公文管理制度匯編【5篇】

公文管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，它旨在規(guī)范各類公文的起草、審批、傳遞和存檔流程，確保信息的準(zhǔn)確無誤、高效流轉(zhuǎn)。通過這種制度，我們可以提高工作效率，減少溝通障礙，維護(hù)組織秩序，并為決策提供及時(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持。

包括哪些方面

公文管理制度主要包括以下幾個(gè)方面：

1. 公文分類：明確各類公文的定義，如通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等，以便正確使用。

2. 起草規(guī)則：規(guī)定公文的格式、內(nèi)容要求，確保信息完整、清晰。

3. 審批流程：設(shè)定各級審批權(quán)限，規(guī)定審批人的職責(zé)和時(shí)間限制。

4. 傳遞機(jī)制：確定公文的發(fā)送方式，如電子郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)等，保證信息安全。

5. 存檔管理：規(guī)定公文的保存期限、檢索方法，便于日后查閱。

6. 責(zé)任追究：設(shè)定違反規(guī)定的處罰措施，強(qiáng)化制度執(zhí)行。

重要性

公文管理制度的重要性不容忽視，它：

1. 提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化的流程減少了無效溝通，提高了工作效率。

2. 維護(hù)秩序：明確了權(quán)責(zé)，避免了工作混亂和沖突。

3. 保障信息安全：規(guī)范化的傳遞方式降低了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

4. 支持決策：完善的存檔系統(tǒng)為歷史決策提供了依據(jù)，有利于未來的戰(zhàn)略規(guī)劃。

方案

1. 制定詳細(xì)的公文操作手冊，涵蓋所有相關(guān)方面，供員工參考。

2. 培訓(xùn)員工，確保他們理解并能正確執(zhí)行公文管理制度。

3. 設(shè)立專人負(fù)責(zé)公文審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。

4. 定期評估制度執(zhí)行情況，根據(jù)反饋進(jìn)行必要的調(diào)整和完善。

5. 引入信息技術(shù)，利用自動(dòng)化工具優(yōu)化公文處理流程，提高效率。

6. 鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，使制度更加適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。

通過上述方案，我們將逐步建立一個(gè)高效、有序的公文管理體系，從而提升企業(yè)的整體運(yùn)營效能。在此過程中，我們需持續(xù)關(guān)注制度的實(shí)際運(yùn)行效果，不斷優(yōu)化，以確保其始終與企業(yè)的發(fā)展需求保持一致。

公文管理制度范文

【第1篇】公文管理制度

公文管理制度（一）

一、上級來文管理制度

1、管理。凡上級下發(fā)的文件，由辦公室文書人員負(fù)責(zé)簽收、登記、傳閱和保管，并按發(fā)文機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行定期清點(diǎn)，按期清退。部內(nèi)人員出席會議帶回的文件，要及時(shí)送交辦公室進(jìn)行文書處理。各科室要指定專人兼管文件工作。

2、傳閱。文件登記后，文書人員要立即根據(jù)文件的密級、急緩程度進(jìn)行分類整理，由辦公室主任批辦后，按照批辦意見進(jìn)行傳閱。傳閱急件應(yīng)立即閱批，緩件一般不超過三天。

3、借文。因工作需要借閱文件者，要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，時(shí)間一般不超過一周，用完后及時(shí)送還，嚴(yán)防丟失。

4、保密。文件要嚴(yán)格按照傳閱范圍進(jìn)行傳閱，在傳閱過程中，不得從閱夾中抽留文件，不得帶回家中。

對國家秘密文件復(fù)印要注意以下保密事項(xiàng)：

（1）復(fù)印國家秘密文件，必須建立嚴(yán)格的審批、登記制度，并指定專人負(fù)責(zé)；

（2）“絕密”文件和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話記錄，發(fā)文部門規(guī)定不準(zhǔn)翻印的文件，未經(jīng)原發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)不得自行復(fù)?。?/p>

（3）嚴(yán)禁復(fù)印中央各種文稿和中央領(lǐng)導(dǎo)同志的內(nèi)部講話稿；

（4）嚴(yán)禁將國家秘密文件拿到社會上營業(yè)性的復(fù)印場所復(fù)??；

（5）對復(fù)印的國家秘密文件要與原文件一樣進(jìn)行嚴(yán)格管理。

二、本部行文管理

1、制發(fā)各類公文，堅(jiān)持“從嚴(yán)、從實(shí)、從少”的原則，精簡文件、簡報(bào)，文件字?jǐn)?shù)一般不超2500字。

2、文件種類?！八方M報(bào)”主要用于向上級的請示、報(bào)告；“朔組發(fā)”主要用于下發(fā)有關(guān)政策性、指導(dǎo)性的工作意見；“朔組通”用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)，傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的批示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)；“朔組干字”主要用于公布干部事宜的專門文件；“朔組內(nèi)干字”主要用于部內(nèi)公布科級以下干部事宜的專門文件；“朔組復(fù)”主要用于批復(fù)下級部門和有關(guān)單位的請示。一些時(shí)間要求較緊迫的文件，可發(fā)傳真電報(bào)。根據(jù)工作需要，可增發(fā)會議紀(jì)要和通報(bào)兩種文件。

3、審核、簽發(fā)?！八方M發(fā)”文件，須經(jīng)部務(wù)會討論研究，由分管部長把關(guān)，部長簽發(fā)。其他文件，須經(jīng)部務(wù)會或部長辦公會討論研究，由有關(guān)科室和分管部長把關(guān)，部長簽發(fā)。

4、文件編號?！八方M發(fā)”、“朔組通”、“朔組報(bào)”、“朔組復(fù)”文號由辦公室統(tǒng)一編號；“朔組干字”、“朔組內(nèi)干字”文號由干部一科編號。

5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》辦理。所有文件和材料的校版、裝訂、發(fā)放由撰文科室負(fù)責(zé)。

三、文件存檔制度

1、立檔范圍。本部的文件、請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料、領(lǐng)導(dǎo)講話和有保留價(jià)值的文稿，中組部、省組部的來文來電，同級和下級機(jī)關(guān)送本部的文件、資料等。

2、立檔要求?！八方M干字”、“朔組內(nèi)干字”文件由干部一科立卷歸檔，其他文件的立卷歸檔工作由辦公室負(fù)責(zé)，各科室應(yīng)積極予以配合。

四、文件打印制度

1、材料印刷。文件材料數(shù)量大，需在外面印刷的，先向辦公室提出申請并填寫印刷通知單，經(jīng)分管財(cái)務(wù)的副部長審批后，到指定印刷廠按審定份數(shù)印刷。

2、打印、復(fù)印的文稿，必須嚴(yán)格控制份數(shù)，杜絕浪費(fèi)。

3、在打印、復(fù)印秘密級以上文件時(shí)，嚴(yán)禁無關(guān)人員在場，打印、復(fù)印完畢，廢件要立即銷毀。

公文管理制度（二）

公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。根據(jù)《中國**黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)定。

一、公文處理應(yīng)遵循的一般原則

（一）使用法定的公文文種制發(fā)公文。即以黨的機(jī)關(guān)使用的14種公文種類和國家行政機(jī)關(guān)使用的13種公文種類制發(fā)公文。

（二）使用規(guī)定的公文格式制發(fā)公文，制發(fā)公文時(shí)，必須符合公文的文面格式、公文用紙格式和公文編排、打印與裝訂格式。

（三）遵守行文規(guī)則。在行文時(shí)，要堅(jiān)持注重實(shí)效、“少而精”、黨政分工、根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系、聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)必須是同級等規(guī)則。特別在辦理請示行文時(shí)，要堅(jiān)持請示事項(xiàng)必須協(xié)調(diào)一致、只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)和一文一事的原則，不得在報(bào)告等其它非請示公文中夾帶請示事項(xiàng)和直接向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文。

二、發(fā)文辦理

（一）發(fā)文辦理的一般程序

發(fā)文辦理的程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、打印、分發(fā)、傳遞等工作。

（二）公文草擬的要求

1、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示，準(zhǔn)確地體現(xiàn)本局工作意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文內(nèi)容相銜接。

2、全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況，提出的政策、措施等切實(shí)可行。

3、觀點(diǎn)明確，情況屬實(shí)，內(nèi)容充實(shí)，條理清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。

4、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日，引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；漢字和標(biāo)點(diǎn)符號的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計(jì)量單位和數(shù)字用法符合國家的有關(guān)規(guī)定。

5、開門見山，文字精練，用語準(zhǔn)確，篇幅簡短，用詞規(guī)范，文風(fēng)端正，文種格式正確，層次序數(shù)準(zhǔn)確。

6、起草公文時(shí)，對涉及其它部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商，征求意見。

7、起草重要公文應(yīng)當(dāng)由局領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)同志親自主持、指導(dǎo)，進(jìn)行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。

8、代擬起草公文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格代擬稿質(zhì)量，嚴(yán)格控制文件篇幅，嚴(yán)格報(bào)送程序和完善報(bào)送材料。

（三）公文審核的要求

1、凡以本局名義制發(fā)的文件，在送局領(lǐng)導(dǎo)正式簽發(fā)前，必須填寫公文稿審簽單，經(jīng)承辦科、室分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，送辦公室主任審核文種、格式，并提出是否公開、保密審查初步意見和發(fā)文文號。

2、核稿重點(diǎn)：觀點(diǎn)和內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法規(guī)，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)中央、省、市、市質(zhì)監(jiān)局和區(qū)委、區(qū)政府以及本局的意圖，是否符合實(shí)際，并同現(xiàn)行有關(guān)文件內(nèi)容相銜接；擬定的措施和辦法是否切實(shí)可行；涉及有關(guān)業(yè)務(wù)部門的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見；關(guān)鍵用詞是否規(guī)范；行文是否準(zhǔn)確；文字是否精煉；邏輯是否嚴(yán)密；結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)；是否確需行文或聯(lián)合行文。

3、由其它單位主辦與我局聯(lián)合發(fā)文，由有關(guān)科室審改后，按我局文件審核、簽批程序辦理。

（四）公文簽發(fā)要求

公文必須由局領(lǐng)導(dǎo)人或其授權(quán)的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，公文一經(jīng)簽發(fā)即成為定稿生效。會簽時(shí)，在送簽過程中逐個(gè)送簽，不要遺漏。

（五）公文登記要求

擬發(fā)公文經(jīng)簽發(fā)后，需進(jìn)行登記，包括填寫公文標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人，按經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。

（六）復(fù)核、打印、分發(fā)、傳遞的要求

辦公室要對公文的審批手續(xù)、文種、格式、內(nèi)容等進(jìn)行再次復(fù)核，經(jīng)復(fù)核如需對涉及內(nèi)容的實(shí)質(zhì)修改時(shí)，必須報(bào)請?jiān)灠l(fā)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。打印要做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，用印規(guī)范、正確。分發(fā)、傳遞應(yīng)做好登記，按分發(fā)、傳遞范圍進(jìn)行分發(fā)，傳遞密級文件時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行密級公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要求及時(shí)存檔。

三、收文辦理

收文辦理一般程序包括：簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱（傳批）、承辦和催辦等工作。

收文的簽收、登記及擬辦統(tǒng)一由局辦公室負(fù)責(zé)，并提出擬辦意見，電報(bào)和急件要做到隨到隨送。簽收時(shí)應(yīng)逐件清點(diǎn)，標(biāo)注簽收時(shí)間，如發(fā)現(xiàn)問題，須及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)處理措施。登記時(shí)，應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)分類要求，對文件逐一登記，登記內(nèi)容為：公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期、收文序號等。

辦公室負(fù)責(zé)將收文按擬辦意見送局領(lǐng)導(dǎo)閱批。急閱件應(yīng)隨送隨批，傳閱件一般應(yīng)在三日內(nèi)閱批。凡經(jīng)辦公室登記并送局領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，局領(lǐng)導(dǎo)閱批后，應(yīng)送回辦公室，辦公室按照局領(lǐng)導(dǎo)的閱批要求分送有關(guān)科、室、隊(duì)辦理，并根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見及時(shí)提醒相關(guān)科、室、隊(duì)按時(shí)限要求辦結(jié)。

傳閱（傳批）時(shí)，辦公室應(yīng)根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)，按照程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)局領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示，傳閱公文時(shí)按照局領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后遞送，傳批時(shí)按照局領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前遞送。傳閱、傳批時(shí)應(yīng)隨時(shí)掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延誤。

催辦時(shí)，辦公室應(yīng)對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查，對緊急或重要公文及時(shí)催辦，對一般公文定期催辦，并及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

注辦時(shí)，承辦人員在公文辦理完畢后，應(yīng)在文件處理單作簡要注明，注明發(fā)文日期與發(fā)文字號，承辦人姓名與辦理結(jié)果等，以便管理和查考。

四、公文網(wǎng)上交換與電子公文管理

（一）公文網(wǎng)上交換的范圍

以局名義制發(fā)需報(bào)送的非涉密公文。

（二）電子公文的接收與管理

1、辦公室接收電子公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)對公文的發(fā)送部門、公文的完整性和體例格式等進(jìn)行校對，確認(rèn)無誤后方可接收。

2、辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)接收電子公文，電子公文接收后，應(yīng)打印成紙質(zhì)文件，按收文辦理的要求進(jìn)行公文處理，并進(jìn)行電子簽收。

3、嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露電子公文操作程序或提供電子印章軟盤等相關(guān)設(shè)備和軟件，并定期更換公文網(wǎng)上系統(tǒng)用戶口令。

4、指定專人管理和維護(hù)用于公文網(wǎng)上交換的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，嚴(yán)禁接入國際互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)。

【第2篇】集團(tuán)公文管理制度

A集團(tuán)集團(tuán)公文管理辦法

1.目的

為加強(qiáng)集團(tuán)公司的公文管理工作，使之制度化和規(guī)范化，同時(shí)加快公文流轉(zhuǎn)，防止公文積壓，提高辦事效率。

3.適用范圍

本制度適用于在集團(tuán)及各子公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的公文。

4.公文定義

本制度所指公文是指集團(tuán)公司在行使管理職權(quán)、處理日常工作時(shí)所使用的具有直接效用和規(guī)范體式的公務(wù)文書，具有規(guī)范性、政策性、實(shí)用性、定向性、時(shí)效性的特點(diǎn)。

5.公文作用

公文是保證集團(tuán)經(jīng)營管理工作正常進(jìn)行的重要手段之一，主要用來頒布規(guī)章制度、傳達(dá)命令指示、指揮工作、請示問題、報(bào)告情況、商洽協(xié)調(diào)、記載活動(dòng)等。

6.公文種類

公司公文一般有請示、報(bào)告、指示、命令（令）、批復(fù)、通知、決定決議、通報(bào)、通告、意見、函、會議紀(jì)要等12種形式。

6.1請示：適用于向上級請求指示批準(zhǔn)，申請相關(guān)事宜。

6.2報(bào)告：適用于向上級匯報(bào)工作，反映情況。

6.3指示：對下級布置工作，闡明工作的指導(dǎo)原則。

6.4命令（令）：適用于依照法律法規(guī)公布公司規(guī)章制度，實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施，相關(guān)人事任免和獎(jiǎng)懲等。

6.5批復(fù)：適用于上級向下級答復(fù)請示事項(xiàng)。

6.6通知：適用于傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、統(tǒng)計(jì)和不相隸屬單位的公文。

6.7決定決議：

6.7.1對某些重大問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”；

6.7.2經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。

6.8通報(bào)：適用于表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)。

6.9通告：適用于向各方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

6.10意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

6.11函：適用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向主管部門詢問和答復(fù)問題。

6.12會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精舍，要求有關(guān)單位和責(zé)任人遵守、執(zhí)行。

7.行文關(guān)系

公文按照行文關(guān)系有上行文、下行文、平行文。

7.1上行文是下級向上級單位或部門的發(fā)文，體現(xiàn)下級接受上級單位或部門的領(lǐng)導(dǎo)，如：請示、報(bào)告等。

7.2行文是指上級單位或部門對下級發(fā)文，體現(xiàn)上級單位或部門對下級的領(lǐng)導(dǎo)，如：指示、命令、批復(fù)、決定決議、通知等。

7.3下平行文是指相互平行（不相隸屬）的職能部門之間和子公司之間的發(fā)文，體現(xiàn)子公司或部門之間工作上的互相協(xié)商的關(guān)系，如：函、會議紀(jì)要等。

8.管理權(quán)限

8.1集團(tuán)公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文運(yùn)轉(zhuǎn)的主管部門，承擔(dān)集團(tuán)公司及各子公司公文處理方面的職責(zé)：

8.1.1制定公司公文處理的具體規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范；

8.1.2負(fù)責(zé)公司的收文、發(fā)文及公文管理、立卷歸檔等工作；

8.1.3負(fù)責(zé)公文處理過程中的安全保密工作，開展保密教育和保密檢查；

8.1.4負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司和各子公司公文運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量的指導(dǎo)和培訓(xùn)，切實(shí)提高公司公文運(yùn)轉(zhuǎn)的質(zhì)量。

8.2集團(tuán)外部來文由集團(tuán)公司及各子公司行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、管理、用印、立卷、歸檔和銷毀。通其他各類途徑收到的外部公文，收文者應(yīng)及時(shí)交行政人事部登記處理。集團(tuán)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的公文，由各職能條線負(fù)責(zé)收發(fā)、傳遞、歸檔和銷毀，但需要使用公司公章時(shí)，必須經(jīng)過用印審批流程。

8.3集團(tuán)各職能部門和各子公司要高度重視公文處理工作。集團(tuán)各職能部門應(yīng)將該職能由指定人員負(fù)責(zé)，各子公司行政人事部也需指定專員負(fù)責(zé)公文處理。負(fù)責(zé)公文處理的工作人員應(yīng)具備良好的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握有關(guān)的專業(yè)知識和操作技能，自覺保守公司機(jī)密。

9、行文規(guī)則

9.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。凡是能通過當(dāng)面協(xié)商就能解決的事項(xiàng),不要行文。

9.2以集團(tuán)名義對外正式行文,由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)審核、印制并呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

9.3行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。如遇特殊情況，必須越級請示、報(bào)告時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級單位。

9.4請示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其它單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，9.5不相隸屬單位之間一般以函的形式商洽工作，對不相隸屬單位發(fā)送的公文，不得有指示性、規(guī)定性的文字內(nèi)容。

11.公文處理程序

公文處理程序按照工作步驟，可分為收文處理和發(fā)文處理。

11.1收文辦理

11.1.1收文處理程序包括簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦等程序。

11.1.2集團(tuán)各級來文均由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一簽收，對文件進(jìn)行拆封、登記、分發(fā)。為規(guī)范公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序，加強(qiáng)檔案管理，便于今后文件查閱，集團(tuán)本部各部門收到的各類公文需要以集團(tuán)名義作出答復(fù)或交辦的，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)送集團(tuán)行政人事部。

各子公司由本單位行政人事部收文辦理，涉及重大事項(xiàng)或與集團(tuán)公司有直接關(guān)系的文件須盡快報(bào)送集團(tuán)行政人事部。

11.1.3行政人事部收到公文后，要根據(jù)公文內(nèi)容和部門職責(zé)范圍及時(shí)提出擬辦意見，按程序送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理（見式樣7）。

11.1.4公文中需辦理的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬本部門職責(zé)范圍或者不適宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回行政人事部并說明理由。

11.1.5送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政人事部要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

11.1.6簽報(bào)公文如有以下情況，行政人事部可退回呈報(bào)單位或部門

（1）內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)，不符合黨和政府的方針、政策；

（2）無特殊理由越級上報(bào)；

（3）所涉事項(xiàng)屬來文單位職權(quán)范圍應(yīng)自行解決的；

（4）一文多事，多頭呈報(bào)，文種亂用、漏蓋公章等明顯不符合規(guī)范的。

行政人事部處理退文時(shí)，應(yīng)向來文單位或部門說明退文理由，對于不符合規(guī)范但十分緊急的請示事項(xiàng)，可財(cái)務(wù)邊受理邊補(bǔ)辦手續(xù)的辦法。

11.1.7集團(tuán)行政人事部在接到來文后，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)給予擬辦意見。需要會簽的單位應(yīng)在接文后兩個(gè)工作日內(nèi)給予意見，需要承辦單位應(yīng)在接文后兩個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。急件應(yīng)按照行政人事部的要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。

11.1.8如承辦單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無法完成文件規(guī)定的相應(yīng)任務(wù)，應(yīng)及時(shí)向行政人事部說明原因并經(jīng)協(xié)商后共同擬定新的完成時(shí)間。

11.1.9公司的對外收文或內(nèi)部收文的辦理均按照上述規(guī)定進(jìn)行。

11.2發(fā)文辦理

11.2.1發(fā)文辦理包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、復(fù)核、用印、分發(fā)等程序。

11.2.2發(fā)文分為對外發(fā)文與內(nèi)部發(fā)文。

11.2.3對外發(fā)文:對政府機(jī)關(guān)或相關(guān)單位的正式發(fā)文,由集團(tuán)行政人事部或各子公司行政人事部統(tǒng)一印發(fā)。

11.2.4集團(tuán)本部職能部門或各子公司就職責(zé)范圍內(nèi)的發(fā)文，且行文對象非政府機(jī)關(guān)，可以對相關(guān)單位直接行文；如涉及重要事項(xiàng)如出臺規(guī)章制度類文件或需要在全集團(tuán)范圍內(nèi)實(shí)施的發(fā)文須經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一印發(fā)，辦法和實(shí)施細(xì)則類發(fā)文則不需要經(jīng)過集團(tuán)行政人事部。

11.2.5內(nèi)部發(fā)文:

（1）以集團(tuán)名義對各職能部門、各子公司的行文，應(yīng)由集團(tuán)行政人事部擬文，由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、總裁（常務(wù)副總裁）、董事長按照分管權(quán)限審核會簽后，由集團(tuán)行政人事部用印發(fā)文。

（2）集團(tuán)公司各職能部門對各子公司對口部門行文，部門擬文后需由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，然后加蓋本部門印章（如有）后發(fā)文，同時(shí)應(yīng)抄送集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)。

11.2.6起草公文應(yīng)做到：

（1）符合國家政策、法律、法規(guī)，完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，措施和辦法具有可操作性；

（2）情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，文字精練規(guī)范，篇幅簡短；

（3）涉及到單位或機(jī)構(gòu)名稱一般先用全稱，加以說明后再用規(guī)范化簡稱，使用簡稱應(yīng)前后一致。

（4）根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確適用公文文種。

（5）公文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次的次序，第一層為“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

11.2.7審核：公文送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行審核，審核重點(diǎn)是：

（1）是否確應(yīng)行文；

（2）內(nèi)容是否合法合情合理,措施與辦法是否可行,決定事項(xiàng)事都符合職權(quán)范圍；

（3）涉及相關(guān)部門或公司的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會簽并取得一致意見；

（4）文種使用是否恰當(dāng)，公文格式是否規(guī)范；

（5）公文層次是否清楚、結(jié)構(gòu)是否合理、文意是否周全、表達(dá)是否簡潔、語句是否通順；

（6）報(bào)批程序和行文規(guī)則是否符合規(guī)定。

領(lǐng)導(dǎo)審簽公文后，應(yīng)明確簽署意見、日期。若圈閱，則視為同意。若簽發(fā)，應(yīng)在文件原件上用手寫體簽上自己的名字。

11.2.8發(fā)文用?。侯I(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由行政人事部復(fù)核無誤后用印。發(fā)文用印由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。對不符合要求的公文，一律不得用印。

11.2.9公文的分發(fā)和發(fā)布：審批流程完結(jié)后，由集團(tuán)行政人事部統(tǒng)一分發(fā)和發(fā)布。分發(fā)方式為：傳真和發(fā)郵件至主送單位相關(guān)人員，發(fā)文如需掛網(wǎng)，擬稿單位或部門應(yīng)到集團(tuán)行政人事部辦理“內(nèi)網(wǎng)信息發(fā)布登記”手續(xù)（見式樣9）后，在集團(tuán)集團(tuán)OA系統(tǒng)上掛網(wǎng)。

11.2.10文件發(fā)出后，由集團(tuán)行政人事部檔案專員將原文、附件及有關(guān)材料整理、歸檔。

11.2.11各子公司內(nèi)部發(fā)文可參考本辦法進(jìn)行規(guī)定。

12．公文立卷、歸檔和銷毀

12.1為確保檔案資料的齊全、完整，應(yīng)將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關(guān)材料）及時(shí)收集、整理、分類、立卷。

12.2公文立卷，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理，有利于保管和利用。

12.3案卷應(yīng)定期向檔案室移交，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

12.4沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

13.附則

13.1本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。

13.2本制度自發(fā)布之日起施行，試行期滿未另行變更的，則自動(dòng)轉(zhuǎn)為正式制度。

13.3本制度附件。

附件1.公文格式規(guī)范要求

集團(tuán)公文格式分為兩種，紅頭公文和一般公文。

1.紅頭公文（見式樣1）

1.1適用情況：

（1）集團(tuán)本部向上級政府部門、有合同合作關(guān)系的單位的正式行文。

（2）集團(tuán)向各職能部門、各子公司的正式下行文，包括人事任免、獎(jiǎng)懲，重要通知、通告、決定、決議等。

1.2組成部分

本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首頁紅色線以上部分統(tǒng)稱眉首；紅色線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。

1.3眉首

眉首由集團(tuán)全稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。

（1）集團(tuán)全稱：即“上海A集團(tuán)控股（集團(tuán)）有限公司文件”，套紅居中印在公文首頁上部，字體為一號黑體字。

（2）發(fā)文字號：即“A集團(tuán)控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號”，發(fā)文序號用（）括起，從001號起編。在第二行居中排布，字體為四號黑體字。

（3）簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，用冒號標(biāo)注簽發(fā)人姓名，字體為四號黑體字。

1.4主體

主體由標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分組成。除標(biāo)題用小2號宋體字外，其余內(nèi)容均用4號宋體字。

（1）標(biāo)題：在紅色線下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行時(shí)要保證詞意完整，排列對稱美觀。標(biāo)題的內(nèi)容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個(gè)要素組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號及并列的幾個(gè)單位或部門之間加頓號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

（2）主送單位：是指行文的對象，是要求主板和答復(fù)的單位或部門，亦即負(fù)有對文件內(nèi)容進(jìn)行掌握、答復(fù)或貫徹執(zhí)行責(zé)任的受文單位或部門。主送單位必須是以單位作為收件人標(biāo)注，而不得以個(gè)人標(biāo)注。因告知集團(tuán)全體員工的“人事任免”可以不寫主送單位。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格標(biāo)注，主送單位名稱后標(biāo)全符冒號。

（3）正文用來表述公文的內(nèi)容，準(zhǔn)確反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行，左空2字開始，回行頂格。以下每起一個(gè)自然段均空2字。每行28個(gè)漢字，行距1.5倍，頁碼編在每頁末行居中。

（4）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之上，注明附件的名稱和順序。最后另起一段標(biāo)識“附件+附件序號+:+附件名稱“，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。

（5）發(fā)文單位或部門署名應(yīng)用全稱，為于正文右下方。聯(lián)合行文時(shí)，各單位名稱應(yīng)平行排列，主辦單位排在第一位。

（6）成文日期：也叫發(fā)文日期，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位下面，一般以簽發(fā)的具體時(shí)間為準(zhǔn)，會議通過文件，以會議通過時(shí)間為準(zhǔn)。一般性公文材料，如涉及具體事項(xiàng)的通知、公告、函等的發(fā)文日期，常常用它的印發(fā)時(shí)間。日期需用漢字書寫，“0”寫為“零”，成文日期位置應(yīng)靠右邊距。

（7）用?。汗脑灞仨毥?jīng)過簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)核簽后才可以蓋章，集團(tuán)公司的公章用印核簽人為總裁、常務(wù)副總裁，子公司公章的核簽人為子公司負(fù)責(zé)人。用印應(yīng)當(dāng)端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應(yīng)當(dāng)在頁首用圓括號標(biāo)明“此頁無正文”字樣。

（8）附件。公文附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件的左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”二字并加全符冒號，如有序號在序號后加全符冒號。附件的序號和名稱應(yīng)與“附件說明”中的附件序號、名稱保持一致。

1.5版記

版記由主題詞、抄報(bào)單位、抄報(bào)人、擬文單位等部分組成。一般情況下，集團(tuán)“紅頭”公文不用版記，除非有特殊情況，才標(biāo)注“版記”。

2.一般公文

2.1一般公文種類：可以是集團(tuán)發(fā)文、集團(tuán)行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文，包括通知、通告、請示、信函、會議紀(jì)要等。一般公文的主要特點(diǎn)是不標(biāo)注發(fā)文字號，屬于常規(guī)性公文。

2.2通知、通告：集團(tuán)內(nèi)部通知、通告公文格式見式樣2。

通知、通告由標(biāo)題、版記、主體三大組成部分。

（1）標(biāo)題用3號黑體字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告標(biāo)題為“關(guān)于××××的通知”。

（2）版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁數(shù)、咨詢電話、附件、保密等級、簽發(fā)人以及具體要求。其中，收件人、發(fā)件人都以單位部門標(biāo)注，不得標(biāo)注個(gè)人作為收件人、發(fā)件人。保密等級分為：“絕密、機(jī)密、秘密、一般”四種情況。根據(jù)相應(yīng)項(xiàng)目填寫。

（3）主體格式與集團(tuán)紅頭公文主體格式同等要求，不再概述。

2.3請示。集團(tuán)請示分為請示（申請）、報(bào)告，見式樣3。

請示單位部門根據(jù)請示單相應(yīng)欄目要求填寫，請示內(nèi)容可以另外附頁。

2.4工作協(xié)調(diào)單，見式樣4用于集團(tuán)職能部門之間、子公司之間因工作安排上需要相互協(xié)調(diào)、相互支持的行文，具體內(nèi)容根據(jù)表單格式填寫。

2.5信函格式，見式樣5公文標(biāo)題為集團(tuán)全稱加“函”字，居中排布。信函字體為宋體，標(biāo)題為小2號，正文內(nèi)容為4號宋體。

2.6會議紀(jì)要格式，見式樣6（1）標(biāo)題由會議名稱加“會議紀(jì)要”組成，用3號黑體字，居中排布。

（2）標(biāo)題之后為會議紀(jì)要要項(xiàng)，按照要求有以下要項(xiàng)：會議名稱、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、出席人員（遲到人員、缺席人員）、會議主持、會議記錄等。

（3）會議紀(jì)要正文每一段發(fā)言內(nèi)容必須寫明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時(shí)間，用小4號宋體加粗，會議紀(jì)要具體內(nèi)容用小4號宋體字。

3.公文文字版面從左至右橫排，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

附件2:A集團(tuán)集團(tuán)公文式樣

式樣1：紅頭公文格式；

式樣2：通知通告格式；

式樣3：請示（申請）報(bào)告格式；

式樣4：工作請示單格式；

式樣5：信函格式；

式樣6：會議紀(jì)要格式；

式樣7：文件呈報(bào)表格式；

式樣8：制度（發(fā)文）審批單格式。

【第3篇】4.公文發(fā)行管理制度

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- 83 - 公司公文發(fā)行制度

一.目的

為規(guī)范集團(tuán)、分子公司和各部門公文管理的級次、公文編號及發(fā)行程序，使公文制定標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，特制定本制度。

二.適用范圍

瑞恒茂集團(tuán)、各分子公司及各部門。

三.公文分類及管理

1.公文釋義：是指除“iso 、qhse 、t/s ”等外部評審性公文以外的集團(tuán)內(nèi)部涉及各中心之間和部門之間就“制度、程序、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)、指引、公示、意見、說明”等特性的公文。

2.公司的公文分類：

2.1制度類公文：由集團(tuán)、分子公司、部門制定并頒布的就“管理要求、管理流程”等方面的“決議性質(zhì)、制度性質(zhì)”的公文；該性質(zhì)公文均標(biāo)以“決議”、“制度”、“程序”、“規(guī)定”、“指引”的后綴字樣。

2.2公示類公文：由集團(tuán)、分子公司、部門制定并頒布的就“公示”、“通知”、“意見”等方面的“公示性質(zhì)”的公文；該類公文均標(biāo)以“公示”、“通知”、“通告”、“辦法”、“說明”、“補(bǔ)充說明”、“意見”、“處理意見”等的后綴字樣。

3.公文管理級次及適用范圍：公司的公文分為三個(gè)級次，一級公文由集團(tuán)制定頒發(fā)，適用于集團(tuán)所有中心及各分公司所有部門；二級公文由分子公司制定頒發(fā)，適用于各分子公司各部門；三級公文由各部門制定并頒發(fā)，僅適用于各部門內(nèi)部。

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- 84 - 4.部門以下的機(jī)構(gòu)不得制定和頒發(fā)公文。

5.公文編號規(guī)則：公司名稱+中心/部門編碼+年份+三位流水號（公司名稱、中心/部門編碼見附件一）

6.公文格式：

6.1公文格式：全部為宋體字樣，標(biāo)題為三號，正文為四號，行間距為1.5倍行距，頁邊距為上下2.5cm ，左右3cm ；手冊類公文需添加目錄與頁碼。

6.2一級標(biāo)題為“一”，二級標(biāo)題為“1.”，三級標(biāo)題為“1.1”，四級標(biāo)題為“1.1.1”

6.2附件樣式:可以是word 公文、excel 公文、ppt 公文格式形式。

四.公文的發(fā)布流程

1.制度性文件，本著公司與員工共贏的角度，由公司總裁辦/總經(jīng)辦對現(xiàn)有情況進(jìn)行了解和核實(shí)后，根據(jù)公司發(fā)展及行政需要，編訂制度初稿。涉及相關(guān)部門的須由邀約部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行共同探討，進(jìn)行修訂。

2.修訂稿經(jīng)由各中心領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)會簽后正式發(fā)行。

3.發(fā)行公文需進(jìn)行員工制度培訓(xùn)或閱讀，培訓(xùn)、閱讀都需留有記錄，以確保通知到每一位員工。

五.公文的管理

1.公文發(fā)行： 公文編碼制定與發(fā)放、組織審核、發(fā)行、公示、保管：集團(tuán)執(zhí)行部門是總裁辦；分子公司執(zhí)行部門是行政/辦公室；部門執(zhí)行人是本部門行政人員。

2.公文公示：

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- 85 - 2.1公文公示時(shí)間：制度類公文公示周期為七個(gè)工作日；公示類公文公示周期為三個(gè)工作日。

2.2公文公示的途徑：一、二級公文須公示于公司公示欄及每位員工郵箱，確保通知到位；三級公文紙質(zhì)復(fù)印版公示于本部門公示欄。

3.公文保管：公文保管紙質(zhì)版與電子版（電子版公文名稱：填寫公文編號+版本，word 和pdf 版）；

4.公文備案：一級公文由總裁辦保管備案原件；二級公文每月度提交總裁辦備案復(fù)印件；

5.公文抄送：會簽完畢公文由總裁辦/總經(jīng)辦進(jìn)行抄送相關(guān)部門。

6.公文更新：已發(fā)行公文如需更新，按照公文發(fā)行流程進(jìn)行重新發(fā)行，同時(shí)注明廢止的原公文編號（填寫公文變更記錄表）。

6.1公文更新標(biāo)識加注規(guī)則：在公文發(fā)行時(shí)注明修改版本（從1.0開始）。

6.2公文更新需向執(zhí)行部門提出申請，審批后方可重新發(fā)行；如遇年末，公文可集中進(jìn)行更新。

7.臨時(shí)事項(xiàng)：如遇任命、人事調(diào)動(dòng)、處分、獎(jiǎng)勵(lì)、節(jié)假日調(diào)休等臨時(shí)情況，由人資部負(fù)責(zé)草擬公文，按照人力資源中心發(fā)行流程執(zhí)行，會簽后交總裁辦備案原件一份。

8.二級、三級公文發(fā)行內(nèi)容的范圍不能與一級公文沖突與超越。

五.附則

1.本制度解釋權(quán)歸集團(tuán)總務(wù)部。

2.本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行，原制度同時(shí)廢止。

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- 86 -

附件：公文編碼清單

【第4篇】學(xué)院公文管理制度

學(xué)院公文管理制度

第一條 凡涉及全院性的工作部署和重大方針、政策性的文件，由院辦統(tǒng)一印發(fā)，凡屬部門職權(quán)范圍內(nèi)可以決定的，或?qū)儆谝话阈酝ㄖ蜆I(yè)務(wù)上的文件，由各部門印發(fā)，涉及幾個(gè)部門的可以聯(lián)合印發(fā)。

第二條 學(xué)院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根據(jù)所行文內(nèi)容，先由相關(guān)職能部門起草，部門負(fù)責(zé)人核稿，經(jīng)院辦主任審核，報(bào)分管院長審閱并在文件擬稿封面上簽字，由文印室打印上報(bào)或下發(fā)。

第三條 院長辦公會議紀(jì)要，由院辦公室文字秘書整理，辦公室主任審核，主持會議的院長或副院長簽發(fā)。

第四條 院辦公室文件，使用統(tǒng)一的紅頭處室函件文稿紙行文，由院辦公室文字秘書起草和核稿，院辦公室主任核發(fā)。

第五條 各職能部門文件，各職能部門比較重要的文件使用統(tǒng)一的紅頭處室函件文稿紙行文，由各部門秘書起草，部門負(fù)責(zé)人核發(fā)。

第六條 行文時(shí)，嚴(yán)格按照《行政發(fā)文格式規(guī)范》（附后）要求行文。

第七條 學(xué)院或各部門以紅頭文件印發(fā)的文件，一律報(bào)董事會辦公室備案；文件內(nèi)容涉及董事會的，需報(bào)董事會批準(zhǔn)審閱。

第八條 下行文分發(fā)之前均要留兩份存檔，一份存放檔案室，一份存放文印室備查。

第九條 學(xué)院各部門對文件的收發(fā)、傳遞、閱辦、保管、存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。

第十條 收文處理

（一）收到上級文件后，由院辦公室專人拆封，認(rèn)真核對份數(shù)，統(tǒng)一編號，及時(shí)登記。凡需辦理的公文由院辦公室主任簽批意見，再分送相關(guān)部門辦理或領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。不得直接送交領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)也不得直接接收公文。

（二）文字秘書對領(lǐng)導(dǎo)批示的公文要認(rèn)真督促、催辦，及時(shí)檢查、反饋，匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況。

第十一條 發(fā)文處理

（一）公文在送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送院辦公室主任核稿，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

（二）簽發(fā)后的公文不得再做任何修改，若確需修改，必須重新送簽。

（三）下發(fā)文件時(shí)，明確份數(shù)，嚴(yán)格履行發(fā)文登記(簽字)手續(xù)。

（四）公文處理完畢后，要及時(shí)送交整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

第十二條 傳閱文件有專用文件夾，做到及時(shí)，準(zhǔn)確，去向清楚。達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴(kuò)大。

第十三條 借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批、本人(借閱者)簽字手續(xù)，閱后及時(shí)歸還。

第十四條 繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上繳或是銷毀，都必須分類列出清單備查。學(xué)院發(fā)文保存期為3年，上級來文保存期為2年，其他文件保存期為1年。

第十五條 存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管。

第十六條 秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的行政處分。

第十七條 參加上級召開的會議帶回的文件，一律交文秘人員登記。

第十八條 本制度由院辦公室負(fù)責(zé)解釋。

附：行政發(fā)文格式規(guī)范

1、發(fā)文字號和簽發(fā)人

上行文發(fā)文字號一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布；下行文的發(fā)文字號在紅色反線之上4mm處，居左空一字，簽發(fā)人姓名一律在紅色反線之上居右空1字，“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

2、公文標(biāo)題

應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。公文標(biāo)題為二號宋體，在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

3、公文正文

主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。

正文內(nèi)小標(biāo)題分級為：一、（一） 1、（1）的順序，通常一級小標(biāo)題為黑體字加粗，二級小標(biāo)題為楷體加粗。

文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字，正文用3號仿宋體字，正文一般每面排22行，每行排28個(gè)字。紙張一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210m m×297mm），左側(cè)裝訂。

4、成文日期

成文日期以負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。并用漢字將年、月、日標(biāo)全，"零"寫為"○"。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。

5、附注

公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），如“此件以傳真形式發(fā)出”、“此件不登報(bào)”等，應(yīng)居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下1行。

6、主題詞

上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。

7、抄送機(jī)關(guān)

指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識"抄送"，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)依上級機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)次序排列，抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。同一層次的抄送機(jī)關(guān)依黨、政、軍、群順序排列。人大、政協(xié)、法院、檢察院另起一行列于抄送機(jī)關(guān)最后。

8、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)指公文的印制主管部門；印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下，占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。并在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期橫線右下角刊字"共印××份"。

9、頁面設(shè)置

頁邊距：上、下為2.5厘米，左、右為2厘米。

10、蓋章

加蓋印章要端正、居中，齊上2/3。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不要采取標(biāo)識"此頁無正文"的方法解決。

【第5篇】健升房地產(chǎn)公文管理制度

1.收文

a、政府部門及有關(guān)單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進(jìn)行分類,掛號文件進(jìn)行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達(dá)處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負(fù)責(zé)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批閱。

b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時(shí)送閱處理,并負(fù)責(zé)催閱、催辦、催傳。

c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。

d、為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時(shí)誤事。

e、各部門對有公司領(lǐng)導(dǎo)指示的公文要及時(shí)處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。

f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

g、公司領(lǐng)導(dǎo)及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會議文件一律交行政人事部進(jìn)行登記、收存。

h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應(yīng)將有關(guān)原件送行政人事部,復(fù)印一份由部門辦理或留存。

2.發(fā)文

a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。

b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進(jìn)行登記,統(tǒng)一編號后打印。

c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。

d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復(fù)印,蓋章后發(fā)出。

3.發(fā)文注意事項(xiàng)

a、以公司名義發(fā)文,要以相應(yīng)的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關(guān)欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

c、復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復(fù)印過的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印,一般只發(fā)有關(guān)部門,節(jié)約開支。

4.公文種類

a、決定:適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。

b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

c、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);員工的職務(wù)任免、聘用和會議。

d、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。

e、報(bào)告:適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。

f、請示:適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

g、批復(fù):適用于答復(fù)下級單位請求事項(xiàng)。

h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等。

i、會議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項(xiàng)。

5.公文格式

公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)抄送單位等部分組成。

a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。

b、公文秘密等級分為絕密、機(jī)密、秘密,其中:絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號。

c、緊急文件分別標(biāo)明特急、急件。

d、公文標(biāo)題,應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

e、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。

f、公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)加蓋印章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。

g、公文的成文時(shí)間,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(長297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

6.行文規(guī)則

a、各單位的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

b、向下級的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級。

c、請示應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),切勿多頭主送,如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式。

d、報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)。

e、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號,日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。

f、公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須

使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

g、屬于部門職權(quán)范圍的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),避免濫送。

7.公文辦理

a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

b、需要辦理的公文,行政人事部應(yīng)及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)部門。

c、審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時(shí)間,其他審批人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。

d、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)由行政人事部進(jìn)行審核,審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。

8.公文立卷、歸檔及銷毀

a、公文辦完后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

b、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。