總經(jīng)理辦公室管理制度旨在確保公司日常運營的高效、有序，為總經(jīng)理提供一個良好的決策環(huán)境。它涵蓋了以下幾個核心方面：
1. 辦公室管理
2. 行政支持
3. 溝通協(xié)調(diào)
4. 文件與檔案管理
5. 日程安排
6. 保密制度
包括哪些方面
1. 辦公室管理：規(guī)定辦公設(shè)備的使用與維護，保持辦公環(huán)境整潔，確保辦公設(shè)施的安全運行。
2. 行政支持：涵蓋文件處理、會議籌備、差旅安排等，以保證總經(jīng)理日常工作順利進行。
3. 溝通協(xié)調(diào)：建立有效的內(nèi)部溝通機制，確保信息暢通，協(xié)調(diào)各部門間的合作。
4. 文件與檔案管理：制定文件分類、歸檔、檢索的程序，確保信息的安全與準確。
5. 日程安排：合理規(guī)劃總經(jīng)理的日程，優(yōu)先處理重要事務(wù)，避免時間沖突。
6. 保密制度：規(guī)定敏感信息的處理方式，防止機密泄露，維護公司利益。
重要性
總經(jīng)理辦公室管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程能減少工作中的混亂，提高總經(jīng)理及團隊的工作效率。
2. 維護秩序：明確的職責劃分，有助于維持辦公室的良好秩序，避免工作沖突。
3. 保障決策：有效的信息管理和溝通機制，為總經(jīng)理的決策提供及時、準確的數(shù)據(jù)支持。
4. 保護資產(chǎn)：嚴格的保密制度，防止公司機密外泄，保護公司的核心競爭力。
方案
1. 制定詳細操作指南：為每一項管理內(nèi)容制定具體的操作指南，確保員工清楚了解并執(zhí)行。
2. 定期培訓與評估：定期對員工進行制度培訓，評估執(zhí)行效果，及時調(diào)整和完善制度。
3. 設(shè)立反饋機制：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化管理制度。
4. 強化責任落實：明確每個崗位的責任，通過績效考核確保制度的執(zhí)行。
5. 更新與適應(yīng)：隨著公司的發(fā)展，定期審查并更新管理制度，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求和環(huán)境變化。
通過上述方案，總經(jīng)理辦公室管理制度將形成一個動態(tài)、高效的管理體系，助力公司實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展。
總經(jīng)理辦公室管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理評審控制工作程序（總經(jīng)理辦公室）
物業(yè)管理評審控制程序(總經(jīng)理辦公室)
1、目的和范圍
總經(jīng)理按計劃對質(zhì)量管理體系進行評審,以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。通過定期的評審評價質(zhì)量管理體系變更的需要,并適合于實現(xiàn)物業(yè)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的要求。
2、引用文件
fshtl-0301物業(yè)文件控制程序
fshtl-0302物業(yè)記錄控制程序
fshtl-0321物業(yè)客戶滿意度測量控制程序
fshtl-0322物業(yè)內(nèi)部質(zhì)量體系審核控制制度
fshtl-0325物業(yè)改進控制程序
3、職責
3.1總經(jīng)理負責主持管理評審,作出評審結(jié)論和決策措施,并對質(zhì)量管理體系的適應(yīng)性和持續(xù)有效性負責。
3.2總經(jīng)理辦公室主任負責管理評審的計劃落實、組織協(xié)調(diào),并向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系的運行情況。
3.3總經(jīng)理辦公室負責管理評審的準備工作和組織實施,收集并提供管理評審所需資料,以及評審后問題的分解、檢查和報告工作。
3.4與質(zhì)量體系評審相關(guān)的職能部門負責人參加評審,準備并提供本部門的評審所需的資料,落實評審中提出需要采取的糾正與預(yù)防措施的制訂和實施。
4、工作程序
4.1評審時間、形式、依據(jù)
4.1管理評審每年至少進行一次,一般選擇在本年度質(zhì)量目標檢查總結(jié)之后,下年度新的質(zhì)量目標頒布之前進行,一般為每年十一月中旬?？山Y(jié)合內(nèi)審后的結(jié)果進行,也可根據(jù)需要安排。當內(nèi)外部環(huán)境情況變化時,應(yīng)及時進行管理評審。
4.2總經(jīng)理辦公室須在評審前一個月編制《管理評審計劃》,特殊情況如,遇重大或緊急情況可根據(jù)需要即時安排評審;《計劃》需交總經(jīng)理批準。
4.3管理評審一般以會議形式進行評審。
4.4開展管理評審活動的要求:
a.確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性。由于物業(yè)所處的環(huán)境不斷地變化,要求物業(yè)根據(jù)行業(yè)、法律法規(guī)要求、業(yè)主及市場要求適時調(diào)整質(zhì)量管理體系過程,以保持其持續(xù)的適宜性;
b.確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的充分性。在物業(yè)質(zhì)量體系運行中,對服務(wù)實現(xiàn)過程或體系現(xiàn)狀的測量分析、新目標的建立、新方法的提出或新過程的識別,使原有質(zhì)量管理體系存在不充分的情況,通過管理評審來調(diào)整相互關(guān)聯(lián)的過程,以達到體系的持續(xù)的充分性;
c確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的有效性。有效性是物業(yè)實現(xiàn)質(zhì)量方針、目標的程度的度量。必須把業(yè)主的滿意度、服務(wù)的業(yè)績、物業(yè)整體服務(wù)素質(zhì)與行業(yè)法規(guī)的符合性等與質(zhì)量目標對比,找差距,不斷改進,以確保體系的持續(xù)的有效性;
d.上述三種情況都有可能導致體系的變更,物業(yè)需適時地調(diào)整過程和質(zhì)量目標,以達到體系的持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。
4.5管理評審計劃或評審要求(包括評審時間、評審目的、評審范圍及評審重點、參加評審的部門/人員、評審依據(jù)和評審內(nèi)容),應(yīng)由總經(jīng)理辦公室提前通知參加管理評審的部門負責人。
4.6管理評審的依據(jù)是物業(yè)質(zhì)量方針、目標的實現(xiàn)情況以及市場和顧客需求的變化狀況。
4.7當出現(xiàn)下列情況之一時,可增加管理評審頻次。
a.物業(yè)組織機構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、資源配置發(fā)生重大變化時;
b.當法律法規(guī)、行業(yè)標準規(guī)范及業(yè)主要求有變化時;
c.市場需求發(fā)生重大變化時;
d.即將進行第二、三方審核,或法律法規(guī)規(guī)定的審核時;
e.質(zhì)量審核中發(fā)現(xiàn)嚴重不合格時。
4.2管理評審的輸入和輸出
4.2.1管理評審的輸入包括物業(yè)當前的業(yè)績和需要改進方面。如:
a.審核結(jié)果。通過內(nèi)、外審核的結(jié)論及所采取的糾正措施實施的效果,評價質(zhì)量管理體系的適宜性、有效性以及企業(yè)結(jié)構(gòu)、職責分工、程序和資源配置的合理性、充分性;
b.業(yè)主的反饋信息。根據(jù)市場信息、業(yè)主反饋的信息、服務(wù)情況的信息以及與業(yè)主溝通的結(jié)果,評價業(yè)主對本物業(yè)服務(wù)的滿意程度;
c.過程的業(yè)績和服務(wù)的符合性。通過對服務(wù)過程的確認、控制的效果以及產(chǎn)品實際質(zhì)量狀況與質(zhì)量要求的符合性的審核,評價質(zhì)量管理體系運行的有效性;
d.預(yù)防和糾正措施的情況。對預(yù)防和糾正措施實施的結(jié)果進行評審、確認,以便修改相關(guān)文件,保持措施的后續(xù)有效性;
e.以往管理評審的跟蹤措施情況。檢查評審上次管理評審結(jié)果所采取的糾正措施的跟蹤驗證結(jié)果的有效性、及時性和正確性,以確保質(zhì)量管理體系運行的有效性;
f.可能影響質(zhì)量管理體系的變化。根據(jù)市場策略、技術(shù)進步相關(guān)法律法規(guī)和社會要求等外部環(huán)境的變化以及物業(yè)內(nèi)部的變化(如體系的重大變更,財務(wù)狀況變化等因素),評價體系進行變更和完善的必要性;
g.評價持續(xù)改進項目實施的有效性,并提出新的改進目標和項目;
h.根據(jù)物業(yè)經(jīng)營狀況的相關(guān)數(shù)據(jù)的趨勢、分析和應(yīng)用情況及效果,以確定體系的適宜性、充分性、有效性和需要改進的順序和項目;
i.改進的建議。
4.2.2評審的輸出
a.質(zhì)量管理體系及其過程有效性的改進。在評審結(jié)論中應(yīng)有關(guān)于體系及過程改進的要求、順序、項目等內(nèi)容(如業(yè)主滿意、過程改進、硬件設(shè)施設(shè)備環(huán)境等);
b.與服務(wù)要求有關(guān)的改進。在服務(wù)的改進方面,包括服務(wù)質(zhì)量特性、滿足市場需求的能力等。優(yōu)先考慮業(yè)主的要求以及服務(wù)實現(xiàn)中的薄弱環(huán)節(jié);
c.確定和提供資源的措施。根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化,確定資源需求,尤其對關(guān)鍵設(shè)備、關(guān)鍵工序、特殊過程、測量設(shè)備、人員等方面的需求,予以確認和配置,以適應(yīng)體系運行的需要。
4.3管理評審的實施辦法
4.1總經(jīng)理辦公室向有關(guān)部門提出評審所需的資料清單。包括:
a.內(nèi)外部質(zhì)量管理體系審核報告及不符合項實施糾正措施的有關(guān)材料;
b.本年度或某階段質(zhì)量目標完成情況的材料;
c.物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平的分析材料;
d.業(yè)主滿意度調(diào)查信息和服務(wù)情況的匯總材料;
e.其他有關(guān)服務(wù)與體系運行的情況資料、糾正和預(yù)防措施的有關(guān)資料;
f.物業(yè)管理方面的數(shù)據(jù)的趨勢分析、應(yīng)用效果以及持續(xù)改進的相關(guān)數(shù)據(jù)、報表、材料等。
4.2總經(jīng)理辦公室將《管理評審?fù)ㄖ獑巍泛团鷾实摹对u審計劃》下發(fā)各參加評審的部門,同時要求各參加部門作好會議的準備工作,包括對本部門薄弱環(huán)節(jié)的分析、產(chǎn)生原因及改進的設(shè)想。
4.3召開評審會議:
a.總經(jīng)理主持
會議,各部門經(jīng)理參加會議;
b.指定評審重點部門作主要發(fā)言;
c.參加會議人員進行充分討論。
4.4評審報告
4.4.1根據(jù)總經(jīng)理對管理評審中相關(guān)問題的決定,總經(jīng)理辦公室形成文件,經(jīng)總經(jīng)理審核、批準后,下發(fā)實施。
評審報告的內(nèi)容一般包括:評審時間;評審組成員姓名、部門、職務(wù);評審簡要過程及結(jié)論;不符合項的具體說明及改進建議。
4.4.2對管理評審出現(xiàn)的不符合項,由總經(jīng)理確定責任部門,總經(jīng)理辦公室進行分解,下發(fā)各部門制訂糾正措施,予以實施。
4.4.3管理評審報告分發(fā)范圍:總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室、相關(guān)部門。
4.5糾正措施的跟蹤驗證
4.5.1各相關(guān)部門收到評審報告后,應(yīng)立即分析原因,制訂糾正措施,并報告總經(jīng)理辦公室審核,總經(jīng)理批準,然后組織實施。
4.5.2總經(jīng)理辦公室對實施情況跟蹤檢查,驗證實施的有效性,并報總經(jīng)理。
4.6管理評審計劃、記錄、報告等相關(guān)資料應(yīng)由總經(jīng)理辦公室按照《文件控制程序》歸檔備查。
4.7管理評審結(jié)果引起文件更改時,按fshtl-0301《文件控制程序》執(zhí)行。
5、記錄
管理評審計劃(見總辦手冊7.13)管理評審?fù)ㄖ獑?見總辦手冊7.14)
第2篇 物業(yè)總經(jīng)理辦公室質(zhì)量管理職責－2
物業(yè)總經(jīng)理辦公室質(zhì)量管理職責2
a.負責公司各部門間工作協(xié)調(diào),協(xié)助總經(jīng)理處理和協(xié)調(diào)各種事務(wù);承上啟下,內(nèi)外溝通,完成公司領(lǐng)導交辦的各項任務(wù)。
b.通過組織深入的調(diào)查研究,及時掌握公司內(nèi)外部信息,向公司提供及時、準確、有效的各類信息及分析結(jié)果,為公司決策提供資訊依據(jù)及合理化建議。
c.依據(jù)公司中長期發(fā)展的經(jīng)營管理目標,擬訂公司中長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。
d.負責集團總部、深圳__地產(chǎn)公司指令、信息的下達及落實情況的監(jiān)督,向集團總部、深圳__地產(chǎn)公司報送、反饋信息。
e.負責公司信息管理,不斷完善公司信息管理制度,維護和保持公司信息渠道的暢通。
f.負責收集政府頒布的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的法令、法規(guī)、條例及行業(yè)管理規(guī)定,及時整理并下發(fā)各部門,并按最新要求執(zhí)行。
g.負責公司內(nèi)部及外部網(wǎng)站的管理,負責internet信息的下載和發(fā)布。
h.負責管理、維護公司各類電腦及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,完善公司電腦管理規(guī)章制度。
i.負責公司對外公共關(guān)系的建立、保持,處理公司對外事務(wù)及同行業(yè)交流、參觀的接待、安排工作;負責公司企業(yè)形象宣傳及公司ci工程之推廣應(yīng)用。
j.負責公司法律事務(wù)的協(xié)調(diào)處理,并協(xié)助各部門通過法律途徑追繳各類拖欠款。
k.負責對外發(fā)送文件、外來文件的跟蹤、轉(zhuǎn)發(fā),并落實批轉(zhuǎn)情況;
負責轉(zhuǎn)呈各部門及人員向總經(jīng)理提出的請示、報告、建議等,經(jīng)總經(jīng)理批示后轉(zhuǎn)相關(guān)部門或人員,并對處理情況作相應(yīng)跟蹤。
l.負責公司公章、法人委托書、法人證明書、介紹信的管理工作。
m.負責公司的合同管理工作。
n.負責公司行政會議的會議紀要及重大事件記錄,組織撰寫公司級的各類文稿(包括年度工作總結(jié)、上報材料、請示、報告、會議紀要等)。
o.負責各部門會所經(jīng)營管理的指導和監(jiān)督工作。
p.負責指導各部門開展社區(qū)文化活動及公司級社區(qū)文化活動的統(tǒng)籌、組織工作。
q. 負責協(xié)助法律及電腦、網(wǎng)絡(luò)知識培訓工作。
第3篇 物業(yè)公司總經(jīng)理辦公室質(zhì)量管理職責
物業(yè)公司總經(jīng)理辦公室質(zhì)量管理職責
a.負責公司各管理處/部門間工作協(xié)調(diào),協(xié)助總經(jīng)理處理和協(xié)調(diào)各種事務(wù);承上啟下,內(nèi)外溝通,完成公司領(lǐng)導交辦的各項任務(wù)。
b.通過組織深入的調(diào)查研究,及時掌握公司內(nèi)外部信息,向公司提供及時、準確、有效的各類信息及分析結(jié)果,為公司決策提供資訊依據(jù)及合理化建議。
c.依據(jù)公司中長期發(fā)展的經(jīng)營管理目標,擬訂公司中長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。
d.負責集團、天津zz地產(chǎn)公司指令、信息的下達及落實情況的監(jiān)督,向集團、天津zz地產(chǎn)公司報送、反饋信息。
e.負責公司信息管理,不斷完善公司信息管理制度,維護和保持公司信息渠道的暢通。
f.負責收集政府頒布的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的法令、法規(guī)、條例及行業(yè)管理規(guī)定,及時整理并下發(fā)各管理處/部門,并按最新要求執(zhí)行。
g.負責公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的管理,管理、維護公司各類電腦及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,完善公司電腦管理規(guī)章制度。
h.負責公司對外公共關(guān)系的建立、保持,處理公司對外事務(wù)及同行業(yè)交流、參觀的接待、安排工作;
i.負責公司法律事務(wù)的協(xié)調(diào)處理,并協(xié)助各管理處/部門通過法律途徑追繳各類拖欠款。負責公司簽署合同的法律事務(wù)方面的審核。
j.負責公司企業(yè)形象宣傳及公司ci工程之監(jiān)督與推廣應(yīng)用
k.負責指導各管理處/部門開展社區(qū)宣傳活動及物業(yè)宣傳的統(tǒng)籌、組織工作
l.負責對物資供方進行評估或?qū)徍?了解各類物資價格的浮動情況,并每季度公布一次常用物資參考價格及協(xié)助每年定期復(fù)查供方的資信。
m.負責對外發(fā)送文件、外來文件的跟蹤、轉(zhuǎn)發(fā),并落實批轉(zhuǎn)情況;
n.負責轉(zhuǎn)呈各管理處/部門及人員向總經(jīng)理提出的請示、報告、建議等,經(jīng)總經(jīng)理批示后轉(zhuǎn)相關(guān)部門或人員,并對處理情況作相應(yīng)跟蹤。
o.負責指導、監(jiān)督檢查各管理處/部門文檔管理及重要資料的控制和保管工作。
p.負責公司公章、法人委托書、法人證明書、介紹信的管理工作。
q.負責公司的合同管理工作。
r.負責公司行政會議的會議紀要及重大事件記錄,組織撰寫公司級的各類文稿(包括年度工作總結(jié)、上報材料、請示、報告、會議紀要等)。
s.負責公司本部辦公場所后勤、設(shè)備管理工作的具體實施
t.負責公司后勤保障體系的不斷完善,監(jiān)督各管理處/部門后勤工作。
u.負責公司倉庫管理工作
v.負責公司資產(chǎn)購置、調(diào)拔、報廢等管理工作。
w.負責公司車輛安排、維護、年審及專兼職駕駛員管理等工作
_.負責假日運行處日常業(yè)務(wù)的管理指導工作
y.根據(jù)公司財務(wù)制度規(guī)定嚴格做好權(quán)限內(nèi)費用支出的審批工作
z.負責法律、文檔及電腦、網(wǎng)絡(luò)知識培訓工作
第4篇 裝修公司總經(jīng)理辦公室管理制度
裝飾公司總經(jīng)理辦公室管理制度
會議制度
第一條、為維持正常的工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。
第二條、會議可有5分鐘彈性時間(由主持人掌握)。遲到、早退5(不含)--15分鐘(含)的,一次罰款20元;遲到、早退15(不含)--30分鐘(含)的,一次罰款40元;遲到、早退超過30分鐘的,一次罰款50元。
第三條、會間呼機或手機每響一次罰款20元,接、打一次手提電話罰款50元,離開會場接、打電話,每次罰款100元。
第四條、會間離席者(無論何故),罰款100元。
第五條、無故不參加會議者,每次罰款200元。因故(無論是因公事、私事)請假不參加會議者,每次罰款50元(公司指定外出者或因工作約定時間必須避開例會時間且經(jīng)總經(jīng)理特批者除外)。
第六條、總經(jīng)理例會
1、除遇特殊情況,每周三下午16:00在公司總部召開總經(jīng)理例會。
2、總經(jīng)理例會紀要、會議決議由總經(jīng)理辦公室主任記錄,會后將記錄單復(fù)印交總經(jīng)理、每個承辦人和總經(jīng)理辦公室主任各一份。
3、發(fā)言人應(yīng)按規(guī)定的匯報內(nèi)容匯報工作,發(fā)言應(yīng)言簡意賅,音量適中,吐字清晰。
4、因故不能參加總經(jīng)理例會的部門負責人,須安排經(jīng)總經(jīng)理事先認可的臨時負責人出席會議,未安排臨時負責人的,給予一般過失單一張。
5、未按承辦時間匯報例會決議完成情況的,視情節(jié)給予一般或嚴重過失單一張。
第七條、總經(jīng)理例會的次日,各部門召開部門例會,如需更改會議時間,須報總經(jīng)理批準。未按時召開部門例會的,視情節(jié)給予相關(guān)責任人一般或嚴重過失單。
第八條、總經(jīng)理當面指令或電話指令,須在24小時內(nèi)匯報承辦情況。否則視情節(jié)給予一般或嚴重過失單一張。
第九條、本制度由總經(jīng)理辦公室負責解釋、修改。
八小時復(fù)命制
為嚴肅工作紀律,加強時間管理,提高工作效率,特制定本制度。
1.上級向下屬指派工作,要求作出限時,對于無法提出限時的工作,應(yīng)嚴格按本制度執(zhí)行。
2.員工接受領(lǐng)導口頭或書面指派的非限時工作任務(wù),須于接受任務(wù)之時起,八個工作小時內(nèi)匯報工作結(jié)果或承辦情況。
3.部門之間非限時的協(xié)作事宜,應(yīng)在八個工作小時內(nèi)互相通報工作進展情況。
4.員工向部門經(jīng)理/主管反映問題、提供建議等,部門經(jīng)理/主管須在八個工作小時內(nèi)通告工作結(jié)果或承辦情況。
5.員工在工作時間內(nèi)因外出辦事,或請假休息等原因不在崗位,均應(yīng)向公司說明事由、去向,并與公司保持聯(lián)系。
6.違反本規(guī)定,視情節(jié)給予一般或嚴重過失單處罰。
7.員工投訴按投訴制度處理,不屬此制度規(guī)定范圍。
文件管理制度
第一條、為加強公司文件的規(guī)范化管理,特制定本辦法。
第二條、公司的文件由總經(jīng)理辦公室負責起草和審閱,總經(jīng)理簽發(fā)。
第三條、公司各部門的文件由各部門負責起草,并交一份電子文檔給總經(jīng)理辦公室審閱、修改,起草人或部門(臨時)負責人校對,總經(jīng)理簽發(fā),未交總經(jīng)理辦公室審閱和私自制發(fā)的,視情節(jié)給予文件起草部門負責人一般或嚴重過失單一張。
第四條、文件原稿,須注明文件起草部門、起草人,由總經(jīng)理秘書分類歸檔,保存?zhèn)浒浮?/p>
第五條、文件簽發(fā)后,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排打印、復(fù)印、蓋章。
第六條、公司正式書面文件(紅頭文件、呈報上級主管部門文件)出現(xiàn)錯別字的,每個錯別字給予總經(jīng)理辦公室主任和部門文件的校對人各二十元罰款。
第七條、屬于機密的文件,起稿人應(yīng)注明秘密字樣,并確定報送范圍。機密文件按保密規(guī)定由專人印制、報送。
第八條、文件由總經(jīng)理辦公室負責發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、接件部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍發(fā)送。
第九條、外來的文件由總經(jīng)理辦公室專人負責簽收,并分類登記。簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后15分鐘內(nèi)報送,15分鐘內(nèi)無法報送的,應(yīng)與接件人聯(lián)系并協(xié)商解決辦法。
第十條、傳閱文件由總經(jīng)理辦公室專人負責收回,對領(lǐng)導指示的文件,總經(jīng)理辦公室應(yīng)按領(lǐng)導指示和文件要求組織傳達和落實。
第十一條、違反本制度第七條、第八條有關(guān)規(guī)定的,按公司保密制度規(guī)定承擔責任;違反本制度第九條、第十條規(guī)定的,受罰一般過失單。
第十二條、本制度由總經(jīng)理辦公室負責解釋、修改。
保密制度
第一條、為保守公司秘密,維護公司利益,特制定本制度。
第二條、公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和利益,依照特定程序確定,在一定時間內(nèi)只限定一定范圍的人員知悉的事項。
第三條、公司全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條、公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。
第五條、公司秘密包括下列事項:
(一)公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。
(二)公司管理制度、文件、通知等。
(三)公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。
(四)公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表產(chǎn)值。
(五)公司掌握的尚未進入市場尚未公開的各類信息。
(六)公司職員人事檔案,工資性、勞務(wù)性收入及資料。
(七)其他經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的事項。
第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由總經(jīng)理辦公室負責保密,并采取相應(yīng)的保密措施。
第七條、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,須事先報總經(jīng)理批準。
第八條、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動,主辦部門應(yīng)采取下列保密措施:
(一)選擇具備保密條件的會議場所。
(二)根據(jù)工作需要,限定參加會議人員的范圍。
(三)依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。
(四)確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。
第九條、不準在私人交往和通訊中泄露公司秘密,不準在公共場所談?wù)摴久孛?不準通過其他方式傳遞公司秘密。
第十條、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公
司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時,應(yīng)當立即采取補救措施并及時報告總經(jīng)理。
第十一條、出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并處以50-500元罰款:
(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的;
(二)違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規(guī)定的;
(三)已泄露公司秘密但采取補救措施的;
第十二條出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退和賠償公司經(jīng)濟損失并取消其在公司的一切利益(包括工資和效益工資)
(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。
(二)違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。
(三)利用職權(quán)強制他人違反保密制度的。
第5篇 某酒店總經(jīng)理辦公室管理制度
酒店總經(jīng)理辦公室管理制度
(一)總經(jīng)理辦公會制度
總經(jīng)理辦公會每周召開一次,由酒店總經(jīng)理主持,副總以上領(lǐng)導出席?？偨?jīng)理缺席時,由授權(quán)委托人主持會議。
總經(jīng)理辦公會內(nèi)容:
研究黨的路線、方針、政策和國家有關(guān)法規(guī)以及上級的重要指示,規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。
研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。
討論酒店月度、季度、年度工作計劃、總結(jié)。
討論酒店的重大經(jīng)營管理活動。
討論酒店人事安排與組織機構(gòu)的調(diào)整。
討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關(guān)問題。
討論員工重大獎懲事項。
討論研究其他酒店的有關(guān)問題。
(二)專題工作會議制度
酒店專題工作會議視經(jīng)營管理需要確定。
酒店專題會議事先由辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指令,列出會議內(nèi)容和要求,責成有關(guān)部門進行調(diào)查研究,充分準備,待時機成熟后召開。
會議由總經(jīng)理主持,視會議內(nèi)容確定出席人員。
酒店專題會議一般可分為:經(jīng)濟活動分析會;價格政策會議;餐飲工作會議;銷售工作會議;酒店質(zhì)量管理會議;培訓工作會議;酒店更新改造會議;重大接待任務(wù)協(xié)調(diào)會等等。
(三)酒店晨會制度
酒店晨會每天上午8:30召開,由酒店總經(jīng)理主持召集,會議時間一般控制在半小時內(nèi)。
會議出席人員:酒店副總經(jīng)理及各部門主要負責人,如主要負責人因事不能出席,應(yīng)指定副職或代理人參加。
會議內(nèi)容主要是各部門匯報一天(24小時)內(nèi)本部門發(fā)生的重大問題或需要酒店協(xié)調(diào)的工作以及上次晨會布置的工作貫徹落實情況。
會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協(xié)調(diào)解決的工作應(yīng)作出明確決斷,并明確分工落實。
會議結(jié)束,出席會議的各部門人員應(yīng)迅速傳達布置和落實工作指令和要求。
(四)文件傳閱制度
酒店領(lǐng)導日常應(yīng)閱讀上級黨、政部門和業(yè)務(wù)主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志,了解黨和政府部門及業(yè)務(wù)主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神,正確指導酒店的各項經(jīng)營管理活動。
各類文件資料由辦公室專職檔案管理人員負責收、發(fā)、登記后,交酒店領(lǐng)導按序迅速傳閱,對酒店領(lǐng)導批示的文件,應(yīng)及時反饋給相關(guān)職能部門貫徹執(zhí)行。
(五)閱簽值班記錄和有關(guān)重要經(jīng)營報表制度
酒店領(lǐng)導每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經(jīng)理值班本”、“酒店營業(yè)收入日報表”以及各類有關(guān)的重要財務(wù)報表,還可通過電腦終端查閱各項經(jīng)營資料,全面了解酒店近期的經(jīng)營管理情況,以便對經(jīng)營管理中存在的問題迅速做出決策。
(六)節(jié)假日值班制度
節(jié)假日值班制度是加強酒店經(jīng)營管理的一項重要措施,遇有重大節(jié)日,酒店領(lǐng)導應(yīng)親自參加值班。
1、值班員要堅守崗位,遵守紀律。
2、值班時要根據(jù)授權(quán)范圍主動積極地處理各種問題。遇重大、緊急情況或授權(quán)范圍以外的問題,必須及時請示有關(guān)領(lǐng)導,按領(lǐng)導意圖處理,以免延誤。
3、值班時遇有賓客投訴,要協(xié)助有關(guān)部門一起妥善處理,需要時報
請領(lǐng)導處理。
4、做好領(lǐng)導用車調(diào)度等行政事務(wù)工作,完成領(lǐng)導交辦的其他工作。
(七)酒店調(diào)研和信息工作制度
酒店調(diào)研和信息工作的目的是為領(lǐng)導決策和解決問題提供依據(jù)。
酒店調(diào)研和信息工作由辦公室秘書負責,其他人員協(xié)助。
調(diào)研工作的重點是:
(1)酒店經(jīng)營管理中帶有全局性、傾向性的情況和問題。
(2)酒店經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓。
(3)酒店各項決策付諸實施后的效果和需要完善之處。
(4)領(lǐng)導交辦的其他調(diào)研工作。
信息工作的重點是:
員工信息:員工的思想動態(tài)、工作情況,以及對經(jīng)營管理的意見、建議。
(2)客人信息:住店客人的投訴、意見和表揚。
(3)客源信息:國際、國內(nèi)客源市場的動態(tài)、預(yù)測性的信息。
(4)同行信息:包括同行酒店的經(jīng)營管理新動向、特色、服務(wù)水平、價格政策、營銷策略等基本信息。
(5)社會信息:酒店在公眾中的形象和知名度。
調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入,堅持實事求是,防止片面性和表面化。
調(diào)研工作程序是準備、調(diào)查、研究、寫出調(diào)研報告。信息工作的程序為搜集、分類、分級、篩選、比較分析、匯總和交流。
調(diào)研報告寫作要求:觀點和材料統(tǒng)一,結(jié)構(gòu)和條理嚴謹清楚,語言平實準確、鮮明生動。信息材料的寫作要求:注意實效,注重功效,簡明扼要。
(八)酒店印章和介紹信管理制度
酒店印章、總經(jīng)理個人印章、酒店介紹信均有專人管理和保管,存放安全可靠。未經(jīng)批準,不得把印章和介紹信交他人管理和使用。
使用印章和介紹信要經(jīng)酒店領(lǐng)導批準,文件用印以文件簽發(fā)、簽字為準。常規(guī)用印由辦公室秘書批準。
用印、使用介紹信應(yīng)予登記。登記內(nèi)容包括用印和用信人、事由、時間、批準人、經(jīng)手人和印數(shù)等。
蓋印位置要端正、清楚,不可斜、側(cè)、偏、模糊不清。
嚴禁未經(jīng)批準擅自用印和使用介紹信。非法用印,非法使用介紹信,應(yīng)根據(jù)情節(jié)和后果嚴肅處理,直至依法懲處。
(九)財產(chǎn)物資管理制度
財產(chǎn)設(shè)備管理
(1)辦公室使用的各種辦公設(shè)備和交通工具由辦公室秘書具體負責管理,建立辦公室財產(chǎn)二級明細帳,以便隨時與財務(wù)部相互核對,做到帳帳相符,帳物相符。
各種財產(chǎn)設(shè)備實行“誰使用,誰負責”并切實做好日常的維護和清潔保養(yǎng)工作,做到物盡其用,愛惜使用。
各種財產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、出借必須經(jīng)財務(wù)部或總經(jīng)理審核,按批準文件填寫財務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”;在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移,應(yīng)填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”,并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。
設(shè)備因使用年久和因損壞不能使用,或因技術(shù)進步而淘汰,需要報廢時,必須經(jīng)財務(wù)部和工程部組織技術(shù)鑒定小組進行鑒定,確認無使用價值時,才能辦理報廢手續(xù)。
新設(shè)備的添置必須經(jīng)酒店批準,會同財務(wù)部共同驗收,并填寫財務(wù)部統(tǒng)一印制的“財產(chǎn)領(lǐng)用單”,辦理領(lǐng)用手續(xù)后,登記入帳。
辦公室秘書每季度應(yīng)對辦公室使用的各種設(shè)備進行一次檢查和核對,每年定期清查盤點,確保帳物相符;發(fā)生盈虧必須
查明原因,并填寫財務(wù)部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)盤盈盤虧報告單”,報財務(wù)部處理。
物料用品管理
(1)辦公室物料用品由辦公室秘書統(tǒng)一管理,具體負責編制年度物料用品消耗計劃;按照物料用品分類,建立專用物料用品臺帳,掌握使用及消耗情況,辦理物料用品領(lǐng)用、發(fā)放、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、報廢和缺損申報工作。
各類物料用品的領(lǐng)用,應(yīng)填寫財務(wù)部統(tǒng)一印制的“物料用品領(lǐng)用單”,經(jīng)辦公室秘書審核簽字后,向財務(wù)部領(lǐng)取,并及時登記入帳。工具類物品,除因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增領(lǐng)外,實行以舊換新的辦法,并須填寫“物料用品領(lǐng)用單”和“酒店低值易耗品報廢單”,報廢的物品由財務(wù)部統(tǒng)一處理。
各種物料用品的消耗、領(lǐng)用、報廢、報損每月底由秘書統(tǒng)計、清點一次,確保統(tǒng)計數(shù)字準確,數(shù)、物和臺帳相符。
(十)辦公室人員考勤制度
辦公室人員必須按時上下班,嚴格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。
辦公室人員考勤由辦公室秘書負責。每天考勤記錄在酒店統(tǒng)一印制的個人考勤卡上。記錄要做到準確無誤。
辦公室人員考勤每月匯總一次,填寫在酒店統(tǒng)一印制的“員工出勤情況月報表”,送人力資源部,作為工資造表和發(fā)放工資的依據(jù)。
辦公室人員應(yīng)嚴格遵守勞動紀律,上班時間內(nèi)嚴守崗位。外出公差應(yīng)征得同意。
辦公室人員因病請假必須持有酒店醫(yī)務(wù)室或酒店指定醫(yī)院開具的病假證明,并經(jīng)領(lǐng)導同意。
辦公室人員因私請假(含婚、喪和探親假等)和休工假,均需事先提出申請,并經(jīng)領(lǐng)導同意。辦公室秘書請假需經(jīng)酒店總經(jīng)理同意。
(十一)辦公室安全管理制度
辦公室人員應(yīng)自覺遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。
嚴格執(zhí)行酒店保密規(guī)定。特別是涉及酒店機密事宜要做到不該問的不問,不該說的不說。
辦公室人員一般不要在辦公室內(nèi)接待客人。接待客人應(yīng)在指定接待場所。
辦公室人員應(yīng)保管好個人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失,應(yīng)報告保衛(wèi)部作出處理。
辦公室人員要注意用電安全。下班前應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗,確保辦公室安全。
(十二)預(yù)算管理制度
根據(jù)《酒店預(yù)算管理制度》的規(guī)定,辦公室年度預(yù)算的編制,應(yīng)按照酒店經(jīng)營方針和預(yù)算大綱,由秘書負責組織有關(guān)人員擬訂編制,報酒店審定后執(zhí)行。辦公室預(yù)算編制應(yīng)服從酒店的總體平衡。
辦公室預(yù)算計劃內(nèi)容包括:交通工具、辦公設(shè)備的添置和維修費用、物料耗用費用、勞動力成本,以及公關(guān)、交際等活動而發(fā)生的各項費用等。
預(yù)算中審定的各項費用管理目標,要分解至月度、季度。要堅持以部門為成本中心的指導思想,嚴格控制在計劃范圍內(nèi)的日常開支。
為了保證預(yù)算目標的實現(xiàn),辦公室對每月的成本費用進行分析、研究和提出加強管理的改進措施和方法,探索降低費用的途徑,并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時寫出預(yù)算執(zhí)行情況的分析報告,報店領(lǐng)導審閱。
(十三)人事管理制度
人員調(diào)配管理
(1)辦公室員工調(diào)配和招聘,報請人力資源部負責辦理。
(2)因?qū)嶋H人員少于定編,需要增補時,應(yīng)填寫人力資源部統(tǒng)一印制的
“人員增補申請計劃”,報人力資源部辦理。
(3)專業(yè)人員調(diào)動和要害部位人員變動,均應(yīng)與人力資源部商議,報酒店領(lǐng)導批準。
員工檔案管理
(1)員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統(tǒng)一管理,并負責資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員工手冊》的規(guī)定,準確填寫員工登記表和如實反映情況,員工家庭地址和電話號碼變更,家庭人口和婚姻狀況變化等情況,均應(yīng)及時向上級報告,并轉(zhuǎn)報人力資源部備案。
(2)員工工作檔案由辦公室負責管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務(wù)和工作中各個階段的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓和獎懲等情況,辦公室秘書應(yīng)做好材料搜集和登記工作,保證員工工作檔案的完整和準確。員工跨部門之間的調(diào)動,其工作檔案即隨之轉(zhuǎn)移。
第6篇 酒店總經(jīng)理辦公室文員（兼檔案管理員打字員）崗位職責
酒店總經(jīng)理辦公室文員(兼檔案管理員、打字員)的崗位職責
[管理層級關(guān)系]
直接上級:總經(jīng)理
[崗位職責]
1、負責酒店公文、函件、資料的打印工作,分別輕重緩急,優(yōu)質(zhì)、高效地完成任務(wù)。
2、嚴格執(zhí)行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按規(guī)定移交校對;及時清理和燒毀蠟紙,不得在辦公室接待與工作無關(guān)的人員。
3、熟悉打字機、復(fù)印機和電腦的性能,做好保養(yǎng)工作,保持機件處于良好狀態(tài)。
4、負責酒店公文、函件、內(nèi)部刊物的收發(fā)、運轉(zhuǎn)、催辦、辦理和登記、保管及使用工作。
5、負責總經(jīng)理辦公室報刊、雜志分發(fā)工作。
6、負責檔案的登記、編號、借閱等管理工作。
7、負責檔案的安全工作,保證檔案無遺失、無蟲蛀霉變、無火警的事故。
8、負責辦公室和檔案的清潔工作,注意經(jīng)常保持室內(nèi)環(huán)境的整潔。
第7篇 物業(yè)總經(jīng)理辦公室主任工作目標管理責任書
物業(yè)總經(jīng)理辦公室主任年度工作目標管理責任書
為確?！痢痢痢廖飿I(yè)管理有限公司總經(jīng)理辦公室年度計劃目標得以實現(xiàn),經(jīng)公司與目標責任人 總經(jīng)理辦公室主任 共同商討,已確定××××物業(yè)管理有限公司總經(jīng)理辦公室二
