協(xié)會會議管理制度旨在規(guī)范各類會議的組織、執(zhí)行與后續(xù)管理，確保會議高效、有序進行，提高協(xié)會成員的參與度和協(xié)作效率。
包括哪些方面
1. 會議籌備：包括會議通知、議程設(shè)定、參會人員邀請、場地安排及設(shè)備準(zhǔn)備等。
2. 會議進行：涉及會議主持、討論流程、記錄與決議制定。
3. 會議紀要：包括會議記錄的整理、審批、分發(fā)與存檔。
4. 后續(xù)跟進：涵蓋決議執(zhí)行、反饋收集、效果評估及改進措施。
5. 行為規(guī)范：規(guī)定參會人員的行為準(zhǔn)則，維護會議秩序。
6. 責(zé)任分工：明確各角色職責(zé)，如主持人、秘書、部門負責(zé)人等。
重要性
協(xié)會會議是信息交流、決策制定和問題解決的重要平臺。有效的會議管理制度能：
1. 提升會議效率：避免無效討論，確保每個議題得到有效處理。
2. 增強透明度：通過規(guī)范的記錄和紀要，保證決策過程公開透明。
3. 促進協(xié)作：明確職責(zé)，增強團隊合作精神，減少誤解和沖突。
4. 提高執(zhí)行力：通過后續(xù)跟進，確保會議決議得到有效執(zhí)行。
方案
1. 會議籌備：提前一周發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、議題，并附帶背景資料。由秘書負責(zé)議程編排，確保議題相關(guān)性與緊迫性。
2. 會議進行：主持人應(yīng)確保會議按議程進行，鼓勵開放討論但避免偏離主題。記錄員需準(zhǔn)確記錄討論要點，重要決策須經(jīng)多數(shù)成員同意。
3. 會議紀要：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄員整理會議紀要，提交給主持人審核。審核通過后，紀要應(yīng)在48小時內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。
4. 后續(xù)跟進：設(shè)立專門的跟進小組，負責(zé)監(jiān)督?jīng)Q議執(zhí)行情況，定期向協(xié)會報告進度。對于未完成的任務(wù)，需查明原因，提出解決方案。
5. 行為規(guī)范：參會者應(yīng)尊重他人意見，保持專業(yè)態(tài)度，手機靜音，不打斷他人發(fā)言。違規(guī)行為將視情況給予提醒或警告。
6. 責(zé)任分工：明確各角色職責(zé)，如主持人負責(zé)引導(dǎo)討論，秘書負責(zé)記錄，部門負責(zé)人負責(zé)本部門議題的提出與跟進。
通過實施上述方案，協(xié)會會議管理制度將得以完善，從而提升協(xié)會的工作效率和凝聚力，推動各項活動的順利開展。
協(xié)會會議管理制度范文
第1篇 s協(xié)會會議制度管理辦法
大學(xué)管理協(xié)會部門會議制度
第一條 協(xié)會各部門可在遵守協(xié)會相關(guān)規(guī)定的前提下制定部門例會制度,也可根據(jù)工作需要適時組織召開,至少每三周要有一次部門全體會議。每次活動舉辦后必須召開總結(jié)會,出席者為各部室主要成員,結(jié)合工作需要可邀請其他人員參加部門擴大會議。
第二條 會議主要內(nèi)容:部室主要人員對所做工作的匯報與總結(jié);擬定下一階段工作計劃;重大問題的議定;困難問題的解決。與會人員須在會議前就上述內(nèi)容做好充分準(zhǔn)備,會議過程中要認真做好會議記錄。
第三條 部門召開會議之前由各部部長負責(zé)通知需到會的人員。
第四條 會議參與者在會上要暢所欲言,各抒己見,允許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應(yīng)認真貫徹執(zhí)行。
第五條 嚴守會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未公布之前,不得私自泄漏會議內(nèi)容、影響決議實施。
第六條 參加會議要提前到場簽到,部長負責(zé)組織簽到及會場布置工作。
第七條 會議由各部門專門人員負責(zé)會議的記錄,整理后存檔。
第八條 會議期間要保持會場的安靜,通訊工具要關(guān)閉或調(diào)成振動。
第九條 參加會議不得無故缺席、遲到、早退。無故缺席連續(xù)達3次者視作自動退會處理。遲到、早退者各部門內(nèi)部提出警告,連續(xù)達3次者,協(xié)會通報批評并記入檔案。
第十條 有特殊原因不能參加會議者,需至少提前一小時向部門負責(zé)人請假,并有會議記錄人員記錄。每學(xué)期會議請假累計達6次者,協(xié)會內(nèi)部通報批評。
第十一條 會議的考勤情況各部門要準(zhǔn)確記錄,定期匯總,作為協(xié)會考核的重要項目。
第十二條 會議時間、地點由各部門負責(zé)人決定。
第十三條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
