項(xiàng)目檔案管理制度15篇

有哪些

項(xiàng)目檔案管理制度旨在確保項(xiàng)目信息的有效管理，它包括以下幾個(gè)核心組成部分：

1. 檔案分類與編碼：依據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和內(nèi)容，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式，以及整理歸檔的流程和要求。

3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)環(huán)境和期限，以及防止損壞和丟失的措施。

4. 檔案利用與借閱：設(shè)定檔案的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，保障信息的安全性。

5. 檔案銷毀與更新：明確檔案銷毀的條件和程序，以及檔案內(nèi)容更新的規(guī)則。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：項(xiàng)目啟動(dòng)后，設(shè)立專門的檔案管理員，負(fù)責(zé)制定并執(zhí)行檔案分類與編碼規(guī)則。所有文件需在產(chǎn)生后24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行分類和編碼，并錄入管理系統(tǒng)。

2. 檔案收集與整理：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)定期（每周一次）提交工作文檔，由檔案管理員進(jìn)行統(tǒng)一整理，確保文檔完整無(wú)遺漏。對(duì)于重要會(huì)議記錄，應(yīng)在會(huì)后48小時(shí)內(nèi)整理歸檔。

3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案存儲(chǔ)于安全、防潮、防火的設(shè)施內(nèi)，電子檔案應(yīng)備份至云端和本地服務(wù)器，確保雙保險(xiǎn)。每年進(jìn)行一次檔案清點(diǎn)，確保檔案的完整性。

4. 檔案利用與借閱：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)一周，特殊情況需提前申請(qǐng)延期。借閱過(guò)程中，檔案損壞或丟失，借閱人將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

5. 檔案銷毀與更新：對(duì)于過(guò)期、無(wú)保留價(jià)值的檔案，經(jīng)過(guò)審批后，由檔案管理員負(fù)責(zé)銷毀。項(xiàng)目結(jié)束后，進(jìn)行檔案復(fù)審，更新不準(zhǔn)確或過(guò)時(shí)的信息。

上墻內(nèi)容

1. “檔案管理須知”公告板：列出檔案管理的基本原則，如分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、借閱流程等，方便員工查閱。

2. “檔案安全警示”海報(bào)：強(qiáng)調(diào)檔案保密性和安全性，提醒員工妥善保管檔案信息。

3. “檔案借閱流程圖”：直觀展示借閱步驟，簡(jiǎn)化操作流程。

4. “檔案管理人員聯(lián)系方式”：公布檔案管理員的聯(lián)系方式，方便員工咨詢和提交文件。

通過(guò)上述管理制度，我們將實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的有效管理，提高工作效率，保障信息的安全與完整。每個(gè)環(huán)節(jié)都需嚴(yán)格執(zhí)行，確保項(xiàng)目檔案管理制度的落地實(shí)施。

項(xiàng)目檔案管理制度范文

第1篇 投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定制度

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理辦法。

第一條“投資項(xiàng)目”是指:

(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。

第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類

投資項(xiàng)目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)

目本身作為目:

(一)全資投資項(xiàng)目類;

(二)合資合作投資項(xiàng)目類;

(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;

(四)境外投資項(xiàng)目類。

第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;

(二)給政府的請(qǐng)求報(bào)告和政府批文;

(三)企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五)資信證明或資金來(lái)源證明;

(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;

(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;

(四)合資企業(yè)合同書;

(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;

(八)各方(中方)主管單位意見;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;

(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:

(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書;

(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;

(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;

(七)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;

(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益情況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)可行性研究報(bào)告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);

(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;

(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管

(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其

工作

,主動(dòng)、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理

辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;

(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱

、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;

(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;

(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條項(xiàng)目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或

借用手續(xù);

(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委

會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必須經(jīng)

執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對(duì)其提出批評(píng)以至停止其借閱。

第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的改變等,項(xiàng)目檔案需要移交時(shí),須辦理交接手續(xù)

,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第2篇 房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度怎么寫

房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍主要為工程和設(shè)備檔案資料

1、工程檔案是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的 、補(bǔ)充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件,比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

2、設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。

檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。

主要包括計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)備購(gòu)買申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文;

開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢3、驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗(yàn)記錄;

安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問(wèn)題及處理意見;

運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的 和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;

改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度。

2、凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。

4、對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

三、檔案工作人員崗位職責(zé)

1、熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識(shí)。

2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù)。

3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

4、積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

2、檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便3、做好檔案柜內(nèi)六防(防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4、對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。

5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件,儀器設(shè)備說(shuō)明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;

只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。

6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。

儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間先后排列好,用鉛筆編寫頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào),正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。

檔案資料的借出時(shí)間,不得超過(guò)半個(gè)月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。

對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。

借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。

外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。

4、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。

2、工程檔案資料按項(xiàng)目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。

卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

5、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。

施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

7、本公司購(gòu)置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時(shí)移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。

第3篇 物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):

1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。

2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)會(huì)議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、?chǔ)存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

第4篇 中建集團(tuán)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理制度

zz集團(tuán)公司項(xiàng)目建設(shè)檔案管理制度

第一章 總 則

第一條為加強(qiáng)集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本管理制度。

第二條本規(guī)定適用于集團(tuán)公司及所屬企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)與使用全過(guò)程中的檔案管理工作。

第三條項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過(guò)程中形成的,具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

第二章 項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

第四條集團(tuán)公司成立項(xiàng)目檔案工作管理機(jī)構(gòu),配備項(xiàng)目兼職檔案人員,建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。落實(shí)項(xiàng)目檔案工作所需經(jīng)費(fèi);堅(jiān)持“四同時(shí)”管理,即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)下達(dá)歸檔要求,檢查工程進(jìn)度的同時(shí)檢查文件形成情況,項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,上報(bào)項(xiàng)目評(píng)優(yōu)和有關(guān)人員提職考核的同時(shí),檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。

第五條項(xiàng)目檔案工作管理機(jī)構(gòu)和人員的主要職責(zé):

(一) 建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度;

(二) 收集、整理項(xiàng)目檔案,確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行,維護(hù)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);

(三) 對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位項(xiàng)目檔案的收集、歸檔、整理、保管進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);

(四) 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,參加檔案專業(yè)培訓(xùn),具有專業(yè)技術(shù)技能。

第六條項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求,完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項(xiàng)目文件資料的編制、整理、歸檔工作。

第三章 項(xiàng)目檔案的管理

第七條集團(tuán)公司與各承包單位簽訂的項(xiàng)目承包合同,應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),明確項(xiàng)目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

第八條實(shí)行總承包的項(xiàng)目,各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料,項(xiàng)目竣工時(shí),由項(xiàng)目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料,并提交集團(tuán)企業(yè);分別向幾個(gè)單位發(fā)包的項(xiàng)目,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料,項(xiàng)目竣工時(shí),由集團(tuán)企業(yè)或由集團(tuán)企業(yè)委托一個(gè)承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料。

第九條歸檔的項(xiàng)目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。

第十條集團(tuán)企業(yè)應(yīng)采取拍照、錄像等方式,將項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行記錄,制作、形成音像檔案,及時(shí)歸檔保存。

第十一條存放項(xiàng)目檔案的庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項(xiàng)目檔案的安全管理。

第十二條集團(tuán)公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實(shí)落實(shí)相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度,確保其真實(shí)、完整和有效。

第四章 項(xiàng)目檔案的登記和驗(yàn)收

第十三條建立項(xiàng)目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的建設(shè)項(xiàng)目,應(yīng)及時(shí)做好檔案登記工作。

第十四條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。

第十五條申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備下列條件:

(一)項(xiàng)目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計(jì)建成,能滿足生產(chǎn)或使用的需要;

(二)項(xiàng)目試運(yùn)行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計(jì)能力;

(三)完成了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程文件材料的收集、整理與歸檔工作;

(四)基本完成了項(xiàng)目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。

第十六條項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前,由集團(tuán)企業(yè)組織項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員進(jìn)行檔案自檢工作,做出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收自檢報(bào)告。其主要內(nèi)容包括:

(一)項(xiàng)目建設(shè)及項(xiàng)目檔案管理概況;

(二)保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施;

(三)項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;

(四)檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理、試運(yùn)行中的作用;

(五)存在的問(wèn)題及解決措施。

第十七條凡檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目,應(yīng)限期于項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改,并負(fù)責(zé)復(fù)查工作。造成檔案損失的,應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

第五章 項(xiàng)目檔案的移交

第十八條項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi),建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等,并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù);建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

第六章 附 則

第十九條本制度由集團(tuán)公司負(fù)責(zé)解釋。

第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。

第5篇 售樓處項(xiàng)目保衛(wèi)部檔案管理制度

售樓處項(xiàng)目保衛(wèi)部檔案管理制度

1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);2、消防檔案包括:上級(jí)文件、公函;

工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;

防火檢查記錄單;

火險(xiǎn)隱患通知單,向上級(jí)呈送的各類消防請(qǐng)示和報(bào)告,各級(jí)消防組織、滅火力量,消防設(shè)施、設(shè)備的分布;3、內(nèi)保檔案包括:上級(jí)文件、公函,重點(diǎn)要害部位及人員政審,公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷,保衛(wèi)部對(duì)案情的調(diào)查案卷,公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、 通知書,司法機(jī)關(guān)送達(dá)的判決通知書,公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信,案情通報(bào);

4、其它檔案包括:上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要,向上級(jí)請(qǐng)示的各類行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度,對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書,整改措施、意見和建議,各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄,有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要,交通事故、違紀(jì)開除、非正常死亡,工作計(jì)劃和總結(jié);

5、檔案分類裝存,編排序號(hào),建立目錄,嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。

6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理,撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會(huì)確定,報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。

第6篇 縣某項(xiàng)目辦檔案管理制度

縣項(xiàng)目辦檔案管理制度

1、凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)基本歷史面貌的(包括本機(jī)關(guān)、上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)產(chǎn)生的),并具有在今后工作中有查考價(jià)值的文件、材料、會(huì)議記錄、調(diào)查材料、群眾來(lái)信、人事組織介紹信、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖紙、圖像、圖表、憑證、賬冊(cè)、反映本單位情況的重要剪報(bào)、照片、光盤以及大事記、年鑒、歷史沿革等均屬于歸檔范圍之列。

2、應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)收集齊全、完整,按照有關(guān)規(guī)定按件進(jìn)行整理、裝盒,使之能正確反映本辦各項(xiàng)工作活動(dòng)的基本歷史面貌,便于保管和利用。歸檔文件材料要系統(tǒng)。凡歸檔文件均要區(qū)分它們不同的保存價(jià)值,按長(zhǎng)期、短期、永久進(jìn)行分類?？缒甓鹊奈募?要選擇有針對(duì)性的一年來(lái)進(jìn)行歸檔。

3、文書檔案由辦公室將上一年度的文件材料在次年一季度前歸檔完畢,放入檔案室集中管理。會(huì)計(jì)檔案由辦公室在次年一季度前完成立卷歸檔,按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。業(yè)務(wù)檔案由各職能科室按照上級(jí)規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行建檔。

4、檔案庫(kù)房要落實(shí)防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防有害氣體等措施,保持整齊、清潔、通風(fēng)。應(yīng)定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施,確保檔案的齊全完整。檔案室鑰匙由檔案員專人保管,其他人員不得無(wú)故入內(nèi)。

5、屬于保管范圍的檔案資料,一般不予查閱,如確需查閱,應(yīng)按規(guī)定報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。本辦工作人員,因工作原因需要查閱與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的檔案,準(zhǔn)予查閱,由檔案管理員記錄查閱情況,查閱人在記錄本上簽字。借閱本科室業(yè)務(wù)以外的檔案,需經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。外單位查閱本局檔案,必須持有該單位介紹信,經(jīng)主任同意方可查閱。

6、檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行,同時(shí)要有兩人以上在場(chǎng),并在銷毀清冊(cè)上簽字,銷毀清冊(cè)列入檔案保存。

7、檔案人員應(yīng)定期向縣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案,在移交進(jìn)館檔案時(shí),應(yīng)按相應(yīng)規(guī)定和要求執(zhí)行。

8、檔案人員調(diào)動(dòng)工作,應(yīng)認(rèn)真辦好交接手續(xù)。

第7篇 某項(xiàng)目安全生產(chǎn)資料檔案管理制度

項(xiàng)目安全生產(chǎn)資料(檔案)管理制度

1、建立安全生產(chǎn)資料檔案室,指定專人負(fù)責(zé)管理。

2、項(xiàng)目經(jīng)理部安排一或兩人(資料員、安全員)負(fù)責(zé)記錄、整理、收集安全生產(chǎn)資料,建立檔案。

3、項(xiàng)目經(jīng)理要經(jīng)常檢查了解指導(dǎo)資料整理建檔工作。

第8篇 項(xiàng)目檔案信息管理制度

1項(xiàng)目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負(fù)責(zé)工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要?dú)w檔的資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對(duì)不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對(duì)收集來(lái)的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行整理，收集整理工程竣工資料，在項(xiàng)目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)工作，并將內(nèi)部反饋意見及時(shí)上達(dá)。

5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)外信息發(fā)布工作，對(duì)本單位及時(shí)報(bào)送《工程簡(jiǎn)報(bào)》、《工程周報(bào)》、《質(zhì)量月報(bào)》、《安全月報(bào)》等報(bào)表，對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部及時(shí)報(bào)送《工程月報(bào)》、《日?qǐng)?bào)》等報(bào)表。

6及時(shí)聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對(duì)不合格文件及時(shí)退回，并要求提供合格文件。

第9篇 投資項(xiàng)目檔案管理制度規(guī)定

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理，特制訂本管理辦法。

第一條 “投資項(xiàng)目”是指：

(一) 因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

第二條

(二) 因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。 建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項(xiàng)目文件資料的管理。

第三條

全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項(xiàng)目本身作為目：

(一) 全資投資項(xiàng)目類;

(二) 合資合作投資項(xiàng)目類;

(三) 內(nèi)地投資項(xiàng)目類;

(四) 境外投資項(xiàng)目類。

第四條

全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是：

(一) 新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;

(二) 給政府的請(qǐng)求報(bào)告和政府批文;

(三) 企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(四) 總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五) 資信證明或資金來(lái)源證明;

(六) 產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七) 項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(八) 歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第五條

合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是：

(一) 新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;

(二) 外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三) 給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;

(四) 合資企業(yè)合同書;

(五) 合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(六) 合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七) 合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;

(八) 各方(中方)主管單位意見;

(九) 合資各方委派的董事名單;

(十) 進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;

(十二) 產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三) 項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第六條

(十四) 歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。 內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是：

(一) 給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;

(二) 企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三) 合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書;

(四) 企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;

(五) 企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六) 派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;

(七) 會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;

(八) 當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;

(九) 銀行開具的資信證明;

(十) 企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益情況;

(十一) 政府主管部門批文;

(十二) 工商局批文;

(十三) 外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

(十四) 外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

(十五) 外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六) 項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第七條

(十七) 歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。 境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是：

(一) 給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;

(二) 可行性研究報(bào)告;

(三) 海外公司合同、章程;

(四) 投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五) 投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);

(六) 外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書面審查材料;

(七) 政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

(八) 政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九) 海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;

(十) 項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第八條

項(xiàng)目檔案的收集和保管

(一) 投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作，主動(dòng)、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件;

(二) 各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí)，建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認(rèn)可;

(三) 文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字，按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;

(四) 項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條

項(xiàng)目檔案的查閱

(一) 總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí)，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);

(二) 集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;

(三) 外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;

(四) 項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時(shí)，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn)，由建檔員詳細(xì)登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;

(五) 查閱人違反借閱規(guī)定時(shí)，建檔員有權(quán)對(duì)其提出批評(píng)以至停止其借閱。

第十條

所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條

由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的改變等，項(xiàng)目檔案需要移交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第10篇 物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

1.2.2 設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

1.2.6 財(cái)務(wù)檔案:包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3 加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng),確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學(xué)化。

檔案按內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?/p>

每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

第11篇 物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度（3）

物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度(三)

檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分,應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進(jìn)行。

1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理,并指派專人負(fù)責(zé);

2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記,文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔,其他人員不得擅自處理;

3.對(duì)性質(zhì)不同的文件,實(shí)行分類立卷保管,以便日后查找;

4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案,未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;

6.對(duì)欲銷毀文件必須經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作,嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

第12篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫

物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度

第一條管理原則:

一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。

二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

第二條 歸集整理:

一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。

二、檢查好文件的本文及 是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦,與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

四、右方裝訂文件及其 均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

第三條 分類編號(hào)

一、檔案分類

(一)檔案范圍

1、各部門制定的管理規(guī)定。

2、工程維修保養(yǎng)合同。

3、小區(qū)社區(qū)文化。

4、人事調(diào)動(dòng)。

5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。

6、重大事故報(bào)告。

7、重大采購(gòu)合同。

(二)各部門檔案范圍

1、行政人事部行政

(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。

(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。

(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。

(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。

(5)通報(bào)表?yè)P(yáng)。

(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用,擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。

(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。

(8)公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。

(9)公司大事記。

(10)公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書。

2、行政人事部人事

(1)中級(jí)職稱、員工技工職稱資料。

(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。

(3)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。

(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。

(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。

(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。

(7)員工花名冊(cè)。

(8)采購(gòu)合同。

3、安護(hù)部

(1)上級(jí)公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。

(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。

4、財(cái)務(wù)部

(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。

(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。

(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。

5、工程部

(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。

(3)工程重大事故報(bào)告。

(4)工程重大投訴訴處理資料。

(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。

(6)小區(qū)維修資料。

6、客戶服務(wù)

(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。

(2)寫字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。

(3)重大投訴、重大事故處理意見。

(4)用戶資料。

(5)裝修指南。

(6)用戶手冊(cè)。

二、檔案編號(hào):

(一)按照分類大小級(jí)別按次序編號(hào)。

(二)按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。

(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。

第四條 立卷目錄

一、立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。

檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。

(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。

(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

二、編制目錄:

(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;

(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

第五條 檔案保管:

一、保管期限

(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(二)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;

4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;

5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;

4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(六)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。

二、保管要求

(一)便于查閱。

(二)保證檔案的安全。

(三)防止檔案的損壞。

(四)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。

三、保管職責(zé):

(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。

(二)綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;

iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;

分供方評(píng)審、物業(yè) 和多種經(jīng)營(yíng)資料。

(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。

(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員。

(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

(

八、)檔案原則上保管原件。

第六條 檔案保密:

一、檔案密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;

(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、檔案查閱

(一)查閱權(quán)限

1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。

3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制

1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

4、權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):

5、屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;

屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;

屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;

機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;

普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

三、檔案的銷毀

(一)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。

(二)綜合管理部審核無(wú)誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。

(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。

(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

第七條 庫(kù)房管理:

一、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào),入庫(kù)的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。

二、要愛(ài)護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。

三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫(kù)內(nèi)的溫度,保持庫(kù)內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。

四、檔案庫(kù)要實(shí)行專人管理,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。

五、庫(kù)房工作人員要熟悉與檔案庫(kù)有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開庫(kù)房時(shí)要注意 落鎖, 電源。

六、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。

七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。

八、利用檔案資料要注意保守機(jī)密,不得傳播檔案內(nèi)容;

要保證案卷的完整與安全,嚴(yán)禁拆卷、折疊、剪裁和涂改;

要保證案卷清潔,不得弄臟,劃道。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案

第13篇 工程項(xiàng)目技術(shù)檔案管理制度(十)

工程項(xiàng)目技術(shù)檔案管理制度(十)

1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員,負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。

2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管;長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

4、檔案、資料要保持整潔,不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)變更其它形式的文件,必須向經(jīng)營(yíng)部門提供一份原件進(jìn)行保存。

7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門控制、保存和發(fā)放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看,不得隨意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí),必須辦借閱手續(xù),限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間,須重新辦理手續(xù)。

10、作廢文件不統(tǒng)一收回,但應(yīng)在替換文件里指明,或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí),應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

12、工程竣工驗(yàn)收后,項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)將工程交工資料整理、匯總,交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。

第14篇 市檔案館工程項(xiàng)目資料管理制度

市檔案館工程項(xiàng)目資料管理制度

為加強(qiáng)本項(xiàng)目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗(yàn)收的順利進(jìn)行,根據(jù)《××市建設(shè)工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本辦法。望項(xiàng)目各有關(guān)人員密切配合,共同遵照?qǐng)?zhí)行。

一、工程技術(shù)資料填寫的要求

1、相關(guān)文件

《建筑工程竣工驗(yàn)收統(tǒng)一用表填表說(shuō)明》(××市檔案館)

《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)

2、資料填寫內(nèi)容必須真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料的形成與工程形象進(jìn)度同步。資料所記載的內(nèi)容必須與實(shí)際圖物相符,并按規(guī)定已通過(guò)了一定的審批、檢查、驗(yàn)收程序,負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時(shí)間。

3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復(fù)寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。

二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責(zé)任人

1、工程基線復(fù)核單、單位工程座標(biāo)定位測(cè)量記錄、垂直度觀測(cè)記錄、建筑物沉降觀測(cè)記錄,由測(cè)量人員按單位工程分層數(shù)填寫,交項(xiàng)目總工核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤,所繪簡(jiǎn)圖上各測(cè)點(diǎn)應(yīng)編號(hào),表中應(yīng)有測(cè)量者、校核者簽名。由測(cè)量員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。

2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫,令工長(zhǎng)限期整改,復(fù)檢無(wú)誤后,將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項(xiàng)目資料員一式三份(含原件一份)。

3、隱蔽工程驗(yàn)收記錄,由負(fù)責(zé)所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長(zhǎng)在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項(xiàng)目,重點(diǎn)寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況,必要時(shí)繪出簡(jiǎn)圖。并須報(bào)質(zhì)檢員驗(yàn)收簽字、經(jīng)項(xiàng)目自檢合格后,由各相關(guān)工長(zhǎng)向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。

4、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄,由各主管工長(zhǎng)負(fù)責(zé)填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長(zhǎng)向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。

5、各分項(xiàng)工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡,由負(fù)責(zé)施工的工長(zhǎng)填寫。主要是對(duì)施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對(duì)新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會(huì)審提出的有關(guān)問(wèn)題,解決方法等進(jìn)行詳細(xì)且有針對(duì)性的技術(shù)交底,填寫要具體,交接手續(xù)應(yīng)及時(shí)且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊(duì)書面指定的各班組長(zhǎng))的簽名及交接時(shí)間,以明確責(zé)任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項(xiàng)目資料員二份。

6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長(zhǎng)及班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)填寫,并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字,質(zhì)量檢查評(píng)語(yǔ),并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實(shí),由質(zhì)檢員交項(xiàng)目資料員一式三份(含原件一份)。

7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進(jìn)場(chǎng)材料同時(shí)供應(yīng),由項(xiàng)目材料員負(fù)責(zé)收集。一般應(yīng)提供一式二份原件,若提供復(fù)印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章,項(xiàng)目材料員必須在材質(zhì)或檢查報(bào)告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進(jìn)場(chǎng)數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容,資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。

8、鋼筋原材、焊接試驗(yàn)報(bào)告,砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告(包括同條件養(yǎng)護(hù)試塊及拆模強(qiáng)度試塊強(qiáng)度報(bào)告),砂漿、砼配合比設(shè)計(jì)報(bào)告,水泥、砂石檢驗(yàn)報(bào)告及其它材料復(fù)檢報(bào)告均由試驗(yàn)員提供,各施工工長(zhǎng)負(fù)責(zé)提供使用部位,設(shè)計(jì)要求,構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù),試件組數(shù)應(yīng)符合施工驗(yàn)收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定(注:實(shí)行100%有見證送檢,其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號(hào)),由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。

9、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,鋼筋進(jìn)場(chǎng)應(yīng)按直徑分批檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括查對(duì)標(biāo)志.外觀并按現(xiàn)行國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗(yàn)結(jié)果判定鋼材等級(jí),如須降級(jí)用或改變使用部位應(yīng)注明.由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。

10、水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告:水泥性能指標(biāo)必須符合gb75-92及其它規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).進(jìn)場(chǎng)的水泥須做到檢驗(yàn)合格后使用,杜絕使用無(wú)試驗(yàn)和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。

11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗(yàn)員按砼申請(qǐng)報(bào)告單向攪拌站索取,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份(含原件二份)。

12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應(yīng)填寫如下內(nèi)容:天氣情況,工程進(jìn)展情況及施工部位,因設(shè)計(jì)與現(xiàn)場(chǎng)不符,由設(shè)計(jì)單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場(chǎng)解決的設(shè)計(jì)問(wèn)題和對(duì)施工圖修改記錄,勞動(dòng)力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項(xiàng)目資料員存檔。項(xiàng)目的施工日志由項(xiàng)目總工填寫。

13、各分項(xiàng)工程、分部工程驗(yàn)收記錄由項(xiàng)目總工根據(jù)檢驗(yàn)批如實(shí)填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項(xiàng)目資料員一式四份原件。

14、圖紙、設(shè)計(jì)變更發(fā)放由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設(shè)計(jì)變更、來(lái)函必須發(fā)放項(xiàng)目副經(jīng)理以便指導(dǎo)施工,項(xiàng)目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計(jì)變更后要對(duì)圖紙及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。

15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗(yàn)。

; 三、外部文件的處理

1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

2、對(duì)外來(lái)所有文件均需辦理收文卡,并報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。資料員對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行處理時(shí),需嚴(yán)格保證及時(shí),避免在工程施工中造成不必要的損失。

3、對(duì)材料報(bào)驗(yàn)及實(shí)驗(yàn)報(bào)告向監(jiān)理公司的報(bào)驗(yàn)工作,由項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)員依據(jù)監(jiān)理公司要求進(jìn)行報(bào)驗(yàn)工作。項(xiàng)目質(zhì)檢組負(fù)責(zé)報(bào)驗(yàn)前的檢查工作。若材料的報(bào)驗(yàn)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,需及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。

4、對(duì)于進(jìn)場(chǎng)設(shè)備、機(jī)械的報(bào)驗(yàn),由項(xiàng)目機(jī)電工長(zhǎng)根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報(bào)驗(yàn)手續(xù)后,交項(xiàng)目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進(jìn)行報(bào)送。

5、對(duì)分包文件的處理由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

四、分包資料的管理

1、分包資料的管理由項(xiàng)目資料員在分包進(jìn)場(chǎng)時(shí),對(duì)各分包分別進(jìn)行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語(yǔ)等。

2、項(xiàng)目總包管理人員(暫為項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目副經(jīng)理)應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目資料員進(jìn)行分包資料的管理,做到及時(shí)準(zhǔn)確的收集資料。

3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé),完工時(shí)交總包單位匯總后上報(bào)。

4、分包單位施工過(guò)程中的報(bào)審資料,由分包單位進(jìn)行填寫,并加蓋紅章后報(bào)總包單位,總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報(bào)。

5、分包單位完工時(shí),應(yīng)保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。

五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語(yǔ)

1、工程名稱:××××××××××

2、設(shè)計(jì)單位:×××××××建筑設(shè)計(jì)研究院

3、建設(shè)單位:×××××房地產(chǎn)有限公司

4、監(jiān)理單位:×××××建設(shè)監(jiān)理有限公司

5、施工單位:×××××建設(shè)工程有限責(zé)任公司

6、工程隊(duì)別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:___班

7、施工部位:必須填寫棟號(hào)、軸線、標(biāo)高。

8、單位填寫采用國(guó)際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。

9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。

10、施工部位層段位置的填寫與設(shè)計(jì)圖紙一致,填寫時(shí)需按軸線+層數(shù)+標(biāo)高。結(jié)構(gòu)施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結(jié)構(gòu),其余與自然層一致。

11、當(dāng)同一層結(jié)構(gòu)需分幾個(gè)檢驗(yàn)批驗(yàn)收時(shí),幾個(gè)驗(yàn)收部位務(wù)必閉合。

六、對(duì)內(nèi)資料發(fā)放部門

(一)、項(xiàng)目生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)要:

勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱

(二)、分包協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要

勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱

(三)、技術(shù)交底會(huì)議紀(jì)要

勞務(wù)隊(duì)、會(huì)議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部?jī)?nèi)部傳閱

(四)、設(shè)計(jì)圖紙、變更

勞務(wù)隊(duì)、鋼筋翻樣、相關(guān)工長(zhǎng)、預(yù)算、測(cè)量組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、經(jīng)理室、總工室

(五)、項(xiàng)目管理辦法

勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室

(六)、總階計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃

勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)分包單位、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、經(jīng)理室、總工室

(七)、發(fā)分包商函件

相關(guān)分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項(xiàng)目留底、施工組、經(jīng)理室、總工室

(八)、發(fā)甲方文件

業(yè)主、華西監(jiān)理、項(xiàng)目留底

七、其它注意事項(xiàng)

1、凡提供資料的部門及責(zé)任人,必須按施工工序及時(shí)向項(xiàng)目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時(shí)按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項(xiàng)目資料員,并向項(xiàng)目總工匯報(bào)。

2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項(xiàng)等,資料員有權(quán)拒絕接收,并限期整改。

3、對(duì)項(xiàng)目發(fā)放的圖紙.設(shè)計(jì)變更.圖紙會(huì)審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項(xiàng)目?jī)?nèi)部形成的會(huì)議紀(jì)要.生產(chǎn)計(jì)劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照iso9001要求,裝訂成冊(cè),妥善保管,直至工程完工。

4、施工人員因工作調(diào)離本項(xiàng)目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項(xiàng)目資料核實(shí)后,方可離場(chǎng)。

5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊(cè)妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。

6、項(xiàng)目總工將定期或不定期對(duì)工程資料進(jìn)行檢查。

第15篇 房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度

房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料

1、工程檔案是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件,比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

2、設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)備購(gòu)買申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文;開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢

3、驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗(yàn)記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問(wèn)題及處理意見;運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度。

2、凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。

4、對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

三、檔案工作人員崗位職責(zé)

1、熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識(shí)。

2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù)。

3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

4、積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

2、檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

3、做好檔案柜內(nèi)六防(防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4、對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。

5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件,儀器設(shè)備說(shuō)明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。

6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間先后排列好,用鉛筆編寫頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào),正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間,不得超過(guò)半個(gè)月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。

4、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。

2、工程檔案資料按項(xiàng)目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

5、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

7、本公司購(gòu)置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時(shí)移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。