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文件資料管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的核心組成部分，它旨在確保信息的有效存儲、檢索、使用和保護(hù)。此制度涵蓋了文件的生命周期，從創(chuàng)建、審批、歸檔到銷毀的全過程，確保文件的安全性和合規(guī)性。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，便于管理和查找。
2. 文件制作與審批流程：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合法性。
3. 文件存儲與保管：設(shè)定文件的存儲位置、方式和期限，以及備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 文件使用與借閱：明確文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱、復(fù)制和傳遞過程，防止信息泄露。
5. 文件變更與修訂：設(shè)立文件修訂和版本控制機制，確保信息的及時更新。
6. 文件歸檔與銷毀：制定文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，符合法律法規(guī)要求。
7. 安全與保密：設(shè)定安全措施，包括訪問控制、加密、防火墻等，保障文件安全。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，強化員工的合規(guī)意識，實施內(nèi)部審計。
重要性
文件資料管理制度的重要性不言而喻。一方面，它是企業(yè)知識資產(chǎn)的保護(hù)傘，確保關(guān)鍵信息的完整性和可靠性；另一方面，它有助于提高工作效率，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少錯誤和延誤；此外，它還是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的基石，防止因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊：細(xì)化每個環(huán)節(jié)的具體操作步驟，為員工提供清晰的指引。
2. 實施電子化管理：利用文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的數(shù)字化存儲和管理，提高效率。
3. 建立定期審查機制：定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
4. 強化責(zé)任追究：明確各部門和個人在文件管理中的職責(zé)，違規(guī)行為應(yīng)有相應(yīng)的處罰措施。
5. 持續(xù)改進(jìn)：定期收集反饋，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和法規(guī)變化適時調(diào)整制度。
文件資料管理制度的建立健全，需要全員參與，形成良好的文件管理文化。只有這樣，企業(yè)才能在信息海洋中游刃有余，實現(xiàn)高效運營和持續(xù)發(fā)展。
文件資料管理制度范文
第1篇 a工廠管理文件資料控制程序
工廠管理文件和資料控制程序
1.目的
規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運行的各場合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。
2.適用范圍
適用于本廠質(zhì)量體系運行中的管理文件和資料的控制活動。
3.定義
文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。
4.職責(zé)
4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。
4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個層次:
a.第一層次為《質(zhì)量手冊》;
b.第二層次為《程序文件》;
c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等;
d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。
5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。
5.2文件的編制
5.2.1《質(zhì)量手冊》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。
5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。
5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。
5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。
5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
5.2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。
5.3文件的審批權(quán)限
5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。
a.《質(zhì)量手冊》由管理者代表審核、廠長批準(zhǔn);
b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn);
c. 《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定;
d. 其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長批準(zhǔn)。
5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。
5.4文件的發(fā)放和使用
5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋受控文件印章,并注分發(fā)號。
5.4.2文件的發(fā)放
a.《質(zhì)量手冊》按審批的范圍發(fā)放;
b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放;
c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。
d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。
5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號和加蓋受控文件印章的文件,便于控制。
5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。
5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時,文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。
5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中
做出說明(必要時作出檢討),文件管理員在補發(fā)文件時,注明丟失文件作廢,必要時文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。
5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時,由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。
5.5文件的更改
5.5.1如文件需要更改時,應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。
5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
5.5.3文件更改申請批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請單》意見實施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1文件更改一般以換頁形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。
5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋作廢印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋作廢留用印章可留用。
5.7文件的管理
5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。
5.7.2需臨時借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。
5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
5.8文件的保存
文件的保存按規(guī)定的地點和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。
6.相關(guān)文件和記錄
qr/sh05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》
qr/sh05.01-02《文件更改申請單》
qr/sh05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》
qr/sh05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》
qr/sh05.01-05《文件銷毀申請單》
qr/sh05.01-06《文件留用申請單》
qr/sh05.01-07《文件領(lǐng)用申請表》
第2篇 工廠質(zhì)量體系文件資料管理工作程序
工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序
1.0目的
1.1為對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制,確保各有關(guān)場所使用文件的有效版本,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料(包括軟件)的控制。
3.0引用文件及術(shù)語
3.1wsc-sz/《質(zhì)量手冊》
3.2iso/ts16949:2002(e)質(zhì)量管理體系
3.3gb/t19000―2000idtiso9000:2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》
3.4tl9000release4.0質(zhì)量管理體系
4.0職責(zé)
4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件和外來文件(包括顧客提供的文件)控制的責(zé)任部門。
4.2各有關(guān)部門為各自專用文件及資料控制的責(zé)任部門。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類及編號
1)文件和資料主要分為如下幾類:
a.質(zhì)量手冊
b.質(zhì)量體系程序文件
c.管理文件
d.作業(yè)文件及其它資料
e.顧客提供的產(chǎn)品及技術(shù)文件
f.各類標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)
2)所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“issueto”“onetimeonly”或者“forsupplier”印章,非受控分發(fā)一定要有“noncontrolled”字樣。
3)文件的編寫
a.質(zhì)量手冊由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫。
b.質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責(zé)任部門組織編寫。
一個程序文件基本上就是一個控制文件,它是用來規(guī)定“質(zhì)量手冊”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實際操作,一個程序文件可以起草用來填充任何相關(guān)的需要,同時必須用特別提供的文件格式。
c.管理文件由人力資源及行政部負(fù)責(zé)編寫.
d.一個程序文件由任何對執(zhí)行質(zhì)量程序有責(zé)任的授權(quán)人或組織起草,這個人或組織應(yīng)該是:
a.有權(quán)力或能力改變操作
b.對結(jié)果負(fù)解釋權(quán)和責(zé)任
c.對主題具有透徹的理解。
一個程序文件對它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準(zhǔn)確而詳細(xì)的,對它的目的所產(chǎn)生的結(jié)果是充分的,負(fù)責(zé)執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預(yù)期的情況下正確完成他們的工作。
4)下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件):
一個封面包含:
a.格式上的唯一識別碼。如:wsc.sz._―yy、wsc.sz._____.yy等。
b.頒布日期和版本號。
c.程序文件的標(biāo)題-----描述該文件的內(nèi)容。
d.起草者,審核者和批準(zhǔn)者的簽名。
e.從封面開始,包括附錄在內(nèi)每頁必須標(biāo)注“版本號”、“第_頁共y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁:“版本變更記錄”
5.3文件的審批
1)質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2)質(zhì)量體系程序文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫,職能部門經(jīng)理/指定人員審核并由管理者代表/部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
3)管理文件由人力資源及行政部編寫,部門經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn).
5.4文件登記、發(fā)放、借閱
1)文件中心在公共盤上建立有效文件的清單,對所有質(zhì)量體系文件進(jìn)行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準(zhǔn)后,由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“original”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“received”接受章。更新有效文件的清單,并作相應(yīng)的標(biāo)識。同時更新文件中心的軟拷貝件(如有)。作業(yè)文件和其它相關(guān)的圖紙等按文件作者或責(zé)任工程師的要求,建立《文件分發(fā)記錄單》,進(jìn)行硬拷貝發(fā)放,發(fā)放時須在首頁上加蓋紅色“issueto”章。
2)單頁或多頁子文件發(fā)放程序同一般文件。
3)當(dāng)因文件和資料被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機構(gòu)等)而需申請領(lǐng)用時,由申請者向dcc提出,經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料,需收回相應(yīng)的舊文件和資料;丟失或破損而補發(fā)的文件應(yīng)讓文件丟失或破損部門的部門經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名,并在備注欄中注明該文件己丟失或破損;文件中心作好相應(yīng)的發(fā)放記錄。
4)提供給顧客和認(rèn)證機構(gòu)的文件和資料,不加蓋受控印章,不做更改(換)控制。5)提供給供應(yīng)商的文件和資料,文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“forsupplier”印章發(fā)放給采購管理部,采購管理部接收后應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字確認(rèn)更新版本已收,并同時對舊版本進(jìn)行收回作廢簽名承諾,然后負(fù)責(zé)將新版本轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商,同時收回舊版本作廢。sqe根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應(yīng)商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。
6)按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用,文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“onetimeonly”印章,并在分發(fā)記錄單上登記,接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動失效,由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)銷毀。
7)對于工程部設(shè)計開發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用draft印章進(jìn)行簡單的控制:
a.登記:工程部在新產(chǎn)品樣品設(shè)計和制造階段編制的圖紙(drawing)、工藝路線表(routing)和經(jīng)顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單(avllist),由設(shè)計開發(fā)中心登記。僅保存電子版的文件。
b.發(fā)放:制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令(mo)發(fā)放到設(shè)計開發(fā)中心的制造小組,無須建立文件發(fā)放記錄。采購件圖紙和avllist發(fā)放到采購部和質(zhì)量部,需建立文件發(fā)放記錄。
c.更改:當(dāng)草稿版的技術(shù)文件由于設(shè)計的原因或客戶的更改要求進(jìn)行升版時,工程部負(fù)責(zé)按發(fā)放記錄收回舊版文件,發(fā)放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商作廢,然后收回。
d.文件收回:當(dāng)新產(chǎn)品準(zhǔn)備進(jìn)入小批量生產(chǎn)時,工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和avllist更新升級為正式版。同時會通過agile輸入系統(tǒng)。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應(yīng)鏈部的和avllist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商并收回,然后發(fā)放正式
版采購件圖紙。
5.5文件的更改
1)文件需要更改時,應(yīng)由文件原設(shè)計或編制部門(人)直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。
2)文件更改的審核、批準(zhǔn)一般情況下應(yīng)由原審批部門及人員進(jìn)行,當(dāng)發(fā)生機構(gòu)調(diào)整或原審批人不在職時應(yīng)由替代職能部門及人員審批。
3)文件升級以后,原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回,作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“obsolete”印章,保存在文件中心,不作銷毀,在有效的文件清單中加以標(biāo)識。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件,由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。
4)一般情況下文件更改由原編制或設(shè)計部門進(jìn)行,更改非本部門設(shè)計或編制的文件,必須有原設(shè)計或編制部門的書面授權(quán),并提供有關(guān)的背景資料。
5)文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知,說明一個文件已經(jīng)作廢,不再有新版本取代,須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件,作廢文件保存一年。
6)所有程序文件,作業(yè)指導(dǎo)書保存三年。
5.7顧客提供的文件的控制
1)顧客提供的文件,包括軟件,由文件中心負(fù)責(zé)登記,建立相應(yīng)的文件清單,按受控文件方式管理。有關(guān)這些文件的更新,由項目經(jīng)理控制。當(dāng)這些文件需要更新時,項目經(jīng)理或負(fù)責(zé)此項目的的工程師把新版文件送至dcc(包括軟件)。若客戶僅提供了軟拷貝件,項目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員,文件中心人員加蓋紅色received接受章,然后按項目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件,舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產(chǎn),在沒有得到顧客的書面授權(quán)時,絕對不可擴散和傳播。
2)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對發(fā)放到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。
3)總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部執(zhí)行的有關(guān)國家的法律、法規(guī)性文件的有效性。
4)顧客文件長期保持在文件中心。
5.8各類標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)清單,由使用者直接向文件中心借閱。
5.9主要文件和資料的編號法則
1)質(zhì)量手冊的編號說明
wsc-sz/qem-__
手冊的版本號
手冊英文縮寫
深圳z公司英文名稱簡稱
圖表1
2)質(zhì)量體系程序文件的編號說明
wsc.sz._-yy
程序文件序號(從01開始的流水號)
質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號
深圳(英文縮寫)
深圳z公司
_注:其中“_”是質(zhì)量手冊中對應(yīng)的要素序號,對于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關(guān)的,按質(zhì)量手冊中的序號分配,無法并入質(zhì)量手冊的要素序號的文件,統(tǒng)一分配“4”。
3)管理/作業(yè)文件的編號說明
wsc.sz._____.yy
管理/作業(yè)文件序號(從01開始的流水號)
管理/作業(yè)文件分類名稱(英文縮寫)
深圳(英文縮寫)
深圳z公司
4)產(chǎn)品文件的編號說明
由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性,繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產(chǎn)品代碼相對應(yīng)。機柜產(chǎn)品稱作pi,電子組裝產(chǎn)品稱作mpi。
5)質(zhì)量記錄的編號說明
form_._y-zissuea
版本號(從1開始的流水號)
序列號(從1開始的流水號)
從a開始的流水號
質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號
6.0文件中心使用的樣章
“分發(fā)”章
內(nèi)部文件原件章
外部文件“收到”章
“非受控”章
“給供應(yīng)商”章
作廢章
一次性使用章
7.0文件控制流程圖(見下頁)
8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄:
8.1《文件借閱記錄單》
8.2《文件分發(fā)記錄單》
8.3《作廢文件通知》
附加說明
本程序由質(zhì)量部提出
第3篇 ohs管理體系文件資料控制程序
ohs管理體系文件和資料控制
組織應(yīng)建立并保持程序,控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料,從而確保:
(1)它們能夠被恰當(dāng)定位;
(2)對它們進(jìn)行定期評審,必要時予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性;
(3)職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位,都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本;
(4)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用;
(5) 法律、知識性文件和資料,予以適當(dāng)標(biāo)識并保存。
1.理解要點
對ohs管理體系文件的管理,如文件的標(biāo)識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等,是文件控制的主要內(nèi)容。文件的保存要有一定場所,有專人保管,并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置,新的文件要及時到達(dá)使用者手中,文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求,為了實施對文件和資料的控制,除管理手冊和程序文件外,還應(yīng)有適當(dāng)?shù)闹С治募?。組織可結(jié)合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在iso9000系列中已有較嚴(yán)格的要求,可參照執(zhí)行。
另一方面,ohs管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制,而不是建立過于繁瑣的文件控制系統(tǒng),在建立體系和運行體系中要注重實效。
2.審核要點
1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否對有關(guān)的文件包括相關(guān)方的資料都實施了控制(如:是否建立ohsms文件和資料管理程序、設(shè)計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。
2)是否能保證體系運行的各個重要崗位,都能及時得到相應(yīng)文件的現(xiàn)行版本。
3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件,是否都進(jìn)行了適當(dāng)?shù)臉?biāo)識和管理。
4)文件的收發(fā)、復(fù)制、歸檔是否都有編號,有責(zé)任人員簽字。
5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。
6)文件發(fā)布前是否由授權(quán)人員審批其適用性。
7)文件修訂時,是否制定了相應(yīng)記錄和更改清單或一覽表。
第4篇 冶金安全生產(chǎn)文件資料管理制度
冶金公司安全生產(chǎn)文件資料管理制度
一、文件與資料識別
1、各單位、部門在制定安全生產(chǎn)文件時,必須按標(biāo)準(zhǔn)化要求制定符合標(biāo)準(zhǔn)的各種文件。(格式、紙張、文件程序、版面等)
2、對外來文件要進(jìn)行識別與分析,在轉(zhuǎn)發(fā)或修訂下發(fā)時要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性轉(zhuǎn)換,下傳的文件必須符合標(biāo)準(zhǔn)化文件要求。
3、各種資料的收集、整理要以標(biāo)準(zhǔn)資料格式進(jìn)行裝訂收藏。
4、對資料的內(nèi)容進(jìn)行識別分析,不符合標(biāo)準(zhǔn)化要求的要修改完善。
二、文件與資料的管理規(guī)定
1、文件、資料都要按標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行分類、保存、管理。
2、下發(fā)文件要建立“文件下發(fā)登記表”,登記表格式必須符合標(biāo)準(zhǔn)化要求,并將保存文件下發(fā)登記表存檔。
3、建立文件、資料檔案庫,專人負(fù)責(zé)管理和保存。
4、借閱、查詢各種資料、文件時,要建立借閱、查詢登記表。
5、文件、資料要整理規(guī)范,保存有序,管理到位,查找便捷。
6、若文件、資料需更新、補充、增加,必須經(jīng)過保管員進(jìn)行操作,非工作人員不得隨意進(jìn)行修改。
7、妥善保護(hù)文件、資料,不得隨意外借;查詢文件時不得在文件上做任何標(biāo)記,不得損壞。
8、文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作,制定相應(yīng)的安全措施,保證文件、資料的安全。
第5篇 關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔規(guī)定
關(guān)于項目建設(shè)管理文件資料收發(fā)和歸檔的規(guī)定
1 總則。為規(guī)范項目建設(shè)管理文件資料的收發(fā)和歸檔工作,特制定本規(guī)定。
2 項目建設(shè)管理文件資料的管理由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3 對項目經(jīng)理部所簽發(fā)的各種文件資料,必須在經(jīng)項目經(jīng)理審定、簽署并加蓋項目管理印章之后方可外發(fā)。所有外發(fā)文件資料應(yīng)留底存檔。
4 對項目經(jīng)理部收到的各種文件資料,必須在接收之前對其有效性進(jìn)行檢查,不得接收簽字、蓋章不全或經(jīng)涂改的文件資料。所有外來文件資料應(yīng)簽收登記。
5 對設(shè)計單位發(fā)出的設(shè)計變更通知,承包商提交的工程變更申請,監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的工程質(zhì)量事故處理報告、停(復(fù))工令、重要的監(jiān)理通知以及安全事故處理報告等重要文件,項目經(jīng)理部在收到文件資料24小時之內(nèi)必須上報業(yè)主。
6 項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)展情況,不定期地主持項目建設(shè)管理文件資料的分類、整理、立卷及歸檔工作,及時將己歸檔的文件資料提交業(yè)主。
7 工程建設(shè)管理工作結(jié)成后,所有項目建設(shè)管理文件資料應(yīng)納入項目建設(shè)管理檔案歸檔。
8 罰則
違反本規(guī)定對項目經(jīng)理和有關(guān)人員給予批評或通報批評;情節(jié)嚴(yán)重的,通報批評并處50-1000元罰款。
第6篇 工程文件資料管理制度（4）
工程項目文件資料管理制度(二)
文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識發(fā)放文件編號。
4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。
(3)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負(fù)責(zé)人簽署意見,項目負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項目備案,同時由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。
3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:
(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。
(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點,根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進(jìn)行分類組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進(jìn)行分類組卷。
(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續(xù)必須完備。
3、文件、資料保密規(guī)定
1)公司全體員工要樹立愛護(hù)公司資料,保守公司秘密的觀念。
2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;
第7篇 工程項目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負(fù)責(zé)項目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準(zhǔn)確及時交項目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標(biāo)準(zhǔn)對項目的文件資料進(jìn)行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關(guān)項目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項目經(jīng)理同意,任何人不準(zhǔn)借閱。對于上級有關(guān)印有密級的文件,項目不準(zhǔn)擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項目經(jīng)理或項目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀(jì)要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項目部辦公室收文、編號并分送有關(guān)部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。
第8篇 工程項目文件資料管理制度
工程項目文件資料的管理包括公司發(fā)文、項目對外收發(fā)文、418#文件所覆蓋的技術(shù)資料、其他質(zhì)量記錄等四個方面的內(nèi)容。
項目資料員在項目技術(shù)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)文件資料的管理工作。
項目各專業(yè)工程師及資料員必須具有資料員上崗證。
管理目標(biāo)是技術(shù)資料真實同步,達(dá)到長城杯的資料要求;非技術(shù)資料編目清晰,便于查閱。
文件資料的日常管理制度
一、文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全,符合《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的要求。
二、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查各專業(yè)工程師內(nèi)業(yè)資料的收集整理工作,檢查資料員的資料歸檔工作,不定期進(jìn)行內(nèi)業(yè)工作評比、獎優(yōu)罰劣。
三、418#文件涵蓋的技術(shù)資料要求:
1、項目總工組織各專業(yè)工程師和資料員學(xué)習(xí)418#文件。
2、各專業(yè)技術(shù)資料由本專業(yè)工程師負(fù)責(zé)收集整理。每月月底將本月技術(shù)資料移交項目資料員。
3、項目資料員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的整理、歸檔工作,資料歸檔時應(yīng)按《北京市建筑安裝施工技術(shù)資料管理規(guī)定》的標(biāo)準(zhǔn)來做。::如果技術(shù)資料不符合要求,資料員做以詳細(xì)記錄交給專業(yè)工程師,專業(yè)工程師應(yīng)及時補齊。
四、為了加強項目管理,除了418#文件的規(guī)定之外,其它質(zhì)量記錄由資料員統(tǒng)一管理。
五、各業(yè)務(wù)口收集、整理本專業(yè)質(zhì)量記錄,定期報送資料員處。資料員進(jìn)行分類歸檔。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進(jìn)行分類收存,類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單后分別送項目經(jīng)理或項目書記。項目經(jīng)理或項目書記學(xué)習(xí)之后,在文件就資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見,并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽名。
四、所要求的人員進(jìn)行傳閱或?qū)W習(xí)后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進(jìn)行標(biāo)識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標(biāo)明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投入運行后設(shè)立的項目經(jīng)理部,要及時到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補發(fā)。
七、項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)?！顿|(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
二、建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目的發(fā)文,屬于技術(shù)文件的,由項目技術(shù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保存。屬于合同類文件的,由成本經(jīng)理統(tǒng)一保存,并根據(jù)文件內(nèi)容組織責(zé)任人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。
公司發(fā)文管理制度
一、對公司發(fā)文進(jìn)行分類收存。類別為黨群類和行政類,行政類分為質(zhì)量體系文件和非質(zhì)量體系文件兩類。
二、公司發(fā)文由項目資料員統(tǒng)一接收,留下分類收文登記。
三、項目資料員在接到文件后,根據(jù)文件歸屬類別是行政文件還是黨群文件,附上文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單后分別送項目經(jīng)理或項目書記。項目經(jīng)理或項目書記學(xué)習(xí)之后,在文件就資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽署意見,并決定該文件的學(xué)習(xí)或傳閱的科室及人員范圍,由資料員送各相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)。各相關(guān)業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文件內(nèi)容,并在文件和資料傳閱學(xué)習(xí)單上簽名。
四、所要求的人員進(jìn)行傳閱或?qū)W習(xí)后,項目的文件資料由資料員統(tǒng)一進(jìn)行歸檔管理。黨群類和行政類文件分別存放,資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄,以便于查閱。
五、作廢文件必須進(jìn)行標(biāo)識,并單獨存放,同時在原收文記錄上標(biāo)明作廢存放處或銷毀日期。
六、質(zhì)量體系投::入運行后設(shè)立的項目經(jīng)理部,要及時到企管部申請領(lǐng)用《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》和《現(xiàn)行有效的受控的質(zhì)量體系文件和資料目錄清單》,并按該目錄清單中所列出的文件和資料找有關(guān)部室補發(fā)。
七、項目經(jīng)理部調(diào)出人員不允許帶走文件和資料,到新的崗位后,需要時再要求配發(fā)。《質(zhì)量手冊》、《質(zhì)量體系文件匯編》的持有人變更后,繼任人應(yīng)及時安排到企管部辦理文件執(zhí)有變更手續(xù)。
項目對外收發(fā)文管理制度
一、項目對外發(fā)文應(yīng)由室主任審核,項目經(jīng)理審批簽發(fā)。對業(yè)主發(fā)文應(yīng)該用微機打印,發(fā)文格式執(zhí)行《北京中鐵建筑工程公司ci手冊vi分冊工程項目部分(試行)》的要求。
第9篇 監(jiān)理文件資料日常管理實施細(xì)則
監(jiān)理工作文件及資料日常管理實施細(xì)則
為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作,使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的軌道,結(jié)合本工程項目實際情況,公司制定了施工階段資料管理制度期,要求監(jiān)理部按本實施細(xì)則執(zhí)行:
(一)監(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類,質(zhì)檢資料類,進(jìn)度控制文件類,計量支付類,施工原始記錄類進(jìn)行分合同、分類歸檔。
(二)綜合文件類按照竣工驗收文件、月報及工程總結(jié)、監(jiān)理及承包合同、變更設(shè)計文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗收文件包括竣工驗收鑒定書、竣工驗收報告、交工驗收申請、批準(zhǔn)文件。
2、月報及工程總結(jié)包括月形象進(jìn)度報表,監(jiān)理月報,年中、終及最終工程總結(jié)報告。
3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務(wù)協(xié)議書、各合同段承包合同以及補充協(xié)議書。
4、變更設(shè)計文件類包括變更會議紀(jì)要、工程變更設(shè)計申請表、變更令,應(yīng)分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文,監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令,監(jiān)理會議紀(jì)要,監(jiān)理規(guī)劃及實施細(xì)則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時間分類歸檔,監(jiān)理部下發(fā)通知、上報文件按成文時間單獨歸檔;會議紀(jì)要及工作指令分合同按時間順序分別歸檔;監(jiān)理規(guī)劃及實施細(xì)則單獨歸檔。
(三)圖紙類包括設(shè)計及施工圖紙、變更設(shè)計圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護(hù)、斷面圖、變更設(shè)計圖順序分別歸檔,其中變更設(shè)計圖按下發(fā)的時間順序排列。
(四)質(zhì)檢資料類按試驗檢測報告、測量資料、現(xiàn)場質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔:
1、試驗檢測報告包括各種原材料試驗報告、砼及砂漿配合比試驗報告、砼及砂漿強度試驗報告、擊實試驗報告、壓實度試驗報告、穩(wěn)定土強度試驗報告、水泥劑量試驗報告、油石比試驗報告、篩分試驗報告、其他各種試驗報告、外購材料(產(chǎn)品)合格證書。試驗檢測報告應(yīng)分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表、施工測量放樣單、各項工程高程測量結(jié)果、線路測量結(jié)果、測量原始紀(jì)錄。導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表單獨成冊,施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現(xiàn)場質(zhì)檢資料包括分項開工報告、檢驗申請單、質(zhì)檢表及檢測結(jié)果、質(zhì)量檢驗評定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項開工、檢驗申請、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗評定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報告、停工、復(fù)工令分合同分類歸檔。
5、試驗資料類由試驗專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。
(五)進(jìn)度控制文件類包括總進(jìn)度圖(表)、計劃、批準(zhǔn)文件,分期進(jìn)度圖(表)、(月、季、年)計劃、批準(zhǔn)文件,開工令,開工報告,施工組織設(shè)計,有關(guān)進(jìn)度的往來文件。分合同依時間順序分類歸檔。
(六)計量支付類包括中期計量支付證書、計量支付報表、中間計量表、質(zhì)檢資料、開工預(yù)付款支付證書、材料預(yù)付款支付證書、終期支付證書及附件資料,分合同依時間先后順序分類歸檔。
(七)施工原始記錄類包括監(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄,分合同段分類歸檔,其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理員填寫。
(八)所有監(jiān)理文件及資料除試驗、測量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。
(九)所有往來文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。
(十)所有文件盒必須建立文件清單目錄,后附備考表。
(十一)所有保存文件必須清晰,原則上保存原件。
(十二)建立文件閱辦制度及登記請單。
(十三)所有文檔由綜合組在微機上做好文件索引并保存。
(十四)年終由綜合組對本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。
(十五)工程結(jié)束按業(yè)主竣工文件編制辦法對監(jiān)理文件進(jìn)行歸檔、上報。
第10篇 保潔中心文件資料管理規(guī)程
保潔中心文件資料管理規(guī)程
1.目的
完善資料留存及合同管理
2.范圍
適用于公司各類行文及合同
3.職責(zé)
由保潔中心文員負(fù)責(zé)執(zhí)行
4.操作規(guī)程
工作流程圖說明記錄
1、由保潔中心文員負(fù)責(zé)收、發(fā)文工作。
2、所有文件分類留存。
3、所有合同進(jìn)行編號留存,并填寫《合同統(tǒng)計表》。
4、年底對本年度的文件及合同進(jìn)行分類裝訂。
《合同統(tǒng)計表》
yz-zg/bbj-f01-01
第11篇 學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件資料管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)維修服務(wù)部文件、資料管理規(guī)定
(一)凡接到學(xué)校、集團(tuán)印發(fā)的文件,都必須進(jìn)行編號登記。
(二)需要傳閱學(xué)習(xí)的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學(xué)習(xí)。
(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。
(四)對過期作廢或無保存價值的文件,資料要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
(五)對有保留價值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。
(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時歸檔。
第12篇 監(jiān)理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術(shù)語
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定
3 職責(zé)
3.1 總監(jiān)理工程師
3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師
負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設(shè)參建單位。
4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。
4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務(wù)過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:
a) 監(jiān)理合同;
b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
c) 監(jiān)理指令;
d) 監(jiān)理工作日志;
e) 監(jiān)理周(月)報;
f) 會議紀(jì)要;
g) 審核簽認(rèn)文件;
h) 工程質(zhì)量認(rèn)證文件;
i) 危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗收記錄;
l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;
m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設(shè)計文件;
q) 適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;
r) 顧客提供的(包括設(shè)計圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項目的上級文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應(yīng)及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。
4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識明確。對于工程監(jiān)理項目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會審及設(shè)計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計算機信息網(wǎng),以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6 對于顧客提供的設(shè)計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。
4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
第13篇 _地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:
第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù);
7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
1)對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存;
2)對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認(rèn)真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進(jìn)行修補和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。
第14篇 某購物中心部門文件資料管理規(guī)程
營運管理類標(biāo)準(zhǔn)指引
制定部門:營運部
購物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責(zé)
3.1部門員工負(fù)責(zé)自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導(dǎo)下進(jìn)行資料整理工作,其主要職責(zé)是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進(jìn)行整理。定期對所有已歸檔的資料進(jìn)行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo),并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負(fù)有全部責(zé)任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應(yīng)按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進(jìn)行分類。
排列:歸檔資料應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長期、短期。
4.3公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負(fù)責(zé)人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復(fù)制。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批方可摘錄和復(fù)制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進(jìn)行處罰。
4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認(rèn)無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準(zhǔn)銷毀,尚需保存,則應(yīng)在銷毀清單上做出適當(dāng)說明。為了防止錯銷,對已批準(zhǔn)銷毀的資料除特殊情況外,一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認(rèn)已無利用價值時再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.11因個人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級進(jìn)行相應(yīng)處罰
4.11.1普通級資料:
記過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。
4.11.2重要級資料:
記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應(yīng)績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
第15篇 安全社區(qū)創(chuàng)建文件資料管理檔案制度
安全社區(qū)創(chuàng)建文件與資料管理檔案制度
1、加強文書檔案、圖像檔案資料的管理工作,保證文書檔案、圖像檔案的及時歸檔和妥善保管,專人負(fù)責(zé)。
2、創(chuàng)建辦公室負(fù)責(zé)文件與資料的歸檔,督促和日常管理工作。對相關(guān)資料必須按規(guī)定立卷,各工作組在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
3、堅持各工作組收集保管、創(chuàng)建辦公室定期歸檔制度。
4、歸檔范圍:重要的會議資料,包括文件、會議的通知、報告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會議記錄、會議紀(jì)要等;反映主要工作活動的報告、總結(jié)、各種規(guī)章制度等。
5、創(chuàng)建辦公室成員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理。
