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訂單管理制度是企業(yè)運營的核心環(huán)節(jié)之一，旨在確保訂單的準確、高效處理，以滿足客戶需求并提升企業(yè)效率。該制度涵蓋了從訂單接收、審核、執(zhí)行到售后的一系列流程，旨在規(guī)范操作，降低錯誤率，提高客戶滿意度。
包括哪些方面
1. 訂單接收：明確訂單接收渠道，如電話、電子郵件、在線平臺等，并設定接收標準，如訂單格式、內(nèi)容完整性等。
2. 訂單審核：設立審核機制，檢查訂單的合法性、可用庫存、價格準確性等，防止無效或錯誤訂單。
3. 訂單確認：及時通知客戶訂單狀態(tài)，包括確認、修改、取消等，確保信息透明。
4. 訂單執(zhí)行：規(guī)范訂單處理流程，包括揀貨、包裝、發(fā)貨等，確保按時按量完成。
5. 售后服務：建立退換貨政策，處理客戶投訴，提供售后服務支持。
6. 數(shù)據(jù)管理：記錄訂單信息，進行數(shù)據(jù)分析，為業(yè)務決策提供依據(jù)。
7. 員工培訓：定期培訓員工，提升訂單處理能力和服務水平。
重要性
訂單管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：通過標準化流程，減少處理時間，提升訂單處理速度。
2. 減少錯誤：明確責任分工，降低訂單出錯概率，減少因錯誤造成的損失。
3. 客戶滿意度：確保訂單準確無誤，提高客戶信任度和忠誠度。
4. 優(yōu)化庫存：通過對訂單的預測和分析，合理控制庫存，避免積壓或缺貨。
5. 法規(guī)合規(guī)：遵守相關法規(guī)，保護消費者權益，降低法律風險。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的訂單處理流程，涵蓋每個步驟，確保員工清楚了解職責。
2. 引入自動化系統(tǒng)：利用信息技術，自動化處理訂單，減少人為錯誤，提高效率。
3. 建立反饋機制：鼓勵員工和客戶提出改進意見，不斷優(yōu)化制度。
4. 定期審計：定期檢查訂單處理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整，持續(xù)改進。
5. 激勵措施：設立績效考核，獎勵執(zhí)行良好的員工，激發(fā)團隊積極性。
6. 持續(xù)培訓：定期更新培訓內(nèi)容，確保員工掌握最新操作方法和政策變化。
通過以上方案，我們可以構建一個健全的訂單管理制度，實現(xiàn)訂單處理的規(guī)范化、專業(yè)化，從而提升企業(yè)的核心競爭力。
訂單管理制度范文
第1篇 服裝公司訂單評審及管理工作程序
1.目的
為使顧客在質(zhì)量、價格、交貨期等方面的要求得到識別和滿足,公司對顧客要求予以評審,確保有能力履行合同要求。
2.適用范圍
適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。
3.職責
3.1業(yè)務部負責
3.1.1受理訂單,與顧客接洽。
3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規(guī)格、價格、付款方式進行評審。
3.1.3簽訂服裝訂貨合同。
3.1.4合同(訂單)資料整理、歸檔、移交。
3.2工廠部負責
3.2.1數(shù)量、交貨期、工藝、質(zhì)量要求的評審。
3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關要求的執(zhí)行。
3.3 總經(jīng)辦文控員負責合同(訂單)資料按期接收。
4.工作程序
4.1訂單受理
4.1.1業(yè)務部針對顧客發(fā)出的服裝招標、訂購信息,依據(jù)公司的接單條件來衡量能否滿足對方的要求,如滿足即可同顧客接洽。
4.1.2服裝加工類訂單,由業(yè)務部相關業(yè)務員將顧客要求,如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期,記錄于訂單受理記錄表,并要求顧客提供明確的工藝要求。
4.1.3自主設計的項目,由設計部門依據(jù)目標顧客預期要求進行設計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術要求,參照《樣衣制作控制程序》制作樣衣,交顧客確認。
4.2訂單評審
4.2.1價格、付款方式評審。業(yè)務部相關人員依據(jù)服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價標準》制作報價單,由業(yè)務主管或業(yè)務經(jīng)理審核確定后,報價給客戶。
4.2.2品名、規(guī)格評審。業(yè)務部依據(jù)《生產(chǎn)能力一覽表》審核。
4.2.3工藝、質(zhì)量要求評審。工廠部、工藝科、質(zhì)檢科依據(jù)《服裝產(chǎn)品
標準》審核。
4.2.4數(shù)量、交貨期評審。工廠部總調(diào)度依據(jù)設備生產(chǎn)能力及生產(chǎn)計劃情況審核。
4.2.5各部門應將評審結果記錄于訂貨受理記錄表相應欄目。
4.2.6如有不能滿足顧客要求的項目,由業(yè)務部與顧客協(xié)商,達成協(xié)議。
4.2.7評審通過或協(xié)議達成后,業(yè)務部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。
4.3訂單變更
若顧客對已簽訂的合同內(nèi)容提出變更,業(yè)務部應組織相關部門對其進行評審,并將變更要求和評審意見記錄于訂貨受理記錄表;評審通過后,業(yè)務部確定變更內(nèi)容,填寫訂單變更通知單通知相關部門執(zhí)行變更。
4.4變更評審
4.4.1款式或規(guī)格尺寸變更,由工廠部技術科作出評審意見。
4.4.2數(shù)量、交貨期變更,由工廠部總調(diào)度作出評審意見。
4.4.3價格、付款方式變更,由業(yè)務部與顧客協(xié)商,并呈報業(yè)務經(jīng)理審定。
4.4.4工藝、質(zhì)量要求變更,由工廠部、質(zhì)檢科作出評審意見。
4.4.5業(yè)務部依據(jù)各部門的評審意見與顧客協(xié)商,擬定變更內(nèi)容交
業(yè)務經(jīng)理或總經(jīng)理批準。
4.4.6業(yè)務部依據(jù)變更內(nèi)容估算公司的損失,與顧客協(xié)商合理的賠償。
4.5合同確定后,各部門應按合同要求執(zhí)行,如遇難以克服的困難,應通告業(yè)務部,由業(yè)務部與顧客協(xié)商解決。
4.6合同(訂單)資料管理
4.6.1簽訂或確認后的有效合同(訂單),業(yè)務部需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔。
4.6.2合同(訂單)的正本統(tǒng)一保存在資料室,訂單變更的資料視為訂單保管。
4.6.3合同(訂單)為機密資料,未經(jīng)過業(yè)務主管同意,不得帶出業(yè)務部。
4.6.4合同期滿且結案后的次年年底,業(yè)務部應將合同資料整理成冊,移交總經(jīng)辦資料室保存。
1.相關文件
5.1《合同管理制度》
5.2《樣衣制作控制程序》
5.3《服裝報價標準》
5.4《生產(chǎn)能力一覽表》
5.5《服裝產(chǎn)品標準》
5.6《質(zhì)量記錄控制程序》
2.記錄
6.1 訂單受理記錄表
6.2 合同(訂單)
6.3 訂單變更通知單
6.4 聯(lián)絡記錄單
第2篇 生產(chǎn)部訂單式管理辦法
生產(chǎn)部訂單式管理規(guī)定
一、目的:為了控制物料,保證生產(chǎn)計劃的順利執(zhí)行,避免過程積壓的同時又確保生產(chǎn)線運作順暢,特制定本規(guī)定。
二、適用范圍:采購供應、計劃物控、倉儲、生產(chǎn)車間、成品庫等單位和過程。
三、流程和操作:
1、采購下單時依照生產(chǎn)計劃在訂購單上填寫生產(chǎn)訂單號,經(jīng)科長查閱訂單,審批后落單采購,便于監(jiān)督采購單的適時、適量和適價性;
2、供應商供貨時除附帶我司的采購單外,還必須在送貨單上注明采購單上的生產(chǎn)訂單號,每次送貨根據(jù)訂單號計劃量送完為止,對分批送貨的物料,倉管員要建立帳務,下次送貨時要進行扣減,不同訂單相同物料根據(jù)物控需要可以一次性送貨,但必須在送貨單上注明不同物料批次(不同的訂單號);
3、倉庫在收貨時,根據(jù)采購單、生產(chǎn)計劃單核對送貨單,無誤后方可按流程辦理入倉手續(xù),所有進倉物料倉管員要按訂單號標識清楚,并在該訂單足數(shù)后在mrpⅱ系統(tǒng)帳上注明,無計劃不允許收貨,除非物控員事先知會并得到批準;
4、倉庫收貨后必須打印入倉單一式四聯(lián),倉庫自留一聯(lián),其余各聯(lián)分發(fā)到采購、物控和客戶,保證各單位有據(jù)可查;
5、每次車間領料必須在《領料單》上寫清訂單號,倉管員發(fā)物料時要嚴格按訂單號執(zhí)行,發(fā)完該訂單材料后(含允許的損耗率)不再進行發(fā)料,如車間因其他原因(如來料不良、人為損壞、丟失等)要求補領時,必須先將不良物料辦理退倉手續(xù)(或補領手續(xù))后方可補領;
6、車間在生產(chǎn)時要在標識卡或轉移單上注明訂單號,總裝車間是通過條形碼來識別,成品完工進倉時,倉管員在收貨過程中要嚴格按訂單數(shù)執(zhí)行,車間統(tǒng)計員要和倉管員同步點數(shù)(通過質(zhì)量跟蹤卡來核對數(shù)據(jù)),相互確認,避免過程疏忽造成無法出貨或影響工資核算準確性;
7、車間同一用料部門不同班組(如a1班和a2班之間),在轉班交接時對專用件要相互交接物料數(shù)量和領用情況并簽字,避免材料丟失或毀損后相互扯皮推卸,責任到人,杜絕過程浪費造成出貨時缺料;
8、對標準件等通用材料,物控根據(jù)月生產(chǎn)計劃和供貨周期及倉庫庫容來通知采購進貨頻率和送貨量,保證不影響生產(chǎn)又不積壓太多物料。
編制:生產(chǎn)部
審批:__
時間:20__-9-6
