歡迎光臨管理者范文網(wǎng)
當(dāng)前位置:管理者范文網(wǎng) > 安全管理 > 管理制度 > 檔案管理制度

物業(yè)客戶檔案管理制度3篇

更新時(shí)間:2024-05-10 查看人數(shù):25

物業(yè)客戶檔案管理制度

有哪些

物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面:

1. 客戶信息收集:確保全面收集業(yè)主的基本信息,如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等,并保持信息的更新。

2. 檔案分類與編碼:根據(jù)客戶類型和房屋屬性進(jìn)行檔案分類,設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,便于查找和管理。

3. 信息安全保護(hù):實(shí)施嚴(yán)格的保密措施,防止客戶信息泄露,遵守相關(guān)法律法規(guī)。

4. 檔案存儲(chǔ)與保管:規(guī)定檔案的存儲(chǔ)方式,如紙質(zhì)文件的存放位置,電子文件的備份策略等。

5. 訪問權(quán)限控制:明確誰(shuí)可以訪問客戶檔案,何時(shí)及如何訪問。

6. 檔案更新與清理:定期審查檔案內(nèi)容,及時(shí)更新過時(shí)信息,處理無用或過期檔案。

7. 檔案借閱與復(fù)制:設(shè)定借閱流程,規(guī)定復(fù)制檔案的條件和限制。

實(shí)施細(xì)則

1. 客戶信息收集:在業(yè)主入住時(shí),由物業(yè)工作人員負(fù)責(zé)收集并錄入系統(tǒng),包括身份證、產(chǎn)權(quán)證明、聯(lián)系方式等,確保信息準(zhǔn)確無誤。

2. 檔案分類與編碼:依據(jù)房屋所在的樓棟、單元和房號(hào)進(jìn)行分類,編碼采用“樓號(hào)-單元號(hào)-房號(hào)”的形式,電子檔案則通過數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)自動(dòng)編碼。

3. 信息安全保護(hù):所有檔案存儲(chǔ)在安全服務(wù)器中,設(shè)置訪問密碼,定期更換,物理文件存放在防火、防盜設(shè)施完備的檔案室。

4. 檔案存儲(chǔ)與保管:紙質(zhì)檔案按類別和編碼順序排列,電子檔案定期備份至外部硬盤,以防數(shù)據(jù)丟失。

5. 訪問權(quán)限控制:只有經(jīng)過授權(quán)的物業(yè)員工才能訪問客戶檔案,且訪問記錄需詳細(xì)登記。

6. 檔案更新與清理:每年進(jìn)行一次全面審查,更新業(yè)主變動(dòng)信息,對(duì)已出售或出租的房源檔案進(jìn)行標(biāo)注,無活動(dòng)記錄超過兩年的檔案進(jìn)行歸檔或銷毀。

7. 檔案借閱與復(fù)制:業(yè)主或合法代理人需填寫申請(qǐng)表,經(jīng)審核后方可借閱或復(fù)制檔案,且需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

上墻內(nèi)容

1. “客戶信息保密協(xié)議”,強(qiáng)調(diào)保護(hù)業(yè)主隱私的重要性。

2. “檔案管理制度流程圖”,清晰展示檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

3. “檔案借閱規(guī)定”,列出借閱檔案的步驟和注意事項(xiàng)。

4. “客戶檔案分類與編碼示例”,幫助員工理解和執(zhí)行分類規(guī)則。

5. “信息安全提示”,提醒員工遵守信息安全管理規(guī)定。

以上制度旨在規(guī)范物業(yè)客戶檔案管理工作,提高服務(wù)效率,保障業(yè)主權(quán)益,敬請(qǐng)全體員工嚴(yán)格遵守。

物業(yè)客戶檔案管理制度范文

第1篇 商住物業(yè)客戶檔案管理制度

商住大廈客戶檔案管理制度

1 制度內(nèi)容

為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

2 管理目標(biāo)

客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

3 適用范圍

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:

1.收集客戶單位資料

2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3.客戶裝修工程文件

4.客戶遷入時(shí)填具之資料

5.客戶資料補(bǔ)充

6.客戶聯(lián)絡(luò)資料

7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8.客戶與管理處往來文件

9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

10.客戶請(qǐng)修記錄

11.客戶投訴記錄

12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

4 注意事項(xiàng)

1.及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5.接聽客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

5 工作表格

1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)

2.客戶緊急聯(lián)絡(luò)表(qms-pm-31302)

3.非機(jī)動(dòng)車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)

4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)

5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)

6.停車證發(fā)放登記表(qms-pm-31306)

7.電話報(bào)裝申請(qǐng)表(qms-pm-31307)

8.電話變更登記表(qms-pm-31308)

9.備租/售電話號(hào)碼登記表(qms-pm-31309)

10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)

11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)

12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)

13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)

14.移機(jī)電話統(tǒng)計(jì)表(qms-pm-31314)

15.車位申請(qǐng)登記表(qms-pm-31315)

16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)

17.代保管單元鑰匙申請(qǐng)表(qms-pm-31317)

18.水、電表底數(shù)確認(rèn)單(qms-pm-31318)

第2篇 物業(yè)客戶檔案管理制度

物業(yè)客戶檔案管理制度

(三)物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:1]及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理中心之間的知會(huì)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;3.]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5]聽客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

客戶檔案管理客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的資料:1]收集客戶資料2]客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金3]戶裝修工程文件4]客戶遷入時(shí)填具之資料5]戶資料補(bǔ)充:§客戶聯(lián)絡(luò)資料§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料6]客戶與管理中心往來文件7]客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄8]客戶申請(qǐng)維修記錄9]客戶投訴記錄10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)11]將客戶資料分戶進(jìn)行保管,并由專人負(fù)責(zé)。

如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。

第3篇 物業(yè)客戶檔案管理制度(3)

物業(yè)客戶檔案管理制度(三)

物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:

1]及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理中心之間的知會(huì)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。

2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

3]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

5]聽客戶工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:

1]收集客戶資料

2]客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3]戶裝修工程文件

4]客戶遷入時(shí)填具之資料

5]戶資料補(bǔ)充:

§客戶聯(lián)絡(luò)資料

§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料

6]客戶與管理中心往來文件

7]客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

8]客戶申請(qǐng)維修記錄

9]客戶投訴記錄

10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)

11]將客戶資料分戶進(jìn)行保管,并由專人負(fù)責(zé)。如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。

物業(yè)客戶檔案管理制度3篇

有哪些物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面:1.客戶信息收集:確保全面收集業(yè)主的基本信息,如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等,并保持信息的更新。2.檔案分類與編碼:根據(jù)客戶類型
推薦度:
點(diǎn)擊下載文檔文檔為doc格式

相關(guān)物業(yè)客戶信息

  • 物業(yè)客戶檔案管理制度匯編【6篇】
  • 物業(yè)客戶檔案管理制度匯編【6篇】40人關(guān)注

    有哪些物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面:1.客戶信息收集:確保全面收集業(yè)主的基本信息,如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等,并保持信息的更新。2.檔案分類與編碼:根 ...[更多]

  • 物業(yè)客戶檔案管理制度3匯編【6篇】
  • 物業(yè)客戶檔案管理制度3匯編【6篇】34人關(guān)注

    有哪些物業(yè)客戶檔案管理制度主要涵蓋了以下幾個(gè)核心部分:1.客戶信息分類與編碼:確保所有客戶信息的系統(tǒng)化存儲(chǔ),通過編碼便于檢索。2.檔案收集與更新:定期更新客戶信息 ...[更多]

  • 物業(yè)客戶檔案管理制度3篇
  • 物業(yè)客戶檔案管理制度3篇25人關(guān)注

    有哪些物業(yè)客戶檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)方面:1.客戶信息收集:確保全面收集業(yè)主的基本信息,如姓名、聯(lián)系方式、房屋位置等,并保持信息的更新。2.檔案分類與編碼:根 ...[更多]

相關(guān)專題

檔案管理制度熱門信息