電話時(shí)間過長，對(duì)方可能十分反感。因?yàn)橐苍S他正等著處理某一事情，他內(nèi)心期望你立即放一電話。因此，當(dāng)你考慮到對(duì)方可能要一段時(shí)間才能給你答復(fù)時(shí)，你可以先掛上電話，要求對(duì)方回電告知你，或者你過一會(huì)兒再打過去，這樣就不會(huì)過長時(shí)間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業(yè)務(wù)。
8、如果想留言請(qǐng)對(duì)方回電，切記要留下自己的電話號(hào)碼，這是最基本的禮儀——即使對(duì)方是熟人，雙方經(jīng)常通話，這樣做，也至少能使對(duì)方不必分神再去查電話號(hào)碼簿。同時(shí)別忘了告訴對(duì)方回電話的時(shí)間。在你有可能外出時(shí)，記住這一點(diǎn)尤為重要。如果對(duì)方是在外地，則說明自己將于何時(shí)再掛電話，請(qǐng)其等候，切不可讓對(duì)方花錢打長途來找你。
9、妥善組織通話內(nèi)容——通話前，事先把有關(guān)資料(如報(bào)告文本)寄去或電傳過去，使對(duì)方能有所準(zhǔn)備。通話時(shí)，雙方可對(duì)照資料交談，以便節(jié)省時(shí)間。采購人員可事先先去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對(duì)方加以考慮，甚至標(biāo)明有疑問的地方，以便討論時(shí)作參考。
通話時(shí)，要把本方意見分為若干個(gè)部分，每部分之間稍作停頓，使對(duì)方能及時(shí)作出反應(yīng)。不要長篇大論，到頭來卻發(fā)現(xiàn)原來對(duì)方已經(jīng)另有想法，白費(fèi)工夫。
通話前應(yīng)寫出發(fā)言要點(diǎn)，不可臨時(shí)想想，致使說話缺乏邏輯性。開始時(shí)應(yīng)扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最后稍加歸納，解決問題。
通話前要把所有資料都準(zhǔn)備好，不要臨時(shí)東翻西找亂抓一氣。對(duì)提綱上所列要點(diǎn)應(yīng)講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏.
10、用心聽——在電話中交談時(shí)常有聽不清的時(shí)候，所以應(yīng)特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動(dòng)動(dòng)桌上的東西，心不在焉。這種習(xí)慣很不好，容易影響通話的效果。邊談邊作筆記。
11、注意 自己的語言——措辭及語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對(duì)方時(shí)要加頭銜。如：“博士”、“經(jīng)理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對(duì)方要求如此稱呼，也不可用得過分。
說“你”字開頭的話時(shí)應(yīng)慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調(diào)再平和，在電話中聽去也使人有被質(zhì)問的感覺。提意見時(shí)不妨用發(fā)問的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送來?”或“那份報(bào)表您搞定了嗎?”等?；蛘哂谩拔摇弊謥黹_頭也可以，說：“我星期四需要一份報(bào)告?！?/p>
聽話時(shí)，插用一些短語以鼓勵(lì)對(duì)方。如“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”或“好，好”等。
對(duì)對(duì)方的要求作出反應(yīng)或?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，態(tài)度應(yīng)積極而有禮貌，比如：“我會(huì)注意那件事的”或“請(qǐng)別忘了……”等等。
12、適時(shí)結(jié)束通話——通話時(shí)間過長意味著濫用對(duì)方的善意。你以為對(duì)方聽得津津有味，也許他正抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點(diǎn)掛下話筒。愛在電話里夸夸其談的人，在桌上放一臺(tái)鬧鐘，以便控制通話時(shí)間，及時(shí)提醒自己：“該結(jié)束了?！?/p>
【第3篇 電話營銷業(yè)務(wù)員工作總結(jié)范文
語言運(yùn)用的技巧也是節(jié)省金錢和時(shí)間的有效途徑。作為一名管理者，你的大部分信息交流和業(yè)務(wù)都是通過電話來實(shí)現(xiàn)的。
掌握打電話的技巧能夠有效地防止你進(jìn)行沒有必要的交談。
1、養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣——在你的辦公桌上，應(yīng)時(shí)時(shí)放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時(shí)記錄。
2、報(bào)出本人的姓名和單位名稱——說：“你好!我是某某公司的某某某。請(qǐng)問某先生在嗎?”如果是秘書接的，等本人來接時(shí)，還需再報(bào)一次姓名和單位。為使對(duì)方能聽清楚，說話節(jié)奏應(yīng)比交談時(shí)稍慢些。
即使是經(jīng)常通話的人，也不可省去自報(bào)姓名這一道手續(xù)。不應(yīng)想當(dāng)然地認(rèn)為對(duì)方定能聽出自己的聲音，以致對(duì)方在接電話時(shí)還得分神猜想是誰打來的電話。
報(bào)名字時(shí)也不可只說“我是小李”，因?yàn)樘煜滦绽畹牟恢卸嗌?。所以在自?bào)家門時(shí)應(yīng)報(bào)出全名。這實(shí)際上是一種自我推銷的方式，可以使對(duì)方加深對(duì)你的印象。
3、確定對(duì)方是否具有合適的通話時(shí)間——當(dāng)你給他人打電話時(shí)，他們也許正忙于自己的某一事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他們的時(shí)間，并給他們足夠的時(shí)間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時(shí)向?qū)Ψ絾栆幌拢?/p>
“您現(xiàn)在接電話方便嗎?”
“您現(xiàn)在忙嗎?”
“您現(xiàn)在有時(shí)間同我談話嗎?”
“這個(gè)時(shí)候給您打電話合適嗎?”
“您能抽出點(diǎn)兒時(shí)間聽聽我的話嗎?”等等
如果你想定期和對(duì)方進(jìn)行這種討論，應(yīng)征詢對(duì)方定在哪一天、哪一個(gè)鐘點(diǎn)更為方便。這樣做，既是為了使對(duì)方能定下來心來與你從容討論，同時(shí)也是個(gè)風(fēng)度問題。在 別人正忙時(shí)去電話打擾是不禮貌的行為。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時(shí)間。應(yīng)實(shí)事求是，既不可多報(bào)，也不能少說。明確需占用一刻鐘，切不可只說：“可以占用你幾分鐘時(shí)間嗎?”應(yīng)該說：“王總，我想和你談?wù)劮峙浞桨傅氖乱?，大概需要一刻鐘?，F(xiàn)在就談你方不方便?”
有時(shí)你可能只是為了和對(duì)方約定一個(gè)對(duì)雙方都方便的時(shí)間再去電話，但如果對(duì)方說“現(xiàn)在不行”，則不宜再推遲。
如果不得不在對(duì)方不方便的時(shí)候去打攪，應(yīng)當(dāng)先表示歉意并說明原因
4.表明自己打電話的目的——當(dāng)你接通電話時(shí)，立即向?qū)Ψ街v明自己打電話的目的，然后迅速轉(zhuǎn)入所談事情的正題。職業(yè)專家們認(rèn)為，商場上的機(jī)智就在于你能否在30秒內(nèi)引起他人的注意。最有效率的經(jīng)理幾乎從來不花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間因?yàn)槿魏问虑檫M(jìn)行討論.
5、避免與旁人交談——當(dāng)你打電話時(shí)，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時(shí)有一件更加重要的事情需要處理，你應(yīng)該向?qū)Ψ降狼?，并講明理由，然后以最短的時(shí)間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對(duì)方等候的時(shí)間可能會(huì)很長，你可以向?qū)Ψ降狼福缓筮^一會(huì)兒再打過去。但在你打電話時(shí)，要避免這種情
6、道歉應(yīng)該簡潔——有時(shí)，你不在的時(shí)候會(huì)有人給你打電話，并且要求他人記下電話轉(zhuǎn)告你。當(dāng)你回這些電話的時(shí)候，不要在一些繁文縟節(jié)上浪費(fèi)時(shí)間。
例如：“我盡早給您回電話”，或“我昨天想給您回電話”，或“接到您的信我就立即給您回電話，但是您一整天都不在?！彼羞@些只是過去的事情，只能耽誤你目前生意的時(shí)間，過多地解釋也是毫無意義的
7、不要占用對(duì)方過多時(shí)間——當(dāng)你主動(dòng)給別人打電話時(shí)，盡可能避免占用對(duì)方時(shí)間過長。如果你要求對(duì)方查找一些資料或說出某個(gè)問題的答案，就可能占用電話時(shí)間過長。因?yàn)榇蠖鄶?shù)情況下，對(duì)方不一定馬上就能替你找到資料 ，或者立即給你作出一個(gè)肯定的答案，你必須給予對(duì)方一定的時(shí)間。如果你給他人打電話時(shí)間過長，對(duì)方可能十分反感。因?yàn)橐苍S他正等著處理某一事情，他內(nèi)心期望你立即放一電話。因此，當(dāng)你考慮到對(duì)方可能要一段時(shí)間才能給你答復(fù)時(shí)，你可以先掛上電話，要求對(duì)方回電告知你，或者你過一會(huì)兒再打過去，這樣就不會(huì)過長時(shí)間地占用他人的電話線，以影響他人的正常業(yè)務(wù)。
8、如果想留言請(qǐng)對(duì)方回電，切記要留下自己的電話號(hào)碼，這是最基本的禮儀——即使對(duì)方是熟人，雙方經(jīng)常通話，這樣做，也至少能使對(duì)方不必分神再去查電話號(hào)碼簿。同時(shí)別忘了告訴對(duì)方回電話的時(shí)間。在你有可能外出時(shí)，記住這一點(diǎn)尤為重要。如果對(duì)方是在外地，則說明自己將于何時(shí)再掛電話，請(qǐng)其等候，切不可讓對(duì)方花錢打長途來找你。
9、妥善組織通話內(nèi)容——通話前，事先把有關(guān)資料(如報(bào)告文本)寄去或電傳過去，使對(duì)方能有所準(zhǔn)備。通話時(shí)，雙方可對(duì)照資料交談，以便節(jié)省時(shí)間。采購人員可事先先去“意向函”，扼要說明基本建議，讓對(duì)方加以考慮，甚至標(biāo)明有疑問的地方，以便討論時(shí)作參考。
通話時(shí)，要把本方意見分為若干個(gè)部分，每部分之間稍作停頓，使對(duì)方能及時(shí)作出反應(yīng)。不要長篇大論，到頭來卻發(fā)現(xiàn)原來對(duì)方已經(jīng)另有想法，白費(fèi)工夫。
通話前應(yīng)寫出發(fā)言要點(diǎn)，不可臨時(shí)想想，致使說話缺乏邏輯性。開始時(shí)應(yīng)扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最后稍加歸納，解決問題。
通話前要把所有資料都準(zhǔn)備好，不要臨時(shí)東翻西找亂抓一氣。對(duì)提綱上所列要點(diǎn)應(yīng)講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏.
10、用心聽——在電話中交談時(shí)常有聽不清的時(shí)候，所以應(yīng)特別注意集中注意力。有人打電話常愛東張西望，動(dòng)動(dòng)桌上的東西，心不在焉。這種習(xí)慣很不好，容易影響通話的效果。邊談邊作筆記。
11、注意 自己的語言——措辭及語法都要切合身份，不可太隨便，也不可太生硬。
稱呼對(duì)方時(shí)要加頭銜。如：“博士”、“經(jīng)理”等。有的婦女喜歡被稱為“小姐”，就不要用“夫人”來稱呼。切不可用“親愛的”、“寶貝”之類輕浮的言語。無論男女，都不可直呼其名，即使對(duì)方要求如此稱呼，也不可用得過分。
說“你”字開頭的話時(shí)應(yīng)慎重。像“你忘了”、“你必須”、“你忽略了”之類的話，即使語調(diào)再平和，在電話中聽去也使人有被質(zhì)問的感覺。提意見時(shí)不妨用發(fā)問的形式，比如：“您能不能在星期四把那份材料送來?”或“那份報(bào)表您搞定了嗎?”等。或者用“我”字來開頭也可以，說：“我星期四需要一份報(bào)告?！?/p>
聽話時(shí)，插用一些短語以鼓勵(lì)對(duì)方。如“嗯，嗯”、“我明白”、“我理解”或“好，好”等。
對(duì)對(duì)方的要求作出反應(yīng)或?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí)，態(tài)度應(yīng)積極而有禮貌，比如：“我會(huì)注意那件事的”或“請(qǐng)別忘了……”等等。
12、適時(shí)結(jié)束通話——通話時(shí)間過長意味著濫用對(duì)方的善意。你以為對(duì)方聽得津津有味，也許他正抓耳撓腮，揉眼睛，恨不得早點(diǎn)掛下話筒。愛在電話里夸夸其談的人，在桌上放一臺(tái)鬧鐘，以便控制通話時(shí)間，及時(shí)提醒自己：“該結(jié)束了?！?/p>
